Riskienhallintamalli. ja kuvaus riskienhallinnan kehittämisestä keväällä Inka Tikkanen-Pietikäinen

Transkriptio

1 Riskienhallintamalli ja kuvaus riskienhallinnan kehittämisestä keväällä 2018 Inka Tikkanen-Pietikäinen

2 Riskienhallinnan kehittämisen aikataulu ja työn tulokset 2018 helmikuu maaliskuu huhtikuu toukokuu kesäkuu Riskienhallintatyö aloitettiin kolmesta näkökulmasta: 1. Tehtyjen riskiarviointien päivittäminen * (hankkeen riskitilanne) 2. Hankejohdon kanssa (strategian riskit) ja 3. Pilottihankkeissa (projektien riskit) *päivityksessä huomioitu myös SJR:n työpajassa esiin nostetut uudet riskit Hankejohdon riskienhallintatyön käynnistäminen 1. Työpaja: maakuntastrategiaa uhkaavien riskien tunnistaminen 2. Sähköinen kysely: maakuntastrategiaa uhkaavien riskien analyysi ja hallintatoimenpiteet strategiatyön tueksi Syntynyt aineisto: Maakuntastrategiaa uhkaavat riskit Riskianalyysien pilotointi hankekoreissa ja riskityökalun kehittäminen Sote-järjestäjä Aloitustyöpaja Työskentelyn tuki Henkilöstö Aloitustyöpaja Työskentelyn tuki Talous Riskianalyysit BDO:n tuella Syntynyt aineisto: Projektien ensimmäiset riskianalyysit Synteesinä työkalut ja aineisto koko hankkeen käyttöön 1. Hankkeen riskienhallinnan käsikirja 2. Hankkeen riskitilanteen päivitys: kooste strategian ja johtotason riskeistä RISKIKARTTA JOHDON TYÖKALUNA 3. muu aineisto, mm. pilottien riskianalyysit Riskienhallintakäsikirjan ja sen mukaisten menettelyjen käyttöönotto

3 Riskienhallintakäsikirja Tiivistelmä 3

4 Käsikirjan rakenne sivu 1 Riskienhallinnan periaatteet ja tavoitteet x 2 Riskienhallinnan tasot ja vastuut x 3 Riskien arviointi (käytännön ohje) x 3.1 Riskien tunnistaminen x 3.2 Riskin hallintatoimenpiteiden määrittely x 3.3 Riskien vaikutuksen ja todennäköisyyden arviointi x 3.4 Riskien merkityksen arviointi x 4 Riskien käsittely, seuranta ja raportointi

5 Riskienhallinnan tavoitteet Uusimaa hankkeessa Riskienhallinnan tavoitteena on mm. lisätä hankkeen tavoitteiden toteuttamista, vähentää riskien toteutumista, löytää akuutit kehittämistoimenpiteet ja kehittää valmistelun johtamista kokonaisuutena. Riskejä on tunnistettu ja hallittu tähänkin saakka. Tästä eteenpäin tavoitteena on hallittu, koordinoitu ja tarkoituksenmukaisella tavalla yhtenäinen riskienhallinta. Riskienhallinnan käsikirjan tarkoituksena on luoda valmisteluvaiheen organisaatiolle riskienhallinnan toimintatapa, joka on nopea ja helppo omaksua ja joka tukee hankkeen johtamista. Ohje on mukailtu ISO riskienhallintastandardin pohjalta. Mikä on riski? Riski on epävarmuuden vaikutus tavoitteiden saavuttamiseen. Epävarmuudella tarkoitetaan osittaista tai täydellistä tiedon puutetta jostain tapahtumasta, sen seurauksista tai todennäköisyydestä.

6 2 Riskienhallinnan tasot ja vastuut Millä valmisteluorganisaation tasoilla riskejä hallitaan ja kenellä on vastuu riskienhallinnasta?

7 Riskienhallinnan tasot Strategisen johtotason riskienhallinta Merkittävimmät riskit ja päätökset niiden hallinnasta. Operatiivisen johtotason riskienhallinta Riskitasoltaan merkittävimmät riskit viedään ylemmän tason käsittelyyn Riskikartta, joka koostuu merkittävistä riskeistä hanketasolta sekä koko valmistelua koskevia operatiivisia tai strategisia päätöksiä edellyttävistä riskeistä. Hankekori- ja hanketason riskienhallinta Projektien riskiarvioinnit 1. Tunnistetaan projektin riskit 2. Arvioidaan riskin vaikutus ja todennäköisyys (saadaan selville riskitaso) 3. Ehdotetaan toimenpiteet riskin ehkäisemiseksi (hallintatoimenpiteet) Project Onlinen riskimerkintä 1. Arvioidaan projektin valmius- ja riskitasoa taulukon (kalvo 15) avulla 2. Merkitään projektin liikennevalo Project Onlineen Riskitasoltaan merkittävimmät riskit viedään ylemmän tason käsittelyyn

8 Riskienhallinnan vastuut Väliaikainen valmistelutoimielin Saa käsittelyynsä operatiivisen johtoryhmän valmistelusta merkittävimmät riskit, joiden hallinta edellyttää toimielimen päätöksiä. Valvoo riskienhallinnan toimivuutta ja asianmukaisuutta. Kantaa lopullisen vastuun riskienhallinnasta. Operatiivinen johtoryhmä Ylläpitää riskikarttaa, joka sisältää hanketason merkittävimmät riskit sekä riskit, jotka koskevat uudistusta, hankkeen kokonaisuutta ja sen tavoitteita. Päättää, mitkä riskit viedään väliaikaisen valmistelutoimielimen käsittelyyn. Valvoo hanke- ja projektitason riskienhallinnan toimivuutta ja asianmukaisuutta. Riskitasoltaan merkittävimmät riskit viedään ylemmän tason käsittelyyn Hankejohtajat ja -valmistelijat Hankekori- ja hanketasolla kaikilla valmistelutyötä tekevillä on jatkuva vastuu riskianalyysin ajantasaisuudesta ja raportoinnista viikkotasolla. Riskianalyysi päivitetään projektikohtaisesti ja samalla tehdään liikennevalomerkintä Project Onlineen. Projektien riskit kootaan yhteen hankkeen riskeiksi. Riskeistä muodostetaan priorisoitu lista (riskitason avulla). Hankejohtajalla tekee tarvittavat riskienhallinnan päätökset ja raportoi hankkeensa priorisoidut riskit operatiiviselle johtoryhmälle. Hankejohtaja valvoo hankkeen ja projektien riskienhallinnan toimivuutta ja asianmukaisuutta. Riskitasoltaan merkittävimmät riskit viedään ylemmän tason käsittelyyn

9 3 Riskianalyysi Riskien arviointi kattaa riskien tunnistamisen, arvioinnin ja hallintatoimenpiteiden määrittelyn.

10 Riskianalyysin vaiheet Tarkempia ohjeita seuraavilla sivuilla A Tunnista ja nimeä riskit B Arvioi jokainen tunnistettu riski C Määrittele jokaiselle riskille hallintatoimenpiteet D Päätä jatkotoimenpiteistä Määrittele arvioitavan toiminnan tavoite Pohdi erilaisia riskien lähteitä ja syitä Kuvaile tunnistamasi riskit ymmärrettävästi Kirjoita riskit taulukkoon Arvioi jokaisen riskin vaikutusta ja todennäköisyyttä Laske jokaisen riskin riskitaso (vaikutus x todennäköisyys) Merkitse luvut taulukkoon Merkitse taulukkoon keinot, joilla riskiä voidaan hallita Merkitse myös vastuut ja aikataulut Tallenna taulukko sovittuun paikkaan ja päivitä sitä Tee myös riskimerkintä Project Onlineen ohjeiden mukaan ja päivitä sitä viikoittain E Päivitä riskiarviota jatkuvasti

11 Riskikartta Johdon työkalu 11

12 Riskikartta: Strategisen hallinnan taso Kooste sisältää 61 riskiä 12

13 Riskikartta: Operatiivisen hallinnan taso Kooste sisältää 14 riskiä 13

14 Riskikartta: hallinnan taso sekä strateginen että operatiivinen Kooste sisältää 12 riskiä 14

15 Riskikartan 10 merkittävintä riskiä Sisältää 7 strategisen tason riskiä 1 operatiivisen tason riski 2 molempien tasojen riskiä 15

16 Riskikartan 10 merkittävintä operatiivisen tason riskiä 16

17 Riskitilannekoosteen vaikutuslajit Aikataulu Laatu Talous Maine Strategia 17

18 Riskikartan 10 merkittävintä riskiä: Laatu, aikataulu Sisältää 5 strategisen tason riskiä 5 molempien tasojen riskiä 18

19 Riskikartan 10 merkittävintä riskiä: Laatu, talous Sisältää 6 strategisen tason riskiä 3 molempien tasojen riskiä 1 operatiivisen tason riski 19

20 Riskikartan 10 merkittävintä riskiä: Laatu, aikataulu, talous Sisältää 5 strategisen tason riskiä 3 molempien tasojen riskiä 2 operatiivisen tason riski 20

21 Riskikartan 10 merkittävintä riskiä: Strategia Sisältää 10 strategisen tason riskiä 21

22 Seuraa valmistelua ja osallistu keskusteluun #Uusimaa2019 #turvallinensiirtymä