1 TARJOUSPYYNTÖ OMPELUKONEIDEN JA SAUMUREIDEN KORJAUS- JA HUOLTOPALVELUISTA (puitejärjestely) 1. Hankinnan kuvaus Nurmijärven kunta pyytää tarjoustanne kunnan eri toimipisteisiin hankittujen ompelukoneiden ja saumureiden korjaus- ja huoltopalveluista. Tarjouskilpailun perusteella tehtävä hankintasopimus on luonteeltaan puitesopimus. Tarjous pyydetään ompelukoneiden ja saumureiden korjaus- ja huoltopalveluista sopimuskaudeksi 1.6.2016 31.5.2019 + mahdollinen 1 vuoden jatkokausi (optio) 1.6.2019 31.5.2020. Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla kuitenkin siten, että sopimus voi päättyä aikaisintaan 31.12.2018 Hankinnalle asetetut tekniset, toiminnalliset ja muut vähimmäisvaatimukset on ilmoitettu tarjousliitteissä (2 4). 2. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä. Hankintamenettely on avoin puitemenettely. Hankinnasta on ilmoitettu HILMAhankintailmoitusjärjestelmässä ja Nurmijärven kunnan kotisivuilla Internetissä. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja asetusta hankinnoista (614/2007). Asiakirjajulkisuuden osalta hankinnassa sovelletaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjoajan mielestä mahdolliset liike- ja ammattisalaisuuksia koskevat tekstit/kohdat pyydetään merkitsemään selvästi ei-julkinen merkinnällä. Hankintamenettely voidaan keskeyttää osittain tai kokonaan, mikäli yksikään tarjous ei vastaa hankintapyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla tai tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia tai olosuhteet muuttuvat tarjouskilpailun aikana sellaisiksi, että hankintayksikkö ei voi hyödyntää kilpailutuksen tuloksia. 3. Tarjouksen sisältö Tarjous on tehtävä liitteenä olevilla tarjouslomakkeilla (liitteet 2 4). Lomakkeiden muotoa tai sisältöä ei saa muuttaa. Lisäksi ennen sopimuksen tekoa tarjouskilpailun voittanut toimittaja toimittaa hankintayksikölle liitteessä 2 vaaditut selvitykset ja todistukset. Tarjous ja kaikkien sen liitteiden on oltava suomenkielisiä. Tarjouspyynnössä vaaditun tie-
2 don, selvityksen tai asiakirjan puuttuminen voi johtaa tarjoajan tarjouksen sulkemiseen pois tarjouskilpailusta. Tarjouksessa ei saa asettaa omia ehtoja palvelujen käytön minimimääristä, hinnoittelun rakenteesta, aikataulusta, sisällöstä tai muita lisäehtoja tai kytkentöjä. Ne tulkitaan tarjouspyynnön vastaisiksi ehdoiksi ja voivat johtaa tarjouskilpailusta poissulkemiseen. Tarjoajaa pyydetään kiinnittämään huomiota siihen, että tarjous on laadittu huolellisesti, realistisesti, tarjouspyynnön mukaisesti ja sen ehdot täyttäen. Tarjoajien syrjimättömän kohtelun vaarantavat tulkinnanvaraiset, puutteelliset ja epäselvät tarjoukset suljetaan pois tarjouskilpailusta. 4. Hinnat ja niiden voimassaolo Kaikki tarjoushinnat ilmoitetaan 0 % alv-hintoina. Hinta on nettohinta, johon ei hyväksytä mitään lisiä. Hinnat ovat kiinteät 31.5.2017 saakka 5. Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn, vaan se palautetaan tarjouksentekijälle. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto 6. Hankintasopimuksen solminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Tarjousten yksityiskohtaiset arviointikriteerit, ratkaisuperusteet ja pisteytys on ilmoitettu tarjouspyynnön liitteessä 1. 6. Toimitusehto Huoltoon lähtevä kone/koneet huolletaan kunnan toimitilassa tai huoltajan tiloissa sen mukaan, mitä sovitaan. Jos huolto tehdään huoltajan tiloissa, niin huoltaja hoitaa koneiden kuljetukset huoltoon ja takaisin toimipisteeseen ilman lisäkorvausta (sisältyy huollon hintaan). Vaaranvastuu konetoimituksissa ja huoltokoneiden osalta siirtyy kunnalle silloin kun huollossa ollut kone luovutetaan käyttöön kunnan toimipisteessä.
3 7. Laskujen maksaminen, maksuehto, laskun viivästyskorko, sähköinen laskutus ja toimituksen viivästymissanktio Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta jälkikäteen kuukausittain, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehto on vähintään 30 pv netto laskun saapumisesta. Laskutuslisiä, toimitus-, käsittely- tai muita lisämaksuja ei hyväksytä. Viivästyskorko voi olla enintään korkolain mukainen. Laskutuksessa käytetään sähköistä verkkolaskutusta kunnan antamien ohjeiden mukaan. Laskun viivästyssanktio käy ilmi sopimusluonnoksesta. 8. Osatarjoukset ja hankinnan jakaminen Osatarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tavalla tai toisella ehdollinen tarjous on tarjouspyynnön vastainen ja johtaa tarjoaja poissulkemiseen tarjouskilpailusta. Hankintaa ei jaeta vaan valitaan yksi toimittaja. 9. Hankintapäätökset, - sopimukset, sopimuksen syntyminen Nurmijärven kunta tekee hankinnasta kirjallisen hankintapäätöksen, joka perustuu tällä tarjouspyynnöllä saatujen tarjousten vertailuun ja sen antamiin lopputuloksiin. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille, tiedoksianto tapahtuu sähköisesti. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan virallinen sähköpostiosoite, johon hankintapäätös voidaan lähettää. Sopimuskausi alkaa 1.6.2016 tai kun hankintasopimus on allekirjoitettu. Kirjallinen hankintasopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Tarjous on tarjoajaa sitova tarjouksen voimassaoloajan loppuun saakka, mutta asiakkaan puolelta sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Valitun toimittajan/palveluntuottajan tulee allekirjoittaa sopimus viivytyksettä ja viimeistään 14 päivän kuluessa siitä kun sopimusasiakirjat on toimitettu sopimuskumppanille. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. 10. Sopimuksen tekeminen ja sopimuksen tulkintajärjestys Sopimuksen soveltamisessa noudatetaan asiakirjojen pätevyysjärjestyksen osalta seuraavaa tulkintajärjestystä: 1. Sopimus
4 11. Hankinnan muut ehdot 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset palveluhankintojen sopimusehdot (JYSE 2014 Palvelut) soveltuvin osin 4. Toimittajan tarjous liitteineen Hankintapalvelukeskus pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 12. Tarjouksen tekeminen ja siitä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 13. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään 31.8.2016 saakka. 14. Tarjouspyyntöön liittyvien lisätietojen saaminen 15. Tarjouksen jättäminen Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyviä lisätietoja annetaan ainoastaan kirjallisesti. Kilpailutukseen ja tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset ja tietopyynnöt tulee toimittaa 21.3.2016 klo 16 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankintapalvelukeskus@nurmijarvi.fi Kaikkiin tehtyihin kysymyksiin ja tietopyyntöihin vastataan ja vastaukset julkaistaan Nurmijärven kunnan kotisivuilla viimeistään 24.3.2016 osoitteessa: http://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/ilmoitustaulu/tarjo uspyynnot Tarjoajia pyydetään seuraamaan Nurmijärven kunnan kotisivuja tarjousten jättöpäivään saakka, jotta tarjoajat saavat tietoonsa kysymysten, lisätietopyyntöjen ja vastausten tuottamat mahdolliset täsmennykset ja lisätiedot. Kirjalliset tarjoukset liitteineen tulee toimittaa suljetussa kuoressa 31.3.2016 klo 12.00 mennessä. Kuoreen tarjoustunnus: Ompelukoneiden ja saumureiden huoltopalvelut. Toimitusosoite on: Nurmijärven kunta/hankintapalvelukeskus PL 37 01900 Nurmijärvi Käyntiosoite: Nurmijärven kunta/hankintapalvelukeskus
5 Keskustie 2 B 01900 Nurmijärvi Myöhästynyttä tarjousta ei käsitellä. 16. Tarjoajan sähköpostiosoite Hankintapäätös annetaan tarjoajille tiedoksi sähköisellä tiedoksiannolla sähköpostitse. Tarjouksessaan tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, jonne hankintapäätös lähetetään. Sähköpostin häiriötön toiminta ja saapuvien viestien seuranta on tarjoajan vastuulla. 17. Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liitteistä: Tarjouspyyntö Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Hankinnan ratkaisuperusteet Tarjoajan kelpoisuus Tarjouspyynnön mukaisuus Tarjouslomake Sopimusluonnos Kari Ylitie hankintajohtaja Nurmijärven kunta