Lapuan kaupunki. Lapuan kaupungin sopimusohje. Säännöt ja ohjeet nro 371. Hyväksytty: Kh

Transkriptio

1 Lapuan kaupunki Säännöt ja ohjeet nro 371 Lapuan kaupungin sopimusohje Hyväksytty: Kh Voimaantulo:

2 1 Sisällys 1 Sopimusohjeen tausta ja tarkoitus Sopimusprosessin kulku Sopimusten riskiarvion tekeminen Sopimusten valmistelu Sopimusten valvonta Reklamoinnit Tiedonkulku Raportointi Vastuuhenkilöt Sopimusten allekirjoittamista koskeva toimivalta Sopimusten hallinnointi...5

3 2 Lapuan kaupungin sopimusohje 1 Sopimusohjeen tausta ja tarkoitus Kuntalaissa kunnan johtamisen yhtenä osa-alueena on sopimuksiin perustuva johtaminen. Sopimuksen elinkaaren jokaisen vaiheen tulee olla johdon hallinnassa. Kuntalain riskienhallintaa ja sisäistä valvontaa koskevat säännökset koskevat myös sopimuksia. Kuntalain järjestämisvastuun käsitteeseen sisältyy velvoite valvoa tehtyjä sopimuksia. Valvonnan laiminlyönti tarkoittaa, että järjestämisvastuuta ei ole toteutettu. Lapuan kaupungin hallintosäännön mukaan kaupunginhallitus vastaa sopimusten hallinnan ja sopimusvalvonnan järjestämisestä, antaa tarkemmat ohjeet sopimushallinnasta sekä määrää sopimusten vastuuhenkilöt toimialallaan. Lautakunta puolestaan määrää sopimusten vastuuhenkilöt toimialallaan. Kuntalaissa sääntelyn kohteena on kuntaorganisaatiota laajempi kokonaisuus eli kunnan toiminta. Yhä suurempi osa kunnan toiminnasta on kytköksissä sopimuksiin, joten sopimusten hallinta on aiempaa merkittävämpi osa kunnan toiminnan ja kunnan toimialojen johtamista. Kunnan strategiset tavoitteet tulee ottaa huomioon keskeisissä sopimuksissa. Lapuan kaupungin hallintosäännössä on määräykset sopimusten hyväksymistä koskevasta toimivallan jaosta sekä sopimusten allekirjoittamisesta. Tällä sopimusohjeella tarkennetaan sopimusprosessiin liittyviä vastuita. 2 Sopimusprosessin kulku Tarve sopimuksen tekemiselle lähtee yksikön tarpeista. Tämän vuoksi on tärkeää, että yksikkö miettii tarkkaan mitä se tarvitsee ja miten yksikkö vie sopimusprosessi alusta loppuun. Sopimusprosessilla tarkoitetaan toimintojen ketjua sopimuksen suunnittelusta sopimusaikaiseen toimintaan ja sopimuksen toteutumisen seurantaan. Sopimusprosessi voidaan jakaa neljään vaiheeseen: neuvottelut sopimuskumppanin kanssa, sopimuksen valmistelu, sopimuksen laadinta ja sopimuksen valvonta. Kunnan etujen turvaaminen edellyttää sopimusehtojen huolellista valmistelua. Sopimukset syntyvät harvoin ilman suuria ponnisteluja. Sitovaa sopimusta edeltävät lähes aina monivaiheiset sopimusneuvottelut. Tämän vuoksi on ensiarvoisen tärkeää tietää, mihin ollaan sitoutumassa. Ennen sopimusneuvotteluita on tärkeää luoda oma sopimusstrategia. On tiedettävä tarkoin, mistä, miten, milloin ja kenen kanssa halutaan sopia. Sopimuksen valmisteluvaiheessa on selvitettävä toivotun sopimuksen sisältämät positiiviset mahdollisuudet ja negatiiviset riskit. Sopimuksen valmistelussa on kysymys erityisesti sopimuksen riskienhallinnasta: minkälaisilla sopimusehdoilla Lapuan kaupunki tekee sopimuksen. Sopimuksen laadintavaiheessa luonnostellaan itse sopimus. Sopimukseen liittyviä riskejä voidaan pienentää käyttämällä Lapuan kaupungin yleisiä sopimusehtoja.

4 3 Jokaiseen sopimukseen kuuluu myös valvontavaihe. Sopimuksen valvontaan liittyy olennaisesti myös kunnan päättäjien tiedonsaannin turvaaminen. Lapuan kaupungille on laadittu yleinen prosessikuvaus sopimuksen laatimiseksi. Prosessikuvausta täydentää sopimusprosessin selityslehti. 3 Sopimusten riskiarvion tekeminen Toimielinten ja johtavien viranhaltijoiden tehtävänä on huolehtia, että kunnan taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet toteutuvat sopimuksissa. Puutteet henkilöstön sopimusosaamisessa, sopimusehtojen valmistelussa ja sopimusten valvonnassa ovat merkittäviä riskejä kunnalle. Myös puutteet riskikartoitusten laatimisessa, sopimusprosesseissa, vastuuhenkilöiden asettamisessa ja tiedonkulussa voivat aiheuttaa sekä taloudellisia että imagovahinkoja. Sopimusehtojen valmistelussa kiinnitetään erityistä huomiota sopimusriskeihin. Ennen sopimusehtojen laatimista sopimusriskeistä tehdään riskiarvio, joka perustuu riskin vaikutusarvioon ja todennäköisyyteen. Riskiarvion perusteella syntyy riskikartta, joka kertoo, kuinka todennäköistä on, että riski toteutuu ja minkälaiset vaikutukset riskin toteutumisella on. Erityisesti sellaiset riskit, jotka toteutuvat hyvin todennäköisesti ja joiden vaikutukset ovat suuret, pitää pyrkiä poistamaan sopimusta laadittaessa. 4 Sopimusten valmistelu Sopimuksen tulee ilmaista selkeästi mistä on sovittu ja siksi sopimusten valmisteluun pitää varata riittävät resurssit ja riittävästi aikaa. Sopimuksen tekemisestä aiheutuvat kustannukset on myös otettava huomioon. Sopimusehtojen laadinta aloitetaan hyvissä ajoin ennen sopimuksen solmimista. Jatkuvuuden hallinnan kannalta kriittisiin sopimuksiin tulee kirjoittaa sopimusehdot häiriötilanteisiin varautumisesta sekä asetettujen vaatimusten valvonnasta. Julkisissa hankinnoissa sopimusluonnos valmistellaan tarjouspyynnön laadinnan yhteydessä ja liitetään osaksi tarjouspyyntöä. Päätöksiin, jotka koskevat sopimuksia tai tarjouksia, kirjataan varauma Sopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Ilman varaumaa sopimus syntyy päätöksen tiedoksiannolla. Kirjaus sisällytetään myös hankintapäätöksiin. Sopimukset laaditaan kaupungin edut turvaavina ja niiden on pääsääntöisesti noudatettava ko. alan yleisiä sopimusehtoja. Koko kaupunkia koskevat sopimukset valmistellaan hallintokeskuksessa ja palvelualueet puolestaan vastaavat omaa palvelualuettaan koskevien sopimusten valmistelusta. Kaupunginlakimies pitää huolen siitä, että kaupungin sopimuspohjat ovat ajan tasalla. Sopimusneuvotteluihin osallistuvat henkilöt luonnostelevat kaupungin sopimuspohjalle sen mitä neuvotteluissa on sovittu. Tämä jälkeen kaupunginlakimies tarkistaa sopimusluonnoksen ja antaa siihen omat kommentit. Lopuksi sopimus hyväksytään ja pannaan täytäntöön kaupungin hallintosäännön mukaisesti. Sopimusprosessin kulku, vaiheet ja vastuuhenkilöt sovitaan kaupungin sisällä ennen sopimusneuvotteluiden aloittamista. Lapuan kaupungille on laadittu sopimusmallipohja (liite 2) sekä yleiset sopimusehdot (liite 3). Sopimusten valmistelussa on otettava lisäksi huomioon henkilötietojen käsittely, jota varten on oma pohja (liite 4). Lisäksi Lapuan kaupungilla on tarkistuslista ulkopuolisten toimittajien sopimuspohjia varten (liite 5). Tarkistuslistan avulla voi

5 tarkistaa mitä asioita sopimuksissa on otettava huomioon silloin, kun ei käytetä Lapuan kaupungin omia sopimuspohjia. 4 5 Sopimusten valvonta Myös sopimusten valvontaan on varattava riittävät resurssit. Sopimusten valvonta kohdistuu laadintaan, täytäntöönpanoon ja noudattamiseen. Sopimukseen kirjataan riittävällä yksityiskohtaisuudella sopimusten valvontaa koskevat ehdot. Näin varmistetaan toimiva sopimuskausi ja sopimuksenmukainen palveluiden laatu. Sisäisen valvonnan toimenpiteillä kiinnitetään huomiota sopimusprosessien noudattamiseen, sopimusehtojen huolelliseen valmisteluun ja sopimusten valvontaan sekä ohiostojen minimointiin. Sopimuksia hallitaan sähköisellä sopimushallintajärjestelmällä (ks. 11 ). Sen avulla voidaan valvoa ja seurata sopimuksia kootusti. Ulkopuolisten tuottajien kanssa tehtyjen sopimusten valvontavastuu on sopimuksen tehneellä viranhaltijalla. Sopimusta tehtäessä tulee nimetä valvontavastuussa oleva viranhaltija ja varmistaa, että kaupungilla on tarvittaessa oikeus tarkistaa palveluntuottajan toimintaa. 6 Reklamoinnit Sopimusehtojen noudattamista valvotaan sopimuskaudella, ja puutteisiin reagoidaan kirjallisilla reklamaatioilla. Vastuuhenkilöillä tulee olla tieto kaikista tehdyistä reklamaatioista. Reklamaatiot on hyvä kirjata sähköiseen sopimushallintajärjestelmään. Reklamointi tehdään kirjallisesti (lomakkeet) ongelman ilmettyä. Reklamointi on edellytyksenä hinnanalennukselle ja muille sopimuksessa määritellyille seuraamuksille. 7 Tiedonkulku Ennen sopimusprosessin alkamista on tärkeää kerätä tietoa sopimuksen tekemistä varten. Tietoa on syytä kerätä ja ylläpitää mm. onnistuneista tuotemäärittelyistä, palvelukuvauksista ja yhteistyömenettelytavoista. Ennen sopimusprosessin aloittamista voidaan myös kartoittaa markkinoiden tarjontaa, kerätä tietoa internetistä, messuilta, julkaisuista tai suoraan yrityksiltä. Kerättyä tietoa ja kokemuksia voidaan jakaa organisaation sisällä hankkijoiden kesken. Sopimusta laadittaessa on syytä myös kartoittaa loppukäyttäjien tarpeet, kehittää asiakaspalautejärjestelmä, kysyä loppukäyttäjältä sekä kehittää uusia osallistavampia tiedonhankintatapoja. Uusista puitesopimuksista ja muista tarpeellisista sopimuksista tiedotetaan siten, että sopimusta soveltava henkilöstö saa tiedon heille merkityksellisistä sopimusehdoista. Lisäksi varmistetaan, että tieto on helposti löydettävissä koko sopimuskauden ajan. Sopimuksista vastaavien henkilöiden on toimitettava luottamushenkilöille ja johtaville viranhaltijoille tarpeelliset tiedot ja raportit sopimusten toimivuudesta sekä sopimuksissa ilmenneistä ongelmista.

6 5 8 Raportointi Sopimuksen toteutumista koskeva raportointi tarkoittaa sisäistä raportointia johdolle laajan sopimuksen toteutumisesta ja keskeisistä vaiheista. Raportoinnin on hyvä kohdistua jo tapahtuneen lisäksi myös siihen, mitä lähitulevaisuudessa on tapahtumassa. Raportointi tarkoittaa myös sopimustoimittajan sopimuksen mukaista raportointia Lapuan kaupungille pitkäkestoisen sopimuksen tai euromäärältään merkittävän hankinnan osalta. Raportointivelvollisuutta määriteltäessä sopimukseen on etukäteen hyvä selvittää, millaisia raportteja toimittajan järjestelmistä on saatavissa sopimuksen toteutumisen seurantaa varten. 9 Vastuuhenkilöt Sopimuksen valmisteluun nimetään vastuuhenkilö, joka vastaa prosessista sopimusneuvotteluista alkaen siihen asti, että sopimus on allekirjoitettu ja arkistoitu. Myös itse sopimuksille nimetään vastuuhenkilöt, joiden tehtävänä on vastata kaikista sopimusvelvoitteiden täytäntöönpanoon liittyvistä asioista. Sopimuksia valmistelevien ja valvovien henkilöiden tulee osata laatia sopimusehtoja sekä ymmärtää sopimusoikeuden periaatteita. 10 Sopimusten allekirjoittamista koskeva toimivalta Sopimusten hyväksymisoikeudet määrätään tarkemmin Lapuan kaupungin hallintosäännössä. 11 Sopimusten hallinnointi Sopimukset arkistoidaan sähköisesti Dynasty-asianhallintajärjestelmään ja alkuperäiset kappaleet arkistoidaan hallintokeskukseen. Hallintokeskuksessa sopimusarkistosta vastaa toimistosihteeri-arkistonhoitaja.