PERSONEC HR-JÄRJESTELMÄ/Käyttöohje/Opetus- ja tutkimushenkilöstö

Transkriptio

1 PERSONEC HR-JÄRJESTELMÄ/Käyttöohje/Opetus- ja tutkimushenkilöstö Personec HR-järjestelmä sisältää valtion palkkausjärjestelmän (yliopistot) arviointilomakkeet, joihin tallennetut tiedot siirtyvät järjestelmässä VPJ-arviointiprosessin mukaisesti. Järjestelmässä olevat ja sinne tallentuvat tiedot näkyvät käyttäjille kullekin määritellyn käyttäjäroolin mukaisesti, toisin sanoen kukin käyttäjä näkee vain hänelle sallitut tiedot. Roolit määräytyvät VPJ-prosessin mukaisesti. Työntekijällä on oikeus omiin tietoihinsa, esimiehillä omien työntekijöidensä tietoihin ja yksikön johtajalla oman yksikkönsä henkilökunnan tietoihin. Arviointiryhmien jäsenillä on lukuoikeudet oman arviointiryhmänsä tehtävänkuvauslomakkeisiin ja vaativuustasotietoihin sitten kun ao. lomakkeet ovat tulossa arviointiryhmän käsittelyyn. Työnantajapäätöksen jälkeen työntekijä, esimies ja yksikön johtaja näkevät tehdyn päätöksen sekä prosessin aikana annetut arviointitiedot. Sisäänkirjautuminen Personec HR-järjestelmä toimii Internet Explorer 6 tai 7-selaimella ja Mozilla FireFox (2.0) - selaimella. Personec HR:ää käytetään Lapin yliopiston verkossa. Sisäänkirjautuminen järjestelmään tapahtuu osoitteessa: Käyttäjätunnus on sama kuin muihin yliopiston järjestelmiin (esim. mmeikala). Ensimmäisellä kirjautumiskerralla syötä sinulle sisäisellä postilla jaettu salasana, joka tulee vaihtaa ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. Huom! Selaimen Back-näppäin ei toimi järjestelmässä! Salasanan muuttaminen Salasanan vaihto tapahtuu jatkossa Vaihda Salasana (Change Password) -painikkeesta. Salasanan tulee olla vähintään 8 ja enintään 32 merkkiä pitkä. Se ei saa olla mikään kolmesta edellisestä salasanasta eikä se saa sisältää erikoismerkkejä (esim. %), skandeja (å, ä, ö) tai välilyöntejä. Järjestelmä edellyttää salasanan vaihtamista 1 vuoden välein. Tulostaminen Tulostaa voi lomakkeet Tulosta-painikkeella.

2 2 Järjestelmän tiedot Järjestelmään kirjautumisen jälkeen näytölle avautuu HR-järjestelmän päävalikko. Ryhmäalasvetovalikosta pääsee tarkastelemaan omia tietoja sekä täyttämään arviointiprosessiin kuuluvia lomakkeita. Näytön vasemmassa laidassa olevia otsikoita eli toimintoja klikkaamalla pääsee siirtymään haluttuun toimintoon. Ohjeen linkeistä pääsee Lapin yliopiston VPJ-sivustolle, josta löytyvät VPJ-arviointien suorittamiseen liittyvä ohje, vaativuuskartat ja -kehikot sekä niiden soveltamiseen liittyvät ohjeet.

3 Henkilön perustiedot 3 Henkilötiedoissa näkyvät työntekijän perushenkilötiedot ja mm. esimiehen nimi. Palvelussuhdetiedot Palvelussuhdetiedoissa näkyvät aina voimassa olevan palvelussuhteen tiedot. Mikäli henkilöllä on samanaikaisesti useita voimassa olevia palvelussuhteita, kunkin palvelussuhteen tiedot näkyvät erillisinä riveinä henkilölistalla. Mikäli henkilöllä on esimerkiksi kaksi voimassa olevaa palvelussuhdetta, hänelle avautuu henkilölistalle kahdet tiedot. Jos arviointi koskee molempia palvelussuhteita (esimerkiksi 50% tutkimusassistentti ja 50% suunnittelija), tulee arvioinnit tehdä molempiin palvelussuhteisiin erikseen. Koulutustiedot Koulutustiedoissa näkyvät suoritetut tutkinnot suorituspäivämäärineen. Palkkatiedot Palkkatiedoissa näkyvät nykyisen tehtävän vaativuustaso, suoritustaso, suorituspisteet ja niitä vastaavat euromäärät. Kokonaispalkka-kentässä näkyy vpj-tasojen mukainen palkkaus ja muut henkilölle maksettavat erillislisät. Ei vpj:n piiriin kuuluvien työntekijöiden osalta palkkatiedoissa näkyy maksettava euromääräinen palkkaus. Arviointilomakkeet ja arviointiprosessi 1. TEHTÄVÄN VAATIVUUDEN ARVIOINTI (lomake: Ope Vaati TT) Huom! Järjestelmässä on automaattinen yhteyden katkaisu. Mikäli sisäänkirjautumisen jälkeen järjestelmää ei käytetä 20 minuutin aikana, yhteys katkeaa. Kun järjestelmään ollaan kirjaamassa tietoja, on tiedot syytä tallentaa mahdollisimman usein! Työntekijä valitsee Ryhmä-alasvetovalikosta tehtävänkuvauslomakkeen ("Ope Vaati TT ).ja kirjoittaa tehtävänkuvauksensa seuraavien osa-alueiden osalta: o Työn luonne ja vastuu o Vuorovaikutustaidot o Tiedolliset ja taidolliset valmiudet Mikäli työntekijällä on jo aiemmin tehty kuvaus sähköisessä muodossa (esimerkiksi Wordtiedostona), voidaan tekstit liittää kopioi ja liitä-toiminnoilla kuhunkin osa-alueeseen erikseen. Opetus ja tutkimushenkilöstön arviointijärjestelmän työntekijän tulee myös ilmoittaa vaativuustasoilla 5 ja 6 onko kysymyksessä opetus- vai tutkimuspainotteinen tehtävä. Painotus valitaan alasvetovalikosta.

4 4 Tehtävänkuvauksen jälkeen työntekijä tekee ehdotuksensa tehtävän vaativuustasosta valitsemalla tason alasvetovalikosta. Jo tässä vaiheessa työntekijä voi halutessaan perustella näkemystään vaativuustasosta. Työntekijä ei vielä päivää eikä allekirjoita, vaan ilmoittaa esimiehelleen järjestelmään tekemästään tehtävänkuvauksesta. Työntekijä ja esimies käyvät arviointikeskustelua, jossa esimies voi pyytää työntekijää tekemään korjauksia/muutoksia, jotka työntekijä tekee. Samalla työntekijä voi tehdä mahdollisen erimielisyyden vaativuustasosta ja perustella sen. Työntekijä päivää, allekirjoittaa ja tallentaa lomakkeen. Tämän jälkeen arviointiryhmä käsittelee arvioinnit, tekee ehdotuksensa vaativuustasosta ja perustelee näkemyksensä tarvittaessa. Arviointiryhmän sihteeri merkitsee arviointiryhmän näkemyksen, päivää lomakkeen ja tallentaa tiedot. Arviointi avautuu tämän jälkeen työnantajalle päätöksentekoa varten. Tehdystä päätöksestä lähtee sähköpostiviesti työntekijälle, esimiehelle ja yksikön johtajalle, minkä jälkeen he voivat käydä järjestelmässä tarkastelemassa arviointitietoja. Arviointipäätöstä varten työtekijälle, esimiehelle ja yksikön johtajalle avautuu Ryhmä-alasvetovalikkoon lomake ("Ope Vaati TA-päätös"), josta mainittuja tietoja voi tarkastella

5 2. HENKILÖKOHTAISEN SUORIUTUMISEN ARVIOINTI (lomakkeet: Ansioiden dokumentointi liite 3 b ja Ope Suoritus TT) 5 Opetus- ja tutkimushenkilöstön henkilökohtaisen suoriutumisen arviointi alkaa työntekijän ansioiden dokumentoinnilla. Työntekijä kirjautuu järjestelmään ja valitsee Ryhmäalasvetovalikosta ansioiden dokumentointilomakkeen ("Ansioiden dokumentointi liite 3b ), johon hän kirjaa opetukselliset, tutkimukselliset ja yhteiskunnalliset sekä yliopistoyhteisölliset ansionsa. Tämän jälkeen työntekijä merkitsee päivämääräkenttään dokumentointipäivämäärän (päiväys muodossa pp.kk.vvvv) ja tallentaa tiedot. Työntekijä ilmoittaa esimiehelle järjestelmään tekemästään ansioiden dokumentoinnista. Tämän jälkeen työntekijä ja esimies käyvät arviointikeskustelun. Esimies tarkistaa ansiot ja antaa lausunnon arviosta, päivää ja allekirjoittaa lomakkeen. Tämän jälkeen hän keskustelun yhteydessä arvioi työntekijän suoriutumisen työtehtävistään ja hänelle asetetuista tavoitteista. Esimies valitsee arvioitavan Ryhmä-alasvetovalikosta ja kirjaa järjestelmään seuraavat tiedot: o Opetukselliset ansiot o Osuus työtehtävistä % (kokonaislukuna, esim 60 ilman %-merkkiä) o Ansioihin pohjautuva arvio alasvetovalikosta (asteikolla 1-9)

6 o Tutkimukselliset ansiot o Osuus työtehtävistä % (kokonaislukuna, esim. 30 ilman %-merkkiä) o Ansioihin pohjautuva arvio alasvetovalikosta (asteikolla 1-9) 6 o Yhteiskunnalliset ja yo-yhteisölliset ansiot o Osuus työtehtävistä % (kokonaislukuna, esim. 10 ilman %-merkkiä) o Ansioihin pohjautuva arvio alasvetovalikosta (asteikolla 1-9) Esimiehen kirjattua järjestelmään edellä mainitut tiedot, hän painaa Laske-painiketta, jolloin järjestelmä ilmoittaa painotetun tuloksen, yhteenlasketun tuloksen ja suoritustason. Tämän jälkeen työntekijä kirjautuu järjestelmään ja valitsee lomakkeen Ryhmä-alasvetovalikosta ( Ope Suoritus TT ). Mikäli työntekijällä ja esimiehellä on eriävä näkemys suoritustasosta, työntekijä valitsee Erimielisyys-kohdasta alasvetovalikosta X:n ja kirjaa oman eriävän näkemyksensä Perustelutkenttään ja tallentaa tiedot. Tämän jälkeen työntekijä kirjautuu järjestelmään, päivää (päiväys muodossa pp.kk.vvvv) ja allekirjoittaa lomakkeen ja tallentaa tiedot.

7 7 Esimies päivää (päiväys muodossa pp.kk.vvvv), allekirjoittaa lomakkeen ja tallentaa tiedot. Esimiehen tehtyä arvioinnin siitä lähtee tieto sähköpostilla yksikön johtajalle. Yksikön johtajan arvioinnin jälkeen arviointi avautuu työnantajalle käsittelyä varten. Työnantaja vahvistaa suoritustason. Tehdystä päätöksestä lähtee sähköpostiviesti työntekijälle, esimiehelle ja yksikön johtajalle, jonka jälkeen he voivat käydä järjestelmässä tarkastelemassa arviointitietoja. ( Ope Suoritus TA-päätös ).