Laskutus. ValueFramen käyttäjäpäivät Harri Kanerva, ValueFrame Oy. Suuntaa menestykseen

Transkriptio

1 Laskutus ValueFramen käyttäjäpäivät Harri Kanerva, ValueFrame Oy

2 Esityksen sisältö Käyttöliittymäuudistuksen taustaa Osoitteiden määräytyminen laskulle Laskun muodostaminen Laskuhotelli Laskuttamattomien tapahtumien seuranta Sivu 2

3 Laskutuksen lähteet Laskutukseen tulevat Tunnit Myynnit Matkat Laskutus Tunnit, sellaisten osaprojektien osalta joiden laskutustyyppi = Tuntilaskutettava Myynnit, muodostuen seuraavista: Osaprojektille syötetyt myyntierät (esim. urakan maksuerätaulukon mukaan) Ostot joiden Tyyppi = Laskutetaan Jatkuvaislaskutteiset sopimusrivit Laskutettavaksi merkityt matkat Sivu 3

4 Osoitteiden määräytyminen laskulle Osaprojektin laskutusosoite 1 3 Kohteen laskutusosoite 2 Asiakkaan laskutusosoite Projektin laskutusosoite Verkkolaskuosoite Asiakkaan postiosoite Asiakkaan käyntiosoite Sivu 4

5 Laskuttamattomat tapahtumat Laskutukseen käytetään tyypillisesti toimintoa Laskuttamattomat tapahtumat Toiminnon avulla laskutus voidaan toteuttaa keskitetysti tai hajautetusti esim. projektipäälliköiden toimesta Raportin valintojen avulla (myyntien aikarajaus, status jne.) laskutus saadaan tukemaan sovittua prosessia. Voidaan esim. sopia, että vain hyväksytyt tunnit ja matkat laskutetaan --- valinta Tuntien ja matkojen tila Laskut voidaan laatia joko projektitasolta tai osaprojekti kerrallaan. Tarvittaessa myös koontilaskun laatiminen asiakastasolla on mahdollista Sivu 5

6 Laskutettavien tapahtumien tarkastelu Tässä käyttäjä voi tarkastella ja muuttaa tehtyjen tuntikirjausten tai myyntirivien selitteitä, määriä ja hintoja. Tuntien muuttaminen ei vaikuta henkilön alkuperäiseen tuntikirjaukseen. Laskun liitteellä tiedot näytetään muutetun tuntimäärän mukaisesti. Sellaisten myyntirivien osalta, joihin on tallennettu myös ostohinta (läpilaskutus) ei kappalemäärän muuttaminen ole sallittua. Näissä voidaan muuttaa ainoastaan myyntihintaa. Laskurivien ryhmittelyyn on useita eri vaihtoehtoja. Järjestelmän asetuksissa voidaan määritellä oletus sekä estää joidenkin ryhmittelyjen käyttäminen. Sivu 6

7 Ei-laskutettavien kuittaus laskutetuksi Joskus kaikkia järjestelmään kertyneitä tapahtumia ei päästä laskuttamaan. Tapahtumat tulee kuitenkin käsitellä järjestelmässä, jotta ne eivät jää roikkumaan laskuttamattomiin tapahtumiin. Em. tapauksessa pois kuitattavien rivien hinta muutetaan nollaksi. Tämän jälkeen klikataan Siirry laskulomakkeelle. ValueFrame pyytää vahvistusta halutaanko tapahtumat kuitata laskutetuiksi nollahintaisina. Klikkaamalla Jatka tapahtumat merkitään laskutetuiksi, mutta niiden hinnaksi merkitään 0. Sivu 7

8 Laskun perustietojen tietosisältö Laskulle tuleva Viitteenne ja Lisäteksti voidaan antaa projektilla tai osaprojektilla Asiakkaan tiedoissa syötetty lisäteksti periytyy tiedon kirjaamise jälkeen lisätyille projekteille Sivu 8

9 Laskun tietosisältö Laskun otsikkotietoihin tulevat arvot määräytyvät osaprojektille, projektille tai asiakkaan taakse tallennettujen tietojen perusteella. Esim. tilaaja, viitteenne ja lisäteksti voidaan antaa valmiiksi jolloin ne tulevat oletuksena laskulle oikein. Kirjanpitotili on tarpeellinen kun ValueFrame on integroitu taloushallintoon. Laskun tietosisällön muodostumisesta on saatavilla ValueFramelta erillinen dokumentaatio Sivu 9

10 Laskuhotelli Laskut on mahdollista lähettää verkkolaskuina ValueFramen Laskuhotelli palvelun kautta 01/2011 alkaen palvelu mahdollistaa myös liitteen lähettämisen Sivu 10

11 Hyvityslasku Hyvityslasku on mahdollista tehdä osasta laskua. Rivit joita ei hyvitetä merkitään Poista -ruksilla Jos lasku hyvitetään kokonaan ja halutaan laskuttaa uudelleen, tulee klikata painiketta Tallenna ja peruuta tapahtumat Sivu 11

12 Myyntiennusteraportti Myyntiennusteraportti käytetään myös laskuttamattoman, kertyneen myynnin seurantaan Raportin avulla nähdään nopeasti minkä verran yrityksen projekteista on kertynyt laskutusta, sekä tieto tulevasta laskutuksesta Sivu 12

13 Laskutettavuusraportti Laskutettavuusraportin avulla voidaan nopeasti ajaa ValueFramesta lista projektien laskutuskertymistä projektipäälliköittäin ja projekteittain. Tarkastelun avulla tunnistetaan laskutuksen näkökulmasta laahaavat projektit Raportin tietoa voidaan käyttää myös tilinpäätöksen laadinnassa ajamalla raportin vuoden vaihteessa laskuttamatta olevista projekteista ja näiden kertymistä Sivu 13

14 Kysymyksiä? Harri Kanerva Sivu 14