Uusi hankintalaki ja tarjouskilpailun toteuttaminen

Uusi hankintalaki ja tarjouskilpailun toteuttaminen Keski-Suomen TE-keskus ja Keski-Suomen liitto 13.6.2007 Vesa Haapamäki Materiaalitoimen johtaja Keski-Suomen sairaanhoitopiiri Esityksen teemat (1) Hankintojen kokonaisuuden suunnittelu Hankintakokonaisuuden analysointi Hankintojen luokittelu Hankintalain uudistuksen tavoitteet ja sisältö Lakiuudistuksen keskeinen sisältö ja muutokset Erilaiset hankintamenettelyt Avoin ja rajoitettu menettely Puitejärjestelyt Kilpailullinen neuvottelumenettely Neuvottelumenettely Tarjouspyynnön laatiminen Kilpailutuksen valmistelu Hankinnan kohteen määrittely Vaatimukset ja vertailuperusteet Vesa Haapamäki 2 1

Esityksen teemat (2) Hankinnasta ilmoittaminen ja kilpailun aikaansaaminen Hankinnasta ilmoittaminen Tavara- ja palveluhankintojen erityispiirteitä Tarjousten vertailu Tarjousten kelpoisuuden varmistaminen Vertailuperusteiden kuvaaminen ja soveltaminen Pisteyttäminen ja pisteytyksen perusteleminen Hankintapäätös ja sopimus Hankintapäätösasiakirjat Sopimuksen syntyminen Pakollinen odotusaika Tilaus ja sopimus Tarjouskilpailun keskeyttäminen Oikeusturvakeinot Vesa Haapamäki 3 Hankintojen kokonaisuuden suunnittelu Vesa Haapamäki 4 2

Ostajaprofiili Useissa hankintayksiköissä hankinnat muodostavat merkittävimmän menoerän suhteessa toimintamenoihin Case Keski-Suomen Sairaanhoitopiiri Toimintamenot yhteensä 202,5 Me Asiakaspalveluiden ostot 18,4 Me Muiden palveluiden ostot 14,8 Me Aineet, tarvikkeet ja tavarat 36,9 Me Muut menot 1,1 Me Lisäksi Investoinnit 15,0 Me Hankintojen ohjauskulut???? Hankintojen taloudellinen vaikuttavuus ~90 Me/vuosi Vesa Haapamäki 5 Hankintatoimen organisointi ja ohjaus (1) Hankintojen tyypillinen organisointi Hankintojen hoitamiseen kohdistetut panokset vs mahdollisuudet vaikuttaa tehokkuuteen ja organisaation taloudelliseen menestymiseen? Organisoitumista leimaa usein ajattelu, jossa hankintatoimen tulee keskittyä palvelurooliin Ostajat keskittyvät mahdollisimman edullisien ostoehtojen aikaansaamiseen Ostosta aiheutuu vain kustannuksia Reagoivaa ostotoimintaa Osto toimii postikonttorina, tilausten tekeminen, tarjouspyyntöjen muotoilu, tarjousyhteenvetojen tekeminen Oston perinteinen rooli Vesa Haapamäki 6 3

Hankintatoimen organisointi ja ohjaus (2) Tyypillinen organisointi Pääosa hankinnoista hoidetaan hajautetusti Vain materiaalihankinnat on tyypillisesti keskitetty (usein C- luokan hankintoja) Suuri osa hankinnoista hoidetaan oman toimen ohella, ei päätoimisella hankintahenkilöstöllä Julkisissa hankinnoissa suurin energia kuluu kilpailuttamisesta selviytymiseen Kilpailuttaminen koetaan usein vain velvollisuudeksi Kilpailuttamisvelvoitteen välttäminen? Hankinnan muu suunnittelu vaarassa jäädä taka-alalle Todellinen työ toimittajan kanssa alkaa vasta lainvoimaisen hankintapäätöksen jälkeen Vesa Haapamäki 7 Hankintakokonaisuuden hallinta ja tehostaminen (1) Hankintatoimen kyettävä kehittämään koko organisaation tehokkuutta Haasteita, johon hankintojen tulee pystyä vastaamaan Informaatio ostaa ulkoa vai tuottaa itse päätöksiä varten Palveluiden hankinnassa kustannusrakenteeseen vaikuttaminen ja sen tunnistaminen Oikeiden hankintakokonaisuuksien määritteleminen Kokonaiskustannuksiin vaikuttaminen Osaoptimoinnista luopuminen Kilpailutilanteen aikaansaaminen Markkinoiden tehokas hyödyntäminen ja markkinatuntemus Ostamisen yhteistyökumppaneiden löytäminen Eri organisaatioiden toimintoketjujen yhteen liittäminen Vesa Haapamäki 8 4

Hankintakokonaisuuden hallinta ja tehostaminen (2) Jatkossa keskeinen haaste hankintojen kokonaisuuden ohjaus Hankintastrategia Millä keinoin saamme hyödynnettyä markkinoilla olevat kilpailumahdollisuudet tehokkaimmin? Mitkä ovat tärkeimmät hankintamme? Kuluanalyysi/ABC-analyysi Ostosalkkuanalyysi Mitä tavoitteita asetamme hankinnoille? Miten hankinnat tulee organisoida, että ne tukevat tavoitteiden saavuttamista? Miten varmistetaan hankintoja tekevän henkilöstön osaaminen? Koska hankintayhteistyötä kannattaa tehdä? Yhtymäkohdat muihin strategioihin Vesa Haapamäki 9 Hankintakokonaisuuden hallinta ja tehostaminen (3) Hankintojen tehostamismahdollisuudet Tuotteistetut sopimuskokonaisuudet Sopimukset ja vastuut oltava selvät Sopimusten ohi ostamisen vähentäminen Hankintatapahtumien määrän vähentäminen Puite/kausisopimusten määrän ja kattavuuden lisääminen Kaikkea ei kannata tilata - palvelusopimukset Sähköisten järjestelmien hyväksikäyttö Eri tyyppisten hankintojen tekemiselle on olemassa selkeät käytännöt Hankintayhteistyö muiden toimijoiden kanssa Seudullinen, maakunnallinen, kansallinen Yhteishankintayksikkö Vesa Haapamäki 10 5

Hankintalain uudistuksen tavoitteet ja sisältö Vesa Haapamäki 11 Julkiset hankinnat osana EU:n sisämarkkinapolitiikkaa Julkisten hankintojen sääntely liittyy EU:n sisämarkkinapolitiikkaan Tavoitteena tehostaa sisämarkkinoiden toimivuutta Julkisia hankintoja koskevalla sääntelyllä pyritään edistämään yhteisön perustamissopimuksen mukaisesti Tavaroiden vapaata liikkuvuutta Palvelujen tarjoamisen vapautta Sijoittautumisvapauden periaatteiden toteutumista Syrjimättömyyttä Edellisistä johdettuja periaatteita: tasapuolisen kohtelun, avoimuuden sekä suhteellisuuden periaatteet Vesa Haapamäki 12 6

Uudet hankintadirektiivit Uudet hankintadirektiivit voimaan 30.4.2004 Julkisia rakennusurakoita sekä julkisia tavara- ja palveluhankintoja koskevien sopimusten tekomenettelyjen yhteen sovittamisesta annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2004/18/EY), hankintadirektiivi (aiemmin kutsuttu myös viranomaisdirektiiviksi) Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi vesi- ja energiahuollon sekä liikenteen alan hankintoja koskevien sopimusten tekomenettelyjen yhteen sovittamisesta (2004/17/ETY) erityisalojen hankintadirektiivi, (aiemmin kutsuttu myös peruspalveludirektiiviksi) Vesa Haapamäki 13 Uusi hankintalainsäädäntö Koostuu seuraavista osista: Laki julkisista hankinnoista perustuu hankintadirektiiviin Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postialan hankinnoista perustuu erityisalojen hankintadirektiiviin Asetus julkisista hankinnoista Vesa Haapamäki 14 7

Lain tarkoitus ja periaatteet (1) Lain tarkoituksena on velvoittaa julkiset viranomaiset ja muut hankintayksiköt kilpailuttamaan hankintansa sekä säädellä hankintojen ja käyttöoikeussopimusten kilpailuttamisessa noudatettavista periaatteista sekä kilpailuttamisen menettelytavoista Julkisten varojen tehokas käyttö Suunnitelmalliset ja tehokkaat hankinnat Hankintalaissa säännellään vain hankintojen kilpailuttamisesta. Laissa ei säännellä hankintayksiköiden vastuulla olevien toimintojen ulkoistamisesta eikä muistakaan hankintoihin liittyvistä strategisista seikoista Vesa Haapamäki 15 Lain tarkoitus ja periaatteet (2) Hankintayksikkö päättää ostettavasta tavarasta, palvelusta tai urakasta. Hankintayksikkö myös määrittelee ostamiensa tuotteiden laadun ja sisällön omien tarpeidensa mukaisesti jo ennen kilpailutusprosessia Lain tavoitteena on edistää yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuolisia mahdollisuuksia julkisten hankintojen toteuttamiseen Hankinnassa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet Toiminta avointa ja vaatimukset suhteutettuja Vesa Haapamäki 16 8

Lain soveltamisala (1) Hankintayksikön määritelmä ennallaan Hankintayksiköitä valtion viranomaiset kunnat, kuntayhtymät, kuntien liikelaitokset kirkko ja seurakunnat julkisoikeudelliset laitokset yleisen edun tarkoitus ilman teollista tai kaupallista luonnetta valtion tai kunnan määräysvalta julkisella tuella tehtävät hankinnat vesi-, energiahuollon-, liikenteen ja postialan yksiköt (erityisalojen hankintalainsäädäntö) Vesa Haapamäki 17 Lain soveltamisala (2) Lakia sovelletaan hankintasopimusten tekemiseen 'Hankintasopimuksella' tarkoitetaan kirjallista sopimusta, joka on tehty yhden tai useamman tarjoajan ja yhden tai useamman hankintayksikön välillä ja jonka tarkoituksena on tässä laissa tarkoitetun rakennusurakan toteuttaminen, tavaran hankinta tai palvelun suorittaminen taloudellista vastiketta vastaan. Uusi laki koskee lisäksi käyttöoikeussopimuksia 'Palveluja koskevalla käyttöoikeussopimuksella tarkoitetaan muuten samanlaista sopimusta kuin julkista palveluhankintaa koskeva sopimus, paitsi että palvelujen suorittamisen vastikkeena on joko yksinomaan palvelun käyttöoikeus tai tällainen oikeus ja maksu yhdessä Vesa Haapamäki 18 9

Lain soveltamisala (3) Lakia sovelletaan tavara- ja palveluhankintoihin osittain eri tavoin Palveluiden osalta hankinnat jaetaan kahteen kategoriaan Ensisijaiset palvelut Yksityiskohtaisempia direktiivistä johtuvia määräyksiä Edellyttää mm. EU-laajuista ilmoittamista Toissijaiset palvelut Kevyempiä menettelytapasäännöksiä Ei EU-laajuista ilmoitusvelvollisuutta Vesa Haapamäki 19 Ensisijaiset ja toissijaiset palvelut Ensisijaiset palvelut 1. Huolto- ja korjauspalvelut 2. Maakuljetuspalvelut 3. Ilmaliikenteen henkilö- ja tavarankuljetuspalvelut 4. Maaliikenteen ja ilmaliikenteen postinkuljetus 5. Teleliikennepalvelut 6. Rahoituspalvelut 7. Tutkimus- ja kehittämispalvelut 8. Tietojenkäsittelypalvelut ja niihin liittyvät palvelut 9. Laskentatoimen palvelut, tilintarkastus- ja kirjanpitopalvelut 10. Markkinatutkimus- ja otantatutkimuspalvelut 11. Liikkeenjohdon konsulttipalvelut ja niihin liittyvät palvelut 12. Arkkitehtipalvelut; tekniset suunnittelupalvelut ja tekniset kokonaispalvelut; tieteelliset ja tekniset konsulttipalvelut; tekniset testaus- ja analysointipalvelut 13. Mainospalvelut 14. Rakennusten puhtaanapitopalvelut ja isännöinti- ja kiinteistönhoitopalvelut 15. Palkkio- tai sopimusperustaiset julkaisu- ja painamispalvelut 16. Jätevesi- ja jätehuoltopalvelut: puhtaanapito ja vastaavat palvelut Toissijaiset palvelut 1. Hotelli- ja ravintolapalvelut 2. Rautatiekuljetuspalvelut 3. Vesikuljetuspalvelut 4. Tuki- ja avustavat kuljetuspalvelut 5. Oikeudelliset palvelut 6. Työnvälitys- ja henkilöstönhankintapalvelut 7. Tutkinta- ja turvallisuuspalvelut paitsi panssariautopalvelut 8. Koulutuspalvelut ja ammatilliset koulutuspalvelut 9. Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut 10. Virkistys-, kulttuuri- ja urheilupalvelut 11. Muut palvelut Vesa Haapamäki 20 10

Lain soveltamisalan rajauksia (1) Lakia ei sovelleta seuraaviin hankintoihin Salassa pidettävät hankinnat Hankinnat sotilaalliseen käyttöön Kansainvälisten sopimuksen perusteella tehtävät hankinnat Olemassa olevien rakennusten tai muun kiinteän omaisuuden hankintaa tai vuokrausta Televisio- ja radiotoiminnan harjoittajien ohjelmien ostoa, kehittämistä ja tuotantoa Arvopaperien tai muiden rahoitusvälineiden liikkeeseenlaskuun, ostoon, myyntiin tai siirtoon liittyviä rahoituspalveluja Välimiespalvelut Tutkimus- ja kehityshankkeet Työsopimukset Vesa Haapamäki 21 Lain soveltamisalan rajauksia (2) Muita rajauksia Yhteishankintayksiköltä tehtävät hankinnat Yksinoikeuteen perustuvat palveluhankinnat Sidosyksikköhankinnat (in-house) Tätä lakia sovelletaan hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee sellaiselta yksiköltä, joka on siitä muodollisesti erillinen ja päätöksenteon kannalta itsenäinen. Lakia ei kuitenkaan sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee siitä muodollisesti erilliseltä ja päätöksenteon kannalta itsenäiseltä yksiköltä, jos hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa valvoo yksikköä samalla tavoin kuin se valvoo omia toimipaikkojaan ja, jos yksikkö harjoittaa pääosaa toiminnastaan sen omistavien hankintayksiköiden kanssa Vesa Haapamäki 22 11

Kynnysarvot ja lain soveltaminen EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat 137.000/211.000 tavarat ja palvelut 5,3 milj. rakennusurakat Direktiivien menettelytapavelvoitteet - EU-laajuinen ilmoittaminen - Direktiivien hankintamenettelyt - Valitusoikeus markkinaoikeuteen Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat 15.000 Tavarat ja palvelut 50.000 Sosiaali- ja terveyspalvelut 100.000 urakat Hankintojen kilpailuttamisvelvoite - Säännökset hankintamenettelystä, joustavuutta direktiivien velvoitteisiin - Ilmoitusvelvoite - Valitusoikeus markkinaoikeuteen Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat Lain soveltamisalan ulkopuolelle - Ei valitusoikeutta markkinaoikeuteen - Oikaisuvaatimus mahdollinen Vesa Haapamäki 23 Hankintayhteistyö Yhteishankintayksikkö Yhteishankintayksiköllä tarkoitetaan hankintayksikköä, joka hankkii toisille hankintayksiköille tarkoitettuja tavaroita tai palveluja taikka tekee julkisia hankintoja koskevia sopimuksia ja hankintayksiköille tarkoitettuja rakennusurakoita, tavaroita tai palveluja koskevia puitejärjestelyjä. Edellytyksenä on, että yhteishankintayksikkö on nimenomaisesti perustettu edellä mainittujen tehtävien hoitamisen tarkoituksessa tai niiden hoitaminen on määrätty yksikön toimialaksi. Lisäksi edellytyksenä on, että yhteishankintayksikkö harjoittaa pääosaa toiminnastaan sen omistavien hankintayksiköiden kanssa. Valtiolla esim. Hansel Yhteishankintayksikkö vastaa kilpailuttamisesta operatiivisesti ja juridisesti Vesa Haapamäki 24 12

Hankintayhteistyö Hankintarenkaat Hankintalaki ei tunnista hankintarengas käsitettä Sovittava, minkä laajuista yhteistyötä tehdään Yhteinen valmistelu Ratkaistavia kysymyksiä Jäsenten sitoutuminen Kustannusten jakaminen Päätöksenteko Toimeksiantohankinnat Hankinnan tekeminen annetaan toisen tehtäväksi Edellytettävä, että tekijä noudattaa hankintalainsäädäntöä Hankintayksikkö kuitenkin vastuussa hankintamenettelystä Vesa Haapamäki 25 Erilaiset hankintamenettelyt Vesa Haapamäki 26 13

Hankintamenettelyt (1) Vähäisiä muutoksia kokeneet hankintamenettelyt Avoin menettely Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely Käyttömahdollisuudet määritelty aiempaa tarkemmin Suorahankinta Käyttömahdollisuudet määritelty aiempaa tarkemmin Uudet hankintamenettelyt Kilpailullinen neuvottelumenettely Puitejärjestely Dynaaminen hankintajärjestelmä (asetukseen) Sähköinen huutokauppa (asetukseen) Vesa Haapamäki 27 Hankintamenettelyt (2) Avoin menettely Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta ilmoituksen ja sen ohella lähettää mahdollisesti tarjouspyyntöjä soveliaiksi katsomilleen toimittajille ja, jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen Käytettävissä kaikissa hankinnoissa Menettelyn kulku Hankintailmoitus Tarjouspyyntöjen lähetys Tarjoukset Tarjousvertailu + hankintapäätös Sopimus Toiminnan käynnistyminen Vesa Haapamäki 28 14

Hankintamenettelyt (3) Rajoitettu menettely Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta ilmoituksen ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen Käytettävissä kaikissa hankinnoissa Ehdokkaiden karsinta ennen tarjouspyynnön lähettämistä Menettelyn kulku Hankintailmoitus Osallistumishakemukset Tarjoajien valinta Tarjouspyyntöjen lähetys Tarjoukset Tarjousvertailu + hankintapäätös Sopimus Toiminnan käynnistyminen Vesa Haapamäki 29 Hankintamenettelyt (4) Neuvottelumenettely Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta ilmoituksen ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista valitsemiensa tarjoajien kanssa Käyttöä sallittua vain erityisten edellytysten täyttyessä Menettelyn kulku Hankintailmoitus Osallistumishakemukset Tarjoajien valinta Neuvottelut Tarjoukset Tarjousvertailu + hankintapäätös Sopimus Toiminnan käynnistyminen Vesa Haapamäki 30 15

Hankintamenettelyt (5) Suorahankinta Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisematta hankintailmoitusta valitsee menettelyyn mukaan yhden tai useamman toimittajan ja neuvottelee sopimuksen ehdoista heidän kanssaan Käyttö rajoitettu erityistilanteisiin, kuten Avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei lainkaan tarjouksia/osallistumishakemuksia Tekninen, taiteellinen, yksinoikeuden suojelemiseen liittyvä syy Hankintayksiköstä riippumaton äärimmäinen kiire Tutkimus/kokeilu/tuotekehitys (ei-kaupallinen) Tavarahankinnat edullisesti liiketoiminnan lopettavalta, konkurssipesältä tai vastaavalta Yksittäistapauksissa sosiaali-, terveys- ja koulutuspalvelujen Vesa Haapamäki 31 hankinnoissa Hankintamenettelyt (6) Neuvottelumenettelyn käyttö EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa Avoimessa, rajoitetussa tai kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä on saatu tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä Ei ilmoitusta, jos mukaan otetaan kaikki tarjouksen jättäneet Hankinnan luonne tai riskit eivät mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua Palveluhankinnassa, kuten rahoituspalvelujen ja asiantuntija- tai muiden henkisten palvelujen hankinnassa, jos hankinnan luonteen vuoksi tarjouspyyntöä tai tehtävänmäärittelyä ei voida laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen Rakennusurakassa, jos rakennustyö tehdään vain tutkimusta, kokeilua tai kehittämistä varten Vesa Haapamäki 32 Käyttöoikeusurakan saajan valinnassa 16

Hankintamenettelyt (7) Neuvottelumenettelyn käyttö EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa ja toissijaisten palveluiden hankinnassa Kuten EU-kynnysarvot ylittävässä hankinnoissa, lisäksi voidaan käyttää seuraavissa tapauksissa: Kaikissa tavara- ja palveluhankinnoissa, joiden ennakoitu kokonaisarvo on alle 50.000 euroa sekä rakennusurakoissa, joiden kokonaisarvo alle 500.000 euroa Tutkimus-, selvitys-, suunnittelu, arviointi- ja koulutushankinnassa, joka edellyttää palvelun tarjoamisesta vastaavan henkilöiden asiantuntemuksen ja pätevyyden erityistä arviointia Julkisen ja yksityisen sektorin sopimusperusteiset ja rakenteelliset yhteistyöjärjestelyt sekä kehitysluonteiset, pitkäkestoiset hankinnat Valtakunnallisesti ja alueellisesti keskitettävissä sosiaali- ja terveyspalveluiden hankinnoissa Monialaista erityisosaamista edellyttävät palveluhankinnat (esim. sosiaali- ja terveys alan palveluhankinnat) Palvelua koskevat käyttöoikeussopimukset Vesa Haapamäki 33 Hankintamenettelyt (8) Kilpailullinen neuvottelumenettely Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee ilmoituksen ja johon kaikki toimittajat voivat pyytää saada osallistua ja, jossa hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa löytääkseen yhden tai useampia ratkaisuja, jotka vastaavat sen tarpeita ja, joiden perusteella valittuja ehdokkaita pyydetään tekemään tarjouksensa Käytettävissä erityisen monimutkaisissa hankinnoissa, jos hankintayksikkö ei pysty objektiivisesti määrittelemään hankinnan oikeudellista tai rahoituksellista luonnetta taikka teknisin eritelmin teknisiä keinoja, joilla sen tarpeet tai tavoitteet voidaan täyttää Tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus Vesa Haapamäki 34 17

Hankintamenettelyt (9) Puitejärjestely Puitejärjestelyllä tarkoitetaan yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot kuten hinnat ja suunnitellut määrät Puitejärjestelyyn valittavien toimittajan valinta avoimella tai rajoitetulla menettelyllä Toimittajia valittava 1, 3 tai useampia Puitejärjestely voi olla voimassa enintään 4 vuotta Hankintasopimukset tehtävä puitejärjestelyn alkuperäisten osapuolten kesken Jos kaikkia sopimusehtoja ei ole vahvistettu, kevennetty kilpailutus puitejärjestelyyn valittujen kesken Vesa Haapamäki 35 Hankintamenettelyt (10) Puitejärjestelykilpailutuksen toteuttaminen Puitejärjestely yhden toimittajan kanssa Jos kaikki järjestelyt ehdot vahvistettu kilpailutusvaiheessa, hankinnat voi tehdä ilman kilpailutusta Puitejärjestelyssä hankintayksikkö voi tarpeen vaatiessa pyytää toimittajaa täsmentämään tarjoustaan Puitejärjestely useamman toimittajan kanssa Jos kaikkia ehtoja ei ole vahvistettu, on hankinnat minikilpailutettava puitejärjestelyyn valittujen osapuolten kesken Tarjoukset on pyydettävä kirjallisesti Tarjouspyynnössä hankinnan kohdetta ja ehtoja voi tarvittaessa täsmentää Jos kaikki ehdot on vahvistettu, hankinnat mahdollista toteuttaa ilman minikilpailutusta Vesa Haapamäki 36 18

Hankintamenettelyt (11) Puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat Tarjouksen tekemiselle varatta riittävä aika minikilpailutuksissa tarjouksista on valittava paras käyttäen noudattaen ennalta asetettua valintaperustetta ja vertailukriteereitä Laissa ei oteta kantaa Onko minikilpailutuksista tehtävä hankintapäätös? Voiko minikilpailutuksista valittaa Markkinaoikeuteen? Tuleeko minikilpailutuksista tehdä erillinen hankintasopimus? Puitejärjestely sopii sellaisille tavara- ja palveluhankinnoille, joissa Hinnat vaihtelevat voimakkaasti Hinnat ja muut ominaisuudet kehittyvät nopeasti Hankintayksikön ei kannata sitoutua kiinteisiin hintoihin tai ehtoihin Vesa Haapamäki 37 Tarjouspyynnön laatiminen Vesa Haapamäki 38 19

Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu Suunnitteluvaiheessa ratkaistaan hankinnassa onnistuminen Uusi hankintalaki ei säätele hankintojen suunnittelua Hankinnan suunnitteluvaiheessa kannattaa perehtyä toimialaan Tarvitaanko yksi vai useampia sopimuskumppaneita? Sopimuskauden pituus? Onko hankinta kertaluonteinen vai toistuva? Millainen on todellinen tarpeemme? Tarpeellisia ominaisuuksia ja hienoja lisäarvo-ominaisuuksia Halun ja tarpeen erottaminen Vesa Haapamäki 39 Tarjouspyynnön keskeiset osat (1) Kaikissa tarjouspyynnöissä tulisi määritellä seuraavat osa-alueet Tarjouksen tekijälle asetettavat vaatimukset ja vaadittavat selvitykset Hankinnan kohteen määrittely Tarjouksen ehdottomat muotovaatimukset Keskeiset noudatettavat sopimusehdot Tarjouksen valintaperusteet Vesa Haapamäki 40 20

Hankinnan määrittely (1) Tekniset eritelmät laadittava Viittaamalla standardeihin, teknisiin hyväksyntöihin tai suunnitteluun, laskentaan tai rakennusurakoiden toteuttamiseen tai tuotteiden tuottamiseen liittyviin teknisiin eritelmiin Suorituskyvyn tai toiminnallisten vaatimusten perusteella Teknisissä eritelmissä ei saa Mainita tiettyä valmistajaa tai tiettyä alkuperää olevia tavaroita Viitata tavaramerkkiin, patenttiin, tyyppiin, alkuperään, erityiseen menetelmään tai tuotantoon siten, että viittaus suosii tai syrjii tiettyjä tarjoajia. Jos ei mahdollista, liitettävä ilmaisu tai vastaava Vesa Haapamäki 41 Tarjouspyynnön sisältö (1) Uusi hankintalaki asettaa vaatimuksia myös tarjouspyynnölle Tarjouspyyntö tehtävä kirjallisesti Suullinen tarjouspyyntö sallittu vain poikkeustilanteissa Laadittava niin selväksi, että tarjoajat voivat sen perusteella antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia Hankintayksikön keinoja: lomakkeet, infotilaisuus jne. Tarjouspyynnössä/hankintailmoituksessa oltava mm. seuraavat tiedot: Viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen Määrä-aika tarjouksen tekemiselle Vaatimukset koskien ehdokkaiden tai tarjoajien taloudellista asemaa, teknistä kelpoisuutta ja ammatillista pätevyyttä Vesa Haapamäki 42 21

Tarjouspyynnön sisältö (2) Tarjouspyynnössä/hankintailmoituksessa oltava mm. seuraavat tiedot: Ilmoitettava tarjouksen valintaperuste tai kokonaistaloudellista edullisuutta käytettäessä tarjouksen valintakriteerit Tarjousten voimassaoloaika Tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa oltava myös muut tiedot, joilla on merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjouksen tekemisessä: hankinnan kohteen määrittely ja laatuvaatimukset tekniset eritelmät vaihtoehtojen sallittavuus tärkeimmät sopimusehdot Jos tarjouspyyntö tai hankintailmoitus eroavat sisältönsä puolesta, on noudatettava sitä, mitä on ilmoitettu hankintailmoituksessa Vesa Haapamäki 43 Hankinnasta ilmoittaminen ja kilpailun aikaansaaminen Vesa Haapamäki 44 22

Ilmoitusvelvollisuus hankinnoissa (1) Uudessa hankintalaissa säädetään julkisesta ilmoitusvelvollisuudesta kaikkien lainsoveltamisalaan kuuluvien hankintojen osalta Nykyinen käytäntö pyytää tarjouksia pelkästään tietyiltä toimittajilta ei enää hyväksyttävää Ilmoittamisvelvollisuus perustuu direktiiveihin Oikeuskäytännössä ilmoitusvelvoite on katsottu ehdottomaksi muotovaatimukseksi Ilmoitusvelvoitteen laiminlyöminen johtanut oikeuskäytännössä hankintapäätöksen kumoamiseen ja velvoitteeseen kilpailuttaa hankinta uudelleen PK-yritykset kokeneet hankinnoista tiedon saamisen välillä erittäin hankalaksi Vesa Haapamäki 45 Ilmoitusvelvollisuus hankinnoissa (2) EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat (pl. toissijaiset palvelut) Hankintayksikön toimitettava julkaistavaksi Ennakkoilmoitus yli 750.000 e/v hankinnoille Hankintailmoitus Jälki-ilmoitus EU-laajuinen ilmoittaminen EU-kynnysarvon alittavat hankinnat ja toissijaiset palvelut Kansallinen ilmoittamisvelvollisuus Ilmoitusten sisällöistä tullaan antamaan erillinen asetus 1.6 alkaen kaikki ilmoitukset jätetään osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi Vesa Haapamäki 46 23

Ilmoitusvelvollisuus hankinnoissa (3) Ilmoitusmäärät Suomessa EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat Kpl Valtio 900 miljoonaa 400 Kuntasektori 2,7 miljardia 1 200 YHTEENSÄ 3,6 miljardia 1 600 Kynnysarvojen väliset hankinnat Kpl Valtio 2,25 miljardia 10 000 Kuntasektori 6,75 miljardia 30 000 YHTEENSÄ 9 miljardia 40 000 Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat Kpl Valtio 340 miljoonaa satojatuhansia Kuntasektori 1,02 miljardia yli miljoona YHTEENSÄ 1,36 miljardia yli miljoona Osuus kokonaisarvosta noin % EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat 3,6 miljardia 25 Kynnysarvojen väliset hankinnat 9 miljardia 65 Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat 1,36 miljardia 10 Vesa Haapamäki 47 Vähimmäismääräajat (1) Määrä-ajat EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa Osallistumishakemusten määräaika Sähköinen hankintailmoitus Tarjousaika Tarjouspyyntö saatavilla internetissä Avoin menettely Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely - 37 pv 37 pv - 7 pv - 7 pv - 7 pv 52 pv 40 pv -5 pv -5 pv Ennakkoilmoitus julkaistu Osallistumishakemusten määräaika Tarjousaika - 37 pv 22 pv 22 pv Vesa Haapamäki 48 24

Vähimmäismääräajat (2) Lisäksi käytettävissä nopeutettu menettely, jos määräaikojen noudattaminen rajoitetussa menettelyssä tai neuvottelumenettelyssä on kiireen vuoksi mahdotonta Osallistumishakemusten jättämiseen varattava vähintään 15 pv Tarjousajan oltava vähintään 10 päivää Määrä-ajat EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa ja toissijaisissa palveluhankinnoissa Laki ei määrittele erikseen määräaikoja hankintaprosessin eri vaiheille Tarjouksen tekemisen suhteen on määritelty, että hankinnan laatu ja laajuus huomioon ottaen varataan kohtuullinen aika tarjouksen tekemiselle Määrä-aikoja pidennettävä, jos edellyttää paikalla käyntiä Vesa Haapamäki 49 Vapaaehtoinen ilmoittaminen Laissa määritellyt vähimmäismääräajat ovat tyypillisesti aivan liian lyhyitä oikean kilpailun aikaansaamiseksi Pidempien aikojen käyttäminen ei ole kiellettyä Hankkeista saa ja kannattaa kertoa jo paljon aikaisemmin, esimerkiksi Merkittävien kilpailutushankkeiden listaaminen budjetin laatimisen yhteydessä Erillinen tiedote, että hankinnan valmistelu alkaa Tiedottamalla jonkun kilpailutuksen valmistelun aloittamisesta Keskustelemalla markkinoilla toimivien muiden yritysten kanssa Tietopyynnöt Vesa Haapamäki 50 25

Markkinoiden rakentaminen ja kilpailun aikaansaaminen (1) Ostaja on yleensä se, joka estää kilpailun aikaansaamisen Kilpailutushankkeiden aikataulut ovat usein este kilpailun syntymiselle Hankinnasta ilmoittaminen Tarjousaikataulu Toimitus- tai palvelutuotannon aloitusaikataulu Maksuaikataulut Mihin olemme valmiita sitoutumaan? Olemmeko ostajina uskottavia Vesa Haapamäki 51 Markkinoiden rakentaminen ja kilpailun aikaansaaminen (2) Kuinka synnyttää aito kilpailu? Uudet toimijat huomioidaan aikatauluissa Tiedottamisaikataulu, tarjousaikataulu, palveluiden tuotannon aloitusaikataulu Määritellään kilpailutettavat kokonaisuudet huomioiden myös markkinoilla toimivat yritykset Sopimusajan pituus järkevä suhteessa vaadittaviin investointeihin Ostaja myyjän saappaissa Hyvän tarjouspyynnön rakentamisessa auttaa ajattelu, jossa ostaja asettuu myyjän asemaan, ja pohtii millaisiin kysymyksiin tarjoaja törmää tarjousta laatiessaan Vesa Haapamäki 52 26

Markkinoiden rakentaminen ja kilpailun aikaansaaminen (3) Riskin maksaa Ostaja Tarjouskilpailussa yritykset eivät halua ottaa hallitsemattomia riskejä Olemmeko tarjouspyynnössä kuvanneet asiat sellaisella tarkkuudella, että tarjoaja voi sulkea pois turhat riskit Esim. palveluissa asiakkaiden määrä Laskutusperusteet Henkilöstömitoitus Miten pitkissä sopimuksissa on ratkaistu hintojen muuttaminen? Vesa Haapamäki 53 Tarjousten vertailu Vesa Haapamäki 54 27

Tarjoajien valinta (1) Yleisperiaate: ehdokkaiden tai tarjoajien sulkeminen tarjouskilpailusta suoritettava ennen tarjousten vertailua Hankintamenettelyn vaiheittaisuus Tarjoajien kelpoisuuden selvittämiseksi hankintayksikkö voi pyytää tarjoajilta selvityksiä ja asettaa vaatimuksia Esim. koskien taloudellista ja teknistä suorituskykyä, ammatillista pätevyyttä Varmistetaan tarjoajien kyvykkyys Vaatimusten on liityttävä hankinnan toteuttamiseen ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen Vesa Haapamäki 55 Tarjoajien valinta (2) Pakollisia poissulkemisperusteita Ehdokas tai tarjoaja on tuomittu (lainvoimainen tuomio) Osallistumisesta rikollisjärjestön toimintaan, lahjuksen antamisesta, törkeästä avustuspetoksesta, törkeästä rahanpesusta Poissulkemisvelvollisuudesta voidaan poiketa vain yleistä etua koskevan pakottavan syyn perusteella Muita poissulkemisperusteita Nykyinen käytäntö Voidaan sulkea tarjouskilpailusta, jos tarjoaja konkurssissa, verojen maksuvelvoitteen laiminlyönti jne. Tarjoajan kelpoisuusehtojen ja valintakriteerien erottaminen toisistaan! Vesa Haapamäki 56 28

Tarjouksen valinta (1) Yleisiä vaatimuksia tarjouksen valintaperusteiden ilmoittamiselle ja soveltamiselle Valintaperusteet ilmoitettava tarjouspyynnössä Hankintayksikön on valittava tarjous, joka on hinnaltaan halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet hankintayksikön päätettävissä Vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen eivätkä saa antaa hankintayksikölle rajoittamatonta valinnanvapautta Vertailuperusteet eivät saa olla syrjiviä Vertailuperusteilla tulisi pääsääntöisesti olla taloudellista merkitystä hankintayksikölle Oltava objektiivisia Kustannuksille annettava riittävä painoarvo Vesa Haapamäki 57 Tarjouksen valinta (2) Tarjouksen valintaperusteiden ilmoittaminen EUkynnysarvon ylittävissä hankinnoissa Tarjouksen valintaperuste tulee olla hinnaltaan halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin Käytettäessä valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta, vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tarjouspyyntöasiakirjoissa Painoarvot voidaan ilmaista myös ilmoittamalla kohtuullinen vaihteluväli Jos suhteellisen painotuksen ilmoittaminen ei mahdollista, vertailuperusteet ilmoitettava tärkeysjärjestyksessä Vertailuperusteina ei saa käyttää tekijöitä, jotka liittyvät tarjoajien ominaisuuksiin Vesa Haapamäki 58 29