1 TARJOUSPYYNTÖ (Luonnos) 21.9.2010 Haukiputaan kunta/perusturvalautakunta pyytää tarjouksia sosiaalipäivystyksestä Oulun seudulla. Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta ajalle 1.1.2011 31.12.2012. Sopimukseen voidaan liittää yksi vuoden mittainen optio. 1. Yleistä hankinnasta Tarjouskilpailussa ovat mukana Hailuodon (1.019 as), Haukiputaan (18.654 as), Kempeleen (15.652), Kiimingin (12.966 as), Limingan (8.861 as), Lumijoen (1.994 as), Muhoksen (8.856 as), Oulunsalon (9.596 as), Tyrnävän (6.320 as) ja Yli-Iin (2179 as) kunnat. Asukasmäärä yhteensä on 86.047 asukasta. Yhteishankintaan osallistumisesta ja sitoumus hankkia sosiaalipäivystyspalvelutpalvelut kilpailutuksen voittaneelta palveluntuottajalta, on saatu kustakin yllä mainitusta kunnasta toimivaltaisen viranomaisen päätös. Haukiputaan kunnan perusturvalautakunta tekee yhden kaikkia tarjouspyyntöön osallistuneita kuntia sitovan hankintapäätöksen. Kukin kilpailutuksessa oleva kunta tekee oman, itsenäisen hankintasopimuksen tämän tarjouspyynnön mukaisesti. Sopimuksessa määritellään tämän tarjouspyynnön mukaisesti sopimusosapuolten vastuut, tehtävät, toimenpiteet, hinnat, kaupalliset ja irtisanomisehdot sekä mahdolliset sopimusrikkomussanktiot. Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Hankintailmoitus on julkaistu ilmoituskanava Hilmassa ja Haukiputaan kunnan www-sivuilla..2010 sekä sanomalehti Kalevassa..2010. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävän hankintalain (L348/2007) liitteen B mukainen palvelun hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (L348/2007 ja vastaavaa asetusta (VNa/614/2007). Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa (3) vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi. Tässä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnön mukaisesti. 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä.
2 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu. Tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle, tarjoukselle ja palvelun laadulla asetetut vaatimukset, vertaillaan esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti. 2. Hankittavan palvelun kuvaus ja laajuus Lastensuojelulain (13.4.2007/417) 11 :n mukaan lapsi- ja perhekohtaista lastensuojelua on järjestettävä tarvittavassa laajuudessa niinä vuorokauden aikoina, joina sitä tarvitaan. Tällä hankinnalla hankintaan osallistuvat kunnat järjestävät sosiaalipäivystyksen virka-ajan jälkeen iltaisin ja viikonloppuisin. Hankittava palvelu käsittää sosiaalipäivystäjän varallaolopalvelut arkisin maanantaista perjantaihin klo 16.00 08.00 ja viikonloppuisin perjantaista klo 16.00 maanantaihin klo 8.00 mukaan sekä arkipyhinä. Hankittavaan palveluun sisältyy seuraavat tehtävät: 1) sosiaalipäivystäjä vastaa välittömästi Häkestä tai poliisilta tulevaan puheluun 2) tekee tilannearvion ja määrittelee kiireellisyyden 3) konsultoi tarvittaessa 2. päivystäjänä toimivaa kunnan sosiaalityöntekijää 4) toimii sosiaalityöntekijän työparina kotikäynneillä 5) laatii sosiaalipäivystyksen asiakaskohtaisen tapahtumaraportin eli dokumentoinnin 6) tekee lastensuojeluilmoitukset kuntien lastensuojeluviranomaisille 7) tilastoi sosiaalipäivystykselle ohjautuneet tehtävät ja toimenpiteet kuntakohtaisesti (Liitteenä 2 tilastointilomake, josta selviää vaadittava tietosisältö) Seudullinen sosiaalipäivystys kattaa virka-ajan ulkopuolisen ajan. Sosiaalipäivystys toteutetaan varallaolona ja tarvittaessa aktiivityönä siten, että 1. päivystäjä toimii ostopalveluna (nyt hankittava palvelu) ja 2.päivystäjä on kunnan kelpoisuusehdot täyttävä hankintaan osallistuvan kunnan sosiaalityöntekijä. Yhteydenotot sosiaalipäivystykseen tulevat 1. päivystäjälle jolle puhelut ohjautuvat pääsääntöisesti hätäkeskuksen kautta. 1. päivystäjä ottaa puhelun vastaan ja arvioi tilanteen ja sen kiireellisyyden. Mikäli 1. päivystäjä arvioi että tilanteen hoitaminen vaatii aktiivityötä, hän konsultoi tarvittaessa 2. päivystäjää (kulloinkin vuorossa oleva kuntien sosiaalityöntekijä), joka tekee päätöksen mitä toimenpiteitä toteutetaan. Mikäli tarvitaan kiireellisiä toimenpiteitä kuten esimerkiksi lapsen kiireellistä sijoitusta, 1. päivystäjä toimii 2. päivystäjän työparina koti tms. käynnillä. Tarvittavan viranhaltijapäätöksen tekee 2. päivystäjä. 1. päivystäjä dokumentoi ja tilastoi sosiaalipäivystykselle ohjautuneet tehtävät kuntakohtaisesti. Lisäksi 1. päivystäjä tekee lastensuojeluilmoitukset kuntien sosiaaliviranomaisille.
3 Kunkin kunnan sosiaalipäivystykseen osallistuvalla työntekijällä on toimivalta lastensuojelulain (417/2007) 38 :n mukaisen päätöksen tekemiseen. Työntekijä toimii virkavastuulla sen kunnan alaisuudessa, jonka alueella lastensuojelutoimenpide tehdään. Sosiaalipäivystyksessä hoidetaan pääasiassa seuraavanlaisia tehtäviä: - lapsi jää ilman asianmukaista huoltajaa/hoitajaa - perheväkivalta tilanteet/lähisuhdeväkivalta - alaikäiset päihtyneet - lapsi/lapsia päihtyneen aikuisen hoidossa/seurassa - - alaikäiset rikoksentekijät / akuutti alaikäisen kuulustelu - erilaiset kriisi-/ traumaattiset tilanteet. Yhteydenottoja on tullut 1.1.2009 31.12.2009 yhteensä 620 kpl eli keskimäärin 52 yhteydenottoa/kk. Ajalla 1.1.2010 31.3.2010 yhteydenottoja oli 69 eli keskimäärin 23 kpl/kk. Yhteydenotoista 1. päivystäjälle noin 70 % hoitui neuvonnalla ja ohjauksella. Yhteydenotoista noin 30 % johti aktiivityöhön. Vuonna 2009 aktiivityöajan määrä on ollut 580 h. Tarjoajan päivystyspaikan tulee sijaita Oulussa tai kilpailuun osallistuvien kuntien alueella. Soittoihin/hälytyksiin reagoidaan ja tarvittaessa tehtävää aletaan hoitamaan välittömästi. Tarjoajalla tulee olla tehtävän suorittamista varten auto, jossa on lasten turvaistuin. Kuntien ilmoittama ns. 2. päivystäjä saapuu sovittuun paikkaan, josta matka jatkuu tarjoajan autolla. Kunnat huolehtivat omalta osaltaan sosiaalipäivystyksen toteuttajalle tiedot kulloinkin päivystykseen osallistuvista ja muut päivystyksen kannalta olennaiset ohjeistukset. Kuntien puolesta yhteisenä koordinaattorina toimii kuntien nimeämä yhteyshenkilö. 3. Sosiaalipäivystäjän kelpoisuus Sosiaalipäivystäjän tulee olla vähintään sosionomi (AMK) ja hänellä tulee olla kokemusta lastensuojelutyöstä. Tarjoajan (yrityksen) palveluista vastaavalla henkilöllä tulee olla sosiaalityöntekijän kelpoisuus. 4. Tarjoushinta ja sen ilmoittaminen Sosiaalipäivystyksen hinta ilmoitetaan erikseen varallaolon osalta /h ja erikseen aktiivityön osalta iltatyö arkisin (kello 18 21) /h, yötyön osalta arkisin (kello 21 06) /h, la (kello 6 20) /h, la yö ja sunnuntai (kello la 20 su 24) sekä arkipyhät /h. Hintaan sisältyy myös matka-aika. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina.
4 Hintaan tulee sisältyä hankittava palvelu -kohdassa kuvatut tehtävät tarvittavien välineineen (esim. atk-, puhelin-, turvallisuus- yms. kulut) ja mahdollisine toimitiloineen. Kunnat korvaavat matkakustannukset toteutuneiden kilometrien mukaisesti päivystäjän toimipaikasta voimassaolevan kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen (KVTES) korvaustasolla. 5. Valintaperusteet Hyväksyttävistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavasti laskettavan kokonaispistemäärän perusteella: Hinnan osuus on 80 % (maksimi 80 pistettä). Hintaa vertaillaan siten, että kunkin palveluntuottajan tarjouksen hintaliitteessä kolmelle eri tuotteelle ilmoittama hinta lasketaan yhteen ja näin saatua kokonaishintaa verrataan palveluntuottajien kesken. Optiovuoden hintaa ei oteta vertailussa huomioon. Halvin tarjous saa 80 pistettä, ja muiden tarjousten hintapisteet lasketaan Laatupisteet Halvin tarjous x 80 Vertailtava tarjous Vastuuhenkilön ja henkilöstön kokemus sosiaalipäivystystyöstä (Max 10 pist.) - 0 3vuotta 1-3 5 vuotta 5 - yli 5 vuotta 10 Laadunhallintajärjestelmä Max 10 Ei laatujärjestelmää 0 Sisäinen/oma laadunhallintajärjestelmä Ulkoinen/ulkopuolisen suorittama auditiointi/ 5 sertifikoitu/yleisesti käytössä oleva laatujärjestelmä 10 6. Liike- ja ammattisalaisuudet Tarjousasiakirjat siltä osin, kuin ne eivät lain mukaan ole salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Hinta ei ole liikesalaisuus. 7. Osa ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osa- ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.
5 8. Alihankinta Palvelun tuottaja voi käyttää alihankkijoita. Palvelun tuottaja vastaa alihankkijan työstä kuten omastaan. Mahdollinen alihankkijoiden käyttäminen tulee kuvata tarjouksessa nimi- ja yhteystietoineen ja heiltä edellytetään samat liitteet kuin varsinaiselta tarjoajalta. Tarjoaja sitoutuu pyydettäessä antamaan Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) lain mukaiset selvitykset viivytyksettä viimeistään ennen hankintapäätöksen tekemistä. 9. Viranomaisluvat Tarjoajalla tulee olla voimassa oleva lupa yksityisten sosiaalipalvelujen valvonnasta annetun lain (603/1996) mukaisen ilmoituksen tekemisestä tai luvasta ympärivuorokautiseen hoitoon. 10. Rekisterit, salassapito, tietosuoja ja tietojen säilyttäminen Kukin kunta on omien asiakkaidensa osalta henkilötietolain (523/1999) tarkoittama rekisterinpitäjä. Salassapidonosalta noudatetaan sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetussa laissa (812/2000) säädettyä salassapito- ja vaitiolovelvollisuutta. Tarjoajan päivystäjä toimittaa tekemänsä päivystystehtävää koskevat kirjaukset/asiapaperit sille kunnalle, jonka asiakkaasta on ollut kyse, viimeistään ensimmäisenä päivystysvuoron jälkeisenä arkipäivänä. Kunnat vastaavat omien asiakkaidensa osalta päivystystoiminnassa syntyneiden asiakirjojen säilyttämisestä. 11. Tarjouksen liitteet ja selvitykset Taloudellisen aseman ja toimintavarmuuden toteamiseksi tarjoukseen tulee liittää seuraavat dokumentit: yrityksen kaupparekisteriote tilinpäätöstiedot viimeksi päättyneeltä täydeltä tilikaudelta veroviraston todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista (verovelkatodistus) todistus maksetuista eläkemaksuista (työeläkekassa tai eläkevakuutusyhtiö) Laatupisteiden arvioimiseksi tarjoukseen tulee liittää tiedot vastuuhenkilön ja muun henkilöstön työkokemuksesta ja kuvaus laadunhallinnasta laatupisteytyksen suorittamiseksi.
6 12. Maksuehdot 13. Vakuutukset Tilaaja maksaa palvelusta jälkikäteen laskua vastaan. Lasku maksetaan 21 pv netto. Laskutus- yms. lisiä ei hyväksytä, vaan ne on sisällytettävä tarjoushintoihin. Palvelun tuottajalla tulee olla vastuuvakuutus (henkilöt, omaisuus ym.) sekä lakisääteiset tapaturma- ja vahinkovakuutukset. Vastuuvakuutuksen tulee kattaa tilaajalle, kolmannelle osapuolelle ja tämän omaisuudelle aiheutuneet vahingot. Todistus vakuutuksista tulee esittää ennen hankintasopimuksen/palvelun aloittamista. Kuljetusvälineessä tulee olla pakollisten vakuutusten lisäksi ns. kaskovakuutus. 14. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään neljä (4) kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. 15. Tarjousasiakirjojen julkisuus 16. Muut ehdot Tarjousasiakirjat siltä osin, kuin ne eivät lain mukaan ole salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Hintatiedot ovat kuitenkin julkisia. Muilta osin sovelletaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2009) Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava: 1. Tilaus/Sopimusasiakirjat 2. Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen 3. JYSE 2009 4. Tarjousasiakirjat liitteineen 17. Lisätietojen antaminen ja tarjousten jättäminen Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana esittää kysymyksiä/pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämää kysymykset osoitteeseen tapio.kangas@haukipudas.fi. Kysymykset on lähetettävä..2010 mennessä. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan Haukiputaan kunnan nettisuilla www.haukipudas.fi/yrityspalvelut/tarjouspyynnöt..2010.
7 Tarjousasiakirjat ovat saatavissa Haukiputaan kunnan kotisivuilta www.haukipudas.fi >yrityspalvelut >kunnan hankinnat tai tilattuna puhelimitse (08) 887 4556 tai sähköpostitse marja.siipola@haukipudas.fi. Sitova tarjous tulee jättää kirjallisesti..2010 klo 15.00 mennessä osoitteella: Haukiputaan kunta, kirjaamo Kirkkotie 3 PL 14, 90831 Haukipudas Kuoreen laitetaan merkintä Sosiaalipäivystys. Liitteenä 2 oleva hintalomake lähetetään tarjouksen kanssa samassa kirjekuoressa suljettuna erilliseen hintalomakekuoreen, johon laitetaan merkintä hintalomake. HAUKIPUTAAN KUNTA Perusturvalautakunta Liitteet: Liite1: Liite 2 Hintalomake Tilastointilomake