Pohjois-Pohjanmaan liiton matkustusohje

Transkriptio

1 POHJOIS-POHJANMAAN LIITTO Pohjois-Pohjanmaan liiton matkustusohje Virantoimitusmatka Maakuntahallitus antaa lukien toistaiseksi noudatettavaksi seuraavan matkustusohjeen: KVTES:n mukaan virantoimitusmatka on tavanomaisiin työtehtäviin liittyvä matka. Soveltaminen Pohjois-Pohjanmaan liitossa: kuntayhtymän alueella tapahtuvat henkilökunnan matkat ovat pääsääntöisesti virantoimitusmatkoja, joihin ei tarvita matkamääräystä, korvaukset suoritetaan KVTES:n mukaisesti. Virkamatka Matka-ajan suhde työaikaan KVTES:n mukaan matkakustannusten korvaukseen oikeuttava virkamatka on kuntayhtymän asianomaisen viranomaisen antamaan määräykseen perustuva matka, joka ei kuulu tavanomaisiin työtehtäviin. Virkamatka tapahtuu aina esimiesasemassa olevan viranhaltijan tai toimielimen antaman matkamääräyksen johdosta. Matkamääräys voi olla tapauskohtainen tai perustua pysyväismääräykseen. Tämä matkustusohje toimii maakuntavaltuuston puheenjohtajan, maakuntahallituksen puheenjohtajan ja maakuntajohtajan virkamatkojen pysyväismääräyksenä niiltä osin kuin jäljempänä esitetään. Jos viranhaltijalla tai työntekijällä on voimassa oleva kotimaan virkamatkoja koskeva pysyväismääräys, kotimaan virkamatkoista ei tarvitse tehdä erillistä matkamääräystä. Virkamatkaan käytetystä ajasta työajaksi luetaan ainoastaan virka- /työtehtävien suorittamiseen kulunut aika. Virantoimitusmatkaan käytetystä ajasta työaikaan lasketaan siirtymä virantoimituspaikalle ja varsinainen matkan tarkoituksena oleva työsuoritus. Paluumatka työpaikalle tai kotiin ei ole työaikaa. Työmatka asunnon ja työpaikan välillä ei ole työaikaa. Mikäli matka itsessään on työntekijälle osoitettu työsuoritus (esim. liiton vieraiden kyyditseminen), se lasketaan kokonaisuudessaan työ-

2 Päätöksenteko matkamääräyksen antamisessa ajaksi siihen asti, kunnes velvoite päättyy (esim. vieraiden poistuttua kyydistä). Maakuntavaltuuston ja maakuntahallituksen puheenjohtaja: ovat pysyväismääräyksen piirissä tämän matkustusohjeen nojalla; päättävät osallistumisestaan virkamatkoille oman harkintansa mukaan. Muut luottamushenkilöt: maakuntahallitus päättää matkamääräyksen antamisesta ennen virkamatkaa. Maakuntajohtaja: maakuntajohtajalla on pysyväismääräys kotimaan virkamatkoihin ja maakuntajohtajan tehtäviin oleellisesti liittyviin ulkomaanmatkoihin; maakuntahallituksen puheenjohtaja hyväksyy matkalaskut ja tuo ne tarvittaessa maakuntahallituksen käsittelyyn; muista kuin ylempänä mainituista ulkomaan virkamatkoista päättää maakuntahallitus. Muu toimiston henkilöstö: kukin esimies antaa alaiselleen viranhaltijalle tai työntekijälle virkamatkamääräyksen tapauskohtaisesti, ellei viranhaltijalla tai työntekijällä ole voimassa olevaa pysyväismääräystä; pysyväismääräyksen piiriin kuuluvista virkamatkoista tiedotetaan yhteisessä sähköisessä viikkokalenterissa ja henkilön omassa sähköisessä kalenterissa; virkamatkat, joihin liittyy varsinaisten matkustamiskulujen lisäksi muita kuluja (koulutus-, seminaari-, konferenssi) edellyttävät aina esimiehen erillisen päätöksen. projekteihin liittyvät koti- ja ulkomaan virkamatkat edellyttävät aina erillisen matkamääräyksen. Virkamatkamääräys tulee aina anoa ja päättää ennen matkaa. Matkustusasioiden hoitaminen ja matkajärjestelyistä vastaavat henkilöt Pohjois-Pohjanmaan liitto nimeää työntekijät, jotka vastaavat liiton matkustusasioista kokonaisuudessaan ja ovat velvoitettuja ryhtymään saatujen toimeksiantojen mukaisiin toimenpiteisiin matkan järjestämiseksi. Matkajärjestelyistä vastuussa olevien henkilöiden tehtäviin kuuluu matkan edellyttämän kuljetuksen (esim. lento, juna jne.) järjestäminen, majoituksen varaaminen sekä muut matkaan kuuluvat järjestelyt. Matkajärjestelyt tulee suorittaa tämän matkustusohjeen ja KVTES:ssa esitettyjen periaatteiden mukaisesti. 2

3 Matkojen hankintaan liittyvät periaatteet Matkan kesto Matkakustannusten korvaukset Hotellivarauksiin sisällytetään aamupala, mikäli se ei kuulu huoneen hintaan. Matkaa varattaessa on esitettävä matkan ohjelma tai tilaisuuden kutsu matkajärjestelyistä vastaavalle henkilölle. Matkajärjestelyt hoidetaan kustannustehokkaimman matkustusvaihtoehdon mukaan. Yöpyminen on järjestettävä KL Kuntahankintojen kilpailutuksen voittaneessa majoitusyrityksessä/-ketjussa. Tästä määräyksestä voidaan poiketa, jos 1) kilpailutuksen voittajan kaikki majoituspaikat alueella ovat täynnä tai 2) jos matkan tarkoituksena oleva tilaisuus järjestetään jonkin toisen palveluntarjoajan hotellissa. Jälkimmäisessä tapauksessa majoitus voidaan järjestää siihen hotelliin, jossa matkan tarkoituksena oleva tilaisuus järjestetään. Matkat varataan tämän matkustusohjeen mukaisesti. Matkalle määrätyllä työntekijällä ei ole oikeutta vaatia matkajärjestelyistä vastaavaa työntekijää poikkeamaan tässä matkustusohjeessa tai KVTES:ssa esitetyistä periaatteista tai menettelyistä. KVTES:n mukaan virka- ja virantoimitusmatka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin mahdollista ottaen huomioon matkan ja hoidettavien tehtävien tarkoituksenmukainen suorittaminen. Tällöin on otettava huomioon paitsi matkustamiskustannusten korvaus ja päiväraha, myös mahdollisesti saavutettu työajan säästö. Virkamatka voidaan tehdä lyhytkestoisimman vaihtoehdon sijasta kustannuksiltaan edullisimman vaihtoehdon mukaisena virkamatkana, jolloin koko matkan kesto katsotaan virkamatkaksi. Matka voidaan työntekijän aloitteesta ja esimiehen päätöksellä varata siten, että matkustaminen tapahtuu tilaisuutta edeltävänä päivänä ja/tai paluu myöhemmällä päivämäärällä kuin tilaisuuden päättymispäivä. Tällöin työntekijä itse vastaa menettelyn aiheuttamista ylimääräisistä majoituskustannuksista sekä lentolippujen hintojen erotuksesta, mikäli lippujen hinta on huomattava verrattuna niiden lentojen hintoihin, joita olisi käytetty ilman työntekijän aloitteesta tapahtuvaa matka-ajan pidennystä. Matka-ajan pidennyksen osalta ei korvata päivärahaa, eikä sen aikana saa käyttää taksikorttia. Korvattavia varsinaisia matkustamiskustannuksia ovat matkaliput sekä paikka- ja makuupaikkaliput, rahtimaksut sekä muut niihin verrattavat välttämättömät varsinaiseen matkustamiseen liittyvät maksut. Lentokentällä, rautatieasemalla ja hotellimajoituksen yhteydessä autosta perittävä seisontapaikkamaksu korvataan tositteen mukaisesti, kuitenkin enintään kolmelta päivältä kutakin matkaa kohden. Muita auton seisontapaikkamaksuja ei korvata. 3

4 Taksikorttien käytön periaatteet Päiväraha Ateriakorvaus Matkalaskut Omalla kulkuneuvolla tehty matka korvataan KVTES:n mukaisesti. Ertyisen tärkeää on huomioida, että matkat kotoa muualle kuin määrätylle työntekemispaikalle (liiton virasto) korvataan vain niiltä osin kuin ne ylittävät kustannukset matkasta normaalille työntekemispaikalle (liiton virasto). Matkustettaessa tulee käyttää ensisijaisesti julkisia kulkuneuvoja. Tämä määräys koskee ennen matkaa, matkan aikana ja matkan jälkeen tapahtuvia siirtymiä. Mikäli siirtymää ei ole perustelluista syistä mahdollista tehdä julkisten kulkuneuvojen avulla, voi siirtymisen tehdä taksilla. Tällaisia perusteltuja syitä ovat erityisesti tarve kiireelliseen siirtymiseen matkakohteessa sekä julkisten kulkuneuvojen huomattava epäkäytännöllisyys tai puuttuminen siltä alueelta, jonne matka suuntautuu. Tällaisissa poikkeustapauksissa liitto myöntää työntekijälle kertakäyttöisen taksikortin. Päivärahan maksaminen edellyttää, että virkamatka ulottuu yli 15 kilometrin etäisyydelle viranhaltijan/työntekijän asunnosta ja virka- /työpaikasta. Vähintään 10 tuntia kestävästä virantoimitusmatkasta toisen kunnan alueelle vähintään 150 kilometrin päähän pysyväisluonteisesta toimipaikasta ja asunnosta maksetaan osapäivärahan suuruinen korvaus. Muussa tapauksessa virantoimitusmatkan ajalta ei makseta päivärahaa. Päivärahan suuruus, tuntirajat ja alentamisperusteet määräytyvät KVTES:n mukaisesti. Jos yli 6 tuntia kestävästä virkamatkasta ei tule maksettavaksi päivärahaa, mutta viranhaltija/työntekijä on aterioinut omalla kustannuksellaan muualla kuin tavanomaisessa ruokailupaikassaan vähintään 10 kilometrin etäisyydellä virka-/työpaikastaan tai asunnostaan, maksetaan hänelle ateriakorvausta KVTES:n mukaisesti. Mikäli viranhaltija-/työntekijä joutuu yli 7 tuntia kestävän ja vähintään 15 kilometrin etäisyydelle virkapaikasta/työpaikasta tai asunnosta ulottuvan virantoimitusmatkan aikana aterioimaan omalla kustannuksellaan muualla kuin tavanomaisessa ruokailupaikassaan, hänelle maksetaan KVTES:n mukainen ateriakorvaus edellyttäen, että ruokailua matkan aikana ei ole järjestetty työnantajan toimesta ja että kyseiseltä virantoimitusmatkalta ei makseta päivärahaa. Matkalasku tulee tehdä viivytyksettä matkan päätyttyä. Matkakustannusten korvausten maksamisen edellytyksenä on, että hyväksytty matkalasku on matkalaskun hyväksyjän käsittelyssä viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. Matkakustannusten 4

5 korvaus suoritetaan kahden kuukauden kuluessa matkalaskun esittämisestä. Matkalaskuun on liitettävä tositteet syntyneistä kustannuksista silloin, kun tosite niistä on ollut saatavilla. Matkalaskuun liitetään myös virkamatkapäätös sekä konferenssin, seminaarin tai koulutustilaisuuden ohjelma. Ulkomaan matkalaskuun liitetään aina mukaan hyväksytty matkamääräys. Muuta huomioonotettavaa Kaikkien matkojen tulee perustua toimintasuunnitelmaan ja niiden tulee tapahtua talousarvion puitteissa. Projekteihin liittyvän matkustamisen tulee tapahtua projektin budjetin puitteissa. Virka- ja virantoimitusmatkoista kertyneiden bonuspisteiden yksityiskäyttö on kielletty. Pohjois-Pohjanmaan liiton matkustuksessa bonuspisteiden kautta saadut etuisuudet käytetään liiton työmatkoihin. Yksityismatkustukseen käytetyistä etuisuuksista mahdollisesti tulevista veroseuraamuksista vastaa matkustaja. Pohjois-Pohjanmaan liitto suosittelee vahvasti kimppakyytien hyödyntämistä, mikäli tilaisuuteen ottaa osaa useampi liiton työntekijä. 5