14.3.2018 Sivu 1/10 TILAUS- JA VAIHTUVIEN ASIAKASKULJETUSTEN SEKÄ BUSSIKULJETUSTEN KILPAILUTUS Hankintayksikkö: Varsinais-Suomen erityishuoltopiirin kuntayhtymä Y-tunnus 0136167-6 Osoite: Myllyojantie 2, 21520 Naskarla Lähtötiedot Varsinais-Suomen erityishuoltopiirin kuntayhtymä pyytää tarjouksia erityishuoltopiirin asiakkaiden kuljetuspalveluista sopimuskaudelle 1.8.2018-31.12.2019. Hankinnan kohde Kyseessä on hankinta, jossa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista. Varsinais-Suomen erityishuoltopiirin kuntayhtymä on laissa tarkoitettu julkinen hankintayksikkö. Tämä tarjouspyyntö koskee kaikkia kuntayhtymän asiakaskuljetuksia, jotka lain mukaan kuuluvat kuntayhtymän vastuulle. Tällä kilpailutuksella etsitään yhtä palveluntarjoajaa, jonka kanssa solmitaan sopimus. Kohteena olevat taksi-, bussi- ja pikkubussikuljetukset: 1. Säännölliset viikoittain toistuvat asiakaskuljetukset / työtoiminta, jatkoopetus jne. 2. Kuntoutusyksiköiden tilauskuljetukset terapioihin, lomille jne. 3. Bussikuljetukset arkipäivinä aamulla Paimion Naskarlasta Ravattulaan KTO:n työ- ja päivätoimintakeskukseen ja takaisin iltapäivällä. Kohtiin 1. ja 2. haetaan yhtä yhteistä palveluntuottajaa. Osatarjouksia ei tältä osin hyväksytä eli niihin ei voi tarjota ainoastaan toiseen. Kohteeseen 3. voi sen sijaan tarjota osatarjouksena ainoastaan siihen. Kohteisiin 1. ja 2. edellytetään yhtä tilauspistettä, johon kuljetustilaukset, muutokset kuljetuksiin jne. lähetetään.
14.3.2018 Sivu 2/10 Kohdan 1 kuljetusten reitit muuttuvat muutaman viikoin jaksoissa tai mahdollisesti useamminkin. Kohdan 2. kuljetukset perustuvat tilaajan päivittäisiin muuttuviin kuljetustarpeisiin. Tilaaja ei ennalta sitoudu tiettyihin hankintamääriin, vaan hankkii palveluita sopimuskauden aikana tarpeen mukaan. Palvelun tuottajan tulee pyrkiä logistisesti, toiminnallisesti ja taloudellisesti järkevän kokonaisuuden muodostamiseen siten, että kuljetukset optimoidaan eri reittien, ryhmien ja toimipisteiden yhteiskuljetuksiksi aina, kun se on tilaajan kannalta järkevää ja kuljetusteknisesti (reitit, aikataulut, kuormat jne.) mahdollista eikä tilaajan ohjeet muuta edellytä. Tilaajan tilattaessa esittämät ehdot ovat ehdottomia, niistä ei ilman tilaajan lupaa saa poiketa, esim. vaatimus kuljettaa asiakas yksin. Tärkein tekijä, mikä ohjaa kuljetusten kilpailutusta ja järjestämistä, on kuntayhtymän asiakkaiden tarpeet. Näistä tarpeista tulevat vaatimukset on kuvattu liitteessä 4. Asiakaskuljetusten laatuvaatimukset. Osa tilaajan tarvitsemista kuljetuspalveluista ajoittuu koulujen lukuvuoteen eli ajalle elokuu kesäkuu pois lukien koulujen lomakaudet. Osa kuljetuspalveluista on asiakaskuljetuksia kuntayhtymän palveluihin tai niistä pois eli erikseen tilattavia kuljetuksia. HUOM! Tähän sopimukseen EIVÄT kuulu KTO:n koulukuljetukset Mylly- Antin peruskouluun. Tarjouspyynnön laajuus ja sopimuskausi Sopimuskausi alkaa 1.8.2018 ja päättyy 31.12.2019. Optiona tilaajalla on oikeus jatkaa sopimuskautta 1.1.2020 31.12.2020 sekä edellisen lisäksi toisen optiokauden 1.1.2021 31.12.2021. Molemmissa tapauksissa tilaajan on viimeistään kaksi (2) kalenterikuukautta ennen sopimuskauden tai jatketun sopimuskauden päättymistä ilmoitettava option käyttämisestä ja sopimuskauden jatkosta. Palveluntuottajan on sitouduttava tarjouksessaan myös optiokausiin. Palveluntuottaja sitoutuu kuljettamaan kaikki tilaajan hänelle osoittamat kuljetukset; palveluntuottaja voi hoitaa kuljetukset itse tai käyttää alihankkijaa.
14.3.2018 Sivu 3/10 Kuljetusten tilaaminen ja reitit Kuljetukset tilataan juoksevasti palveluntuottajan ilmoittamasta sähköpostiosoitteesta vähintään yhtä täyttä vuorokautta aikaisemmin. Jos tilaus tulee alle vuorokauden ennen itse kuljetusta, tilaus tehdään palveluntuottajan ilmoittamasta puhelinnumerosta. Palvelun tuottaja vahvistaa tilatut kuljetukset aina sähköpostilla ilmoittamalla kuljettavan auton sekä yhteystiedon. Tilaajan edustajilla on oikeus ilmoittaa muutoksista kuljetukseen aina kaksi tuntia ennen auton liikkeelle lähtöä; mikäli kuljetus peruuntuu tämän jälkeen, palveluntuottajalla on oikeus veloittaa kertakorvauksena 30 euroa. Tilausten vastaanotto ja kuljetusten peruutus puhelimitse tulee olla mahdollista joka päivä klo 06.00 22.00. Kuljetusten ajoreitit palveluntuottaja voi päättää itse tilaajan kuljetustarpeiden mukaisesti. Tilaajan ohjeet siitä, miten kuljetus tapahtuu, on otettava erittäin tarkkaan huomioon: esim. jos asiakkaan kuljetus on tapahduttava yksin, kuljetusta ei saa yhdistellä toisen tilatun kuljetuksen kanssa. Tilaaja varaa oikeuden yhdistellä kuljetuksia muiden kunta-organisaatioiden kuljetusten kanssa. Muut kuntaorganisaatiot voivat myös myöhemmin liittyä mukaan sopimukseen. Hinta Lähtömaksu jokaiseen ajoon on 5,75. Se maksetaan jokaisesta ajokeikalle lähdöstä. Jos saman ajokerran aikana ajetaan vaikka peräkkäin eri kohteisiin, lähtömaksu maksetaan vain kerran, vaikka kuljetettaisiin eri asiakkaita. Kuljetuspalvelun hinta ilmoitetaan tarjouksessa euroa per kuljetettu kilometri hintaluokittain, jotka riippuvat kuljetettavasta asiakasmäärästä. - Hintaluokka 1: 1-2 kuljetettavaa henkilöä. - Hintaluokka 2: 3-8 kuljetettavaa henkilöä. - Hintaluokka 3: 9-20 kuljetettavaa henkilöä. - Hintaluokka 4: yli 20 kuljetettavaa henkilöä. Inva-kuljetuslisää on mahdollista käyttää inva-varustetun auton kuljetuksissa silloin kun tilaaja on nimenomaisesti tilannut inva-varustellun auton. Lisä ilmoitetaan aina saman suuruisena euroa per kuljetettava inva-varustelua tarvitseva henkilö per matka (Lisä ei ole per km!). Edellä mainituin tavoin ilmoitetut hinnat ovat ainoat perittävät kustannukset ja niiden tulee sisältää kaikki kuljetukseen ja sopimukseen sisältyvä palvelu. Kaikkiin hintoihin lisätään veloitettaessa arvonlisävero, tarjouksessa hinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa. Palveluntuottaja ei peri palvelustaan mitään muita lisämaksuja tai veloituksia eikä Tilaaja maksa niitä.
14.3.2018 Sivu 4/10 Vakiobussireitin osalta pyydetään päivähintaa sisältäen kaksi kuljetusta päivässä. Mahdolliset lisäajot ajetaan hintaluokka 4:n km-hinnalla. Palveluntuottajan siirtymistä asemapaikaltaan tms. lähtöpisteeseen tai paluuta sinne ei korvata erikseen missään kuljetusmuodossa muulla tavalla kuin maksamalla lähtömaksu. Tarjotun hinnan tulee olla kiinteä ajalle koko sopimuskaudelle 1.8.2018 31.12.2019. Palveluntuottajalla on oikeus tarkistaa hintaansa 1.1.2020-31.12.2020 väliselle optiokaudelle omia kustannusten nousuja vastaavasti; palvelun tuottajan on todennettava luotettavasti kustannustensa nousu. Palveluntuottajan tulee laskutuksen yhteydessä antaa tilaajan ohjeiden mukainen erittely ajamistaan kuljetuksista. Minimivaatimus on, että laskun erittelyssä on näkyvillä kuljetuskohtaisesti reitti, henkilömäärä, kilometrit, kaikki kuljetuksesta veloitettavat maksut. Kuljetukset laskutetaan KTO:lta kustannuspaikkakohtaisesti, ts. yksi lasku per kustannuspaikka. Palveluntuottajan tulee noudattaa tilaajan antamia ohjeita kuljetusten laskutuksesta ja raportoinnista. Vain sopimuksen mukaisesti eritelty lasku maksetaan. Lasku on lähetettävä laskutettavia kuljetuksia seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä, vuodenvaihteessa tilinpäätöksen yhteydessä erikseen ilmoitettavan aikataulun mukaisesti (Jos ei ilmoitusta, 10. päivään mennessä). Alihankkijat eivät voi laskuttaa suoraan tilaajalta kuljetuksia, kaikki laskutus tapahtuu vain palveluntuottajan ja tilaajan välillä. Palvelun laatu Palvelun laatuvaatimukset on lähemmin kuvattu liitteessä Asiakaskuljetusten laatuvaatimukset. Tilaajalle on erittäin tärkeää, että kuljetusasiakkaina olevan erityisryhmän kuljetuksen toimivat luotettavasti, aikataulussa ja turvallisesti. Perusteena tälle on kehitysvammaisten asiakkaiden, erityisesti lasten, korostunut huolenpidon tarve. Kuljettaja vastaa siitä, että kuljetettavia ei missään olosuhteissa jätetä kohdepaikkaan ilman valvontaa, vaan kuljettajan tulee huolehtia, että matkustajat otetaan määränpäässä vastaan. Osa kuljetettavista tarvitsee erityisavustusta kuljetuksen aikana sekä noutamisessa ja saattamisessa. Avustuksen järjestämisestä vastaa tilaaja.
14.3.2018 Sivu 5/10 Palvelun laadun ylläpito sopimuskauden aikana Sopimuskauden aikana palvelun laadun säilyminen korkealla tasolla varmistetaan kontrollijärjestelmällä. Palveluntuottajan palvelussa ilmenneet virheet ja niiden perusteella palvelusta tehdyt reklamaatiot kirjataan. Laatutason virheeksi katsotaan mm. seuraavat: yli 5 minuutin myöhästyminen lähtöpaikasta ilman kuljettajan tekemää etukäteisilmoitusta myöhästymisestään tai kuljetuksen jääminen kokonaan saapumatta. kuljettajan laiminlyönti avustaa kuljetettavia ajoneuvoon nousemisessa ja siitä poistuttaessa kuljettaja ei saata asiakasta kohdepaikkaan Osassa kuljetustilauksia lähtöaika ilmoitetaan noin-aikoina; silloin alle 15 min myöhästymistä ei katsota laatuvirheeksi. Sama koskee, jos kuljettaja myöhästyy todistettavasti liikenneonnettomuuden, tien sulkemisen tms. kuljettajasta täysin riippumattomasta ja odottamattomasta seikasta johtuen (force majeur). Toistuvia, samaa asiaa koskevia reklamaatioita pidetään merkittävänä laatutason puutteena, jonka johdosta tilaaja voi esittää kirjallisen varoituksen ja asettaa reklamaation luonne huomioiden kohtuullisen määräajan asian korjaamiselle. Lisäksi tilaajalla on oikeus antaa varoitus, mikäli kuljetus jää kokonaan hoitamatta tai hoidettava kuljetus myöhästyy yli 15 minuuttia pysäkiltä/toimipisteestä lähdöstä ilman pätevää syytä. Kahden kirjallisen varoituksen jälkeen olennaisesti samasta virheestä palveluissa tilaajalla on oikeus sopimussakkoon, ellei palveluntuottaja ole korjannut menettelyään sopimuksen mukaiseksi. Sopimussakko on saman suuruinen kuin reklamoiduista kuljetuksista maksetut palvelumaksut. Kolmas reklamaatio 14 kuukauden sisällä samasta virheestä aiheuttaa automaattisesti sopimussakon maksuunpanon. Lisäksi mikäli palveluntuottajan kanssa tehtävään sopimukseen perustuvissa palveluissa havaitaan olennaisia virheellisyyksiä tai laiminlyöntejä, palveluntuottajan on huolehdittava, että ko. virheelliseen toimintaan tai laiminlyönteihin syyllistyneet henkilöt tai alihankkijat eivät enää osallistu palvelujen tuottamiseen KTO:lle. Olennaisella virheellä tai laiminlyönnillä tarkoitetaan esim. kuljettajan törkeää käyttäytymistä tai asiakkaaseen tai henkilökuntaan kohdistuva väkivaltaista käytöstä.
14.3.2018 Sivu 6/10 Alihankinta Tarjoaja voi käyttää alihankkijaa ja tulee käyttää, ellei hänellä ole kuljetuksessa tarvittavaa riittävää kalustoa ja henkilöstöä. Jos tarjoaja aikoo käyttää säännöllisesti alihankkijaa, tarjouksesta tulee ilmetä, mikä osuus liikenteestä hoidetaan alihankintana. Alihankkijaksi voidaan hyväksyä vain tarjouskilpailuasiakirjoissa asetetut vaatimukset täyttävä liikennöitsijä. Tarjouksentekijä vastaa alihankkijansa toimista kuin omistaan. Sama koskee taksikeskusta. Tarjouskilpailussa valitun palveluntuottajan tulee hyväksyttää käyttämänsä alihankkijat tilaajalla ennen kuin alihankkijaa käytetään. Jos palveluntuottaja on perustellusta, ennakoimattomasta syystä pysyvästi estynyt hoitamasta sopimuksen mukaisia velvoitteitaan itse, hän voi käyttää loppusopimuskauden ajan palvelun tuottamiseen alihankkijaa, joka tilaajan tulee etukäteen hyväksyä. Yhteistarjous Useammat tarjoajat voivat tehdä yhteistarjouksen yhteisestä suorituksesta, mutta yhteenliittymällä pitää olla yksi nimetty vastuullinen palveluntuottaja. Muut tarjoajat toimivat vastuullisen tarjoajan alihankkijoina suhteessa Tilaajaan. Vastuullinen tarjoaja sitoutuu näin ollen vastuuseen muidenkin velvoitteista kuin omistaan. Kaikkien yhteistarjoukseen osallisten tulee täyttää tarjouskilpailuasiakirjoissa asetetut vaatimukset. Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset on ilmaistu ESPD-lomakkeella tarjouspyynnön liitteessä 3 ESPD-lomakkeen kohdassa B Taloudellinen tilanne ja rahoitusasema vaadittava keskimääräinen vuotuinen liikevaihtosumma on 200.000 /vuosi viideltä viimeisimmältä tilikaudelta. Saman otsikon alla kohdassa Ammatillinen vastuuvakuutus vaadittava vastuuvakuutuksen korvaussumma on 500.000. Kohdassa Teknillinen ja ammatillinen pätevyys tarjoajalta vaaditaan vähintään yhden vuoden kokemusta kehitysvammaisten tai lasten kuljettamisesta viimeisen viiden vuoden aikana. Kohdan Työvälineet, kalusto ja teknilliset laitteet vaatimukset löytyvät liitteestä 5. Tarjoajan tai hänen alihankkijansa tulee selvittää palveluntuottamiseen osallistuvien henkilöiden rikostausta eli tarkastaa jokaiselta palveluun osallistuvalta työntekijältään rikostaustaote (Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)). Sama koskee myös alihankkijana toimivia yrittäjiä, jos he itse hoitavat kuljetuksia.
14.3.2018 Sivu 7/10 Kilpailutuksen voittaneen tarjoajan on toimitettava tilaajavastuulain (1233/2006) edellyttämät selvitykset ennen sopimuksen allekirjoittamista ja sopimuskauden, jos liikennöitsijä käyttää tai aikoo sopimuskauden aikana käyttää alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa. Lisäksi kilpailutuksen voittaneen tarjoajan on toimitettava em. selvitykset sopimuskauden kuluessa, jos Tilaaja niitä erikseen pyytää. Palvelun tuottamiseen osallistuva henkilöstö Palveluntuottajan tulee käyttää Palvelun tuottamisessa mahdollisimman kokenutta ja vakituista henkilöstöä. Palveluntuottaja on Tilaajan perustellusta vaatimuksesta velvollinen vaihtamaan kuljettajan tai alihankkijan kuljettajan, jos palveluntuottaja on saanut 3 kirjallista reklamaatiota kyseisen kuljettajan toiminnasta johtuen. Vaihtaminen on toteutettava viivytyksettä ja viimeistään 3 viikon kuluessa tilaajan vaatimuksesta. Vahingonkorvaus Palveluntuottaja on lisäksi velvollinen korvaamaan tilaajalle vahingon, joka aiheutuu siitä, että sopimuksen tarkoittama liikennöinti jää täyttämättä tai että palveluntuottaja on muutoin laiminlyönyt ostoliikenteen järjestämiseksi asetetut velvoitteensa tai muutoin rikkonut sopimusta. Palveluntuottaja vastaa myös matkustajille ja muille ulkopuolisille aiheuttamistaan vahingoista Muut ehdot Tarjouksentekijä voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos tilaajan aikaisemmat kokemukset tarjouksentekijästä ovat olleet hankinnan luonne huomioon ottaen vakavasti ja olennaisella tavalla huonoja. Tarjousten jättäminen Tarjous on toimitettava suljetussa kuoressa, kuoreen merkintä Asiakaskuljetukset 2018. Tarjous on toimitettava 18.4.2018 klo 12.00 mennessä Varsinais-Suomen erityishuoltopiirin kuntayhtymälle osoitettuna osoitteeseen Myllyojantie 2, 21520 Naskarla tai sähköpostilla osoitteeseen erityishuoltopiiri@kto-vs.fi MÄÄRÄAJAN JÄLKEEN SAAPUNEITA TARJOUKSIA EI OTETA HUOMIOON.
14.3.2018 Sivu 8/10 Lisätiedot Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen: pasi.saantola@kto-vs.fi Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan Asiakaskuljetukset 2018. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 27.3.2018 kello 16.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Kaikki kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan 11.4. 2015 lähettämällä ne sähköpostitse kaikille niille tarjoajille, jotka ovat 10.4. 2018 kello 16.00 mennessä ilmoittaneet halukkuutensa saada tietoonsa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa julkaisuhetkeen mennessä osoitteeseen pasi.saantola@kto-vs.fi. Kysymyksiä ja vastauksia ei julkaista muulla tavoin. Lisätietoja toiminnastamme saa kotisivuiltamme www.kto-vs.fi Tarjouksen antaminen Tarjous annetaan oheiselle tarjouslomakkeelle (liite 1). Tarjoukseen ei saa sisällyttää varaumia tai ehtoja. Tarjouksen liitteenä on oltava tarjottavassa palvelussa käytettävän ja sopimusluonnoksen ehdot täyttävän autokaluston kuvaus. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tarjous sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. Tarjousten voimassaolo Tarjousten on oltava voimassa 30.8.2018 asti. Palveluntuottajan valintaperuste Palveluntuottajiksi valitaan hinnaltaan edullisimman tarjouksen tehnyt tarjoaja tai tarjoajat (kohteet 1-2 ja 3). Palvelun tuottamisen kannalta olennaisten laatutekijöiden vertailu kyseessä olevan palvelun osalta etukäteisesti ei ole objektiivisin kriteerein mahdollista, vaan laatu arvioidaan palvelun tuottamisen aikana. Vaaditun tason alittaminen on sanktioitu. Lisäksi toimialan lainsäädäntö muuttuu oleellisesti ja kilpailu vapautuu 1.7.2018; alalle tulee todennäköisesti uusia toimijoita, jotka voivat osallistua jo tähän kilpailutukseen. Valinta- ja vertailuhinnoittelun perusteet on selostettu liitteessä 2.
14.3.2018 Sivu 9/10 Hankintasopimuksen syntyminen Hankintasopimussuhde syntyy, kun tilaaja ja palveluntuottaja ovat allekirjoituksillaan hyväksyneet hankintasopimuksen. Tarjoaja sitoutuu tekemään tilaajan kanssa hankintasopimuksen, jonka ehdot ovat samat kuin tarjouspyynnön liitteenä 2 olevan hankintasopimusluonnoksen ehdot tai niitä sisällöltään olennaisesti vastaavat. Sopimusluonnos saattaa vielä täsmentyä, mutta se perustuu tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyihin ehtoihin. Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi seuraavasti: - Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tällöin julkisiksi tulevat mm. tarjouksen valintaan vaikuttaneet seikat, hinnat ja muu sisältö. - Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. - Yleisesti julkiseksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mikäli se katsoo, että tarjouksensa sisältävän liike- tai ammattisalaisuuden piiriin kuuluvia tietoja ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Hinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. KTO - kehitysvamma-alan tuki- ja osaamiskeskus Varsinais-Suomen erityishuoltopiirin kuntayhtymä
14.3.2018 Sivu 10/10 LIITTEET Liite 1: Tarjouslomake Liite 2: Palveluntuottajan valinta ja sitoutuminen sopimukseen Liite 3: ESPD Liite 4: Asiakaskuljetusten laatuvaatimukset Liite 5: Tarjottavaa kalustoa koskevat vaatimukset Liite 6: Luettelo KTO:n tilaajayksiköistä Liite 7: Sopimusluonnos Liite 8: Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2014