Suomen Kuntaliitto. 1. painos ISBN 952-213-124-5 Suomen Kuntaliitto Helsinki 2006

Kuntien viestintätutkimus 2005 ISBN 952-213-124-5

Suomen Kuntaliitto 1. painos ISBN 952-213-124-5 Suomen Kuntaliitto Helsinki 2006 Suomen Kuntaliitto Toinen linja 14 PL 200 00101 Helsinki Puh. (09) 7711 Faksi (09) 771 2291 www.kunnat.net

Sisältö 1 Johdanto 4 1.1 Tutkimuksen tavoitteet 4 1.2 Työn rajaus 4 1.3 Käsitteiden määrittely 4 1.4 Tutkimusmenetelmä ja tiedonkeruu 5 1.5 Aineiston ja vastaajien kuvaus 5 2 Viestinnän suunnittelu, rooli ja periaatteet 7 2.1 Viestintä ja kuntastrategia 7 2.2 Viestinnän suunnittelu 8 2.3 Viestintävastaavan asema 10 2.4 Viestinnän avoimuus 11 2.5 Kunnan yritysten ja yhteisöjen viestintä 12 2.6 Kaksikielinen viestintä 13 3 Viestinnän resurssit 15 3.1 Rahalliset resurssit 15 3.2 Viestintähenkilöstön määrä 16 3.3 Henkilöstön ja luottamushenkilöiden viestintäkoulutus 17 3.4 Viestintäresurssien kehittyminen 18 4 Viestinnän tutkimukset ja arviointivälineet 20 5 Asukas- ja asiakasviestintä 22 5.1 Eniten tiedottamista vaativat asiat 22 5.2 Asukasviestinnän välineet 24 5.3 Henkilöstöviestintä 26 6 Mediaviestintä 29 6.1 Kunnan suhde tiedotusvälineisiin 29 6.2 Esityslistojen toimittaminen tiedotusvälineille 30 6.3 Viestien läpimeneminen tiedotusvälineissä 31 7 Verkkoviestintä 33 7.1 Internet-palvelun tavoitteet 33 7.2 Suositusten hyödyntäminen Internet-palvelun suunnittelussa 34 7.3 Internet-palveluiden sisältö 35 7.4 Sähköiset asiointipalvelut ja mobiilipalvelut 37 8 Viestinnän haasteet ja kehittämiskohteet 39 9 Tiivistelmä 40 Liite 1. Kysymyslomake 43 Liite 2. Saatekirje 49 Kuntien viestintätutkimus 2005 3

1 Johdanto 1.1 Tutkimuksen tavoitteet 1.2 Työn rajaus Tutkimus kuntien viestinnästä toteutettiin syksyllä 2005. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää kuntien viestinnän periaatteita ja toteutumista viestinnän eri osa-alueilla. Tutkimustietoa käytetään jatkossa muun muassa kuntien viestintäkoulutuksen tukena. Tutkimuksella selvitettiin kuntien viestinnän suunnittelua ja roolia, resursseja, kehittämiskohteita, asukas- ja asiakasviestintää, henkilöviestintää, mediaviestintää ja verkkoviestintää vuonna 2005. Kuntien markkinointiviestintä rajattiin tämän tutkimuksen ulkopuolelle, sillä Suomen Kuntaliitto teki syksyllä 2005 erillisen selvityksen kuntien markkinoinnista. Selvityksen tulokset löytyvä internetistä osoitteesta www.kunnat.net/viestinta. Tutkimustuloksia verrataan soveltuvin osin vuonna 2001 toteutetun Tutkimus kuntien viestinnästä -raportin tuloksiin. Vuosien 2001 ja 2005 tutkimuksissa on käytetty osittain samoja ja osittain eri kysymyksiä. Kuntakokoluokitus on vuoden 2005 tutkimuksessa tiheämpi. Vertailu ei ole tämän vuoksi mahdollista kaikkien kysymysten osalta. 1.3 Käsitteiden määrittely Viestintä on kunnalle strateginen menetystekijä. Suomen Kuntaliiton ja suurimpien kaupunkien viestintäammattilaisten yhdessä toteuttaman Kunnan viestintä -oppaan mukaan hyvin toimiva kunta painottaa avoimuutta ja viestintää jo kunnan strategiassa. Kunnan on kuntalain mukaan tiedotettava vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Kunnan viestinnän visio määritellään Kunnan viestintä -oppaassa: Viestintä ylläpitää asukkaiden hyvinvointia ja yhteisöllisyyttä. Päätöksenteko on läpinäkyvää ja kuntalaisten osallistuminen laajaa. Asukkaat, yritykset, luottamushenkilöt, henkilöstö ja media saavat tietoa ajoissa ja ymmärrettävästi esitettynä. Kunnan maine tukee kunnan kehittämistä ja luo seudulle vetovoimaa. Asukas- ja asiakasviestinnällä tarkoitetaan tässä tutkimuksessa kunnan asukkaille tai asiakkaille kohdistettua viestintää eri muodoissaan. Henkilöviestinnällä tarkoitetaan kunnan henkilöstön välillä ja henkilöstölle suunnattua viestintää. Mediaviestinnällä tarkoitetaan kunnan suhteita tiedotusvälineisiin ja kunnan viestintää tiedotusvälineiden suuntaan. Verkkoviestinnällä tarkoitetaan kunnan viestintää internetin kautta ja mobiilipalvelujen avulla. 4 Kuntien viestintätutkimus 2005

1.4 Tutkimusmenetelmä ja tiedonkeruu Kuntien viestintätutkimuksen taustalla on Suomen Kuntaliiton kuntavaalien jälkeen vuosina 1997 ja 2001 toteuttamat kuntaviestinnän tutkimukset. Kuntien viestintätutkimuksen tekeminen oli tullut taas vuoden 2004 kuntavaalien jälkeen ajankohtaiseksi. Viestintätutkimuksen kysymyslomake perustui osittain vuoden 2001 viestintätutkimukseen, mutta useita kysymyksiä muotoiltiin uudelleen kuntien toimintaympäristön ja viestinnän kentän muutosten vuoksi. Kysely toteutettiin samanaikaisesti kuntien markkinointia koskevan kyselyn kanssa. Osassa kunnista kyselyihin vastasi sama henkilö. Kysely toteutettiin internet-kyselynä Webropol-ohjelmalla. Tutkimusaineiston keräsi Kuntaliiton koulutus-, konsultointi- ja tutkimusyhtiö Efeko. Kuntaliiton viestintä lähetti kyselyn saatteen syyskuun 2005 lopussa kaikille Suomen 432 kunnalle ja kaupungille. Kysely lähetettiin yhdelle henkilölle kussakin kunnassa. Saatekirje lähetettiin sähköpostitse kuntien kirjaamoihin, jotka ohjaavat kunnissa postia eteenpäin oikeille henkilöille. Kirjaamoa pyydettiin ohjaamaan saatekirje eteenpäin kunnan viestintävastaavalle. Saatteita ei voitu lähettää suoraan vastaajille, sillä rekisteriä kuntien viestintävastaavista ei ole olemassa. Markkinoinnin ja viestinnän ammattilaisia on vain suurissa kaupungeissa. Kysely ja saatekirjeet toteutettiin kahdella kielellä, suomeksi ja ruotsiksi. Viralliselta kieleltään suomenkielisiin kuntiin lähettiin suomenkielinen saatekirje, ja kaksikielisiin kuntiin lähetettiin sekä suomen- että ruotsinkielinen saatekirje. Ruotsinkielisiin kuntiin lähetettiin ruotsinkielinen saatekirje. Internet-kyselyn ensimmäisellä sivulla vastaaja sai valita, haluaako vastata kyselyyn suomeksi vai ruotsiksi. Vastausajan päätyttyä kuntiin lähetettiin muistutusviesti. Yhtä aikaa muistutuksen kanssa lähetettiin viesti myös Kuntaliiton ylläpitämälle kuntien viestintävastaavien sähköpostilistalle. Kuntien viestintä- ja markkinointitutkimuksia syys lokakuussa 2005 tehtäessä oli käynnissä kunta- ja palvelurakenneuudistuksen aluekierros. 1.5 Aineiston ja vastaajien kuvaus Kyselyyn vastasi 195 kuntaa Suomen 432 kunnasta. Vastausprosentti oli 45 % eli matalampi kuin vuoden 2001 kuntaviestinnän tutkimuksessa. Vastausprosentin alhaisuuteen on saattanut vaikuttaa se, että kysely tehtiin aiemmasta poiketen internet-avusteisesti. Vastausprosenttia on saattanut heikentää myös se, että kuntiin lähetettiin yhtä aikaa kahden eri tutkimuksen kysymyslomakkeet (markkinointitutkimus ja viestintätutkimus). Taulukko 1. Vastausaktiivisuus kuntakokoluokittain Kuntien Vastausten Vastauslukumäärä lukumäärä prosentti Alle 4 000 asukasta 188 68 36 4 000 10 000 asukasta 142 59 42 10 001 25 000 asukasta 65 39 60 25 001 50 000 asukasta 23 19 83 Yli 50 000 asukasta 14 9 64 Kaikki 432 195 45 Suuremmat kunnat vastasivat suhteellisesti aktiivisemmin kuin pienet kunnat. Vastaajissa oli kuitenkin lukumääräisesti huomattavasti enemmän pienempiä kuntia. Aktiivisimmin vastasivat 25 001 50 000 asukkaan kunnat ja laiskimmin alle 4 000 asukkaan kunnat. Kuntien viestintätutkimus 2005 5

Vain 15 %:lla vastaajista viestintä tai markkinointi on päätoiminen työtehtävä, loput hoitavat tehtävää sivutoimisesti muun työtehtävän ohella. Taulukko 2. Vastaajan tehtävä markkinoinnissa ja viestinnässä Päätoiminen Oman toimen % ohessa % Alle 4 000 asukasta 3 97 4 000 10 000 asukasta 2 98 10 001 25 000 asukasta 11 89 25 001 50 000 asukasta 68 32 Yli 50 000 asukasta 89 11 Kaikki 15 85 Vastaajilla ei myöskään ole kovin runsaasti markkinointiin tai viestintään liittyvää koulutusta. Joka viides vastaaja on opiskellut markkinointia tai viestintää korkeakoulussa. Joka kymmenes vastaaja on käynyt läpi jonkin markkinoinnin tai viestinnän johtamisen koulutusohjelman. Markkinoinnin tai viestinnän lyhytkursseille on osallistunut 42 prosenttia vastaajista. Korkeakouluopinnot ovat tyypillisimpiä suurimpien kaupunkien ja lyhytkurssit suurten kuntien vastaajilla. Taulukko 3. Vastaajan koulutus viestinnässä tai markkinoinnissa % Pääaine tiedekorkeakoulussa 4 Ammattikorkeakoulussa tai sivuaine tiedekorkeakoulussa 14 Jokin viestinnän tai markkinoinnin johtamisen koulutusohjelma (esimerkiksi Inforissa tai Markkinointi-instituutissa) 10 Lyhytkursseja (1 3 päivää) 42 Vastaajien yleisimmät nimikkeet olivat hallintojohtaja, kunnansihteeri, kunnanjohtaja ja viestintäpäällikkö. Yli 50 000 asukkaan kaupungeissa vastaajat olivat yhtä lukuun ottamatta (tiedottaja) joko tiedotus- tai viestintäpäällikköjä tai -johtajia. Viestintä- tai tiedotuspäällikkö tai -sihteeri oli yleisin nimike myös 25 001 50 000 asukaan kuntien vastaajilla. Tätä pienempien kuntien vastaajilla ei ollut muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta tiedotus- tai viestintäalkuisia nimikkeitä. 4 000 25 000 asukkaan kunnissa puolet vastaajista oli joko hallintojohtajia tai -päälliköitä tai kaupungin- tai kunnansihteereitä. Alle 4000 asukkaan kunnissa yleisimpiä nimikkeitä olivat hallintojohtaja, ja kunnansihteeri. Tässä kuntakokoluokassa vastaajissa oli runsaasti myös kunnanjohtajia. Tutkimuksen tulokset on analysoitu suorina jakaumina ja kuntakokoluokittain. Tutkimuksessa on käytetty seuraavaa kuntakokoluokittelua: alle 4 000 asukkaan kunnat 4 001 10 000 asukkaan kunnat 10 001 25 000 asukkaan kunnat 25 001 50 000 asukkaan kunnat yli 50 000 asukkaan kunnat. Kysymyslomake ja saatekirje ovat liitteenä tämän raportin lopussa. 6 Kuntien viestintätutkimus 2005

2 Viestinnän suunnittelu, rooli ja periaatteet 2.1 Viestintä ja kuntastrategia Valtuusto linjaa kunnan strategian ja luo edellytykset viestinnälle sekä asukkaiden ja palvelujen käyttäjien osallistumiselle kunnan toimintaan. Kunnan viestintä -oppaan mukaan viestintä tulee suunnitella kunnan strategian pohjalta. Kyselyssä selvitettiin viestinnän ja kuntastrategian välistä yhteyttä. Kaksi kolmesta vastaajasta kokee, että viestintä tukee kuntastrategissa asetettuja tavoitteita tyydyttävästi, kolmanneksen mielestä viestintä tukee strategiaa hyvin. Parhaiten viestintä tukee strategiaa yli 50 000 asukkaan kaupungeissa ja huonoiten 4 001 10 000 asukkaan kunnissa. Kuvio 1. Viestinnän ja kuntastrategian välinen yhteys kunnissa vuonna 2005 Kuinka hyvin kuntasi viestintä tukee mielestäsi kuntastrategiassa asetettuja tavoitteita? Kaikki vastaajat (N = 195) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % Hyvin 29 % Tyydyttävästi 62 % Heikosti 7 % En osaa sanoa 2 % Taulukko 4. Kuinka hyvin kuntasi viestintä tukee mielestäsi kuntastrategiassa asetettuja tavoitteita? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle 4 000 10 001 25 001 Yli Kaikki 4 000 10000 25 000 50 000 50 000 (N = (n = 68) (n = 59) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 195) Hyvin 32 20 26 32 60 29 Tyydyttävästi 64 65 66 57 40 62 Heikosti 3 12 8 11 0 7 En osaa sanoa 1 3 0 0 0 2 Kuntien viestintätutkimus 2005 7

2.2 Viestinnän suunnittelu Vajaa puolet kunnista on tehnyt viestintäohjeet tai -strategian ja lähes viidenneksessä kunnista viestintäohjeet tai -strategia on valmisteilla. Verrattuna vuoden 2001 tutkimuksen tuloksiin tilanne on pysynyt siinä mielessä samana, että viestintäohjeet tai -strategia ovat huomattavasti yleisempiä suuremmissa kuin pienissä kunnissa. Vuonna 2001 viestintästrategian tai ohjeiden tehneiden kuntien osuus oli 5 % suurempi kuin vuonna 2005. Kuvio 2. Viestintäohjeiden ja strategian yleisyys kunnissa vuonna 2005 Onko kunnassasi tehty viestintäohjeet tai -strategia? Kaikki vastaajat (N = 195) 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % Kyllä 43 % Ei 39 % Valmisteilla 17 % En osaa sanoa 1 % Taulukko 5. Onko kunnassasi tehty viestintäohjeet tai strategia? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle 4 000 10 001 25 001 Yli Kaikki 4 000 10000 25 000 50 000 50 000 (N = (n = 68) (n = 59) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 195) Kyllä 31 37 62 63 50 43 Ei 53 47 23 11 10 39 Valmisteilla 15 14 15 26 40 17 En osaa sanoa 1 2 0 0 0 1 Joka toisella tutkimukseen vastanneella yli 50 000 asukkaan kaupungeista on viestintäohjeet tai -strategia, lähes puolella ne ovat valmisteilla. 10 001 50 000 asukkaan kunnista reilulla 60 % on viestintäohjeet tai -strategia. Alle 10 000 asukkaan kunnista noin kolmanneksella on olemassa viestinnän ohjeistus tai strategia. Kunnan viestintä -oppaan mukaan kunnalle kannattaa tehdä vuosibudjetin yhteydessä erillinen viestintäsuunnitelma. Vain joka kymmenes kunta on tehnyt vuosittaisen viestintäsuunnitelman, 12 %:ssa kunnista se on suunnitteilla. 8 Kuntien viestintätutkimus 2005

Kuvio 3. Viestinnän vuosisuunnittelun yleisyys kunnissa vuonna 2005 Tehdäänkö kunnassasi vuosittainen viestintäsuunnitelma? Kaikki vastaajat (N = 195) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Kyllä 9 % Ei 78 % Suunnitteilla 12 % En osaa sanoa 1 % Taulukko 6. Tehdäänkö kunnassasi vuosittainen viestintäsuunnitelma? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle 4 000 10 001 25 001 Yli Kaikki 4 000 10000 25 000 50 000 50 000 (N = (n = 68) (n = 59) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 195) Kyllä 3 7 8 26 40 9 Ei 87 88 74 42 40 78 Suunnitteilla 9 3 18 32 20 12 En osaa sanoa 1 2 0 0 0 1 Viestinnän vuosisuunnittelu on yleisintä suurimmissa kaupungeissa: kahdessa kolmesta viestinnän vuosisuunnitelma tehty tai ainakin suunnitteilla. Keskisuuret 25 001 50 000 asukkaan kunnat ovat selkeästi panostamassa viestinnän suunnitteluun. Vuosisuunnitelma on tehty joka neljännessä ja tekeillä joka kolmannessa kunnassa. Pienimmistä alle 4 000 asukkaan kunnista sen sijaan vain muutama prosentti tekee vuosittaisen viestintäsuunnitelman. Viestinnän suunnitelmallisuuden lisääminen nousi esille myös kysyttäessä kuntien viestinnän keskeisimpiä kehittämiskohteita ja haasteita. Esimerkkejä: Laadimme viestintäsuunnitelman, jotta toimintaan saadaan jäntevyyttä. Laadittava viestintäsuunnitelma täysin tukemaan kaupungin strategiaa. Tulisi laatia viestintäohjeet tai strategia, joka olisi alku toiminnan kehittämiselle. Suunnitelmallisuuden lisääminen, koko seutukunta mukaan, ei erillisiä strategioita tai suunnitelmia. Virallisten viestintäohjeiden ja suunnitelman laatiminen, jotka resurssipulan vuoksi on jääneet tekemättä. Kuntien viestintätutkimus 2005 9

2.3 Viestintävastaavan asema Viestintäasioissa meillä on paljon opittavaa ja tehtävää. Meillä on valmisteilla viestintästrategia ja sen jalkauttaminen tulee olemaan kovasti haasteellista. Lisäksi tekeillä on opinnäytetyönä sisäisen viestinnän tutkimus ja katsotaan mitä sieltä saadaan kehittämistoimenpiteiden pohjaksi. Paljon haasteita ja kehittämiskohteita meillä siis riittää. Kunnan viestintä -oppaan mukaan viestintä tulisi organisoida niin, että sen kehittämisestä ja koordinoinnista vastaa nimetty henkilö. Koko kunnan viestintää hoitavalla henkilöllä tulisi olla suorat yhteydet kunnanjohtajaan ja yksikköjen tiedottajilla yksikön johtajaan. Tehokas viestintä edellyttää sitä, että viestintävastaava kuuluu kunnan ja eri yksiköiden johtoryhmiin. Kolme neljäsosaa kuntien viestintävastaavista osallistuu säännöllisesti kunnan johtoryhmän työskentelyyn. Reilu kymmenesosa osallistuu toisinaan johtoryhmän työskentelyyn. Vain 5 % viestintävastaavista ei osallistu koskaan johtoryhmän työskentelyyn. Kuvio 4. Kunnan viestintävastaavan osallistuminen johtoryhmän työskentelyyn vuonna 2005 Osallistuuko kuntasi viestintävastaava kunnan johtoryhmän työskentelyyn? Kaikki vastaajat (N = 195) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Säännöllisesti 77 % Toisinaan 13 % Ei koskaan 5 % En osaa sanoa 5 % Taulukko 7. Osallistuuko kuntasi viestintävastaava kunnaan johtoryhmän työskentelyyn? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle 4 000 10 001 25 001 Yli Kaikki 4 000 10000 25 000 50 000 50 000 (N = (n = 67) (n = 59) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 194) Säännöllisesti 84 79 71 52 90 77 Toisinaan 9 12 18 26 10 13 Ei koskaan 4 2 8 11 0 5 En osaa sanoa 3 7 3 11 0 5 10 Kuntien viestintätutkimus 2005

Lähes kaikki suurten kaupunkien viestintävastaavat osallistuvat säännöllisesti kunnan johtoryhmän työskentelyyn. Viestintävastaava osallistuu yleensä säännöllisesti johtoryhmätyöskentelyyn myös pienemmissä alle 25 000 asukkaan kunnissa. Poikkeuksena esille nousevat keskisuuret 25001 50 000 asukkaan kunnat. Näissä ainoastaan hieman yli puolet viestintävastaavista osallistuu säännöllisesti johtoryhmän työskentelyyn. 2.4 Viestinnän avoimuus Kuntalain mukaan kunnan viestinnän tulee olla avointa ja mahdollistaa asukkaiden osallistuminen ja vaikuttaminen jo asioiden valmisteluvaiheessa. Noin kolmasosa kuntien viestintävastaavista arvioi, että kuntien viestintä täyttää hyvin kuntalain vaatimukset viestinnän avoimuudesta ja asukkaiden mahdollisuudesta osallistua ja vaikuttaa jo asioiden valmisteluvaiheessa. Yli puolet pitää kunnan viestinnän avoimuutta tyydyttävänä. Vain 6 % pitää tasoa heikkona. Kuvio 5. Kunnan viestinnän avoimuus vuonna 2005 Kuinka hyvin kuntasi täyttää mielestäsi kuntalain vaatimukset viestinnän avoimuudesta ja asukkaiden mahdollisuudesta osallistua ja vaikuttaa jo asioiden Kaikki vastaajat (N = 195) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % Hyvin 34 % Tyydyttävästi 59 % Heikosti 6 % En osaa sanoa 1 % Taulukko 8. Kuinka hyvin kuntasi täyttää mielestäsi kuntalain vaatimukset viestinnän avoimuudesta ja asukkaiden mahdollisuudesta osallistua ja vaikutta jo asioiden valmisteluvaiheessa? Vastauksen kuntakokoluokittain (%) Alle 4 000 10 001 25 001 Yli Kaikki 4 000 10000 25 000 50 000 50 000 (N = (n = 68) (n = 58) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 194) Hyvin 31 28 33 47 60 34 Tyydyttävästi 61 70 62 42 30 59 Heikosti 7 2 5 11 10 6 En osaa sanoa 1 0 0 0 0 1 Mitä suurempi kunta, sen avoimemmaksi ja asukkaita osallistavammaksi vastaajat kokevat kunnan viestinnän. Tutkimukseen vastanneista suurista kaupungeista 60 % kokee täyt- Kuntien viestintätutkimus 2005 11

tävänsä hyvin kuntalain vaatimukset viestinnän avoimuudesta. Samalla kuitenkin joka kymmenennes suuri kaupunki pitää avoimuuden ja asukkaiden varhaisen osallistumismahdollisuuden heikkona. Tämä johtuu todennäköisesti asukkaiden suuresta määrästä ja kuntahallinnon koon vaikutuksista. Viestinnän avoimuus ja kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet nousivat esille myös kysyttäessä kuntien viestinnän keskeisimpiä kehittämiskohteita ja haasteita. Esimerkkejä: Hallinnon avaaminen kuntalaisille niin, että kuntalaiset voisivat vaikuttaa päätöksiin ja yritykset voisivat ajoissa varautua tarjoamaan palveluitaan kaupungille. Viestinnän ulottaminen kaikille asukkaille, sekä päätöksenteon avoimuus. Tiedottamien kuntalaisille ja kunnan henkilöstölle vireillä olevista asioista ja päätöksistä, kotisivujen kehittäminen myös tähän tarkoitukseen. Saada hallintokunnat tiedottamaan asioistaan saatikka erityisesti valmisteilla olevista asioista. Ohuet resurssit eivät suo mahdollisuuksia hoitaa tiedotusasioita ja monia muita työtehtäviä kunnialla alati kasvavien työtehtävien paineessa. Nykyinen suuntaus tuntuu olevan avoimempaan viestintään suuntautuva asiakäsittely ja päätöksenteko jäämässä taka-alalle vaikka niitä varten on valittu toimielimet (henkilöt tekemään päätöksiä). Ruotsin mallinen liiallinen ennakkolausunto/-keskustelu hidastavat. Päätökset pitäisi saada syntymään nopeammin! 2.5 Kunnan yritysten ja yhteisöjen viestintä Kuntien toiminta on viime vuosina muuttunut konsernihallinnon suuntaan. Kunnallisten palvelujen uudet tuotantotavat, yhteistyö, yksityistäminen, yhtiöittäminen ja ostopalvelut eivät Kunnan viestintä -oppaan mukaan saa hämärtää kunnallishallinnon julkisuuden rajoja. Kuntalaisten oikeuksien turvaamiseksi yhteisöjen viestinnän on oltava avointa. Kunnan julkista tehtävää hoitavilla yrityksillä tai yhteisöillä on kuntien viestintävastaavien mielestä vielä parannettavaa viestinnän hoitamisessa. Joka kymmenes vastaaja kokee kunnan julkista tehtävää hoitavien yritysten tai yhteisöjen viestivän hyvin kuntalain edellyttämällä tavalla. Kaksi kolmesta vastaajasta kokee yritysten tai yhteisöjen hoitavan viestintää tyydyttävästi ja joka kymmenes heikosti. Viestintää hoidetaan parhaiten suurimmissa kunnissa ja kaupungeissa. Viidennes yli 50 000 asukaan kaupungeista ja neljännes 25 001 50 000 asukkaan kaupungeista kokee, että yritykset ja yhteisöt hoitavat viestinnän hyvin. Verrattuna vuoden 2001 kuntien viestintätutkimukseen yritysten tai yhteisöjen viestinnän laadussa ei juuri ole tapahtunut muutoksia. Vuonna 2001 vastaajista 14 % arvioi yritysten ja yhteisöjen viestinnän hyväksi ja 70 % tyydyttäväksi. 12 Kuntien viestintätutkimus 2005

Kuvio 6. Kunnan yritysten ja yhteisöjen viestintä vuonna 2005 Viestivätkö kuntasi julkista tehtävää hoitavat yritykset tai yhteisöt mielestäsi kuntalain edellyttämällä tavalla? Kaikki vastaajat (N = 195) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % Hyvin 13 % Tyydyttävästi 65 % Heikosti 11 % En osaa sanoa 11 % Taulukko 9. Viestivätkö kuntasi julkista tehtävää hoitavat yritykset tai yhteisöt mielestäsi kuntalain edellyttämällä tavalla? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle 4 000 10 001 25 001 Yli Kaikki 4 000 10000 25 000 50 000 50 000 (N = (n = 68) (n = 59) (n = 37) (n = 19) (n = 10) 193) Hyvin 16 8 8 26 20 13 Tyydyttävästi 54 69 76 58 80 65 Heikosti 15 8 11 11 0 11 En osaa sanoa 15 15 5 5 0 11 Viidennes suurten kaupunkien vastaajista kokee kunnan julkista tehtävää hoitavien yritysten tai yhteisöjen hoitavan viestinnän hyvin ja 80 % tyydyttävästi. 25 001 50 000 asukaan kunnissa noin neljännes kokee yritysten tai yhteisöjen hoitavan viestinnän hyvin ja yli puolet tyydyttävästi. 2.6 Kaksikielinen viestintä Vuonna 2004 voimaan tulleessa kielilaissa säädetään viranomaisten yleisistä kielellisistä velvollisuuksista, joihin kuuluu myös kuntien ja kuntayhtymien tiedotus. Kielilain mukaan kaksikielisten kuntien on julkaistava ilmoitukset, kuulutukset ja tiedotusmateriaali molemmilla kielillä. Kaksikielinen viestintä toteutuu kysymykseen vastanneiden 25 kaksikielisen kunnan mielestä joko hyvin tai tyydyttävästi. Vastaajista lähes puolet kokee kaksikielisen viestinnän toimivan hyvin ja vajaa puolet tyydyttävästi. Kukaan vastaajista ei koe kaksikielisen viestinnän toimivan heikosti. Kaikki kyselyyn vastanneet suurimmat kaupungit kokevat kaksikielisen viestinnän toetutuvan tyydyttävästi. Pienimmissä alle 4000 asukkaan kunnissa ja 10 001 25 000 asukkaan kunnissa kaksikielisen viestinnän koetaan toteutuvan hieman paremmin kuin muun kokoisissa kunnissa. Kuntien viestintätutkimus 2005 13

Kuvio 7. Kaksikielinen viestintä vuonna 2005 Jos kuntasi on kaksikielinen, kuinka hyvin viestintä toimii mielestäsi molemmilla kielillä? Kaikki vastaajat (N = 25) 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % Hyvin 47 % Tyydyttävästi 43 % Heikosti 0 % En osaa sanoa 10 % Uudistettu kielilaki on vaikuttanut kaksikielisten kuntien viestintäkäytäntöihin vastausten perusteella alle puolessa vastanneista kaksikielisistä kunnista. Pääosin lain vaikutus näkyy julkaisujen määrän lisääntymisenä. Kuvio 8. Uudistetun kielilain vaikutus kaksikielisissä kunnissa Onko uudistettu kielilaki muuttanut kuntasi viestintäkäytäntöjä? Kaikki (N = 25) 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % On muuttanut 43 % Ei mitenkään 52 % En osaa sanoa 5 % 14 Kuntien viestintätutkimus 2005

3 Viestinnän resurssit 3.1 Rahalliset resurssit Kyselyllä selvitettiin kuntien viestinnän rahallisia resursseja. Tätä kysymystä ei ole selvitetty aikaisemmissa tutkimuksissa. Vain osa kunnista pystyi esittämään arvion viestinnän kustannuksista. Asukasta kohti laskettujen kustannusten mediaani oli 2,2 euroa ja keskiarvo 3,4 euroa (ilman palkkakustannuksia). Keskiarvon perusteella laskien kuntien yhteenlasketut viestinnän kustannukset koko maassa olivat noin 18 miljoonaa euroa vuonna 2005. Euromääräisesti eniten viestintään panostavat pienimmät, alle 4000 asukkaan kunnat (4,7 euroa/as.). Toiseksi eniten viestintään laittavat rahaa 25 001 50 000 asukkaan kunnat (3,6 euroa/as.). Vähiten viestintään panostavat 4 000 25 000 asukkaan kunnat sekä suurimmat yli 50 000 asukkaan kaupungit. Näissä euromääräinen panostus/asukas jää alle kaikkien kuntien keskiarvon. Kuvio 9. Viestinnän rahalliset resurssit kunnissa vuonna 2005 Kuinka paljon rahaa arvioit kuntasi käyttävän tänä vuonna viestintään (ilman palkkakustannuksia)? Euroa/asukas (keskiarvo) 0 1 2 3 4 5 Kaikki (N = 147) 3,4 Alle 4 000 (N = 53) 4,7 4 000 10 000 (N = 41) 10 001 25 000 (N = 31) 2,3 2,6 25 001 50 000 (N = 15) 3,6 Yli 50 000 (N = 6) 2,9 Kuntien viestintätutkimus 2005 15

Taulukko 10. Kuinka paljon rahaa arvioit kuntasi käyttävän tänä vuonna viestintään (ilman palkkakustannuksia)? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle 4 000 10 001 25 001 Yli 4 000 10000 25 000 50 000 50 000 (n = 53) (n = 41) (n = 31) (n = 15) (n = 6) Alle 5 000 43 17 13 0 0 5 000 10 000 30 29 23 20 0 10 001 20 000 16 36 16 7 0 20 001 50 000 11 19 32 13 0 50 000 100 000 0 0 10 33 38 Yli 100 000 0 0 6 27 63 Suurimpien yli 50 000 asukkaan kaupunkien viestintäpanostukset (ilman palkkakustannuksia) olivat vuonna 2005 vähintään 50 000 euroa. Kaksi kolmasosaa panosti viestintään yli 100 000 euroa. Kolme neljäsosaa alle 4000 asukkaan kunnasta käytti viestintään enintään 10 000 euroa. 3.2 Viestintähenkilöstön määrä Kyselyllä selvitettiin kuntien viestintähenkilöstön määrää. Tätä kysymystä ei ole selvitetty aikaisemmissa tutkimuksissa. Suurimmissa yli 50 000 asukkaan kaupungeissa on yleensä vähintään kaksi päätoimista viestintähenkilöä. Yli puolessa suurimmista kaupungeista päätoimisia viestintähenkilöitä on vähintään viisi. Puolella 25 001 50 000 asukkaan kunnista on yksi päätoiminen viestintähenkilö, kolmanneksella ei ole päätoimista viestintähenkilöä ollenkaan. Alle 25 000 asukkaan kunnissa ei yleensä ole päätoimista viestintähenkilöstöä. Taulukko 11. Kuinka monta henkilöä tekee kunnassasi viestintään liittyviä työtehtäviä päätoimisesti? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle 4 000 10 001 25 001 Yli 4 000 10000 25 000 50 000 50 000 (n = 65) (n = 56) (n = 38) (n = 18) (n = 10) 0 henkilöä 98 91 82 33 0 1 henkilö 2 7 16 56 20 2 4 henkilöä 0 2 3 11 20 5 henkilöä tai enemmän 0 0 0 0 60 Lähes kaikissa kyselyyn vastanneissa yli 50 000 asukkaan kaupungeissa on vähintään viisi viestintää sivutoimisesti hoitavaa henkilöä. Sivutoimista viestintähenkilöstöä on myös pienemmissä kunnissa. Pienimmissä alle 4000 asukkaan kunnissa on yleensä 1 4 sivutoimista viestintähenkilöä. 16 Kuntien viestintätutkimus 2005

Taulukko 12. Kuinka monta henkilöä tekee kunnassasi viestintään liittyviä työtehtäviä sivutoimisesti? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle 4 000 10 001 25 001 Yli 4 000 10000 25 000 50 000 50 000 (n = 65) (n = 56) (n = 38) (n = 18) (n = 10) 0 henkilöä 8 14 16 11 0 1 henkilö 34 23 21 22 0 2 4 henkilöä 42 23 24 22 20 5 henkilöä tai enemmän 17 39 39 44 80 3.3 Henkilöstön ja luottamushenkilöiden viestintäkoulutus Lähes neljännes kunnista järjestää henkilöstölle tai luottamushenkilöille viestintä- tai markkinointikoulutusta. Vajaa viidennes kunnista suunnittelee koulutuksen järjestämistä. 60 % kunnista ei järjestä ollenkaan viestintä- tai markkinointikoulutusta. Verrattuna vuoden 2001 kuntien viestintätutkimukseen kuntien henkilöstölle tai luottamushenkilöille tarjoaman viestintä- tai markkinointikoulutuksen määrässä ei ole tapahtunut muutoksia. Kunnan koko vaikuttaa selkeästi siihen, järjestääkö kunta viestintä- tai markkinointikoulutusta henkilöstölle tai luottamushenkilöille. Mitä suurempi kunta, sitä useammin kunta järjestää koulutusta tai suunnittelee sen järjestämistä. Lähes kaikki suurimmat yli 50 000 asukkaan kaupungit tarjoavat koulutusta. Lähes puolet 25 001 50 000 asukkaan kunnista järjestää viestintäkoulusta ja hiukan yli kolmannes suunnittelee sen järjestämistä. Alle 4000 asukkaan kunnista viestintäkoulusta järjestää vain joka kymmenes. Kuvio 10. Viestintäkoulutus henkilöstölle ja luottamushenkilöille kunnissa vuonna 2005 Järjestääkö kuntasi viestintä- tai markkinointikoulutusta henkilöstölle tai luottamushenkilöille? Kaikki (N=195) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % Kyllä 22 % Ei 59 % Suunnitteilla 17 % En osaa sanoa 2 % Kuntien viestintätutkimus 2005 17

Taulukko 13. Järjestääkö kuntasi viestintä- tai markkinointikoulutusta henkilöstölle tai luottamushenkilöille? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle 4 000 10 001 25 001 Yli Kaikki 4 000 10000 25 000 50 000 50 000 (N = (n = 68) (n = 59) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 195) Kyllä 10 15 26 47 80 22 Ei 75 68 53 16 10 59 Suunnitteilla 12 17 18 37 10 17 En osaa sanoa 3 0 3 0 0 2 Kuntien järjestämässä viestintäkoulutuksessa korostuu verkkoviestintään liittyvä koulutus kuten internet-sivujen päivittäminen, tiedotteiden kirjoittaminen sekä esiintymiseen ja puheviestintään liittyvä koulutus. Koulutusta järjestetään monin eri tavoin: koulutuspäiviä, kursseja, seminaareja ja täydennyskoulutusta. 3.4 Viestintäresurssien kehittyminen Kuntien viestintäresurssit ovat kasvaneet jonkin verran vuosina 2001 2005. Lähes kolmanneksessa kunnista viestintäresurssit ovat kasvaneet, mutta vain 8 %:ssa kunnista viestintään käytettävät resurssit ovat vähentyneet. Yli puolessa kunnista viestintäresurssit ovat pysyneet ennallaan. Suurten kaupunkien viestintäresurssit ovat pääosin kasvaneet tai pysyneet ennallaan. Eniten viestintäresurssit ovat kasvaneet 25 001 50 000 asukkaan kunnissa kasvua on tapahtunut useammassa kuin joka toisessa kunnassa, eivätkä resurssit ole vähentyneet yhdessäkään kyselyyn vastanneessa kunnassa. Kahdessa kolmasosassa alle 25 000 asukkaan kunnista viestintäresurssit ovat pysyneet ennallaan, joka neljännessä kunnassa ne ovat kasvaneet. Kuvio 11. Viestinnän resurssien kehittyminen 2001 2005 Kuinka kuntasi viestintäresurssit ovat kehittyneet vuoden 2001 jälkeen? Kaikki (N=194) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % Kasvaneet 29 % Pysyneet ennallaan 60 % Vähentyneet 8 % En osaa sanoa 3 % 18 Kuntien viestintätutkimus 2005

Taulukko 14. Kuinka kuntasi viestintäresurssit ovat kehittyneet vuoden 2001 jälkeen? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle 4 000 10 001 25 001 Yli Kaikki 4 000 10000 25 000 50 000 50 000 (N = (n = 67) (n = 59) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 194) Kasvaneet 24 24 28 58 40 29 Pysyneet ennallaan 64 66 64 42 30 60 Vähentyneet 9 8 5 0 20 8 En osaa sanoa 3 2 3 0 10 3 Noin neljännes kunnista arvioi viestintäresurssien kasvavan seuraavien kolmen vuoden aikana 2006 2008. Kaksi kolmasosaa arvioi resurssien pysyvän ennallaan. Viestintäresurssien arvioidaan kasvavan edelleen eniten 25 001 50 000 asukkaan kunnissa ja vähiten suurissa kaupungeissa. Viestintäresurssien odotetaan vähentyvän eniten pienimmissä alle 4000 asukkaan kunnissa ja suurimmissa yli 50 000 asukkaan kaupungeissa. Näistä joka kymmenes ennakoi resurssein vähentyvän. Kuvio 12. Viestinnän resurssien kehittyminen 2006 2008 Arvioitko kuntasi viestintäresurssien kasvavan vai vähenevän seuraavien kolmen vuoden aikana? Kaikki (N=195) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % Kasvavat 24 % Pysyvät ennallaan 67 % Vähentyvät 8 % En osaa sanoa 1 % Taulukko 15. Arvioitko kuntasi viestintäresurssien kasvavan vai vähenevän seuraavien kolmen vuoden aikana? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle 4 000 10 001 25 001 Yli Kaikki 4 000 10000 25 000 50 000 50 000 (N = (n = 68) (n = 59) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 195) Kasvavat 21 20 31 42 10 24 Pysyvät ennallaan 66 73 66 53 80 67 Vähentyvät 12 7 3 5 10 8 En osaa sanoa 1 0 0 0 0 1 Kuntien viestintätutkimus 2005 19

4 Viestinnän tutkimukset ja arviointivälineet Kuntien on hyödyllistä arvioida viestinnän vaikutuksia säännöllisesti. Arvioinnin tuloksia kannattaa hyödyntää esimerkiksi viestinnän suunnittelussa. Kuntien viimeisen kolmen vuoden aikana käyttämistä viestinnän tai markkinoinnin arviointivälineistä nousee kolme käytetyimpien kärkeen. Asukas- tai palvelutyytyväisyystutkimuksia on käytetty reilussa puolessa kunnista ja työpaikkojen sisäisiä ilmapiirin tutkimuksia ja verkkopalvelujen kävijäseurantaa puolessa kunnista. Verrattuna vuoden 2001 kuntien viestintätutkimukseen työpaikkojen sisäisen ilmapiirin kartoituksia tehdään nykyään noin 10 % vähemmän kuin aiemmin. Säännöllistä mediaseurantaa on tehty reilussa kolmanneksessa kunnista. Maine- tai imagotutkimuksia sekä verkkopalvelun käytettävyystutkimuksia on käytetty vajaassa viidenneksessä kunnista. Henkilöstöviestinnän tutkimusta on käytetty vain muutamassa prosentissa kunnista eikä mainonnan esitestausta käytetä missään kyselyyn vastanneessa kunnassa. Joka kymmenes kunta ei ole viimeisen kolmen vuoden aikana käyttänyt mitään viestinnän tai markkinoinnin arviointivälineitä tai tutkimuksia. Kuvio 13. Viestinnän arviointi ja tutkimus kunnissa vuonna 2005 Minkälaisia viestinnän tai markkinoinnin arviointivälineitä tai tutkimuksia kuntasi on käyttänyt viimeisen kolmen vuoden aikana? Kaikki (N = 195) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % As ukas - tai palvelutyytyväisyystutkim uks et Työpaikkojen sisäisen ilmapiirin tutkimus Verkkopalvelun kävijäseuranta Säännöllinen mediaseuranta 56 % 50 % 50 % 38 % Maine- tai imagotutkimukset Verkkopalvelun käytettävyystutkim us 19 % 17 % Henkilöstöviestinnän tutkimus 5 % Mainonnan esitestaus 0 % Muu 3 % Ei mitään 10 % 20 Kuntien viestintätutkimus 2005

Taulukko 16. Minkälaisia viestinnän ja markkinoinnin arviointivälineitä ja tutkimuksia kuntasi on käyttänyt viimeisen kolmen vuoden aikana? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle 4 000 10 001 25 001 Yli Kaikki 4 000 10000 25 000 50 000 50 000 (N = (n = 68) (n = 59) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 195) Asukas- tai palvelutyytyväisyystutkimukset 40 53 69 74 90 56 Työpaikkojen sisäisen ilmapiirin tutkimus 31 53 56 79 70 50 Verkkopalvelun kävijäseuranta 37 49 59 63 80 50 Säännöllinen mediaseuranta 35 37 41 42 40 38 Maine- tai imagotutkimukset 6 19 31 37 20 19 Verkkopalvelun käytettävyystutkimus 3 17 18 42 60 17 Henkilöstöviestinnän tutkimus 4 0 3 21 20 5 Mainonnan esitestaus 0 0 0 0 0 0 Muu 4 0 0 5 20 3 Ei mitään 19 5 10 0 0 10 Asukas- tai palvelutyytyväisyystutkimuksen, verkkopalvelujen kävijäseurannan ja käytettävyystutkimuksen tekeminen on sitä yleisempää, mitä suuremmasta kunnasta on kysymys. Lähes kaikki suurimmat yli 50 000 asukkaan kaupungit ovat teettäneet asukas- tai palvelutyytyväisyystutkimuksia ja verkkopalvelujen kävijäseurantaa viimeisen kolmen vuoden aikana, kun alle 4 000 asukkaan kunnissa vastaava luku on noin 40 %. Verkkopalvelun käytettävyystutkimuksia on tehnyt 60 % suurista kaupungeista, mutta vain muutama prosentti pienimmistä kunnista. Työpaikkojen sisäisen ilmapiirin tutkimuksia ja maine- ja imagotutkimuksia tehdään eniten 25 001 50 000 asukkaan kunnissa. Säännöllistä mediaseurantaa tehdään kaikissa kuntakokoluokissa lähes saman verran. Henkilöstöviestintää tutkitaan eniten yli 25 000 asukkaan kunnissa ja kaupungeissa, mutta pienemmissä kunnissa sitä ei tutkita juuri ollenkaan. Kuntien viestintätutkimus 2005 21

5 Asukas- ja asiakasviestintä 5.1 Eniten tiedottamista vaativat asiat Kuntalain ja julkisuuslainsäädännön periaatteiden mukaan kunnan on tiedotettava asukkaille vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Kunnan tulee Kunnan viestintä -oppaan mukaan ottaa huomioon viestinnän eri kohderyhmät kaikessa kunnan viestinnässä. Viestintä on pyrittävä kohdentamaan niin, että tieto tavoittaa mahdollisimman hyvin sitä tarvitsevat. Viestintä tavoittaa kuntalaiset varmimmin, kun käytetään useita eri välineitä. Noin puolet kyselyn vastaajista kokee, että kunnan asukkaille tulisi tiedottaa nykyistä enemmän kuntien yhteistyöstä ja kunnan talouteen liittyvistä asioista. Seuraavaksi eniten tiedottamisen lisäämisen tarvetta kunnat näkevät terveyspalveluissa, elinkeinopolitiikassa, maankäytössä ja kaavoituksessa sekä ympäristöasioissa ja sosiaalipalveluissa. Vähäisimmäksi tiedottamisen lisäämisen tarpeet koetaan opetuspalveluissa, isoissa rakennushankkeissa sekä kulttuuri- ja vapaa-ajan palveluissa. Seitsemän prosenttia vastaajista on sitä mieltä, että kuntalaiset saavat jo riittävästi tietoa. Lisää tiedottamista vaativissa aihealueissa on tapahtunut selkeitä muutoksia vuoden 2001 kuntien viestintätutkimukseen verrattuna. Kuntien yhteistyö on noussut kunnan talouden ohi. Tosin kunnan talous koetaan edelleen toiseksi tärkeimmäksi aihealueeksi. Terveyspalveluista pitäisi kuntien mielestä tiedottaa nykyisin huomattavasti enemmän kuin aiemmin. Terveyspalvelut koetaan nykyisin kolmanneksi tärkeimmäksi aihealueeksi, kun vuonna 2001 se oli vasta seitsemänneksi tärkein aihealue. Sosiaalipalveluista ja maakäytöstä ja kaavoituksesta tiedottamisen tarve koetaan sen sijaan vähäisemmäksi kuin vuonna 2001. Lisätiedottamista vaativat aihealueet vaihtelevat kunnan asukasmäärän mukaan. Suurimmissa yli 50 000 asukkaan kaupungeissa pitäisi tiedottaa enemmän terveys- ja sosiaalipalveluista. Pienimmissä alle 4000 asukkaan kunnissa pitäisi tiedottaa enemmän kuntien välisestä yhteistyöstä ja kunnan talouteen liittyvistä asioista. 25 001 50 000 asukkaan kunnissa korostuvat kuntien yhteistyön ja kunnan talouden lisäksi myös isot rakennushankkeet ja kulttuuri- ja vapaa-ajanpalvelut. 22 Kuntien viestintätutkimus 2005

Kuvio 14. Eniten tiedottamista vaativat asiat vuonna 2005 Mistä asioista kuntasi asukkaille pitäisi mielestäsi tiedottaa nykyistä enemmän? Rastita kolme asiaa. Kaikki (N=195) 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % Kuntien yhteistyö Kunnan talous 51 % 49 % Terveyspalvelut Elinkeinopolitiikka Maankäyttö ja kaavoitus Ympäristöasiat Sosiaalipalvelut Kulttuuri- ja vapaaajan palvelut Isot rakennushankkeet Opetuspalvelut 31 % 30 % 28 % 26 % 22 % 17 % 15 % 10 % Jokin muu 4 % Kuntalaiset saavat jo riittävästi tietoa 13 % Taulukko 17. Mistä asioista kuntasi asukkaille pitäisi mielestäsi tiedottaa nykyistä enemmän? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle 4 000 10 001 25 001 Yli Kaikki 4 000 10000 25 000 50 000 50 000 (N = (n = 68) (n = 59) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 195) Kuntien yhteistyö 62 47 41 53 30 51 Kunnan talous 50 58 44 42 30 49 Terveyspalvelut 29 41 23 16 50 31 Elinkeinopolitiikka 29 34 28 26 20 30 Maankäyttö ja kaavoitus 22 32 33 26 20 28 Ympäristöasiat 29 27 21 21 20 26 Sosiaalipalvelut 24 19 26 11 40 22 Kulttuuri- ja vapaa-ajan palvelut 16 10 23 32 10 17 Isot rakennushankkeet 13 10 18 37 0 15 Opetuspalvelut 9 14 5 11 20 10 Jokin muu 1 3 3 16 10 4 Kuntalaiset saavat nykyisin riittävästi tietoa 15 8 18 11 20 13 Kuntien viestintätutkimus 2005 23

5.2 Asukasviestinnän välineet Yleisimmin käytettyjä asukasviestinnän välineitä ovat internet, sähköposti, suora viestintä asukastilaisuuksissa sekä tiedotteet ja esitteet. Nämä välineet ovat käytössä lähes kaikissa kunnissa. Paljon käytetään myös julkaisuja ja raportteja sekä info- ja yhteispalvelupisteitä. Oma tiedotuslehti tai tiedotuslehti osana jotain muuta lehteä on käytössä kolmessa kunnassa neljästä. Mobiilipalveluja käytetään joka toisessa kunnassa. Kunnan tuottamat televisio- ja radio-ohjelmat ovat harvinaisia, niitä käytetään vain joka viidennessä kunnassa. Ehdottomasti tärkeimpänä välineenä kunnan asukas- tai asiakasviestinnässä kunnat pitävät internetiä. Internet koetaan tärkeäksi välineeksi kaiken kokoisissa kunnissa. Suurimmille kaupungeille se on kuitenkin jonkin verran tärkeämpi väline kuin pienemmille kunnille. Internet on käytössä kaikissa vastanneissa kunnissa eikä sitä koeta yhdessäkään kunnassa merkityksettömäksi välineeksi. Toiseksi tärkein väline on suora viestintä asukastilaisuuksissa. Tärkeänä sitä pitää kaksi kolmasosaa kunnista. Suoran viestinnän merkitys korostuu suurimmissa kunnissa ja kaupungeissa. Noin 90 % yli 50 000 asukkaan kaupungeista ja 25 001 50 000 asukkaan kunnista pitää suoraa viestintää tärkeänä välineenä. Painettu tiedotusmateriaali on säilyttänyt asemansa internetin ja suoran viestinnän rinnalla. Lähes puolet vastaajista pitää kunnan omaa tiedotuslehteä tai tiedotuslehteä osana jotain muuta lehteä sekä tiedotteita ja esitteitä tärkeinä kunnan asukas- tai asiakasviestinnässä. Oma tiedotuslehti tai tiedotuslehti osana jotain muuta lehteä on erityisen tärkeä yli 50 000 asukkaan kaupungeille (78 %:lle tärkeä) sekä alle 4000 asukkaan kunnille (57 %). Myös tiedotteiden ja esitteiden merkitys korostuu suurimmissa yli 50 000 asukkaan kaupungeissa. Merkityksettöminä niitä ei pidetä minkään kokoisissa kunnissa. Sähköposti on tärkeä väline lähes joka toiselle kunnalle. Poikkeuksen muodostavat suurimmat yli 50 000 asukkaan kaupungit ja 25 001 50 000 asukaan kunnat, joista vain kolmannes pitää sähköpostia tärkeänä välineenä. Info- ja yhteispalvelupisteet ovat tärkeä väline reilulle kolmannekselle kunnista. Tämä on erityisesti suurimpien kuntien ja kaupunkien väline. Noin 70 % yli 50 000 asukkaan kaupungeista ja 25 001 50 000 asukaan kunnista pitää info- ja yhteispalvelupisteitä tärkeänä asukasviestinnän välineenä Julkaisuja ja raportteja ei pidetä kovin tärkeänä välineenä minkään kokoisissa kunnissa, vaikka niitä käytettäänkin melko paljon. Mobiilipalvelut ovat käytössä joka toisessa kunnassa, mutta tärkeänä välineenä niitä pitää vain joka kahdeskymmenes kunta. Mobiilipalvelut ovat tärkeimpiä suurimmille yli 50 000 asukkaan kaupungeille, joista joka viides pitää mobiilipalveluja tärkeänä välineenä. Kunnan tuottamia radio- ja televisio-ohjelmia käytetään vähän, eikä niitä pidetä tärkeänä välineenä minkään kokoisissa kunnissa. 24 Kuntien viestintätutkimus 2005

Kuvio 15. Asukas- ja asiakasviestinnän välineet vuonna 2005 Kuinka tärkeitä seuraavat välineet ovat mielestäsi kuntasi asukas- tai asiakasviestinnässä? Kaikki (N = 195) Tärkeä Jonkin verran merkitystä Merkityksetön Ei käytössä 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Internet 88 12 Suora viestintä asukastilaisuuksissa ym s. 66 30 2 2 Oma tiedotuslehti tms. 45 25 4 26 Tiedotteet ja esitteet 44 52 2 3 Sähköposti 44 47 6 3 Info- ja yhteispalvelupisteet 39 42 3 15 Julkaisut ja raportit 14 61 10 15 Mobiilipalvelut 6 29 16 49 Kunnan tuottam a televisio-ohjelma 2 11 11 77 Kunnan tuottam a radio-ohjelma 1 9 11 79 Asukas- ja asiakasviestintä nousi esille myös kysyttäessä kunnan viestinnän tärkeimpiä kehittämiskohteita ja haasteita. Esimerkkejä: Kertoa nopeasti ja avoimesti kaupungin päätöksistä, palveluista sekä vireillä olevista merkittävistä hankkeista. Tavoitteena on entistä paremmin suunnata viestintää erillisryhmille; nuorille, rakentajille, kaupunkiin muuttaneille jne. Kattavan viestinnän toteuttaminen siten, että kaikki asukkaat ja kohderyhmät voivat viestin ottaa vastaan omin käytössään olevin välinein. Kotisivujen kehittäminen asiakasystävällisiksi. Tieto pitäisi olla nopeasti kuntalaisten luettavissa. Myös vuorovaikutteisen sähköisen viestinnän kehittäminen tärkeää esim. erilaiset lomakkeet, jotka asiakkaat täyttävät netissä ja lähettävät sitten kuntaan suoraan järjestelmään. Kuntien viestintätutkimus 2005 25

5.3 Henkilöstöviestintä Osaamista, johtamista, työkykyä, työolosuhteita ja töiden sisältöä voidaan kehittää vain yhteistyössä henkilöstön kanssa. Hyvä organisaatiokulttuuri rohkaisee keskusteluun sekä työyhteisön sisällä että sidosryhmien kanssa. Hyvin hoidettu sisäinen viestintä on välttämätöntä tulokselliselle toiminnalle ja työelämän laadun kehittämiselle. Myös muutostilanteiden tuloksellinen johtaminen edellyttää avoimuutta ja vuorovaikutusta. Henkilöstöviestinnässä kannattaa hyödyntää monenlaisia keinoja, mm. verkkoviestintää, kehityskeskusteluja, työohjausta, työpaikka- ja henkilöstökokouksia, tiedotteita, henkilöstölehtiä ja sähköpostia. Tärkein väline kuntien henkilöstöviestinnässä on sähköposti. Sähköpostin jälkeen tärkeimpinä henkilöviestinnän välineinä pidetään tiedotustilaisuuksia henkilökunnalle, kokouksia ja palavereja sekä kehityskeskusteluja. Tärkeinä välineinä pidetään myös puhelinta ja sisäisiä tiedotteita. Intranet on tärkeä väline kolmannekselle vastaajista, mutta reilussa kolmanneksessa kunnista intranet ei ole käytössä. Neljännes vastaajista pitää puskaradiota tärkeänä ja melkein 60 % jonkin verran merkityksellisenä henkilöstöviestinnän välineenä. Ilmoitustaulut ja kunnan henkilöstölehti koetaan vähiten merkityksellisinä henkilöstöviestinnän välineinä. Yli puolella kunnista ei ole henkilöstölehteä käytössä. Kunnan koko vaikuttaa jonkin verran siihen, kuinka tärkeinä henkilöstöviestinnän välineitä pidetään. Sähköposti on tärkein väline kaikille muille kuntakokoluokille paitsi 25 001 50 000 asukkaan kunnille. Kokoukset, palaverit ja puhelin ovat vähiten tärkeitä välineitä suurille yli 50 000 asukkaan kaupungeille. Tiedotustilaisuuksia ja kehityskeskusteluja pidetään sen sijaan tärkeinä välineinä kaiken kokoisissa kunnissa. Henkilöstölehti ja intranet ovat erityisen tärkeitä suurimmille yli 50 000 asukkaan kaupungeille. Yhdeksänkymmentä prosenttia suurimmista kaupungeista pitää intranetia ja 60 % henkilöstölehteä tärkeänä välineenä. 26 Kuntien viestintätutkimus 2005

Kuvio 16. Henkilöstöviestinnän välineet kunnissa vuonna 2005 Kuinka tärkeitä seuraavat välineet ovat kuntasi henkilöviestinnässä? Kaikki (N = 195) Tärkeä Jonkin verran merkitystä Merkityksetön Ei käytössä 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Sähköposti 84 15 1 Tiedotustilaisuudet henkilökunnalle 78 20 1 2 Kokoukset ja palaverit 71 28 Kehityskeskustelut 71 25 3 2 Puhelin 65 31 4 Sisäiset tiedotteet 58 38 1 4 Intranet 33 26 3 39 'Puskaradio' 26 57 11 6 Henkilöstölehti 18 25 3 54 Ilmoitustaulut 14 63 21 2 Kyselyllä selvitettiin erikseen myös henkilöstöviestinnän kehittämiskohteita ja haasteita. Henkilöstöviestinnän haasteina ja kehittämiskohteina nousevat esille muun muassa intranetin kehittäminen, muutosviestinnän organisoinnin kehittäminen sekä hallintokuntien ja yksikköjen välisen keskustelun ja tiedonkulun tiivistäminen sekä tiedonkulun varmistaminen koko organisaatiolle. Puskaradion roolin monet kunnat kokivat ongelmalliseksi. Esimerkkejä: 1) Osataan viestittää oikeat asiat oikeaan aikaan niin, ettei pääse syntymään puskaradion kautta vääriä ja virheellisiä arvioita ja johtopäätöksiä vireillä olevista asioista. 2) Saadaan koko henkilöstö mukaan tiedottamisen piiriin. Tällä hetkellä esimerkiksi kotipalvelu ymm kentällä työskentelevä henkilöstö on vaarassa jäädä tiedottamisen ulkopuolelle. Heidän osaltaan tiedotus jää lähimmän esimiehen vastuulle. Saataisiin asiat esitettyä asiallisin menetelmin. Silloin saataisiin ehkä puskaradion osuus eliminoitua mahdollisimman vähäiseksi. Tällä hetkellä sillä on kohtuuton merkitys viestinnässä tai ehkä se on joidenkin mielestä kiva viestintäväline Intranetin käyttö kaikkien työntekijöiden rutiiniksi, nyt harva vaivautuu lukemaan. Saada henkilöstö ymmärtämään myös kuulijan vastuu tiedon hankkimises- Kuntien viestintätutkimus 2005 27

ta, koska jokaiselle ei voi erikseen käydä kertomassa jokaista asiaa. Siksi on olemassa foorumeita ja tiedotuskanavia. Myös avoin viestintä toimintojen muutoksia suunniteltaessa on koettu tärkeäksi ja siitä on meillä erittäin hyviä kokemuksia. Olemme juuri rakentamassa intarnetiä, jolta odotamme paljon (päällekkäisiä viestintämuotoja pois, paperia vähemmälle jne.) Kuinka saada koko organisaatio toimimaan viestin viejinä eli että tieto menisi eteenpäin yksiköissä. Saada vielä useammin järjestettyä henkilöstön kasvokkaistilaisuuksia esimiesten ja asiantuntijoiden kanssa. Muistaa vielä tehokkaammin, että työyhteisön/työntekijän on kuultava asiasta ensin. Muistettava, että työntekijä kun on koko ajan koulutetumpaa ja halua osallistua ja olla mukana. Yhtenäisen sisäisen organisaatiokulttuurin luominen. Pois ns. omavaraisajattelu eli yhdessä tehden parempaan lopputulokseen. Johdon tulisi aina suurista hankkeista muistaa informoida henkilöstöä hyvissä ajoin. Kunnan henkilöstö liikkuessaan eri puolilla Suomea ja maailmaa on mahtava voimavara kunnan markkinoinnissa. Sen vuoksi johdon tulisi entistä tehokkaammin käyttää tätä voimavaraa, motivoida, informoida ja aktivoida. Johtoportaassa sen ymmärryksen lisääminen, että oikean ja riittävän tiedon antaminen henkilöstölle kunnan nykytilanteesta ja tulevista tapahtumista (mm. kunta- ja palvelurakenneuudistuksen eri vaiheet ja vaikutukset) on ensisijaisen TÄR- KEÄÄ! Muutosviestinnän parempi organisoiminen. Viestinnän merkityksen korostaminen johdon koulutuksessa. Henkilöstölehden kehittäminen notkeammaksi välineeksi. 28 Kuntien viestintätutkimus 2005

6 Mediaviestintä 6.1 Kunnan suhde tiedotusvälineisiin Tiedotusvälineet ovat kuntapolitiikan merkittäviä mielipidevaikuttajia ja julkisen keskustelun foorumeja. Merkittävä osa kuntaa koskevista tiedoista ja arvioista välittyy joukkotiedotusvälineiden kautta. Tämän vuoksi kunnan tulisi Kunnan viestintä -oppaan mukaan palvella tiedotusvälineitä aktiivisesti, nopeasti ja luotettavasti. Kunnan on syytä pitää säännöllisesti yhteyttä alueensa tiedotusvälineisiin ja sopia parhaista menettelytavoista. Valtuuston, hallituksen ja lautakuntien esityslistat tulee toimittaa tiedotusvälineille. Lähes kolmannes kunnista kuvailee suhdettaan tiedotusvälineisiin aktiiviseksi ja reilusti yli puolet asialliseksi. Ristiriitaiseksi tai etäiseksi suhdetta kuvailee kaksi prosenttia kunnista. Verrattuna vuoden 2001 kuntien viestintätutkimukseen kuntien suhteissa tiedotusvälineisiin ei juurikaan ole tapahtunut muutoksia. Suurimpien yli 50 000 asukkaan kaupunkien suhteet tiedotusvälineisiin ovat yleensä aktiiviset. Riitaisia suhteet eivät ole missään muussa kuntakokoluokassa kuin 4000-10 000 asukkaan kunnissa, joissa joka kahdeskymmenes kyselyn vastaajista pitää suhteita ristiriitaisina. Kuvio 17. Kunnan suhteet tiedotusvälineisiin vuonna 2005 Miten kuvailisit kuntasi suhdetta tiedotusvälineisiin? Kaikki (N = 194) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % Aktiiviset 31 % Asialliset 66 % Etäiset 2 % Riitaiset 2 % Kuntien viestintätutkimus 2005 29

Taulukko 18. Miten kuvailisit kuntasi suhdetta tiedotusvälineisiin? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle 4 000 10 001 25 001 Yli Kaikki 4 000 10000 25 000 50 000 50 000 (N = (n = 67) (n = 59) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 194) Aktiiviset 25 29 36 26 70 31 Asialliset 73 64 62 74 30 66 Etäiset 1 2 3 0 0 2 Riitaiset 0 5 0 0 0 2 6.2 Esityslistojen toimittaminen tiedotusvälineille Suurin osa kunnista toimittaa valtuuston, hallituksen ja lautakuntien esityslistat liitteineen tiedotusvälineille. Vastaajista joka kymmenes ei osaa sanoa toimitetaanko lautakuntien esityslistat liitteineen tiedotusvälineille. Verrattuna vuoden 2001 kuntien viestintätutkimukseen esityslistojen toimittamisessa tiedotusvälineille ei ole tapahtunut muutoksia. Kuntakoolla ei suurta ole vaikutusta siihen, toimittaako kunta valtuuston ja hallituksen esityslistat tiedotusvälineille. Parhaiten valtuuston ja hallituksen esityslistoja toimittavat 10 001 25 000 asukkaan kunnat ja 25 001 50 000 asukkaan kunnat. Lautakuntien esityslistoissa kuntakoko on merkittävämpi tekijä, sillä vain 40 % pienimmistä alle 4 000 asukkaan kunnista toimittaa lautakuntien esityslistat tiedotusvälineille. Kuvio 18. Esityslistojen toimittaminen tiedotusvälineille vuonna 2005 Saavatko kuntasi tiedotusvälineet Kaikki (N = 195) Kyllä Ei En osaa sanoa 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Valtuuston esityslistat liitteineen 94 6 1 Hallituksen esityslistat liitteineen 91 8 1 Lautakuntien esityslistat liitteineen 69 21 10 30 Kuntien viestintätutkimus 2005