Wikittelyä ja viestintää Intranet tietojohtamisen välineenä Case Eläketurvakeskus Tietopäivät 3.6.2009 Sannamari Ollikkala verkkopalvelusuunnittelija, Eläketurvakeskus
Eläketurvakeskus Eläketurvakeskus on työeläketurvan kehittämisen ja toimeenpanon lakisääteinen yhteistyöelin, asiantuntija ja yhteisten palvelujen tuottaja. ETK:ssa on n. 400 työntekijää. Henkilöstölle on tyypillistä korkea koulutustaso - yli puolella on korkeakoulu- tai ammattikorkeakoulututkinto.
Sisällysluettelo Eläketurvakeskuksen intranet Netko Intranet t tietojohtamisen t i välineenä ä Intra tiedonvälittäjänä Intra foorumina ETK-wikin merkitys nyt ja tulevaisuudessa
Eläketurvakeskuksen intranet Netko Avattiin toukokuussa 2001. Toinen versio lanseerattiin touko-kesäkuun kesäkuun vaihteessa 2003. Täysin uudenlainen, portaalialustalle rakennettava intranet otetaan käyttöön keväällä 2010. Intramme on siis ollut lähes samannäköinen ja samalla tutulla t tavalla toimiva jo kuusi vuotta.
Johto läheiseksi Haasteena on lähentää johtoa ja henkilöstöä niin, ettei se vaikuta teennäiseltä. Intran keinoja: viikon kolumni ja keskustelu sen aiheista me-kieli ja etunimien käyttö johtajien inhimillistäminen Eeteekooteevee.
Intranet tiedonvälittäjänä Johtajat ymmärtävät intran merkityksen ja ovat sitoutuneet siinä tiedottamiseen. Kaikki johtoryhmän ja yritysjohdon pöytäkirjat liitteineen julkaistaan intranetissa. Sen lisäksi kaikista tärkeistä päätöksistä, linjauksista ja suunnitelmista tiedotetaan.
Strategiaviestintä Netkossa Pysyvät sivut strategialle ja siihen liittyville asioille kuten vuosisuunnittelulle ja seurannalle. Lisäksi i strategiasta, t t tulostavoitteista t i t ja niiden toteutumisesta, työn organisoinnista, palkitsemisesta i t jne. kirjoitetaan it t uutisia. i Strategiaa on avattu erilaisin juttusarjoin, jotka ovat pysyvänä tietopankkina Netkossa.
Strategiaviestinnän juttusarjat Tiedä ja tunne strategia selitti ensin vaikeat termit (tuloskortti, toiminta-ajatus, visio jne.) ja kertoi sen jälkeen strategiamme 11 keskeistä tavoitetta esimerkkitapauksin. Viikon kasvo juttusarjassa pyydettiin töihin tulossa olevia etk:laisia kertomaan ajatuksiaan ETK:n arvoista. Strategian neljä näkökulmaa sarjassa neljänä peräkkäisenä kuukautena otettiin teemaksi yksi tuloskorttien neljästä otsikosta (vaikuttavuus ja palvelukyky, resurssit ja talous, rakenne ja prosessit ja osaaminen, uudistuminen i ja työkyky). k Jutuissa kerrottiin talon töistä, niiden tekijöistä ja heidän asiakkaistaan.
Uuden strategian valmistelu Nykyinen strategia on voimassa vuoteen 2011. Netkon avulla henkilöstö saadaan entistä paremmin mukaan strategiatyöhön.
Intranet foorumina Viikon kolumnia on julkaistu vuodesta 2004. Mielipidepalsta on avoin kaikille kirjoituksille, mutta lähinnä siellä kommentoidaan viikon kolumneja.
Lisää yhteisöllisyyttä Asiantuntijaorganisaatiossa intralla on edellytykset olla toimiva kohtauspaikka ja tiedonvälittämisen tila. Johdon pitää olla keskustelussa läsnä. Netkoa uudistetaan keskustelevampaan suuntaan. Tavoitteena on Netkon muokkautuminen yhteiseksi tilaksi, jossa keskustelu olisi luontevaa.
Keskustelevuuteen Miksi? Tuloskortti 2008: On kehitetty henkilöstön osallistumistapoja, keinoja ja tilaisuuksia vaikuttaa organisaation kehittämiseen ja olla vuorovaikutuksessa johdon kanssa. Henkilöstön odotukset ja tottumukset: moni tottunut keskustelupalstoihin, blogeihin jne. Keskustelun määrä on lisääntynyt viime kuukausina selvästi.
Uusi keskustelevampi Netko Blogi korvaa mielipidepalstan. Blogiin on totutettu Netko uudistuu blogin avulla. Syksyllä y koulutusta ja mentorointia. Aloitteet voi lähettää aloitelaatikon kautta. Vaihtuva kysymys antaa johdolle tietoa ja toimii ilmapiirimittarina. Viikon kolumneja ja intran uutisia voi kommentoida. Keskusteluketjut jäävät näkyviin tekstin yhteyteen. Osastoilla ja työryhmillä y voi olla omia keskustelufoorumejaan.
Kaikkien ääni kuuluviin Jokainen työntekijä työtehtävistä riippumatta tarvitsee huomiota sekä oman motivaationsa ja työhyvinvointinsa että koko työpaikan ilmapiirin vuoksi.
Keinoja itseohjautuvuuteen Työhönsä sitoutuneet asiantuntijat osaavat ohjautua itse ilman jatkuvaa johtamista. Tieto on asiantuntijaorganisaation tärkeintä pääomaa. Miten se saadaan jakoon? kokemustieto blogin kautta ideoiden jalostaminen ja yhteistyö wikissä työryhmien tehokas tiedonvaihto iht omilla keskustelualueilla ja wikissä.
Toiveena wikin tehokäyttö ETK-wiki on ollut lähinnä tietohallinnon melko vähäisessä käytössä. Viestintäosastolla wikiä on hyödynnetty mm. tiimikokousten esityslistojen ja muistioiden tekemiseen, projektidokumenttien työstämiseen ja uutta intraa palvelevan verkkokirjoittamisen oppaan kirjoittamiseen.
Lupaavia merkkejä Netkoplussan hyödyntäminen on lisääntynyt viime vuosina selvästi. Talossa on selkeästi tahtoa päästä eroon sähköpostityöskentelystä.
Uusiin välineisiin liittyviä haasteita Asenteellisuutta: uudet välineet nähdään aikasyöppöinä. Uusiin tapoihin tottuminen vaatii ajan lisäksi motivaatiota. Projektityöohjeet j ajan tasalle. Bloggaus saatetaan nähdä ajanvietteenä. Mitä töitä voi jättää pois?
Kysymyksiä ja kommentteja? Kiitos!