VIESTINNÄN TAVOITTEET, VASTUUT JA ORGANISOINTI

Transkriptio

1 VIESTINTÄOHJE

2 SISÄLTÖ Viestinnän tavoitteet, vastuut ja organisointi... 3 Miksi viestitään?... 4 Viestintävastuut... 5 Viestijän on tunnettava julkisuuslaki... 5 Kohde- ja sidosryhmät Kenelle ja kenen kanssa viestitään?... 6 Kuntalaisten osallistuminen ja vaikuttaminen... 7 Viestinnän yleiset periaatteet Miten viestimme?... 8 Valmistelu ja päätöksenteko... 8 Työyhteisöviestintä... 8 Poikkeusolot... 8 Markkinointiviestintä... 9 Kunnan visuaalinen ilme on yhtenäinen... 9 Viestinnän välineet...10 Viestinnän seuranta ja kehittäminen...11 Seurannan välineet...11 Kehittäminen...11 Liitteet

3 VIESTINNÄN TAVOITTEET, VASTUUT JA ORGANISOINTI Kuntatoiminta on ison murroksen keskellä ja niin ovat myös viestimisen kulttuuri ja välineet. Kunnalla on mm. kuntalaissa määritelty viestintävelvoite ja kuntalaisella oikeus tietää, miten yhteisiä asioita hoidetaan. Kuntaviestintään sovelletaan kuntalain lisäksi esim. julkisuuslakia, henkilötietolakia, hallintolakia ja kielilakia sekä eri hallinnonalojen erityislainsäädäntöä. Uudessa kuntalaissa painotetaan vuorovaikutusta. Kuntalaisen tulee voida osallistua yhteisten asioiden käsittelyyn. Uuden kuntalain mukaan kunnan ilmoitusten ja viestinnän pääkanavaksi tulee internet. Kuntalain säätelemä viestintävelvollisuus kattaa kunnan kaiken toiminnan, riippumatta siitä, miten toiminta on käytännössä organisoitu. Viestintä tavoittaa kuntalaiset varmimmin, kun käytetään useita erilaisia viestintäkanavia. Kunnanvaltuusto luo kuntastrategiassa linjat viestinnälle. Kunnanhallitus vastaa viestinnästä ja päättää kunnan yleisistä tiedotusperiaatteista sekä vastuunjaosta toimielimissä. Viestintää johtaa kunnanjohtaja. Viestintäohje määrittelee Liedon kuntaa ja kuntakonsernia koskevat yhteiset viestintäkäytännöt. Lieto haluaa viestittää kuntastrategiansa mukaisesti: Liedon kunnassa ovat Suomen tyytyväisimmät asukkaat ja yrittäjät Liedossa on elinvoimaa ja positiivista pöhinää Lieto toimii! Lieto on aktiivinen ja liikkuva Kuntaslogan tukee perusviestiä. Lieto täällä on kaikki Liite: LIETO-strategia Elinkeino-ohjelma 3

4 Miksi viestitään? Kuntakonsernin johtaminen Kriisien hallinta Uusien asukkaiden, yritysten ja työntekijöiden houkutteleminen Työyhteisön toiminta ja hyvinvointi Foorumit ja välineet kehittyvät ja muuttuvat Digiviestintä: verkkopalvelut ja sosiaalinen media Mediaviestintä Kasvokkain viestintä: neuvonta ja asiakaspalvelu, kokoukset ym. Painettu viestintä: esitteet, ilmoitukset ym. Alueen kilpailukyky ja elinvoima Päätöksenteon läpinäkyvyys Tieto kunnan palveluista Asukkaiden osallistuminen ja yhteisöllisyys Kuva: Kuntaviestinnän opas, Kuntaliitto 2016 (alkuperäinen lähde: Porvoon kaupunki). 4

5 Viestintävastuut Kunnavaltuusto päättää viestinnän linjauksista. Kunnanhallitus vastaa viestinnästä ja päättää kunnan yleisistä tiedotusperiaatteista sekä vastuunjaosta toimielimissä. Viestijän on tunnettava julkisuuslaki Vireilläolo ja vaikuttaminen hallintolaissa. Julkisuutta pitää edistää. Henkilötietolaki ulottuu verkkoviestintään. Oman alan erityislait. Tekijänoikeuslaki ja kuvaamisen rajoitukset. Kunnanjohtaja johtaa viestintää. Johdon sihteeri avustaa viestinnän hoitamisessa. Viestintävastaava on verkkosivujen ja someviestinnän päätoimittaja. Toimialajohtajat johtavat oman toimialansa viestintää. He koordinoivat ja toteuttavat viestintää käytännössä sekä suunnittelevat ja kehittävät viestintää ja viestinnän kanavia. Tiedotusryhmä koordinoi ja kehittää Liedon kunnan ulkoista ja sisäistä viestintää. Muista nämä: jokaisella kuntaorganisaation jäsenellä on oma roolinsa kunnan viestinnässä viestinnän vastuista ja roolijaosta on tärkeää sopia käytännön viestintävastuu on toimivalla johdolla ja viestintähenkilöstöllä. Henkilöstö Jokainen työntekijä viestii omassa työroolissaan. Jokainen palvelukokonaisuudesta vastaava huolehtii siitä, että tiedot ovat ajan tasalla julkisilla ja sisäisillä verkkosivuilla. Julkiseen keskusteluun osallistuminen on kaikkien oikeus. Oma rooli ja sen edellyttämä asenne ja korrekti toimintatapa työnantajaa kohtaan on syytä muistaa. Varsinaiset lausunnot organisaation toiminnasta antaa aina toiminnasta vastaava johto. Henkilöstöllä on oikeus saada tietoa työhönsä liittyvistä asioista ja myös velvollisuus hankkia sitä itse. Poikkeusolojen viestintävastuut määräytyvät kriisiviestintäohjeiden mukaisesti. Kuntakonsernin liikelaitokset sekä tytäryhtiöt vastaavat kukin omasta viestinnästään noudattaen soveltuvin osin viestintäohjetta. Liite: Kriisiviestintäohje 5

6 KOHDE- JA SIDOSRYHMÄT KENELLE JA KENEN KANSSA VIESTITÄÄN? Viestintää suunniteltaessa ja toteutettaessa otetaan huomioon erityisesti Liedon kunnan keskeisimmät kohde- ja sidosryhmät. Keskeisimmät kohderyhmät (kohderyhmä = viestinnän ensisijainen vastaanottajajoukko tai sellaiseksi tarkoitettu): nykyiset ja tulevat asukkaat henkilöstö nykyiset ja tulevat yritykset matkailijat paikalliset yhdistykset ja järjestöt. Keskeisimmät sidosryhmät (sidosryhmä = taho, joiden kanssa kunta on tekemisissä, joihin sen toiminta vaikuttaa ja jotka vaikuttavat sen toimintaan): luottamushenkilöt media asukasyhdistykset elinkeinoelämä muut kunnat muut viranomaiset keskeiset yhteistyötahot, kuten seurat, yhdistykset ja järjestöt koulut, oppilaitokset, tutkimuslaitokset etu- ja ammattijärjestöt kansainväliset sidosryhmät. 6

7 KUNTALAISTEN OSALLISTUMINEN JA VAIKUTTAMINEN Aktiivinen osallistuminen on voimavara sekä yksilölle että yhteisölle. Osallistuminen kasvattaa sosiaalista pääomaa ja lisää keskinäistä luottamusta, vastavuoroisuuden periaatetta sekä yhteisten arvojen ja verkostojen kautta muodostuvaa yhteiskunnallista luottamusta. Kuntalain keskeisiä tavoitteita ovat valmistelun avaaminen ja kaksisuuntainen vuorovaikutus. Olennaista on että tiedot käytettävissä olevista osallistumisen ja vaikuttamisen keinoista pitää olla helposti saatavilla, esim. internet-sivuilla. Viestinnän merkittävimmät arvot mainitaan kuntalain perusteluissa Aktiivinen, monikanavainen, riittävä, ymmärrettävä ja oikea-aikainen viestintä luo edellytyksiä osallistumiselle ja vaikuttamiselle. Uudessa laissa korostuu kuntalaisten oikeus osallistua päätösten valmisteluun. Olennaista on, että tiedot käytettävissä olevista osallistumisen ja vaikuttamisen keinoista pitää olla helposti saatavilla, esim. internet-sivuilla. Kuntalaki 29 Tiedottaminen Kunnan on tiedotettava asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Kunnan on laadittava tarvittaessa katsauksia kunnan palveluja, taloutta, ympäristönsuojelua ja maankäyttöä koskevista asioista. Asukkaille on myös tiedotettava, millä tavoin asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille. Milloin kunnan tehtävä on annettu yhteisön tai säätiön hoidettavaksi, kunnan on sopivin tavoin tiedotettava asukkailleen yhteisön tai säätiön toiminnasta. Kuntalaisen vaikuttamismahdollisuudet Suunnitteluun ja valmisteluun osallistuminen: kuntalaisaloite asukaskyselyt asiakaspalaute keskustelu- ja kuulemistilaisuudet lausuntojen antaminen. Toimintaan osallistuminen: asukasyhdistykset yhdistystoiminta alueelliset tapahtumat sosiaalisen median kanavat. 7

8 VIESTINNÄN YLEISET PERIAATTEET MITEN VIESTIMME? Valmistelu ja päätöksenteko Viesti jo asioiden valmisteluvaiheessa. Kuntalaisella on oikeus saada tietoa ajoissa sekä esittää kysymyksiä ja mielipiteitä. Vireillä olevat asiat ja kuulutukset julkaistaan ilmoitustaululla kunnan internet-sivuilla. Salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja huomioidaan yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä. Verkkosivuilla on nähtävänä: kunnan esityslistat ja pöytäkirjat säännöt ohjeet olennaisesti toimintaan ja talouteen liittyvät tiedot ja asiakirjat. Työyhteisöviestintä Johdon ja esimiesten tehtävänä on kertoa kunnan toiminnasta ja tulevaisuuden suunnitelmista henkilöstölle. Tiedon tulee tavoittaa tasapuolisesti henkilöstö ja oltava luotettavaa. Hyvin toimiva sisäinen viestintä: toimii pohjana ulkoisen viestinnän onnistumiselle motivoi ja lisää työtehoa luo pohjan asiakaslähtöiselle ja ystävälliselle palvelulle mahdollistaa henkilöstön vaikuttamismahdollisuudet. Sisäisen tiedottamisen kanavia ovat: säännölliset työpaikkapalaverit kuukausittainen virastopalaveri työhön perehdyttäminen intranet Sinetti sähköposti kunnan verkkosivut sosiaalinen media. Poikkeusolot Poikkeusolojen viestintä määräytyy kriisiviestintäohjeiden mukaisesti. Liite: Kriisiviestintäohje Vastuu hyvästä tiedonkulusta kuuluu jokaiselle työntekijälle. 8

9 Markkinointiviestintä Markkinointi nojautuu Liedon kunnan perusviestiin sekä elinkeino-ohjelmaan. Markkinointia tehdään osittain seudullisena yhteistyönä mm. Turun seudun kehittämiskeskuksen ja Varsinais-Suomen liiton kanssa. Matkailuneuvontaa toteutetaan yhteystyössä Turku Touringin kanssa. Keskeistä on tuntea kohderyhmä ja valita sen mukainen sisältö ja kanava. Brändi vahvistaa elinvoimaa, vetovoimaa ja pitovoimaa. Maine rakentuu arkisesta työstä ja kaikesta vuorovaikutuksesta. Brändityöllä tuetaan positiivisten mielikuvien ja muistijäljen syntymistä sekä autetaan niitä pysymään mielissä. Kunnan maineen luomiseen osallistuvat kaikki kunnan työntekijät, luottamushenkilöt, asukkaat ja muut toimijat. Viestien, ilmeen ja tekojen on oltava yhdenmukaisia. Liedon kunnan perusviesti: Liedon kunnassa ovat Suomen tyytyväisimmät asukkaat ja yrittäjät. Liedossa on elinvoimaa ja positiivista pöhinää. Lieto toimii! Lieto on aktiivinen ja liikkuva. Muista nämä! Jokaisella kunnalla on maine. Se syntyy tekojen kautta, mutta siihen voi vaikuttaa brändityöllä. Brändi tuo esiin kunnan erityisiä vahvuuksia ja auttaa erottumaan muista. Brändi koostuu teoista, viesteistä ja ilmeestä. Vahva brändi kestää myös kolhuja. Brändityö tukee kunnan elinvoimaa, vetovoimaa ja pitovoimaa. Brändillä on vahva sisäinen merkitys. Tiedosta markkinoinnin kohderyhmä. Liite: Liedon kunnan graafiset ohjeet. 9

10 Kunnan visuaalinen ilme on yhtenäinen Graafisessa ohjeistossa on määritelty kunnan logon, sekä typografian ja väri-maailman käytön periaatteet. Ohjeistoa noudattamalla kunnalle luodaan yhtenäinen ilme kaikkeen kunnan viestintään: verkkosivuille, esitteisiin, käyntikortteihin, tiedotteisiin, julisteisiin, lehti-ilmoituksiin ja muuhun painettuun materiaaliin. Viestinnän välineet Foorumit ja välineet muuttuvat. Lieto pysyy ajan tasalla. Verkkopalvelut ja sosiaalinen media Fecebook, Twitter, Johdon blogi, Instagram, Snpchat intranet, extranet, internet sähköposti, pikaviestimet videot. Mediaviestintä sähköposti Internet Facebook, Twitter Toimiva viestintä koostuu monenlaisista ja eri kokoisista palasista. Liitteet: Someviestinnän ohje Ohje sosiaalisen median käytöstä Kasvokkain viestintä neuvonta ja asiakaspalvelu kokoukset työpaikkapalaverit messut ym. Painettu viestintä lehti-ilmoitukset esitteet Lieto tiedottaa -julkaisu. 10

11 VIESTINNÄN SEURANTA JA KEHITTÄMINEN Seurannan välineet itsearviointiin Kuntaliiton KISA (itsearviointiväline viestinnän nykytilan ja kehittämisalueiden kartoittamisen) verkkosivujen kävijäseuranta verkkosivujen asiakaskyselyt sosiaalisen median kävijäseuranta mediaseuranta työtyytyväisyyskyselyt, kehityskeskustelut yleisötilaisuudet, kuntalaiskyselyt palvelujen käyttäjäpalautteet ja asiointikokemukset. Kehittäminen Tiedotusryhmä koordinoi ja kehittää Liedon kunnan ulkoista ja sisäistä viestintää. 11

12 LIITTEET Tämän oppaan linkit ohjaavat Liedon kunnan intranetsivuille, johon on pääsy vain kirjautumistunnuksen haltijoilla. LIETO-strategia Elinkeino-ohjelma Kriisiviestintäohje Graafinen ohje Someviestinnän ohje Ohje sosiaalisen median käytöstä Ohje asiakaspalautteen käsittelystä Kuntaliiton viestintäohje