Agenteq Solutions Oy Tampuuri-kiinteistöhallinta

Transkriptio

1 Agenteq Solutions Oy Tampuuri-kiinteistöhallinta

2 Keitä me olemme ja mitä teemme? Agenteqin 50 asiantuntijaa työskentelee Salossa, Helsingissä, Savonlinnassa, Lappeenrannassa ja Raumalla he kehittävät, myyvät, ylläpitävät ja kouluttavat Tampuuri-tietojärjestelmää päivittäin Suomen suurin kiinteistöliiketoimintaan keskittynyt ohjelmistotalo Liikevaihto vuonna 2011 oli 6,4 M Olemme Suomen Talokeskus Oy:n tytäryhtiö Internet, Tampuuri toimii täysin selainpohjaisesti Toimitamme markkinoiden kokonaisvaltaisinta ERP-järjestelmää kiinteistöliiketoimintaan

3 Tampuuri numeroina lähes 200 asiakasta kiinteistöä vuokralaista, asukasta 4000 eri käyttäjää kirjautuu päivittäin

4 Tätä on Tampuuri

5 Tampuuri kiinteistötiedon hallinta Osakas Asukas Vuokralainen Verkkopalvelut Isännöintiyritys Vuokrataloyhtiö Kiinteistöomistaja Manageerausyhtiö Huoltoyhtiö Julkishallinto Asiakkuuden hallinta Omaisuuden hallinta Liiketoiminnan ohjaus

6 Asiakassivustot Yhteystiedot, Ilmoitustaulu, Pöytäkirjat, Vikailmoitukset, Tilaukset ja palvelupyynnöt Taloudellinen raportointi, Kulutusten raportointi Hallituspalvelut Vapaat asunnot, Asuntojen hakeminen, Irtisanominen Toiminnanohjaus Vuokraus Markkinointi, Hakeminen, Tarjoukset, Asukasvalinta, Vuokrasopimukset Hallinnointi Asukkaat, Autopaikat, Saunavuorot, Avaimet, Dokumentit, Sopimukset, Kokoukset, Postitukset, Tiedotus Tekninen isännöinti Vikailmoitukset, Huollon ohjaus, PTS ja Asuntokohtaiset muutostyöt, Kulutusseuranta ja energiatodistus, Asuntotarkastukset Isännöinnin perusohjelmat Kiinteistötiedot, Osapuolet, Vastikereskontra, Perintä, Lainaosuudet, Osakasrekisteri, Isännöitsijätodistus, Budjetointi ja seuranta Taloushallinto Kirjanpito Palkanlaskenta Ostoreskontra Monipankkiohjelma Ostolaskujen kierrätys, ostoreskontra

7 ERP=toiminnanohjaus CRM=asiakkuudenhallinta Omaisuudenhallinta Verkkopalvelut Perustietojen ylläpito kohderekisteri kohderekisteri yhteystiedot, kohteen tiedot Asuttaminen asuntotarjoukset hakemusten perusteella asuntotarkastus asunnon markkinointi asukasvalinta asunnon hakeminen vuokrasopimukset asukkaan omien tietojen käsittely vuokrareskontra asunnon irtisanominen perintä Hallinnointi asukashallinta (esim. sisäänmuuttopv) ilmoitustaulu autopaikkojen, saunavuorojen kokousten ja dokumenttien hallinta Tiedottaminen, postitukset autopaikat sopimusten hallinta saunavuorot kokousten hallinta tilaukset dokumenttien hallinta avaintenhallinta Tekninen isännöinti ilmoitushallinta ilmoitushallinta ylläpidon seuranta huoltokalenteri kulutuksenseuranta kulutusseuranta PTS asuntokohtaiset muutostyöt asuntokohtaiset muutostyöt asuntokohtaiset muutostyöpyynnöt auraus- ja hiekoituspäiväkirja raportointi Isännöinti vastikereskontra budjetointi talousarviovertailut vuokrareskontra lainaosuudet osakasrekisteri isännöitsijätodistus perintä johdon raportointi Taloushallinto kirjanpito, ostolaskut, palkat yms ostolaskutus ostolaskujen kierrätys talousraportointi

8 Tampuurin etusivu...

9 Taloyhtiö-Isännöinti-Huolto Mikä on Tampuurin rooli?

10 Taloyhtiö Huolto Tampuuri Isännöinti Muut kumppanit

11 Kohderekisteri ja Tekniset sovellukset

12 Kohderekisteri Kohderekisteri on koko Tampuurin perusta. Kohderekisterillä hallitaan kaikkia kiinteistön perustietoja. Kaikki Tampuuri kiinteistötietojärjestelmän ohjelmasovellukset käyttävät Kohderekisterin tietoja. Perustiedot ovat siis samat kaikissa ohjelmasovelluksissa, jolloin ylläpito kohdistuu vain yhteen rekisteriin. Skaalautuva kohderekisteri antaa mahdollisuuden käyttäjälle päättää millä tarkkuudella perustietoja ylläpidetään tai miten tarkasti tilojen tietoja tallennetaan. Jokaiselle asiakkaalle luodaan oma tietokanta ja yksillä käyttäjätunnuksilla voi olla oikeudet useisiin tietokantoihin asiakkaasta riippumatta. Kohderekisteriä voi myös käyttää itsenäisenä ilman muita ohjelmasovelluksia. Kohderekisteri voi sisältää mm. seuraavia osiota: Kiinteistötiedot Rakennustiedot Tilatiedot Järjestelmätiedot Laitetiedot Henkilörekisteri Yritysrekisteri Toimialarekisteri Käyttäjäryhmien hallinta

13

14

15 Huoltokalenteri Huoltokalenteri on kohteiden määräaikaishuoltojen hallinnointia. Huoltokalenteri luodaan yhtiön omistajan ja huoltoyhtiön välisen huoltosopimuksen pohjalta. Sillä hallitaan kiinteistönhoidon ja siivouksen sopimuksenmukaisia tehtäviä. Huoltotyölistojen kautta voidaan tulostaa huoltomies- tai kiinteistökohtaiset työlistat esim. kuukausittain. Huoltokalenterin kautta huoltomiehet myös kuittaavat työt tehdyiksi. Huoltokalenterin tehtäväluetteloa voi hyödyntää huoltoyhtiön kilpailuttamisessa, sis ällyttäen luettelon tarjouspyynnön liitteeksi. Huoltokalenterille/työlistoille voidaan laittaa tehtäviä kenelle tahansa. Se ei rajoitu vain huoltoon ja siivoukseen. Siellä voi olla myös tehtäviä esimerkiksi hissiyhtiöille tai muille ulkopuolisille yrityks ille tai henkilöille sekä oman yrityksen sisällä esimerkiksi isännöitsijöille, kiinteistösihteereille tai työnjohtajille. Huoltokalenterin hallinnan toiminnallisuudet: Huoltokalenterin muodostaminen mallihuoltokirjan pohjalta Vuosittainen huoltokalenteri (kuukausipohjainen näkymä) Kuukausi tai viikkopohjainen huoltotyölista Huoltotehtävien kuittaaminen ja kommentointi Huolto-ohjeet ja palvelukuvaukset Huoltotyölistat raportteina (laaja ja suppea) Massaraportti huoltotöiden kuittauksien tilanteista (tapahtumien yhteenvetoraportti)

16

17

18 Ilmoitushallinta Ilmoitushallinta on päivittäistä vika- ja työilmoitusten hallintaa. Ilmoitushallinta sisältää listan huoneiston tai kohteen tapahtumista. Vika- tai työtilauksia voi ilmoittaa huoltoyhtiö, omistaja tai asukas. Ilmoituksia varten sovelluksessa on valmis lomake, mikä voidaan jakaa sähköisesti laajaan käyttöön esimerkiksi julkisten Internet-kotisivujen kautta. Tällöin ilmoitusten tekeminen sovellukseen onnistuu ilman käyttäjätunnuksia. Ilmoitushallinta voidaan myös linkittää toiseen Tampuuriin kuten huoltoyhtiön käyttämään Tampuuriin. Ilmoitushallinta sisältää: Ilmoitusten vastaanotto, sähköinen välittäminen ja kuittaaminen Tehtyjen toimenpiteiden seuranta, kuittaaminen ja mahdollinen siirto laskutukseen Raportointi/tilastointi eri kriteerein (esim. vasteaika, vikaluokka tai työn suorittaja) Massaraportointi ja läpimenoajat Ilmoitusten ketjuttaminen (linkittäminen toisiinsa) Hyväksymismenettely kustannusrajoin Tunti- ja kilometrimenekkien syöttäminen Massavastaanottaminen ja -kuittaaminen

19

20 Ilmoituksen kuvaus...

21 Dokumenttien hallinta Dokumenttien hallinnan avulla hallitaan kohteisiin liitettyjä asiakirjoja. Ne voivat olla esim. hallituksen tai yhtiökokouksen pöytäkirjoja liitteineen, piirustuksia tai remonttien suunnitteludokumentteja. Kohteet tulevat dokumenttipuuhun suoraan Kohderekisteristä. Kohteiden alle voi rakentaa yhtenäisen kansiorakenteen, mikä on kopioitavissa jokaiseen kohteeseen. Jos taloyhtiöllä on asukassivut, määritellyt asiakirjat linkittyvät moduulista suoraan sivuille. Dokumenttien hallinnan asiakirjoja hyödynnetään Tampuurin muissa moduuleissa, esim. isännöitsijäntodistuksen liitteenä. Dokumenttien hallinnan toiminnallisuudet: Dokumenttien lisääminen, siirtäminen, kopioiminen ja poistaminen Dokumenttien kansiointi ja hakeminen Dokumenttien ja kansioiden käyttöoikeudet Malliliitteet ja niiden liittäminen esim. kaikille kohteille Dokumenttien tyypittäminen (piirustus, dokumentti jne.) Julkiset liitteet asukassivuja varten

22 Kohderekisterin kautta tai tyypeittäin...

23 Kunnossapito-PTS Kunnossapito-PTS on kiinteistön, rakennuksen, huoneiston tai muun kohteen pitkän tähtäimen remonttien suunnitelma. Kunnossapito-PTS:n avulla tehdään vuosittaista suunnitelmaa siitä, mitä remontteja tehdään esimerkiksi 5 tai 10 vuoden kuluttua. Kunnossapito-PTS mahdollistaa: Remonttien aikataulutuksen ja alustavan kustannusarvion Ulkopuoliset konsultit voivat tallettaa remonttisuunnitelmat suoraan Tampuuriin omilla tunnuksilla Osakkaalle mahdollisuuden ilmoittaa tai hakea muutostyölle lupaa sähköisellä lomakkeella Ilmoitusten ja liitteiden tallentamisen ohjelmaan huoneistokohtaisesti isännöitsijän käsiteltyä lupahakemuksen Lain velvoittamat tiedot muutostöistä isännöitsijäntodistuksen liitteeksi Remonttien massaperustamisen ja niiden tietojen muuttamisen massana Remonttien tilat, joilla hallitaan budjetointiprosessia Järjestelmäehdotukset (järjestelmä ehdottaa remontteja tietyn intervallin mukaan)

24 PTS-Luettelonäkymä...

25

26 Muutostöiden hallinta Muutostöiden hallinta moduuli on osakkaan ilmoittamien muutostöiden hallintaa voimaan tullut asunto-osakeyhtiölaki velvoittaa osakkaan ilmoittavan suunnittelemistaan muutostöistä. Ilmoituslomake löytyy asukassivuilta, josta asukas sen täyttää. Lomake tallentuu suoraan Tampuuriin, josta isännöitsijä joko hyväksyy tai hylkää sen sekä tarvittaessa tiedottaa päätöksestä esimerkiksi taloyhtiön hallituksen puheenjohtajalle. Tieto kulkee hyväksymisen jälkeen suoraan Kunnossapito-PTS:ään ja on sitä kautta Isännöitsijäntodistuksen käytettävissä. Etuna tässä on helppous ja nopeus. Muutostöiden hallinnan toiminnallisuudet: Muutostyön jättäminen helppokäyttöisellä lomakkeella Muutostyön prosessin seuranta muutostyölistan avulla Muutostöiden hyväksyminen, hylkääminen tai lisätietopyynnöt Tehtyjen remonttien automaattinen linkitys PTS:ään Muutostöiden liitteiden hallinta Saumaton yhteenliittymä asukassivujen kanssa

27 Kulutusseuranta Kulutusseurannan avulla seurataan kiinteistökohtaista kulutusta jopa tuntitasolla. Palveluun kuuluvat lämpöenergian, veden ja sähkön seuranta. Tampuurin kulutusseuranta antaa aina normeeratun kulutuksen, eli ottaa huomioon lämmitystarveluvun. Myös kaukolämpöveden jäähtymää on mahdollista seurata. Mikäli taloyhtiöllä on asukassivut, niin lukemat ja raportit linkittyvät moduulista suoraan sivuille. Kulutusseurannasta saa myös kiinteistön energiatodistuksen.

28 Kokouskone Kokouskone on Tampuuriin tuleva moduuli, joka on osa isännöitsijän toiminnan ohjausta. Moduulilla on tarkoitus hoitaa kaikki taloyhtiön hallinnointia koskevat kokoukset ja siirtää mahdollisimman suuren osan niiden hallinnointiin käytetystä ajasta ilta-ajasta virka-aikaan. Isännöintitoimiston osalta tavoitellaan sitä, että isännöitsijöiden toimintatavat voidaan yhtenäistää ja kokoustyön laatu saada tasalaatuisemmaksi yhtenäisten pohjien ja toimintatapojen avulla. Myös yksittäisen isännöitsijän sairastumisen tai poisjäännin vuoksi tehtävien toimien hoitaminen helpottuminen on oleellinen tavoite. Tavoitteena on myös saada kokouksen jälkeinen tehtävien hallinta haltuun. Kokouskoneen toiminnallisuudet: Läsnäolokokous Sähköinen kokous Pöytäkirjat ja niiden tallentaminen Kokousopalkkioiden laskutus Raportointi

29 Verkkopalvelut - Osakkaalle/Asukkaalle Hakijan palvelut Kohdetiedot Vuokralaispalvelut Vuokra- ja vastiketiedot Tilojen muutostyöt Varauspalvelut Viestintä/tiedottaminen

30

31

32

33

34 Verkkopalvelut - Hallitus Talousraportointi Asiakirjat Talon toimintojen seuranta Yhteystiedot Kokoukset Viestintä

35 Miksi Tampuuri? Markkinoiden laajin selainpohjainen kokonaisjärjestelmä kiinteistöjen hallintaan Koostuu moduuleista - et maksa turhasta Tietojen haku järjestelmästä helppoa ja nopeaa Käyttäjän tarpeiden mukainen räätälöinti Kumppaniverkko tuotu lähelle Tietyt osiot myös mobiilina Tuotteistettu Tampuuri - samat edut kaikille 2-3 päivitystä vuodessa Tuotekehityksessä mukana yli 30 asiantuntijaa

36 Asiakkaita VVO SATO Kunta-Asunnot Kruunuasunnot Espoonkruunu Tampereen VTS-Kodit VAV Asunnot Mikalo ( ent. Mikkelin Vuokratalot) Kotkan Asunnot Oulun Sivakka Lahden Talot Suomen Asumisoikeus HOAS Kuopas Vaasan Pikipruukki Kouvolan Asunnot Lemminkäinen Ahlström Kiinteistöt Neste Lahden Vanhustenasunnot Realia Isännöinti (70 toimistoa) Arenna Oy(ent. Avara Isännöinti) REIM Group (12 toimistoa) OP-Isännöinti (20 toimistoa) Kiinteistötahkola (5 toimistoa) Isännöitsijäkonttori Isännöintiverkko Kuopion Talokeskus Kotkan Seudun Talokeskus Eskolanmäen Lämpö Isännöinti Jouko Lahti Ykkös-Isännöinti SOL Palvelu HH-Kiinteistöpalvelu Soukan Kiinteistöpalvelu Porvoon Huoltomiehet Lännen Kiinteistöpalvelut Kaukajärviosuuskunta Akseli Kiinteistöpalvelu Kiinteistöpalvelu Koivu Kiinteistöhuolto Jaakola

37 Markkinaosuus asumisessa 1) Asumisoikeusasuntoja on Suomessa n , joista n. 72 % on Tampuurissa. 2) Suomessa on taloyhtiöitä n , joista on ammattimaisen isännöinnin piirissä. Agenteq markkinaosuus ammatti-isännöinnistä on n. 27 %. 3) Vuokra-asuntoja on Suomessa n , joista puolet on yksityisiä vuokra-antajia tai vastaavia. Agenteqin markkinaosuus yleishyödyllisestä asuntokannasta, asuntoa, on n. 45 %. 4) Yli miljoona ihmistä asuu Tampuurissa olevissa kohteissa. Rivi- ja kerrostaloasunnoissa asuu Suomessa asukasta, joten meidän peitto on n. 42 %. Jos huomioimme pelkästään osuutemme kerrostaloasumismuodossa, niin markkinaosuus on n. 60%. Suurin osa yli miljoonasta asukkaasta on Agenteqin verkkopalveluiden piirissä.

38 Tervetuloa joukkoon mukavaan! Ari Alkila