Asiakastietojen tuominen toisesta tietokannasta etaika-ohjelmistoon. Kuinka yhdistän tietoja eri asiakastietokantojen välillä

Transkriptio

1 Asiakastietojen tuominen toisesta tietokannasta etaika-ohjelmistoon Kuinka yhdistän tietoja eri asiakastietokantojen välillä

2 Aloitus Asiakastietoja voidaan tuoda ulkoisesta lähteestä CSV-tiedostona (Excel) ohjelmistoon Tietojen täytyy olla omissa sarakkeissaan eikä tiedosto saa sisältää kokonaan tyhjiä rivejä tai sarakkeita. Myös erikoismerkit puolipiste, lainausmerkit yms. ovat haitallisia. Nämä on poistettava ennen tuontia. Taulukossa voi olla ylimääräisiäkin sarakkeita, mutta ne voi jättää tuomatta (kts. sivu Sarakkeiden liittäminen) Siirry Asiakashallintaan ja napauta vasemmalta CSV-tuonti -linkkiä Valitse Kontaktit / Asiakkaat

3 Tiedoston lataaminen Valitse Selaa(Browse)-painikkeen avulla tallentamasi CSV-tiedosto omasta hakemistostasi ja napauta Lisää tiedosto Mikäli taulukossasi oli otsikkorivi, niin laita valinta kohtaan Ensimmäisellä rivillä on sarakeotsikot Napauta Seuraava

4 Sarakkeiden liittäminen Jos järjestelmä ei tunnista joitain otsikoita tai ne puuttuvat kokonaan, niin tällä sivulla kohdistetaan sarakkeet ja tietueet toisiinsa. Laatikossa CSV-tiedosto on sellaiset sarakenimet, joita järjestelmä ei tunnistanut ja oikealla Kontaktitietokanta-laatikossa ne sarakkeet joista vastaavan voi valita. Napauta molempia nimiä ja sen jälkeen liität ne toisiinsa napauttamalla Liitä Kohdistetut sarakkeet näkyvät alimmassa laatikossa Siirry seuraavaan vaiheeseen napauttamalla Seuraava

5 Jakelulistan valitseminen Valitse jakelulista, johon tallennat tuotavat tiedot. Jakelulista voi olla olemassa oleva tai voit luoda tässä uuden antamalla jakelulistalle nimen kentässä Uusi jakelulista ja napauttamalla Lisää uusi jakelulista. Uusi tulee valituksi ylempään kohtaan automaattisesti. Napauta Seuraava

6 Tuplien massakäsittelysäännön luonti Säännöllä kerrotaan miten tuotava tieto käyttäytyy suhteessa järjestelmästä jo löytyvään tietoon Määritellään kenttä/kentät, joiden perusteella kontaktia käsitellään samana henkilönä. Jos esim. sukunimi ja sähköposti ovat samat, niin CSV-tieto tuodaan järjestelmässä olevan tiedon päälle. Lisämäärityksen voi tehdä järjestelmästä löytyvän tiedon tuoreuden suhteen. Mikäli järjestelmän tietoa on päivitetty esim. viikon aikana, niin silloin säilytetään järjestelmästä löytyvä tieto ja se vain lisätään aiemmin määriteltyyn jakelulistaan.

7 Tuplien massakäsittelysäännön luonti Määritä siis kentät, joiden perusteella automaattinen yhdistäminen tehdään. Ensimmäisen kentän valinnan jälkeen voit päättää otatko muita kenttiä ollenkaan mukaan. Jos otat valitse kenttänimen perässä olevasta pudotusvalikosta JA, aukeaa uusi kenttävalinta Kenttiä voit valita maksimissaan kolme Tämän jälkeen ota halutessasi käyttöön aikarajoitin

8 Manuaalinen kohdistaminen Mikäli säännöistä huolimatta löytyy sellaisia, joiden tiedot eivät täsmää keskenään, avautuu manuaalikohdistamisen sivu, jossa käyttäjä päättää miten eri tuplaesiintymiä käsitellään Järjestelmä tulkitsee eri henkilöiksi mm. kuvan mukaisesti eli jos joku kenttä on laitettu määrääväksi kentäksi ja toisesta tietolähteestä puuttuu tieto kokonaan ohjelma tulkitsee eri henkilöksi.

9 Vahvistus Määrittelyjen jälkeen järjestelmä antaa vahvistussivun, jossa kannattaa tarkistaa, että tuotavien tietojen määrä täsmää alkuperäisen CSV-tiedoston rivien määrään Mikäli eroa löytyy, kannattaa alkuperäinen taulukko tarkistaa erikoismerkeistä tms. ennen siirron vahvistamista. Jos sarakkeet menevät oikein ja kaikki näyttää olevan kunnossa, napauta Vahvista siirto Nyt tiedot ovat tallentuneet tietokantaan ja löytyvät myös valitsemaltasi jakelulistalta