TARJOUSPYYNTÖ 1 (6) PERINTÄPALVELUJEN HANKINTA Hankinnan kohde ja kuvaus Tällä tarjouspyynnöllä Espoon kaupunki pyytää tarjousta Espoon kaupungin perintäpalvelujen hoitamisesta alla mainittuna sopimuskautena. Espoon kaupungin konserniyhteisöt voivat halutessaan liittyä tämän tarjouskilpailun perusteella laadittavaan hankintasopimukseen tarjouspyynnön liitteellä 4 olevien keskeisten sopimusehtojen mukaisesti. Sopimusta tulee käyttämään Espoo Talouspalvelut- liikelaitos ja Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia. Pysäköintivirhemaksujen ja kaupunginkirjaston perinnät eivät sisälly tämän kilpailutuksen piiriin. Hankinnan tarkempi kuvaus on tarjouspyynnön liitteessä 1. Sopimuskausi Hankintapäätös Hankintasopimus Kilpailutuksen perusteella solmitaan sopimus yhden toimittajan kanssa. Sopimuskausi on 2 vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja sen jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (6) Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy 8.8.2013 kello 12.00. Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena kappaleena on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Kirjaamo PL 1 02070 ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen hylkääminen Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Perintäpalvelujen hankinta. Tarjous on jätettävä myös sähköisenä CD- ROM -levyllä tai muistitikulla kirjaamoon. Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen välillä on ristiriitaa. Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 31.12.2013 saakka. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (6) Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten käsittely Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 3 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Tarjottavan palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjottujen palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen hintatiedot Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle 3. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 2. Hintaliitteelle voi lisätä rivejä erikseen ilmoitettuihin kohtiin. Rivejä ei saa poistaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Tarjoushintojen on oltava kiinteänä kaksi vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta lukien.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (6) Tarjousten vertailukelpoisuuden varmistamiseksi tarjottujen hintojen tulee olla kiinteitä (kattaen kaikki tarjouspyynnöstä ja sopimuksesta aiheutuvat kustannukset) - muu kuin kiinteä hinta (esim. ehdollinen tarjoushinta) johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyynnön vastaisena. Tarjoajan hinnasto Tarjoukseen tulee liittää tarjoajan hinnasto muille palveluille, joista ei ole pyydetty hintoja liitteessä 2. Tarjousten vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteet on esitetty liitteessä 3, kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet. Verkkolasku Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. Sopimusehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 4 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Muut ehdot Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT (http://www.vm.fi)
TARJOUSPYYNTÖ 5 (6) Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 27.6.2013 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.keha@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 4.7.2013. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (6) Espoossa 13.6.2013 Reijo Tuori rahoitusjohtaja Liitteet 1. Hankinnan yksilöinti 2. Hintaliite (palautettava tarjouksen mukana) 3. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet (palautettava tarjouksen mukana) 3.1. Referenssitiedot (palautettava tarjouksen mukana) 4. Sopimusehdot