Hankintapalvelut

ROVANIEMEN KAUPUNKIKONSERNIN PIENHANKINTAOHJEET 10.1.2018 Hankintapalvelut

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 SOVELTAMISALA JA MÄÄRITELMÄ...3 2 HANKINTAVALTUUDET...3 3 PIENHANKINNOISSA NOUDATETTAVAT PERIAATTEET...3 4 PIENHANKINTA KÄYTÄNNÖSSÄ...4 5 HANKINTAPÄÄTÖS...7 6 HANKINTASOPIMUS TAI TILAUS...7 7 HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS JA SÄILYTTÄMINEN...8 8 MUUTOKSENHAKUKEINOT...9 9 LINKKEJÄ...9 1.1 1.2 Sveltamisala...3 Pienhankinnan määritelmä...3 4.1 Kilpailutusrajat...4 4.2 Cludia-pienhankintajärjestelmä...4 4.3 Hankinnan ennakidun arvn laskeminen...4 4.4 Markkinakartitus...4 4.5 Kilpailuttaminen...5 Tarjuspyynnön sisältö...5 Tilaajavastuulaki ja svellettavat yleiset spimusehdt...5 Tarjusajan kest...6 Tarjuspyynnön lähettäminen...6 Tarjusten käsittely...6 4.6 Pienhankinta surahankintana...6 7.1 7.2 7.3 Asiakirjjen julkisuus...8 Asiakirjapyynnöt...8 Asiakirjjen säilyttäminen...8 10 LIITTEET...9 LIITE 1: Pikahje Cludia Pienhankintajärjestelmän käyttöön...10 LIITE 2: Pienhankintjen periaatteet ja käytännön esimerkkejä...11 LIITE 3: Pienhankintaprsessin pikakuvaus...13 ROVANIEMEN KAUPUNKI ROVANIEMEN KAUPUNKIKONSERNIN PIENHANKINTAOHJEET 2

3 1 SOVELTAMISALA JA MÄÄRITELMÄ 1.1 Sveltamisala Tätä hjetta svelletaan Rvaniemen kaupungin pienhankinnissa. Ohjeiden khtia 2, 3, 4.1, 4.3, 4.4, 4.5, 4.6 ja 6 svelletaan Rvaniemen kaupunkiknsernin yhteisöihin. Ohjetta ei svelleta erityisaljen pienhankinnissa. 1.2 Pienhankinnan määritelmä Kansalliset kynnysarvt alittavat hankinnat vat pienhankintja. Kansalliset kynnysarvt 1.1.2017 alkaen: Tavarat ja palvelut: 60 000 eura Ssiaali- ja terveyspalvelut (Liite E khdat 1-4): 400 000 eura Muut erityiset palvelut (Liite E khdat 5-15): 300 000 eura Käyttöikeusspimukset: 500 000 eura Rakennusurakat: 150 000 eura Laki julkisista hankinnista ja käyttöikeusspimuksista (1397/2016) ei kske pienhankintja. EU:n, kuntalain (410/2015) ja hallintlain (2003/434) mukaiset tasapulisuuden ja syrjimättömyyden periaatteet kuitenkin kskevat myös pienhankintja ja velvittavat kilpailuttamaan hankintalain ulkpulelle jäävät hankinnat. 2 HANKINTAVALTUUDET Pienhankinnan tekijän tulee ttaa selvää masta rganisaatistaan tai timialaltaan, kenellä n valtuudet kilpailuttaa pienhankinta, tehdä sitä kskeva päätös ja tilaus tai spimus. Organisaatissa tai timialilla n vitu tehdä hankintavaltuuksien deleginteja. Pienhankinnan tekijä vastaa siitä, että hänellä n valtuudet surittaa hankinta. Talusarvin täytäntöönpan-hjeissa määritellään Rvaniemen kaupungin valtuudet hankintaasiissa. 3 PIENHANKINNOISSA NOUDATETTAVAT PERIAATTEET Jkaisessa pienhankinnan vaiheessa tulee nudattaa seuraavia periaatteita: Tasapulisuus ROVANIEMEN KAUPUNKI ROVANIEMEN KAUPUNKIKONSERNIN PIENHANKINTAOHJEET 3

4 Syrjimättömyys Avimuus Suhteellisuus Lisätietja periaatteista ja käytännön esimerkkejä Liitteessä 2. 4 PIENHANKINTA KÄYTÄNNÖSSÄ 4.1 Kilpailutusrajat Seuraavien arvjen ylittävät hankinnat tulee kilpailuttaa: Tavarat ja palvelut: yli 10 000 Elintarvikkeet: yli 20 000 Rakennusurakat: yli 50 000 SOTE-hankinnat: yli 100 000 Ennen pienhankintakilpailutuksen käynnistämistä, selvitä nk kyseistä hankintaa kskeva spimus j lemassa yhteishankintana tai massa rganisaatissa tai timialalla. Mikäli spimus n, hankinta n tehtävä spimuskumppanilta. 4.2 Cludia-pienhankintajärjestelmä Kaikki pienhankinnat tulee kilpailuttaa pienhankintajärjestelmä Cludiassa www.kilpailutus.cludia.fi. Myös yli 5000 surahankinnat n tehtävä järjestelmässä pyytämällä valitulta tarjajalta kirjallinen tarjus. Järjestelmästä löytyy tarjuspyyntöphjia, jita vi käyttää apuna. Ohjeet Liitteessä 1. 4.3 Hankinnan ennakidun arvn laskeminen Hankinnan ennakitua arva laskettaessa perusteena n käytettävä suurinta mahdllista maksettavaa krvausta, sisältäen siis myös ptit ja kaikki muut mahdlliset maksettavat krvaukset. Hankinnan keintekinen pilkkminen siin kilpailuttamisen välttämiseksi ei le sallittua. Kats esimerkki Liite 2. Hankinnan arva laskettaessa käytetään aina arvnlisäverttmia (alv 0 %) hintja. 4.4 Markkinakartitus Hyvä markkinatuntemus n keskeinen sa hyvän hankinnan tekemistä. hinta-ja/tai tutetiedustelun tekeminen n aina susiteltavaa, mikäli nämä eivät le j tiedssa ROVANIEMEN KAUPUNKI ROVANIEMEN KAUPUNKIKONSERNIN PIENHANKINTAOHJEET 4

5 markkinakartitusta vi tehdä parhaaksi katsmallaan tavalla (puhelimitse, sähköpstitse, nettikartitus, tapaaminen, muiden hankintayksiköiden kilpailutukset jne.) yritykselle n syytä mainita, että kyseessä n alustava tiedustelu eikä varsinainen tarjuspyyntö markkinakartitus n susiteltavaa sillinkin, kun hankinnan arv jää alle pienhankintjen kilpailuttamisrajan 4.5 Kilpailuttaminen TARJOUSPYYNNÖN SISÄLTÖ Tarjuspyynnön n ltava niin selkeä, että tarjajat vivat sen perusteella antaa keskenään vertailukelpisia tarjuksia. Tarjuspyyntö vi rakentua seuraavasti: 1. Yritykselle asetetut sveltuvuusvaatimukset: mm. vert, eläkevakuutusmaksut, liikevaiht- ja referenssivaatimukset 2. Hankittavalle tutteelle tai palvelulle asetetut vaatimukset: mm. timitus- ja takuuajat, tutkintja työkkemusvaatimukset, laatuvaatimukset tms. 3. Muut: hankintamenettely svellettavat yleiset spimusehdt spimuskauden pituus / kertahankinta mahdlliset ptit kysymysten ja vastausten menettely ja määräajat tarjuksen vimassalaika maksu- ja laskutusehdt ehdt alihankkijille irtisanmis- ja purkuehdt tarjusasiakirjjen julkisuus satarjukset sallittu/kielletty tarjusten hylkäämisperusteet tarjusten jättämisen määräaika 4. Tarjusten vertailuperusteet: hinta, hinta-laatu-suhde tai laatu Vit tehdä pienhankinnat innvatiivisesti käyttämällä vapaasti valitsemaasi menettelyä. TILAAJAVASTUULAKI JA SOVELLETTAVAT YLEISET SOPIMUSEHDOT Mikäli hankinnan suuruus n vähintään 9000 eura (alv 0 %) ja se sisältää palvelua, tulee nudattaa tilaajavastuulakia. Ohjeet täällä. Perehdy hankintaan sveltuviin yleisiin spimusehtihin ja tee niihin hankintasi mukaiset mahdlliset täsmennykset. Julkisten hankintjen yleiset spimusehdt palveluhankinnissa JYSE 2014 Palvelut ROVANIEMEN KAUPUNKI ROVANIEMEN KAUPUNKIKONSERNIN PIENHANKINTAOHJEET 5

6 Julkisten hankintjen yleiset spimusehdt tavarahankinnissa JYSE 2014 Tavarat Julkisten hallinnn IT-alan yleiset spimusehdt JIT 2015 Rakennusurakan yleiset spimusehdt YSE 1998 Knsulttitiminnan yleiset spimusehdt KSE 2013 Kne- ja kuljetuspalveluiden yleiset ehdt KE 2008 TARJOUSAJAN KESTO Tarjusajan tulee lla khtuullinen (esim. 1-2 viikka) ja suhteessa siihen, kuinka paljn aikaa tarjuksen tekeminen vaatii tarjajalta. Spivaa tarjusajan pituutta vi tarvittaessa kysyä myös tarjajilta. TARJOUSPYYNNÖN LÄHETTÄMINEN tarjuspyyntö tulee lähettää mahdllisuuksien mukaan vähintään klmelle yritykselle tarjuspyyntöä tehdessä tulee humiida paikalliset yritykset lähettämällä tarjuspyyntö mahdllisuuksien mukaan ainakin paikallisille yrityksille linkin tarjuspyyntöön vi jakaa myös malla ssiaalisen median tilillä mikäli haluaa tavittaa useampia yrityksiä TARJOUSTEN KÄSITTELY Tarjusten avaus Tarjusten käsittely n suritettava klmivaiheisesti 1) tarkista, täyttääkö yritys asetetut sveltuvuusvaatimukset 2) tarkista, nk tarjus tarjuspyynnön mukainen 3) vertaile tarjukset tarjuspyynnössä asetetun vertailuperusteen mukaisesti Tarjuspyynnön vastaiset tarjukset tulee sulkea pis tarjuskilpailusta. Vit tehdä lisäselvityksiä ja täsmentää epäselviä khtia tarvittaessa, mikäli täsmentäminen ei paranna tarjusta. Esimerkki Liite 2. Tinkiminen tai vertailuperusteiden muuttaminen n kiellettyä. 4.6 Pienhankinta surahankintana Pienhankinnan vi surittaa surahankintana kilpailuttamatta seuraavissa tapauksissa: tavaran tai palvelun arv < 10 000 (alv 0%) elintarvikehankinnan arv < 20 000 (alv 0%) SOTE-hankinnan arv < 100 000 (alv 0%) rakennusurakan arv < 50 000 (alv 0%) mikäli hankinta n helpsti kilpailutettavissa, n susiteltavaa tehdä hintakartitus esim. puhelimitse tai netissä ROVANIEMEN KAUPUNKI ROVANIEMEN KAUPUNKIKONSERNIN PIENHANKINTAOHJEET 6

7 kyseessä n käytetty tavara kyseessä n pikkeuksellisen vaikeasti määriteltävä hankinta, ja/tai kilpailuttamisprsessin vaatima aika ja kustannukset ylittävät kilpailuttamisesta saatavan hyödyn kyseessä n pikkeuksellinen kiire, ja kiire ei jhdu hankkivasta yksiköstä tute tai palvelu stetaan testi/-pilttikäyttöön määräajaksi ja testaukseen valitun yrityksen valintaan n perustellut syyt kyseessä n innvatiivinen tute tai palvelu ja yrityksen valintaan n perustellut syyt kyseessä n tieteellinen tai taiteellinen tes hankittavaa tavaraa tai palvelua ei le muualta saatavissa hult, varasat tai muut tekniset tai timinnalliset syyt vaativat tietynlaisen tutteen tai palvelun hankintaa (humiitava hankinnan kknaisarv, ks. khta 4.3) Mikäli hankinta tehdään surahankintana, n aina selvitettävä, että hinta n khtuullinen. Jkainen surahankinnan tekijä vastaa itse surahankinnan tekemisestä ja päätöksen perusteluista. 5 HANKINTAPÄÄTÖS Yli 5 000 eurn pienhankinnista tulee tehdä viranhaltijapäätös, mutta myös sen alittavista hankinnista n susiteltavaa tehdä hankintapäätös, kska vain sillin tarjaja saa asianmukaiset ikaisuhjeet. Hankintapäätös tulee lähettää kaikille tarjuksen jättäneille. Oikaisuvaatimusaika n 14 vurkautta päätöksen tiedksisaannista. Päätökset tulee julkaista kuntalain mukaisesti internetissä. Pienhankintapäätösten salta se tapahtuu julkaisemalla ne Hankintakalenterissa. Päätöksestä tulee ilmetä seuraavat asiat: kilpailutusmenettely; miten kilpailutus n tehty, ketkä vat jättäneet tarjuksen täyttivätkö tarjajat yrityksen sveltuvuudelle asetetut vaatimukset täyttivätkö tarjukset tarjukselle asetetut vaatimukset perusteet, miksi jku tarjaja n suljettu pis valintaperuste ja tarjusten vertailu muutksenhakuhjeet Päätösmalli n Cludia kilpailutusjärjestelmässä. Prsessin jälkeen päätös tulee viedä Case M järjestelmään. Hankintamenettelyn vi keskeyttää tdellisesta ja perustellusta syystä. Keskeyttämisestä tulee tehdä perusteltu keskeyttämispäätös ja lähettää se tiedksi asiansaisille. 6 HANKINTASOPIMUS TAI TILAUS Vähintään kirjallinen tilaus n tehtävä aina. Cludia pienhankintajärjestelmässä kilpailutettujen hankintjen tilaukset tehdään järjestelmässä. Mlempien sapulten allekirjittama kirjallinen spimus n susiteltavaa pidempiaikaisissa spimuksissa sekä laajempia spimusehtja edellyttävissä spimuksissa. ROVANIEMEN KAUPUNKI ROVANIEMEN KAUPUNKIKONSERNIN PIENHANKINTAOHJEET 7

8 Lähtökhtaisesti tilausta tai spimusta ei tehdä ennen kuin valitusaika 14 vurkautta n päättynyt. Humii tilaajavastuulain edellyttämä selvitysvelvllisuus ja pyydä sveltuvuusvaatimusten edellyttämät tdistukset ennen spimuksen tai tilauksen tekemistä. Hankintaspimusmalleja löydät Cludia spimushallintajärjestelmästä. 7 HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS JA SÄILYTTÄMINEN 7.1 Asiakirjjen julkisuus Laki viranmaisen timinnan julkisuudesta (621/1999) säätelee hankinta-asiakirjjen julkisuutta. Tarjuspyyntöasiakirjat tulevat julkisiksi tarjuspyynnön allekirjittamisella. Asiansaisella (=tarjuksen jättänyt tarjaja) n ikeus saada tiet hankintapäätöksen tekemisen jälkeen muiden tarjajien tarjuksista. Asiansaisella ei kuitenkaan le ikeutta muiden tarjajien liiketai ammattisalaisuuksiin. Tarjajalla ei le ikeutta saada tieta muiden tarjajien tarjuksista, mikäli se ei le täyttänyt sveltuvuusvaatimuksia ja n hankintayksikön päätöksellä suljettu pis tarjuskilpailusta. Hankintapäätös tulee julkiseksi päätöksen allekirjittamisella. Spimuksen allekirjittamisen jälkeen asiakirjat tulevat kaikille julkisiksi (ns. yleisöjulkisuus) salassa pidettäviä tietja lukuun ttamatta. 7.2 Asiakirjapyynnöt Asiakirjan pyytäjän tulee yksilöidä asiakirjapyynnössään, mitä asiakirjja ja mitä tieta tietpyyntö kskee, missä mudssa se tiedt haluaa (pstitse/sähköpstilla/nähtäväksi). Asiakirjat n annettava khtuullisessa ajassa ja pyydetyssä mudssa, liikesalaisuudet humiiden. Mikäli asiakirjapyyntö tehdään valitusajan aikana, tulisi asiakirjat antaa mahdllisimman pian, jtta tarjaja vi tarkastaa, nk hankintamenettely tehty ikein. 7.3 Asiakirjjen säilyttäminen Tarjuspyynnöt ja kirjallinen tilaus säilytetään vähintään Cludia-pienhankintajärjestelmässä. Vain Hankintapalvelut-yksiköllä n ikeus pistaa asiakirjja järjestelmästä. Lisäksi asiakirjat tulee säilyttää man rganisaatin tai timialan hjeistuksen mukaisesti. Spimuksia tulee säilyttää 10 vutta spimuksen päättymisestä. Jtkin spimukset vivat myös lla pysyvästi säilytettäviä. ROVANIEMEN KAUPUNKI ROVANIEMEN KAUPUNKIKONSERNIN PIENHANKINTAOHJEET 8

9 8 MUUTOKSENHAKUKEINOT Pienhankinnista vi tehdä hankintalain mukaisen hankintaikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen käsittelee hankintapäätöksen tekijä ja se tulee käsitellä kuntalain mukaisesti khtuullisessa ajassa. Lisäksi pienhankinnista vi tehdä kuntalain mukaisen ikaisuvaatimuksen sekä ikaisuvaatimuksesta annettuun päätökseen kunnallisvalituksen hallint-ikeuteen. Pienhankinnissa ei le ikeutta valittaa markkinaikeuteen. Markkinaikeus vi kuitenkin ttaa pienhankinnan käsittelyyn, mikäli kyse n hankinnan perusteettmasta pilkkmisesta hankintalain sveltamisen välttämiseksi. 9 LINKKEJÄ www.hankinnat.fi www.kuntaliitt.fi www.markkinaikeus.fi www.kkv.fi 10 LIITTEET Liite 1: Pikahje Cludia Pienhankintajärjestelmän käyttöön Liite 2: Pienhankintjen periaatteet ja käytännön hjeita Liite 3: Pienhankinnan prsessikuvi ROVANIEMEN KAUPUNKI ROVANIEMEN KAUPUNKIKONSERNIN PIENHANKINTAOHJEET 9

10 LIITE 1: Pikahje Cludia Pienhankintajärjestelmän käyttöön 1. Pyydä käyttäjätunnus ja salasana sähköpstitse sitteesta hankintapalvelut@rvaniemi.fi 2. Käy allekirjittamassa salassapitasiakirja Hankintapalvelut-yksikössä tai pyydä asiakirja sähköpstitse, allekirjita ja skannaa se sitteeseen hankintapalvelut@rvaniemi.fi 3. Kirjaudu järjestelmään https://kilpailutus.cludia.fi 4. Vit tarvittaessa tutustua hjeviden, jka löytyy prtaalin ikeasta ylälaidasta. 5. Tutustu malliphjiin. Löydätkö tarjuspyyntöä, jta visi käyttää phjana hankinnassasi? Vit myös luda tarjuspyynnön kknaan itse ja tallentaa mia phjia. 6. Muiden tekemiä tarjuspyyntöjä saa käyttää apuna, mutta järjestelmästä ei saa pistaa mitään. 7. Mikäli tarvitset hjeita tai kulutusta, le yhteydessä Hankintapalvelut-yksikköön. ROVANIEMEN KAUPUNKI ROVANIEMEN KAUPUNKIKONSERNIN PIENHANKINTAOHJEET 10

11 LIITE 2: Pienhankintjen periaatteet ja käytännön esimerkkejä Avimuus Avimuuden periaatteella tarkitetaan hankintamenettelyn riittävää läpinäkyvyyttä sekä riittävän tiedn antamista tarjajille. Avimuusperiaate edellyttää, että tarjajilla n samat tiedt saatavilla tarjuskilpailusta ja että vertailuperusteet n ilmitettu etukäteen tarjuspyynnössä. Avimuusperiaate edellyttää myös, että tarjuspyynnön tiedt vat riittävän selkeitä ja täsmällisiä. Mikäli tarjuspyyntö n epäselvä, se usein jhtaa keskenään vertailukelvttmiin tarjuksiin. Tasapulisuus Tasapulisuuden periaate edellyttää, että tarjajia khdellaan tasapulisesti jkaisessa hankintaprsessin vaiheessa. Syrjimättömyys Syrjimättömyyden periaatteella n tarkitus varmistaa, että tarjajilla n tasapuliset mahdllisuudet sallistua tarjuskilpailuihin ja että tarjajia khdellaan keskenään yhdenvertaisesti. Suhteellisuus Suhteellisuusperiaate edellyttää, että hankinnan vaatimukset vat ikeassa suhteessa hankinnan päämäärän kanssa. Vaatimukset eivät saa ylittää sitä, mikä n tarpeen tavitteen täyttymisen saavuttamiseksi. Liian tiukilla vaatimuksilla ei saa perusteettmasti sulkea tarjajaa kilpailun ulkpulelle KÄYTÄNNÖN ESIMERKKEJÄ Esimerkki 1 / Hankinnan keintekinen pilkkminen: Olet tehnyt 30 000 arvisen samaa hankintaa kskevan tilauksen useana vunna peräkkäin. Mikäli n tiedssa, että hankintja tullaan tekemään jatkuvasti, tulee hankinnan arva laskettaessa ttaa bjektiivisesti humin sen kknaisarv. Hankinnan keintekista pilkkmista n mm. tilanne, jssa stetaan samaa palvelua tai tavaraa useissa pienissä erissä kilpailuttamisen välttämiseksi. Esimerkki 2 / Avimuus ja tasapulisuus: Olet kilpailuttanut palvelun asianmukaisesti. Olet käsitellyt tarjukset, ja tehnyt tarjuksista vertailun. Teet spimuksen vittaneen tarjajan kanssa, mutta et lähetä päätöstä tiedksi muille tarjajille. Avimuuden periaate edellyttää, että tarjajat saavat yhtäaikaisesti tiedt siitä, miten tarjuksia n käsitelty ja vertailtu. Hankintapäätös ei saavuta lainvimaa, mikäli päätöstä ei lähetetä asiansaisille asianmukaisine ikaisuhjeineen. Päätökset tulee julkaista myös internetissä. ROVANIEMEN KAUPUNKI ROVANIEMEN KAUPUNKIKONSERNIN PIENHANKINTAOHJEET 11

12 Esimerkki 3 / Valintaperusteiden muuttaminen: Olet asettanut tarjuspyynnössä tarjusten vertailuperusteeksi kknaishinta 50% ja timituksen npeus 50%. Haluaisit valita tarjusten vertailussa 2. tulleen tarjajan vittajaksi, kska sen tarjuksessa li maini kuvaus laadunhallintajärjestelmästä ja laadunhallintajärjestelmällä lisi merkitystä hankinnan lpputulkseen. Tarjuspyynnössä määriteltyä valintaperustetta ei vi muuttaa, vaan sinun n nudatettava tarjuspyynnössä asetettuja vertailuperusteita mitään lisäämättä ja mitään pistamatta. Tilanteen vi välttää tekemällä markkinakartitusta. Esimerkki 4 / Tarjus myöhässä: Olet asettanut tarjusten määräajaksi 6.3.2018 kl 15.00. Tarjaja lähettää tarjuksensa 7.3.2018 kl 8.00 aamulla. Mikäli hyväksyisit myöhässä tulleen tarjuksen, khtelisit muita tarjajia syrjimättömyyden periaatteen vastaisesti, kska myöhässä tarjuksen jättäneellä tarjajalla lisi täten llut pidempi aika tarjuksensa tekemiseen, kuin muilla tarjajilla. Myöhässä tulleita tarjuksia ei vida ttaa humin. Esimerkki 5 / Referenssivaatimusten tarkkuus: Olet määritellyt tarjuspyynnön kriteeriksi, että tarjajalla tulee lla riittävä määrä referenssejä hankittavasta khteesta. Vaatimuksen perusteella tarjaja ei tsiasiassa tiedä, mikä n riittävä määrä referenssejä hankittavasta khteesta. Tilaajan n määriteltävä tarjuspyyntöön, mikä n riittävä määrä referenssejä ja mitä referenssien n tullut vähintään sisältää. Esimerkki 6 / Laatuvaatimusten tarkkuus: Olet asettanut tarjuspyynnössä ehdn, jnka mukaan tutteen tulee lla laadukas. Tilaajalla ja tarjajalla vi lla eri käsitys siitä, mikä n laadukas. Tarjuspyynnön ehdttmien laatuvaatimusten täytyy lla niin selkeät, että sen perusteella tarjaja tietää, mitä tilaaja tarjusten käsittelyssä ja vertailussa arvstaa. Tilaajan n määriteltävä tarjuspyynnössä, mikä laatutas n riittävä (= minimitas). Tarjusten vertailussa vidaan ttaa humin minimitasn ylittävä laatu. Esimerkki 7 / Suhteellisuusperiaate: Olet hankkimassa tavallisen laitteen krjausta. Asetat tarjuspyyntöön krjaajan työkkemusta kskevaksi ehdksi 10 vuden työkkemuksen laitteiden krjaamisesta. Vaatimus n suhteellisuusperiaatteen vastainen, kska n perusteltua lettaa, että lyhemmälläkin työkkemuksella tavallisen laitteen krjaus tulee hidetuksi. Esimerkki 8 / Tarjuksen parantaminen: Käsittelet tarjuksia tavaran hankintaan liittyen. Erään tarjajan tute ei täytä tarjuspyynnössä asetettuja ehdttmia vaatimuksia. Olet yhteydessä tarjajaan ja kysyt, lisik hänellä tarjta tarjuspyynnön ehdt täyttävää tutetta. Tarjaja muuttaa tarjuksensa tutteen tarjuspyynnön ehtja vastaavaksi. Olet antanut tarjajan parantaa tarjustaan, mikä n kiellettyä. Tarjuksia n lähtökhtaisesti arviitava lpullisina. Tarjuksia saa täsmentää, mikäli täsmentäminen ei vaikuta tarjajien tasapuliseen khteluun. ROVANIEMEN KAUPUNKI ROVANIEMEN KAUPUNKIKONSERNIN PIENHANKINTAOHJEET 12

13 LIITE 3: Pienhankintaprsessin pikakuvaus HANKINTATARVE SELVITÄ, ONKO HANKINNASTASI OLEMASSA YHTEISHANKINTASOPIMUS TAI MUU SOPIMUS OMASSA ORGANISAATIOSSASI TAI TOIMIALALLASI. mikäli spimus n lemassa, n hankinta tehtävä spimuskumppanilta KARTOITA MARKKINAT hinta-ja/tai tutetiedustelun tekeminen n aina susiteltavaa, mikäli nämä eivät le j tiedssa markkinakartitusta vi tehdä parhaaksi katsmallaan tavalla (puhelimitse, sähköpstitse, nettikartitus, tapaaminen, muut hankintayksiköiden kilpailutukset) HANKINNAN KOKONAISARVO tavarat ja palvelut: yli 10 000 elintarvikkeet: yli 20 000 rakennusurakat: yli 50 000 SOTE-hankinnat: yli 100 000 HANKINNAN KOKONAISARVO TAVARAT JA PALVELUT ALLE 10 000, ELINTARVIKKEET ALLE 20 000, RAKENNUSURAKAT ALLE 50 000, SOTE-HANKINNAT ALLE 100 000 Määrittele hankinnan kriteerit ja tee tarjuspyyntö Cludia Pienhankintajärjestelmässä. Määrittele tarjusten jättämiselle riittävä aika ja lähetä tarjuspyyntö vähintään klmelle tarjajalle Cludia Pienhankintajärjestelmästä. Mikäli kyseessä helpsti kilpailutettava tute, tee hinta- ja saatavuuskartitus valitsemallasi tavalla ja valitse paras tarjus. Dkumenti perustelut. TARJOUSTEN KÄSITTELY Tarkista tarjusten tarjuspyynnön mukaisuus ja vertaile tarjukset tarjuspyynnössä asetettujen kriteerien perusteella. Tee päätös tarjuspyynnössä asetettujen kriteerien perusteella. TEE PÄÄTÖS Cludia Pienhankintajärjestelmässä ja lähetä kaikille tarjuksen jättäneille TEE KIRJALLINEN TILAUS CLOUDIA HANKINTAJÄRJESTELMÄSSÄ TAI SOPIMUS Seuraa ja dkumenti spimuksen tteutumista ROVANIEMEN KAUPUNKI ROVANIEMEN KAUPUNKIKONSERNIN PIENHANKINTAOHJEET 13