Suomalaisten työtapojen tutkimus 2016

Transkriptio

1 Suomalaisten työtapojen tutkimus 2016 Lyhennetty versio, vapaaseen jakeluun.

2 SUOMALAISTEN TYÖTAPOJEN DIGITALISAATIO ON LASTENKENGISSÄ Suomi on edelläkävijä modernin tuottavuusteknologian käyttöönotossa. Esimerkiksi Microsoftin Office 365 tuotteen käyttäjälisenssejä on Suomessa yli miljoona. Tämä luo erinomaiset lähtökohdat ajasta ja paikasta riippumattomalle työlle, asiantuntijaverkostojen luontiin, sekä paremmalle asiakas- ja kumppaniyhteistyölle. Teknologia tuottaa kuitenkaan harvoin lisäarvoa, jollei sen mahdollisuuksia osata hyödyntää. Sinisen Meteoriitin tekemä tutkimus paljastaakin kolme tunnuslukua joiden viesti on karu: työtapojen muutos on vähäistä ja paikoin sähläys lisääntyy uusien välineiden myötä. Kyselyvastauksia on kerätty kymmenistä yksityisistä ja julkishallinnon organisaatioista, jotka työllistävät yhteensä lähes työntekijää. Kuten digitalisaatiossa yleensäkin, ongelma kiteytyy johtamiseen. Alle 11% kaikista vastaajista kokee, että heidän organisaatiossaan digitaalisia työtapoja kehitetään fiksusti yhteistyössä, työpäivän tehokkuuden ja liiketoiminnan tavoitteiden lähtökohdista. Liian usein välineet lanseerataan IT:n tai viestinnän toimesta ja niiden rooli yksittäisen tiimin työssä ja samalla organisaation tavoitteiden mahdollistajana jää roikkumaan ilmaan. Ongelma on huutava, sillä mobiliteetin ja pilviteknologian kehittymisen myötä digivälineiden helppokäyttöisyys ja mahdollisuudet ovat kehittyneet valtavasti viimeisen kahden vuoden aikana. Ne edelläkävijät, jotka jo nyt panostavat yhteistyön ja tekemisen kulttuurin muutokseen, harppovat itselleen selkeätä kilpailuetua. Antti Martikainen

3 Työpaikoilla sählätään, koska johto ja keskijohto eivät tartu työtapojen kehittämiseen teknologian tarjoamien mahdollisuuksien pohjalta Vain 10,64 % kaikista vastaajista kokee, että heidän organisaatiossaan työtapoja kehitetään fiksusti yhteistyössä, tavoitteena työpäiväkokemuksen tehostaminen ja liiketoiminnan kehittäminen. Organisaatiokohtaisesti henkilöstön näkemys vaihtelee 7-26% välillä. Hieman yleistäen voidaan todeta, että mitä isompi organisaatio, sitä tyypillisemmin työntekijät kokevat, että heidän tekemänsä työ pirstaloituu erilaisten järjestelmien, keskeytysten, erillisen raportoinnin, kirjautumisten ja tiedon- ja avunetsimisen sekamelskaksi, jolloin varsinaisten työtavoitteiden toteuttaminen on tarpeettoman hankalaa. Pienemmissä organisaatioissa pärjätään paremmin, koska yhteiset tavoitteet ovat selkeämpiä ja ihmiset työskentelevät tiiviimmin keskenään. Ammattiliitto Pron tutkimusten mukaan työpaikkojen sähläysaste on toimialasta riippuen prosenttia. Paradoksaalista kyllä, uusi teknologia voi parantaa merkittävästi yhteistyötä niin sisäisesti, kuin kumppani- ja asiakasyhteistyössä, mutta huonosti juurrutettuna se helposti lisää epätietoisuutta ja sähläystä. Maailmalla on runsaasti esimerkkejä yrityksistä, jotka ovat muun muassa onnistuneet tiputtamaan asiakaspalvelunsa vasteajat murto-osaan aiemmasta, verkottamalla asiantuntijansa kansainvälisesti modernin sosiaalisen keskusteluympäristön avulla. Kuitenkin: jos vain osa työntekijöistä alkaa hyödyntää tällaista kanavaa, mutta osa ei, niin tieto ja keskustelut silppuuntuvat yhä monimuotoisemmalla tavalla. Yhtenäisesti ja fiksusti hyödynnetty teknologia voi siis sujuvoittaa asiakasyhteistyötä merkittävästi, mutta suoraan paketista työntekijöille heitettynä se saattaa aiheuttaa ylimääräistä hallaa.

4 Vain 10,64 % kaikista vastaajista kokee, että heidän organisaatiossaan työtapoja kehitetään fiksusti yhteistyössä, tavoitteena työpäiväkokemuksen tehostaminen ja liiketoiminnan kehittäminen.

5 Tiimityön suurimpia ongelmia ovat tiedon ja asiantuntemuksen löytyminen Vain 21,35 % kaikista vastaajista kokee, että organisaation käytössä oleva tieto ja asiantuntemus löytyvät tehokkaasti myös tiimirajojen yli. Kokemus vaihtelee merkittävästi vastaajaorganisaatiosta riippuen: heikoimmillaan vain muutama prosentti kokee tiedon löytyvän helposti, parhaimmillaan noin puolet henkilöstöstä kokee yhteistyön oman tiimin ulkopuolelle helpoksi. Vaikka yrityksissä ylläpidetään henkilöprofiilitietoja (usein lähinnä organisaatio- ja yhteystietoja) ja Yammerin tai Slackin kaltaiset välineet mahdollistavat verkottuneen työnteon, vain noin viidennes vastaajista löytää tietoa tai asiantuntemusta helposti myös oman tiimin ulkopuolelta. Neljä viidestä hukkaa aikaa ihmettelyyn, kysymyksiin väärille ihmisille ja mahdollisesti sähläyksen jälkeen löytää lopulta dokumenttiversion, joka ei ole ajan tasalla. Uskoaksemme luvussa näkyy vahvasti se satunnaisuus, millä organisaatiot kehittävät johdon, esimiesten ja työnohjaajien kyvykkyyttä ohjata digivälineiden käyttöä ja tehdä asiakaslähtöistä yhteistyötä helpottavia sopimuksia tavoitteiden saavuttamiseksi. Jos oman tiimin sisällä onnistutaankin vielä kohtalaisella prosentilla sopimaan käytännöistä, niin tiimirajat ylittävä tiedon ja asiantuntijuuden löytyminen on surkeassa jamassa silloin, kun digivälineiden käyttötapoja ei johdeta asiakasyhteistyön, liiketoiminnan ja työpäivän tehokkuuden lähtökohdista.

6 Vain 21,35 % kaikista vastaajista kokee, että organisaation käytössä oleva tieto ja asiantuntemus löytyvät tehokkaasti myös tiimirajojen yli.

7 Jokainen sählää omalla tavallaan Kaikista vastaajista 81,19% kokee, että henkilökohtaisten digityötaitojen kehittämiseen tarvittava konkreettinen apu puuttuu. Kokousten ja sähköpostin haasteet ovat tiedossa useimmilla työpaikoilla. Pikaviestimet, yhteisölliset keskustelukanavat ja uudet mobiililaitteet ovat esimerkkejä investoinneista, joilla työpaikkojen asiantuntijoita pyritään saamaan tuottavammiksi. Kasvava informaatiovirta ja jatkuvat keskeytykset tuovat kuitenkin mukanaan myös haasteita: kuinka turvata keskittymiskyky, lopputulosten syntyminen ja riittävä kontrollin tuntu työssä? Vastaajien mukaan henkilökohtaiset digityötaidot, esimerkiksi digitaalisen läsnäolon ja päivittäisrutiinien hallinta, eivät ole työpaikalla keskustelunaihe, tai he ovat korkeintaan osallistuneet yhteen aihepiiriin liittyvään koulutukseen. Puutteet työviikon suunnittelussa ja sähläys päivittäisrutiineissa tuottaa korkeintaan keskinkertaista laatua ja stressaantunutta mieltä. Työntekijöiden hyvinvointi ja tuottavuus on useimmissa organisaatioissa kultaakin arvokkaampi teema, mutta vain harva organisaatio juurruttaa ihmisille digitaalisia perustaitoja. Älypuhelimiin ja tabletteihin kyllä investoidaan, mutta sovellusten yhteiskäyttöä eri laitteilla opetetaan korkeintaan pintapuolisesti.

8 Kaikista vastaajista 81,19% kokee, että henkilökohtaisten digityötaitojen kehittämiseen tarvittava konkreettinen apu puuttuu.

9 Modernit työtavat ovat digitalisaation peruskivi muutos edellyttää, että johto astuu totutun mukavuusalueensa ulkopuolelle Antti Martikainen meteoriitti.com Lea Lähteenmäki meteoriitti.com Janne Gylling meteoriitti.com Pekka Walkama meteoriitti.com Teknologia ei auta organisaatiota tuottamaan lisäarvoa, jos se jää työpaikan oikeasta työstä erilliseksi kerrokseksi, jota ihmiset käyttävät yksilöllisesti selvitäkseen työstä kuten parhaaksi näkevät. Muutosvalmiit ihmiset kyllä ottavat uusia välineitä käyttöön ja oppivat ratkomaan ongelmia verkottuneesti, mutta organisaatiotasolla tuloksia syntyy vasta, kun ihmiset toimivat samoissa kanavissa riittävän yhtenäisillä tavoilla. Etenkin liiketoimintakriittisten teemojen osalta tämä tarkoittaa käytännöistä sopimista: esimerkiksi kuinka ja mistä tilanteista kerätään asiakastietoa ja missä keskustelukanavissa ratkotaan asiakkaiden ongelmia. Tuottavuusvälineiden pitäisi siis auttaa ihmisiä työskentelemään paremmin yhdessä ja tuottaa lisäarvoa yhteistyöhön niin sisäisesti kuin kumppani- ja asiakasyhteistyöhön. Tämä ei toteudu, jos organisaatio ei kehitä uudenlaisia yhdessä oppimisen ja työtapojen juurruttamisen malleja. Muutos edellyttää uudenlaista käytännön osaamista johdolta, esimiehiltä ja työnohjaajilta, jotta he voisivat yhteistyössä omien tiimiensä ja yksiköidensä kanssa ottaa uusia käytäntöjä käyttöön ja hylätä vanhoja. Tämä ei tarkoita, että johtajista pitäisi tehdä teknologiaasiantuntijoita. Sen sijaan heidän tulisi ymmärtää miten tuottavuusväleillä edistetään työntekijöiden työpäivän sujuvuutta ja liiketoimintatavoitteiden toteuttamista.