Tikon myyntilaskutus

Marraskuu 2013 1 (89) Käyttöohje 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 2 (89) Sisällysluettelo Web -myyntilaskutus... 4 Johdanto... 4 1. Järjestelmävaatimukset... 4 1.1. Tuetut käyttöjärjestelmät ja selaimet... 5 1.2. Sovellusversion päivitys... 8 1.3. Internet Explorer 9 & 10... 10 1.4. Firefox... 12 2. Toiminnot... 13 2.1. Laskun tallennus... 14 2.1.1. Yleistä... 14 2.1.2. Laskun tallennusnäyttö... 15 2.1.3. Uuden laskun tallennuksen eteneminen... 18 2.1.4. Laskun otsikkotiedot... 19 2.1.5. Laskun rivitiedot... 27 2.1.6. Laskun rivitietojen selausalue... 33 2.1.7. Liitteen liittäminen laskulle... 34 3. Laskujen selaus... 36 4. Historialaskujen selaus... 37 5. Laskun tulostus... 38 5.1. Laskutettavien laskujen valinta Laskun tulostus -toiminnossa... 39 5.2. Laskun tulostus paperille... 41 5.2.1. Paperilaskun tulostusparametri... 43 5.2.2. Laskutiedoston sijainti eri tulostustavoilla... 46 5.3. Verkkolaskujen tulostus... 50 5.3.1. Verkkolaskujen tulostusparametrit... 52 5.3.2. Paperilaskujen tulostustiedosto eri tulostustavoilla... 56 5.3.3. Verkkolaskujen lähetys operaattorille... 60 6. Tulosteiden käsittely... 60 7. Ylläpito... 62 7.1. Asiakkaat... 64 7.1.1. Perustiedot - välilehti... 65 7.1.2. Koodit - välilehti... 67 7.1.3. Muut tiedot - välilehti... 70 7.1.4. Lisätiedot - välilehti... 71 7.2. Kuluttajan verkkolaskutustiedot... 71 7.3. Tuotteet... 73 7.3.1. Perustiedot - välilehti... 74 7.3.2. Muut tiedot välilehti... 75 7.4. Tuotesaldot... 77 7.5. Vieraskieliset nimikkeet... 79 7.6. Maksuehdot... 80 7.7. Toimitusehdot... 81 7.8. Myyjät... 82 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 3 (89) 7.9. Asiakas/tuotehinnat... 83 7.10. Koot... 85 7.11. Värit... 86 7.12. Varastot... 87 8. Aputoiminnot... 87 8.1. Lukituksen purku... 87 9. Asetukset... 88 9.1. Käyttäjäasetukset... 88 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 4 (89) Web -myyntilaskutus Johdanto Tikon Web -myyntilaskutus on myyntilaskujen tallennukseen ja laskujen tulostukseen tarkoitettu internet-selaimella käytettävä Tikon tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksen lisäpiirre. Yritys, joka on perustettu Tilaustenkäsittely- ja laskutus sovelluksen käyttöön yritykseksi, voidaan määritellä käytettäväksi myös Web myyntilaskutus sovelluksessa. Keskeisiä Web -myyntilaskutuksen ominaisuuksia: Perustietojen tallennus Laskun tallennus ja liitteen liittäminen laskuun Laskun esikatselu Laskun tulostus paperilaskuna tai verkkolaskuna Laskujen uusintatulostus Automaattinen verkkolaskun Ftp -lähetys Laskujen selaus ja ylläpito Historian laskujen selaus Historian laskujen uusintatulostus Web myyntilaskutus sovelluksen käyttö yrityksessä edellyttää, että yritys on tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksessa laskutuskelpoinen ja yrityksellä on laskutukseen riittävät perustiedot. Tilaustenkäsittely- ja laskutussovelluksella yritykselle on oltava perustettu mm tilaus- ja laskunumerosarjat sekä valuutat. Lisäksi ennen web tallennuksen aloittamista on hyvä ottaa käyttöön malliasiakkaat, mallituotteet ja tilikoodit, jotta uusien perustietojen tallennus web sovelluksella olisi mahdollisimman virheetöntä. Keskeiset perustiedot, kuten asiakkaat, tuotteet ja maksuehdot on hyvä tarkistaa ja asettaa käytettävät oletusarvot oikein, jolloin web laskun tallennus sujuu mahdollisimman virheettömästi ja nopeasti. 1. Järjestelmävaatimukset Tikon Web -myyntilaskutus -ohjelmaan voidaan kirjautua pääsääntöisesti miltä tahansa nykyaikaiselta tietokoneelta, jolta löytyy internet-selain. Siirryttäessä selaimella palveluntarjoajan ilmoittamalle Tikon Web -myyntilaskutuksen sisäänkirjautumissivulle, ohjelma tarkistaa löytyykö laitteelta asennettuna Microsoft Silverlight -laajennus. Tämä laajennus tarvitaan Tikon Web -myyntilaskutus -ohjelmaa varten. Jos laajennusta ei löydy, ohjelma ehdottaa laajennuksen asennusta. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 5 (89) 1.1. Tuetut käyttöjärjestelmät ja selaimet Tikon Web -myyntilaskutus on testattu Windows-käyttöjärjestelmillä sekä selaimilla Internet Explorer versiot 8, 9 ja 10 (Desktop-versio jos käyttöjärjestelmänä Windows 8), Firefox versio 23 ja Chrome versio 29. Huomaa, että jotkut em. selaimista päivittävät uusimman version oletuksena automaattisesti. Macintosh-ympäristöt, Safari-selain, älypuhelimet ja tabletti-koneet eivät kuulu tukemiemme laitteistojen/sovellusten piirin ja näin ollen emme voi luvata sovelluksen toimimista em. toimintaympäristöissä. Tarkemmat tiedot teknisistä järjestelmävaatimuksista löydät erillisestä Tikon tekniset vaatimukset-dokumentistä. Alla esitetty taulukko on Microsoftin koostama ja koskee vain Silverlight-laajennoksen yhteensopivuutta eri käyttöjärjestelmien ja selainten kanssa. Microsoft Silverlight -laajennuksen (versio 5) yhteensopivuustaulukko on kuvattu alla. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 6 (89) 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 7 (89) Viimeisimmät järjestelmävaatimukset ja tietoa Microsoft Silverlight -laajennuksesta löytyy internetosoitteesta: http://www.microsoft.com/getsilverlight/ Mikäli käyttäjän työasemassa ei ole Silverlight-laajennusta asennettuna, selaimessa tulee alla oleva ilmoitus käyttäjän yrittäessä kirjautua sovellukseen ensimmäistä kertaa. Käyttäjä voi asentaa Silverlight version valitsemalla kuvan linkistä Install jolloin asennetaan työasemaan Silverlight-versio 5. Asennetun Silverlight-version voi tarkistaa Windowskäyttöjärjestelmän ohjauspaneelista ja valitsemalla Lisää/poista sovellus, kts kuva alla 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 8 (89) tai valitsemalla Web -myyntilaskutuksessa hiiren oikealla napilla avautuvasta valikosta Silverlight ja tarkistamalla välilehden About, kts. kuva alla. 1.2. Sovellusversion päivitys Tikon Web myyntilaskutuksen versiopäivityksen yhteydessä voi tulla eteen tilanne, jossa sovellusversio palvelimen päässä on uudempi kuin käyttäjän client-koneella. Tällöin käyttäjä saa ilmoituksen sovellukseen kirjautuessaan, jossa häntä kehotetaan kirjautumaan ulos sovelluksesta ja tyhjentämään selaimen välimuisti. Eri selaimissa välimuistin tyhjentäminen tapahtuu hieman eri tavoilla, alla esitetään esimerkiksi ko. toimintoa Microsoftin Internet Explorer-selaimessa. Huomaa, että muissa selaimissa vastaava toiminto voi löytyä hieman erilaisten valikoiden takaa. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 9 (89) Valitaan Tools => Internet Options Kohdassa Browsing history valitaan Delete 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 10 (89) Tehdään valinnat yllä olevan kuvan mukaisesta ja tyhjennetään selaimen välimuisti valitsemalla Delete. Tämän jälkeen käyttäjän kirjautuessa uudestaan Tikon Web myyntilaskutukseen selain päivittää sovellusversion samaksi palvelimen version kanssa. 1.3. Internet Explorer 9 & 10 Jos sovellusta käytetään Internet Explorer selaimella jossa käytössä oletusasetukset, saattaa Web myyntilaskutus toimia jossain tapauksissa epävakaasti. Ruudulla saattaa myös näkyä vasemmassa ylälaidassa mustia ruutuja, joissa on ruudun ja kursorin sijainnin ilmaisevia lukuja. Onkin suositeltavaa käyttää seuraavia selaimen asetuksia, mikäli sovellusta ajetaan Internet Explorer versiolla 9 tai 10. Zoom-taso 100% Tarkista mikä on selaimen Zoom-asetus. Sovellus toimii parhaiten asetuksella 100%, kts kuva alla. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 11 (89) Software rendering Mikäli sovellusikkunan vasemmassa ylälaidassa näkyy mustia ruutuja, joissa on ruudun ja kursorin sijainnin ilmaisevia lukuja tulee selaimessa tehdä seuraava toimenpide. Selaimen asetuksista valitaan kohta Use software rendering instead of GPU rendering. Tämä asetus löytyy polusta Internet Options => Advanced-välilehti, kts kuva alla. Tämän jälkeen talletetaan muutokset (OK) ja käynnistetään selain uudestaan. Pdf-laskut jäävät näytölle eikä niitä voi sulkea 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 12 (89) Mikäli pdf-laskut jäävät näytölle laskun sulkemisen jälkeen tulee tarkastaa, onko selaimessa päällä yhteensopivuustila. Mikäli em. tila ei ole päällä tulee se ottaa käyttöön alla olevan ohjeen mukaisesti: Yhteensopivuusmoodi ympyröity ikoni näyttää, onko yhteensopivuusmoodi päällä. Tilan voi laittaa päälle painamalla em. painiketta (muuttuu tällöin siniseksi). Toinen vaihtoehto on painaa selain-ikkunan ollessa auki Alt-painiketta, jolloin selaimessa näytetään alla oleva valikko: Valikosta valitaan Työkalut (Tools) => Valitaan kohta Yhteensopivuusmoodi (Compatibility mode). Mikäli moodi on päällä niin Compatibility View-kohta on merkitty väkäsellä. 1.4. Firefox Jos käytetään sovellusta Firefox-selaimella, tulee tarkistaa seuraavat asetukset: 1. polusta Asetukset => Asetukset => Lisäasetukset => Verkko-välilehti => Asetukset ja valinta Käytä järjestelmän välityspalvelinta. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 13 (89) 2. Toiminnot Web myyntilaskutus välilehti avautuu käyttäjälle, jonka käyttäjätunnukselle on määritelty käyttöoikeus ML sovellukseen. Käyttöoikeudet ylläpidetään Tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksella Sovelluksen perusnäyttö koostuu seuraavista osista Sovellusvälilehdet - Jos myös Ostolaskujen käsittely sovellus on käytössä voi sovelluksesta toiseen siirtyä välilehteä vaihtamalla Kehykset - Käyttöliittymän kieleksi voi valita suomen, ruotsin tai englannin - Uloskirjauspainikkeesta suljetaan sovellus - Tietoja ikoni näyttää sovelluksen versiotietoja - Kysymysmerkki ikoni avaa sovelluksen käyttöohjeen Yritysluettelo - Käyttäjä voi valita yrityksen, johon hänellä on käyttöoikeus ja jonka on merkitty olevan Web myyntilaskutuksen käytössä 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 14 (89) Valikko - - Toimintoalue Sovelluskielen valinta Sovelluksen käyttöohje Käyttäjän yritysluettelossa näkyy yritykset, joihin hänellä on käyttöoikeus ja joissa Web myyntilaskutus on käytössä Toiminnot valitaan valikosta. Valikot aukeavat + painikkeesta 2.1. Laskun tallennus 2.1.1. Yleistä Uuden laskun tallennus aloitetaan joko valitsemalla valikkotoiminto Toiminnot Laskun tallennus tai painamalla lisäyskuvaketta valikkotoiminnossa Toiminnot Laskujen selaus. Laskutusvalmis lasku Uusi lasku on tallennuksen jälkeen oletuksena laskutusvalmis (tilakoodi 40). ja näin heti laskutuskelpoinen. Jos laskulle vielä odotetaan muutoksia tai sisältötarkistusta ennen laskun tulostamista, tallentaja poistaa laskutusvalmis valinnan, jolloin lasku tallennetaan tilaan toimitus vahvistettu (tila 35). Tilassa 35 olevaa laskua ei pysty laskuttamaan. Kun lasku on täydennetty, merkitään lasku tilaan laskutusvalmis ja se on poimittavissa mukaan laskutukseen. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 15 (89) Muita laskun tilakoodeja (tilausvaihe) ei ole käytössä uuden laskun tallennuksen ensimmäisessä versiossa. Hyvityslasku Sekä hyvitys- että veloituslaskun rivillä summat syötetään positiivisina. Hyvityslaskua tallennettaessa laskun otsikkotietoihin merkitään kenttä Hyvitys. Hyvityslaskun lukujen etumerkit muunnetaan automaattisesti laskun tallennusvaiheessa. Ennen aloitusta Laskua ei pysty tallentamaan ilman tilausnumeroa. Yrityksellä pitää olla perustettuna tilausnumerosarja, josta laskulle haetaan tunniste, tilausnumero. Laskun tulostusta varten on yrityksellä oltava perustettuna vähintään yksi laskunumerosarja, josta tulostettavalle laskulle haetaan laskunumero. Numerosarjat syötetään Tikon tilaustenkäsittely ja laskutus ohjelmalla. Laskun tallennus nopeutuu ja virheellisten tietojen tallentamisen mahdollisuus pienenee, jos tallennuksessa käytetään mahdollisimman paljon asiakkaisiin ja tuotteisiin liittyviä vakiona pysyviä oletustietoja. Asiakkaalta ja tuotteelta laskulle siirtyvät oletustiedot on hyvä tarkistaa ennen kuin yrityksen laskuja aletaan tallentaa Web myyntilaskutuksen kautta. Laskulle siirtyviä oletustietoja asiakastiedoista ovat etenkin myyntisaatavatili, maksuehtokoodi, valuuttakoodi ja verokoodi ja tuotteilta myyntitili ja verokoodi. Muutkin käytössä olevat vakioluonteiset tiedot on hyvä tallentaa asiakas- ja tuotetietoihin. Laskun tiedot on jaettu välilehdille niin, että ensimmäisillä välilehdillä on oleellisimmat ja aina tarkistettavat laskun tiedot ja ne tiedot, joille ei voida asettaa oletusarvoa. Tiedot, joissa todennäköisimmin hyväksytään oletustieto ovat toisella välilehdellä ja kolmannella välilehdellä vain harvoin muuttuvat tiedot. Tietojen jako välilehdille ei siis riipu tiedon pakollisuudesta laskulla. (Esimerkiksi pakollinen myyntisaatavatili on otsikon toisella välilehdellä, koska se luetaan laskutusasiakkaan tiedoista ja sitä ei toivota laskun tallentajan muuttavan) 2.1.2. Laskun tallennusnäyttö Laskun tallennusnäyttöä käytetään sekä uuden laskun tallennukseen että laskujen muokkaukseen. Näytön toimintopainikkeet aktivoituvat sen mukaan onko kyseessä lisäys vai muutos ja mikä on muokattavan laskun tilakoodi. Laskun tallennusnäyttö koostuu kolmesta osasta: Laskun otsikkotietojen tallennusalue, laskurivien selausalue ja uuden rivin tallennusalue. Lisäksi näytön yläosaan voi avata seuranta-alueen, jolla näkyy laskulle kertyvä verollinen summa ja alennukset tallennuksen edetessä. Kaikki näytön osat voi pitää esillä koko tallennuksen ajan tai minkä tahansa niistä voi sulkea, jolloin tallennusalue aktiivisille osille vastaavasti laajenee. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 16 (89) Yritysvalinta Seurantaalue Otsikkotietojen tallennusalue Valikko Rivien selausalue Rivitietojen tallennusalue Laskun tallennusnäytön toiminnot Laskun tallennustoiminnossa on seuraavat koko laskua koskevat toiminnot Uuden laskun lisäys. Tyhjentää tallennusalueen ja aloittaa uuden laskun tallennuksen Selauksesta avatun laskun muokkaus Laskun tallennus. Kun laskun otsikko- ja rivitiedot on syötetty, lasku tallennetaan laskukantaan. Tallennuspainike aktivoituu vasta, kun uudelle laskulle on syötetty tietoja tai muokattavalle laskulle on tehty jokin muutos Laskun poisto Valinta on aktiivinen vasta kun lasku on tallennettu Poistaa laskun jonka tilakoodin on 40 tai alle Laskun tulostus Valinta on aktiivinen vasta kun lasku on tallennettu tilaan 40, laskutusvalmis Tulostaa laskun Tikonin laskulomakkeelle ks. ohjeen kohta Laskun tulostus paperille Verkkolaskun tulostus Valinta on aktiivinen vasta kun laskun on tallennettu tilaan 40, laskutusvalmis. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 17 (89) Tulostaa laskun verkkolaskutiedostoksi ks. ohjeen kohta Verkkolaskujen tulostus Liitetiedostojen liittäminen laskulle Laskuun voi liittää liitetiedostoja, jotka siirtyvät TEAPPS verkkolaskun mukana vastaanottajalle. Jos liite ikoni on punainen, laskulla on jo liitettyjä liitetiedostoja. Jos ikoni on sininen, ei liitteitä vielä ole. Liitteen liittämisestä tarkemmin kohdassa Liitteen liittäminen Toiminnot ovat käytössä sen mukaan mikä on sen laskun tila jota käsitellään. Tallennus painike aktivoituu vasta kun uudelle laskulle on tallennettu tietoja tai selauksesta avattua laskua muokataan ja tietoja on muutettu. Uusi lasku 35 Toimitus vahvistettu 40 Laskutusvalmis 45 Tulostettua laskua muutettu 60 Lasku tulostettu 90 Lasku siirretty kirjanpitoon ja reskontraan 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 18 (89) 2.1.3. Uuden laskun tallennuksen eteneminen Kun uuden tilauksen tallennus aloitetaan, ovat otsikon ja rivien syöttöalueet avattuina. Rivien selausosa on kiinni tai avattuna riippuen siitä miten käyttäjä on edellisellä tallennuskerrallaan selausosaa käyttänyt. Tallennuksessa edetään kentästä toiseen sarkain painiketta käyttäen tai haluttua kenttää hiirellä klikkaamalla. Laskulle on ensin syötettävä otsikkotiedot. Laskun otsikkotiedoissa on ilmoitettava vähintään ostaja- ja laskutusasiakkaiden tunnukset sekä toimituspäivä (oletus kuluva päivä), jotta tallennusta voi jatkaa laskun riviosaan. Ennen kuin laskun voi tallentaa, on otsikko-osassa oltava myös tilausnumerosarjan tunnus ja tieto laskun valuutasta. Tallennuksessa on hyvä huomioida, että rivitietojen laskentaan vaikuttavia otsikko-osan tietoja ei enää voi muuttaa, jos laskurivejä on tallennettu. Jos alla lueteltuja otsikko-osan tietoja on muutettava, on tilauksen tallennus aloitettava tyhjästä uudestaan. Toimituspäivä Ostaja-asiakas Laskutusasiakas Asiakkaan verokoodi Asiakasalennusprosentti Asiakkaan hinnastotunnus Myyjä Kustannuspaikka Projekti Kun laskuotsikon vähimmäistiedot on annettu, voi laskulle tallentaa rivitietoja. Laskulle on aina tallennettava vähintään 1 rivi. Kun rivi on hyväksytty valmiiksi, se siirtyy rivien selausosaan ja syöttöalue tyhjenee uuden rivin tallennusta varten. Hyväksymisen jälkeen rivin summat ovat mukana seuranta-alueella näkyvässä laskun summassa. Rivien tallennusosan tiedoista ja toiminnoista tarkemmin kohdassa Laskun rivitiedot Rivit, jotka on hyväksytty laskulle, näkyvät tallennusjärjestyksessä tallennuksen keskialueella. Alueen alaosassa näkyy aina viimeisin tallennettu rivi. Rivien selausalueen toiminnoista tarkemmin kohdassa Laskun rivitiedot Valmis lasku tallennetaan tallenna painikkeella, jolloin se saa tilausnumeron tilausnumerosarjasta. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 19 (89) Kun lasku on tallennettu tilaan 40 tai 35, se jää näytölle ja sovellus toimii kuin lasku olisi valittu selauksesta muokattavaksi. Esimerkiksi laskutusvalmiiksi (40) tallennettu lasku voidaan heti tallennuksen jälkeen valita muokattavaksi, poistaa, tulostaa paperi- tai verkkolaskuksi tai siihen voidaan liittää liitetiedostoja 2.1.4. Laskun otsikkotiedot Uuden laskun useisiin tietoihin haetaan oletusarvo yritys- tai asiakastiedoista. Useimmat tiedot voi muuttaa laskulle oletuksesta poikkeavaksi. Muokattavalla laskulla ne otsikko-osan tiedot on suljettu muutokselta, joiden muuttaminen aiheuttaisi ristiriidan laskulla jo olevien rivien tietoihin (mm tilaaja- ja laskutusasiakas, hyvitys/veloitus ja asiakkaan verokoodi) Perustiedot välilehti Laskutusvalmis Kenttä merkitään hiiren klikkauksella. Kun laskutusvalmis kenttä on merkitty, luodaan lasku tilaan 40 ja lasku on tallennuksen jälkeen laskutusvalmis. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 20 (89) Jos lasku ei ole heti tallennuksen jälkeen laskutusvalmis, poistetaan Laskutusvalmis valinta jolloin lasku tallennetaan tilaan 35 toimitusvalmis Oletuksena Laskutusvalmis As numero Ostavan asiakkaan asiakastunnus. Tunnus valitaan valintaluettelosta Ostaja on oletusarvona myös laskun saaja (laskutusasiakas) ja asiakas jolle myynti toimitetaan (toimitusasiakas), ellei asiakastietoihin ole merkitty eri rooleille eri asiakastunnuksia. Tietoa ei voi muuttaa sen jälkeen kun rivejä on tallennettu As nimi Ostavan asiakkaan nimi. Oletusarvona asiakastietoihin talletettu nimi As nimijatko Ostavan asiakkaan nimen jatke Oletusarvona asiakastietoihin talletettu nimen jatke As lähiosoite Ostavan asiakkaan lähiosoite Oletusarvona asiakastietoihin talletettu lähiosoite As postiosoite Ostavan asiakkaan postiosoite (postinumero ja postipaikka) Oletusarvona asiakastietoihin talletettu postiosoite Viitteenne Tilaajan viitetieto. Vapaamuotoinen tilaajan ilmoittama viitetieto. Viitteemme Laskuttajan viitetieto. Vapaamuotoinen laskuttajan viitetieto. Laskunumero Uuden laskun tallennuksessa tieto on aina tyhjä. Lasku saa laskunumeron laskun tulostuksessa. Hyvityslasku Jos tallennetaan hyvityslaskua, merkitään kenttä hiiren klikkauksella Oletuksena veloituslasku Tilausnumerosarja Laskulle valitaan numerosarja josta laskun tallennusvaiheessa haetaan automaattisesti laskulle tilausnumero. Lasku tunnistetaan Tikonissa ennen laskutusta tilausnumeron perusteella. Laskunumeron lasku saa vasta laskutusajossa. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 21 (89) Tilausnumerosarjan on oltava perustettuna ennen laskun tallennusta. Numerosarjat luodaan Tikon tilaustenkäsittely ja laskutus -sovelluksella Tilausnumero Kun lasku tallennetaan, merkitään uuden laskun tunnisteeksi automaattisesti tilausnumerosarjan seuraava vapaa tilausnumero. Tilausnumeroa ei voi muuttaa. Lask as nro Laskutettavan asiakkaan tunnus. Pakollinen tieto laskulla Oletuksena ostaja-asiakas tai ostajan asiakastietoihin merkitty laskutusasiakas. Tietoa ei voi muuttaa sen jälkeen kun rivejä on tallennettu Lask as nimi Laskutusasiakkaan nimi Oletusarvona asiakastietoihin talletettu nimi Lask nimijatko Laskutusasiakkaan nimen jatke Oletusarvona asiakastietoihin talletettu nimen jatke Lask lähiosoite Laskutusasiakkaan lähiosoite Oletusarvona asiakastietoihin talletettu lähiosoite Lask postiosoite Laskutusasiakkaan postiosoite (postinumero ja postipaikka) Oletusarvona asiakastietoihin talletettu postiosoite Laskun pvm Laskun päivä. Uudella laskulla aina tyhjä Laskulle merkitään laskun päivä laskun tulostuksessa Suoramaksu Ei vielä käytössä. Jos yrityksen ja asiakkaan tiedoista laskulle siirtyy tieto suoramaksusta, ei laskun tallennusta hyväksytä Rahoitusyhtiölasku Ei vielä käytössä Jos yrityksen tiedoista laskulle siirtyy tieto rahoitusyhtiöstä, ei laskun tallennusta hyväksytä Ostotilausnumero Ostajan ilmoittama tilausnumero. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 22 (89) Maksuehto Laskun maksuehtokoodi. Oletuksena laskutusasiakkaalle merkitty maksuehtokoodi Maksuehto Maksuehdon teksti Oletuksena laskutusasiakkaan maksuehtokoodin teksti Kät.ale pv:t Maksuehdolle merkittyjen käteisalennuspäivien lukumäärä Oletuksena laskutusasiakkaan maksuehdon käteisalennuspäivien lkm. Tiedon voi muuttaa vain vaihtamalla maksuehtokoodia Netto pv:t Maksuehdolle merkittyjen nettopäivien lukumäärä Oletuksena laskutusasiakkaan maksuehdon nettopäivien lkm. Tiedon voi muuttaa vain vaihtamalla maksuehtokoodia Kät.ale % Maksuehdolle merkitty käteisalennusprosentti Oletuksena laskutusasiakkaan maksuehdon käteisalennusprosentti. Tiedon voi muuttaa vain vaihtamalla maksuehtokoodia Tiedot 2 -välilehti Resk.tili Reskontratili myynnille. Pakollinen tieto laskulla 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 23 (89) Tili, jolle myynti merkitään kirjanpitoon. Oletuksena laskutusasiakkaan tietoihin merkitty myyntisaatavatili. Valuutta Laskun valuuttatunnus. Oletuksena laskutusasiakkaalle merkitty valuuttatunnus. Myyjä Myyjän tunnus. Oletuksena ostaja-asiakkaan tietoihin merkitty myyjätunnus. Myyjä siirtyy oletukseksi myös kaikille riveille Tietoa ei voi muuttaa sen jälkeen kun rivejä on tallennettu Toimitustapak. Toimitustapakoodi Oletuksena ostaja-asiakkaalle merkitty toimitustapakoodi Toimitustapa Toimitustapa Oletuksena ostaja-asiakkaalle merkityn toimitustapakoodin selite. As. verokoodi Laskutusasiakkaan verollisuustieto. Laskun veronlaskenta perustuu tietoon asiakkaan verollisuudesta. 0 = Asiakas ei verovelvollinen 1 = Verovelvollinen asiakas 2 = EU:n asiakas 3 = EU:n ulkopuolinen asiakas Tietoa ei voi muuttaa sen jälkeen kun rivejä on tallennettu As. ale % Asiakkaalle annettava prosenttialennus laskun loppusummasta Tietoa ei voi muuttaa sen jälkeen kun rivejä on tallennettu Kesk. ale % Ei käytössä Lähetenro Informatiivinen kenttä. Hinnasto Sen hinnaston tunnus, josta haetaan riveille tuotteen a hinta. Jos hinnastoa ei ole määritelty, käytetään tuotteelle tuotesaldossa annettua myyntihintaa Oletuksena ostaja-asiakkaalle määritelty hinnastotunnus Tietoa ei voi muuttaa sen jälkeen kun rivejä on tallennettu 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 24 (89) Til pvm Myyntitapahtuman päivä Oletuksena kuluva päivä Toimitus pvm Myynnin sovittu toimituspäivä. Pakollinen tieto laskulla Laskurivien vero lasketaan toimituspäivänä voimassaolevilla veroprosentilla Oletuksena kuluva päivä Tietoa ei voi muuttaa sen jälkeen kun rivejä on tallennettu Toimitus vko Oletuksena toimituspäivästä laskettu toimitusviikko merkittynä viidellä merkillä. 3 ensimmäistä merkkiä vuosiluku ilman vuosisatoja, esim 213 sen jälkeen 2 merkillä viikon järjestysnumero Toimitusehtok. Toimitusehdon koodi Oletuksena ostaja-asiakkaalle määritetty toimitusehtokoodi Toimitusehto Toimitusehtoteksti Oletuksena ostaja-asiakkaalle määritetyn toimitusehtokoodin teksti Kustannuspaikan tunnus Kustannuspaikan tunnus Tunnus siirtyy rivitietoihin kustannuspaikan oletustiedoksi Tietoa ei voi muuttaa sen jälkeen kun rivejä on tallennettu Projektin tunnus Projektin tunnus Tunnus siirtyy rivitietoihin kustannuspaikan oletustiedoksi Tietoa ei voi muuttaa sen jälkeen kun rivejä on tallennettu Merkki Vapaa viestikenttä Käsittelijä Laskun tallentajan käyttäjätunnus Eräpvm Laskun eräpäivä Voidaan tallentaa laskulle jo ennen laskutusta. Jos laskutuksessa laskunpäivä > laskulle annettu eräpäivä, laskulle merkitään eräpäiväksi laskun päivä. Arvopäivä 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 25 (89) Laskulle voidaan merkitä arvopäivä, josta laskutusvaiheessa lasketaan maksuehdon mukainen eräpäivä. Jos laskulle ei ole merkitty arvopäivää, eräpäivä määritellään laskutusvaiheessa laskun päivästä maksuehdon mukaisesti Lask yht.hlö Laskun yhteyshenkilö asiakkaalla Oletuksena laskutusasiakkaalle merkitty yhteyshenkilö Toimitusas nro Sen asiakkaan tunnus, jolle myynti toimitetaan Oletuksena ostaja-asiakas tai ostajalle merkitty toimitusasiakas. Toimitusas nimi Toimitusasiakkaan nimi Oletusarvona asiakastietoihin talletettu nimi Toimitusas nimijatko Toimitusasiakkaan nimen jatke Oletusarvona asiakastietoihin talletettu nimen jatke Toimitusas lähiosoite Toimitusasiakkaan lähiosoite Oletusarvona asiakastietoihin talletettu lähiosoite Toimitusas postiosoite Toimitusasiakkaan postiosoite (postinumero ja postipaikka) Oletusarvona asiakastietoihin talletettu postiosoite Tuotenimikkeen kielikoodi Ostaja-asiakkaan kielikoodi Laskuriveille haetaan vieraskielinen tuotenimike tällä kielikoodilla, jos vieraskieliset tuotenimet on perustettu Suljettu tieto Laskun selite Laskun otsikkotasoinen selite. Selite siirtyy laskun mukana reskontraan ja tulostuu perintäkirjeelle, jos lasku jää perintään. Selitteen oletus luetaan laskutusasiakkaan tiedoista. Selite ei tulostu laskulle. Tiedot 3 -välilehti 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 26 (89) Kät ale valuutassa Maksuehdon mukainen käteisalennuksen määrä. Aina tyhjä uudella laskulla. Tieto päivittyy laskulle laskun tulostusvaiheessa Kät ale pvm Maksuehdon mukainen käteisalennuksen eräpäivä. Aina tyhjä uudella laskulla. Tieto päivittyy laskulle laskun tulostusvaiheessa Viitenumero Laskulle voi antaa viitenumeron ennen laskutusta. Viitenumeron muoto tarkistetaan. Jos viitenumero on tyhjä, laskun tulostus muodostaa laskulle viitenumeron Lukittu Tieto kertoo, että lasku on käsittelyssä. Estää laskun ristiinpäivityksen Aiheettoman lukituksen voi purkaa Aputoiminnot Lukituksen purku toiminnolla Kohteiden muuntopäivä Päivä, jolloin laskun kohteet on muunnettu. Aina tyhjä uudella laskulla Alv -tapa Yrityksen veronkäsittelytapa. Sisältyykö vero hintoihin (bruttohinnat) vai ei (nettohinnat) Oletus käytetäänkö yrityksen alv-tapaa vai siitä poikkeavaa tapaa luetaan laskutusasiakkaan tiedosta. Jälkitoimitus Tieto merkitty, jos lasku on syntynyt automaattisesti jälkitoimitettavalle määrälle. Uudella laskulla aina tyhjä Laskutuslisäteksti Ei käytössä Laskutuslisä 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 27 (89) Ei käytössä 2.1.5. Laskun rivitiedot Kun otsikkotietoihin on annettu ainakin ostaja- ja laskutusasiakas sekä toimituspäivä, voi tilaukselle syöttää tilausrivejä. Tilausrivin tiedot on jaettu kahdelle välilehdelle niin että tärkeimmät ja mahdollisesti muutosta vaativat tiedot on kerätty ensimmäiselle välilehdelle. Tilausrivin tallennuksessa edetään joko hiirtä kentissä klikkaamalla tai sarkain -näppäimellä. Rivitiedoissa sarkain etenee rivisuunnassa. Tilausriville on aina annettava tuotetunnus. Tuotetunnuksen perusteella luetaan riville tuotteen oletustiedot, joita tallennuksessa voi muuttaa. Jos käsiteltävänä on aiemmin tallennettu muokkaukseen valittu lasku, ei rivin tuotetunnusta eikä mahdollisia väri-, koko- ja varastoarvoja voi vaihtaa. Rivin tiedot hyväksytään OK painikkeella. Kun rivin viimeisestä kentästä poistutaan, siirtyy kontrolli automaattisesti OK painikkeeseen ja rivin voi hyväksyä ENTER näppäimellä Jos tuoterivin tuote ei ole selitetuote eikä tuotteelle löydy tuotesaldoa (tuotetunnus + mahdolliset koko, väri ja varasto huomioiden) ilmoitetaan käyttäjälle, että tuotesaldoa ei löydy ja että saldo luodaan kun lasku tallennetaan. Jos ilmoitukseen vastaa Ei palataan rivin tallennukseen, jotta rivin tietoja voi muuttaa. Kun rivi hyväksytään, tallennusalue tyhjenee ja tallennettu rivi siirtyy rivien selausalueelle. Selausalueen riveistä laskettu laskun summa ja alennustiedot näkyvät seuranta-alueella, jonka voi avata otsikkoalueen oikealle puolelle 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 28 (89) Lasku valmis Seurantaalue Selausalue Rivien tallennusalue Rivi valmis Tyhjennetään rivialue Kun rivit on syötetty, lasku hyväksytään OK painikkeella Rivin tiedot voidaan tyhjentää Peruuta painikkeella. Perustiedot -välilehti Tuote Tuotekoodi Pakollinen tieto Nimi Tuotetietoihin tallennettu tuotteen nimi. Nimeksi merkitään tuotteen vieraskielinen nimi, mikäli vieraskielisistä nimikkeistä löytyy kyseiselle tuotteelle ostaja-asiakkaan kielikoodilla tallennettu nimi. Vieraskielisiä tuotenimikkeitä voi tallentaa toiminnolla Tuotteet Vieraskieliset nimikkeet Koko Jos yritys ei käytä koko-tietoa, ei koko kenttää näytetä tuoterivillä. Jos yritys käyttää koko-tietoa, mutta rivin tuotteella koko ei ole käytössä, on kenttä suljettu. Jos tuotteella on kokoseuranta käytössä, koko valitaan tuotteen kokolajitelmasta. Tuotteen oletusmyyntihinta haetaan kyseisen koon mukaiselta tuotesaldolta ja myynti lisää tuotteen kyseisen koon varattu määrää. Väri 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 29 (89) Jos yritys ei käytä väri -tietoa tuotesaldoissa, ei väri kenttää näytetä tuoterivillä. Jos yritys käyttää väri -tietoa, mutta rivin tuotteella väri ei ole käytössä, on kenttä suljettu. Jos tuotteella on väriseuranta käytössä, väri valitaan tuotteen värilajiltelmasta. Tuotteen oletusmyyntihinta haetaan kyseisen värin mukaiselta tuotesaldolta ja myynti lisää tuotteen kyseisen värin varattu määrää. Varasto Jos yritys ei käytä varastotietoa, ei varasto kenttää näytetä tuoterivillä. Jos yrityksellä on varastoseuranta käytössä, valitaan riville varasto, josta tuote myydään. Tuotteen oletusmyyntihinta haetaan kyseisen varaston mukaiselta tuotesaldolta ja myynti lisää tuotteen kyseisen varaston varattu määrää. Toimitettu Myyty kappalemäärä Yksikkö Tuotteen yksikkö. Oletustieto luetaan tuotetiedoista A-hinta Tuotteen yksikköhinta. Oletushinnaksi merkitään ensisijaisesti oletuksena ostaja-asiakkaan asiakas/tuotehinnastossa voimassaoleva ahinta tuotteelle. Jos ostaja-asiakkaalle ei ole merkitty hinnastoa tai hinnastossa ei ole myyntihintaa tuotteelle, luetaan myyntihinta tuotteen tuotesaldotiedoista (Väri, koko ja varasto huomioidaan jos ovat käytössä). A-hinnan päättely asiakas/tuotehinnastosta - Jos uuden hinnan voimaantulopäivä hinnastossa on tyhjä tai kalenteripäivään verrattuna tulevaisuudessa ( hinnankorotus ei ole vielä toteutunut) tuotteen A-hinnaksi luetaan hinnaston A-hinta - Jos hinnan voimaantulopäivä on kuluvaa kalenteripäivää ennen, käytetään rivin A-hintana hinnaston kenttää Ahinta tai Vanha hinta riippuen siitä onko tilauspäivä ennen vai jälkeen toteutuneen hinnankorotuksen Tiliöintiviite Tilausrivin tiliöintiviite ostajan automaattitiliöintiä varten. Tiliöintiviite siirtyy asiakkaalle verkkolaskulla Oletusarvo on asiakkaan ilmoittama oletustiliöintiviite. Jos ostaja on ilmoittanut asiakas-, tuote-, tai tuoteryhmäkohtaisen oletustiliöintiviitteen se on tallennettu Tikoniin asiakkaan verkkolaskun oletustiliöinniksi. Tieto ylläpidetään tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksen toiminnolla Verkkolaskun oletustiliöinnit Ale-1 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 30 (89) Rivin alennusprosentti Ale-2 Rivin toinen alennusprosentti Toinen alennus lasketaan ensimmäisellä alennuksella vähennetystä summasta. Oletusarvona on asiakas/tuotehinnaston alennusprosentti jos prosentti on hinnastoon merkitty. Netto Rivin alennettu hinta. (Toimitettu määrä x ahinta rivialennukset) Alv Rivin veron määrä Vero lasketaan rivin nettohinnasta tuotteen oletusverokoodin mukaisella toimituspäivänä voimassaolevalla veroprosentilla. Tuotteen verokoodi ja -prosentti näytetään rivin toisella välilehdellä Kp tili Rivin myyntitili Oletustili haetaan tuotteen tiedoista asiakkaan ja tuotteen verollisuuden perusteella Jos tuotteelle on määritelty tilikoodi, otetaan tiliksi ensisijaisesti tilikoodin mukainen tili Pakollinen tieto Kustannuspaikka Rivin kustannuspaikka -seurantatason arvo. Oletus tilausotsikolle annettu kustannuspaikka. Jos se on tyhjä, tuotetietoihin annettu oletuskustannuspaikka Kenttää ei näytetä, jos yrityksellä ei kustannuspaikkaseurantaa Kustannuslaji Rivin kustannuslaji -seurantatason arvo. Kenttää ei näytetä, jos yrityksellä ei kustannuslajiseurantaa Projekti Rivin projekti -seurantatason arvo. Oletus tilausotsikolle annettu projekti. Jos se on tyhjä, tuotetietoihin annettu oletusprojekti Kenttää ei näytetä, jos yrityksellä ei projektiseurantaa 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 31 (89) Projektilaji Rivin projektilaji -seurantatason arvo. Kenttää ei näytetä, jos yrityksellä ei projektilajiseurantaa Ryhmä 3 Rivin seurantason Ryhmä 3 arvo. Kenttää ei näytetä, jos yrityksellä ei kyseistä kustannuslajiseurantaa Ryhmä 3 laji Rivin seurantason Ryhmä 3 laji arvo. Kenttää ei näytetä, jos yrityksellä ei kyseistä kustannuslajiseurantaa Ryhmä 4 Rivin seurantason Ryhmä4 arvo. Kenttää ei näytetä, jos yrityksellä ei kyseistä kustannuslajiseurantaa Ryhmä 4 laji Rivin seurantason Ryhmä 4 laji arvo. Kenttää ei näytetä, jos yrityksellä ei kyseistä kustannuslajiseurantaa Määrä 1 Rivin määrän seuranta Oletuksena toimitettu määrä Kenttää ei näytetä, jos yrityksellä ei kyseistä määräseurantaa Tiedot 2 -välilehti 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 32 (89) Jälkitoimitus Jälkitoimitettava määrä Ei käytetä laskutapahtumien tallennuksessa Verokoodi Rivin verokoodi Verokoodi perusteella haetaan verolaskentaa varten toimituspäivänä voimassaoleva veroprosentti Verokoodien valintalistalla näytetään verokoodit ja kullekin se vero%, joka on tilauksen toimituspäivänä voimassa Oletuksena tuoterivin verokoodi ja sen veroprosentti toimituspäivänä Verokoodit ja veroprosentit ylläpidetään Tikon tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksella Toimitusviikko Myynnin toimitusviikko Oletuksena toimituspäivästä laskettu toimitusviikko. Toimitusviikko esitetään 5 merkillä niin, että 3 ensimmäisessä merkissä on vuosiluku ilman vuosisatoja (esim 2013 -> 213) 3 viimeistä merkkiä viikkonumero Viimeinen ostohinta Rivin tuotteen katehinta Haetaan tuotesaldoista joko tuotteen ostohinta/hankintahinta tai keskihinta sen mukaan mikä on yrityksellä valittu katelaskentahinnaksi 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 33 (89) Myyjä Rivin myyjätunnus Oletustietona otsikon myyjä 2.1.6. Laskun rivitietojen selausalue Laskulle tallennetut rivit näytetään laskun tallennusnäytön keskialueella. Kuvassa otsikkoalue ja rivin tallennusalue on suljettu. Laskulla on 5 riviä, joista 4:nneltä avattu laajemmat tiedot. Rivien massapoistopainike Rivikohtaiset toimintopainikkeet Rivin tietojen kopiointi uudeksi riviksi Rivin muokkaus Rivitietojen laajennus. Näytetään riviltä lisätietoja (kuvassa 4. rivi) Rivin poisto Rivien poistolle on myös massatoiminto 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 34 (89) 2.1.7. Liitteen liittäminen laskulle Laskuun liitetyt liitetiedostot kulkevat TEAPPS verkkolaskun mukana Laskuhotellin kautta vastaanottajalle. Jos laskulla jo on liitettyjä liitetiedostoja, on laskun liite-ikoni punainen, jos liitteitä ei ole, ikoni on sininen. Tilaustenkäsittely- ja laskutussovelluksella määritellään yritykselle liitehakemisto (siirtoasetus MT/6), jossa olevat sovitun laajenteiset tiedostot tuodaan liiteluetteloon. Liite voi olla tyyppiä jpg, jpeg, png, pdf. Käyttäjä voi liitetoiminnon kautta myös siirtää liitetiedoston omalta koneeltaan laskun liitehakemistoon ja laskun liitteeksi Liite liitetään laskulle tallennusnäytön liite ikonista Laskuun voidaan liittää liitetiedostoja laskun tallennusnäytöltä, kun lasku on tilassa toimitus vahvistettu =35 laskutusvalmis =40 tai tulostettua laskua muutettu =45 Kun liite ikonia painetaan, aukeaa liitteiden käsittelynäyttö 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 35 (89) Laskun tunnistetiedot Laskuun liitetyt tiedostot Luettelo yrityksen liitetiedostoista Laskun tunnistetiedot Liitenäytöllä näytetään laskun ostaja-asiakkaan tunnus ja nimi sekä tilausnumero Laskun liitteet Jos laskulla jo on liitettyjä liitteitä, ne näkyvät Laskun liitteet osassa. Liitteen voi poistaa laskulta painikkeella Saatavilla olevat liitetiedostot 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 36 (89) Luetteloon tuodaan yrityksen liitehekemistosta (MT/6) laskun liitteeksi kelpaavat tiedostot. Käyttäjä valitsee haluamansa liitetiedostot ja kytkee ne laskuun hyväksy ikonilla. Kun liite on kytketty, se näkyy myös Laskun liitteet alueella Liitetiedoston sisällön voi avata katseluun uuteen selainikkunaan painamalla tiedostorivillä painiketta Jos liitteeksi liitettävä tiedosto ei ole yrityksen liitehakemistossa vaan omalla koneella, voidaan -painiketta painamalla avata oman koneen hakemistorakenne ja poimia sieltä haluttu liite laskulle. Kun tiedosto valitaan omalta koneelta, se kopioidaan yrityksen liitehakemistoon ja samalla liite kytketään laskun liitteeksi 3. Laskujen selaus Laskujen selailussa laskut esitetään näytöllä taulukkonäkymässä, johon käyttäjä voi hakea tietyssä laskutusvaiheessa (tilakoodi) olevat laskut. Käyttäjäroolista riippuen selaukseen tuodaan joko kaikkien tallentamat laskut tai vain käyttäjän tallentamat laskut. Selattava tilakoodi valitaan selausnäytön oikeassa laidassa olevalta valintalistalta. Oletusarvona käyttäjän avatessa selausnäytön taulukkoon haetaan kaikki laskutusvalmiit laskut (tilakoodi 40). Valittavissa olevat tilakoodit ovat: Toimitus vahvistettu (35) Laskutusvalmis (40, oletus) Laskua muutettu (45) Lasku tulostettu (60) Lasku päivitetty (90) Muut Kaikki Koska selattavaa laskumäärää voi olla hyvin suuri voi selaukseen tuotavat laskut rajata lisähakuehdoilla : Tilausasiakas, Tilauspäivä, Toimituspäivä, Tilausnumero, Myyjä, Laskunumero ja Laskun päivä. Hakuehtojen mukainen laskuhaku käynnistyy haku -painikkeella 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 37 (89) Laskujen selausnäytön toiminnot Uuden laskun lisäys. Avaa laskun tallennussivun uuden laskun syöttämistä varten. Laskutietojen avaaminen Rivikohtainen toiminto, avaa valitun laskun katselutilassa laskun tallennusnäytölle. Avatun laskun muokkausmahdollisuudet riippuvat laskun tilakoodista. Katso Tallennusnäytön toiminnot ohjeen kohdasta Laskun tallennus Laskun poistaminen Rivikohtainen toiminto. Poistaa valitun laskun. Laskuja, joiden tilakoodi on suurempi kuin 40 ei voi poistaa. Laskun tilasta riippuu mitkä toiminnot laskulle on sallittu 4. Historialaskujen selaus Käyttäjän saapuessa Historia laskujen selaus-näytölle, tulee hänen ensin hakea haluamansa laskut taulukkoon. Käyttäjä voi joko käyttää suoraan Etsi-painiketta, jolloin taulukko haetaan kaikki historialaskut ilman rajauksia tai vaihtoehtoisesti käyttäjä voi syöttää ensin haluamansa hakurajaukset ja suorittaa haun näiden perusteella. Mikäli käyttäjä suorittaa laskuhaun ilman rajauksia voi haku palauttaa liian suuren määrän laskuja mikäli historiakanta on suuri. Tällöin sovellus ilmoittaa liian suuresta laskumäärästä ja käyttäjän tulee rajata haettavaa laskumäärää hakurajauksilla. Käytettävissä olevat hakurajaukset ovat: 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 38 (89) Asiakasväli Laskunumeroväli Tilausnumeroväli Laskun päivämääräväli toimituspäiväväli Historialaskujen selausnäytön toiminnot Etsi Hakee historialaskut taulukkoon. Tulostus Valitun/valittujen historialaskujen tulostus. Avaa tulostusnäytön, kts. kappale 1.4 Laskun tulostus. Historialaskujen selausnäytön rivitoiminnot Laskutietojen katselu Avataan lasku tallennusnäytöllä katselutilassa. Kaikki toimintopainikkeet on suljettu Tulostus Valitun/valittujen historialaskujen tulostus. Avaa tulostusnäytön, kts. kappale 1.4 Laskun tulostus. 5. Laskun tulostus Laskujen tulostus ja laskujen uusintatulostus käynnistetään valikosta Toiminnot Laskun tulostus. Toiminnolla valitaan tulostettavat laskut ja käynnistetään laskujen tulostus paperille, verkkolaskuksi tai laskujen esikatselu 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 39 (89) Laskujen tulostuksen voi käynnistää myös kahden muun valikkotoiminnon kautta. Yksittäisen laskun, joka tallennetaan laskutusvalmiiksi laskun tallennus toiminnolla, voi samalla toiminnolla myös tulostaa heti tallennuksen jälkeen. Laskun tallennus käynnistetään valikkovalinnalla Toiminnot laskun tallennus. Historiaan siirretyistä, jo aikanaan tulostetuista laskuista voi tulostaa uuden kopion historiaan siirrettyjen laskujen selaustoiminnon kautta. Historiaan siirrettyjen laskujen selaus käynnistyy valikkovalinnalla Toiminnot Historialaskujen selaus. Sen jälkeen kun edellä mainituilla toiminnoilla on valittu tulostukseen lähetettävä/lähetettävät laskut, etenee laskujen tulostus kaikissa toiminnoissa samalla tavalla. Laskujen tulostus paperilaskuina kuvattu kohdassa 4.2 Laskun tulostus paperille Laskujen tulostus verkkolaskuina kuvattu kohdassa 4.3 Verkkolaskujen tulostus Laskujen esikatselu kuvattu kohdassa 4.4 Laskun esikatselu 5.1. Laskutettavien laskujen valinta Laskun tulostus -toiminnossa Laskujen tulostus aloitetaan valitsemalla tulostettavat laskut. Selaus kohdistuu joko laskutusvalmiisiin laskuihin (tilakoodi 40) tai laskuihin, joista tulostetaan uusintatulostus, mutta joita ei vielä ole siirretty reskontraan ja kirjanpitoon laskuiksi (tilakoodit 45 ja 60) Kun on valittu tulostetaanko laskuja vai uusintalaskuja, annetaan tarkemmat tulostettavien laskujen rajoitustekijät. (Jo historiaan siirrettyjen laskujen uusintatulostus käynnistetään Historialaskujen selauksen kautta.) Tulostettavien laskujen valintakriteerit 6.3.1 Copyright Aditro 2013 Haetaanko laskuja joita ei vielä tulostettu vai haetaanko uusintatulostet tavia laskuja

Marraskuu 2013 40 (89) Asiakasnumeroväli Ostaja-asiakkaan asiakastunnus Laskun eräpäiväväli Laskun eräpäivä Käytetään useimmiten vain uusintatulostuksessa Tilauspäiväväli Laskun tilauspäivä Toimituspäiväväli Laskun toimituspäivä Myyjäväli Laskun myyjätunnus Laskuväli Laskunumero Käytetään useimmiten vain uusintatulostuksessa Tilausnumeroväli Tilausnumero Valittujen laskujen listalta merkitään laskut, jotka halutaan tulostaa. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 41 (89) Jos halutaan tulostaa kaikki sivulla näkyvät laskut, voidaan merkitä otsikko-osan valintaruutu, jolloin kaikki selausalueen aktiivisella sivulla (tässä sivu1) olevat laskut siirtyvät laskutukseen Rivitoiminnot Ennen laskutusta voi tarkistella vielä laskun tietoja. Painike avaa laskun muokkausnäytölle katselutilassa. (Laskun tietoja voi muuttaa Laskujen selaus toiminnon kautta ) Esikatselu avaa laskun tiedot TEAPPS verkkolaskun asettelulla. Esikatselu EI päivitä laskua laskutetuksi eikä esikatselulasku sisällä uuden laskun tunnistetietoja. Esikatseltavan laskun kuva ei ole lasku. Kun halutut laskut on valittu, avautuvat laskun tulostuspainikkeet Laskujen tulostus paperilaskuina kuvattu kohdassa 4.2 Laskun tulostus paperille Laskujen tulostus verkkolaskuina kuvattu kohdassa 4.3 Verkkolaskujen tulostus Laskujen esikatselu kuvattu kohdassa 4.4 Laskun esikatselu Laskun katselupainike. Painike on käytettävissä jos on valittu vain yksi lasku 5.2. Laskun tulostus paperille Laskun paperitulostus on voitu käynnistää kolmesta toiminnosta Valikosta Laskun tulostus, jolloin tulostetaan Yksi tai useampia laskutusvalmiita laskuja Yksi tai useampia jo tulostettujen laskujen uusintatulosteita 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 42 (89) Uuden laskun tallennustoiminnosta Laskun tallennus, jolloin tulostetaan Yksi laskutusvalmis lasku Historialaskujen selaustoiminnosta Historialaskujen selaus, jolloin tulostetaan Yksi tai useampia jo tulostettujen laskujen uusintatulosteita Laskut tulostetaan etukäteen perustetuille ja web käyttöön merkityille laskulomakepohjille. Laskunumeroiksi luetaan valitusta laskunumerosarjasta seuraava vapaa numero. Laskulomakkeet ja laskunumerosarjat ylläpidetään Tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksella. Paperilaskutuksessa voidaan valita jätetäänkö verkkolaskukelpoiset (laskutusasiakkaalla on verkkotunnus) laskut odottamaan verkkolaskun tulostusta vai tulostetaanko ne paperille. Laskuille annetaan tulostusparametreissa laskutustiedot sekä laskujen tulostustapa. Tulostusparametrit ja niiden pakollisuus poikkeavat riippuen siitä tulostetaanko laskutusvalmista laskua vai tulostetaanko laskuista uusintatulosteita. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 43 (89) 5.2.1. Paperilaskun tulostusparametri Laskutusvalmis lasku Laskun uusintatulostus Historialaskun uusintatulostus 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 44 (89) Arvopäivä Laskutusvalmiiden tulostus Käytössä, ei pakollinen Uusintatulostukset Ei käytössä Historialaskujen tulostus Ei käytössä Jos maksuehdon mukaisten eräpäivien laskennan ei haluta perustuvan laskun päivään, voi laskuille määritellä arvopäivän. Arvopäivä tallentuu laskun tietoihin. Tyhjä valinta tarkoittaa, että arvopäiväparametria ei käytetä. Tyhjällä arvolla ei siis korvata laskuilla mahdollisesti olevia arvopäiviä Kaikkiin Laskuille on voitu määritellä laskukohtainen arvopäivä jo laskun tallennuksessa. Jos laskun tulostuksessa määritellään arvopäivä ja merkitään Kaikkiin, ohitetaan laskuilla mahdollisesti jo oleva arvopäivä ja käytetään kaikilla laskuilla annettua arvopäivää Vain puuttuviin Arvopäivä otetaan tulostusparametreista vain niille laskuille, joilta laskukohtainen arvopäivä puuttuu Laskun päivä Laskutusvalmiiden tulostus Pakollinen Uusintatulostukset Pakollinen Historialaskujen tulostus Ei käytössä Jos laskun päivä on kuluvaa vuotta vuoden uudempi tai vanhempi, pyydetään päivän käyttöön varmistus Myös uusintatulostettaville laskuille on määriteltävä laskun päivä vaikka normaalisti jo tulostetulla laskulla on laskun päivä. Näin siksi, että Tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksella on voitu palauttaa laskutettu lasku tilakoodilta 60 (laskutettu) tilakoodille 45 (laskutettua laskua muutettu) niin että laskun päivä tyhjennetään. Toiminto mahdollistaa virheellisellä laskun päivällä laskutettujen laskujen päivän korjaamisen. Laskunumero Laskutusvalmiiden tulostus Pakollinen Uusintatulostukset Ei käytössä Historialaskujen tulostus Ei käytössä Laskunumerosarjalta luetaan seuraava vapaa laskunumero laskulle. Laskunumerosarjat perustetaan Tilaustenkäsittely ja laskutus -sovelluksella Laskulomake Laskutusvalmiiden tulostus Pakollinen Uusintatulostukset Pakollinen 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 45 (89) Historialaskujen tulostus Pakollinen Laskulomake valitaan laskulomakeluettelosta. Luetteloon tuodaan kaikkien niiden yritysten WEB lomakkeeksi merkityt lomakkeet, joihin käyttäjällä on käyttöoikeus sekä 0000-yrityksen mallilomakkeet. Laskulomakkeen nimi on muotoa LASKUyyyy_xx.xxx, missä yyyy= Yritystunnus. Lomake ohjataan WEB laskutuksessa käytettäväksi lomakkeeksi merkitsemällä tilaustenkäsittely- ja laskutussovelluksella lomakenimien ylläpito-toiminnolla laskulomakkeelle tieto WEB lomake (Asetukset Yhteiset asetukset lomakenimet). Jotta paperilaskuja voi tulostaa, on vähintään yhdelle laskulomakkeelle merkittävä tieto että lomake on WEB laskutuksessa käytössä Jos laskutusasiakkaalle on määritelty asiakastietoihin asiakaskohtainen lomake, tulostetaan lasku ensisijaisesti tälle lomakkeelle. Pankkiviivakoodi Kaikille laskuille voidaan valita tulostettavaksi pankkiviivakoodi Pankkiviivakoodi ei jää laskun tietoihin talteen, joten uusintatulosteillekin voidaan tulostaa viivakoodi tai jättää se pois riippumatta siitä oliko koodi alkuperäisellä laskulla vai ei. Pankkiviivakoodin käyttö helpottaa laskun manuaalista käsittelyä ja laskun maksamista. Viivakoodissa Laskuttajan tilinumero, Maksettava summa, Maksuviite ja Eräpäivä Viesti laskuerän laskuille Kenttään annettu teksti siirtyy kaikille laskun tulostuksessa mukana oleville laskuille. Jotta viesti näkyy laskulla, on laskulomakkeelle oltava poimittu tieto SELITE (viesti). Laskulomakkeet ylläpidetään Tilaustenkäsittely ja laskutus -sovelluksella Yrityksen pankkitili 1 Laskutusvalmiiden tulostus Pakollinen Uusintatulostukset Pakollinen Historialaskujen tulostus Pakollinen Pankkitilejä ei tallenneta laskun tietoihin, joten myös uusintatulostettaville ja historian laskuille on annettava pankkitilitiedot. Ensisijaiseksi maksupankkitiliksi valitaan joku yrityksen pankkitileistä. Yrityksen pankkitilit 2-4 Laskulle voidaan valita ensisijaisen pankin lisäksi kolme muuta pankkia yrityksen pankkitililuettelosta 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 46 (89) Tulostustapa (Ei historialaskujen tulostuksessa) Vain paperilaskut Tulostetaan vain laskut, joita ei pystytä tulostamaan verkkolaskuina eli laskut, joiden laskutusasiakkaalta puuttuu verkkopalvelutunnus ja kuluttajan e-laskutiedot Kaikki laskut Tulostetaan kaikki laskut paperilla riippumatta laskun verkkolaskutusmahdollisuudesta Historian laskut tulostetaan aina kaikki paperilaskuina Tulostetaan Uuteen selainikkunaan Laskut avataan PDF -tiedostona työaseman selaimelle uuteen selainikkunaan, mistä laskun/laskut voi tulostaa työaseman kirjoittimelle. Laskutiedosto jää määritellyksi ajaksi myös palvelimen työhakemistoon. Työaseman levylle Laskut tallennetaan PDF -tiedostona työaseman hakemistoon. Käyttäjä valitsee tallennushakemiston laskutusajon lopuksi. Laskutiedosto jää määritellyksi ajaksi myös palvelimen työhakemistoon. Palvelimelle Laskut tallennetaan PDF -tiedostona pelkästään palvelimen työhakemistoon. Laskutusajon lopuksi käyttäjä saa ilmoituksena laskutiedoston nimen. Määritellyn ajan kuluttua laskut poistetaan automaattisesti työhakemistosta Laskujen pakkaus ZIP tiedostoksi Jos ZIP pakkaus valitaan, tallennetaan kukin lasku omana PDF tiedostonaan Zip tiedostoon. Jos laskuja esimerkiksi halutaan yksitellen lähettää sähköpostin liitteinä, on ZIP pakkaus valittava. Jos laskut aina käsitellään yhtenä joukkona tai on tulostettu vain yksi lasku, ei ZIP valintaa tarvita 5.2.2. Laskutiedoston sijainti eri tulostustavoilla Uuteen selainikkunaan Laskut avataan yhtenä PDF -tiedostona työaseman selaimelle uuteen selainikkunaan, mistä laskun/laskut voi tallentaa tai tulostaa työaseman kirjoittimelle. Tässä selaimena Internet Explorer 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 47 (89) Jos tulostustapa ZIP pakkaus oli valittu, kysytään haluaako käyttäjä avata tiedoston, jossa laskut ovat yksittäisinä PDF tiedostoina vai tallentaako hän tiedoston työasemaansa levylle Open Avataan pakattu tiedosto selaimelle uuteen selainikkunaan, josta yksittäisen laskun voi valita käsittelyyn 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 48 (89) Save Avataan käyttäjän koneen hakemistorakenne tallennushakemiston tallennusta varten Laskutiedosto jää määritellyksi ajaksi myös palvelimen työhakemistoon. Työaseman levylle Laskut tallennetaan yhtenä PDF -tiedostona työaseman hakemistoon. Käyttäjä antaa tiedostolle nimen valitsee tallennushakemiston laskutusajon lopuksi. Jos tulostustapa ZIP pakkaus oli valittu, laskutiedosto on ZIP tiedosto, joka sisältää laskut omina PDF -tiedostoinaan 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 49 (89) tai OK Avataan käyttäjän työaseman hakemistorakenne lasku-pdf:n tallentamista varten tai 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 50 (89) Laskutiedosto jää määritellyksi ajaksi myös palvelimen työhakemistoon. Palvelimelle Laskut tallennetaan PDF -tiedostona pelkästään palvelimen työhakemistoon. Jos tulostustapa ZIP pakkaus oli valittu, laskutiedosto on ZIP tiedosto, joka sisältää laskut omina PDF -tiedostoinaan Laskutusajon lopuksi käyttäjä saa ilmoituksena laskutiedoston nimen. Määritellyn ajan kuluttua laskut poistetaan automaattisesti työhakemistosta tai 5.3. Verkkolaskujen tulostus 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 51 (89) Verkkolaskujen tulostus on voitu käynnistää kahdesta toiminnosta Valikosta Laskun tulostus, jolloin tulostetaan Yksi tai useampia laskutusvalmiita laskuja Yksi tai useampia jo tulostettujen laskujen uusintatulosteita Uuden laskun tallennustoiminnosta Laskun tallennus, jolloin tulostetaan Yksi laskutusvalmis lasku Laskut tulostetaan joko TEAPPS 2.7.2 tai Finvoice 2.0 muotoisina verkkolaskusanomina Yrityksen verkkolaskuoperaattorin verkkolaskumuoto ilmoitetaan Tikonin Yritystiedoissa. Laskunumeroiksi luetaan valitusta laskunumerosarjasta seuraava vapaa numero. Verkkolaskutiedostojen tallennuspaikka ilmoitetaan siirtoparametrilla MT/5 ja FTP parametritiedoissa. Laskun tulostuksessa ei enää oteta kantaa tallennushakemistoon. Verkkolaskutuksessa voidaan valita tulostetaanko verkkolaskuina vain verkkolaskukelpoiset laskut vai kaikki. Lasku on verkkolaskutuskelpoinen, jos sen laskutusasiakkaalla on verkkopalvelutunnus tai kuluttajan verkkolaskutiedot. Myös ei-verkkolaskut voidaan tulostaa verkkolaskuina, jos operaattorin kanssa on sovittu tulostuspalvelun käytöstä. Tulostuspalvelun käyttö ilmoitetaan yritystiedoissa. Mahdolliset paperilaskut (laskutusasiakkaalla ei ole verkkotunnusta) tulostetaan etukäteen perustetuille laskulomakepohjille. Yritystiedot, Siirtoparametrin MT/5 tiedot, FTP tiedot, laskunumerosarjat sekä laskulomakkeiden muoto ylläpidetään Tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksella. Laskuille annetaan tulostusparametrit; laskutustiedot ja laskujen tulostustapa. Tulostusparametrit ja niiden pakollisuus poikkeavat riippuen siitä tulostetaanko laskutusvalmista laskua vai tulostetaanko laskuista uusintatulosteita sekä siitä tulostetaanko verkkolaskujen lisäksi myös paperilaskuja 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 52 (89) 5.3.1. Verkkolaskujen tulostusparametrit Laskutusvalmiiden tulostus verkkolaskuiksi, myös paperilaskut verkkolaskuina Uusintatulostettavat verkkolaskut, myös paperilaskut verkkolaskuina 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 53 (89) Laskutusvalmiit laskut verkkolaskuksi, mutta paperilaskut paperille Uusintatulostettavat verkkolaskuksi, mutta paperilaskut paperille Arvopäivä Laskutusvalmiiden tulostus Käytössä, ei pakollinen Uusintatulostukset Ei käytössä Jos maksuehdon mukaisten eräpäivien laskennan ei haluta perustuvan laskun päivään, voi laskuille määritellä arvopäivän. Arvopäivä tallentuu laskun tietoihin. Tyhjä valinta tarkoittaa, 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 54 (89) että arvopäiväparametria ei käytetä. Tyhjällä arvolla ei siis korvata laskuilla mahdollisesti olevia arvopäiviä Kaikkiin Laskuille on voitu määritellä laskukohtainen arvopäivä jo laskun tallennuksessa. Jos laskun tulostuksessa määritellään arvopäivä ja merkitään Kaikkiin, ohitetaan laskuilla mahdollisesti jo oleva arvopäivä ja käytetään kaikilla laskuilla annettua arvopäivää Vain puuttuviin Arvopäivä otetaan tulostusparametreista vain niille laskuille, joilta laskukohtainen arvopäivä puuttuu Laskun päivä Laskutusvalmiiden tulostus Pakollinen Uusintatulostukset Pakollinen Jos laskun päivä on kuluvaa vuotta vuoden uudempi tai vanhempi, pyydetään päivän käyttöön varmistus Myös uusintatulostettaville laskuille on määriteltävä laskun päivä. Tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksella voidaan palauttaa laskutettu lasku tilakoodilta 60, laskutettu tilakoodille 45 niin että laskun päivä tyhjennetään. Toiminto mahdollistaa virheellisellä laskun päivällä laskutettujen laskujen päivän korjaamisen. Laskunumero Laskutusvalmiiden tulostus Pakollinen Uusintatulostukset Ei käytössä Laskunumerosarjalta luetaan seuraava vapaa laskunumero laskulle. Laskunumerosarjat perustetaan Tilaustenkäsittely ja laskutus -sovelluksella Laskulomake Laskutusvalmiiden tulostus Pakollinen, jos myös paperitulosteita Uusintatulostukset Pakollinen, jos myös paperitulosteita Laskulomake valitaan laskulomakeluettelosta. Luetteloon tuodaan kaikkien niiden yritysten lomakkeet, joihin käyttäjällä on käyttöoikeus sekä 0000-yrityksenmallilomakkeet. (Lomakekannassa saattaa olla enemmän lomakkeita mitä Web laskutuksessa näytetään. Lomakkeet, jotka ovat Web laskutuksen käytettävissä, merkitään Tilaustenkäsittely- ja laskutussovelluksella) Laskulomakkeen nimi on muotoa LASKUyyyy_xx.xxx, missä yyyy= Yritystunnus Jos laskutusasiakkaalle on määritelty asiakastietoihin asiakaskohtainen lomake, tulostetaan lasku ensisijaisesti tälle lomakkeelle. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 55 (89) Pankkiviivakoodi Kaikille laskuille voidaan valita tulostettavaksi pankkiviivakoodi Pankkiviivakoodi ei jää laskun tietoihin talteen, joten uusintatulosteillekin voidaan tulostaa viivakoodi tai jättää se pois riippumatta siitä oliko koodi alkuperäisellä laskulla vai ei. Pankkiviivakoodin käyttö helpottaa laskun manuaalista käsittelyä ja laskun maksamista. Viivakoodissa Laskuttajan tilinumero, Maksettava summa, Maksuviite ja Eräpäivä (Käytettävän pankkiviivakoodin muoto määritellään Tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksella) Viesti laskuerän laskuille kenttään annettu teksti siirtyy kaikille laskun tulostuksessa mukanaoleville laskuille. Jotta viesti näkyy laskulla, on laskulomakkeelle oltava poimittu tieto SELITE (viesti). Laskulomakkeet ylläpidetään Tilaustenkäsittely ja laskutus -sovelluksella Yrityksen pankkitili 1 Laskutusvalmiiden tulostus Pakollinen Uusintatulostukset Pakollinen Pankkitilejä ei tallenneta laskun tietoihin, joten myös uusintatulostettaville ja historian laskuille on annettava pankkitilitiedot. Ensisijaiseksi maksupankkitiliksi valitaan jokin yrityksen pankkitileistä. (Yrityksen pankkitilit ylläpidetään Tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksella) Yrityksen pankkitilit 2-4 Laskulle voidaan valita ensisijaisen pankin lisäksi kolme muuta pankkia yrityksen pankkitililuettelosta Verkkolaskujen yhteydessä paperilaskun tulostusasetukset Tulostetaan Uuteen selainikkunaan Laskut avataan PDF -tiedostona työaseman selaimelle uuteen selainikkunaan, mistä laskun/laskut voi tulostaa työaseman kirjoittimelle. Laskutiedosto jää määritellyksi ajaksi myös palvelimen työhakemistoon. Työaseman levylle 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 56 (89) Laskut tallennetaan PDF -tiedostona työaseman hakemistoon. Käyttäjä valitsee tallennushakemiston laskutusajon lopuksi. Laskutiedosto jää määritellyksi ajaksi myös palvelimen työhakemistoon. Palvelimelle Laskut tallennetaan PDF -tiedostona pelkästään palvelimen työhakemistoon. Laskutusajon lopuksi käyttäjä saa ilmoituksena laskutiedoston nimen. Määritellyn ajan kuluttua laskut poistetaan automaattisesti työhakemistosta Laskujen pakkaus ZIP tiedostoksi Jos ZIP pakkaus valitaan, tallennetaan kukin lasku omana PDF tiedostonaan Zip tiedostoon. Jos laskuja esimerkiksi halutaan yksitellen lähettää sähköpostin liitteinä, on ZIP pakkaus valittava. Jos laskut aina käsitellään yhtenä joukkona tai on tulostettu vain yksi lasku, ei ZIP valintaa kannata tehdä 5.3.2. Paperilaskujen tulostustiedosto eri tulostustavoilla Uuteen selainikkunaan Laskut avataan yhtenä PDF -tiedostona työaseman selaimelle uuteen selainikkunaan, mistä laskun/laskut voi tulostaa työaseman kirjoittimelle. Tässä selaimena Internet Explorer. Jos tulostustapa ZIP pakkaus oli valittu, kysytään haluaako käyttäjä avata tiedoston, jossa laskut ovat yksittäisinä PDF tiedostoina, vai tallentaako hän tiedoston työasemaansa levylle 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 57 (89) Open Avataan pakattu tiedosto selaimelle uuteen selainikkunaan, josta yksittäisen laskun voi valita käsittelyyn Save Avataan käyttäjän koneen hakemistorakenne tallennushakemiston tallennusta varten 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 58 (89) Laskutiedosto jää määritellyksi ajaksi myös palvelimen työhakemistoon. Työaseman levylle Laskut tallennetaan yhtenä PDF -tiedostona työaseman hakemistoon. Käyttäjä antaa tiedostolle nimen valitsee tallennushakemiston laskutusajon lopuksi. Jos tulostustapa ZIP pakkaus oli valittu, laskutiedosto on ZIP tiedosto, joka sisältää laskut omina PDF -tiedostoinaan tai OK Avataan käyttäjän työaseman hakemistorakenne lasku-pdf:n tallentamista varten 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 59 (89) tai Laskutiedosto jää määritellyksi ajaksi myös palvelimen työhakemistoon. Palvelimelle Laskut tallennetaan PDF -tiedostona pelkästään palvelimen työhakemistoon. Jos tulostustapa ZIP pakkaus oli valittu, laskutiedosto on ZIP tiedosto, joka sisältää laskut omina PDF -tiedostoinaan Laskutusajon lopuksi käyttäjä saa ilmoituksena laskutiedoston nimen. Määritellyn ajan kuluttua laskut poistetaan automaattisesti työhakemistosta 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 60 (89) tai 5.3.3. Verkkolaskujen lähetys operaattorille TEAPPS -verkkolaskut Jos yrityksen operaattori on Laskuhotelli ja yritykselle on Tilaustenkäsittely- ja laskutussovelluksella määritelty verkkolaskujen FTP -lähetys käyttöön, lähetetään verkkolasku tulostuksen jälkeen FTP parametrin ohjauksen mukaan joko suoraan Laskuhotelliin tai tilitoimiston hakemistoon odottamaan erillistä lähetyksen käynnistystä. Lähetys tehdään samoin kuin Tilaustenkäsittely ja laskutussovelluksella tulostettujen verkkolaskujen lähetys. Tiaustenkäsittely- ja laskutussovelluksella määritellyt verkkolaskujen lähetystavat Laskuhotelliin ovat Interaktiivinen lähetys Lasku siirretään FTP lähetyshakemistoon tilitoimiston koneelle, josta tilitoimisto siirtää laskun FTP siirtona (FTP siirtotapa 2) Automaattinen lähetys Lasku lähetetään määriteltyyn FTP osoitteeseen heti kun se on tulostettu (FTP siirtotapa 3) Palvelinlähetys Lasku siirretään FTP lähetyshakemistoon, josta tilitoimistoon asennettu lähetyspalvelu lähettää laskuja minuutin välein määriteltyyn FTP -osoitteeseen Finvoice -verkkolaskut Jos yrityksellä on käytössä Finvoice verkkolaskut ja operaattori on muu kuin laskuhotelli, verkkolaskut syntyvät määriteltyyn MT/5 hakemistoon tilitoimiston palvelimelle. Laskut lähetetään operaattorille tilitoimistossa käytössä olevalla lähetystavalla 6. Tulosteiden käsittely 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 61 (89) Tulosteiden käsittely-sivulla näkyy kaikki käyttäjän kahden viimeisen vuorokauden aikana tulostamat paperilaskutiedostot. Käyttöoikeus sivuun on rajattu vain käyttäjille, joille on annettu oikeus laskujen tulostukseen myyntilaskutuksessa (ML-vakioroolit 06 ja 09). Näytöllä esitettävät laskutiedostot on talletettu sovelluspalvelimelle määriteltyyn työkansioon lyhytaikaista säilytystä varten ja ne poistetaan oletusarvoisesti kahden vuorokauden (lasketaan tiedoston luontiajan perusteella) odotusajan jälkeen. Tulosteiden käsittelynäytön taulukossa esitetään seuraavat tiedot: Tiedoston tyyppi Ilmaisee tiedoston sisällön. Tällä hetkellä käytössä vain arvo Lasku. Tiedosto luotu Laskutiedoston luontipäivämäärä ja aika. Tunniste Näyttää tiedostossa olevan laskun numeron. Jos tiedosto sisältää useamman laskun, niin silloin näytetään laskunumeroväli muodossa lasku1_laskunn Tiedoston nimi Näyttää tiedoston nimen ja tiedostomuodon. Nimi muodostuu edellä mainituista taulukon tiedoista ja on muotoa Luontiaika_Tyyppi_Tunniste. Tiedostomuoto voi olla joko zip tai pdf. Tulosteiden käsittelynäyttö toiminnot Laskun tulostus uuteen selainikkunaan 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 62 (89) Näyttää laskun/laskut uudessa selainikkunassa. Käyttäjä voi tulostaa/tallettaa laskut käyttämällä selaimen toimintoja. Laskutiedoston talletus Käyttäjä voi tallettaa valitsemansa laskutiedoston suoraan omalle työasemalle. Poisto Laskutiedoston poistaminen ennen automaattista poistoa. 7. Ylläpito Myyntilaskutukseen liittyvien perustietojen ylläpito tapahtuu avaamalla valikosta Ylläpito ja valitsemalla haluttu näyttö valikosta. Kaikki ylläpidon näytöt avautuvat ensin taulukkonäkymään jossa esitetään kaikki valitun taulun tietueet. Tästä poikkeuksena ovat eräät suurikokoiset taulut (asiakas, tuote, tuotesaldot) jossa tietueet haetaan taulukkonäkymään vain käyttäjän tekemien hakujen perustella. Ylläpidon taulukkonäkymien toiminnot Lisää uusi Avaa ylläpitonäytön uuden tietueen lisäämistä varten. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 63 (89) Muokkaa Avaa valitun tietueen ylläpitonäytöllä. Mikäli käyttäjä on valinnut useamman rivin taulukosta, avataan kaikki valitut tietueet ylläpitonäytöllä, jossa käyttäjä voi siirtyä tietueiden välillä käyttäen Edellinen/Seuraava-painikkeita. Poista Poistaa valitun/valitut tietueet. Päivitä Päivittää taulukon tiedot. Tiedon ylläpitonäytöt Kun ylläpidon tauluihin lisätään uusi tietue tai muokataan jo olemassa olevaa tietoa avautuu ruudulle ko. tiedon ylläpitonäyttö. Näytöllä esitettävät kentät ja mahdolliset välilehdet vaihtelevat ylläpidettävästä perustiedosta riippuen. Alla olevassa kuvassa on esitetty Asiakas/tuotehintojen ylläpitonäyttö. Ylläpitonäyttöjen toiminnot Lisää uusi Uuden tietueen lisäys. Talleta 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 64 (89) Talleta tiedot. Poista Poista tietue. Edellinen/Seuraava Siirtyminen edelliseen/seuraavaan tietueeseen. Sulje Sulkee ylläpitonäytön ja palaa taulukkonäkymään. 7.1. Asiakkaat Asiakastaulu voi sisältää suuren määrän tietoa, jonka esittäminen taulukkonäkymässä hidastaa sovelluksen käyttöä. Tämän vuoksi Asiakkaat taulukkonäkymään ei automaattisesti haeta tietoja käyttäjän saapuessa näytölle. Selaillakseen Asiakkaita käyttäjän tulee käyttää Etsi-painiketta hakeakseen tiedot taulukkoon. Mikäli haettava asiakasmäärä on liian suuri, tulee käyttäjän rajata haettavan tiedon määrää antamalla asiakastunnusväli hakurajauskenttiin. Asiakkaan ylläpitonäyttö on jaettu useampaan välilehteen, kts. alla oleva kuva. Uuden asiakkaan lisäyksessä on mahdollisuus tuoda asiakkaalle osa tiedoista oletuksena malliasiakkaalta. Malliasiakasluetteloon tuodaan valittavaksi ne yrityksen asiakkaat, joille on annettu tieto Malliasiakas 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 65 (89) Asikaan ylläpitonäytöllä ei malliasiakasta enää valita 7.1.1. Perustiedot - välilehti Perustiedot-välilehdellä ylläpidetään seuraavia tietoja: Asiakastunnus Asiakasnumero, joka saa olla pituudeltaan enintään kahdeksan merkkiä. Asiakkaat haetaan käsittelyyn ohjelmassa asiakasnumerolla tai tarkennetulla haulla Nimilyhenne Lyhenne asiakkaan nimestä. Lyhenne saa olla maksimissaan kymmenen merkkiä pitkä. Nimilyhenteen perusteella ohjelma järjestää asiakashaun ja raporttien tulostusjärjestyksen. Nimi Asiakkaan koko nimi. Nimi kenttään mahtuu maksimissaan 50 merkkiä. Nimenjatko Asiakkaan nimen jatko, jos koko nimi ei mahdu Nimi -kenttään. Kenttään mahtuu enintään 50 merkkiä. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 66 (89) Lähiosoite Asiakkaan lähiosoite. Osoite voi olla maksimissaan 50 merkkiä pitkä. Postitoimipaikka Asiakkaan postinumero ja postitoimipaikka, joiden yhteispituus voi olla maksimissaan 30 merkkiä. Puhelin Asiakkaan puhelinnumero. Kenttään mahtuu enintään 20 merkkiä. Liikekumppanityyppi Valitaan jokin seuraavista arvoista: Asiakas, Toimittaja, Asiakas & Toimittaja tai Muu. Saatavatili Kirjanpidon saatavatili asiakkailta. Y-tunnus Asiakkaan y-tunnus tai henkilötunnus. ALV-tunnus Asiakkaan alv-tunnus, joka on muodostettu yrityksen y-tunnuksesta. Alv-tunnus on muotoa FI01234567 (yritys sijaitsee Suomessa ja y-tunnus 0123456-7). Alv-tunnusta tarvitaan yrityksillä, jotka käyvät kauppaa toisissa yhteisömaissa sijaitsevien yritysten kanssa. Asiakasryhmä Valitaan haluttu asiakasryhmä. Asiakasryhmää käytetään laskutuksen tilastoinnissa ja osoitetarrojen tulostuksessa. Maksuehtoehto/myynti Valitaan asiakkaan maksuehtoa vastaava koodi. Maksuehto tulee laskulle asiakkaan maksuehtokoodin mukaan. Kielikoodi Tuotenimikkeiden ja perintälomakkeiden kielikoodi. Koodissa on 3 isoa kirjainta tai numeroa. Kielikoodilla ohjataan laskutuksessa tuotenimien vieraskielisyyttä sekä laskurivillä tuotteiden nimikkeiden kielisyyttä. Verottomuuden peruste Valitaan valmiista verottomuuden perusteksteistä vastaava koodi. Teksti voidaan valita laskulomakkeelle tulostuvaksi Maa Asiakkaan maan nimi. Sähköpostiosoite Asiakkaan sähköpostiosoite. Kenttään mahtuu enintään 40 merkkiä. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 67 (89) Valuuttatunnus Valitaan asiakkaan laskutuksessa käytettävää valuuttaa vastaava valuuttalyhenne. Myyjä Valitaan myyjää vastaava koodi. Myyjät tulee olla perustettuna Myyjät -tauluun. Myyjäkoodi siirtyy asiakkaan laskuille tilastointia varten. Toimitusehto Valitaan asiakkaan toimitusehtoa vastaava koodi. Toimitusehdot tulee olla perustettu Tilaustenkäsittelyohjelman Toimitusehdot -tauluun. Toimitusehto tulee tilaukselle asiakkaan toimitusehtokoodin mukaan. Kenttä on Tilaustenkäsittelyohjelman käytössä. Verokoodi Valitaan joko koodi 0 = veroton asiakas tai koodi 1 = verollinen asiakas, koodi 2 = EU asiakas tai koodi 3 = Eu:n ulkopuolinen asiakas. Asiakkaan verokoodilla määritellään laskun verottomuus/verollisuus. Asiakkaan verokoodi huomioidaan, kun laskuriville noudetaan kirjanpidon tiliä. Verkkolaskuosoite Asiakkaan verkkoasiointitunnus verkkolaskujen vastaanottoa varten. Jos yritys lähettää Finvoice - muotoiset verkkolaskut, on asiakkaan verkkoasiointitunnuksen alussa kerrottava asiakkaan välittäjäoperaattorin tunnus. Vasta operaattoritunnuksen jälkeen ilmoitetaan puolipisteellä erotettuna asiakkaan oma verkkoasiointitunnus. Yhteyshenkilö Kenttään voi valita henkilön, joka on perustettu kyseiselle asiakkaalle yhteyshenkilötauluun. Yhteyshenkilö siirtyy asiakastiedoista tilaukselle. ks myös yhteyshenkilöt Laskun selite Asiakkaalle voi antaa tekstin, joka siirtyy oletuksena laskun selitteeksi laskun otsikkotietoihin. Selite siirtyy laskun mukana reskontraan ja näkyy perintäkirjeellä laskun aiheena mikäli lasku joutuu perintään. Laskuotsikon selite ei tulostu laskulle. Tekstin maksimipituus on 72 merkkiä 7.1.2. Koodit - välilehti Koodit-välilehdellä ylläpidetään seuraavia tietoja: Toimitusasiakas Valitaan sen asiakkaan numero, jolle toimitetaan, jos eri kuin tilaaja. Laskutusasiakas Valitaan sen asiakkaan numero, jolle lasku toimitetaan, jos eri kuin tilaaja. Edelleen laskutettava 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 68 (89) Ei käytössä web myyntilaskutuksessa Käyntiosoitteen katuosoite Asiakkaan käyntiosoitteen katuosoite Käyntiosoitteen postitoimipaikka Asiakkaan käyntiosoitteen postitoimipaikka Maakoodi Maata vastaava koodi, esim. NL, SE, GB. Toimialakoodi Yrityksen toimialakoodi. Aluekoodi Valitaan alueen koodi. Tilapäisasiakas Rasti, jos yritys on tilapäisasiakas. Kenttä on reskontran käytössä. Ruutu on toistaiseksi vain informatiivinen tieto. Läheteyhdistely Valitaan jokin seuraavista koodeista: 0 = Ei yhdistelyä 1 = Asiakkaan tilauksien yhdistely - asiakkaan tilauksien yhdistely yhdeksi laskuksi. 2 = Keskusliikkeen liitelaskujen yhdistely. Yhdistellään keskusliikelaskulle asiakkaan tilaukset yhdeksi liitteeksi. Tällöin myös keskusliikeasiakas ilmoitettava asiakkaan Koodit -välilehdellä. Toimituskielto Rasti, jos asiakas on toimituskiellossa. Syötettäessä uutta tilausta toimituskiellossa olevalle asiakkaalle ohjelma ilmoittaa 'Asiakkaalle ei saa toimittaa', eikä salli tilauksen syöttöä. Myös Toimitusten vahvistaminen -toiminnossa ohjelma ilmoittaa asiakkaan toimituskiellosta, mutta sallii olemassa olevan tilauksen käsittelyn, koska jo lähteneet toimitukset on voitava laskuttaa. Kenttä on Tilaustenkäsittelyohjelman käytössä. Laskutuslisä Rasti, jos halutaan, että laskulle lisätään automaattisesti laskutuslisä. Laskutuslisätuote on oltava perustettuna ja sen tunnus kerrottu yrityksen tilaustenkäsittely - välilehdellä. Jos asiakas on yhdistelyasiakas ei laskutuslisää voi tilauksille syöttää, jottei laskulle siirtyisi eri tilauksilta useita laskutuslisärivejä Hinnastotunnus Asiakkaan hinnaston tunnus, joka suositellaan pidettäväksi yhtenevänä asiakasnumeron kanssa. Asiakaskohtaiset hinnat syötetään hinnastoon tuotekohtaisesti valikosta Ylläpito - Hinnoittelu - Asiakas/tuotehinnasto. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 69 (89) Asiakas-ale% Asiakaskohtainen aleprosentti. Asiakkaalle lasketaan aleprosentin suuruinen alennus laskun loppusummasta. Toimitustapa Asiakkaan toimitustapaa vastaava koodi. Toimitustapa tulee tilaukselle asiakkaan toimitustapakoodin mukaan. Alv-tapa Valitaan koodi seuraavista vaihtoehdoista: 0 = sama kuin yrityksellä, 1 = poikkeava, alv ei sisälly hintoihin tai 2 = poikkeava, alv sisältyy hintoihin. Malliasiakas Rasti, jos asiakkaalle kirjattuja tietoja halutaan käyttää tilapäisasiakkaan perustietoina. Suoraveloitus Rasti, jos asiakkaalla on suoraveloitussopimus. Suoravel. pankkitili Tili jolta suoraveloitus velotetaan. Voi olla myös muu kuin tilinumero. Suoraveloitus BIC Suoraveloitustilin BIC-koodi. Tapahtumapvm Suoraveloituksen valtuutuspäivämäärä Lähetteelle viivakoodi (huom! toimitusasiakas) Jos merkitty, tulostetaan lähetteille viivakoodit jokaisen läheterivin jälkeen. Viivakoodi on tyyppiä CODE 39 (ei sisällä tarkistetta). Viivakoodiin tuleva tieto: - tilausnumero - otsikkotietojen merkki -kentästä 10 ensimmäistä merkkiä - rivitietojen selite -kentästä 5 ensimmäistä merkkiä - rivin toimitettu määrä Kenttien erottimena käytetään pistettä (Huom! määrän desimaalit ja desimaalierotin). Jos tilausviivakoodi tulostetaan, ei samalle tilaukselle voi tulostaa Laskulomake Asiakaskohtainen laskulomake. Voidaan esim. tulostaa ulkomaiselle asiakkaalle vieraskielinen laskulomake. Asiakaskohtaisesti annettu lomake kumoaa laskutusajossa annetun lomakevalinnan. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 70 (89) Laskulomakkeeksi annetaan koko lomakkeen tunnus (esim LASKU1234_56EUR) 7.1.3. Muut tiedot - välilehti Muut tiedot-välilehdellä ylläpidetään seuraavia tietoja: Rahdin sopimusnumero Asiakkaan rahdinkuljettajan sopimusnumero Rahdin asiakasnumero Asiakkaan rahdinkuljettajan asiakasnumero OVT tuotekoodi Jos OVT -tilausten sisäänluku on käytössä, merkitään niille asiakkaille (keskusliikkeille) joiden tilauksia luetaan, mihin tuotetaulun kolmesta asiakkaan tuotekoodista on talletettu tilaajan tuotteen EAN -koodi. Tuotteen EAN -koodilla tunnistetaan tilauksen tuotteet. Jos asiakkaalle ei lueta OVT -tilauksia, on OVT -tuotekoodin arvo 0, ei käytössä. Toimittajan asiakasnro Toimittajan asiakasnumero (OVT) Laskutettavan asiakasnro Laskutettavan asiakasnumero (OVT) Toinen nimi Asiakkaan toinen nimi Huomautusteksti 1 ja Huomautusteksti 2 Kenttiin voi syöttää vapaamuotoista tekstiä. Kenttiin kirjoitettu teksti tulostuu reskontran listoille. Tilausvahvistus Rasti, jos yritykselle tulostetaan tilausvahvistus. Ruutu on toistaiseksi vain informatiivinen tieto. Keräilylista Rasti, jos yritykselle tulostetaan keräilylista. Ruutu on toistaiseksi vain informatiivinen tieto. Lähete Rasti, jos yritykselle tulostetaan lähete. Ruutu on toistaiseksi vain informatiivinen tieto. Rahtikirja Rasti, jos yritykselle tulostetaan rahtikirja. Ruutu on toistaiseksi vain informatiivinen tieto. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 71 (89) Tulostustapa Yritykselle lähtevien asiapapereiden tulostustapa. Ale-koodi Aletaulukon numero. Kesk. ale % Keskusliikkeen aleprosentti. Tilastointikoodi Valitaan joko koodi 0 = normaali tilastointi tai koodi 1 = tilastointi kaatokoodille. Normaali tilastointi tilastoi asiakkaan laskutustilastoihin. Tilastoitaessa kaatokoodille on kaatoasiakas määriteltävä yrityksen (2) Tilaustenkäsittely -tauluun Kaatoasiakas -kenttään. Tilastointia kaatokoodille voidaan käyttää esim. haluttaessa koota tilapäisasiakkaat yhteen. Kenttä on Tilaustenkäsittelyohjelman käytössä. Rivien yhdistely Valitaan asiakkaan tilausrivien yhdistelytapa laskulla, jos rivien tuotetunnus on sama, mutta myyjä tai a-hinta riveillä eroaa. Tällä koodilla on merkitystä vain silloin, jos laskun tulostuksessa valitaan tuoterivien yhdistely. 0=Yhdistetään saman tuotetunnuksen rivit yhdeksi laskuriviksi, huomioimatta sitä onko myyjä tai a-hinta riveillä sama 1=Yhdistetään saman tuotetunnuksen rivit yhdeksi laskuriviksi, huomioimatta sitä onko myyjä riveillä sama, kunhan a-hinta on sama 2=Yhdistetään saman tuotetunnuksen rivit yhdeksi laskuriviksi, huomioimatta sitä onko a-hinta riveillä sama, kunhan myyjä on sama 3=Yhdistellään saman tuotetunnuksen tilausrivit laskulle vain jos riveillä sekä myyjä että a-hinta ovat samat. Koodista riippumatta koskaan ei yhdistellä selitetuotteita eikä sellaisia tuoterivejä, joilla tuotenimi ei ole sama. 7.1.4. Lisätiedot - välilehti Lisätiedot kenttään voi tallentaa tietoja asiakkaasta. Kenttä on vaihtuvan mittainen tekstikenttä, jolloin kentässä ei ole rajoituksia tekstin pituuden suhteen. Tiedot voidaan kirjoittaa usealle riville. Jotta paperitulosteelle saadaan sama asettelu kuin kentässä, täytyy kirjoitettaessa antaa rivinvaihdot (Enter). Tekstiä voidaan maalata ja tällä tavalla kopioida/siirtää muualle tai poistaa. Kenttään voidaan tuoda tietoa myös kopioimalla. 7.2. Kuluttajan verkkolaskutustiedot 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 72 (89) Tällä näytöllä voidaan katsella ja ylläpitää kuluttajan verkkolaskutustietoja. Kuluttajan verkkolaskutustietojen ylläpitonäytöllä on nähtävissä seuraavat kentät: Asiakastunnus Valitaan haluttu asiakastunnus. Verkkolaskuosoite Asiakkaan (kuluttajan) verkkolaskuosoite Välittäjätunnus Asiakkaan (kuluttajan) välittäjätunnus Aikaleima Kuluttajan ilmoittama aikaleima voimaantulosta. Laskutusaihekoodi Valitaan kuluttajan ilmoittama laskutusaihekoodi. Tikonissa toistaiseksi käytetään yhtä laskutusaihekoodia, jonka arvo on yleensä 99. Jatkossa voidaan tukea useampaakin laskutusaihekoodia. Toimintakooditunnus Valitaan haluttu arvo: Uusi, Muutos, Ylläpito Laskutapa Valitaan haluttu laskutapa: elasku, Suoramaksu, Ei käytössä Muuntotunnus Verkkolaskujen muuntotunnus. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 73 (89) 7.3. Tuotteet Kaikki Tikon myyntilaskutuksen käyttämät tuotteet on perustettava Tuotteet -tauluun. Tuotetaulu voi sisältää suuren määrän tietoa, jonka esittäminen taulukkonäkymässä hidastaa sovelluksen käyttöä. Tämän vuoksi tuotteet taulukkonäkymään ei automaattisesti haeta tietoja käyttäjän saapuessa näytölle. Selaillakseen tuotteita käyttäjän tulee käyttää Etsi-painiketta hakeakseen tiedot taulukkoon. Mikäli haettava tuotemäärä on liian suuri, tulee käyttäjän rajata haettavan tiedon määrää antamalla tuotetunnusväli hakurajauskenttiin. Uuden tuotteen lisäyksessä voidaan osaan tuotteen tiedoista hakea oletusarvo mallituotteelta. Mallituotteiden luetteloon tuodaan kaikki ne tuotteet, joille on annettu tieto Mallituote Tuotteen muokkauksessa ei mallituotetta enää käytetä Tuotteen ylläpitonäyttö on jaettu useampaan välilehteen, kts. alla oleva kuva. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 74 (89) 7.3.1. Perustiedot - välilehti Perustiedot - välilehdellä ylläpidetään seuraavia tietoja: Tuotetunnus Tuotetta vastaava tunnus, (enintään 20 merkkiä). Nimilyhenne Tuotteen nimestä lyhenne (enintään 10 merkkiä). Nimi Tuotteen nimi (Enintään 40 merkkiä). Tyyppi Valitaan tuotteen tyyppiä vastaava koodi. Koodeja on kuutta eri vaihtoehtoa: 0 = normaali tuote, 1 = selite, 2 = välisumma/väli, 3 = alennus/väli, 4 = välisumma/kaikki ja 5 = alennus/kaikki. Tuotetyyppi "selite" tarkoittaa sitä, että tilaukselle/laskulle voi tällä tuotetyypillä kirjoittaa vapaamuotoista tekstiä esim. tarkentamaan aikaisempaa tilausriviä. Tuotetyyppi "välisumma/väli" laskee ko. riville tilauksen välisumman edellisestä välisummasta viimeksi syötettyyn riviin ja tuotetyyppi "välisumma/kaikki" laskee koko tilauksen arvon. Tuotetyyppiä 4 voi käyttää tilauksella vain kerran tilauksen lopussa. Tuotetyyppi "alennus/väli" laskee riville alennuksen tuoteriväliltä (edellisestä alennusrivistä viimeksi syötettyyn riviin) ja tuotetyyppi "alennus/kaikki" laskee koko tilauksen alennuksen. Tuotetyyppiä 5 voi käyttää tilauksella vain kerran tilauksen lopussa. (kts. erikoisrivityypit) Verokoodi Valitaan tuotetta vastaava verokoodi. Tuotteen verokoodi määrää verokannan eli alv-%:n. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 75 (89) Varastoseuranta Valitaan jokin seuraavista koodeista: 0 = on varastoseuranta, 1 = ei varastoseurantaa tai 2 = vaikuttaa vain hintoihin (lisät). Varastoseurantakoodia käytetään vain niillä tuotteilla, joiden tuotetyyppi = 0. Varastoseurannassa olevalle tuotteelle päivitetään varastosaldoa, seurantatietoja ja varaston hintoja. Jos tuote ei ole varastoseurannassa, päivitetään vain seurantatietoja. Laskutuslisät vaikuttavat vain varaston hintoihin. Varastoseurantakoodi voidaan määritellä riippumatta siitä, onko varasto-ohjelma käytössä vai ei. Yksikkö Tuotteen yksikkö. Tuoteryhmä Tuoteryhmää vastaava koodi. Tuoteryhmät tulee olla perustettuna Tuoteryhmät -tauluun. Laskutustilastot voidaan tulostaa tuoteryhmän mukaan. Koko Valitaan tuotteen kokolajitelmaa vastaava koodi, jos lajitelmat ovat käytössä (koodi 0 = ei lajitelmaa). Kokolajitelmat tulee olla perustettuna Ylläpito - Lajitelmat - Koot -tauluun. Väri Valitaan tuotteen värilajitelmaa vastaava koodi, jos lajitelmat ovat käytössä (koodi 0 = ei lajitelmaa). Värilajitelmat tulee olla perustettuna Ylläpito - Lajitelmat - Koot -tauluun. Väri 999 muuttaa värikäsittelyn eräkäsittelyksi. Verollinen myyntitili Kirjanpidon verollinen myyntitili, jolle tuotteen verollinen myynti kirjataan. Veroton myyntitili Kirjanpidon veroton myyntitili, jolle tuotteen veroton myynti kirjataan. Käännetyn alv:n tili Myynnin käännetyn alv:n tili. Tilikoodi Jos yrityksessä käytettävät myyntitilit on koottu tilikoodeille, annetaan kenttään tuotteen tilejä vastaava tilikoodi. Mallituote Rasti, jos tuotetta käytetään mallituotteena. 7.3.2. Muut tiedot välilehti Muut tiedot - välilehdellä ylläpidetään seuraavia tietoja: 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 76 (89) Toimittajan tuotetunnus Toimittajan tuotetunnus. Kenttä on toistaiseksi vain informatiivinen tieto. EAN-koodi Tuotteen EAN-koodi. Varastotapahtuman ylläpidossa tuote tunnistetaan tuotetunnuksesta tai EAN-koodista. Myös tuotesaldo, tuotteen vieraskieliset nimet ja tuoterakenteet tunnistavat uuden tiedon syötössä tuotteen EAN -koodin. Tilastointikoodi Valitaan joko 0 = normaali tilastointi tai 1 = tilastointi kaatokoodille. Normaalisti tuote tilastoidaan omalle tunnukselleen, mutta erikoistapauksissa halutaan yhdistellä tuotteita samalle koodille (kaatotuote yritystiedoissa). Pakkauskoko Pakkauksen koko. Yhden yksikön paino Tuotteen nettopaino/yksikkö. Alkuperämaa Tuotteen alkuperämaan koodi esim. SE, GB, FR. Kustannuspaikka Valitaan se kustannuspaikka, jolle tuotteen myynti/osto kuuluu kirjata. Kustannuslaji Valitaan se kustannuslaji, jolle tuotteen myynti/osto kuuluu kirjata. Projekti Valitaan se projekti, jolle tuotteen myynti/osto kuuluu kirjata. Projektilaji Valitaan se projektilaji, jolle tuotteen myynti/osto kuuluu kirjata. Tuotekoodi 1 - Tuotekoodi 3 Jos tuotteita luetaan automaattisella OVT -tilausten sisäänluvulla tilauskantaan ORDERS 91.1 tilaussanoman muotoisena tietueena, voi tilauksella olla ainoastaan asiakkaan tuotenumero kerrottuna. Tuotteelle voidaan ilmoittaa kolmen asiakkaan (keskusliikkeen) tuotetunnukset. Asiakastietoihin kerrotaan keskusliikeasiakkaalle mihin kolmesta tuotekoodista on tallennettu asiakkaan tuotetunnus. Tuotekoodi1-3 -tietoja käytetään ainoastaan OVT -tilausten sisäänluvussa. Asiakkaan tuotetunnus Asiakkaan tuotetunnus. Kenttä on toistaiseksi vain informatiivinen tieto. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 77 (89) Toimittajatunnus 1 - Toimittajatunnus 3 Valitaan tuotteen toimittajatunnus. 7.4. Tuotesaldot Tuotesaldot -taulua ei varsinaisesti tarvitse ylläpitää, koska ohjelma päivittää tauluun tulevat tiedot. Tuotteiden perustamisen jälkeen tuotteiden hinnat syötetään tuotesaldot -tauluun: myyntien puolella myyntihinta ja ostojen puolella keskihinta ja viimeinen ostohinta. Jatkossa ohjelma päivittää muut kentät, paitsi Hälytysraja-, Hankintahinta- ja Myyntihinta -kenttiä. Näihin kenttiin tiedot aina syötetään. Alkusaldo syötetään, jos varastonvalvontaohjelma ei ole käytössä ja halutaan silti seurantaa. Jos lajitelmat (koot, värit, varastot) ovat käytössä, tuotesaldot -tauluun syötetään alkusaldot ja hinnat lajitelmatasolla. Tuotesaldoissa näytetään vain ne saldot, joille on tuote perustettuna. Tuotteen poisto ei kuitenkaan poista tuotesaldoja, vaan ne jäävät tuotesaldoihin vaikka eivät selauksella näy. Jos siis haluat poistaa tuotteen saldoineen, poista ENSIN tuotesaldot ja vasta sen jälkeen itse tuote Selaillakseen tuotesaldoja käyttäjän tulee käyttää Etsi-painiketta hakeakseen tiedot taulukkoon. Mikäli haettava tuotemäärä on liian suuri, tulee käyttäjän rajata haettavan tiedon määrää antamalla tuotetunnusväli hakurajauskenttiin. Tuotesaldojen ylläpitonäytöllä on nähtävissä seuraavat kentät: Tuotekoodi Ilmoittaa minkä tuotteen saldoista on kyse. Koko Tuotteen kokokoodi lajitelmilla. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 78 (89) Väri Tuotteen värikoodi lajitelmilla. Varasto Tuotteen varastokoodi lajitelmilla. Hälytysraja Tuotteen hälytysraja. Varastosaldo Tuotteen varastosaldon varastoseurannassa olevilla tuotteilla. Kun myydään tuotetta, joka on osina varastossa (Rakenne osina-kenttä Tuote-taulussa rastittu), vaikutus kohdistuu komponenttituotteiden varastosaldoihin. Tilattu Varastoon tulossa olevien tuotteiden määrän. Tilattu -kenttä päivittyy ostotilauksilla siten, että tilausta syötettäessä ohjelma lisää kenttään tilatun määrän ja saapumisten vahvistamisessa vähentää kentästä saapuneen määrän. Varattu Toimittamattomien myyntitilauksien määrän. Varattu -kenttä päivittyy myyntitilauksilla siten, että tilausta syötettäessä ohjelma lisää kenttään tilatun määrän ja myynnin päivityksessä vähentää kentästä toimitetun määrän. Keskihinta Tuotteen keskihinnan (EUR). Keskihinta lasketaan saapumisten vahvistamisessa sekä mahdollisesti uudelleen ostojen päivityksessä, jos laskulla on muita kuin rivikohtaisia alennuksia tai lisiä. Ostojen päivityksessä myös em. alennukset ja lisät tulevat huomioiduksi keskihintaan. Keskihinta lasketaan kaavalla: vanha keskihinta * vanha saldo + rivin arvo vanha saldo + rivin määrä. Viim. ostohinta -kenttä ilmoittaa tuotteen viimeisen ostohinnan (eur). Viimeinen ostohinta lasketaan saapumisten vahvistamisessa sekä mahdollisesti uudelleen ostojen päivityksessä. Ostohinta lasketaan kaavalla: rivin arvo rivin määrä. Jossa rivin arvo on nettoarvo miinus mahdolliset rivikohtaiset alennukset. Viimeinen ostopäivämäärä Tuotteen viimeisen ostopäivämäärän. Kenttään päivittyy toimitusten vahvistamisessa toimituksen päivämäärä. Jollei toimituksen päivämäärää anneta, päivitetään ostojen päivityksessä kenttään laskun päivämäärä. Viimeinen myyntipäivämäärä 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 79 (89) Tuotteen viimeisen myyntipäivämäärän. Kenttään päivittyy myynnin päivityksessä laskun päivämäärä. Myyntihinta Tuotteen myyntihinta. Myynti Kpl/kuukausi Tuotteen myyntien kappalemäärän kuukaudessa. Kenttä päivittyy myynnin päivityksessä. Myynti Kpl/vuoden alusta Tuotteen myyntien kappalemäärän vuoden alusta lähtien. Kenttä päivittyy myynnin päivityksessä. Myynti kuukaudessa Tuotteen myyntien euromäärän kuukaudessa. Kenttä päivittyy myynnin päivityksessä. Myynti vuoden alusta Tuotteen myyntien euromäärän vuoden alusta lähtien. Kenttä päivittyy myynnin päivityksessä. 7.5. Vieraskieliset nimikkeet Asiakkaalle voidaan antaa asiakastietoihin kielikoodi. Tälle kielikoodille voidaan syöttää tuotteille vieraskieliset nimikkeet. Tilausten syötössä tuotteen nimike haetaan asiakkaan kielikoodin perusteella ensin vieraskielisistä nimikkeistä. Vieraskielinen nimike tulostuu myös laskulle tuotetaulun tuotenimikkeen sijaan. Jos asiakkaille luo vieraskielisen laskulomakkeen ja asettaa sen asiakkaan oletuslaskulomakkeeksi, saa asiakas laskunsa kokonaan omalla kielellään. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 80 (89) Vieraskielisten nimikkeiden ylläpitonäytöllä on nähtävissä seuraavat kentät: Tuotetunnus Valitaan tuotetauluun perustettu tuote. Kielikoodi Asiakkaan kolmimerkkinen kielikoodi, esim. ENG Nimike Tuotteen vieraskielinen nimi Yksikkö Tuotteen yksikkö vieraskielisenä 7.6. Maksuehdot Maksuehdot voidaan määritellä yrityskohtaisesti tai yhteiskäyttöön (yritystiedoissa kenttä maksuehtoyritys). Maksuehdot ovat myös reskontran käytössä. Ostojen ja myyntien maksuehdot ovat samassa taulussa. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 81 (89) Maksuehtojen ylläpitonäytöllä on nähtävissä seuraavat kentät: Maksuehdon tunnus Maksuehdon tunnus, joka voi olla enintään kolme merkkiä. Asiakkaalle syötetään Asiakkaat - (2) Koodit -tauluun Maksuehto -kohtiin tässä taulussa perustettua maksuehtoa vastaava koodi (=maksuehdon tunnus). Teksti Maksuehtoa vastaava teksti, joka halutaan tulostuvan laskulle. Teksti voi olla enintään 30 merkkiä pitkä. Eräpäivät Niiden päivien lukumäärä, joka kertoo, montako päivää on laskun päivämäärästä eräpäivään. Esim. maksuehdossa "14 pv -2%, 30 pv netto" eräpäivät on 30. Eräpäivät -tieto on pakollinen. Ale-päivät Niiden päivien lukumäärä, joka kertoo, montako päivää on laskun päivämäärästä käteisalennuspäivään. Esim. maksuehdossa "14 pv -2%, 30 pv netto" ale-päivät on 14. Käteisalennusprosentti Maksuehdon käteisalennusprosentti. 7.7. Toimitusehdot 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 82 (89) Toimitusehdot voidaan määritellä yrityskohtaisesti tai yhteiskäyttöön (yritystiedoissa kenttä toimitusehtoyritys). Toimitusehtojen ylläpitonäytöllä on nähtävissä seuraavat kentät: Tunnus Toimitusehdon numero, joka voi olla enintään kolme merkkiä. Teksti Toimitusehtoa vastaava teksti, joka halutaan tulostuvan laskulle. Teksti voi olla enintään 30 merkkiä pitkä. 7.8. Myyjät Myyjät ovat myös reskontran käytössä. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 83 (89) Myyjien ylläpitonäytöllä on nähtävissä seuraavat kentät: Tunnus Vapaavalintainen numero, joka voi olla enintään kahdeksan merkkiä pitkä. Nimi Myyjän nimi. Kenttään mahtuu maksimissaan 40 merkkiä. Provisioprosentti Myyjän provisioprosentti. 7.9. Asiakas/tuotehinnat Asiakkaan hinnastotunnukselle perustetaan asiakaskohtaiset tuotehinnat. 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 84 (89) Asiakkaan/Tuotehinnaston ylläpitonäytöllä on nähtävissä seuraavat kentät: Hinnastotunnus Hinnaston numero, joka voi olla sama kuin asiakasnumero. Kenttään mahtuu enintään kahdeksan merkkiä. Tuotetunnus Valitaan tuotteen tunnus. Valuutta Valitaan hintaa vastaava valuuttatunnus. Selite Hinnaston nimi. A-hinta Tuotteen hinta/kpl ko. valuutassa ko. asiakkaalle. Uusi hinta ja Voimaantulon päivämäärä Tuotteelle voi ilmoittaa tulevan hinnanmuutoksen etukäteen. 'Uusi hinta' -kenttään voi ilmoittaa hinnan, joka siirtyy a -hinnaksi 'Voimaantulon päivämäärä' kentässä annettuna päivänä. Kun yritys avataan Tilaustenkäsittely- tai Palvelulaskutussovelluksessa (tai hinnaston päivitys suljetaan) niin, että uuden hinnan voimaantulopäivä on kalenteripäivä tai sitä aiempi, siirtyy annettu uusi hinta automaattisesti hinnaston a-hinnaksi ja entinen ahinta kenttään 'Vanha hinta' 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 85 (89) Tilaustenkäsittely ja Palvelulaskutus -sovellukset käyttävät tuotteille hinnastohinnoista oletusarvoisesti aina a-hintaa. Jos uusi hinta ei ole vielä kalenteriajassa astunut voimaan, ei korotusta ole toteutettu eikä edes tulevaisuuteen kirjattavalle tapahtumalle huomioida tätä tulevaisuudessa tapahtuvaa korotusta. Vanha hinta otetaan käyttöön tuotteelle, jos tuote kirjataan hinnankorotusta vanhemmalle päivälle JA hinnankorotus on jo tapahtunut eli A-hinta = Uusi hinta. Vanha hinta - kenttä saa arvon, kun käytetään tulevaisuudessa voimaan astuvia tuotehintoja (Kentät Uusi hinta ja Voimaantulon päivämäärä). Kun uusi hinta astuu voimaan, siirtyy aiempi a- hinta automaattisesti vanhaksi hinnaksi. Tuote saa vanhan hinnan, jos tuote kirjataan uuden hinnan voimaantulopäivää vanhemmalle päivälle JA uusi hinta on otettu käyttöön (a-hinta=uusi hinta) Käyttäjä ei syötä tätä tietoa. Kenttään syötetään arvo vain virhetilannetta korjattaessa! Huomautus Syötetään tarvittaessa info-tietoa, joka tulee näkyviin rivitietoja syötettäessä. Alennusprosentti Alennusprosentti, jos halutaan antaa vielä hinnaston hinnasta alennusta. 7.10. Koot 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 86 (89) Kokojen ylläpitonäytöllä on nähtävissä seuraavat kentät: Kokotunnus Kokolajitelman tunnus, joka voi olla enintään neljä merkkiä pitkä. Tunnus annetaan Tuotteet - tauluun Koko -kenttään, jos tuotteella on kokolajitelma käytössä. Selite Kokolajitelman nimi. Kenttään mahtuu enintään 40 merkkiä. Kokokoodit 1-10 Lajitelman koot, esim. S, M ja L tai 36, 38 ja 40. Koodi voi olla maksimissaan neljä merkkiä. 7.11. Värit Värien ylläpitonäytöllä on nähtävissä seuraavat kentät: Väritunnus Värilajitelman tunnus, joka voi olla enintään neljä merkkiä pitkä. Tunnus annetaan Tuotteet - tauluun Väri-kenttään, jos tuotteella on kokolajitelma käytössä. Vakiotunnus 999 tarkoittaa, että tuotteella on värikäsittelyn sijaan eräkäsittely ja värin arvot poimitaan tuotesaldojen värikentästä, ei luettelon väreistä Ks eräkäsittely Selite 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 87 (89) Värilajitelman nimi. Kenttään mahtuu enintään 40 merkkiä. Värikoodit 1 10 Lajitelman värit, esim. SIN (=sininen), VAL (=valkoinen) jne. Koodi voi olla maksimissaan neljä merkkiä. 7.12. Varastot Varastojen ylläpitonäytöllä on nähtävissä seuraavat kentät: Varastotunnus Varaston tunnus, joka voi olla enintään 10 merkkiä pitkä. Varasto Varaston nimi. Kenttään mahtuu enintään 40 merkkiä. 8. Aputoiminnot 8.1. Lukituksen purku 6.3.1 Copyright Aditro 2013

Marraskuu 2013 88 (89) Lukituksen purku-näytöllä voidaan poistaa laskun merkintä lukittu, mikäli em. merkintä jostain syytä on jäänyt virheen tai muun syyn takia laskulle. Käyttäjän tulee syöttää lukitun laskun laskunumero syöttökenttään ja suorittaa lukituksen poisto painamalla OK -painiketta. 9. Asetukset 9.1. Käyttäjäasetukset Käyttäjäasetuksissa voidaan muokata käyttäjien henkilökohtaisia sovellusasetuksia. Näitä asetuksia päästään muokkaamaan valitsemalla vasemmalta valikosta Asetukset => Käyttäjäasetukset. Käyttäjäasetukset -näyttö on esitetty seuraavassa kuvassa. 6.3.1 Copyright Aditro 2013