Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri -jaoston (JHKA) viestintäsuunnitelma vuodelle 2014

Transkriptio

1 Viestintäsuunnitelma JulkICT Jari Kallela Julkinen Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri -jaoston (JHKA) viestintäsuunnitelma vuodelle 2014 Taustaa Viestinnän tavoitteet Viestinnän vastuut Viestintäsuunnitelman tavoitteena on selkiyttää JHKA-jaoston viestintää vuositasolla. Viestintäsuunnitelmassa kuvataan sisäisen ja ulkoisen viestinnän periaatteet ja kohderyhmät sekä keskeisimmät toimenpiteet. Viestintäsuunnitelma sisältää viestinnän tavoitteet, keinot, aikataulut ja toteuttajat vuodelle Viestintäsuunnitelman noudattamisella varmistetaan, että tarvittavat toimenpiteet tehdään oikeaan aikaan ja viestintä kohdistetaan oikeille sidosryhmille. Tärkeätä on myös, että viestinnässä on selkeästi määritelty tekijät ja vastuut sekä seuranta. JHKA-jaoston viestintäsuunnitelma sisältää - viestinnän tavoitteet - viestinnän vastuut - kohderyhmät - viestinnän t ja niiden käyttö - viestinnän toimenpiteet ja seuranta. JHKA- jaoston tavoitteena on jalkauttaa arkkitehtuurityö osaksi julkisen hallinnon normaalia toimintaa ja toiminnan kehittämistä sekä saattaa julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri kiinteäksi osaksi julkisen hallinnon johtamista. Tämän tavoitteen toteuttaminen edellyttää laajaa, suunnitelmallista ja onnistunutta viestintää. Viestinnän tavoitteena on tehdä kokonaisarkkitehtuurityön tuloksia tunnetuksi ja vaikuttaa tätä kautta julkisen hallinnon kehittäjiin. JHKA-viestinnästä vastaa jaoston sihteeristö yhteistyössä jaoston jäsenten ja kohdealueiden vastaavien kanssa. JHKA-jaoston kaikki viestintä on julkista eikä siinä erotella sisäistä ja ulkoista viestintää. Valtiovarainministeriö Puh (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi PL 28, Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus Valtiovarainministeriö Puh tai (vai-

2 2 (5) Kohderyhmät JHKA-jaoston viestinnän kohderyhmiä ovat: Kohderyhmä Viestinnän tarkoitus JUHTA Arkkitehtuurilinjausten päätösten perustelut JHS-jaosto Viitearkkitehtuurien ja suositusten tiedoksi saattaminen PERTIVA-jaosto Tietoarkkitehtuurin sisältö ja toimenpiteet Kohdealueiden arkkitehdit Linjausten läpimeno, tavoitetilan esittäminen ja suunnan näyttäminen Arkkitehdit Vaikuttavuus, koulutus, arkkitehtuurien sisällön yhtenäisyys julkisessa hallinnossa, yliopistoissa ja yrityksissä Päättäjät Arkkitehtuurin tavoitteet ja edellytykset Organisaatioiden kehittäjät, Arkkitehtuurin mahdollisuudet muu hallinto Hankkeet Vaatimukset ja suositukset IT-asiantuntijat Tavoitetila, suositukset EU-sidosryhmät Perustietojen saaminen ja kehityksen seuranta Suuri yleisö ja media Kansalaiset ja eduskunta ovat kiinnostuneita tietohallintolain täytäntöönpanosta Viestinnän t Vm.fi, Yhteentoimivuus.fi & JulkICT wiki-portaalit. VM:n verkkosivut ja portaalit ovat dokumenttien ja tiedottamisen perus. Linjaukset ja suositukset ovat lähtökohtaisesti julkisia, samoin kokousmateriaalit ja määrittelyt. Julkaistava materiaali hyväksytään pääsääntöisesti JHKA-jaostossa. Sisällön suhteen julkaisuperiaatteena on että yhteentoimivuus.fi on asiantuntijafoorumi ja teknisen dokumentaation jakopaikka kun taas JulkICT wiki osana JUHTAn sivuja on median ja suuren yleisön ja se pitää sisällään mm. arkkitehtuurihallinnon tietoja. Vm.fi sivuille nostetaan ajankohtaisia asioita ja uutisia. Tiedotteet, VM:n sivuilla julkaistava ICT-uutiskirje. Jokaiseen ICT-uutiskirjeeseen tehdään vähintään yksi kokonaisarkkitehtuuriin liittyvä uutinen. Merkittävistä valmistuneista viitearkkitehtuureista laaditaan myös erillinen VM:n tiedote. Uutiskirjeet ja tiedotteet valmistellaan yhteistyössä VM:n viestinnän kanssa. Tiedotteet suunnataan medialle ja suurelle yleisölle ja niiden tavoitteena on herättää laajempaa kiinnostusta aiheeseen sekä lisätä yleistä tuntemusta. Tiedotteet suunnittelee ja hyväksyy JHKA-jaoston sihteeristö yhdessa VM:n viestinnän kanssa. Tiedotteet käännetään ruotsiksi ja tarvittaessa englanniksi. Kokoukset ja esitykset. JHKA-jaoston kokoukset ja muut arkkitehtuuritapaamiset edistävät tiedonkulkua toimijoiden välillä ja sisältävät myös viestinnällisen näkökulman. Kokousedustajat välittävät tietoa omissa organisaatioissaan. Haetaan aktiivisesti tilaisuuksia esitellä kokonaisarkkitehtuuria mahdollisimman vaikutusvaltaisille kuulijoille. Pidetyt seminaari- ym. esitykset julkaistaan portaaleissa. Kaikki palaveria ja kokousta koskeva materiaali tulee olla osallistujien käytettävissä riittävän ajoissa, jotta siihen ehditään tutustua. Työpajoja, ideointiriihiä ja vastaavia kannattaa käyttää silloin, kun valmistellaan asiakokonaisuuksia ja halutaan sitouttaa mukanaolijat valmistelun tuotoksiin. Työpajojen

3 3 (5) valmistelu tulee aloittaa riittävän ajoissa ja ennen työpajaa on tarkkaan mietittävä, mitä tavoitteita sille asetetaan. Asiantuntijat vastaavat omista esityksistään. Tapaamiset. Henkilökohtaisia tapaamisia kannattaa käyttää erityisesti silloin, kun avainhenkilöihin halutaan vaikuttaa. Erityisesti kommunikointi sponsoreiden ja muutosvaikuttajien kanssa tulisi tehdä tapaamalla heidät henkilökohtaisesti. Tapaamisten tukena käytetään kirjallista materiaalia tarpeen mukaan. Silloin kun on tärkeää saada avainhenkilöiden tuki jollekin tärkeälle asialle, avainhenkilöt tulisi tavata erikseen. Mikäli esimerkiksi hankkeen ohjausryhmässä ollaan tekemässä merkittävää linjausta, on ohjausryhmän jäsenille hyvä esitellä aiottu ehdotus etukäteen henkilökohtaisesti. Henkilökohtaisella tapaamisella saadaan sellaista arvokasta palautetta, jota muuten ei saada. Asiantuntijat vastaavat omista tapaamisistaan. Keskustelupalstat. Portaaleissa on myös keskustelupalstoja ja muita sosiaalisen median piirteitä, mutta koska nämä eivät näytä olevan kovin yleisesti tunnettuja, niiden mahdollisuudet ovat rajalliset. Laajempaa näkyvyyttä saadaan esim. LinkedIn-sivuston JulkICT strategia-ryhmässä, jossa on myös käyty arkkitehtuuriin liittyvää keskustelua. Otakantaa.fi alustaa voidaan myös käyttää. Keskustelujen seuraamisesta ja vastausten laadinnasta vastaa JHKA-jaoston sihteeristö. Viestintäkanavien pääkohderyhmät JUHTA JHS-jaosto Keskustelupalstat PERTIVAjaosto Kohdealueet Arkkitehdit Päättäjät Portaalit materiaaalin jako materiaaalin jako linjaukset ja menetelmä palaute ja idea kehitys Tiedotteet Kokoukset / Esitykset tiedonvaihto Tapaamiset tukevat viestiä Vaikuttaminen Organisaation kehittäjät Hankkeet ohjeet ja suositukset arviointi IT asiantuntijat ohjeet ja suositukset tarpeet ja kehitys EU ISA seminaarit Media ja kansalaiset Viestinnän toimeenpiteet ja seuranta Viestinnän toimenpiteitä suunnitellaan ja toteutumista seurataan säännöllisesti JHKAjaoksen kokouksissa.

4 Medianäkyvyyttä seurataan VM:n Webnewsmonitor-uutisseurannan avulla. 4 (5)

5 5 (5) Mitä (toimenpide) JHKA mukana VM:n osastolla ValtioExpossa Syysseminaari laajennettu JHKAjaosto JulkICTuutiskirjeet fi etusivun uutiset VM mukana Kuntamarkkinoilla (osasto) Miksi (tavoite) Kenelle (kohderyhmä) laajennettu JHKA- Kevätseminaari Palveluarkkitehtuuri osana KA:ta Milloin (aikataulu) toukokuun loppuun mennessä jaosto Markkinointi Valtionhallinnon johto ja asiantuntijat Aiheena tietoarkkitehtuuri Säännöllinen tiedottaminen toiminnasta (Kuka tahansa voi tilata uutiskirjeen VM:n nettisivuilta ajankohtaistatietoa osio etuvisulla Noin kerran kuukaudessa, tarpeen mukaan tarvittaessa markkinointi kunta-alan vaikuttajat ja henkilöstö Kuka (vastuutaho) Yhteistyössä kansallisen palveluarkkitehtuurihankkeen kanssa JHKA-jaoston sihteeristö koordinoi osallistumista tapahtumaan ja vastaa osastosta Uutiset toimitetaan VM viestintään, joka. vastaa uutiskirjeen kokoamisesta ja julkaisemisesta Kohdealueet toimittavat tiedot omista aiheistaan materiaalit än JHKA yhdessä kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurin kanssa