Tarjouspyyntöä on muutettu lisäkysymysten yhteydessä. Muutokset ovat näkyvillä punaisella. TARJOUSPYYNTÖ JÄMSÄN KAUPUNGIN HENKILÖSTÖN LIIKUNTA- JA KULTTUURIPALVELUIDEN MAKSUKORTISTA/SÄHKÖISESTÄ MAKSUVÄLINEESTÄ Jämsän kaupungin henkilöstöpalvelut pyytää tarjousta liikunta- ja kulttuuripalveluiden maksukortista/sähköisestä maksuvälineestä ja siihen liittyvistä palveluista. Sopimus palveluista syntyy, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Palvelutuotanto aloitetaan 2.1.2019. Sopimus on voimassa 31.12.2020 saakka. Lisäksi hankintaan sisältyy kahden vuoden optio ajalle 1.1.2021-31.12.2022. Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta. 1. Hankinnan kohde 1.1 Yleistä Liikunta- ja kulttuuripalvelut ovat henkilöstöetu, jolla haluaa kannustaa henkilöstöään liikkumaan ja virkistäytymään. Vuoden aikana kaupunki myöntää henkilöstölleen noin 100 euron arvoisen edun henkilöä kohti suhteutettuna henkilön työssäoloaikaan. Myönnettävän edun määrä riippuu Jämsän kaupungin kulloisestakin päätöksestä myöntää ko. etu. Jämsän kaupungin vakituisen henkilöstön määrä oli 31.3.2018 yhteensä 791 henkilöä. Määräaikaista henkilöstöä oli 31.3.2018 yhteensä 200 henkilöä. ei sitoudu mihinkään tiettyihin hankintamääriin. Henkilöstömäärät sekä myönnettävän edun suuruus voivat vaihdella sopimuskauden aikana. 1.2 Hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset Hankinnan kohteena on työntekijöille henkilöstöetuna myönnettävät liikunta- ja kulttuuripalveluiden maksukortit/sähköinen maksuväline, joilla työntekijät voivat valintansa mukaisesti hankkia liikunta- ja kulttuuripalveluita palveluntuottajan palveluvalikoimaan kuuluvista käyttöpaikoista. Liikunta- ja kulttuuripalveluiden maksukortilla/sähköisellä maksuvälineellä käytettävien palveluiden tulee olla palveluita, jotka lainsäädännössä on hyväksytty verovapaiksi työsuhde-eduiksi. myöntää edun työntekijöille kustannuksitta ts. henkilöstöllä ei ole edun käyttämisessä omavastuuosuutta eikä palveluntuottaja voi periä henkilöstöltä mitään kuluja edun käyttämisestä tai siihen liittyvistä tukipalveluista. Hankittavan liikunta- ja kulttuuripalveluiden maksukortin/sähköisen maksuvälineen ja siihen liittyvien palveluiden tulee täyttää seuraavat vaatimukset: Edun käyttöpaikat - Palvelun tulee sisältää sekä liikunta- että kulttuuripalvelut. - Tarjottavaa maksukorttia/sähköistä maksuvälinettä tulee olla mahdollista käyttää yhteensä vähintään 40 eri liikunta- ja kulttuuripaikassa enintään 50 kilometrin Sivu 1 / 7
ajomatkan sisällä laskettuna Jämsän keskustasta osoitteessa Keskuskatu 8 42100 Jämsä. Ajomatkan pituus lasketaan käyttäen Fonecta.fi -verkkopalvelun reittihakua (osoite https://www.fonecta.fi/kartat?from=+&to=+). Hyväksyttävinä paikkoina pidetään liikunta- tai kulttuuripaikkoja, joissa on tarjolla liikunta- tai kulttuuripalveluita. Pelkästään lipunmyyntiä suorittavia paikkoja (esim. R-Kioskit) tai etäpalveluita myyviä (esim. Internet -valmennukset) myyntipisteitä ei hyväksytä vähimmäisvaatimuksen täyttämiseksi. - Maksukorttia/sähköistä maksuvälinettä tulee olla mahdollista käyttää kaikissa palveluntuottajan palveluvalikoimaan kuuluvissa liikunta- ja kulttuuripaikoissa. - Palveluntuottajan tulee tiedottaa käyttöpaikkojen mahdollisista muutoksista. Maksukortin/sähköistä maksuvälineen käyttö - Maksukortin tulee olla käytettävissä fyysisenä maksukorttina tai sähköisenä maksuvälineenä ilman korttia siten, maksu on mahdollista myös ilman älypuhelinta joko tekstiviestillä tai puhelulla. Edun käyttäminen tekstiviestillä tai puhelulla ei saa aiheuttaa työntekijälle muita kustannuksia kuin pvm/mpm. Lisäksi edun tulee olla käytettävissä maksuttomilla mobiilisovelluksella ja verkkomaksuna riippumatta siitä, onko kyseessä maksukortti tai sähköinen maksuväline. - Mobiilimaksuvälineen on toimittava myös verkkoselaimella. - Maksukortin/sähköisen maksuvälineen kertaostomäärää ei ole rajoitettu. - Kortille/sähköiselle maksuvälineelle ladatun saldon on oltava työntekijän käytössä vähintään 12 kuukautta etuuden lataamisesta. - Kortin/sähköisen maksuvälineen ja sillä olevan saldon tulee olla työntekijän käytössä vähintään 30 päivää työntekijän työ- tai virkasuhteen päätyttyä Jämsän kaupungilla. Kortin/sähköisen maksuvälineen ja saldon voimassa olon lakkauttamisesta työ- tai virkasuhteen päättyessä sovitaan erikseen sopimuskauden aikana. - Edun jakaminen liikunta- ja kulttuuripalveluiden välillä tulee olla työntekijän vapaasti päätettävissä. - Kortti tulee olla maksutta suljettavissa esim. kortin katoamistapausten johdosta. Kortin sulkeminen tapahtuu joko puhelimitse tai sähköpostitse. - Liikunta- ja kulttuurietuuksia käytettäessä työntekijät on verottajan ohjeen mukaisesti voitava tunnistaa (Työntekijän omaehtoinen liikunta- ja kulttuuritoiminta verovapaana etuna 1848/31/2008). Maksukorttiin/sähköiseen maksuvälineeseen liittyvät työntekijöiden käytettävissä olevat hallinnointi- ja tukipalvelut - Palvelun tulee sisältää sähköinen hallinnointipalvelu, jonka avulla työntekijä voi ottaa palvelun käyttöönsä ja hallinnoida käyttäjätiliään. Käyttäjätililtä tulee olla tarkistettavissa edun määrä ja voimassaoloaika. Hallinnointipalvelu tulee olla verkossa (= pääsy palveluun tapahtuu verkkoselaimella). Hallinnointipalvelun tulee olla käytettävissä 24/7 tavanomaisia huoltokatkoja lukuun ottamatta. - Palveluntuottaja järjestää palvelun käyttäjille neuvonta- ja ohjauspalvelut (= tukipalvelut) palvelun käyttöön normaali- ja häiriötilanteissa. - Palveluntuottajan tukipalveluiden tulee olla tavoitettavissa vähintään arkisin klo 9-15. Tukipalvelut tulee olla saatavilla suomen kielellä. Tukipalvelut tulee olla saatavilla vähintään puhelimitse ja sähköpostitse. - Hallinnointi- ja tukipalveluiden tulee olla työntekijöille maksuttomia. Sivu 2 / 7
Edun lataaminen kortille/sähköiselle maksuvälineelle ja muut työnantajan käytettävissä olevat hallinnointi- ja tukipalvelut - Liikunta- ja kulttuuripalveluiden maksupalvelun hallinnointi, edun ja korttien/sähköisen maksuvälineen tilaaminen, tiedotus, edun lataaminen ja seuranta/raportointi tulee tapahtua verkossa (= pääsy palveluun tapahtuu verkkoselaimella). Hallinnointipalvelun tulee olla käytettävissä 24/7 tavanomaisia huoltokatkoja lukuun ottamatta. - voi halutessaan tehdä tilaukset myös sähköpostitse. - ilmoittaa palveluntuottajalle ne henkilöt, joille palveluntuottaja myöntää tunnukset hallinnoida, tilata ja ladata etua työntekijöille. Henkilöiden ja tunnusten määrää ei ole rajoitettu. - Pienin summa, jonka liikunta- ja kulttuuripalveluiden maksukortille/sähköiselle maksuvälineelle voi kerralla siirtää, on viisi euroa tai vähemmän. Kortin/sähköisen maksuvälineen kertalatauksen enimmäismäärä voi olla minimissään 400. - Palveluntuottaja huolehtii edun (saldon) jakamisesta työntekijöiden korteille/sähköiselle maksuvälineelle Jämsän kaupungin ilmoittamalla tavalla. - ilmoittaa palveluntuottajalle sähköisesti ne työntekijät, joille etu on myönnetty, sekä työntekijöiden sähköpostiosoitteet. Palveluntuottaja huolehtii työntekijöiden muiden tietojen (esim. puhelinnumero, kortin toimitusosoite ja muiden palveluntuottajan tarvitsemien tietojen) keräämisestä työntekijöiltä. - Palveluntuottajan tulee toimittaa maksukortit/sähköisen maksuvälineen tunnukset tai muu vastaava tieto työntekijöille siten, että maksukortit/sähköiset maksuvälineet ovat työntekijän ilmoittamassa osoitteessa/sähköpostiosoitteessa viimeistään 2.1.2019. Käyttäjätilin hallinnointipalvelun sekä maksukortin/sähköisen maksuvälineen maksuominaisuuksien tulee olla työntekijöiden käytettävissä viimeistään 2.1.2019. Vaatimus koskee niitä työntekijöitä, joiden osalta on tehnyt tilauksen kortista/sähköisen maksuvälineen ja edun lataamisesta viimeistään 10.12.2018 mennessä, ja jotka ovat ilmoittaneet Palveluntuottajalle em. ajankohtaan mennessä kortin toimitusosoitteen/sähköisen maksuvälineen tunnuste toimitusosoitteen tai sähköpostin ja Palveluntuottajan muut tarvitsemat tiedot. - Sopimuskauden aikana tehtävien yksittäisten korttitilausten/sähköisen maksuvälineen tilauksen osalta maksukortit/sähköisen maksuvälineen tunnukset tai muu vastaava tieto tulee toimittaa työntekijän ilmoittamaan osoitteeseen/sähköpostiosoitteeseen ja käyttäjätilit avata viimeistään viiden työpäivän kuluessa tilauksen tekemisestä. - Mikäli etua ladataan jo käytössä olevalle maksukortille (= uutta kortin toimitusta ei ole tarpeen tehdä) / sähköiselle maksuvälineelle, tulee ladatun edun olla työntekijän käytettävissä viimeistään seuraavana työpäivänä siitä, kun Jämsän kaupunki on tilannut saldon lisäämisen. - Palveluntuottajan tulee pyynnöstä toimittaa Jämsän kaupungille raportit palveluiden ostomääristä kuukausi- ja vuositasolla. Palveluiden ostomääriä koskevien raporttien tulee sisältää tiedot ostettujen maksukorttien/sähköisten maksuvälineiden määristä, latausten määristä sekä ladattujen etuuksien määristä. - Jämsän kaupungilla tulee olla mahdollisuus saada reaaliaikaisia raportteja palvelun käytöstä kuukausi- ja vuositasolla. Raporteissa on oltava eriteltynä edun käyttö eri liikunta- ja kulttuuripaikoissa. - Palveluntuottaja järjestää palvelun käyttäjille neuvonta- ja ohjauspalvelut (= tukipalvelut) palvelun käyttöön normaali- ja häiriötilanteissa. Sivu 3 / 7
- Palveluntuottajan tukipalveluiden tulee olla tavoitettavissa vähintään arkisin klo 9-15. Tukipalvelut tulee olla saatavilla suomen kielellä. Tukipalvelut tulee olla saatavilla vähintään puhelimitse ja sähköpostitse. - Hallinnointi-, tuki- ja raportointipalvelut sekä edun jakaminen sisältyvät tarjouslomakkeella pyydettyihin tarjoushintoihin. - Palveluntuottaja laatii suomenkielisen ohjausmateriaalin kaupungin työntekijöitä ja esimiehiä varten. huolehtii materiaalin julkaisemisesta soveltuvin osin omassa intranetissään. Lisäksi palveluntuottajan vastuulle kuuluvat kaikki ne tehtävät, joita sopimuksen mukainen palvelutuotanto edellyttää, vaikkei yksittäistä tehtävää olisi erikseen mainittu. 2. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankinnasta on 10.9.2018 toimitettu julkaistavaksi EU-hankintailmoitus Tenders Electronic Daily-tietokantaan (TED). Hankintailmoitus on lisäksi julkaistu kansallisessa HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Hankinnasta on 5.10.2018 toimitettu julkaistavaksi korjausilmoitus Tenders Electronic Daily-tietokantaan (TED). Hankintailmoitus on lisäksi julkaistu kansallisessa HILMAilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (hankintalaki, 1397/2016). Hankintamenettely on hankintalain 32 :n mukainen avoin menettely, jossa kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. Hankintamenettelyn vaiheet ovat: 1. Hankintailmoitus 2. Tarjousten vastaanottaminen 3. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen: Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta tarjoaja, joka ei täytä tarjoajan soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia. Hankintayksikkö on velvollinen sulkemaan tarjouskilpailusta tarjoajan, jota koskee jokin hankintalain 80 :ssä tarkoitettu pakollinen poissulkemisperuste. Hankintayksikkö voi sulkea tarjoajan hankintalain 81 :n mukaisilla harkinnanvaraisilla poissulkemisperusteilla. 4. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen: Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset. 5. Tarjousten vertailu, hankintapäätös, päätöksestä ilmoittaminen 6. Sopimuksen allekirjoittaminen Sivu 4 / 7
3. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään siten, että tarjoaja voi tarjota joko maksukorttia tai sähköistä maksuvälinettä. 4. Tarjouksen tekemiseen liittyvät ehdot Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustellusta syystä. Hankintayksiköllä on oikeus keskeyttää hankinta sopimusta tekemättä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. 5. Hankinnasta tehtävä sopimus Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus Jämsän kaupungin ja valitun toimittajan kesken. Sopimus palveluista tehdään tarjouspyynnön liitteenä olevan sopimusmallin mukaisesti. Tarjoajan huomiota kiinnitetään siihen, että sopimus ei synny vielä hankintapäätöksestä ilmoittamalla, vaan vasta, kun valitusaika ja odotusaika (14 päivää) ovat kuluneet ja kun kirjallinen sopimus on molempien osapuolten allekirjoittama. 6. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset on esitetty tarjouslomakkeella, liite 1. 7. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Tarjous liitteineen on tehtävä suomen kielellä kirjallisesti. Tarjous ei saa sisältää tarjouspyynnöstä poikkeavia ehtoja. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat ehdot. Tarjous tulee laatia tarjouslomakkeelle (liite 1). Tarjouksen on oltava muodoltaan ja sisällöltään tarjouspyynnön mukainen. Muussa tapauksessa tarjous voidaan sulkea tarjouskilpailusta pois tarjouspyynnön vastaisena. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa tarjouslomakkeessa mainitut tiedot ja selvitykset. Tarjous, joka ei sisällä pyydettyjä tietoja ja selvityksiä, voidaan sulkea tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisena. Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle ja tarjouksille asetetut vaatimukset ja selvitykset otetaan mukaan tarjousten vertailuun. 8. Tarjousten vertailu Sopimus palveluiden tuottamisesta tehdään yhden tarjoajan kanssa. Sivu 5 / 7
Tarjouksen valintaperusteena on halvin hinta. Tarjoajat ilmoittavat tarjoushinnat tarjouslomakkeella, liite 1. Tarjousten vertailuhinnan laskeminen on ilmoitettu lomakkeella. Halvimman vertailuhinnan antanut tarjoaja valitaan voittajaksi. 9. Tarjousasiakirjojen julkisuus Tarjousasiakirjojen osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen siltä osin kuin asiakirjat eivät sisällä toisen tarjoajan liike- ja ammattisalaisuuksia. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Tarjouksen vertailuhintaa ei pidetä liikesalaisuutena. 10. Tarjouksen voimassaoloaika 11. Tiedottaminen Tarjouksen tulee olla voimassa sitovasti kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa 28.9.2018 klo 15.00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen: kirjaamo@jamsa.fi. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja viite Liikunta- ja kulttuuripalvelut. Suomeksi esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista sekä mahdollisista tarjouspyynnön muutoksista laaditaan yhteenveto, joka toimitetaan kaikille kysyjille ja em. osoitteeseen yhteystietonsa ilmoittaneille. 12. Tarjouksen jättäminen Tarjous tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Kirjaamo Keskuskatu 8, 42100 Jämsä Käyntiosoite: sama kuin edellä. tai sähköpostitse osoitteeseen: kirjaamo@jamsa.fi. Tarjousten tulee olla perillä 18.10.2018 klo 12.00 mennessä. Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Kuoreen / sähköpostin aihekenttään merkintä: Tarjous, liikunta- ja kulttuuripalvelut. Kuoreen / sähköpostiviestiin on merkittävä tarjoavan yrityksen nimi. Sivu 6 / 7
Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon. 13. Sähköinen tiedoksianto Hankinnasta päättää Jämsän kaupunginhallitus. Hankintayksikkö antaa hankintapäätöksen tiedoksi tarjoajille sähköpostitse. Tarjoajan on tarjouksessaan ilmoitettava sähköpostiosoite, johon hankintapäätös perusteluineen ja valitusosoituksineen ja muutoksenhakuohjeineen lähetetään. 14. Allekirjoitus Jämsässä 10.9.2018 LIITTEET Liite 1 Tarjouslomake Liite 2 ESPD-tiedosto Liite 3 ESPD-lomake Liite 4 Sopimus Liite 5 Julkisten palveluhankintojen yleiset sopimusehdot, saatavilla osoitteesta https://vm.fi/documents/10623/2291459/jyse%20palvelut%20huhtikuu%202017.pdf/109174f0- f238-40aa-be5d-0b5bb9ddc440 Sivu 7 / 7