Netvisor laskutusliittymä

Transkriptio

1 Päiväys: Laatinut: Riitta Kemppainen

2 Sisällysluettelo 1 ValueFrameen tehtävät määritykset Yleiset ValueFrame-määritykset Operaattoritunnukset ALV koodit Asiakkaiden verkkolaskuosoitteiden määritys Tuotekoodit Laskujen lähetys Laskujen lähetys Liitteen lisääminen Laskujen kuittaaminen lähetetyksi Laskujen uudelleensiirto Virheilmoitukset Laskujen tietosisällön muodostuminen ValueFramen laskun teko näkymä Laskun tiedot Netvisorissa

3 1 ValueFrameen tehtävät määritykset 1.1 Yleiset ValueFrame-määritykset ValueFrame aktivoi liittymän yhteistyössä Netvisorin kanssa. Asiakasyrityksen edustaja avaa ulkopuolisen ohjelmistorajapinnan Netvisor -ympäristössä ja luo integraatiotunnukset sekä -avaimen. Rajapintatunnukset luodaan Netvisorissa valinnalla Hallinta --> Palvelun hallinta --> Yrityksen tiedot --> Ulkoisen järjestelmän tunnisteet. ValueFramen asiantuntija määrittää tunnukset ValueFrameen. Asiakasyritys määrittää kohdassa Ylläpito - Yleiset järjestelmäasetukset - Yhtiöt yhtiön y-tunnuksen (pakollinen). ValueFramen asiantuntija määrittää mille tilakoodille laskut siirretään Netvisorissa: Lähettämätön: lasku lähetetään Netvisorista asiakkaalle ja siirretään reskontraan Avoin: lasku on lähetetty asiakkaalle ValueFramesta ja siirretään Netvisorin reskontraan Myyntitilaus 1.2 Operaattoritunnukset Vastaanottajan verkkolaskuosoitteen lisäksi liittymässä välitetään aina myös operaattoritunnus. Jos asiakkaan verkkolaskusoitteesta on epäselvyyttä, kannattaa tieto aina varmistaa asiakkaalta ennen ensimmäistä verkkolaskutusta. Varmista yhdessä ValueFrame asiantuntijan kanssa, että operaattoritunnukset ovat ajan tasalla: Aktia/Säästöpankki/Paikallisosuuspankki: ITELFIHH Ålandsbanken: AABAFI22 Apix Messaging Oy: BasWare Einvoices Oy: BAWCFI22 Enfo: Handelsbanken: HANDFIHH Itella Information Logistics Oy: Liaison Technologies Oy: Logica Suomi Oy: Maventa: Netvisor ebank: NETBFI99 Nordea: NDEAFIHH Osuuspankki: OKOYFIHH Danske Bank Oyj: DABAFIHH Tapiola Pankki: TAPIFI22 TeliaSonera Finland Oyj: Tieto Oyj: ALV koodit Jokaisella ValueFramen laskurivillä välitetään Netvisorin mukainen ALV koodi. Asiakasyrityksen edustaja ylläpitää tiedot valinnalla Ylläpito Laskutus - ALV-prosentit: NONE = Ei alv-käsittelyä KOOS = Kotimaan osto EUOS = EU-osto EUUO = EU:n ulkopuolinen osto EUPO = EU-palveluosto 100 = 100% vähennettävä vero KOMY = Kotimaan myynti EUMY = EU-myynti EUUM = EU:n ulkopuolinen myynti 3

4 1.4 Asiakkaiden verkkolaskuosoitteiden määritys Asiakasyrityksen edustaja syöttää kullekin verkkolaskuja vastaanottavalle asiakkaalleen Asiakkaan tietojen Laskutustiedot välilehdellä seuraavat tiedot: Valitaan oikea operaattori valintalistalta Syötetään asiakkaan verkkolaskuosoite Laskujen siirron yhteydessä asiakastiedot päivitetään Netvisoriin. Mikäli asiakkaan tietoihin on syötetty verkkolaskuosoite, lähetetään lasku oletuksena Netvisorista sähköisesti. Mikäli verkkolaskuosoite on erehdyksessä tallennettu virheellisesti, tulee oikea osoite korjata ValueFramessa asiakastietoihin. Tämän jälkeen lasku tulee uudelleen siirtää ValueFramesta Netvisoriin (huomioi ettei sama lasku voi siirtyä Netvisoriin tuplana). Vaihtoehtoisesti osoitteen voi korjata myös Netvisorin asiakastietoihin, jolloin laskua ei tarvitse uudelleen siirtää. 4

5 1.5 Tuotekoodit ValueFramen laskulla annetut tuotekoodit siirretään automaattisesti Netvisorin tuoterekisteriin laskujen siirron yhteydessä. Mikäli laskuriville annettua tuotekoodia ei löydy Netvisorin puolelta, lisätään tuote uutena tietona. ValueFramessa tuotteet voidaan lisätä: Tuoterekisteriin kokonaishintaisille palveluille Työvaiheelle tuntihintaisille palveluille Netvisorin tuoterekisteriin viedään rajapinnan kautta: Tuotekoodi Tuoteryhmänä aina oletuksena ValueFrame Nimi Myyntihinta Ostohinta ALV Mikäli tuotekoodeja ei haluta käyttää, tulee Netvisoriin määrittää yksi oletustuote tyhjällä tuotekoodilla. Tuotekoodit ValueFramessa: Tuotekoodit Netvisorissa: 5

6 2 Laskujen lähetys 2.1 Laskujen lähetys Laskut siirretään Netvisoriin ValueFramen Laskuluettelon kautta. Laskuluettelon voi ajaa halutulta aikaväliltä valikon kohdasta Laskutus - Laskuluettelo. Mikäli ValueFramessa on useampia yhtiöitä, raportti tulee ajaa yhtiö kerrallaan. Raportti on suositeltavaa suorittaa rastittamalla valinnat jätä aloituspäivä huomioimatta ja Näytä vain laskutukseen siirtämättömät. Näin mukaan tulevat kaikki ne laskut, joita ei ole aiemmin siirretty Netvisoriin. Suorita raportti klikkaamalla painiketta Tee raportti. Varmista että lähetettävien laskujen kohdalla on ruksi sarakkeessa L. Laskujen päivämäärä ja eräpäivä on mahdollista muuttaa vielä ennen lähettämistä, mikäli laskut tehdään ValueFrameen etukäteen valmiiksi ja asiakkaalle halutaan antaa maksuaikaa lähetyspäivän mukaan. Laskut lähetetään lopuksi Netvisoriin klikkaamalla painiketta Siirrä valitut laskut Netvisoriin. 6

7 2.2 Liitteen lisääminen Laskulle on mahdollista lisätä yksi PDF-liite tai käyttää ValueFramen vakiomuotoista laskun liitetiedostoa. Molempia vaihtoehtoja ei voi käyttää samanaikaisesti. Mikäli laskun mukana halutaan lähettää vakioliite, ruksataan sarake F. Jos laskun vastaanottavan asiakkaan laskutustiedoissa on määritelty Asiakas haluaa laskuliitteen, on tämä kenttä oletuksena ruksattu. Vakiomuotoista liitettä ei lähetetä, mikäli liitetiedosto on tyhjä (ts. laskulla ei veloiteta tuntiveloitteista työtä tai matkalaskuja). Liitettä ei lähetetä myöskään hyvityslaskun mukana. Vaihtoehtoisesti laskulle on mahdollista liittää erillinen pdf-liitetiedosto. Liite lisätään klikkaamalla sarakkeessa Laskun PDF-liite olevaa klemmaria, jonka jälkeen avautuu pop-upikkuna, josta lisättävä PDF valitaan. Laskulle voidaan lisätä vain yksi liite, mutta liitteessä voi olla useampia sivuja. Liitteen lisäämisen jälkeen sarake F aktivoituu automaattisesti. 2.3 Laskujen kuittaaminen lähetetyksi Jos haluat estää laskun siirron Netvisoriin, vie hiiri laskun numeron vasemmalla puolella olevan toimintovalikon kohdalle ja klikkaa kuvaketta Merkitse siirretyksi. 7

8 2.4 Laskujen uudelleensiirto Mikäli lasku halutaan siirtää esim. laskuvirheen vuoksi uudelleen Netvisoriin, tulee laskulta poistaa siirtomerkintä. Valitse laskun toimintovalikosta Pura laskun lukituksia. Ruksi tämän jälkeen Poista laskutussiirtomerkintä ja klikkaa Tallenna. Kun laskun lukitus on purettu, lasku avautuu takaisin muokattavaksi ja uudelleen lähetettäväksi. 2.5 Virheilmoitukset Mikäli lasku jää siirrossa mahdolliseen virheeseen, lähetetään siitä ilmoitus. ValueFramen asiantuntija määrittää sähköpostiosoitteen johon virheilmoitukset lähetetään. Tyypillisimmät virheilmoitukset ovat: Tiedon muoto virheellinen. Product not found 10: Laskuriville on annettu tuotekoodi jota ei löydy ValueFramen tuoterekisteristä tai työvaiheista. Tällöin käyttäjän tulee joko lisätä puuttuvat tuote ValueFramen tuoterekisteriin tai korjata tuotekoodi laskuriville. Laskurivin tiliöintiehdotus ei kelpaa. Tiliä ei löydy järjestelmästä, annettu tili: xxx: Laskuriville on annettu myyntitili jota Netvisorista ei löydy. Laskun lukitus tulee purkaa, korjata myyntitili ja siirtää lasku uudelleen. Ei voi tallentaa laskua lukitulle kaudelle: Lasku on päivätty Netvisorissa suljetulle kaudelle. Laskun lukitus tulee purkaa, korjata laskun päiväys ja siirtää lasku uudelleen. 8

9 3 Laskujen tietosisällön muodostuminen 3.1 ValueFramen laskun teko näkymä Oheisessa kuvassa on esitetty ValueFramen laskun teko -näkymä ja sen keskeiset tiedot. 1. Laskun asiakkaan tiedot 2. Laskun nimi eli otsikko 3. Laskun numero 4. Tilaaja 5. Viitteenne (esim. asiakkaan tilausnumero tai oma projektinumero) 6. Sopimusnumero 7. Toimitusaika: ei siirry 8. Myyjä: ei siirry 9

10 3.2 Laskun tiedot Netvisorissa Netvisor laskulomake: 1. Laskun asiakkaan tiedot 2. Laskun nimi = Vapaa teksti ennen laskurivejä 3. Laskun numero 4. Tilaaja = Viitteemme 5. Viitteenne 6. Sopimustunnus 10