M2 MATKALASKUOHJE asiakasvastaava Saara Husu
M2 matkalaskuohje SISÄLTÖ 1 Yleistä... 1 2 kirjautuminen järjestelmään... 2 3 Järjestelmän Aloitusnäkymä... 3 4 Pankkitilin lisääminen matkustajan tietoihin... 4 5 Kalenterinäyttö... 5 5.1 Matkalaskun muuttaminen ja katseleminen... 5 6 Uuden matkalaskun teko... 6 6.1 >matka... 7 6.2 >maahan saapuminen (ulkomaan matkassa)... 7 6.3 >kulu... 8 6.4 >km-korvaus... 8 6.5 >ateria tai muu tieto... 9 7 Liitteet/kuitit... 10 8 Tiliöinti... 11 9 Tulostaminen... 12 10 laskun lähettäminen asiatarkastettavaksi/hyväkskyttäväksi... 13 11 Kilometriveloituksen syöttäminen... 14 11.1 Kilometriveloitusten yhteenveto... 15 12 Kuluveloituksen syöttäminen... 16 13 VIRKAMATKAT, VIRANTOIMITUKSEN JA TYÖSSÄOLON KESKEYTYKSET SEKÄ NIIDEN MERKITSEMINEN HENKILÖSTÖHALLINTA-JÄRJESTELMÄÄN... 18 Muut ei-automaattiset viitetiedot (mainita lähteistä tms.)
M2 matkalaskuohje 1/1 1 YLEISTÄ Matkalaskut, Kilometriveloitukset ja Kuluveloitukset tehdään M2-järjestelmään ja lähetetään sähköisesti omalle hyväksyjälle hyväksyttäväksi. Matkalaskut maksetaan kerran viikossa suoraan matkustajan pankkitilille. Matka- ja kuluveloituksiin liittyvät tositteet liitetään sähköisinä liitteinä matkalaskulle. Suositellaan tehtäväksi mahdollisimman monta matkalaskua samalle laskulle. Erilaiset matkatyypit on kuitenkin tehtävä eri laskuille.
M2 matkalaskuohje 2/2 2 KIRJAUTUMINEN JÄRJESTELMÄÄN https://www.saasm2.com (Löytyy myös Mikkelin kaupungin yhteisistä linkeistä) Käyttäjätunnus: Organisaatiotunnus 4 numeroa ja käyttäjätunnus 5 kirjainta sukunimestä ja 2 kirjainta etunimestä (sama Yritystunnus: 1111 Salasana: tunnus esim. HR-lomakkeissa) Ensimmäisellä kirjautumisella painetaan Unohtuiko salasana? Sähköpostiin tulee linkki, josta päästään järjestelmään vaihtamaan salasana (8 merkkiä). Ensimmäisellä kirjautumiskerralla järjestelmä pyytää vaihtamaan salasanan.
M2 matkalaskuohje 3/3 3 JÄRJESTELMÄN ALOITUSNÄKYMÄ Päänäkymässä näkyy keskeneräiset matkasuunnitelmat (ei käytössä) ja keskeneräiset matkalaskut. Tästä näkymästä voi lähteä suoraan tekemään matkalaskua Uusi matkalasku painikkeella tai uusi ajopäiväkirja/kilometriveloitus valitsemalla Uusi kilometriveloitus.
M2 matkalaskuohje 4/4 4 PANKKITILIN LISÄÄMINEN MATKUSTAJAN TIETOIHIN Ennen matkalaskujen tekoa lisätään Asetukset välilehdeltä, Käyttäjän tiedot osiossa pankkitilin numero, jolle halutaan matkalaskun maksettavan. Tilin numero -kenttään lisätään tilinumero, Maksutapa kenttään valitaan Pankki ja klikataan Tallenna painiketta.
M2 matkalaskuohje 5/5 5 KALENTERINÄYTTÖ Kun valitaan ylävalikosta Matkalaskut avautuu kalenterinäyttö, jota kautta voidaan tehdä uusia matkalaskuja, muokata vanhoja matkalaskuja, tulostaa matkalaskuja ja lähettää hyväksyttäväksi. Kalenterinäytössä näkyvät kaikki matkustajan matkalaskut. Matkalaskut näkyvät erivärisinä riippuen siitä missä tilassa matkalaskut ovat. 5.1 Matkalaskun muuttaminen ja katseleminen Matkalaskua voi muuttaa valitsemalla (klikkaamalla värjättyä päivää) matkalasku kalenterista, jonka jälkeen painetaan Muokkaa/Katsele painiketta. Mikäli matkalasku on lähetty hyväksyttäväksi, niin matkustaja ei voi enää muuttaa matkalaskua ainoastaan katsella.
M2 matkalaskuohje 6/6 6 UUDEN MATKALASKUN TEKO Valitse ylävalikko Matkalaskut. Yksi matkalasku voi sisältää yhden tai useamman matkan, laskulle voi myös kirjata pelkkiä kilometriveloituksia, jotka eivät liity mihinkään matkaan. Samalle matkalaskulle voidaan lisätä useita matkoja, joissa matkatyyppi on sama. Matkalaskun voi aloittaa joko valitsemalla kalenterista matkan alkupäivämäärän tai painikkeella Uusi matkalasku. Syötä matkalaskun perustiedot: Matkakohde (useamman matkalaskun koonnissa mainitse yleinen otsikko matkoille) Valitse matkatyyppi Valitse maksutapa (oletuksena pitäisi olla pankki)? Laskutunniste (esim. päätöksen numero tai joku seurantanumero, jos halutaan käyttää) Tarvittaessa ilmoita ilmaisten aterioiden lukumääräoletus jokaiselle matkapäivälle Selite (useamman matkalaskun koonnissa voi tarkemmin kertoa mitä koonti sisältää) Syötä matkan tiedot: Lähtö- ja paluuaika kellonaikoineen Valitse maa johon ensimmäiseksi matkustettu, kun kyseessä ulkomaan matka. Mikäli laskulla on useampi matka, ilmoita kyseisen päivän matkan tiedot Selite kenttään Paina Jatka painiketta. Tässä vaiheessa ohjelma laskee automaattisesti päivärahat antamasi tietojen perusteella. Matkalaskua voi täydentää seuraavilla tiedoilla: uusi matka, maahan saapuminen, kuluveloitus, kilometriveloitus ja ateria tai muu tieto.
M2 matkalaskuohje 7/7 6.1 >matka Tästä linkistä voit lisätä uuden matkan samalle laskulle. Uuden matkan lisäyksessä annetaan kyseisen matkan tiedot Selite - kenttään. 6.2 >maahan saapuminen (ulkomaan matkassa) Tästä linkistä voit lisätä maahan saapumistiedon, mikäli ulkomaan matkalla käyt useammassa maassa. Maahan saapumisessa kerrotaan seuraavat tiedot: Maa, johon saavuttiin Päivä ja kellonaika, jolloin maahan saavuttiin Oletuksena aika on Suomen aikaa, mutta tarvittaessa aikavyöhykkeen voi vaihtaa Aikavyöhyke valintalistassa Selite
M2 matkalaskuohje 8/8 6.3 >kulu Tästä linkistä voit lisätä kuluveloituksen, kulun ei tarvitse välttämättä liittyä mihinkään laskulla olevaan matkaan. Kululle annetaan seuraavat tiedot Kulun päivä Valitaan Kululaji valikosta oikea kululaji Annetaan summa joko euroina tai muuna valuuttana Valitaan valuutta mikäli ulkomaan kulu Ohjelma tuo valuuttakurssin ehdotukseksi, jonka voi tarvittaessa muuttaa Annetaan kulun selite Valitaan tarvittaessa myös onko kulu ulkomaan vai kotimaan kulu 6.4 >km-korvaus Tästä linkistä voit lisätä kilometriveloituksen. Kilometriveloitukselle annetaan seuraavat tiedot Päivä Kulkuneuvo tulee oletuksena henkilön perustiedoista, tarvittaessa kulkuneuvo valitaan valintalistasta Ajetut kilometrit, ajetut kilometrit voi jättää tyhjäksi mikäli annetaan mittarilukema alussa ja lopussa, jolloin ohjelma laskee ajetut kilometrit Mittarilukema alussa ja lopussa Mahdollisten lisähenkilöiden määrä ja kilometrit Selite Ajoreitti Mikäli hyödynnät reittirekisteriäsi, voit syöttää kenttään Ajoreitti/koodi käyttämäsi koodin ko. reitille.
M2 matkalaskuohje 9/9 6.5 >ateria tai muu tieto Tästä linkistä voit lisätä ilmaisten aterioiden lukumäärän, ateriakorvaukset, yömatkarahat ja päiväkohtaisen päivärahalaskennan eston. Annetaan seuraavat tiedot: Päivä, jota tieto koskee Valitaan rastittamalla mitä tietoa ollaan kertomassa ja tarvittaessa lukumäärä
M2 matkalaskuohje 10/10 7 LIITTEET/KUITIT Kaikki liitteet ja kuitit skannataan esim. pdf-tiedostoiksi, jotka voidaan liittää sähköisesti matkalaskuun ja paperiversioita ei tarvitse lähettää tarkastettavaksi. Matkalaskun kuluriveillä näkyy lopussa klemmarin kuva, jota klikkaamalla pääsee lisäämään kuhunkin kuluun liitteen. Kuittien liittäminen ikkunassa valitaan Selaa painiketta ja haetaan haluttu tiedosto tähän. Painetaan Liitä painiketta, jonka jälkeen voi lisätä muita liitteitä. Jokaisen liitteen kohdalle ikkunan alalaidassa olevaan Selite kenttään voi tarkentaa liitteen tietoja. Jos laskulle on lisätty liitteitä, näkyy klemmari keltaisena. Ylimmästä klemmarista näkee listauksen kaikista lisätyistä liitteistä.
M2 matkalaskuohje 11/11 8 TILIÖINTI Lasku voidaan kohdistaa erilaisille tiliöintitekijöille. Tiliöinnin voi tarkistaa ja muuttaa Tiliöinnit painikkeen kautta. Mikäli matkustajalle on määritelty oletuskustannuskohdisteet (XXX, XXX, XXX), oletustiedot tulevat näkyville. Tiliöinnin voi muuttaa koskemaan koko laskun tietoja Oletustiliöinti kohdassa Muokkaa painikkeen kautta tai yksittäisen kulun tiliöintiä painamalla Tiliöinnit kohdassa olevien rivien lopussa olevaa Muokkaa painiketta. Kustannukset voidaan jakaa useammalle tekijälle prosenttiperusteisesti. Jakaminen tehdään tiliöintinäytöllä painamalla Jaa tiliöinti painiketta.
M2 matkalaskuohje 12/12 9 TULOSTAMINEN Lasku tulostetaan painamalla Tulosta painiketta ja valitsemalla kirjoitin, jolle lasku tulostetaan. Laskun voi tulostaa myös myöhemmin esim. Kalenterinäytöltä.
M2 matkalaskuohje 13/13 10 LASKUN LÄHETTÄMINEN ASIATARKASTETTAVAKSI/HYVÄKSKYTTÄVÄKSI Matkalasku ei ole valmis ennen kuin siihen on lisätty myös kaikki mahdolliset liitteet kuten esimerkiksi matkalippukuitti, pysäköintikuitti. Kun laskusi on valmis paina Lähetä hyväksyttäväksi painiketta; oletushyväksyjäsi näkyy laskun hyväksyjänä. Tai voit valita toisen hyväksyjän pudotusvalikosta. Hyväksyjälle menee sähköposti ja voit lisätä halutessasi kommenttisi Selite kohtaan.
M2 matkalaskuohje 14/14 11 KILOMETRIVELOITUKSEN SYÖTTÄMINEN Tämä toiminto on tarkoitettu sellaisten laskujen tekoon, joissa on vain kilometrejä (helpompi tehdä). Myös kotimaan päivärahat ja ateriakorvaukset voi veloittaa tässä, mikäli matkaan ei ole liittynyt muita kuluja. Kilometriveloitusten täyttöä helpottaa henkilökohtainen reittirekisteri (ylävalikko Asetukset ja toiminto Reitit), johon voit tallentaa vakioreittejäsi. Valitse toiminto Kilometriveloitukset. Kulkuneuvo tulee oletuksena henkilön perustiedoista, tarvittaessa kulkuneuvo valitaan valintalistasta. Syötä ajon perustiedot: Päivä Ajetut kilometrit. Ajetut kilometrit voi jättää tyhjäksi, mikäli annetaan mittarilukema alussa ja lopussa, jolloin ohjelma laskee ajetut kilometrit. Painikkeen Näytä lisätiedot kautta pääset mm. vaihtamaan kulkuneuvotyyppiä ja tallentamaan halutessasi mittarilukemat. Mahdollisten lisähenkilöiden määrä ja kilometrit Selite (kyydissäsi matkustaneiden lisähenkilöiden nimet) Ajoreitti Mikäli kyseessä on ns. päiväraha-ajo, rastita Pvr ruutu, jolloin järjestelmä laskee kellonaikojen perusteella mahdollisen kotimaan päivärahan. Ateriakorvaus veloitetaan päiväkohtaisesti rastittamalla joko A1 (1 ateriakorvaus) tai A2 (2 ateriakorvausta). Mikäli hyödynnät reittirekisteriäsi, voit syöttää kenttään Ajoreitti/koodi käyttämäsi koodin ko. reitille tai valita reitin saman kentän oikeassa laidassa olevan pienen ikkunan kautta. Tiliöinti, tuloste ja hyväksyntä kuten matkalaskussa.
M2 matkalaskuohje 15/15 11.1 Kilometriveloitusten yhteenveto Painikkeen Ajopäiväkirja kautta pääset tarkastelemaan kaikkia kilometriveloituksiasi, on ne sitten syötetty matkalasku- tai kilometriveloituspuolella.
M2 matkalaskuohje 16/16 12 KULUVELOITUKSEN SYÖTTÄMINEN Tämä toiminto on tarkoitettu matkoihin liittymättömien itse maksettujen ostojen selvitykseen (kuten edustuskulut, taksit jne.) ja veloitukseen. Valitse toiminto Kuluveloitukset. Syötä kulun perustiedot ja tallenna. Kulun päivä Valitaan Kululaji valikosta oikea kululaji Annetaan summa joko euroina tai muuna valuuttana Valitaan valuutta mikäli ulkomaan kulu Ohjelma tuo valuuttakurssin ehdotukseksi, jonka voi tarvittaessa muuttaa Annetaan kulun selite Valitaan myös onko kulu ulkomaan vai kotimaan kulu Kuluja voi kerätä haluamansa määrän yhdelle kuluveloituslaskulle. Kuluveloitusluettelo painikkeen kautta pääset tarkkailemaan aiempia kuluveloituslaskujasi. Tiliöinti, tuloste liitteineen ja hyväksyntä kuten matkalaskuissa.
M2 matkalaskuohje 17/17
M2 matkalaskuohje 18/18 13 VIRKAMATKAT, VIRANTOIMITUKSEN JA TYÖSSÄOLON KESKEYTYKSET SEKÄ NIIDEN MERKITSEMINEN HENKILÖSTÖHALLINTA-JÄRJESTELMÄÄN Ohje virka- ja työvapaiden myöntämisessä sekä erilaisten virantoimituksen ja työssäolon keskeytysten merkitsemisessä kaupungin henkilöstöhallinta- järjestelmään (Wt/Pegasos) ja virkamatkamääräysten antamisesta. Peruskäsitteitä Virantoimitus: Virantoimitusaikaa on kaikki muu virkasuhteessa oloaika, paitsi vuosiloma virkavapaa virantoimituksesta pidätettynä olo virantoimitus on muusta syystä todettu keskeytyneeksi (esim. lomarahavapaa, lomautus) Virantoimitus ei keskeydy esim. viranhaltijan vapaapäivien tai ylityön aikahyvitysvapaan ajaksi. Opettajien osalta on perinteisesti katsottu, että virantoimitus keskeytyy myös mm. työnantajan määräämään täydennyskoulutukseen osallistumisen ajaksi. Työnantajan määräämän täydennys- koulutuksen ajaksi ei kuitenkaan myönnetä virkavapaata. Työssäolo: Työssäoloaikaan luetaan työntekijöillä todellinen työssäolo (ei esim. vapaapäiviä). Virkamatka: Kunnan asianomaisen viranomaisen antamaan määräykseen perustuva matka, joka ei kuulu tavanomaiseen virkatoimintaan/tavanomaisiin työtehtäviin. Kustannukset maksaa työnantaja. Virantoimitusmatka: Viranhaltijan/työntekijän tavanomaiseen virkatoimintaan/tavanomaisiin työtehtäviin liittyvä matka. Virantoimitusmatkaa varten ei anneta erikseen määräystä. Usein on kuitenkin tarpeen selvittää esimiehen kanssa, miten ja milloin virantoimitusmatka tapahtuu. Kustannukset maksaa työnantaja. Työmatka: Matka asunnosta toimi-, työ- tai kokoontumispaikkaan. Nämä kustannukset maksaa viranhaltija/työntekijä itse, paitsi erikseen
M2 matkalaskuohje 19/19 määrätyissä poikkeustapauksissa. Edellä olevasta seuraa, että jos viranhaltija tai työntekijä määrätään työnantajan toimesta esim. osallistumaan koulutukseen, ei tätä varten myönnetä viranhaltijalle virkavapaata eikä työntekijälle työvapaata. Tätä ei myöskään merkitä keskeytyksenä kaupungin henkilöstöhallintajärjestelmään muuta kuin niissä tapauksissa kuin jäljempänä todetaan. Mikäli koulutukseen osallistuminen edellyttää matkustamista, annetaan sitä varten virkamatkamääräys. Määräys koulutukseen osallistumisesta ja virkamatkamääräys annetaan käytännössä yleensä samalla kertaa. Esim. 1: Viranhaltijan tai työntekijän on tarpeen osallistua oman alansa täydennyskoulutuspäivään, joka järjestetään Mikkelissä tai muualla. Tätä varten ei haeta eikä myönnetä virkavapaata, mikäli työnantaja katsoo, että koulutukseen osallistuminen on virka- tai työtehtävien hoidon kannalta välttämätöntä. Ao. henkilölle annetaan määräys osallistua koulutukseen ja mikäli koulutus on toisella paikkakunnalla (edellyttää matkustamista), annetaan määräys virkamatka- määräyksen muodossa (virkamatkalla tarkoitetaan myös työntekijöiden vastaavia matkoja). Virkamatkamääräystä ei anneta muodossa N.N:lle annetaan oikeus osallistua. Määräys voidaan antaa esim. muodossa N.N:lle annetaan virkamatkamääräys osallistua. Näin menetellään siitä riippumatta, onko aloite virkamatkasta mahdollisesti tullut ao. viranhaltijalta tai työntekijältä. Määräyksen antaa esimies siten kuin se on ao. hallintokunnassa järjestetty. Virkamatkan kustannukset (KVTES liite 17) maksaa työnantaja. Tässä tapauksessa ei voida menetellä niin, että viranhaltijan/työntekijän kanssa sovitaan siitä, että työnantaja maksaa vain osan kustannuksista. Mikäli työnantaja maksaa vain osan kustannuksista, ei kysymyksessä ole virkamatka. Mikäli työnantaja ei pidä koulutukseen osallistumista välttämättömänä, voi työnantaja siitä huolimatta oikeuttaa viranhaltijan/työntekijän osallistumaan koulutukseen ja osallistua harkintansa mukaan palkan ja matkakustannusten korvauksiin sekä muihin koulutuskustannuksiin. Ns. täyden korvauksen periaatteella koulutukseen osallistumista ei voida yleensä pitää perusteltuna, mikäli henkilöä ei ole tilaisuuteen määrätty ja mikäli siis kysymyksessä ei ole virkamatka. Esim. 2: Viranhaltija tai työntekijä osallistuu lääninhallituksen Mikkelissä järjestämään neuvottelutilaisuuteen. Kysymyksessä on tavanomaiseen virkatoimintaan tai työntekijän työtehtäviin liittyvä tehtävä, jota varten ei anneta erikseen virkamatkamääräystä tai tehdä mitään virantoimituksen tai työssäolon keskeytyspäätöstä. Viranhaltija tai työntekijä selvittää esimiehensä kanssa, onko tilaisuus sen laatuinen, että siihen osallistumisesta on tarpeen tehdä merkintä esimiehen päätöspöytäkirjaan. Yleensä tähän ei ole tarvetta. Esim. 3: Paikallisen ammattijärjestön pääluottamusmies haluaa osallistua valtakunnallisesti hyväksytylle ao. sopijajärjestön luottamusmieskurssille tai muulle luottamusmiestoimintaan liittyvälle kurssille. Tätä varten hän hakee virka- tai työvapaata, jonka osalta palvelussuhteen ehdot sekä kustannusten jakautuminen ammattijärjestön ja työnantajan kesken on määritelty ammattiyhdistyskoulutuksesta tehdyssä virka- ja työehtosopimuksessa. Kysymyksessä ei ole virkamatka tai virantoimitusmatka. Virka- tai työvapaan
M2 matkalaskuohje 20/20 myöntää henkilöstöpäällikkö (kaupungin määräykset koskien ay-toimintaan liittyviä virka- ja työvapaita). Esim. 4: Viranhaltija tai työntekijä osallistuu pääsopijajärjestönsä ylimmän päättävän elimen kokoukseen ja hakee sitä varten virka- tai työvapaata. Virka- tai työvapaan myöntämisessä noudatetaan valtakunnallista suositusta. Kysymyksessä ei ole virkamatka tai virantoimitusmatka. Virka- tai työvapaan myöntää henkilöstöpäällikkö (kaupungin määräykset koskien ay-toimintaan liittyviä virka- ja työvapaita). Esim. 5: Sosiaali- ja terveystoimi järjestää jonkun työpisteensä henkilökunnalle koulutuspäivän, joka pidetään ao. työyksikön tiloissa. Tätä varten ei haeta virka- ja työvapaata eikä kenenkään virantoimitus tai työssäolo sen johdosta keskeydy, vaan tilaisuuteen osallistuminen tapahtuu työnantajan (esimies) joko suullisesti tai kirjallisesti antamalla määräyksellä. Mikäli koulutuspäivä järjestetään jossain muualla, ei kysymyksessä siitä huolimatta ole virantoimituksen tai työssäolon keskeytys eikä siitä myöskään tehdä mitään keskeytyspäätöstä. Esim. 6: Työntekijä pyytää lupaa osallistua työpäivänään vapaa-ajan toimintaansa liittyvän yhdistyksen järjestämälle matkalle. Työntekijän on haettava työvapaata tarkoitusta varten. Työntekijälle myönnetään palkatonta työvapaata ko. päivän ajaksi, mikäli esimies harkitsee, että työvapaan myöntäminen on töiden järjestämisen kannalta mahdollista. Päätöstä ei tehdä muodossa työntekijälle annetaan oikeus osallistua. Työvapaan hakeminen ja myöntäminen tapahtuu kaupungin virka- ja työvapaiden hakulomakkeella ja tarpeelliset sanamuodot löytyvät sieltä. On myös mahdollista, että siten kuin esimiehen kanssa sovitaan, hänelle myönnetään esim. vuosilomaa ko. päiväksi tai hän pitää lomarahavapaapäivän, mikäli on aiemmin sopinut lomarahan vaihtamisesta vapaa-aikaan. Esim. 7: Kulttuuri- ja vapaa-aikatoimi järjestää retken tai matkan. Kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikahenkilöstö osallistuu matkalle virantoimitusmatkana. Mikäli kulttuuri- ja vapaa-aikatoimi järjestää retken tai matkan yhteistoiminnassa jonkun muun yhteisön kanssa, kysymyksessä on virantoimitusmatka. Mikäli matka on jonkun muun tahon järjestämä, saattaa kysymykseen tulla virkamatkamääräyksen antaminen. Ennen matkan järjestämistä todetaan, mikä osa matkasta on työaikaa ja mikä on muuta aikaa. Virantoimitus tai työssäolo ei keskeydy. KOULUTUSAIKAA EI YLEENSÄ LUETA TYÖAJAKSI Koulutukseen käytettyä aikaa ei lueta työajaksi, ellei kysymyksessä ole työnantajan itsensä järjestämä välittömästi viranhaltijan virkatehtäviin / työntekijän työtehtäviin liittyvä sekä virka-/työtehtävien kannalta välttämätön ja työnopastukseen rinnastettava koulutus, josta viranhaltija ei voi virkavelvollisuuttaan ja virkatehtäviään laiminlyömättä / työntekijä työvelvollisuuksiaan laiminlyömättä kieltäytyä (KVTES III luku 4 2 mom 3 kohta). Kysymyksessä täytyy tällöin olla nimenomaan
M2 matkalaskuohje 21/21 työnopastukseen rinnastettava koulutus. Koulutus, joka järjestetään ennalta määrättynä työvuoroluettelon mukaisena työaikana kiinteästi työn lomassa ja yhteydessä, luetaan työajaksi. Näissä olosuhteissa koulutus on asiallisesti ottaen osa työtä. Tällaisena koulutuksena pidetään esimerkiksi työnopastusta sekä uusien koneiden ja laitteiden käyttöönottoon liittyvää koulutusta. Mikäli koko päivän kestänyt koulutustilaisuus, johon käytettyä aikaa ei lueta työajaksi, ylittää päivittäisen säännöllisen työajan, ei tämä näin ollen muodosta perustetta ylityö-, lisätyö- tai muihin vastaaviin korvausvaatimuksiin. Esim.: Kuntakoulutus järjestää henkilöstön johtamista käsittelevän koulutustilaisuuden Tampereella. Sosiaali- ja terveystoimi lähettää edustajansa koulutustilaisuuteen. Ao. edustajalle annetaan virkamatkamääräys. Matkakustannukset korvataan KVTES:n liitteen 17 mukaisesti. Koulutustilaisuuteen käytettävää aikaa eikä myöskään matkaaikaa lueta työajaksi. Mikäli tilaisuuteen tai sinne matkustamiseen on käytetty työaikaa, ei tilaisuuteen osallistuvan työaikaa tämän vuoksi kuitenkaan pidennetä. Mikäli virkamatkamääräys annetaan koulutukseen tai muuhun tilaisuuteen osallistumisen vuoksi, tulee virkamatka ennakoida työvuorosuunnittelussa. Esim. jaksotyössä on matkalle osallistuminen huomioitava. Koska kysymyksessä on virkamatkamääräys, ei se aiheuta keskeytynyttä työaikajaksoa. Virkamatka huomioidaan jaksotyössä 7,65 tuntina/päivä. Toimisto- tai yleistyöaikaa tekevän viranhaltijan/työntekijän virkamatkalla ei yleensä ole vaikutusta työpäivän pituuteen. Toimisto- tai yleistyöajan jaksomuotoa tekevillä huomioidaan virkamatka työvuorosuunnittelussa 7,65 tuntina/päivä (yleistyöaika) tai 7,25 tuntina/päivä (toimistotyöaika). Ajallisesti lyhyemmästä virkamatkasta huomioidaan vastaavasti lyhyempi aika. Esim. 1: Jaksotyö. Työntekijän osallistumista ulkopuolisen järjestämään täydennyskoulutustilaisuuteen pidetään välttämättömänä. Työntekijälle annetaan virkamatkamääräys. Virkamatka huomioidaan työvuorosuunnittelussa 7,65 tuntina/päivä. Mikäli virkamatkaan kuluu vähemmän aikaa, huomioidaan virkamatkasta vain siihen todella käytettävä osuus. Esim. 2: Jaksotyö. Työntekijän osallistumista ulkopuolisen järjestämään täydennyskoulutustilaisuuteen ei pidetä välttämättömänä. Virkamatkamääräystä koulutustilaisuuteen ei anneta, mutta henkilö pyytää osallistumisoikeutta ja hakee tarkoitusta varten työvapaata. Mikäli työvapaa myönnetään (samalla todeten työvapaan palkallisuus/palkattomuus ja missä määrin työnantaja mahdollisesti osallistuu matkakustannuksiin), on kysymyksessä keskeytynyt työaikajakso ja menetellään työehtosopimuksen mukaisesti. Esim. 3: Yleistyöajan jaksomuoto 114,75 t/3 vk. Työntekijälle annetaan virkamatkamääräys. Menetellään kuten esimerkissä 1. Esim. 4: Toimistotyöaika (osa-aikaeläke, työaika 36,25 t/2 vk, työntekijä työskentelee säännöllisesti toisen viikon kokopäiväisesti ja on toisen viikon
M2 matkalaskuohje 22/22 vapaalla). Työntekijälle annetaan virkamatkamääräys työpäivänään. jolloin hän työskentelee 7,25 t. Virkamatka huomioidaan työvuorosuunnittelussa 7,25 tuntina/päivä. Mikäli virkamatka sattuu viranhaltijan/työntekijän vapaapäiväksi, huomioidaan tämä Mikkelin kaupungin käytännön mukaan siten, että mikäli työjärjestelyt eivät ole esteenä, annetaan hänelle yksi ylimääräinen vapaapäivä. Mikäli kysymyksessä on puolipäiväinen henkilö, voidaan vapaapäivälle sattuva kokopäiväinen virkamatka poikkeuksellisesti huomioida kahtena vapaapäivänä. MERKINNÄT HENKILÖSTÖHALLINTAJÄRJESTELMÄÄN Henkilöstöhallintajärjestelmään (Pegasos) merkitään keskeytyksinä virka ja työvapaat sellaiset muut toimenpiteet, jotka vaikuttavat palkkaukseen tai muihin palvelussuhteen ehtoihin, esim: tuntipalkkaisen osallistuminen palkalliseen koulutustilaisuuteen, jonka ajalta hänelle maksetaan keskituntiansion mukainen palkka luontoisetuihin vaikuttavat poissaolot silloin, kun järjestelmään on etukäteen ladattu luontoisetujen huomioiminen tiettyjen päivien osalta (tällä hetkellä peruskoulussa ateriaetu). Henkilöstöhallintajärjestelmään (Pegasos) ei merkitä keskeytyksinä sellaisia koulutustilaisuuksiin osallistumisia tai muita määräyksiä, jotka eivät vaikuta palvelussuhteen ehtoihin (esim. hallintokunnan sisäinen koulutustilaisuus kuukausipalkkaiselle henkilökunnalle tai virkamatkamääräyksen antaminen kuukausipalkkaiselle henkilölle). Hallintokunnilla saattaa olla tarve pitää yllä tietoja esim. henkilökunnan osallistumisesta pakolliseen täydennyskoulutukseen. Näiden tietojen ylläpidosta ei huolehdi palkanlaskenta, vaan hallintokunta itse. Ilpo Toivonen henkilöstöpäällikkö