OSALLISTUMISHAKEMUSOHJE JÄRJESTYKSENVALVONTA-, TURVATARKASTUS- JA VARTIOINTIPALVELUIDEN HANKINNASSA

Transkriptio

1 OSALLISTUMISHAKEMUSOHJE JÄRJESTYKSENVALVONTA-, TURVATARKASTUS- JA VARTIOINTIPALVELUIDEN HANKINNASSA Helsingin Satama (jäljempänä tilaaja tai hankintayksikkö ) pyytää ehdkkaita lähettämään sallistumishakemuksen neuvttelumenettelyyn Hilma-ilmituskanavassa julkaistun hankintailmituksen sekä tämän sallistumishakemushjeen ja liitteiden 1 3 mukaisesti. 1. Hankinnan tavite ja khde Hankinta n jaettu sa-alueisiin. Tässä vaiheessa ehdkkaita pyydetään jättämään sallistumishakemus yhteen tai useampaan saalueeseen. Tarjuksen vi jättää vain niistä sa-alueista, jihin ehdkas n jättänyt sallistumishakemuksen ja jihin ehdkas n hyväksytty mukaan. Osallistumishakemuksen jättäminen pelkästään sa-alueeseen C tarkittaa, että hakemusta arviidaan vain saalueessa C ja että tarjuksen vi jättää vain sa-alueesta C. Tarjusten perusteella tapahtuva palveluntuttajan/-tuttajien valinta tapahtuu siten, että valitaan 2 palveluntuttajaa sa-alueelle A ja B tai yksi palveluntuttaja sa-alueelle C. A) Järjestyksenvalvnta ja turvatarkastuspalvelut, jiden khteina vat seuraavat terminaalit lähialueineen: Olympiaterminaali Makasiiniterminaali Katajankan terminaali Länsiterminaali Työhön sisältyy järjestyksenvalvnnan ja turvatarkastusten lisäksi erilaisia asiakaspalveluun sekä matkustajien turvatarkastuksissa teknisten tarkastuslaitteiden käyttöön liittyviä tehtäviä. Asiakaspalvelutehtävissä krstuvat erilaiset neuvnta- ja pastustehtävät. Hankinnan khteena leva järjestyksenvalvnnan ja turvatarkastuspalveluiden alustava palvelukuvaus n sallistumishakemushjeen liitteessä 1A. B) Vartiintipalvelut, jiden khteina vat seuraavat satamat: Länsisatama Eteläsatama Vusaari Katajankan satama Hankinnan khteena leva vartiintipalveluiden alustava palvelukuvaus n sallistumishakemushjeen liitteessä 1B. C) Khtien A ja B mukaiset palvelut 2. Spimuskausi Spimuskausi n klme (3) vutta ja se alkaa spimuksen allekirjittamisesta. Lisäksi tilaaja varaa ikeuden jatkaa spimusta kknaan tai sittain kahdella yhden (1) vuden mittaisella ptikaudella. Tilaajan tavitteena n, että spimuskausi alkaa

2 3. Hankintamenettelynä neuvttelumenettely Hankinta tteutetaan käyttämällä erityisaljen hankintalain mukaista neuvttelumenettelyä. Hankinta n EU-kynnysarvn ylittävä direktiivin 2014/25/EU liitteessä XVII tarkitettuja ssiaalipalveluja ja muita erityisiä palveluja kskeva palveluhankinta. Hankinnassa nudatetaan lakia vesi- ja energiahulln, liikenteen ja pstipalvelujen alalla timivien yksiköiden hankinnista (349/2007, erityisaljen hankintalaki), lakia täydentävää asetusta (614/2007, hankinta-asetus) sekä vesi- ja energiahulln sekä liikenteen ja pstipalvelujen alalla timivien yksiköiden hankinnista annettua direktiiviä 2014/25/EU. Osallistumishakemuksen tai tarjuksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn sallistumisesta ei makseta ehdkkaille tai tarjajille krvausta. Hankintaan liittyvät tilaajan hankinta-asiakirjat vat saatavissa sumen kielellä. Js yritys haluaa tarjusasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset vat yrityksen itsensä vastattavina. 4. Neuvttelumenettelyn alustava aikataulu Menettelyn vaiheet pääpiirteittäin ja alustavat aikataulut vat seuraavat: Vaihe Arviitu ajankhta Hankintailmituksen ja sallistumishakemuslmakkeen lähettäminen Osallistumishakemushjeeseen liittyvät kysymykset lähetettävä hankintayksikölle Osallistumishakemusten jättöaika Ehdkkaiden valinta neuvttelumenettelyyn vk 44/2016 Neuvttelukutsun ja siihen liittyvien kysymysten lähettäminen tarjajille vk 44/2016 Neuvtteluvaihe (neuvttelut viiklla 46) vk 46 48/2016 Tarjuspyynnön lähettäminen tarjajille vk 48/2016 Tarjusten jättäminen vk 50/2016 Tarjusten tarkastaminen ja vertailu vk 51/2016 Hankintapäätös ja päätöksestä ilmittaminen vk 51/2016 Hankintaspimuksen allekirjitus vk 1/2017 Tarjusten valintaperusteena n kknaistaludellinen edullisuus tarjuspyynnössä tarkemmin kuvatulla tavalla. Valittava palveluntuttaja vi lla myös tarjajien mudstama ryhmittymä. 5. Neuvttelumenettelyn kulku 5.1 Ehdkkaiden valinta neuvttelumenettelyyn ja neuvttelukutsu Jäljempänä khdassa 6 n kuvattu ehdkkaiden valinta. Neuvtteluihin valituille esitetään neuvttelukutsu ja ilmitetaan alustava neuvtteluaikataulu. 2(6)

3 5.2 Neuvtteluvaihe ja lpullinen tarjuspyyntö Hankintayksikkö neuvttelee erikseen kunkin neuvttelukumppanin kanssa. Hankintayksikkö ei paljasta neuvttelukumppanin esittämiä luttamuksellisia tietja. Neuvtteluissa ja hankinnassa käytettävä kieli n sumi. Neuvttelujen kuluessa suunnitelmaehdtuksia ja alustavaa tarjuspyyntöä ja sen liitteitä valmistellaan. Neuvttelujen tarkituksena n laatia lpullinen tarjuspyyntö. Neuvttelut vivat kskea kaikkia hankittavien palvelujen tuttamiseen liittyviä ratkaisuja ja ehtja. Neuvttelut vivat kskea muun muassa seuraavia asiakknaisuuksia: tarjusten vertailuperusteet hankinnan khde spimusehdt ja -vastuut palvelututannn suunnittelun ja tteutuksen vaiheet, aikataulut ja järjestelyt Neuvttelujen päätyttyä hankintayksikkö pyytää kirjallisella tarjuspyynnöllä kirjallisen tarjuksen määräaikaan mennessä. 6. Ehdkkaiden valinta neuvttelumenettelyyn Hankintayksikkö valitsee sallistumishakemuksen jättäneiden ehdkkaiden juksta tarjajat, jille tarjuspyyntö lähetetään. Hankintayksikkö valitsee 3-4 tarjajaa / sa-alue, mikäli vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdkkaita n riittävästi. 6.1 Vähimmäisvaatimukset Vähimmäisvaatimukset n esitetty sallistumishakemuslmakkeella, liite 2, ja referenssilmakkeella, liite 3, jka ehdkkaan tulee täyttää. 6.2 Ehdkkaiden vertailu Js vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdkkaita n enemmän kuin neuvtteluihin valittavia tarjajia, hankintayksikkö vertailee sallistumishakemukset ja valitsee ehdkkaista 3-4 tarjajaa kullekin sa-alueelle seuraavin perustein: Osa-alue A, Järjestyksenvalvnta ja turvatarkastuspalvelut Ehdkas vi esittää enintään 4 lisäreferenssiä, jiden tulee täyttää referenssille asetettu vähimmäisvaatimus, kts. liitteet 2 ja 3. Pisteitä lisäreferensseistä annetaan seuraavasti: mikäli referenssin khteena n satama, lentkenttä, rautatie/metrasema, kauppakeskus tai vastaava, jssa kävijämäärä vähintään / päivä: 1 piste / referenssi (max 4 pistettä) mikäli referenssi tai referenssit vat sisältäneet henkilöiden turvatarkastusta: 1 lisäpiste Osa-alue B, Vartiinti Ehdkas vi esittää enintään 4 lisäreferenssiä, jiden tulee täyttää referenssille asetettu vähimmäisvaatimus, kts. liitteet 2 ja 3). Pisteitä lisäreferensseistä annetaan seuraavasti: mikäli referenssin khteena n satama, lentkenttä, rautatie/metrasema, energialaits tai vastaava: 1 piste / referenssi (max 4 pistettä) 3(6)

4 Osa-alue C, Järjestyksenvalvnta ja turvatarkastuspalvelut sekä vartiinti Ehdkas vi esittää enintään 4 lisäreferenssiä järjestyksenvalvnnasta ja turvatarkastuspalveluista, jiden tulee täyttää referenssille asetettu vähimmäisvaatimus, kts. liitteet 2 ja 3. Pisteitä lisäreferensseistä annetaan seuraavasti: mikäli referenssin khteena n satama, lentkenttä, rautatie/metrasema, kauppakeskus tai vastaava, jssa kävijämäärä vähintään / päivä: 1 piste / referenssi (max 4 pistettä) mikäli referenssi tai referenssit vat sisältäneet henkilöiden turvatarkastusta: 1 lisäpiste Ehdkas vi esittää enintään 4 lisäreferenssiä vartiinnista, jiden tulee täyttää referenssille asetetun vähimmäisvaatimuksen, kts. liitteet 2 ja 3) mikäli referenssin khteena n satama, lentkenttä, rautatie/metrasema, energialaits tai vastaava: 1 piste / referenssi (max 4 pistettä) Mikäli sveltuvien ehdkkaiden välille sa-alueiden A-C khdalla ei synny erja referenssien perusteella, tilaajalla n ikeus valita ehdkkaat liikevaihdn perusteella niin, että neuvttelumenettelyyn valitaan ehdkkaat, jilla n krkein liikevaiht edelliseltä vahvistetulta tilikaudelta. Liikevaihtna humiidaan ehdkkaan liikevaiht hankinnan khteena levista palveluista. 7. Kysymykset sallistumishakemushjeesta Hankinnasta kiinnstunut yritys vi pyytää lisätietja sähköpstitse lähettämällä kysymykset sitteeseen inf@ptcs.fi. Sumenkieliset kysymykset n lähetettävä viimeistään kell mennessä. Sähköpstin aihekenttään pyydetään kirjittamaan Lisätiedt, järjestyksenvalvnta-, turvatarkastus- ja vartiintipalvelut, Helsingin Satama Oy. Ehdkkaiden tasapulisen khtelun takaamiseksi muulla tavin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Kysyjän nimeä tai muita ehdkasta kskevia tietja ei ilmiteta kysymysten ja vastausten yhteydessä. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan hankintayksikön internetsivuilla sitteessa arvilta viimeistään kl 24. Ehdkkaan vastuulla n käydä katsmassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdllisesti täsmennettyjä tietja sallistumishakemusta jättäessään. Ehdkkaan vastuulla n humiida kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttää hyväkseen mahdllisesti täsmennettyjä tietja sallistumishakemusta jättäessään. 8. Luttamuksellisuus Hankinta-asiakirjjen julkisuus määräytyy erityisaljen hankintalain (Hankintalaki 349/2007) 66 :n ja lain viranmaisten timinnan julkisuudesta (JulkL 621/1999) mukaisesti. Merkitse sallistumishakemukseen selkeästi liike- tai ammattisalaisuudet ja erta nämä tiedt selvästi muusta aineiststa sallistumishakemuksessa. Kirjaa lisäksi liike- ja ammattisalaisuudet sallistumishakemuslmakkeeseen, jka n liitteenä 2. Osallistumishakemusten avaustilaisuus ei le julkinen. 4(6)

5 9. Osallistumishakemuksen timittaminen Osallistumishakemuslmake allekirjitettuna liitteineen n timitettava sähköpstitse sitteeseen hankinnat@ptcs.fi kl mennessä. Sähköpstiviestin liitteiden tulee lla tallennettu yleisimmillä timist-hjelmilla luettavaan mutn esimerkiksi.dc/.dcx, xls./.xlsx /.pdf,.ppt/.pptx tai.jpeg tiedstiksi. Osallistumishakemuksen sisältävä viesti tulee tsikida: Osallistumishakemus, [yrityksen nimi], järjestyksenvalvnta-, turvatarkastus- ja vartiintipalvelut. Osallistumishakemusten timittaminen n lähettäjän vastuulla. Määräajan jälkeen saapuneita sallistumishakemuksia ei teta humin. 10. Osallistumishakemuksen tekemistä kskevat vaatimukset 11.1 Osallistumishakemuksen kieli Osallistumishakemus liitteineen tulee lla laadittu sumeksi Ryhmittymänä tarjaminen Osallistumishakemus ja tarjus vidaan jättää ryhmittymänä. Ryhmittymällä tarkitetaan yritysten yhteistyötä hankintaspimuksen saamiseksi. Osallistumishakemuksessa tulee ilmittaa, että hakemus n tehty ryhmittymänä. Myös ryhmittymän jäsenet tulee ilmittaa sallistumishakemuksessa. Kaikki sallistumishakemushjeen ja sen liitteiden sekä tarjuspyynnön ehdkasta ja tarjajaa kskevat vaatimukset kskevat myös ehdkkaana tai tarjajana levaa ryhmittymää. Knsernin n tehtävä sallistumishakemuksensa ja tarjuksensa ryhmittymänä. Kaikki ryhmittymän jäsenet, esim. knserniyhtiöt, tulee ilmittaa tarjuksessa. Ryhmittymän n kyettävä viimeistään spimuksen allekirjitushetkellä sittamaan yksi rganisaati, jka hitaa kaiken yhteydenpidn tilaajan kanssa. Kuitenkin kaikki ryhmittymän jäsenet yhdessä vastaavat spimusvastuista allekirjittamalla hankintaspimuksen. Ryhmittymän n situduttava siihen, että tarjuksessa nimetyt ryhmittymän jäsenet vat käytettävissä hankinnan tteuttamiseen, mikäli ryhmittymä tulee valituksi Ulkmainen ehdkas Ulkmaisen ehdkkaan n timitettava vaatimuksissa tarkitetut tiedt sijittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisteritteella, vastaavalla muulla tdistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla kuten antamalla sijittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmitus Muiden tahjen vimavarihin vetaminen Ehdkas vi käyttää hankinnan tteuttamiseen muiden tahjen vimavarja riippumatta niiden välisten suhteiden ikeudellisesta lunteesta, mutta ehdkkaan n sitettava näyttö näiden vimavarjen käytettävyydestä. Js ehdkas vetaa alihankkijan vimavarihin, kyseisen alihankkijan n tsiasiallisesti sallistuttava hankinnan tteuttamiseen. Ehdkkaalla ei le ikeutta ilman pätevää syytä vaihtaa alihankkijaa, jnka vimavarihin ehdkas n vednnut sallistumishakemuksessa. Ehdkkaan n sitettava hankintayksikölle taludellista ja rahituksellista tilannetta ja teknistä surituskykyä kskevien sekä muiden vaatimusten täyttyminen. Näyttövelvllisuus tilaajan esittämien vaatimusten täyttämisestä n siihen vetavalla ehdkkaalla tai niiden ryhmittymällä. Tdisteena vidaan esittää situmus, jlla sitetaan, että vaaditut edellytykset täyttävät vimavarat vat ehdkkaiden tai tarjajien taikka ryhmittymän käytettävissä. 5(6)

6 Tilaaja arvii näytön riittävyyden vaatimusten täyttymisestä ja tarkistaa takeet siitä, että ehdkkaan resurssit vat käytettävissä kk sen ajan, jnka spimus kattaa Hankintamenettelystä pissulkeminen Ehdkas, jka syyllistyy hankintalain vastaiseen menettelyyn ja/tai väärien ja/tai puutteellisten tietjen antamiseen, vidaan sulkea pis hankintamenettelystä. Hankintamenettelyn ulkpulelle vidaan sulkea ehdkas, jta kskee hankintalain 54 :ssä tarkitettu pissulkemisperuste. Hankintamenettelystä suljetaan pis ne ehdkkaat, jtka eivät täytä ehdkkaan sveltuvuudelle asetettuja vähimmäisvaatimuksia. Mitä ehdkkailta vaaditaan sallistumishakemuksen jättämisen hetkellä, vaaditaan myös myöhemmin tarjuksen tekemisessä. Ehdkas, jka tarjuksentekhetkellä ei täytä sveltuvuuden vaatimuksia, suljetaan lpullisessa tarjuskilpailussa ulkpulelle. 11. Päiväys ja allekirjitus Helsingissä, HELSINGIN SATAMA OY Kari Nrviita Matkustajasatamat, jhtaja Jukka Kalli Vusaaren satama, jhtaja Liitteet Liite 1A Alustava palvelukuvaus / Järjestyksenvalvnta Liite 1B Alustava palvelukuvaus / Vartiinti Liite 2 Osallistumishakemuslmake Liite 3 Referenssilmake 6(6)