RAISION SEURAKUNTA TARJOUSPYYNTÖ 1 ( 7 ) 1. YLEISTÄ Raision seurakunta toimii tilaajana kirkonkirjojen ja perhelehtien mikrokuvaamiseksi, digitoimiseksi ja indeksoimiseksi Naantalin rovastikunnan alueella, johon kuuluvat Naantalin seurakuntayhtymä sisältäen ent. Velkua, Rymättylä ja Merimasku Raisio Masku sisältäen ent. Lemu, ent. Askainen ja ent. Lemu-Askainen Rusko sisältäen ent. Vahto Mynämäki sisältäen ent. Mietoinen ja ent. Karjala sekä Nousiainen. 1.1. Kilport Juha - kilpailutuspalvelu Hankintayksikkö käyttää tämän hankinnan kilpailuttamisessa sähköistä Kilport Juha - kilpailutuspalvelua. Kilport Juha mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa järjestelmässä. Hankintalain mukaan kilpailutus ilmoitetaan HILMA-ilmoituskanavalla. Tarjousten jättäminen Kilport Juha - järjestelmään opastetaan myöhemmin kohdassa "tarjousten jättäminen". 2. HANKINNAN KUVAUS 2.1. Hankinnan sisältö Hankinta käsittää kaikkien Naantalin rovastikunnan vuodesta 1860 eteenpäin olevien kirkonkirjojen ja perhelehtien kokonaisvastuullisen mikrokuvauksen ja digitoinnin. Vuotta 1860 koskevat kirkonkirjat kuvataan kokonaan. Digitoitu aineisto tullaan aikanaan siirtämään rakenteilla olevaan Suomen evankelisluterilaisen kirkon yhteiseen jäsentietojärjestelmään. Aineiston käsittely ja tietojen haku tapahtuvat tämän yhteisen jäsentietojärjestelmän avulla, joten nyt hankinnan kohteena digitoinnin osalta on ainoastaan skannaus ja skannattujen kuvien indeksointi. 2.2. Alihankinta Palveluntuottaja voi hankkia määrittämänsä osan palveluista alihankintana. Alihankkijoiden käyttö tulee määritellä tarjouksessa ja alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin tarjoajaa. Tarjoajan on hyväksytettävä etukäteen tilaajalla käyttämänsä alihankkijat tai vuokratyövoima. 2.3. Päätöksenteko Tarjouksen hyväksymisen päättää Raision seurakunnan kirkkoneuvoston taloudellinen jaosto.
RAISION SEURAKUNTA TARJOUSPYYNTÖ 2 ( 7 ) 2.4. Muuta Tarjouspyynnön määritykset pätevät, jos tarjouspyynnön ja liitteiden välillä on ristiriitaa. Osa- ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei huomioida. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä. Myös asiointikielenä käytetään suomen kieltä. 3. HANKINNAN VAATIMUKSET 3.1. Hankinnan vaatimusmäärittely Tarjouksen tulee kattaa tässä hankinnassa mukanaolevien seurakuntien kirkonkirjojen ja perhelehtien digitoinnin, indeksoinnin ja mikrokuvauksen kokonaisvastuullisena toimituksena. Osa materiaalista sekä digitoidaan että mikrofilmataan, osa vain digitoidaan. Digitointi ja mikrofilmaus tehdään tarjouksen hintaliitteen (tarjouksen hintaliite.xls) mukaisesti alkuperäismateriaalista, ei mikrofilmeiltä. Kaikkien mikrokorttien tulee sisältää otsikkolehtien tunnistetiedot ja kaiken digitoidun materiaalin tulee sisältää digitoitujen kuvien indeksitiedot. Tyhjiä perhelehtien ja kirkonkirjojen sivuja ei kuvata. Mikäli perhelehden kääntöpuolella on tietoja, tämän kanssa on meneteltävä samoin kuin etupuolenkin kanssa. Automaattiskannausta ei hyväksytä, vaan työ tehdään käsi-skannauksena. Optista tekstintunnistusta ei hyväksytä digitoitujen kuvien indeksoinnissa. Tarjoukseen tulee sisältyä toimittajan kuvaamien heikkolaatuisten kuvien uudelleenkuvaus kaikkine lisäkustannuksineen. Laadun määrittelee tilaaja. Tarjouksen tulee sisältää myös mikrokuvauksesta valmistettava tallefilmi ja kaksi (2) sarjaa käyttökopioita sekä materiaalin kuljetukset ja vahinkovakuutukset. Materiaalille tulee olla palo- ja murtoturvallinen säilytyspaikka. Aineiston kuljetukset ovat seurakuntien, IBM- datakeskuksen (Helsinki) ja palvelun toteutuspaikan välisiä. Vahinkovakuutuksen tulee olla voimassa koko sen ajan, jolloin materiaali on poissa Naantalin rovastikunnan seurakuntien käytöstä. Seurakuntien materiaalin tilapäisestä käytöstä digitoinnin aikana sovitaan hankintasopimuksessa. 3.2. Tallenteiden tekniset määrittelyt Digitoinnissa tulee noudattaa seuraavia teknisiä määrittelyjä. - kirkonkirjat kuvataan harmaasävykuvana ja tallennetaan pakkaamattomaan 256 harmaasävyn TIFF formaattiin - perhelehdet kuvataan mustavalkokuvaksi pakkaamattomaan mustavalko TIFF formaattiin - käsinkirjoitetuissa tai muutoin heikkolaatuisissa perhelehdissä voidaan tarvittaessa käyttää harmaasävykuvaa, jolloin formaatti on sama kuin kirkonkirjoissa - skannauksessa skannaustarkkuutena käytetään arvoa 300 dpi
RAISION SEURAKUNTA TARJOUSPYYNTÖ 3 ( 7 ) Kirkonkirjojen mikrokuvauksessa tulee noudattaa Kirkkohallituksen ohjeiden lisäksi liitteiden digitointiliite.doc, metatietomäärittely.xls ja hankinnan nimeäminen.doc ohjeita ja määräyksiä. Nimeämisohjeet ovat kirkkohallituksen antamia. Kuvausten aikana näihin voi tulla tarkennuksia tai muutoksia. 3.3.Tarjoajan soveltuvuus Tarjoajalla on oltava palvelun laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi kokemusta vaativista ja laajoista loppuunsaatetuista ja laadukkaasti toteutetuista seurakuntien mikrokuvaus-, digitointi- ja indeksointipalveluista. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään 3 vuoden aikana hankittuja vastaavanlaisia, erityisesti seurakuntiin kohdistuvia referenssejä, joista tarjoukseen liitetään selvitys. Tarjoajan tulee liittää työhön osallistuvien vastuuhenkilöiden ansioluettelot (CV) tarjoukseen. Lisäksi tarjoajan tulee osoittaa tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys (mm. Talle ry:n laatupiirin jäsenyys tai vastaava osoitettu laatukriteerien täyttyminen). Tarjoajan, jolla ei voida katsoa olevan teknistä suorituskykyä, ammatillista pätevyyttä, taloudellista tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Ennen tarjousten arviointia pyydetään vaatimukset täyttäviltä tarjoajilta työnäyte 2-3 malliasiakirjan mikrokuvaukseksi ja digitoinniksi. Koekuvausten ja työnäytteen kaikki kustannukset jäävät tarjoajan maksettavaksi. Muuta tarjousta täydentävää ja selkeyttävää aineistoa voi toimittaa tarjouksen mukana. 3.4. Palvelukuvaus Tarjouksen mukana tulee toimittaa vapaamuotoinen selvitys ja määrittely (esim. 1 A 4) mikrokuvauksen, indeksoinnin ja digitoinnin toteutuksesta. Palvelukuvauksen arviointi on keskeinen osa laadullisten kriteerien arviointia. 3.5. Muuta huomioitavaa Mikrokuvauksen, digitoinnin ja indeksoinnin tulee tapahtua Suomessa, jotta aineiston kuljettamisesta mahdollisesti aiheutuva riski saadaan minimoitua. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään neljä (4) kuukautta. Hankinnassa tulee toteutua tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet. Tarjoajan on erikseen pyydettäessä esitettävä verovelkatodistus ja todistus lakisääteisten työnantajamaksujen maksamisesta. Asiakirjat eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia.
RAISION SEURAKUNTA TARJOUSPYYNTÖ 4 ( 7 ) 4. TARJOUKSEN HINNOITTELU 4.1. Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjous annetaan tarjousliitteellä seurakunnittain ilman arvonlisäveroa (tarjouksen hintaliite.xls). Tarjouksessa on eriteltävä hinnat, joista palvelukokonaisuus muodostuu. Tarjojan on huomioitava, että tarjousliite tallennetaan excel-muodossa tai vähintään xlspäätteisenä asiakirjana. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tarjouksen tekemisestä. 5. TARJOUKSEN HYVÄKSYMINEN Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen arviointikriteereinä ovat tarjoushinnan lisäksi palvelukuvaus ja työnäytteen toteutus. Ennen arviointia seurakunta pyytää näytteen 2-3 asiakirjan digitoinnista ja mikrokuvauksesta. Valintaperusteet sekä niiden tarkemmat perustelut ja painoarvot ovat: Palvelukuvaus 40 % palvelun käytännön toteuttaminen toimitusten ajallinen ja toiminnallinen soveltuvuus omaehtoinen laaduntarkkailu kuvausmateriaalin turvallinen käsittely ja tietoturva Työnäytteen toteutus 20 % malliasiakirjojen lopputuloksen soveltuvuus käyttöön Tarjoushinta 40 % kokonaispalvelun tarjoushinnan edullisuus 5.1. Arvioinnin toteutus Arviointikriteerien painoarvoprosentit muutetaan tarjousten arvioinnissa pisteiksi. Hankinnan arvioinnissa tuotteiden käyttöön soveltuvuuden ja toimintakuvauksen maksimipistemäärä on 60 ja tarjoushinnan 40 pistettä. Hinnan painoarvot pisteytetään siten, että halvin tarjoushinta saa 40 pistettä ja muut tarjoushinnat suhteutetaan halvimpaan tarjoushintaan kaavalla halvin tarjous/tarjous * 40. Laadullisten arviointikriteerien painoarvot arvioidaan tarjousten arviointityöryhmässä käyttäen asteikkoa 4-10. Painoarvot muuttuvat pisteiksi, kun arviointityöryhmän antama keskiarvo kerrotaan ilmoitetulla painoarvoprosentilla.
RAISION SEURAKUNTA TARJOUSPYYNTÖ 5 ( 7 ) Eniten pisteitä saanut tarjous valitaan toimittajaksi. Pisteytyksen tulos ilmoitetaan päätöksenteon yhteydessä. Tilaaja voi käyttää tarjousten vertailussa toimittajista riippumatonta konsulttia, joka on vaitiolovelvollinen. Koko tarjousaineisto voidaan luovuttaa konsultille. 6. TOIMITUS- JA MAKSUEHDOT 6.1. Toimitusaika ja -ehto Tarjouksessa tulee määritellä toimituksen aikatauluehdotus, josta ilmenee milloin työ voi alkaa ja milloin koko työ viimeistään on valmis. Toimitusaikataulu täsmennetään hankintasopimuksessa. Hankintasopimuksessa sovitaan missä järjestyksessä seurakuntien aineiston digitointi toteutetaan. Tarjoajan tulee ilmoittaa, miten se noutaa aineiston käsittelyyn. Kuvattavan materiaalin jatkuva käytettävyys on seurakuntien kirkkoherranvirastojen päivittäisen toiminnan kannalta välttämätöntä, joten kuvauksen aiheuttama katkos toimintaan tulee minimoida. Mikäli tilaaja tarvitsee tietoja kuvattavana olevasta materiaalista, tulee tarvittavat tiedot lähettää viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Tarjoajan on järjestettävä materiaalin noudot ja palautukset seurakuntiin tarkoituksen mukaisissa erissä. Menettelyt tarkennetaan hankintasopimuksessa. 6.2. Laskutus ja maksuehto Laskutus tapahtuu eriytetysti seurakunnittain jokaisen seurakunnan hyväksyttyä työn. Tarjouksen maksuehdon tulee olla 21 päivää netto. Tarjoaja voi esittää tarjoushinnan mahdollisesta ajoittamisesta. 6.3. Laadun seuranta Palvelun laadun seurantaan toteutetaan julkisia yleisiä sopimusehtoja (Jyse palvelut 2009). 6.4. Sanktiot Jos tarjoaja ylittää 21 vuorokaudella (3 vk) ilmoittamansa/sitoutumansa seurakuntakohtaisen työn valmiiksi saattamisajan, tilaajalla on oikeus alentaa lopullisen laskun loppusumma 0,5 %/vrk laskettuna tarjoajan ilmoittamasta työn valmiiksi saattamispäivästä alkaen. Tarjouksessa pyydetään ilmoittamaan ne asiat, joita seurakunnilta odotetaan, että ilmoitettu aikataulu toteutuu.
RAISION SEURAKUNTA TARJOUSPYYNTÖ 6 ( 7 ) 7. TARJOUSPYYNNÖN LISÄTIEDOT Mahdolliset hankintaa koskevat lisätiedot tulee pyytää Kilport Juha - hankintajärjestelmässä osoitteessa https://juha.kilport.fi/ilmoitus. Ennen kysymysten jättämistä yrityksen tulee rekisteröityä Kilport Juha -palvelun käyttäjäksi. Kysymys näkyy rekisteröityneillä käyttäjillä kyseisen hankinnan kohdalla Näytätoiminnon alla avoimesti ja anonyymina. Hankintayksikkö vastaa kysymyksiin mahdollisimman pian tai viimeistään hankinnan perustiedoissa määrittelemänä aikana. Vastaukset näkyvät samassa paikassa. Muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. 8. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Tarjous jätetään viimeistään 18.6.2010 klo 14.00 Tarjoukset jätetään Kilport Juha - palveluun osoitteessa https://juha.kilport.fi/ilmoitus. Jättääkseen tarjouksen sähköisesti, yrityksen tulee ensimmäisellä kerralla rekisteröityä Kilport Juha - hankintajärjestelmään osoitteessa https://juha.kilport.fi/ilmoitus. Rekisteröinnistä yritys saa itselleen käyttäjätunnuksen ja salasanan, jolla pääsee kirjautumaan Kilport Juha - hankintajärjestelmään. Rekisteröityminen ja tarjousten sähköinen jättäminen Kilport Juha - palveluun on maksutonta. Tarjous tulee antaa mahdollisimman vakioversioina. Tekstiasiakirjan muotoja ovat word, pdf ja ppt. 8.1. Asiakirjojen julkisuus Julkisuuslain mukaan hankinta-asiakirjat ovat julkisia, kun päätös on tehty ja päätöspöytäkirja allekirjoitettu. Hinta ei ole salainen. Mikäli hankinta-asiakirjoihin liittyy salassa pidettäviä asioita, tulee ne tarjouksessa selkeästi ilmoittaa erillisellä liitteellä. 8.2. Sopimuksen syntyminen Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus Raision seurakunnan ja valitun toimittajan kesken. Valitun toimittajan ja Raision seurakunnan välille syntyy sitova sopimus vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden olla perustelluista syistä hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Tuula Kanervisto Talousjohtaja Raision seurakunta
RAISION SEURAKUNTA TARJOUSPYYNTÖ 7 ( 7 ) 9. TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Tarjouspyyntöä täydentää seuraavat liitteet: Määrittelyvaatimukset (digitointiliite.doc) Hankinnan nimeämisen ohjeistus (hankinnan nimeäminen.doc) Esimerkkisivu määrittelyksi (Metatietomäärittely.xls) 10. TARJOUKSEN LIITTEET Tarjoajan on huomioitava, että voidakseen jättää tarjouksen siinä on oltava alla mainitut liiteasiakirjat: Erityisesti huomautetaan, että vaadittava tarjousliite on palautettava excel-muodossa tai vähintäänkin xls-päätteisenä asiakirjana. Vastuuhenkilön CV Referenssit vastaavanlaisista toteuksista ja niiden yhteyshenkilöt Palvelukuvaus Tarjouksen hintaliite (tarjouksen hintaliite.xls)