14.10.2015 Tarjouspyyntö Tammelan kunnan visuaalisen ilmeen uudistamisesta Tammelan kunta pyytää tarjoustanne kunnan visuaalisen ilmeen uudistamisesta, graafisesta ohjeistosta sekä näiden toteutuksesta ja soveltamisesta tarjouspyynnön mukaisesti. Kunta on tehnyt tarjouspyynnön rajoitettua menettelyä käyttäen 8 toimittajalle, koska edellytämme toimialan ja toimintaympäristön tuntemusta sekä kokemusta vastaavista hankkeista. Kunta pidättää oikeuden hyväksyä tai hylätä kaikki saadut tarjoukset. Osatarjouksia ei hyväksytä. Tavoite Tavoitteena on luoda yhtenäinen ja kunnan tavoitteista, tehtävästä ja arvoista nouseva visuaalinen ilme, joka tukee kunnan profiloitumista. Kyseessä on pitkäaikainen ja perusteellinen visuaalinen muutos. Uusi visuaalinen ilme tulee olla raikas, uskottava ja ajaton, jota voidaan hyödyntää koko kunnan markkinointiviestinnässä. Olennaista on erottuvuus muista kunnista. Samalla kunta hakee oman viestintänsä tehostamiseen yhteistyökykyistä ja proaktiivista strategista kumppania. Kunta uudistaa myös kotisivunsa uuden visuaalisen ilmeen mukaisesti, joten valituksi tulevan toimiston tulee kyetä saumattomaan yhteistyöhön kilpailutettavan sisällönhallintaja julkaisujärjestelmä toimittajan kanssa. Tammela lyhyesti Tammela on 6300 asukkaan kantahämäläinen maalaismainen kunta. Kunta on luonnonkaunista ja järvirikasta seutua. Seutukunnan kaupunki Forssa on naapurikunta, johon on matkaa 10 minuuttia. Kunta kasvoi 2000-luvun alussa reippaasti vuoteen 2007 saakka. Tämän jälkeen kasvu on tyrehtynyt ja kääntynyt viime vuosina muuttotappioksi. Kunnalla on runsas tonttitarjonta, jonka hyödyntäminen tulee olemaan seuraavien vuosien ykköstoimenpide kunnan viestinnässä. Kunnan palvelut vastaavat maalaiskunnan palveluja. 1. Tarjouspyynnön rakenne Tarjouspyyntökokonaisuus koostuu seuraavista asiakirjoista Tarjouspyyntö Hintaerittely Tarjouksen sisältö Hankinnan perusvaatimukset visuaalista ilmettä, suunnittelua, teknistä osaamista koskien
2. Tarjouspyyntö Tarjouspyyntö-asiakirja sisältää mm. ne perusvaatimukset, jotka tarjoajien tulee täyttää tullakseen huomioiduksi. Puuttuminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Tarjoaja sitoutuu siihen, että jättäessään tarjouksen perusvaatimukset tulee täyttyä. Samalla tarjoaja sitoutuu antamaan todellista tietoa. 3. Hinnoittelu ja hintaerittely jaoteltuna hankinnan kohteiden mukaisesti Tarjoajan tulee täyttää hintaerittelylomake, jossa tarjoaja määrittelee hinnat tarjouspyynnön mukaisille toimenpiteille. Tarjouksessa tulee ilmetä kaikki toimeksiantajalle aiheutuvat kustannukset sopimuksen allekirjoittamisesta lähtien sekä sisältää myös kertaluontoiset kustannukset. Kiinteät kokonaishinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina eurohintoina. Lisäksi verokanta on ilmoitettava erikseen. Hintaerittelylomakkeessa esitetään ainoastaan kokonaishinnat, joiden pitää sisältää esimerkiksi luonnokset, kuva-aihevalinnat, hankintatyön, kuvien käsittely / sijoittelu, taitto, oikoluku, trafiikki, kuvankäsittely-, materiaali-, aineistosiirto- yms. suunnittelu-, yhteys-, tuotanto-, tai valvontakulut. Kokonaishintoihin ei voi lisätä mitään muita kuluja tai lisiä (matka-, majoitus-, laskutus, toimitus-, yms. kuluja / lisiä) tai hinnan varaumia. Mikäli tarjoaja ostaa tai käyttää valokuvia, kuvituksen pitää sisältyä käyttöoikeuksineen tarjouksen hintaan. Tarjouspyynnössä määritelty koulutus pitää eritellä tarjouksen hintaan. Tarjouksessa tulee ilmetä myös pyydettävien lisäpalveluiden (optioiden) kustannukset hintaerittelytaulukon mukaisesti. Annettujen hintojen pitää vastata mukaan liitettyjä visuaalisen ilmeen, graafisen suunnittelun ja ohjeistuksen sekä verkkosivujen työnäytteitä. Ei koske showcase-näytteitä. Tällä tarkoitetaan sitä, että tarjouksenne annetulla suunnitteluhinnalla ja tuntimäärällä työnäytteenä olevan vastaavan tuotteen suunnittelutyö olisi voitu toteuttaa. Tämä auttaa kuntaa varmistamaan palveluiden ja tuotteiden hinta-laatusuhteen. Lisäksi tarjoukseen tulee liittää käyttämänne hinnasto, josta selviää lisätuntihinnat. Tämä tulee liittää oheismateriaaliksi. 4. Tarjouksen sisältö ja sen esittäminen Tarjouspyynnössä oleviin vaatimuksiin tulee vastata mahdollisimman yksiselitteisesti ja tiivistetysti. Perusvaatimuslista tulee olla myös täytettynä. Täyttämättä jättäminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Laadun varmistamiseksi tarjoukseen on sisällytettävä vaaditut liitteet (työnäytteet, referenssilista, henkilöstön cv:t, hinnasto ja mahdolliset tunnustukset ja palkinnot toimialalla). Tarjoajan tulee esittää sen käyttämät suunnitteluprosessit ja työskentelymetodit lyhyesti esimerkiksi kaaviolla. Kaikki liitteet on selkeästi merkittävä.
5. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on kunnan visuaalisen ilmeen uudistus eli sen suunnittelu, toteutus ja ohjeistus. Visuaalinen ilme tulee olla yhtenäinen koko kunnan osalta ja toimia niin sähköisessä kuin painetussa formaatissa. Hankinta koostuu seuraavista osa-alueista ja niiden toteuttamisesta: Visuaalisen ilmeen suunnittelu Tammela- tai Tammelan kunta - nimen ja kunnan vaakunan yhteiskäytön ohjeistaminen (typografia, suhteet, suoja-alueet, nega/posa, värivaihtoehdot yms.) ja visualisointi eri yhteyksissä huomioiden kunnan eri toimialat kuten keskushallinto, sivistys ja tekninen. Uuden raikkaan ja tunnusomaisen ilmeen suunnittelu ja ohjeistaminen Tämä koostuu sloganista, tunnusmaisesta ilmeestä ja sen määritellyistä väreistä, typografiasta, graafisista elementeistä (tietty muoto, linja, samoin rajattu kuva, samoin ladottu leipäteksti yms.) ja/tai siihen sisältyy mahdollinen kunnan markkinointitunnuksen suunnittelu. Erityistä huomiota tulee kiinnittää vaakunan & nimen ja uuden visuaalisen ilmeen yhteiskäytön suunnitteluun niin, että lopputulos on aikaa kestävä ja raikas. Uuden visuaalisen ilmeen ja sloganin tulee rakentaa ja herättää mielenkiintoa kuntaa kohtaan. Graafinen ohjeistus Suunnittelu ja toteutus huomioiden toimialat, niiden yksiköt yms. Ohjeistuksen käyttöönottoon tulee sisältyä koulutus pääkäyttäjille sekä pienimuotoinen infotilaisuus henkilöstölle sekä lehdistölle. Koulutus voidaan yhdistää kotisivujen visuaalisen ilmeen koulutustilaisuuden kanssa. 6. Uuden visuaalisen ilmeen ja graafisen ohjeistuksen soveltaminen Kunta tulee soveltamaan nyt hankinnan kohteena olevaa visuaalista ilmettä kaikessa kunnan painetussa viestinnässä (lomakkeet, käyntikortit, kuoret, opasteet, autot, mainosmateriaalit yms.) ja sähköisissä mainosmateriaaleissa sekä sähköposti allekirjoituksissa. Kunta kilpailuttaa kaikki painotuotteiden painatukset erikseen. Kunnassa otetaan heti käyttöön kaikki suunnittelun tuloksena syntyvät sähköisessä formaatissa olevat tuotteet. Esimerkiksi uuden visuaalisen ilmeen originaalit ja versiot sähköisessä, myöhemmin sovittavassa formaatissa. Sähköiset lomakkeet ja ilmoituspohjat kuuluvat hankinnan piiriin. Niiden toteutuksessa on syytä huomioida kunnan käytössä olevat järjestelmät, johon ne tulee olla sovitettavissa ja ohjelmat kuten word, excell ja powerpoint, Graafisten ratkaisujen tulee olla sellaiset, että niitä voi helposti soveltaa sekä painetussa että sähköisessä formaatissa. Esimerkiksi monistettavien infovihkosten kansissa tulee kunnan itse pystyä jatkossa sekä soveltamaan että versioimaan uusia kansia ohjeistuksen perusteella ilman ulkopuolista suunnitteluapua. Suunnittelussa on huomioitava ns. tuoteperheajattelu, jolloin kansien tulee erottua kohderyhmien ja toimialojen kesken. Kuitenkin yhtenäinen peruslinja tulee säilyä. Opasteiden ja autojen graafiset ohjeet luodaan yleispäteviksi ja niitä sovelletaan laitteita ja kalustoa sekä opasteita uusittaessa. Ohjeistus tulee soveltua kaikkiin valmistustekniikoihin kuten tarroihin sekä maalattuun ja tulostustyyliseen toteutukseen. Yhtenäinen linja tulee säilyä.
7. Uuden visuaalisen ilmeen ja graafisen ohjeistuksen soveltaminen kunnan kotisivuille www.tammela.fi sivujen visuaalinen ilme on ensimmäinen tärkeä sovellutus ja käytännön toteutus kunnan visuaalisesta ilmeestä ja graafisesta ohjeistuksesta. Tarjouspyyntö koskee kotisivujen visuaalisen ilmeen ja sisällön esittämisrakenteen suunnittelua, joka pohjautuu edellä mainittuun graafiseen ohjeistoon. Kotisivujen verkkopalvelujen tekniseen rakentamiseen liittyvät osat kuten sisällönhallinta ja julkaisujärjestelmä eivät kuulu tarjouspyyntöön. Kotisivujen visuaalisen toteutuksen tulee soveltua saumattomasti erikseen kilpailutettavaan käyttöjärjestelmään. Sisällön tuotanto jää kunnan vastuulle. Sisällön esittämisrakenteen suunnittelulla tarkoitetaan, valitaanko esim. etusivulla kannenomainen vai portaali-lähtökohta, mitkä navigaatiot näkyvät heti etusivulla, mitä aiheita nostetaan kuhunkin sivumalliin jne. Verkkosivujen käytettävyys, helppo päivitettävyys ja visuaalisen ilmeen vaivaton soveltuminen tekniseen järjestelmään ovat erityisen tärkeitä kriteerejä uuttaa visuaalista ilmettä luodessa. Kotisivujen graafiseen ulkoasuun tulee sisältyä käyttökoulutus pääkäyttäjille sekä pienimuotoinen infotilaisuus lehdistölle ja henkilökunnalle. Koulutus voi olla osana muun graafisen ohjeistuksen koulutusta. Hankintamme koskee vain edellä mainittuja tuotteita ja palveluiden suunnittelua sekä niiden ensi vaiheen sähköisiä toteutuksia. Painotöiden painatukset kilpailutetaan erikseen työkohtaisesti. Graafinen ohjeisto tullaan laittamaan kunnan suunnitteilla olevaan intranettiin, mikä on toteutuksessa otettava huomioon. Mahdolliset lisätyöt on mainittu optioina erikseen. Niiden hinnat eritellään erikseen hintaerittelytaulukossa. Työskentely kaikissa eri hankinnan kohteissa tapahtuu projekteittain tiiviissä yhteistyössä kunnanjohtaja Kalle Larssonin kanssa. 8. Optiot Työn edetessä kunnalla on tarkoitus laajentaa graafista ohjeistusta ja toteuttaa eri suunnittelutöitä sekä tuotteita yhtenäisen ilmeen sisällä. Nämä huomioidaan tämän tarjouksen osalta optioina ja niille pyydetään erilliset hinnat hintaerittelyssä. Kunta ei kuitenkaan sitoudu tilaamaan tai toteuttamaan näitä optioita. Kunnan yleisesite Elinkeinoelämää houkutteleva esite Uusien asukkaiden / uusien yrittäjien tervetulo-materiaali PowerPoint - esitysmallipohjat Kunnan matkailuesite Messuilme Ulkomainonta-taulu Julisteen ja banderollin mallipohja Kuulakärkikynä Tammelan kunnan ytimekäs ja imagoon sopiva esittelyteksti kotisivuille ja yleisesitteeseen
9. Hankinnan perusvaatimukset Tarjouksen jättäjän tulee täyttää seuraavat perusvaatimukset. Täyttämättä jättäminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Vaatimuslista on täytettävä tarjouksen osaksi liitteen 2 lopussa. Jättäessään tarjouksen, tarjoaja sitoutuu antamaan todellisia tietoja. Jatkoarvioinnissa paneudutaan tarkemmin kaikkien osa-alueiden ominaisuuksiin, jotka on kuvattu kappaleessa Hankinnan kohde. Tarjouksen antaja on suunnitellut, toteuttanut ja johtanut tarjouspyynnön kohteena olevia asiakokonaisuuksia. Tarjouksen antajan asiakassuhteet ovat yleisesti ottaen pitkiä ja kumppanuuspainotteisia. Kunnan visuaalinen uudistusprosessi, vaakunan ja nimen, sloganin sekä uuden tunnusomaisen ilmeen toteutus ja ohjeistus pystytään tekemään ammattitaitoisesti, kokeneiden suunnittelijoiden toimesta Tarjouksen antaja pystyy tarjoamaan ammattimaista konsulttipalvelua kunnan imagoon ja brändin rakentamiseen liittyvissä kysymyksissä (kommentointi ja sparraus). Työn lopputulos on tasalaatuista ja toimitusvarmuus on varmistettu Tarjouksen antaja kykenee antamaan riittävät resurssit kunnan käyttöön kiireisimpinäkin aikoina. Tarjouksen antaja toimittaa vähintään 5 työnäytettä visuaaliseen suunnitteluun, graafiseen suunnitteluun ja ohjeistukseen liittyen. Työnäytteet vastaavat hintaerittelyssä annettuja kustannusarvioita hinta-laatu suhteen arvioimiseksi. Työnäytteissä on lyhyet kuvaukset ranskalaisilla viivoilla työn tavoitteista, toimeksiannosta, toteutuksesta, tuloksista ja asiakastyytyväisyydestä tai käytettävyydestä. Tarjouksen antaja toimittaa 2-3 showcase-työtään vapaasti valituista aihepiireistä. Visuaalinen ilme ja sen eri sovellutuksiin liittyvät graafiset ohjeet ovat käytettävissä helposti eri viestintämuodoissa niin värillisenä kuin mustavalkoisenakin. Visuaalinen ilme tulee perustua ratkaisulle, jossa on huomioitu markkinointiviestinnän moninaiset tarpeet ja käytön jatkuva kasvaminen. Tekniset vaatimukset Tarjouksen antaja on suunnitellut, ollut mukana toteuttamassa ja johtamassa projekteina aiemminkin web-sivuihin, verkonhallintaan, sisällöntuotantoon sekä verkkopalveluiden käyttöliittymien visuaaliseen ilmeeseen (internet / intranet) liittyviä uudistuksia ja hankkeita. Tarjouksen antaja ymmärtää suunnittelussaan ja toteutuksessaan käyttöliittymien tekniset määrittelyt ja rajoitukset sekä käytettävyysnäkökulman. Kunnan uusi ilme pystytään sovittamaan ja soveltamaan internet-verkkopalvelun käyttöliittymään ammattitaitoisesti ja saumattomasti. Tarjouksen antaja kykenee toimimaan tarvittaessa tilaajan konsulttina kotisivuhankkeeseen liittyen ja antamaan parannusehdotuksia. Internet-sivupohjaa ei rakenneta kehys-ratkaisulle. Sivupohjat ja niiden tyylitiedostot ovat selainriippumattomia ja toimivat myös mobiililaitteissa. Responsiivisuus tulee huomioida. Tarjouksen antaja listaa 5 www-osoitetta, joissa on nähtävissä tarjoajan toteuttamat visuaaliset ilmeet.
Lisäksi edellytämme toimittajan täyttävän seuraavat perusvaatimukset Tarjouksen antajalla on kokemusta kuntaan verrattavien organisaatioiden vastaavanlaisista ja kokoisista hankkeista. Tarjouksen antaja listaa julkiset referenssinsä viimeisen kahden vuoden ajalta tarjouksen liitteeksi. Tarjouksen antaja on esitellyt projektisuunnitelmansa ja projektityömallinsa tarjouksen liitteeksi. Tarjouksen antaja on tehnyt lyhyen kirjallisen yritysesittelyn. Esittelyssä havainnollistetaan yrityksen käyttämät metodit esim. kaaviolla. Toimittaja on esitellyt yhteenvedon tarjottavasta ratkaisusta sekä listannut toimittajan vastuulla olevat työtehtävät ja tilaajan vastuulla olevat työtehtävät. Tarjouksen antaja on esittänyt tarjouksessaan kirjallisen hintaerittelyn, josta ilmenee kaikki toimeksiantajalle aiheutuvat kustannukset sopimuksen alkamisesta lähtien sekä kertaluontoiset kustannukset. Hintaerittelyssä on myös selvittävä perehtymiseen, suunnitteluun, toteutukseen ja yhteyksiin sekä valvontaan arvioitu työmäärä tunteina (eriteltynä ja yhteenlaskettuna liitteen 1 mukaisesti). Tarjouksen antaja on esittänyt tarjouksessaan kirjallisen toimitusajan; optioiden osalta aikataulutusta ei tarvita. Tarjouksen antaja on esitellyt suunnitteluun, toteutukseen ja projektihallintaan osallistuvan henkilöstön cv:t ja erityisosaamisen. Toimittaja pystyy tarjoamaan konsulttiapua kunnan imagon ja brändin rakentamiseen. Tarjoaja on liittänyt tarjoukseen seuraavat selvitykset; kaupparekisteriote, ennakkoperintärekisteriote, verojen maksamisesta ja eläke- sekä sosiaaliturvamaksujen maksamisesta. Todistukset eivät saa olla 2kk vanhempia. 10. Maksuehto ja maksupostit Laskutuseristä ja seurannasta sovitaan tarkemmin tehtävässä hankintasopimuksessa. Maksuaika alkaa tilaajan hyväksyttyä toimituksen ja viivästyskorko määräytyy korkolain mukaan. Tarjouksen hinnat on ilmoitettava ilman arvonlisäveroa. 11. Alihankinta ja osatarjoukset Tarjouksen antaja ei saa siirtää tarjouspyynnön työtehtäviä alihankkijoille. Osatarjouksia ei hyväksytä. 12. Tavoiteaikataulu Hankinnan kohde tulee pystyä toteuttamaan vuoden 2015 aikana.. 13. Tarjouksen jättäminen Tarjous tulee jättää 29.10.2015 klo 12 mennessä osoitteeseen; Kalle Larsson / Tammelan kunta Hakkapeliitantie 2, 31300 Tammela Kuoreen merkintä " Tarjous visuaalisen ilmeen suunnittelu". Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon.
14. Tarjouksen voimassaolo Tarjous tulee olla voimassa marraskuun loppuun 2015. 15. Muut ehdot Kunta pidättää itsellään oikeuden hyväksyä tai hylätä kaikki saadut tarjoukset. Kunta hylkää tarjoukset, jotka eivät täytä tarjouspyynnössä asetettuja kriteerejä. Kunnalle siirtyy täydelliset omistus- ja käyttöoikeudet tilattuihin töihin kun tilattu työ on kokonaan maksettu. Kunnalla on tuolloin oikeus muokata toimeksiantotyön tuloksia sekä tehdä niihin haluamiaan muutoksia. Lisäksi aineisto voidaan luovuttaa myös kolmannen osapuolen käyttöön ilman eri korvausta kunnan niin halutessa. Toimittaja vastaa, että toimeksiannon perusteella valmistetun aineiston tekijänoikeuksiin ei kohdistu vaateita kolmansilta osapuolilta. Jos ostatte / käytätte kuvia, kuvitus tulee sisältyä tarjotun materiaalin hintaan. 16. Asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuden sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, siitä on mainittava erikseen ja merkittävä aineisto salaiseksi. 17. Valintaperusteet Sopimuksen tekemisen perusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jolloin arvioidaan laatua (painoarvo 50%),toimitusaikaa (painoarvo 10%) ja kustannuksia (painoarvo 40%). Laadullista arviota tehdään arvioimalla; Toimittajan kokemusta hankinnan kohteena olevista toimenpiteistä Toimittajan projektisuunnitelman soveltuvuutta hankinnan kohteena olevaan toimenpiteeseen Toimittajan toimintavarmuus ja resurssien kohdentamisen volyymi ja kokemus Toimittajan kokemus paikanmarkkinoinnista Toimittajan kokemus ja osaamistaso julkaisujärjestelmien teknisistä ominaisuuksista Toimittajan kokemusta kouluttamisesta Toimittajan toimittamien referenssi- ja showcase-töiden laatu ja innostavuus Referensseinä mainittujen asiakkaiden asiakaskokemukset laadusta, toimitusvarmuudesta ja hinta-laatusuhteesta sekä sparraavasta asenteesta Asiakassuhteiden pituus Mahdolliset tunnustuksen toimialalta Tammelassa 14.10.2015 Kalle Larsson Kalle Larsson kunnanjohtaja