Kymenlaakson ammattikorkeakoulussa on käytössä BasWaren TEMmatkanhallintajärjestelmä.

Transkriptio

1 1 TYÖ-, KOULUTUS- JA ULKOMAAN MATKOJA KOSKEVA TEM-MATKANHALLINTAJÄRJESTELMÄ Yleistä Kymenlaakson ammattikorkeakoulussa on käytössä BasWaren TEMmatkanhallintajärjestelmä. Henkilöstön kaikki matkasuunnitelmat ja matkalaskut käsitellään sähköisesti. Matkanhallintajärjestelmä mahdollistaa -yhtenäisen käsittelykäytännön koko KyAMK:ssa -helpottaa käsittelyä, kustannuskohdennusta ja seurantaa -nopeuttaa korvausten saamista -vähentää hallinnointikustannuksia ja päällekkäistä työtä -mahdollistaa laajan raportoinnin Matkalaskun käsittelyjärjestys BasWaren TEM-matkanhallintajärjestelmällä

2 2 Työmatkoja koskeva ohje alkaen Työmatkoja koskeva ohje on tarkoitettu ohjaamaan ja yhtenäistämään matkanhallinnan käytäntöjä. Työmatka, josta on aina tehtävä matkasuunnitelma Matkasuunnitelma tehdään työmatkasta, joka ei kuulu tavanomaisiin työtehtäviin ja edellyttää matkustamista työpaikan ulkopuolelle. Tällaisia työmatkoja ovat esimerkiksi koulutus- ja ulkomaanmatkat. Mikäli työnantaja pitää koulutukseen osallistumista välttämättömänä, koulutusaika on palkallista ja työnantaja korvaa kurssimaksut sekä matkat ja päivärahat Sivistystyönantajat ry:n mukaisesti. Tällaiseksi välttämättömäksi työmatkaksi luetaan mm. toimialakohtaiset kerran vuodessa pidettävät kehittämispäivät, joiden ohjelmat ovat selkeästi organisaatiota kehittäviä/koulutuksellisia ja työaikaan perustuvia. Mikäli työnantaja ei pidä koulutukseen osallistumista välttämättömänä, mutta haluaa tukea kouluttautumista, työnantaja harkitsee, miltä osin kustannukset korvataan (esim. maksetaan palkka ja/tai korvataan kurssimaksu ja/tai maksetaan matkakustannukset ja/tai maksetaan päivärahaa.) Päätös tehdään matkasuunnitelmaan. Ulkomaanmatkoissa noudatetaan myös edellä mainittua periaatetta. Jos matkaa pidetään työtehtävien kannalta välttämättömänä (esim. opettajavaihto), maksetaan palkka ja matkakustannusten korvaukset. Päivärahojen maksamisen suhteen tulee sopia etukäteen, kuinka pitkältä ajalta päivärahaa maksetaan. Mikäli työnantaja pitää ulkomaan matkalle osallistumista vain hyväksyttävänä (esim. kongressimatkat), hän määrittelee matkasuunnitelmassa mitkä kustannukset korvataan. Tarpeetonta yöpymistä Helsingissä tulee välttää. Opettajavaihtoa puoltaa oma esimies, kv-päällikkö ja rehtori hyväksyy kaikista ulkomaan matkoista tehdyt matkasuunnitelmat. Huom! Matkasuunnitelma tehdään myös siinäkin tapauksessa, että matkasta ei synny mitään matkalaskulla anottavia kustannuksia. Tämä mm. sen todentamiseksi, että henkilö on ollut työmatkalla, jos vakuutusten suhteen tulisi rajanvetoa. MATKA PERUSTUU AINA HYVÄKSYTTYYN MATKASUUNNITELMAAN.

3 3 Työmatka, josta ei tehdä matkasuunnitelmaa Matkasuunnitelmaa ei tehdä työtehtävien edellyttämästä matkasta pääsääntöisesti Kotka-Kouvola. Siitä korvataan ne ylimääräiset kustannukset, jotka syntyvät työmatkan johdosta. Ylimääräisillä kustannuksilla tarkoitetaan oman asunnon ja varsinaisen työpaikan välisten kustannusten (jotka vähennetään verotuksessa) ylittävää osaa. Esimiehen on hyvä sopia työntekijöidensä kanssa siitä, millaisista matkoista hän edellyttää lupaa etukäteen (=matkasuunnitelma). Esimerkki 1 Henkilön asunto on Kouvolassa ja varsinainen työpaikka Kuusankoskella. Asunnon ja työpaikan välinen matka on edestakaisin 20 km (nämä kustannukset henkilö voi vähentää verotuksessaan). Joinain päivinä hän menee suoraan kotoaan Kouvolasta työasioissa Kotkaan, matka edestakaisin 120 km. Ylimääräisinä kustannuksina korvataan kustannukset 100 km:ltä halvimman kulkuneuvon mukaan. Esimerkki 2 Henkilö asuu Kouvolassa ja työskentelee Kotkassa. Hänen asunnon ja työpaikan väliset matkansa ovat edestakaisin yhteensä 120 km (nämä kustannukset henkilö voi vähentää verotuksessaan). Joinain päivinä henkilö menee kotoaan Elimäelle 30 kilometrin päähän Kouvolasta ja palaa kotiinsa takaisin. Koska työtehtävien edellyttämästä matkasta ei aiheudu työntekijälle ylimääräisiä kustannuksia, korvausta ei makseta. Varsinaiselta työpaikalta toisiin Kyamkin toimipisteisiin ja takaisin kesken työpäivän tehdyt matkat ovat yleensä korvattavia ylimääräisiä kustannuksia. Projektihenkilöstön kanssa tulee sopia erikseen etukäteen, mitkä matkat ovat tavanomaisiin työtehtäviin kuuluvia matkoja ja mitkä matkasuunnitelmaa edellyttäviä matkoja. Työmatkakustannusten korvaaminen, Sivistystyönantajat ry:n mukaisesti Työmatkakustannusten korvausten perusteena on voimassa oleva verohallituksen ohje. Matkanhallintajärjestelmä sisältää ao. liitteen päiväraha yms. tiedot ja ne päivittää ohjelmiston toimittaja sopimuksen mukaisesti. Työmatka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin mahdollista ottaen huomioon matkan ja hoidettavien tehtävien tarkoituksenmukainen suorittaminen. Kokonaiskustannuksia arvostel-

4 4 taessa on otettava huomioon paitsi matkakustannusten korvaus ja päiväraha, myös mahdollisesti saavutettu työajan säästö. Matkasuunnitelma Työntekijän on aina ennen matkalle lähtöä/koulutukseen ilmoittautumista tehtävä matkanhallintajärjestelmän kautta matkasuunnitelma, jonka hyväksyy esimies. TEM-matkanhallintajärjestelmä mahdollistaa, että matkasuunnitelmaan on liitettävissä esim. koulutusohjelma tiedostomuodossa. Kilometrikorvaukset Kilometrikorvaukset tehdään suoraan matkanhallintajärjestelmään. Ajoista merkitään lähtö- ja päätepiste sekä ajoreitti sekä matkan tarkoitus. Matkaennakko Matkaennakkopyyntö merkitään matkasuunnitelmaan. Matkaennakko voi olla enintään matkasuunnitelmassa esitetyistä päivärahoista 80 % ja muista kuluista 100 %. Matkaennakko maksetaan henkilön pankkitilille. Maksatus tapahtuu kuukauden 15. päivä ja viimeinen päivä. Matkaennakkotapauksissa maksupäivät pitää huomioida ja tehdä matkasuunnitelma ja siihen sisältyvä matkaennakkopyyntö kaksi viikkoa ennen suunniteltua työmatkaa. Matkaennakko vähennetään automaattisesti järjestelmän kautta, kun varsinainen matkalasku tehdään. Mikäli matka peruuntuu tai maksettu ennakko oli liian suuri, matkaennakko pidätetään palkasta. Matkalasku Matkalasku tulee tehdä viipymättä matkan päätyttyä matkanhallintajärjestelmään kuitenkin viimeistään kahden kuukauden kuluttua matkasta. Mikäli matkalaskuun liittyy sellaisia kustannuksia, joista on tosite, tulostetaan matkalasku ja siihen liitetään tositteet. Tositteet sisältävä matkalasku toimitetaan matkalaskujen tarkastajalle, joka tarkastaa ja arkistoi ne. Sähköinen matkalasku jatkaa tarkastajan käsittelyn jälkeen edelleen hyväksyjälle ja maksuun. Matkalaskujen maksatus Hyväksytyt matkalaskut maksetaan kuukauden 15. päivä ja viimeinen päivä. Matkalaskut oltava hyväksyttynä viikkoa ennen varsinaista maksupäivää. Matkalaskut maksetaan henkilön ilmoittamalle pankkitilille. Pankkitilimuutokset on ilmoitettava matkanhallintajärjestelmän pääkäyttäjälle.

5 5 Matkakertomus Matkasuunnitelman hyväksyjä voi edellyttää, että matkasta esitetään matkan jälkeen matkakertomus. Matkanhallintaohjelmassa on erillinen tila matkakertomuksen tekemiseen. Ateriakustannukset Matkanhallintajärjestelmässä ilmoitetaan matkapäiviin sisältyvät ilmaiset ateriat, jonka perusteella päiväraha määräytyy. Ateriakorvaus Jos matkasta ei tule maksettavaksi päivärahaa, mutta työntekijä on aterioinut omalla kustannuksellaan muualla kuin tavanomaisessa ruokailupaikassaan väh. 15 km etäisyydellä työpaikastaan tai asunnostaan, maksetaan hänelle ateriakorvausta. Yömatkaraha Yömatkarahan maksaminen edellyttää, että päivärahaan oikeuttavasta matkavuorokaudesta vähintään 4 tuntia on ollut klo välisenä aikana ja että työnantaja ei järjestä palkansaajalle ilmaista majoitusta eikä suorita majoittumiskorvausta tai korvausta makuupaikasta. Maksetaan esim. silloin, kun työntekijä yöpyy sukulaisten luona. Pysäköintimaksu Pysäköintimaksu on mahdollista laskuttaa matkalaskun yhteydessä. Siitä on esitettävä tosite tai muu luotettava selvitys. Sakkoja ei työnantaja korvaa. Taksin käyttö Taksin käyttäminen on mahdollista vain silloin, kun se on ilmeisen taloudellista tai sitä olosuhteet huomioon ottaen on muutoin pidettävä tarkoituksenmukaisena verrattuna muiden kulkuneuvojan tai tapojen käyttöön (esim. kiire, tavaran kuljettaminen). Taksin käyttö on aina perusteltava. Taksimatkaa työpaikalle ei korvata.

6 6 Oman auton ja julkisten kulkuneuvojen käyttö Oman auton käyttö tulee perustella matkasuunnitelmassa, joka tehdään kaksi viikkoa ennen suunniteltua työmatkaa. Tarvittaessa tulee tehdä vertailulaskelma halvimman kulkuneuvon osoittamiseksi. Esimiehellä on harkintavalta, mikäli lähtö tai paluu tapahtuu kovin aikaisin tai myöhään. Lähtökohtaisesti työmatkoihin on käytettävä julkisia kulkuneuvoja tai KyAMK:n omia autoja. Erityisestä syystä voi esimies antaa luvan oman auton käyttöön oman yksikkönsä budjetin puitteissa. Seuraavilla henkilöillä on oikeus oman auton käyttöön oman harkintansa ja matkustussäännön mukaan yksikkönsä budjetin puitteissa: Rehtori, toimitusjohtaja Vararehtori Palvelujohtaja Koulutusjohtajat TKI johtaja Talousjohtaja Henkilöstöpäällikkö Oikeus antaa lupa oman auton käyttöön yksittäistapauksissa on vain edellä mainituilla esimiehillä. Rehtori voi antaa toistaiseksi voimassa olevan luvan oman auton käyttöön. Mikäli matkalasku tehdään oman auton käytön mukaan, on matkalaskuun merkittävä kuka edellä mainituista esimiehistä on luvan myöntänyt. Mikäli lupaa ei ole, maksetaan matkat halvimman julkisen kulkuneuvon mukaan. Lupaa ei tarvita, mikäli oman auton käytöstä laskutetaan julkisen liikenteen mukaan. Junaa käytettäessä tulee hyödyntää VR:n kanssa tehtyä yhteistyösopimusta, josta saamme 10 % alennuksen. Jos liput on ostettu itse eikä ole tilattu VR:n verkkokaupasta ammattikorkeakoulun tunnuksilla, vähennetään maksettavasta lipun hinnasta 10 %. Junalippua tilattaessa verkkokaupasta tarvitaan käyttäjätunniste 7+ 8 numeroa + salasana. Nämä tiedot saat taloustoimistosta. Junalipun varauksen voi tehdä VR:n yrityssovelluksesta ( asemien lippuautomaateilta, asemilta, asiakaspalvelukeskuksista, junassa (ei sopimusalennusta) tai matkatoimistosta.