Hankkeen hallittu päättäminen. - pohdintaa riskienhallinnasta & rahoittajan ja maksajan resursseista

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Hankkeen hallittu päättäminen. - pohdintaa riskienhallinnasta & rahoittajan ja maksajan resursseista"

Hannu-Pekka Järvenpää
9 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Hankkeen hallittu päättäminen - pohdintaa riskienhallinnasta & rahoittajan ja maksajan resursseista ylitarkastaja Leena Uskelin, TEM/ALUE/RARA

2 Sananen ohjelmarahan hankkeistamisesta ja riskeistä siihen liittyen 1/5 Tuensaaja tavoittelee uutta toimintatapaa/toimenpidettä hankkeen muodossa. Hanke toteutetaan tietyillä resursseilla ja tietyssä aikataulussa. Tuensaajan ja välittävän toimielimen (ml. johto) on hyvä olla tietoinen rahoituksen ehdoista sekä riskeistä toiminnan elinkaaren aikana.

3 Sananen ohjelmarahan hankkeistamisesta ja riskeistä siihen liittyen 2/5 Mitä riskistä sanotaan? Riskin todennäköisyys < > riskin vakavuusaste Riskien vaikutusta voi minimoida Tärkeintä on tunnistaa riskit ja arvioida mitä niistä voi seurata Onko organisaatio X valmis kantamaan ne riskit, joita ei pystytty eliminoimaan Riskejä voi hallita. Mutta kaikkia riskejä ei voi hallita samalla tavalla

4 Sananen ohjelmarahan hankkeistamisesta ja riskeistä siihen liittyen 3/5 Muutostilanteet ovat suuria riskinpaikkoja. Onko organisaatio valmis kantamaan riskit? Kysely rahoittajille syksy 2012: - muutoshakemukset nimettiin yhdeksi yleisimmäksi syyksi miksi tuensaaja ottaa yhteyttä rahoittajaan - toteuttajan henkilöstöresursseissa tapahtuvat muutokset sekä osaamisvaje koettiin suurimmaksi riskeiksi hankkeiden tulosten saavuttamisen kannalta --> miten rahoittaja- ja maksajaviranomainen voivat ennakoida em. riskejä?

5 Sananen ohjelmarahan hankkeistamisesta ja riskeistä siihen liittyen 4/5 Taustaorganisaation sitoutuminen luo paremmat edellytykset reagoida riskeihin Korjausliikkeiden oikea-aikaisuus ja onnistuminen niissä liittyy tukikelvottomuusriskiin

6 Sananen ohjelmarahan hankkeistamisesta ja riskeistä siihen liittyen 5/5 Kysymys: Mikä merkitys on tuensaajan lisäksi sillä, että rahoittajan ja maksajan osaamistaso on riittävä ja resursseja on riittävästi? Keskustelua? -Hankehallinnon raskaus -Osaaminen ei ole helposti siirrettävissä (maksaja, rahoittaja tehtävät)

7 Hankkeen hallittu päättäminen riskienhallinnan näkökulmasta Projektioppaat opastavat hanketoteuttajia hyvin mm. päättämistoimien osalta. Vaativista muutostilanteista on saatavissa vähän käytännön ohjeita. HVO kouluttaa maksajia. Ohjeita: Maksaja ja rahoittaja vom: komission asetukset ja kansallinen lainsäädäntö. Rahoittaja, maksaja ja toteuttaja: Hallintoviranomaisen ohje (2010) HVO korjaavat toimenpiteet (2011) Projektiopas (YM, MMM 2004) (Paul Silfverberg) Projektiapulainen (E-S Lääninhallitus, 2008) (ks. s. 67, kriittisiä kohtia) Muita oppaita, esim. Projektiopas (TEKES, 2004) Projektikäsikirja (Valkeakosken Seudun Kehitys Oy, 2008) Hanke- ja projektikäsikirja (Laurea AMK, 20xx) Projektiopas Meidän Oma Homma (Nuorten Akatemia, 2011)

8 Huonoja esimerkkejä hankkeen sulkemisvaiheesta toteutunut riski: henkilöstö lähtee toteutunut riski: dokumentteja ei löydy toteutunut riski: on vaikea ymmärtää mikä on hankkeen tulos toteutunut riski: sulkeminen jää sen henkilön harteille, joka on vähiten perillä hankkeesta ja ohjeistuksesta Entä maksajaviranomaisen tilanne?

9 Hallittu sulkeminen Rahoittaja ja maksaja toimivat yhdessä hanketoteuttajan kanssa hankkeistetun ohjelmarahan kontekstissa. Laadukkaan toteutuksen näkökulmasta on tärkeää tunnistaa, tunnustaa ja ennakoida riskit. Tunnistamista auttaa mm. - kehittämistyön eetoksen ymmärtäminen ja hyväksyminen (kehitystyössä on ilmeistä prosessointi, jne.) - luottamus kokemusperäiseen tietoon ( liikennevalot ) Hankkeen päättäminen on osa prosessia. Päättämistoimista tulisi sopia viimeistään viimeisen toimintavuoden käynnistyessä. Tässä kohtaa myös maksaja/rahoittajaviranomainen kertaa tehtävät, roolit ja vastuut sekä aikataulun. ---> Konkreettinen toimintasuunnitelma!

10 Hankkeen hallittu sulkeminen, huomioita Alasajo voi olla ennakoitu tai se voi tulla vastaan nopeasti. Joka tapauksessa se on vaativa prosessi, joka vaatii onnistuakseen erityisesti johdon tuen ja selkeät vastuut. Alasajosta ja rooleista/vastuista tulisi keskustella esim. ohjausryhmässä toteuttajan kanssa mutta myös maksajan/rahoittajan organisaatiossa. Näkökulma: hanketoimijoiden ja viranomaisen roolit, vastuut ja tehtävät Ohjelmakauden päättyessä ma. virkasuhteet saattavat päättyä. Miten tämä tulee huomioida viimeisen toimintavuoden aikana? mitä yhteneväisyyksiä hankkeen alasajoon liittyvien riskien kanssa?

11 Hankkeen hallittu sulkeminen, huomioita Hallittu sulkeminen vaatii samoja asioita kuin toteuttamiskelpoinen hankesuunnitelma: johdon sitoutumista osaavia, motivoituneita työntekijöitä suunnitelma tulosten raportoinnista/jalkauttamisesta vastuut ja roolit ovat selkeät ja sisäistetty Pohdittava: Eriyttäminen mitä se on ja mitä se ei ole

12 Hankkeen hallittu sulkeminen, huomioita Kun havaitaan riski tai jokin menee pieleen Toimintakulttuuri: Millaisia ovat ongelmien päätös- ja käsittelymenetelmät, entä viestintätavat ja kanavat?

13 Hankkeen hallittu sulkeminen Lopuksi: Sulkeminen on prosessi, jossa eri toimijoilla on erilaiset vastuut ja roolit. Vastuiden ja roolien on oltava selkeitä. --- Johto kantaa kokonaisvaltaisen vastuun Lisätietoja:

Samankaltaiset tiedostot

Sulkemisen haasteet maksatuksen näkökulmasta

Sulkemisen haasteet maksatuksen näkökulmasta Työkokous rakennerahastohankkeiden maksatuksista vastaaville rakennerahastojen ajankohtaisista asioista 11.6.2013, Scandic Marski Ylitarkastaja Martta Viitaniemi,