Opas tehokkaaseen perintään PK-yritykselle. Seitsemän vaihetta, joilla tehostat yrityksesi erääntyneiden saatavien perintää

Transkriptio

1 Opas tehokkaaseen perintään PK-yritykselle Seitsemän vaihetta, joilla tehostat yrityksesi erääntyneiden saatavien perintää

2

3 Johdanto Tämä perinnän pikaopas on kirjoitettu kaikille yrityksille, jotka myyvät laskulla asiakkailleen. Erityistä hyötyä oppaasta on pk-yritykselle tai yrittäjälle, jolle perintä ei ole vielä tullut tutuksi. Voit olla uusi yrittäjä tai asiakkaasi ovat voineet näihin päiviin asti maksaa hyvin. Yritystoimintasi on voinut laajentua viime aikoina ja olet huomannut, että oma aikasi ei riitä kaikkeen. Liiketoimintaa pyörittäessäsi saattavat erääntyneet saatavat jäädä vähälle huomiolle. Tehokkaasti hoidettu perintä on keskeinen osa hyvin hoidettua liiketoimintaa. Tehokkaalla perinnällä varmistat hyvän tuloksen yrityksellesi. SISÄLLYS TEHOKAS PERINTÄ PK-YRITYKSESSÄ 7 VAIKUTTAVAA ASKELTA Luottokaupan perusteet kuntoon Yhteistyökumppanin valinta Laskutus Muistutus Perinnän aloittaminen Asiakkaiden seuranta Yhteistyö perintätoimiston kanssa... 7 VISMA DUETTO OY Visma Duetto Oy on perintätoimisto, joka yhdistää edistykselliset sähköiset työkalut henkilökohtaiseen asiantuntijapalveluun. Asiantuntijamme ovat erikoistuneet luottokaupan kaikkiin vaiheisiin, myös riitaisiin saataviin. Olemme luotettava ja aikaansaava perintäkumppani. Laadimme tämän perinnän pikaoppaan, jotta saisit kokonaiskuvan siitä, miten erääntyneitä saatavia kannattaa hoitaa ja mitä tarkoittaa yhteistyö perintätoimiston kanssa. PALVELUMME OVAT KÄYTETTÄVISSÄ HETI: Huomautuspalvelu Perintäpalvelu Voit myös ottaa yhteyttä puhelin tai myynti.duetto@visma.com

4 TEHOKAS PERINTÄ PK-YRITYKSESSÄ 7 VAIKUTTAVAA ASKELTA Perintä ei ole salatiedettä! Seuraavilla vaiheilla pääset alkuun. Kun jatkossa huolehdit perinnän säännöllisyydestä, pystyt parantamaan yrityksesi tulosta ja vältyt turhilta luottotappioilta. Nämä vaiheet vaikuttavat onnistuneeseen perintään: 1. Luottokaupan perusteet kuntoon 2. Yhteistyökumppanin valinta 3. Laskutus 4. Muistutus 5. Perinnän aloittaminen 6. Asiakkaiden seuranta 7. Yhteistyö perintätoimiston kanssa 4

5 1 LUOTTOKAUPAN PERUSTEET KUNTOON Yrityksesi on päättänyt myydä laskulla tuotteitaan tai palveluitaan. Jotta vältyt turhilta riskeiltä, luottokaupan perusasiat kannattaa laittaa kuntoon. Tarkistuta myyntiin liittyvät asiakirjat, kuten tarjous- ja sopimusasiakirjat, ammattilaisella. Tämä satsaus kannattaa, koska silloin voit olla varma, että mahdollisissa reklamaatiotilanteissa sinulla on pitävät sopimukset ja riittävä tietotaito niiden sisällöstä. Jos liiketoimintasi on kasvussa, kannattaa myös laatia yrityksellesi koko luottokaupan kattavat pelisäännöt (luottopolitiikka). Voit tutustua luottopolitiikan sisältöön laatimastamme oppaasta luottopolitiikan laadintaan (vismaduetto.fi palvelut luottopolitiikka). VINKKI: Tarkistuta luottomyynnin asiakirjat, kuten tarjoukset ja sopimukset, ammattilaisella. 2 YHTEISTYÖKUMPPANIN VALINTA Tarvitsenko yhteistyökumppania perinnässä? Erääntyneiden saatavien hoitamiseen on monia vaihtoehtoja yrityksellesi. Voit itse hoitaa kaikki toimet, mutta riittääkö aikasi? Voit halutessasi ulkoistaa kaikki vaiheet laskutuksesta eteenpäin, mutta onko sinulla silloin riittävä tuntuma liiketoimintaasi? Ei ole yhtä ainoaa mallia, mutta onneksi tarjolla on monenlaisia vaihtoehtoja. VINKKI: kun valitset perintätoimistoa, tutustu yrityksen kotisivuihin. Löytyykö sieltä referenssejä? Perintätoimiston valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota ainakin seuraaviin seikkoihin: Onko yrityksellä perintätoimilupa? -- voit tarkistaa toimiluvan Etelä-Suomen aluehallintoviraston kotisivuilta (avi.fi/web/avi/perinta#.vrpnzvmswuo) Onko yritys toiminut riittävän pitkään? Onko yrityksellä referenssejä? Onko palvelut helppo ottaa käyttöön? 3 LASKUTUS Kun olet suorittanut palvelun tai luovuttanut tuotteen, laskutus tulee tehdä mahdollisimman nopeasti. Laskutukseen liittyvä viive voi sitoa yllättävän suuren määrän yrityksen pääomia. Lue lisää luottokaupan matematiikasta kotisivuiltamme (vismaduetto.fi luottoinfo luottokaupan matematiikka). Laskun ulkoasun tulisi olla mahdollisimman selkeä ja informatiivinen, jotta se ei aiheuta turhia kyselyitä asiakkailtasi. Maksuehto on syytä sopia mahdollisimman lyhyeksi, mutta käytännössä on mahdollista, että joudut sopeuttamaan toimintaasi oman yrityksesi toimialan kilpailutilanteen mukaan. VINKKI: Laskuta samana päivänä, kun myymäsi tuote on luovutettu tai palvelu suoritettu. 5

6 4 MUISTUTUS Milloin kannattaa muistuttaa, jos lasku on erääntynyt ja maksu ei vielä näy tililläsi? Oikea vastaus on mahdollisimman nopeasti laskun erääntymisen jälkeen. Jos asiakkaasi on yritys, voit muistuttaa laskusta ensimmäisen kerran esimerkiksi 5 7 päivää laskun erääntymisen jälkeen. Tällöin voit olla varma, että asiakkaasi ei ole maksanut eräpäivänä laskuaan. Jos asiakkaasi on kuluttaja, sinulla on kaksi erilaista toimintamallia. Perintälaki säätelee kuluttajasaatavien perintää jo muistutusvaiheesta alkaen. Jos haluat lisätä maksumuistutukseen viiden euron muistutuskulun, laskussasi tulee olla 14 päivän maksuehto. Laskun erääntymisen jälkeen odota 14 päivää ja lähetä ensimmäinen muistutus, jossa on mukana muistutuskulu. Jos et halua käyttää muistutuskulua kirjeessä, voit periaatteessa muistuttaa myös ja nopeammassa rytmissä, mutta kuitenkin aina niin, että asiakkaallesi jää riittävästi aikaa hoitaa asia kuntoon. Voit lukea lisää suosituksista kuluttajaperintään Kilpailu- ja kuluttajaviraston kotisivuilta (kkv.fi/ajankohtaista/tiedotteet/2014/kuluttaja-asiamies-paivitti-ohjeensa-hyvasta-perintatavasta). Kirjeitse tapahtuva muistuttaminen on tavallisin ja varmin keino. Kirjallinen maksumuistutus on erityisen suositeltavaa, jos asiakkaasi ovat kuluttajia. Muita tapoja muistuttaa ovat puhelimitse, sähköpostitse tai tekstiviestillä. Yksi muistutus on riittävä, mutta melko yleisesti käytetään myös kahta muistutusta. Tällöin on suositeltavaa, että toisen muistutuksen teksti on erilainen kuin ensimmäisen. Näin vastaanottajan on helpompi todeta, että asian hoito etenee. Viivästyskorko kannattaa ottaa mukaan jo muistutusvaiheessa. Muistutusvaihe on erittäin tärkeä ja se on edellytyksenä sille, että perintä voidaan käynnistää. Myös perintätoimisto voi hoitaa muistutusvaiheen puolestasi, jolloin kaikki perintälain säännökset, kuten aika- ja kulurajoitukset, tulevat automaattisesti huomioitua. VINKKI: Lähetä ensimmäinen maksumuistutus heti, kun se on mahdollista. 5 PERINNÄN ALOITTAMINEN Joskus asiakkaasi ei maksa, vaikka laskusta on muistutettu. Tällöin kannattaa käynnistää perintätoimet ilman turhaa odottelua. Perintälaki (Laki saatavien perinnästä) sääntelee ns. vapaaehtoisen perinnän vaihetta. Vapaaehtoiseen perintään kuuluvat esimerkiksi seuraavat perintäkeinot: maksuvaatimus (perintätoimiston lähettämä perintäkirje) trattaperintä puhelinperintä maksuneuvottelut, maksusopimukset Saatava on riitainen, jos esimerkiksi asiakkaasi on ottanut yhteyttä laskun tai muistutuksen saatuaan ja esittänyt väitteen tai reklamaation laskustasi. Tällöin ei vapaaehtoinen perintä ole mahdollista. Toimenpiteitä voidaan kuitenkin jatkaa muilla keinoilla, esimerkiksi lakimiehen hoitamana. Jos perintä ei ole sinulle vielä tuttua, mielessäsi voi olla monia kysymyksiä. Voit tutustua listaan usein kysytyistä kysymyksistä perinnässä kotisivuillamme (vismaduetto.fi luottoinfo luottokaupan sanasto).. Perintäkeinon valintaan vaikuttavat monet seikat: saatavan koko saatavan ikä onko asiakas kuluttaja vai yritys VINKKI: Käynnistä perintä nopeasti, jos muistutusvaihe ei ole tehonnut. Perinnässä nopeus on erittäin tärkeää. 6 ASIAKKAIDEN SEURANTA Asiakkaiden tilannetta kannattaa seurata, erityisesti, jos toimialasi on sellainen, että asiakassuhteet ovat pitkiä. Tunnettu tosiasia on se, että usein suurimmat ja yllättävimmät luottotappiot tulevat juuri olemassa olevilta asiakkailta. Uusien asiakkaiden ja kauppojen osalta kannattaa tarkistaa asiakkaan tilanne esimerkiksi luottotietotoimistojen tarjoamista palveluista. Jos asiakasmäärät ovat suuria ja tarve jatkuvaa, kannattaa tehdä oma sopimus. VINKKI: Tarkista asiakkaasi luottotiedot ennen kuin sitoudut isoon toimitukseen. 6

7 7 YHTEISTYÖ PERINTÄTOIMISTON KANSSA Perintätoimiston palvelut on tarkoitettu tehostamaan ja tukemaan yrityksesi liiketoimintaa. Perintätoimiston palveluita voi käyttää monipuolisesti ja siinä laajuudessa, jonka itse koet parhaiten tukevan omaa liiketoimintaasi. Mitä hyvältä yhteistyöltä perintätoimiston kanssa voi odottaa? Ainakin seuraavia seikkoja: tehokkuutta ja nopeutta toimeksiantojen hoidossa apua ja neuvoja erikoistilanteissa, esimerkiksi jos asiakas reklamoi lähettämästäsi laskusta mahdollisuutta seurata ja hallinnoida omia toimeksiantojasi reaaliaikaisesti palveluiden helppokäyttöisyyttä tiedotusta ja koulutusta, joiden avulla voi tehostaa toimia, joita itse haluat tehdä Yrityksen puolestaan on hyvä kertoa toimeksiantoihin liittyen mahdollisia taustatietoja, joilla voi olla vaikutusta perintään (esimerkiksi käytössä olevat vakuudet tai mahdolliset reklamaatiot). Perintätoimiston puoleen kannattaa kääntyä, jos oma liiketoiminta on muuttumassa; voit saada arvokkaita vinkkejä ja ulkopuolista näkemystä. VINKKI: Mieti, mitä haluat hoitaa itse ja mihin aikasi riittää ja sen jälkeen tutustu, millainen perintätoimiston palvelu sopii parhaiten yrityksellesi. 7

8 Odotamme jo ensimmäistä toimeksiantoasi! Lähetä se osoitteessa Visma Duetto Oy Yliopistonkatu 31, PL 735, Turku Puh