Huoltokirja kiinteistöjohtamisen välineenä. Timo Finnilä Yksikön päällikkö, huolto

Transkriptio

1 Huoltokirja kiinteistöjohtamisen välineenä Timo Finnilä Yksikön päällikkö, huolto

2 Klo 11:00 12:00 Huoltokirja kiinteistöjohtamisen välineenä Parhaat käytännöt eri asiakkailta. Esityksessä kuulet huoltokirjan tuomia hyötyjä kuten miten helpotat: - valvontaa - kilpailutusta - auditointia (katso myös workshop "Kiinteistön laadunhallinta Tampuurissa" klo 14:30-15:30)

3 Asuinkiinteistöt Liikekiinteistöt Vuokratalot Huoltoliikkeet Isännöinti Asiantuntijapalvelut Rakennuttaminen Isännöitsijä Järjestelmäasiantuntija Aluepäällikkö Toimitusjohtaja Rakennuttajainsinööri Kiinteistöasiantuntija Kiinteistönhoitaja Hallituksen jäsen

4 Kerrostaloasunto-osakeyhtiöiden hoitokulut Kerrostaloyhtiöiden kulujen rakenne vuonna 2013, prosenttia kokonaiskuluista Lähde: Suomen virallinen tilasto (SVT): Asunto-osakeyhtiöiden talous [verkkojulkaisu]. ISSN= Helsinki: Tilastokeskus [viitattu: ]. Saantitapa:

5 KIINTEISTÖSTRATEGIA Act Plan Check Do

6

7 Hajallaan oleva tieto Kuilu rakentamisen ja ylläpidon välillä Rakentamismääräykset Sopimushallinnan kehitystarpeet Huoltokirja Sähköinen huoltokirja Kiinteistötietojärjestelmä Kiinteistön toiminnanohjaus

8 Kiinteistön perustiedot Kiinteistön osapuolet Ennakkohuollot = Määräaikaishuollot = Huoltokalenteri Vikailmoitukset, palvelupyynnöt Käyttöpäiväkirja, hiekoitus- ja aurauspäiväkirja Järjestelmien ja rakenteiden yleiskuvaukset Laitteet, konekortit Dokumentit

9 Kunnossapito, PTS Kulutusseuranta Rakennusautomaatio Asuntotarkastukset Laatutarkastukset Tuoterekisteri ja Laskutus Ostolaskujen hyväksyttämismenettely

10

11 Palvelun todentaminen Suunnitelmallinen ja ennakoiva huolto Läpinäkyvyys, tieto kiinteistön osapuolien saatavilla Korjaushistorian merkitys = arvo Tietoa päätöksen tekoon Lähtötiedot valmiina toimeksiantoihin Katselmoinnit, tutkimukset, kilpailutukset, ym.

12 Varmistuminen, että kiinteistössä suoritetaan tarvittavat huoltotehtävät Nykyaikaiset työkalut Palvelupyyntöihin ja vikailmoituksiin Kiinteistön dokumentit saatavilla sähköisesti Kulutustiedot Rakennusosien ja laitteiden optimaalinen elinkaari Henkilöiden vaihtuessa tieto säilyy Käyttöoikeudet - voimassaolo ja näkyvyys

13

14 Huoltokirjakopiot osaltaan pilanneet huoltokirjan mainetta Huoltosuunnitelma ei vastaa kohdetta Kuitataan olemattomia tehtäviä Huoltokirja menettää merkityksensä! Tarvittavaa tietoa ei löydy Huoltokirja on laadittu puutteellisesti Huoltokirjan tulee olla aina kohdekohtainen! Tarkoituksenmukainen sisältö

15 Huoltokirja on määräysten sanelema pakollinen työ, joka tulee suorittaa hankkeen kiireisillä loppumetreillä 10v vastuutarkastuksessa voidaan vielä reklamoida, vaikka huoltokirjaa ei olisi käytetty Rakennusliikkeet edellyttävät huoltokirjan käyttöä Havaittavissa selkeä asennemuutos Takuuajan töiden valvonta Jos kymmeneen vuoteen ei ole käyty tarkastamassa tuulettuvaa yläpohjaa, onko aiheellista reklamoida siellä ilmenneistä ongelmista?

16 Huoltosopimuksen sisältö ei vastaa huoltokirjaa ja siinä on liikaa kuitattavaa Paperilla ja puhelimella on parempi Töiden kirjaaminen useaan järjestelmään aiheuttaa ylimääräistä työtä (huoltoliikkeen ja asiakkaan järjestelmät) Huoltokirja on KIINTEISTÖN huoltokirja. Kuittaukset järkevyydellä. Huoltoliikkeillä voidaan käyttää huoltosopimuksen mukaisesti Nykyaikaiset kenttätyökalut nopeuttavat ja tehostavat työtä TampuuriX Järjestelmien väliset rajapinnat ovat tätä päivää Tampuuri API

17 Useita eri tapoja perustaa huoltokirja Hintahaitari satasista --> tuhansiin Kysyntä muokannut tuotteet tarkoitusta vastaaviksi Olemassa olevat kiinteistöt Huoltosuunnitelmat, osapuolet Konekortit Dokumentit (digitointi, tiedon tallennus) Uudiskohteet Lakisääteinen, huoltokirjan koordinointi Korjausrakentaminen Lakisääteinen rakennusluvan alaiselta osalta Vastaa uudiskohteen koordinointityötä Puitesopimukset (kohdekäynti, haastattelu, tietopyynnöt)

18 Huoltokirjan käyttöönotto vaatii meiltä liikaa omia resursseja Käyttöönottoon ja arkeen saa apua Pääkäyttäjäpalvelu, koulutukset, perustaminen, ym. Kumppanit eivät ole valmiita sitoutumaan Motivointi, neuvottelu. Yhteinen etu.

19

20 Kiinteistönhoidon ja siivouksen kilpailutuksen yhteydessä sopimushinta tippui noin 30 %. Lisätöiden osuus ei ole juuri muuttunut. Asukkailta on tullut positiivista palautetta. Isännöitsijätoimiston toimitusjohtaja Kiinteistönhoitosuunnitelmien laadinta noin 30 kohdetta 2. Siivousohjelman päivitys 3. Kiinteistönhoidon ja siivouksen kilpailutus sekä uuden sopimusohjelman laadinta 4. Sopimusneuvottelu ja laatupalaverit sopimuskaudella Palvelun takaisinmaksuaika alle vuosi. Jatkuva säästö noin /vuosi

21 Laatu Hinta x Laatu Lähde: Petri Mäkelä, VTS-Kiinteistöpalvelu Oy Hinta

22 Palveluyritys 1 Asiakaslupaus Vasteajat Olosuhteet Energiatehokkuus Vastuullisuus Palvelusopimus (asiakaslupaus) Asiakas Onko työt tehty ajallaan? Ylläpidetäänkö oikein? Saavutetaanko olosuhteet? Onko toiminta energiatehokasta? Miten todennetaan asiakaslupaus vs palvelusopimus? Asiakas (asukas, vuokralainen, käyttäjä) raportoi: Kiinteistön omistajataho raportoi: Palveluyritys raportoi: Omistaja Palveluyritys 2 Ei toteutunut Vasteajat ovat ylittyneet Olemme kyllä hoitaneet hommamme

23

24 Tilaajan etu on saada lakisääteinen huoltokirjatieto Tampuuriin Sopimuskysymys (urakka- ja suunnittelusopimukset) Huoltokirjan tarkoituksenmukainen koordinointi Tampuurin hyödyntäminen Kohteen haltuunottoprosessi

25 Takuuajan tehtävät huoltokalenteriin Takuuajan vikalista ilmoitushallintaan Huoltokirjan jalkauttaminen Perehdytys osaksi valvontaa ja vastaanottoa Säännöllinen seuranta Poikkeamiin reagointi

26 Uudet ulottuvuudet raportoinnille Paikkatieto, karttanäkymä Ilmoitusten analysointi, lukumäärät, trendit Isojen kiinteistömassojen raportointi graafisesti Mukautuva raportointi Alueittain Huoltoliikkeittäin Isännöitsijöittäin Kullekin roolille oma näkymä

27

28

29 Tiedolla johtaminen Luo prosessit siten, että tietoa syntyy Käytä tietoa oikeiden päätösten tekemiseen Järjestelmän käyttöaste ja sen mittaaminen! Esimerkki Siistijät: Ammattiryhmä, joka käy usein kiinteistössä Miten heidän havaintoja hyödynnetään? Mitä jos he ilmoittaisivat puutteista suoraan Tampuuriin? Viat havaitaan ennen asiakkaita Asiakastyytyväisyys Ulkopuoliset toimijat: Velvoita ulkopuoliset toimijat tuottamaan tieto teidän toimintamallin mukaisesti Mihin tarvitset PDF- tai saati paperista raporttia?

30