Sisältö Lukijalle Esimiestyön ABC Esimiehen roolit Esimiestyön haasteet Esimiehen rutiinit Kuinka kehityt esimiehenä? Hyvän esimiehen ominaisuuksia

Transkriptio

1 TÄYDELLINEN ESIMIES

2 Sisältö Lukijalle Esimiestyön ABC Esimiehen roolit Esimiestyön haasteet Esimiehen rutiinit Kuinka kehityt esimiehenä? Hyvän esimiehen ominaisuuksia Vinkkejä esimiestyöhön Tiimin kehittäminen Roolitus Työnjako Motivaatio Luottamus Vire Lisätietoa aiheesta

3 Lukijalle Esimiestyö on muuttunut vuosien varrella monimutkaisemmaksi ja sitä kautta myös kuormittavammaksi. Mitä esimies voisi tehdä huolehtiakseen paitsi omasta jaksamisestaan ja hyvinvoinnistaan, myös tiiminsä tehokkuudesta ja taidokkuudesta? Tässä oppaassa käymme läpi esimiestyön haasteita ja käytäntöjä sekä annamme avaimet hyvän esimiestyön edistämiseksi. Oppaan luettuasi ymmärrät paremmin, miten esimies voi kehittää toimintaansa paitsi johtajana, myös ihmisenä, ja kuinka koko tiimi saadaan ponnistelemaan yhteisen tavoitteen eteen motivoituneemmin. Opas on suunnattu kaikille esimiestyön kehittämisestä kiinnostuneille. Mukavia lukuhetkiä toivottaa, Resilionn tiimi 2

4 Esimiestyön ABC

5 Esimiehen roolit Verrattuna muutamien vuosikymmenien takaiseen toimintaympäristöön, esimiehen rooli on muuttunut melkoisesti. Aiemmin esimiehen rooli oli yksiselitteisempi: hänen tuli huolehtia työnjaosta ja neuvoa miten työ suoritetaan. Sittemmin työympäristö on muuttunut monimutkaisemmaksi ja sen myötä kuormittavammaksi. Nykyesimiehelle on tarjolla monenlaisia rooleja ja vastuita, joihin hänen odotetaan tarttuvan. Esimiehen täytyy toimia paitsi päivittäisessä johtamisroolissa tiimilleen, hänen on myös kehitettävä tiiminsä toimintaa ja vastattava toiminnan kasvusta taloudellisesta ja tehokkuuden näkökulmasta. Oman lisänsä vaatimuksiin tuo työn sirpaloituminen niin ajan kuin paikan suhteen, kun tiimit saattavat kommunikoida pääosin virtuaalisesti. Tällainen moniroolisuus aiheuttaa tyypillisesti riittämättömyyden tunteita, ja omasta hyvinvoinnista huolehtiminen saattaa unohtua. Erityisesti henkinen kuormittavuus on lisääntynyt esimiestyössä. Inhimillinen odotus on, että esimies pystyisi vastaamaan myös tiimiläistensä emotionaalisiin tarpeisiin, kuten huomioiminen tai kannustaminen. Erityinen pulma esimiestyössä tulee eteen silloin, kun tiimi kohtaa vaativampia ristiriitatilanteita. Esimies ei välttämättä ehdi paneutua tilanteeseen riittävästi, jolloin pienenä ristiriitana alkanut tilanne voi kärjistyä konfliktiksi. Ristiriidan paisuminen suureksi ongelmaksi liittyy usein siihen, että esimiehellä ei ole aikaa olla läsnä ja huomata mitä omassa tiimissä on meneillään. 4

6 Esimiestyön haasteet Esimiehen suurimpia pulmia on ajankäyttö ja voimavarojen jakaminen. Millaisella resurssien jaolla saisi eniten hyvää toteutumaan? Ajankäyttö ei myöskään voi olla vakio, vaan tilanne elää jatkuvasti. Esimies yleensä tietää kaiken priorisoinnista, mutta valitseeko hän sen, mihin tarttuu, viisaasti? Monesti ajankäytön haasteet johtavat siihen, että ihmisten johtamiseen liittyvät asiat jäävät vähälle huomiolle. Tiimin sisällä olevaan ristiriitatilanteeseen ei välttämättä ole aikaa paneutua, vaan tilanne ehtii paisua ja kärjistyä joskus jopa epäasialliseksi käyttäytymiseksi. Esimiehen olisi tärkeää saada käyttää aikaansa myös ihmisiin, heidän kanssaan kohtaamiseen ja aidosti kannustavan ilmapiirin luomiseen. Kaikki liiketoiminta lähtee ihmisestä: ajatuksista ja teoista, joihin tunteet vaikuttavat. Ilman ihmistä ei ole liiketoimintaa, jota kehittää. Huonosti voivien ihmisten toteuttama liiketoiminta ei voi pitkään kasvaa ja kehittyä! Kuormittavinta esimiestyössä onkin monesti se osa-alue, jossa esimies kokee olevansa heikoimmillaan. Kyse voi olla osaamisen puutteesta tai soveltamisen vaikeudesta. Kuitenkin jo se, että tunnistaa nämä puutteet auttaa korjaamaan omaa toimintaa. Kyky lähestyä vaikeiksi tunnistamiaan asioita, on tärkeimpiä esimiehen taitoja. 5

7 Esimiehen rutiinit Listasimme asioita, jotka mielestämme jokaisen esimiesasemassa olevan on tärkeää huomioida päivittäisessä työssään: Kehityskeskustelut. Viimeaikainen ilmiö on ollut, että perinteisistä kehityskeskusteluista luovutaan. On silti tärkeää, että syvällisempiä keskusteluja käydään. Jos tiimin jäsenen ja esimiehen välillä ei käydä aitoa syvällisempää keskustelua, kosketus työhön ja sen tekijöihin voi alkaa pikkuhiljaa himmetä. Jos kehityskeskustelut jätetään kokonaan pois, ne olisi hyvä korvata jollain toisella keskustelukäytännöllä. Tärkeintä on saada säännöllisesti toistuva, aito, syvällinen keskustelu aikaiseksi tiimin jäsenen tuntemuksista, toiveista, odotuksista ja ajatuksista. Palaverit. Jokaisessa tiimissä olisi hyvä olla jonkinlainen palaverikäytäntö. Ei välttämättä tarvita perinteistä viikkotai kuukausipalaverimallia, mutta kanava keskustelulle ja vuorovaikutukselle on pidettävä auki. Erilaiset kommunikoinnin tavat työyhteisössä ovat ylipäätään sellaisia mistä ei voida luopua, jotta keskusteluyhteys säilyy. Avoin viestintä. Keskustelu ja viestintä tuo turvaa työntekijöille. Avoin viestintä on kriittistä etenkin organisaation muutostilanteissa. Vaikka esimiehestä tuntuisikin turhalta toistaa samoja asioita useaan kertaan, muutostilanteissa toimintaan ja puheisiin tulee aina tulee uusia vivahteita. Vaikkei esimies näitä vivahteita huomaisikaan, työntekijöille viestintä voi olla kriittisen tärkeää. Ihmisten täytyy saada pureskella muutosta riittävästi, jotta todelliset mielipiteet saadaan lopulta kuuluviin. Tiedon jakamisen kulttuuri on tärkeää myös päivittäisellä tasolla, ei ainoastaan muutostilanteissa. 6

8 Kuinka kehityt esimiehenä? Esimies ei ole koskaan roolissaan valmis, tästä pitää huolen muuttuva työ ja toimintaympäristö. Esimiestyöskentelyn kehittäminen lähtee liikkeelle oman toiminnan tarkastelusta. Aluksi esimiehen täytyy uusin silmin katsoa, millaista tiimiä johdan ja mikä on tiimin olemassaolon tarkoitus? Tämän jälkeen tulee tarkastella, miten esimies parhaalla tavalla voi edesauttaa tiimin toimintaa ja toimiiko hän omassa roolissaan siten, että tiimi voi onnistua tehtävässään. Toiminnan kehittäminen uudelle tasolle edellyttää esimieheltä syvällistä ja ajankohtaista ymmärrystä hänen omasta roolistaan ja tavastaan toimia sekä odotuksista tiimin toiminnalle. Tähän perustuen on mahdollista määritellä ja valita kehittymisen polku. Jos tämä tuntuu yksin vaikealta, tukea voi saada psykologisesta valmennuksesta.. 7

9 Hyvän esimiehen ominaisuuksia Hyvä esimies hahmottaa nopeasti monimutkaisia tilanteita. Tällöin hän osaa lukea ihmisiä, tulkita tilanteita ja valita toimintatapansa tilanteeseen soveltuvasti. Ei ole niinkään tärkeää, että esimiehen pitäisi olla tietynlainen persoonaltaan, iältään tai olemukseltaan, vaan tärkeintä on halu olla mukana niissä tilanteissa, jotka työn ja olosuhteiden myötä tarjoutuvat hoidettavaksi. Eduksi lasketaan, mikäli esimies on helposti lähestyttävä ja keskustelutaitoinen. Hyvä esimies on aidosti kiinnostunut niistä ihmisistä, joiden kanssa hän tekee töitä. Vastuu asiakokonaisuudesta ei sulje tätä pois. Hyvä esimies kohtaa ihmisen ihmisenä ja kuuntelee työntekijöidensä mielipiteitä, ajatuksia ja tuntoja huomioiden silti liiketoiminnan vaatimukset. Hyvä esimies auttaa tiimiään toimimaan siten, että toiminnasta on arvoa liiketoiminnalle. Kaikki liiketoiminta lähtee ihmisestä: ajatuksista ja teoista, joihin tunteet vaikuttavat. Ilman ihmistä ei ole liiketoimintaa, jota kehittää. Huonosti voivien ihmisten toteuttama liiketoiminta ei voi pitkään kasvaa ja kehittyä! Hyvä esimies osaa jakaa aikansa ja huomionsa siten, että jokainen tulee kuulluksi ja nähdyksi, asiat tulevat hoidetuiksi, tiimin toiminta kehittyy ja esimies voi itsekin kokea tyytyväisyyttä. Esimiehen tehtävä on saada orkesteri soimaan kauniisti, mikä edellyttää työntekijöiden ja heidän osaamisensa tuntemista sekä toimivaa vastuunjakoa. Hyvä esimies myös viestii taitavasti. Hän on mielellään vuorovaikutteinen ja tiedostaa viestinnän tärkeyden esimiesroolissaan ja tiimin toiminnan kehittymisessä. 8

10 Vinkkejä esimiestyöhön Varmista, että itsetuntemuksesi on kohdallaan. Tunnistatko rehellisesti omat vahvuutesi ja heikkoutesi? Huomaatko, missä onnistut ja missä on kehitettävää? Ole avoin sellaisille näkökulmille, joita ei heti huomaa. Katso omaa toimintaasi ja tiimiäsi monesta eri suunnasta, esimerkiksi asiakkaan, oman esimiehen, yhteistyötahon ja tiimin jäsenen silmin. Osoita arvostusta olemalla kiinnostunut ihmisistä, joiden kanssa olet yhteistyössä. Havainnoi, keskustele, kysele, tiedustele. Ole oma itsesi! Älä esitä muuta, kuin mitä todellisuudessa olet, sillä keinotekoisuus välittyy heti. Persoonan ei tarvitse muuttua mutta tapaa toimia voi aina kehittää.

11 Tiimin kehittäminen 5 edellytystä toimivaan tiimityöskentelyyn

12 1. Roolitus Toimivan tiimin edellytys on selkeä roolitus. Tämä on tunnettu asia, mutta vaikea ylläpitää. Tiimin jäsenien tulee tietää, missä asioissa heillä on vaikutusvaltaa ja missä esimiehellä on päätösvalta. Niin sanottujen vallan pelisääntöjen tulee olla selvät, jotta suhde esimiehen ja tiimiläisten välillä voi toimia oikealla tavalla. Esimiesasemaan liittyy auktoriteetti. Oikeanlainen ja selkeä roolitus mahdollistaa myös sen, että esimiehen auktoriteetti toteutuu tarkoituksenmukaisella tavalla mutta ei estä luontevaa yhteistyötä. Roolitus on toisaalta neuvotteluasia, eli kuinka meillä toimitaan? ja toisaalta kulttuuriasia, eli millaisia käytäntöjä meille on syntynyt?. Joskus nämä ovat huomaamatta mukkautuneet toimintaa estäväksi. Esimies pääsee lähemmäs työntekijöitään, kun hän on kiinnostunut tiimin toiminnasta ja siitä, miten asioita hoidetaan tiimin jäsenten kesken. Tällöin ymmärretään paremmin se suunta, johon toiminnan pitäisi kehittyä, ja millainen esimiesrooli tätä parhaiten tukisi. 11

13 2. Työnjako 3. Motivaatio Monet esimiehet pitävät omasta asiantuntijuuden alueestaan jopa liikaakin. Esimiehen tärkeä tehtävä on kuitenkin antaa muiden onnistua. Onnistuneella työn jaolla ruokitaan motivaatiota ja luottamusta. Samalla esimies kohdentaa voimavaransa suorittamisesta mahdollistamiseen. Motivaation synnyttämisessä ja ylläpitämisessä punnitaan esimiehen kiinnostus niihin ihmisiin, joiden kanssa hän työskentelee. Esimiehen tulee välittää siitä, mitä työntekijät ajattelevat. Mitä paremmin esimies on perillä tästä, sitä paremmin hän voi varmistua siitä, että tiimin jäsenet antavat työpanoksensa mielellään. Keinotekoinen kannustus tai kehu ei auta, esimies joutuu todellisten arvokysymysten äärelle pohtiessaan, mitä hän ihmisissä näkee ja arvostaa. 12

14 4. Luottamus Luottamuksen rakentuminen on monitahoinen asia. Jo esimiehen olemus vaikuttaa tiimiin ja sen toimintaan. Sillä, onko esimies rauhallinen vai hermostunut, on merkitystä sen kannalta, millaiseksi muut tiimiläiset tuntevat olonsa. Esimerkiksi esimiehen stressi näkyy ja vaikuttaa tiimin vireeseen. Toisaalta, esimiehen positiivisuus kiireenkin keskellä ruokkii positiivisuutta myös tiimin jäseniin. Luottamus tiimissä tarkoittaa myös sitä, että jokainen tekee sen mitä lupaa. Luottamukseen tarvitaan hyvää kommunikaatiota ja vuorovaikutusta sekä sellaisia tekoja, joista välittyy toisten huomioiminen ja arvostaminen. Elintärkeä osa luottamuksen synnyssä on myös se, kuinka virheisiin suhtaudutaan. Jos voi luottaa siihen, että yksittäisistä epäonnistumisista ei rangaista tai syytellä, ollaan rohkeampia kehittämään toimintaa, ja myös virheistä voidaan oppia. 13

15 5. Vire Kun tiimin roolitus, työnjako, motivaatio ja luottamus on määritetty ja rakennettu, syntyy työyhteisön vire. Työyhteisön hyvä vire on kuin ilmapuntari. Se on jotakin aineetonta ja jatkuvasti muuttuvaa, mutta silti usein lähes käsin kosketeltavaa. Huonon vireen taas pystyy aistimaan hetkessä. Toisinaan tiimin rutiinit pyörivät normaalisti ja kaikki on päällisin puolin hyvin, mutta viesti on silti, että kaikki ei kuitenkaan ole kohdallaan. Jos työyhteisön vireessä tai tunnelmassa on haasteita, esimiehen tulee ottaa tiimin jäsenten, yhteistyökumppanien ja asiakkaiden signaaleja vastaan: ovatko ihmiset motivoituneita ja innostuneita, mitä he ajattelevat nykytilanteesta, ovatko he tyytyväisiä? Tässä voi hyvin turvautua myös ulkopuoliseen apuun, jos tuntuu, että itse ei saa kiinni siitä, mikä olisi olennaista. Ei siis riitä, että ainoastaan yrityksen johto on tyytyväinen tiimin toimintaan, vaan myös tiimin jäsenten pitäisi saada olla ylpeitä työstään ja aikaansaannoksistaan. 14

16 Lisätietoa aiheesta Mikäli haluat lisätietoa esimiestyön kehittämisestä tai oman hyvinvointisi edistämisestä, ota yhteyttä Attention asiantuntijoihin. Katsotaan yhdessä kuinka esimiestyötä voitaisiin edistää juuri teidän yrityksessänne! Tutustu Resilion blogiin, jossa käsittelemme mm. johtamiseen, esimiestyöhön ja työhyvinvointiin liittyviä aiheita.