Luottopolitiikka haltuun!

Transkriptio

1 Luottopolitiikka haltuun! Opas kirjallisen luottopolitiikan laadintaan Poista myynnin esteet fiksummalla luottopolitiikalla. Kotiuta raha varmemmin selkeällä prosessilla. Luottopolitiikka varmistaa, että kauppaa ei jää tekemättä.

2 Johdanto Luottopolitiikka on olennainen ja välttämätön osa jokaisen yrityksen arkea. Luottopolitiikan tavoitteena on kasvattaa ja tukea myyntiä. Luottopolitiikka on ennakoivaa riskienhallintaa, jonka avulla yritystä kohtaavien taloudellisten riskien ennakointi on halvempaa ja helpompaa verrattuna korjaavaan riskienhallintaan. Korjaava riskienhallinta voi tarkoittaa esimerkiksi riitaisen saatavan perimistä oikeusteitse. Luottopolitiikan tulee aina soveltua yrityksen toimialaan, kokoon, alalla vallitsevaan tilanteeseen ja yrityksen asiakaskuntaan. Toisin sanoen - ei ole olemassa yleispätevää luottopolitiikkaa, jota kaikki yritykset voisivat käyttää.

3 Luottopolitiikan hyödyt Luottopolitiikan avulla voidaan välttää luottotappioita ja parantaa myyntisaamisten kiertonopeutta. Hyötyjä lisäksi: Luottoprosessin käytäntö yhtenäistyy Yhteistyö eri osastojen (esim. myynti ja luotonvalvonta) välillä paranee Uusien työntekijöiden perehdyttäminen helpottuu Luotonhallinnan kustannustehokkuus paranee Tässä vain muutama esimerkki luottopolitiikan hyödyistä.

4 Näin hyödynnät opasta Tässä oppaassa esittelemme toimivan luottopolitiikan rakenteen vaihe vaiheelta. Oppaaseen tutustumalla saat käsityksen siitä, mitä asioita luottopolitiikassa tulisi olla mukana. Kun olet käynyt vaiheet läpi, saat tukea yrityksesi luottopolitiikkaprojektin aloittamiseksi tai voit tarkistaa yrityksesi olemassa olevan luottopolitiikan sisällön. Luottopolitiikka voi olla erikokoisissa yrityksissä ja erilaisilla toimialoilla eri laajuinen, mutta tärkeää on, että luottokaupan pelisäännöt olisi kirjattu jokaisessa yrityksessä. Luottopolitiikkaa laadittaessa ja päivitettäessä tarvitset laajasti näkemyksiä yrityksesi organisaation edustajilta. Erityisen tärkeää talousosaston lisäksi on keskustella myynnissä työskentelevien henkilöiden kanssa. Jos projekti ei ole käynnistynyt yrityksen johdon toimesta, on heidän sitouttamisensa luottopolitiikkaan erittäin tärkeää. Yrityksen ulkopuolisen asiantuntijan näkemykset ovat hyödyllisiä, vaikka yritys laatisikin luottopolitiikan itse. Tämä opas on työkirja sinulle, joka haluat laatia tai päivittää yrityksen luottopolitiikkaa!

5 Luottopolitiikan rakenne 01. Luottopolitiikkaprojektin vaiheet ja osallistujat 02. Yleistä luottopolitiikasta ja perustiedot yrityksestä 03. Yrityksen luotonhallinnan nykytila ja luottopolitiikan kehittämistarpeet 04. Luottoyksikön organisaatio ja vastuualueet 05. Luottopolitiikan tavoitteet 06. Yrityksen asiakaspolitiikka 07. Luottoprosessi 08. Laskutus ja reklamaatioiden käsittely 09. Vakuuspolitiikka 10. Tarjous-, tilaus- ja sopimusmenettely 11. Luotonvalvonta ja perintä 12. Epävarmojen saamisten ja luottotappioiden kirjaaminen 13. Luottopolitiikan lanseeraus 14. Luottopolitiikan päivittäminen

6 01. Luottopolitiikka projektin vaiheet ja osallistujat Valmistellaan kysymykset ja sovitaan tarvittavat haastattelut Käydään läpi tarpeelliset työvaiheet olemassa olevan luottopolitiikan päivittämisen tai uuden laatimisen osalta Sovitaan projektiin osallistuvat henkilöt ja heidän roolinsa

7 02. Yleistä luottopolitiikasta ja perustiedot yrityksestä Luottopolitiikan perustehtävät ja yleisperiaatteet Mitä yrityksiä luottopolitiikka koskee? Perustiedot yrityksestä Toimiala Konsernisuhteet Liikevaihto Asiakkaiden määrä Laskujen määrä Perintätoimeksiantojen määrä Myyntisaamisten määrä

8 03. Yrityksen luotonhallinnan nykytila ja luottopolitiikan kehittämistoimenpiteet Tämänhetkisen luottopolitiikan tarkistaminen ja analysointi Muutostarpeiden kartoittaminen Uudet huomioitavat asiat, lakimuutokset ja muut muutoskohteet Tiedossa olevat muutostarpeet Kehittämistoimenpiteet sekä päivitykset Muut mahdolliset muutokset tai uudistukset

9 04. Luottoyksikän organisaatio ja vastuualueet Luottoyksikön organisaatio ja kokoonpano Vastuuhenkilöt ja alueet luottoasioissa Raportointisuhteet Palaverikäytännöt Kouluttautuminen

10 05. Luottopolitiikan tavoitteet Luotonannon tavoitteet Asiakasvalinnan periaatteet Riskienhallinnan tavoitteet Erääntyneet myyntisaamiset / liikevaihto Myyntisaamisten kiertoaika Luottotappiotavoite / liikevaihto

11 06. Yrityksen asiakaspolitiikka Mitä luottotietojärjestelmää käytetään? Asiakkaan hyväksymismenettely (asiakaslomake), päätösten dokumentointi sekä luottotietojen tarkistaminen ja dokumentointi Asiakkaiden perustietojen muutokset Tilinavausmenettely Luottorajat Myyntikiellot Maksuehdot

12 07. Luottoprosessi Kuvaus yrityksen luottoprosessista: asiakasvalinta luottopäätös tilin avaus tilaus toimitus laskutus reskontra perintä

13 08. Laskutus ja reklamaatioiden käsittely Laskutussykli Laskutusviiveen poistaminen Viivästyskorkoprosentti sekä viivästyskorkojen periminen Lisämaksuajan myöntäminen ja korko Ennakkomaksut ja käteismaksut Maksusopimusten tekeminen ja valvominen Reklamaatioiden määrä, käsittely, aikataulu ja dokumentointi

14 09. Vakuuspolitiikka Mitä vakuuspolitiikalla tarkoitetaan? Vakuuksien merkitys luottokaupassa Mitä vakuuksia käytetään? Kuka laatii vakuusasiakirjat ja huolehtii julkivarmistuksesta? Kuka selvittää, arvostaa, laatii, realisoi, päivittää ja vapauttaa vakuudet / takaukset? Miten vakuusasiakirjojen arkistointi hoidetaan?

15 10. Tarjous-, tilaus- ja sopimusmenettely Tarjouspyyntö ja tarjous Tilaus ja tilausvahvistus Sopimuskanta Toimitusehdot Omistuksenpidätysehto

16 11. Luotonvalvonta ja perintä Asiakkaiden seuranta ja raportointi Perintäprosessi (maksuhuomautukset, kirje- ja puhelinperintä) Missä vaiheessa saatavan perintä siirretään perintätoimistolle? Viivästyskorkojen ja huomautuskulujen perintä Luottopalaverit

17 12. Epävarmojen saamisten ja luottotappioiden kirjaaminen Epävarmojen saamisten kirjaaminen Luottotappioiden kirjaaminen / vakuudet, luottotappionäyttö ja saatavien jälkiperintä Luottotappiopoisto- ja luottotappioesityslomake

18 13. Luottopolitiikan lanseeraus Mahdolliset muutokset luottopolitiikkaan saatujen kommenttien ja korjausehdotusten perusteella Luottopolitiikan sisällön hyväksyminen yrityksen johdon toimesta ja dokumentointi Luottopolitiikan esittely yrityksen henkilöstölle ja luottopolitiikan käyttöönotto Luottopolitiikan käyttöönoton varmistaminen Luottopolitiikan noudattamisen seuranta

19 14. Luottopolitiikan päivittäminen Kenelle kuuluu vastuu luottopolitiikan päivittämisestä? Millä perusteilla ja kuinka usein tehdään päivitykset? Kuka hyväksyy tehdyt muutokset? Muutoksista tiedottaminen Muutosten voimaan tuleminen Muutosten vaikutus luottopolitiikkaan ja tekemiseen

20 Lopuksi Luottopolitiikan onnistuminen edellyttää yrityksen koko henkilöstön taholta sekä sitoutumista että sitouttamista luottopolitiikkaprojektiin. Myös yrityksen johdon tulee sitoutua projektiin parhaimman tuloksen aikaansaamiseksi. Henkilöstö tulee sitouttaa ottamalla heidät projektiin mukaan. Luottopolitiikkaan tehdyt investoinnit maksavat itsensä takaisin nopeasti ja moninkertaisesti. Tämän takia luottopolitiikkaan tulee suhtautua oikeanlaisella vakavuudella. Kun yrityksen luottopolitiikan laittaa kerralla kuntoon, saa yritys siitä monenlaista hyötyä nopeasti. Luottopolitiikan päivittäminen on jatkossa helppoa ja asiakkaiden kohtelu on johdonmukaista. Jos yritykselläsi ei ole kirjallista luottopolitiikkaa, suosittelemme sellaisen laatimista. Jos luottopolitiikka löytyy, se kannattaa käydä läpi vuosittain ja tarkastella luottopolitiikan ajantasaisuutta sekä taloustilanteen että mahdollisten toimialalla tai oikeuskäytännössä tapahtuneiden muutosten valossa. Ajantasainen luottopolitiikka varmistaa turvallisen ja tuloksekkaan luottokaupan.

21 Kiinnostaako luottopolitiikka? Ota yhteyttä: Puhelin