Hallituksen rooli, tehtävät ja vastuu korjaushankkeessa Paavo Marttila Kiinteistöliiton asunto-osakeyhtiötoimikunnan puheenjohtaja Taloyhtiöiden hallitustyöskentelyn kehittämispäivä18.9.2010 Helsingin Messukeskus
Mitä tehdään? Suuria korjaushankkeita, kuten Viemäri- ja käyttövesiverkkosaneerauksia Katto- ja julkisivusaneerauksia Parveke- ja ikkunasaneerauksia Hissiremontteja Sähkö-, antenni- ja dataverkon korjauksia
Miksi tehdään? Koska yhtiö on tullut siihen elinkaarensa vaiheeseen, että kyseinen remontti on joko pakko tehdä tai ainakin erittäin tarpeellista tehdä Suurempien vahinkojen tai kustannusten välttämiseksi Koska tehdyt tutkimukset osoittavat, että toimenpiteisiin on ryhdyttävä Yhtiön taloudellinen tilanne mahdollistaa korjauksen rahoittamisen
Miten tehdään? Suunnitelmallisesti ja ohjelmoidusti tarkan aikataulun mukaan Työnjako- ja vastuukysymykset selvittäen Käyttäen asiantuntijoita ja päteviä palveluntoimittajia Yhtiöjärjestystä, lakeja ja säädöksiä sekä rakennusmääräyksiä noudattaen Ottaen huomioon yhtiön ja osakkaiden taloudelliset edellytykset
Kuka tekee? Yhtiökokous: tärkeimmät päätökset, rahoitus, kustannusten jako Hallitus: toimeenpano- ja toteutusvastuu, suunnitelmien teettäminen, valvonnan järjestäminen, viranomaisyhteydet, viestintä, toteutuksen tekninen ja taloudellinen seuranta, osakkaiden yhdenvertainen kohtelu
Kuka tekee (jatkuu) Projektipäällikkö/ valvoja: (korjaushankkeen koosta riippuen joko molemmat tai vain valvoja) Yhteydet rakennusvalvontaan Tarvittavista asiakirjoista huolehtiminen (rakennusluvat, urakkasopimukset ja niiden liitteet, verotodistukset jne.) Urakoitsijoiden työn valvonta (suunnitelmien mukaisuus, tarjousten mukaisuus, määräysten mukaisuus, aikataulussa pysyminen, laskutuksen oikeellisuus) Suunnitelmista poikkeamisesta neuvottelu suunnittelijoiden, urakoitsijoiden ja taloyhtiön kanssa Taloudellinen loppuselvitys
Kuka tekee (jatkuu) Isännöitsijä, jonka rooli vaihtelee projektinvetäjästä perustehtävien suorittamiseen hankkeen koon ja sovitun työnjaon mukaan Kun hankkeelle on valittu projektipäällikkö, ovat isännöitsijän tehtävät suppeammat Mahdollinen teknisen isännöitsijän osallistuminen otetaan huomioon
Kuka tekee (jatkuu) Mahdollinen projektinjohtopalkkio määräytyy isännöitsijän roolin perusteella Vastaa projektia varten varattujen varojen riittävyydestä, hankkeen käsittelystä kirjanpidosta, tarvittavien päätösten viemisestä hallituksen tai yhtiökokouksen päätettäviksi, yhtiöjärjestyksen noudattamisesta, neuvotteluista osakkaiden kanssa, aikataulussa ja budjetissa pysymisestä
Suunnittelijat Hankesuunnitteluvaiheessa laativat tilaajan pyytämät esisuunnitelmat ja kustannusarviot erilaisista toteutusvaihtoehdoista Neuvovat tilaajaa vaihtoehtojen vertailussa ja auttavat tilaajaa valitsemaan toteutuskelpoisen vaihtoehdon Laativat tarvittaessa tarkempia kustannusvertailuja
Suunnittelijat (jatkuu) Toteutussuunnitteluvaiheessa suunnittelijat laativat yksityiskohtaiset suunnitelmat, joita käytetään tarjousasiakirjoina tarjouskilpailussa urakoitsijoille Kaikki urakkakilpailuun osallistujat tekevät tarjouksensa samojen suunnitelmien ja aikataulujen pohjalta Suunnittelijoiden edustaja osallistuu tarjouskilpailun ratkaisuun sekä urakkasopimusneuvotteluihin Suunnittelijat ovat mukana koko hankkeen toteutusprosessin ajan
Urakoitsijat Urakoitsijat tekevät tarjouksensa tarjousasiakirjojen perusteella Urakoitsijoiden kanssa käydään tarkentavat tarjousneuvottelut ennen urakkasopimuksen antamista Urakkasopimusneuvottelut käydään tarjouskilpailun voittaneen urakoitsijan kanssa Urakkasopimuksen solmimisen jälkeen sovitaan asukastiedotustilaisuudesta, ennakko-tarkastuksista, rakennusvalvonnan aloituskokouksesta sekä töiden aikataulusta
Urakoitsijat (jatkuu) Työt käynnistyvät aikataulun mukaisesti Työmaakokouksia pidetään säännöllisesti, tavallisesti joka toinen viikko Kokouksissa käsitellään toteutetut työvaiheet, aikataulussa pysyminen, työvoimavahvuudet, hyväksytään maksuerätaulukon mukaiset laskut maksettaviksi, mahdolliset poikkeamat suunnitelmista, työturvallisuusasiat, esille tulleet ongelmat jne.
Aliurakoitsijat ja tavaratoimittajat Suositeltavaa on, että urakoitsijoista suurimman työpanoksen omaava toimii hankkeen pääurakoitsijana Muut urakoitsijat ovat tällöin hänen aliurakoitsijoinaan Päävastuun urakan toteutuksesta, aikataulusta ja taloudellisesta vastuusta kantaa pääurakoitsija Tilaajan ei pidä hankkia tavaroita hankkeeseen ohi urakoitsijan, koska tämä sekoittaa vastuun
Rakennusvalvonta Paikkakunnan rakennusvalvontaviranomaiset pitävät tietyt kokoukset ja seuraavat hankkeen kulkua erityisesti rakennusmääräysten ja turvallisuusmääräysten noudattamista Rakennusvalvonta on eräänlainen ylituomari, joka määrää, miten hanke viranomaisten kannalta on toteutettava
Korjaushankkeen vaiheet Tutkimukset ja selvitykset Kuntotutkimukset ja muut selvitykset, joilla määritetään korjattavan kohteen kunto ja korjaustarve Hankesuunnittelu Esisuunnittelu, jossa työ suunnitellaan pääpiirteissään, selvitetään erilaiset korjausvaihdot ja laaditaan kustannusvertailut niiden välillä
Toteutussuunnittelu Kohteen yksityiskohtainen suunnittelu, rakennesuunnittelu ja arkkitehtisuunnittelu sekä rakennussuunnittelu korjaustoimenpiteiden toteuttamiseksi Toteutussuunnitelmat ovat osa tarjousasiakirjoja tarjouspyyntöjä varten Muita tarjousasiakirjoja ovat ehdotettu aikataulu ja mahdollinen toteutusjärjestys
Tarjouskilpailu Tarjouspyynnöt lähetetään valituille urakoitsijoille, joita tulisi 3 10 kpl markkinatilanteesta riippuen (yhdeltä pyydetty tarjous ei ole tarjouskilpailu!) Tarjoajille annetaan kohtuullinen aika tarjousten laatimiseen Tarjousten jättöajasta on pidettävä tarkoin kiinni Jos jollekin tarjoajalle annetaan lisäaikaa, on kaikki tarjoukset kuitenkin avattava yhtäaikaa
Urakoitsijan valinta Urakkaneuvotteluihin voidaan kutsua esim. kaksi edullisimman tarjouksen tehnyttä tarjoajaa Urakkaneuvotteluiden jälkeen on mahdollisimman pian ilmoitettava valinnasta kaikille tarjoajille Urakkasopimusneuvottelut käydään ensi tilassa ja laaditaan urakkasopimus aikatauluineen jne.
Töiden toteutus Urakkasopimuksessa huomioidaan mm. työnjako tilaajan ja urakoitsijan välillä asukasviestinnässä Järjestetään asukastiedotustilaisuus, jossa kaikille osakkaille tarjotaan tilaisuus saada hanketta koskevat tiedot ja nähdä valittavia materiaaleja jne. Ennakkokatselmukset kohteessa suoritetaan ennen töiden aloittamista Työt aloitetaan rakennusvalvonnan kanssa käytävällä aloituskokouksella
Työmaakokoukset Työn aikana järjestetään säännöllisesti (esim. joka toinen viikko) työmaakokoukset, joihin osallistuvat yhtiön edustajat (hpj ja jäseniä), isännöitsijä, projektipäällikkö/valvoja, suunnittelijat, urakoitsijat, turvallisuuskoordinaattori sekä tarvittaessa huoltoyhtiön edustaja Työmaakokoukset on pidettävä säännöllisesti, jotta hanke voi edetä suunnitelmien ja aikataulun mukaisesti Kokousten pitämättä jättäminen voi johtaa hankkeen pysähtymiseen
Työmaakokoukset (jatkuu) Kokouksissa käsitellään työvaiheet, aikataulu, työmaavahvuudet, hyväksytään maksuerätaulukon mukaiset laskut maksettaviksi Toteutustyössä esiintyneet ongelmat, muutokset suunnitelmiin, poikkeamat sovitusta toteutustavasta, mahdolliset viivästykset urakan toteutumisessa, työturvallisuusasiat käsitellään Käsitellään eri osapuolten, rakennuttajan, urakoitsijoiden ja valvojan esille ottamat asiat Päätetään tarvittavista lisätöistä ja käsitellään saadut lisätyötarjoukset Käsitellään muut hankkeen toteuttamiseen liittyvät kysymykset ja sovitaan seuraavista kokouksista, tarkastuksista ja ja neuvotteluista
Hankkeen päättäminen Loppukatselmuksia järjestetään laajempien kokonaisuuksien kuten tietyn rakennuksen osan valmistuttua sekä koko hankkeen päättyessä Urakan vastaanottotarkastus pidetään 14 vrk kuluessa siitä, kun jompikumpi sopijaosapuoli sitä pyytää. Siinä verrataan työn tulosta urakkasopimukseen ja eroavaisuudet kirjataan Urakan taloudellinen loppuselvitys tehdään urakoitsijan esityksen pohjalta. Siinä päätetään mm. lisäveloituksista ja hyvityksistä ja todetaan urakan taloudellinen lopputulos
Hallituksen kannalta erittäin tärkeät kysymykset Hankkeen kustannusarviossa on varauduttava yllättäviin kustannuksiin vähintään 10 % osuudella kokonaisarviosta On varauduttava työssä eteen tuleviin ylimääräisiin tehtäviin kuten esim. putkiremontissa ilmanvaihtotöiden osuuteen Yhtiökokouksen, joka tekee päätökset hankkeen käynnistämisestä ja lainanottovaltuuksista, on oltava huolella valmisteltu Yhtiökokous voi päättää lainan määrän, laina-ajan ja tavoiteltavan korkotason, mutta lainasta sopivat hallitus ja isännöitsijä Lainan ehdot on saatava sellaisiksi, että osakkailla on mahdollisuus selvitä rahoituksen aiheuttamasta rasituksesta Rahoitusvastikkeen määrä ei saisi missään vaiheessa muodostua osakkaille kohtuuttoman suureksi
Hallituksen kannalta tärkeät kysymykset Hallitus valitsee urakoitsijan ja neuvottelee urakkasopimuksen, ei yhtiökokous Toteutusaikataulua tehtäessä on teknisten kysymysten lisäksi valvottava, että töistä aiheutuvat haitat asumiselle minimoidaan Samanaikaisesti yhtiön hankkeen kanssa toteutettavat osakkaiden itse tilaamat työt eivät saa viivyttää yhtiön hanketta Yhtiö ei vastaa osakkaiden töiden valmistumisesta aikataulussaan Yhtiön ja osakkaan samoissa tiloissa tehtävien töiden vastuurajojen tulee olla selvät
Hallituksen kannalta tärkeät kysymykset Korjaushankkeen tekninen ja taloudellinen onnistuminen riippuu hyvästä projektipäälliköstä/ valvojasta Valvojan tehtävänä on varmistaa, että urakoitsija toteuttaa suunnittelijan tekemät suunnitelmat teknisesti oikein ja rakennusteknisten vaatimusten mukaan Kun suunnitelmaa ei sellaisenaan voida toteuttaa, valvoja hakee sellaisen tavan, jolla työ voidaan tehdä Valvoja varmistaa, että työ toteutuu aikataulussaan eikä tarpeettomia kustannuksia synny Valvoja varmistaa, että rakennusvalvonnan vaatimukset täytetään
Hallituksen kannalta tärkeät kysymykset Viestinnän on oltava avointa, riittävää, oikeaaikaista, myös taloyhtiön ulkopuolella asuville, ei liikaa infoa ilmoitustauluille Iso korjaushanke on taloyhtiön projekti, joten tulkintakysymyksissä taloyhtiön etu menee osakkaan edun edelle Suuret muutokset kustannuksissa, aikatauluissa ja hankkeen sisällössä vietävä ylimääräiseen yhtiökokoukseen
Iso korjaushanke on hallitukselle haaste, mutta myös erinomainen mahdollisuus kehittää yhtiötä! Kiitokset kiinnostuksestanne ja onnistuneita remontteja!