TÄYDELLINEN ESIMIES
Sisältö Lukijalle 3 Esimiestyön ABC 4 Esimiehen roolit 5 Esimiestyön haasteet 6 Esimiehen rutiinit 7 Kuinka kehityt esimiehenä? 8 Hyvän esimiehen ominaisuuksia 9 Vinkkejä esimiestyöhön 10 Tiimin kehittäminen 11 Roolitus 12 Työnjako 13 Motivaatio 14 Luottamus 15 Vire 16 Lisätietoa aiheesta 17
Lukijalle Työelämän murros muuttaa esimiestyötä. Johtamisen tavat muuttuvat mutta johtamisen tarve ei häviä. Mitä esimies voi tehdä huolehtiakseen paitsi omasta jaksamisestaan ja hyvinvoinnistaan, myös tiiminsä tehokkuudesta ja taidokkuudesta? Tässä oppaassa käymme läpi esimiestyön haasteita ja käytäntöjä sekä annamme avaimet hyvän esimiestyön edistämiseksi. Oppaan luettuasi ymmärrät paremmin, miten esimies voi kehittää toimintaansa paitsi johtajana, myös ihmisenä, ja kuinka koko tiimi saadaan ponnistelemaan yhteisen tavoitteen eteen motivoituneemmin. Opas on suunnattu kaikille esimiestyön kehittämisestä kiinnostuneille. Mukavia lukuhetkiä toivottaa Resilion tiimi
ESIMIESTYÖN ABC rooleja rutiineja haasteita kehittymistä
Esimiehen roolit Esimiehen rooli on muuttunut työnjohdollisesta ohjauksesta itseohjautuvan toiminnan valmentajaksi. Aiemmin esimiehen rooli oli yksiselitteisempi: hänen tuli huolehtia työnjaosta ja neuvoa miten työ suoritetaan. Työympäristö on muuttunut monimutkaisemmaksi ja kuormittaa siksi eri tavalla kuin aiemmin. Nykyesimiehelle on tarjolla monenlaisia rooleja ja vastuita, joihin hänen odotetaan tarttuvan. Esimiehen täytyy toimia paitsi päivittäisessä johtamisroolissa tiimilleen, hänen on myös kehitettävä tiiminsä toimintaa ja vastattava toiminnan kasvusta taloudellisesta ja tehokkuuden näkökulmasta. Oman lisänsä vaatimuksiin tuo työn sirpaloituminen niin ajan kuin paikan suhteen, kun tiimien kommunikointikäytännöt ovat muuttuneet teknologian kehittyessä. Tällainen moniroolisuus aiheuttaa riittämättömyyden tunteita, ja omasta hyvinvoinnista huolehtiminen saattaa unohtua. Erityisesti henkinen kuormittavuus on lisääntynyt esimiestyössä. Inhimillinen odotus on, että esimies pystyisi vastaamaan myös alaistensa emotionaalisiin tarpeisiin, kuten huomioiminen tai kannustaminen. Erityinen pulma esimiestyössä tulee eteen silloin, kun tiimi kohtaa vaativampia ristiriitatilanteita. Esimies ei välttämättä ehdi paneutua tilanteeseen riittävästi, jolloin pienenä ristiriitana alkanut tilanne voi kärjistyä konfliktiksi. Ristiriidan paisuminen suureksi ongelmaksi liittyy usein siihen, että esimiehellä ei ole aikaa olla läsnä ja huomata mitä tiimissä on meneillään.
Esimiestyön haasteet Esimiehen suurimpia pulmia on ajankäyttö ja voimavarojen jakaminen. Millaisella resurssien jaolla saisi eniten hyvää toteutumaan? Ajankäyttö ei myöskään voi olla vakio, vaan tilanne elää jatkuvasti. Esimies yleensä tietää kaiken priorisoinnista, mutta valitseeko hän sen, mihin tarttuu, viisaasti? Monesti ajankäytön haasteet johtavat siihen, että ihmisten johtamiseen liittyvät asiat jäävät vähälle huomiolle. Tiimin sisällä olevaan ristiriitatilanteeseen ei välttämättä ole aikaa paneutua, vaan tilanne ehtii paisua ja kärjistyä joskus jopa epäasialliseksi käyttäytymiseksi. Esimiehen olisi tärkeää saada käyttää aikaansa myös ihmisiin, heidän kanssaan kohtaamiseen ja aidosti kannustavan ilmapiirin luomiseen. Kuormittavinta esimiestyössä onkin monesti se osa-alue, jossa esimies kokee olevansa heikoimmillaan. Kyse voi olla osaamisen puutteesta tai soveltamisen vaikeudesta. Kuitenkin jo se, että tunnistaa nämä puutteet auttaa korjaamaan omaa toimintaa. Kyky lähestyä vaikeiksi tunnistamiaan asioita, on esimiehelle välttämätön taito.
Esimiehen rutiinit Listasimme asioita, jotka mielestämme jokaisen esimiesasemassa olevan on tärkeää huomioida päivittäisessä työssään: Kehityskeskustelut. Viimeaikainen ilmiö on ollut, että perinteisistä kehityskeskusteluista luovutaan. On silti tärkeää, että keskusteluja käydään. Jos tiimin jäsenten ja esimiehen välillä ei käydä syvällisempää keskustelua, kosketus työhön ja sen tekijöihin alkaa vähitellen heikentyä. Jos kehityskeskustelut jätetään kokonaan pois, ne korvataan jollakin toisella keskustelukäytännöllä. Tärkeintä on toteuttaa säännöllisesti toistuva, asioiden oikeilla nimillä tapahtuva keskustelu tiimin jäsenten ja esimiehen toiveista, odotuksista ja ajatuksista. Palaverit. Jokaisessa tiimissä tarvitaan jonkinlainen palaverikäytäntö. Välttämättä ei tarvita perinteistä viikko- tai kuukausipalaverimallia, mutta kanava keskustelulle ja vuorovaikutukselle on pidettävä auki. Erilaiset kommunikoinnin tavat työyhteisössä ovat ylipäätään sellaisia mistä ei voida luopua, jotta keskusteluyhteys säilyy. Avoin viestintä. Keskustelu ja viestintä tuo turvaa työntekijöille. Avoin viestintä on kriittistä etenkin organisaation muutostilanteissa. Vaikka esimiehestä tuntuisikin turhalta toistaa samoja asioita useaan kertaan, muutostilanteissa toimintaan ja puheisiin tulee aina uusia vivahteita. Vaikkei esimies näitä vivahteita huomaisikaan, työntekijöille viestintä on kriittisen tärkeää. Ihmisten täytyy saada pureskella muutosta riittävästi, jotta siihen sopeutuminen on mahdollista. Vuoropuhelun kulttuuri on tärkeää myös päivittäisellä tasolla, ei ainoastaan muutostilanteissa.
Kuinka kehityt esimiehenä? ü Reflektiiviset taidot ü Kuuntelemisen taidot ü Keskustelutaidot ü Pelisilmä ü Johtamistyylien valinnanvara ü Psykologinen joustavuus Esimies ei ole koskaan roolissaan valmis, tästä pitää huolen muuttuva työ ja toimintaympäristö. Esimiestyöskentelyn kehittäminen lähtee liikkeelle oman toiminnan tarkastelusta. Aluksi esimiehen täytyy uusin silmin katsoa, millaista tiimiä johdan ja mikä on tiimin olemassaolon tarkoitus? Tämän jälkeen tulee tarkastella, miten esimies parhaalla tavalla voi edesauttaa tiimin toimintaa ja toimiiko hän omassa roolissaan siten, että tiimi voi onnistua tehtävässään. Toiminnan kehittäminen uudelle tasolle edellyttää esimieheltä syvällistä ja ajankohtaista ymmärrystä hänen omasta roolistaan ja tavastaan toimia sekä odotuksista tiimin toiminnalle. Tähän perustuen on mahdollista määritellä ja valita kehittymisen polku. Jos tämä tuntuu yksin vaikealta, tukea voi saada psykologisesta valmennuksesta.
Hyvän esimiehen ominaisuuksia Hyvä esimies hahmottaa nopeasti monimutkaisia tilanteita. Tällöin hän osaa lukea ihmisiä, tulkita tilanteita ja valita toimintatapansa tilanteeseen soveltuvasti. Esimiehen ei vaadita tietynlaista persoonaa, ikää tai olemusta. Tärkeintä on halu olla täysillä mukana niissä tilanteissa, jotka roolin myötä eteen tulevat. Keskustelutaito on esimiehen tärkeimpiä työkaluja. Hyvä esimies on aidosti kiinnostunut niistä ihmisistä, joiden kanssa hän tekee töitä. Vastuu asiakokonaisuudesta ei sulje tätä pois. Hyvä esimies kohtaa ihmisen ihmisenä ja kuuntelee työntekijöidensä mielipiteitä, ajatuksia ja tuntoja huomioiden silti liiketoiminnan vaatimukset. Hyvä esimies auttaa tiimiään toimimaan siten, että toiminnasta on arvoa liiketoiminnalle. Hyvä esimies osaa jakaa aikansa ja huomionsa siten, että jokainen tulee kuulluksi ja nähdyksi, asiat tulevat hoidetuiksi, tiimin toiminta kehittyy ja esimies voi itsekin kokea tyytyväisyyttä. Esimiehen tehtävä on saada orkesteri soimaan kauniisti, mikä edellyttää työntekijöiden ja heidän osaamisensa tuntemista sekä toimivaa vastuunjakoa. Hyvä esimies myös viestii taitavasti. Hän on mielellään vuorovaikutteinen ja tiedostaa viestinnän tärkeyden esimiesroolissaan ja tiimin toiminnan kehittymisessä.
Vinkkejä esimiestyöhön ü Ole avoin sellaisille näkökulmille, joita ei heti huomaa. Katso omaa toimintaasi ja tiimiäsi monesta eri suunnasta, esimerkiksi asiakkaan, oman esimiehen, yhteistyötahon ja tiimin jäsenen silmin. ü Varmista, että itsetuntemuksesi on kohdallaan. Tunnistatko rehellisesti omat vahvuutesi ja heikkoutesi? Huomaatko, missä onnistut ja missä on kehitettävää? ü Osoita arvostusta olemalla kiinnostunut ihmisistä, joiden kanssa olet yhteistyössä. Havainnoi, keskustele, kysele, tiedustele. ü Ole oma itsesi! Älä esitä muuta, kuin mitä todellisuudessa olet, sillä keinotekoisuus välittyy heti. Persoonan ei tarvitse muuttua mutta tapaa toimia voi aina kehittää.
Tiimin kehittäminen 5 edellytystä toimivaan tiimityöskentelyyn ROOLITUS VIRE YHTEINEN SUUNTA TYÖN JAKO LUOTTAMUS MOTIVAATIO
1. Roolitus Toimivan tiimin edellytys on selkeä roolitus. Tämä on tunnettu asia, mutta vaikea ylläpitää. Tiimin jäsenien tulee tietää, missä asioissa heillä on vaikutusvaltaa ja missä esimiehellä on päätösvalta. Niin sanottujen vallan pelisääntöjen tulee olla selvät, jotta suhde esimiehen ja tiimiläisten välillä voi toimia oikealla tavalla. Esimiesasemaan liittyy auktoriteetti. Oikeanlainen ja selkeä roolitus mahdollistaa myös sen, että esimiehen auktoriteetti toteutuu tarkoituksenmukaisella tavalla mutta ei estä luontevaa yhteistyötä. Roolitus on toisaalta neuvotteluasia, eli kuinka meillä toimitaan? ja toisaalta kulttuuriasia, eli millaisia käytäntöjä meille on syntynyt?. Joskus nämä ovat huomaamatta mukautuneet toimintaa estäväksi. Esimies pääsee lähemmäs työntekijöitään, kun hän on kiinnostunut tiimin toiminnasta ja siitä, miten asioita hoidetaan tiimin jäsenten kesken. Tällöin ymmärretään paremmin se suunta, johon toiminnan pitäisi kehittyä, ja millainen esimiesrooli tätä parhaiten tukisi.
2. Työn jako Onnistuneella työn jaolla ruokitaan motivaatiota ja luottamusta. Samalla esimies kohdentaa voimavaransa suorittamisesta mahdollistamiseen. Monet esimiehet pitävät omasta asiantuntijuuden alueestaan jopa liikaakin. Esimiehen tärkeä tehtävä on kuitenkin antaa muiden onnistua.
3. Motivaatio Motivaation synnyttämisessä ja ylläpitämisessä punnitaan esimiehen kiinnostus niihin ihmisiin, joiden kanssa hän työskentelee. Esimiehen tulee välittää siitä, mitä työntekijät ajattelevat. Mitä paremmin esimies on perillä tästä, sitä paremmin hän voi varmistua siitä, että tiimin jäsenet antavat työpanoksensa mielellään. Keinotekoinen kannustus tai kehu ei auta, esimies joutuu todellisten arvokysymysten äärelle pohtiessaan, mitä hän ihmisissä näkee ja arvostaa.
4. Luottamus Luottamuksen rakentuminen on monitahoinen asia. Jo esimiehen olemus vaikuttaa tiimiin ja sen toimintaan. Sillä, onko esimies rauhallinen vai hermostunut, on merkitystä sen kannalta, millaiseksi muut tiimiläiset tuntevat olonsa. Esimerkiksi esimiehen stressi näkyy ja vaikuttaa tiimin vireeseen. Toisaalta, esimiehen positiivisuus kiireenkin keskellä ruokkii positiivisuutta myös tiimin jäseniin. Luottamus tiimissä tarkoittaa myös sitä, että jokainen tekee sen mitä lupaa. Luottamukseen tarvitaan hyvää kommunikaatiota ja vuorovaikutusta sekä sellaisia tekoja, joista välittyy toisten huomioiminen ja arvostaminen. Elintärkeä osa luottamuksen synnyssä on myös se, kuinka virheisiin suhtaudutaan. Jos voi luottaa siihen, että yksittäisistä epäonnistumisista ei rangaista tai syytellä, ollaan rohkeampia kehittämään toimintaa, ja myös virheistä voidaan oppia.
5. Vire Kun tiimin roolitus, työnjako, motivaatio ja luottamus on määritetty ja rakennettu, syntyy työyhteisön vire. Työyhteisön hyvä vire on kuin ilmapuntari. Se on jotakin aineetonta ja jatkuvasti muuttuvaa, mutta silti usein lähes käsin kosketeltavaa. Huonon vireen taas pystyy aistimaan hetkessä. Toisinaan tiimin rutiinit pyörivät normaalisti ja kaikki on päällisin puolin hyvin, mutta viesti on silti, että kaikki ei kuitenkaan ole kohdallaan. Jos työyhteisön vireessä tai tunnelmassa on haasteita, esimiehen tulee ottaa tiimin jäsenten, yhteistyökumppanien ja asiakkaiden signaaleja vastaan: ovatko ihmiset motivoituneita ja innostuneita, mitä he ajattelevat nykytilanteesta, ovatko he tyytyväisiä? Tässä voi hyvin turvautua myös ulkopuoliseen apuun, jos tuntuu, että itse ei saa kiinni siitä, mikä olisi olennaista. Ei riitä, että ainoastaan yrityksen johto on tyytyväinen tiimin toimintaan, vaan myös tiimin jäsenten pitäisi saada olla ylpeitä työstään ja aikaansaannoksistaan.
Lisätietoa aiheesta Mikäli haluat lisätietoa esimiestyön kehittämisestä tai oman hyvinvointisi edistämisestä, ota yhteyttä Resilion asiantuntijoihin. Katsotaan yhdessä kuinka esimiestyötä voitaisiin edistää juuri teidän yrityksessänne! Tutustu Resilion blogiin, jossa käsittelemme mm. johtamiseen, esimiestyöhön ja työhyvinvointiin liittyviä aiheita. Puh. 0504093171 info@resilio.fi