Loviisan kaupunki/ Kirjastotoimi TARJOUSPYYNTÖ 02.03.2010 KIRJASTOAUTON KORITYÖN HANKINTA Loviisan kaupunki pyytää tarjoustanne kirjastoauton korista sekä korin laitteista ja varusteista. Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankintailmoitus on julkaistu työ- ja elinkeinoministeriön sähköisellä HILMAilmoituskanavalla (http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/) 2.3.2010. Hankinta tullaan toteuttamaan sillä edellytyksellä, että hankintayksikkö saa lääninhallitukselta OPM:ltä anomaansa valtionavustusanomukseen myönteisen päätöksen. Päätös varmistuu maaliskuun 2010 aikana. Hankinnan kohde Suomen kirjastoseuran kirjastoautostandardityöryhmän laatiman uusimman (14.08.2009) kirjastoautostandardin mukainen, 12 metrin pituisen kirjastoauton korityö, tässä tarjouspyynnössä mainituin poikkeuksin ja erittelyin. Laitteiden ja varusteiden lopulliset sijoituspaikat ja yksityiskohdat suunnitellaan yhteistyössä tilaajan ja toimittajan kesken, kunhan hankintapäätös on tehty. Sisustussuunnitelma (liite 1) on suuntaa-antava. Kirjastoautostandardi: http://www.kirjastot.fi/file/1db94668-6b7b-48ab-bbd1-05ca7e71571e /kirjastoautostandardi2009.pdf (Numerointi noudattaa Kirjastoautostandardin numerointia.) 1.2 Keskeiset mitat Sisäkorkeus vähintään 2180 mm. Kokonaispituus 12 m Lastinsuojaseinä toteutetaan kaappien ovilla. 3.2 Seinät Korin sivuseinät pystysuorat, jotta hyllyjen ja seinän väliin ei jää rakoa. 4.1 Ovi 4 porrasta + ulkoporras Mekaaninen invaramppi Kaiteet kahdessa tasossa
Vedonesto seinät 4.2 Ikkunat Tuulilasi ns. matalampaa mallia. Ajohytin molemmat sivuikkunat molemmista päistä avattavat, Ulkopuolella edessä vedonestolistat. 4.3 Virkailijavarusteet Tuulilasin aurinkosuojus tiivistä kangasta, ei harsomainen. Aurinkosuojus kaksiosainen, keskellä limittäin, jotta peittää koko tuulilasin. 4.4 Istuimet Kuljettajan istuimen on oltava monipuolisesti säädettävä. Kaikissa kolmipisteturvavyöt. 4.5.2 Työpöydät Molempien työpöytien alla laatikosto. 1 matala laatikko, ja 2-3 syvempää laatikkoa. 1.1..3 Hyllyt Hyllyt pohjapiirrosluonnoksen mukaan teräspeltiä tms. kestävää materiaalia. 4.5.4 Asiakastyöasema Valmius yleisöpäätettä varten Yläpuolella 3 hyllyä ja alapuolella 2 hyllyä. Baarijakkara. 4.5.5 Kaapit ja ilmoitustaulut Ajohyttiin ja virkailijatilaan sivuseinille katonrajaan kaapit. 4.6 WC Sijoitetaan auton takaosaan pohjapiirroksen mukaisesti. 5.1 Lisälämmitin Sähköinen lämmitysjärjestelmä ulkovarastointia varten 6.6 Verkkoliitännät Liitäntäkaapelina 15 m kelautuva kaapeli. Muuta Asiakastilan lattialle käytävämatto palvelutiskiltä takaseinälle. Optio Optiona voi tarjota erikoisvarusteita, esim. a) Ulkokuoren erikoismaalaus b) Ajonaikainen ilmastointi Optioiden hintavaikutus on ilmoitettava tarjouksessa erikseen. Osatarjoukset Osatarjouksia ei huomioida.
Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten vertailu. Vertailusta vastaavat kirjastotoimenpäällikkö Jenny Olsson-Korsu ja kirjastoautonkuljettaja Carl Henrik Ramsay. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: a) Tarjoajien kelpoisuuden arviointi b) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen c) Tarjousten vertailu Toimittajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut tarvittavat edellytykset hankinnan toteuttamiseen. Tämän todentamiseksi tarjoukseen tulee liittää seuraavat selvitykset: -Todistus verojen maksamisesta (verovirastosta saatava todistus on selvitys veronmaksuvelvollisuuden täyttämisestä) -todistus maksetuista työeläkemaksuista (eläkevakuutusyhtiöltä, yksityisen elinkeinonharjoittajan osalta YEL) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten vertailu ja hankintapäätös Arviointiprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksen tulee olla sisällöltään tarjouspyynnön ehtojen mukainen eli vastata vaadittuja teknisiä ja muita vaatimuksia sekä pyydettyjä kaupallisia ehtoja. Tarjouksen tulee olla laadittu tarjouspyynnössä mainitulla tavalla ja sisältää kaikki vaaditut selvitykset tullakseen huomioiduksi tarjouskilpailussa. Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisuuden perusteita ovat: Korityön, laitteiden ja varusteiden hinta 70 % Kirjastoauton toiminnallisuus, vertailu tehdään tarjouspiirustusten perusteella 10 % Toimittajan luotettavuus ja kokemus kirjastoautojen toimittajana 10 % Korityön huoltopalveluiden saatavuus 5 % Korityön takuuaika vähimmäisvaatimuksen ylittävältä ajalta 5 % Tarjoukseen on liitettävä mukaan alustava tarjouspiirustus kirjastoauton toteutuksesta ja välineiden sijoituksista mahdollisine muutosehdotuksineen. Tilaaja pidättää itselleen oikeuden tehdä korityöhön, varusteisiin ja laitteisiin sekä niiden sijoitteluun vähäisiä muutoksia valmistusprosessin aikana. Huoltopalveluiden saatavuus ja tarjoajan toimintamalli huoltopalveluissa, teknisessä tuessa sekä varaosien saatavuudesta, samoin kuin takuu-aika on esitettävä tarjouksessa.
Hankintapäätöksen tekee Loviisan kaupunginhallitus. Kaupalliset ehdot Tarjoushinta Tarjoushinta tulee ilmoittaa verottomana kokonaishintana. Toimitusaika Kirjastoauto on toimitettava tilaajalle 5 kk:n sisällä siitä päivästä lukien, jolloin kirjastoauton alusta on toimitettu koritehtaalle, ellei muusta erikseen sovita. Toimitusosoite Pernajan kirjasto Kiesitie 3 07930 Pernaja Toimitusehto TOP (toimitettuna perille) Finnterms 2001 Maksuehto Takuu 30 pv netto tavaran hyväksytystä vastaanotosta. Tarjoukseen tulee liittää selvitys takuusta ja sen ehdoista. Ajoneuvolle on annettava vähintään Suomen Autokoriyhdistys ry:n hyväksymien ehtojen mukainen takuu. Ajoneuvon katsastus, rekisteröinti ja tarkemmat ohjeet Koritehdas (toimittaja) hoitaa ajoneuvon katsastamisen ja rekisteröimisen kirjastoautokäyttöön ja toimittaa siitä todistuksen tilaajalle. Kirjastoauto luovutetaan tilaajalle täysin toimintakuntoisena varusteet paikalleen asennettuina. Korirakenteen ja irtokaluston on sisällyttävä toimittajan vakuutukseen täydestä arvostaan. Kaikista auton rakenteista on piirustukset, materiaaliselvitykset ja hyväksynnät toimitettava tilaajalle. Tarjouksen voimassaoloaika Dokumentointi ja käyttöönotto Tarjousten tulee olla sitovina voimassa 31.12.2010 saakka. Toimittaja kokoaa auton kiinteästä tekniikasta, asennettavista laitteista ym. kalustosta suomenkielisen huolto- ja ohjekirjakansion, joka toimitetaan tilaajalle toimituksen yhteydessä.
Tarjoajan tulee järjestää käyttöopastus käytöstä. Kun käyttöopastus on päättynyt, tarjoaja ja tilaaja laativat yhdessä pöytäkirjan, jossa tilaajan edustajat ilmoittavat ko. toimituksen hyväksytysti vastaanotetuksi. Muut ehdot Sopimus Hankinnassa noudatamme Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 1994). Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja hankintasopimus tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut, tai hänen katsotaan saaneen, päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Hankinnassa noudatettavat asiakirjat tärkeysjärjestyksessä: 1) Sopimus 2) Tarjouspyyntö liitteineen 3) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 1994 4) Toimittajan tarjous liitteineen Tarjouksen jättäminen Tarjoukset tulee jättää sekä kirjallisina että sähköisessä muodossa 26.03.2010 klo 15.00 mennessä osoitteella: Tarjousasiakirjojen julkisuus Loviisan kaupunginkirjasto Jenny Olsson-Korsu PL 50 07901 Loviisa Kuoreen merkintä: Kirjastoauton korityön tarjous ja jenny.olsson-korsu@loviisa.fi sekä henrik.ramsay@loviisa.fi Myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä. Tarjoajan on varmistettava, että tarjous on tullut ajoissa perille. Loviisan kirjastotoimi voi hylätä tarjouksen, mikäli se ei vastaa tarjouspyyntöä, on puutteellinen tai tarjoukseen ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Tarjous on laadittava suomen kielellä. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvia kustannuksia ei korvata, eikä tarjousasiakirjoja palauteta. Hankinta-asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, ne on mainittava erillisellä liitteellä. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. Yhteyshenkilöt Lisätietoja hankinnasta antaa: Kirjastotoimenpäällikkö Jenny Olsson-Korsu,
puh. 040 7786 385, s-posti jenny.olsson-korsu@loviisa.fi LIITTEET 1. Sisustusluonnos (HUOM! Teknisten ongelmien vuoksi kuvaa ei ole saatavilla Hilmassa, lähetän sen kiinnostuneille s-postitse. T. Jenny Olsson-Korsu) 2. Sisustusluonnoksen selite