KALUSTEET HLP302. Tarjouspyyntö

Transkriptio

1 KALUSTEET HLP302 Tarjouspyyntö Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään tarjouksia toimisto-, koulu- ja hoivakotien kalusteista Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupungeille sekä Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kunnille. Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy

2 2 (17) Sisältö 1 KUNTIEN HANKINTAPALVELUT KUHA OY HANKINNAN KOHDE HANKINTAMENETTELY SOPIMUSKAUSI*** HANKINNAN ARVO VAATIMUKSET OSATARJOUKSET*** VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET*** KALUSTEIDEN YLEISET VAATIMUKSET*** PALVELUN YLEISET VAATIMUKSET*** TILAAMINEN TOIMITUSAIKA*** TOIMITUSEHTO*** VIIVÄSTYSSAKKO*** KALUSTEIDEN TAKUU*** KALUSTEIDEN HINNOITTELU*** MUIDEN TUOTTEIDEN HINNOITTELU HINNANMUUTOKSET ALENNUSPROSENTTI*** LISÄPALVELUT*** PALVELUMAKSU*** LISÄT JA KULUT*** MAKSUEHTO*** LASKUTUS*** TARJOUKSET*** TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA*** TARJOAJAN SOVELTUVUUS *** HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET PUITEJÄRJESTELYN KÄYTTÄMINEN MINIKILPAILUTUS*** TARJOUKSEN SISÄLTÖ*** SOPIMUSEHDOT TARJOUSTEN PALAUTUS*** LISÄTIEDOT ALLEKIRJOITUS LIITTEET... 17

3 3 (17) 1 KUNTIEN HANKINTAPALVELUT KUHA OY Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy (jäljempänä Hankintayksikkö) on Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kuntien sekä Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupunkien (jäljempänä Kehyskunnat) omistama hankintaosakeyhtiö, joka tuottaa osakkailleen julkisia hankintapalveluja. Hankintayksikkö on hankintalain 4 :n tarkoittama yhteishankintayksikkö. 2 HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena ovat yleiset toimistokalusteet, koulukalusteet ja hoivakodeissa käytettävät kalusteet (jäljempänä Kalusteet) Kehyskunnille (osassa 3 pois lukien Orivesi). Hankinta on jaettu seuraaviin osiin: Osa 1: Toimistokalusteet, neuvottelutilojen kalusteet, aulaja odotustilojen kalusteet ja taukotilojen kalusteet Osa 2: Koulujen opetustilojen, ruokasalin ja muiden tilojen kalusteet Osa 3: Hoivakotien kalusteet 3 HANKINTAMENETTELY Avoin, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. Hankintailmoitus EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta on jätetty julkaistavaksi HILMA -palvelussa ( Tarjouskilpailun tuloksena solmitaan puitesopimus. Hankinta on jaettu kolmeen (3) osaan tuoteryhmien mukaisesti. Osakohtaisesti tullaan valitsemaan kolme (3) osassa parhaiten menestynyttä tarjoajaa osan Toimittajaksi, jollei kelpoisuusehdot täyttäviä tarjoajia tai hyväksyttäviä tarjouksia ole vähemmän. 4 SOPIMUSKAUSI*** vuoden optio. Mahdollisen option käytöstä sovitaan erikseen Hankintayksikön ja tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan (jäljempänä Toimittaja) kesken mennessä. Mikäli optiokausi otetaan käyttöön, on sopimus voimassa entisin ehdoin saakka.

4 4 (17) 5 HANKINNAN ARVO Hankinnan arvioitu arvo on noin euroa/vuosi (alv 0 %). Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on noin euroa (alv 0 %) mukaan lukien mahdollinen optiokausi. Hankinnan arvioitu arvo jakautuu vuositasolla osien mukaan seuraavasti: osa 1: /vuosi osa 2: /vuosi osa 3: /vuosi 6 VAATIMUKSET Tarjouksen ja tarjottavien tuotteiden ja palvelun tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 7 OSATARJOUKSET*** Osatarjoukset koskien koko osaa 1, koko osaa 2 ja koko osaa 3 otetaan erikseen huomioon. Tarjoajan on kuitenkin tarjottava tarjoamansa osan tarjouslomakkeen (tarjouspyynnön liitteet 1, 2 ja 3) kaikkia tuotepositioita (Positio), jotta tarjous voidaan ottaa mukaan vertailuun. 8 VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET*** Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 9 KALUSTEIDEN YLEISET VAATIMUKSET*** Tarjottavien Kalusteiden on oltava julkisten tilojen käyttöön suunniteltuja ja testattuja sekä niiden tulee täyttää voimassa olevien EU-standardien ja muun lainsäädännön mukaiset määräykset laadusta sekä käyttö- ja työturvallisuudesta. Kalusteiden verhoilumateriaalina käytettävien kankaiden hankauskestävyyden on oltava osassa 1 ja 2 vähintään Martindale -yksikköä ja osassa 3 vähintään Martindale -yksikköä. Kalusteiden verhoilumateriaalin tulee täyttää paloluokkavaatimus SL1 tai standardin EN mukaiset vaatimukset. Toimistokalusteiden positiot 7 ja 8 (seinäkkeet) tulee olla käyttötarkoituksensa mukaisella paloluokitustestillä testattuja. Kalusteissa käytettävien kankaiden värin valonkesto tulee olla vähintään 4 ja kankaiden nyppyyntymis- eli pillinkitaipumus on oltava vähintään 3. Kankaiden tulee kestään vähintään höyry tai kuivapesu.

5 5 (17) Poikkeuksena edellä esitettyihin kangasmateriaalivaatimuksiin: toimistokalusteet positiot 7 ja 8 (seinäkkeet) sekä koulukalusteet positio 18 (säkkituoli), joiden verhoilumateriaalin ei tarvitse olla hankauksen kestävää eikä pillikitaipumukseltaan vaaditun laista. Toimistokalusteiden positioiden 7 ja 8 ei myöskään tarvitse olla valmistettu kankaasta joka kestään höyry tai kuivapesua. Kalusteissa käytettävän vakiolaminaatin tulee täyttää EN 438 standardin vaatimukset. Kalusteiden ja kalusteissa käytettävien kankaiden hoito-ohjeet tulee olla toimitettavan kaluste-erän mukana (jollei Tilaajan kanssa toisin sovita) sekä löydettävissä helposti Toimittajan internet-sivuilta. Tarjottujen kangasverhoiltujen tuotteiden osalta tulee olla saatavilla useita eri kangas- ja värivaihtoehtoja. Edellisten vaatimusten lisäksi osan 3 Kalusteissa on oltava kangasverhoilluissa kalusteissa vähintään istuinalaltaan kosteussuojat. Istuinosissa, selkänojissa sekä kangaspäällysteisissä käsinojissa on oltava ilman työkaluja helposti irrotettavat ja konepestävät päälliset. Konepestävien kankaiden tulee kestää 60 asteen vesipesu. Kalusteiden tarkempi yksilöinti ja vähimmäisvaatimukset on tarjouspyynnön liitteissä 1, 2 ja 3. Liitteellä 1, 2 ja 3 tarjottavien Kalusteiden tulee kuulua tarjoajan vakiomallistoon tai olla niin vakiintuneen yhteistyökumppanin tuotteita, että niiden lisä- tai täydennyskalustaminen onnistuu vähintään viisi (5) vuotta. Kalusteiden vähimmäisvaatimusten todentamiseksi tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa kuvat ja vaatimuksen todentavat tarkat tuotetiedot jokaisesta tarjotusta Kalusteesta. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjoukseen liitetyistä tuotetiedoista on tarkistettavissa kaikkien vähimmäisvaatimusten täyttyminen. Tarjoajan Kalusteilla tulee olla suomenkieliset käyttöohjeet. Tarjoajan liitteillä 1 3 tarjoamien Kalusteiden tulee täyttää liitteellä 4 vaaditut ympäristökriteerit. Allekirjoittamalla liitteen 4 tarjoaja sitoutuu siihen, että tarjoajan tarjoamat Kalusteet täyttävät vaaditut ympäristökriteerit. Tarjoajan tulee Hankintayksikön erikseen pyytäessä antaa kirjallinen selvitys liitteellä 4 vaadittujen ympäristökriteerien täyttymisestä.

6 6 (17) 10 PALVELUN YLEISET VAATIMUKSET*** Kalusteiden hintaan sisältyy Tilaajan tarpeen mukaan Kalusteiden käytönopastus ja kalusteiden säädöt Tilaajan toimipisteessä sekä tuolien tuonti Tilaajan tiloihin koeistumista varten ennen tilauksen tekemistä. Kalusteiden hintaan tulee sisältyä ammattitaitoinen sisustussuunnittelu ja vanhojen kalusteiden inventointi koskien pienehköjä kohteita (jäljempänä Palvelukäynti). Tällä tarkoitetaan esim. toimistohuoneen, neuvotteluhuoneen ym. yhden tai kahden huoneen tai muun pienen kohteen uudelleen kalustamista ja tarvittaessa vanhojen kalusteiden yhteensovittamisesta. Sisustussuunnitteluun sisältyy hintalaskelman mukana toimitettavat suunnitellun tilan kolmiulotteiset tilakuvat Kalusteineen. Tarjoajan tulee tarjouksessaan erikseen hinnoitella ( /tunti tai projektihinta) suunnittelupalvelu kun kyseessä on useamman huoneen suunnittelu tai isompi kokonaisuus. Tarjoajalla tulee olla mahdollisuus vanhojen kalusteiden kierrätykseen ja hävitykseen. Tarjoajan tulee antaa tarjouksessaan selvitys kierrätyksestä ja sen hinnasta. Tarjoajan tulee tarjouksessaan nimetä yhteyshenkilöt ja heidän varahenkilöt, jotka vastaavat Toimittajan toiminnasta Kehyskuntien alueella. Tarjoajalla tulee olla selkeä reklamaatioiden käsittelyprosessi. Reklamaation läpikäynti ja suoritetun korjaavan toimenpiteen raportointi Tilaajalle saa kestää enintään kaksi (2) arkipäivää. Tarjoajan tulee toimittaa vähintään yhden (1) kerran vuodessa sekä erikseen pyydettäessä suomenkielinen ABC-analyysi ja raportti Exceltiedostona Tilaajan ostoista. Raportissa tulee olla eriteltynä toimipiste- ja tuotekohtaiset ostot/euroa (alv 0 %). 11 TILAAMINEN Tämän tarjouskilpailun perusteella Kehyskuntien eri yksiköt tai vastaavat (jäljempänä Tilaajat) tilaavat tarvitsemansa tässä tarjouspyynnössä kilpailutetut Kalusteet suoraan tarjouskilpailun perusteella valituilta Toimittajilta. Liitteissä 1, 2 ja 3 on vain osa Kehyskuntien tarvitsemista kalusteista, joten Tilaajat voivat tilata myös muita Toimittajan tuotteita, mikäli ne katsotaan sopimustuotteiksi Kohdan 16.1 Muiden tuotteiden hinnoittelu mukaan.

7 7 (17) Tarjouslomakkeiden tuotteet ovat Tilaajien yleisimmin ostamia tuotteita. Varsinaiset tilaukset tehdään tapauskohtaisesti Tilaajien tilaushetkellä olevien tarpeiden mukaisesti. Pienin kerralla tilattava määrä on yksi (1) kappale. Toimittajan tulee antaa vastaus hintakyselyyn tai sopia palvelukäynnistä viiden (5) arkipäivän kuluessa Tilaajan yhteydenotosta. 12 TOIMITUSAIKA*** Tilaajalle on ilmoitettava arvioitu toimituspäivä tai -viikko tilausvahvistuksessa. Toimitusaika vakiomallistolle ja kaikille tarjouslomakkeilla 1, 2 ja 3 tarjotuille tuotteille on enintään 25 arkivuorokautta (5 viikkoa). Tilanteissa esim. suuremmat projektitoimitukset ja minikilpailutukset, joissa toimitusajan pitävyydellä on erityinen merkitys, voivat Tilaaja ja Toimittaja erikseen sopia toimitusaikataulusta. Toimitusaika voi tällöin olla yleistä toimitusaikaa pidempi mutta viivästyssakko on silloin 2 % korkeampi kuin kohdan 14 Viivästyssakko. 13 TOIMITUSEHTO*** TOP Kehyskuntien yksiköt, toimipisteet tai vastaavat FIN01. Kalusteet toimitetaan Tilaajan ilmoittamaan toimituspaikkaan perille sisätiloihin. Toimittaja vastaa Kalusteiden paikoilleen asennuksesta, pintojen puhdistuksesta (valmistus ja pakkauspölyn pyyhintä Kalusteiden kaikilta pinnoilta) sekä pakkausmateriaalien poiskuljetuksesta toimituksen yhteydessä. Pientoimitusmaksu sallitaan alle 1000 euron (Alv 0 %) tilauksissa. Pientoimitusmaksu ei saa ylittää 60 euroa. Mahdollisesti perittävä pientoimitusmaksu tulee ilmoittaa tarjotun osan tarjouslomakkeella (tarjouspyynnön liitteet 1, 2 tai 3) kokonaisina euroina (esim. 0,10 ) muodossa / toimituskerta. Yhdessä toimituksessa voi olla useampia Kalusteita. Toimittaja ei voi periä pientoimitusmaksua jälkitoimituksista. 14 VIIVÄSTYSSAKKO*** Toimituksen viivästyessä Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästymisestä on aiheutunut vahinkoa.

8 8 (17) Viivästyssakko on suuruudeltaan viisi (5) prosenttia jokaiselta alkavalta seitsemän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko lasketaan sellaisenaan tuotteen tai sen osan hinnasta, jota ei ole viivästymisen takia voitu ottaa käyttöön, ja sitä peritään enintään 10 viikolta. Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus vähentää viivästyssakot Toimittajalle tapahtuvista maksusuorituksista. 15 KALUSTEIDEN TAKUU*** Kaikilla tarjoajan tarjoamilla Kalusteilla tulee olla vähintään viiden (5) vuoden takuu. Toimittaja merkitsee kalusteisiin toimittajan nimen ja toimitusajan (kk/vuosi) sellaisella merkintätavalla, että tieto on luettavissa kalusteesta vähintään koko takuuajan. Takuun tulee kattaa: - materiaalivirheet - epätavallisen nopea kuluminen tai vaurioituminen normaalissa käytössä - rikkoutuminen normaalissa käytössä (pois luettuna ilkivalta tai muu tahallinen vaurioittaminen) Mahdolliset takuukorjaukset tehdään veloituksetta Tilaajan toimipisteessä tai vaihtoehtoisesti Toimittajan toimipisteessä, jolloin Toimittaja vastaa myös korjattavan Kalusteen noudosta ja palautuksesta omalla kustannuksellaan. Toimittajan on Tilaajan pyynnöstä toimitettava sijaiskaluste Tilaajan toimipisteeseen takuukorjauksen ajaksi ilman erillistä veloitusta. Takuuajan jälkeen Toimittajan tulee taata, että Kalusteisiin on saatavilla varaosia vielä vähintään kolmen (3) vuoden ajan ja Toimittajalla on huoltopalvelu rikkoontuneen Kalusteen korjaamiseksi 16 KALUSTEIDEN HINNOITTELU*** Tarjottavien Kalusteiden hinnat pyydetään ilmoittaman euroina ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Hinnat on ilmoitettava kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Hinnat tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteillä 1, 2 ja 3. Tarjoajan on ilmoitettava liitteillä 1, 2 ja 3 tarjoajan tarjoukseensa liittämän hinnaston (tai ilmoittamansa www-osoitteessa olevan hinnaston) mukaiset yksikköhinnat, tuoteryhmäkohtaiset alennusprosentit sekä tuotteiden nettohinnat (tuotteen yksikköhinta vähennettynä alennusprosentilla). Liitteillä 1, 2 ja 3 ilmoitettavien alennusprosenttien tulee kattaa koko tarjoajan hinnasto.

9 9 (17) 16.1 Muiden tuotteiden hinnoittelu 16.2 Hinnanmuutokset Kalusteiden hintojen ja alennusprosenttien tulee sisältää tarjouspyynnön kohdassa 19 Palvelumaksu*** määritelty Hankintayksikölle tilitettävä palvelumaksu. Sopimustuotteiksi katsotaan myös ne tarjoajan tarjoukseensa liittämän hinnaston tuotteet, joille on myönnetty alennusprosentti tarjouksessa, ks. tarjouspyynnön kohta 17 Alennusprosentti***. Tällaisen sopimustuotteeksi katsottavan tuotteen alennusprosentti ei voi olla nolla (0 %). Tarjotussa hinnastossa tulee olla kaikki tarjoajan valikoimissa olevat Kalusteet ja hinnastossa tulee määrittää Kalusteille kiinteät hinnat riippumatta siitä, ovatko ne omaa tuotantoa, edustustuotteita vai yhteistyökumppaneilta hankittuja tuotteita eli ns. välitystuotteita. Mikäli esim. Kalusteiden kaikki väri- tai materiaalivaihtoehdot eivät löydy hinnastosta tulee vaihtoehtojen löytyminen todentua esim. tuotekorteista. Hinnastoon tulee merkitä hinnat myös muista tarjoajan valikoimassa olevista lisätuotteista esim. työpöytien lisävarusteet ja muut sisustustarvikkeet. Mikäli hinnastosta ei käy selkeästi ilmi tarjouslomakkeella 1, 2 ja 3 ilmoitetut alennusprosentit tulee jokaisen tuotteen kohdalla näkyä selkeästi onko tuote vakiomallistoa vai yhteistyökumppanin edustus- /välitystuote. Uutuustuotteita voidaan ottaa käyttöön ja lisätä hinnastoon sopimusehtojen mukaisesti, jolloin niiden hinnat sovitaan erikseen kirjallisesti Hankintayksikön ja Toimittajan kesken. Sopimustuotteiden hintojen tulee olla kiinteät koko sopimuskaudelle mukaan lukien mahdollinen optiokausi. Mikäli kuitenkin sopimuskauden aikana alan yleisessä hintatasossa tapahtuu oleellisia muutoksia, jotka eivät olleet Toimittajan tiedossa tai kohtuudella ennakoitavissa tarjousta hinnoitellessa, on Toimittajalla tarvittaessa mahdollisuus neuvotella hinnanmuutoksista Hankintayksikön kanssa yhden (1) kerran varsinaisen sopimuskauden aikana ja yhden (1) kerran mahdollisen optiokauden aikana. Ensimmäinen hinnanmuutosehdotus voidaan tehdä aikaisintaan Hinnanmuutosehdotus on tehtävä kirjallisesti ja siinä on selvitettävä hinnanmuutoksen perusteet. Hinnanmuutos astuu voimaan aikaisintaan

10 10 (17) yhden (1) kuukauden kuluttua siitä päivästä, jolloin hinnanmuutosehdotus on Hankintayksikön puolesta hyväksytty. Hankintayksikön on ilmoitettava kantansa hinnanmuutosehdotukseen kuukauden kuluessa ehdotuksen vastaanottamisesta. Toimittajan tulee taata, että sopimustuotteiden hinnat eivät missään tilanteessa saa olla korkeammat kuin samanaikaisesti voimassa oleva Toimittajan virallinen hinnasto tai virallinen kampanjahinta. 17 ALENNUSPROSENTTI*** Tarjouspyynnön liitteillä 1, 2 ja 3 tulee ilmoittaa alennusprosentit pyydetyllä tavalla. Alennusprosenttien tulee kattaa tarjotun osan koko tarjoajan tarjoukseen liittämän hinnaston tuotemallisto. Alennusprosenttien tulee olla kiinteät koko sopimuskaudelle mukaan lukien mahdollinen optiokausi. Alennusprosentissa tulee olla huomioitu tarjouspyynnön kohdan 19 Palvelumaksu*** mukainen palvelumaksu. 18 LISÄPALVELUT*** Tarjoajan tulee tarjota tarjouksessaan alla mainittuja lisäpalveluja, jotka eivät sisälly Kalusteiden hintoihin: muu kuin takuuseen kuuluva tai takuuajan jälkeinen korjaustyö / tunti vanhojen kalusteiden kierrätys / hävitys (uusien Kalusteiden toimituksen yhteydessä) / hävitettävä yksikkö suunnittelupalvelu ( /tunti tai projektihinta) kun kyseessä on useamman huoneen suunnittelu tai isompi kokonaisuus 19 PALVELUMAKSU*** Hankintayksikkö aloittaa palvelumaksun perimisen Toimittajalta Palvelumaksun suuruus on 2,0 prosenttia (+ kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero %) Toimittajan Kalusteiden arvonlisäverottomasta (alv 0 %) kokonaismyynnistä Kehyskunnille. Kaikkien tarjoajan tarjoamien hintojen ja alennusprosenttien tulee sisältää tässä kuvattu palvelumaksu. Toimittaja maksaa Hankintayksikölle palvelumaksun kolme (3) kertaa vuodessa. Palvelumaksu maksetaan Hankintayksikölle jälkikäteen laskutusjakson päätyttyä. Toimittaja lähettää sopimuskauden toimituksista Hankintayksikölle kolme (3) kertaa vuodessa yhteenvetoraportin, josta näkyy laskutusjakson tilatut Kalusteet ja kokonaismyynti (alv 0 %) Kehyskunnittain. Hankintayksikkö lähettää Palveluntuottajalle lomakepohjan raportointia varten.

11 11 (17) Palvelumaksu maksetaan myös minikilpailutusten perusteella tehtävistä tilauksista. 20 LISÄT JA KULUT*** Tarjoajan tarjoamien hintojen tulee sisältää kaikki lisät ja kulut, myös kohdan 19 Palvelumaksu*** aiheuttamat kustannukset. Toisin sanoen laskutus-, pakkaus-, kuljetus- tai muita vastaavia lisiä ja toimistokuluja sekä palvelumaksulisiä ei hyväksytä. HUOM! Poikkeuksena edellä mainitusta sallitaan Kohdan 13 mukaisesti ilmoitettu pientoimitusmaksu. 21 MAKSUEHTO*** 21 päivää netto tavaran hyväksytystä vastaanotosta ja laskun saapumisesta. 22 LASKUTUS*** Tarjoajalla tulee olla mahdollisuus sähköiseen laskutukseen. Sähköisestä laskutuksesta sovitaan Toimittajan kanssa Kehyskunnittain. 23 TARJOUKSET*** Tarjoukset tulee tehdä Kalusteiden osalta liitteillä 1, 2 ja 3. Liitteissä 1, 2, 3 on mainittu tarkemmat täyttöohjeet. Hankintayksikkö korostaa, että tarjoajan on tarjottava vain ja ainoastaan Kalusteita, joita se pystyy varmuudella ja tämän tarjouspyynnön ja tarjouksensa mukaisesti toimittamaan sovittujen ehtojen mukaisesti. Tämä ei kuitenkaan estä Toimittajaa tekemästä innovatiivisia ratkaisuja, esimerkiksi parantamalla ja kehittämällä sopimustuotteita. Mikäli valitun Toimittajan kalustevalikoima muuttuu sopimuskauden aikana, tulee uusien kalusteiden olla ominaisuuksiltaan vähintään vastaavia kuin tarjouksen Kalusteet. 24 TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA*** Tarjousten tulee olla sitovina voimassa vähintään asti. 25 TARJOAJAN SOVELTUVUUS *** Tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 5.

12 12 (17) Tarjoaja voi käyttää soveltuvuutta koskevien tietojen antamiseen joko Hankintayksikön soveltuvuuslomaketta (liite 5) tai tarjoaja voi halutessaan käyttää Hankintayksikön kysymien soveltuvuusvaatimusten täyttymisen näyttämiseen myös yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjan vakiolomaketta (ESPD-lomake) EU:n hankintadirektiivin (2014/24/EU)mukaisesti. Jos tarjoaja käyttää yhteisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan vakiolomaketta, tulee tarjoajan täyttää tarjouspyynnön liitteenä 6 oleva lomakkeen Word-versio. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan myös sulkea pois tarjouskilpailusta. 26 HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Tarjoukset vertaillaan osittain. Hankintasopimuksen tekoperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, joka määräytyy alla esitetyillä arviointiperusteilla ja painoarvoilla. Vertailupisteet lasketaan kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Vertailuhinta painoarvo 80 % Pientoimitusmaksu painoarvo 5 % Laatu painoarvo 15 % Vertailuhinta: Tarjouspyynnön liitteillä 1, 2 ja 3 ilmoitetut tuotepositioiden Tarjoushinnat lasketaan yhteen osakohtaisesti. Osan halvin tarjottu kokonaishinta saa 80 pistettä. Muiden tarjousten osakohtaisten vertailuhintojen painoarvot lasketaan seuraavasti: halvin tarjottu vertailuhinta / tarjouksen vertailuhinta x 80 pistettä. Pientoimitusmaksu: Edullisin tarjouspyynnön osakohtaisella tarjouslomakkeella ilmoitettu pientoimitusmaksu saa 5 pistettä. Muiden tarjousten pientoimitusmaksun pisteet: edullisin pientoimitusmaksu / tarjouksen pientoimitusmaksu x 5 pistettä. Mikäli edullisin tarjous pientoimitusmaksusta on 0, muiden tarjousten pientoimitusmaksun pisteet lasketaan kaavalla: y = tarjottu hinta

13 13 (17) x = edullisin hinta (0 ) Laatu: Laatua arvioidaan alla olevilla perusteilla. Tarjoajan on ilmoitettava laatuun liittyvät asiat osakohtaisella tarjouslomakkeella (tarjouspyynnön liitteet 1, 2 ja 3), niille varatuissa kohdissa ja tarjoukseen on liitettävä myös näissä kohdissa pyydetyt selvitykset laadun todentamiseksi. Asiakaspalvelu: 1. Palvelukäynti, pisteitä 0 tai 5 o Toimittajan asiantuntija tulee Tilaajan tiloihin palvelukäynnille, jossa selvitetään Tilaajan tarve ja otetaan tilojen mitat (Kohdassa 10 kuvatun mukainen palvelukäynti) seitsemän (7) vuorokauden kuluessa Tilaajan yhteydenotosta; tarjoaja saa 5 pistettä. 2. Vastaus hintakyselyyn, pisteitä 0 tai 5 o Tilaajan lähettämään hintakyselyyn annetaan vastaus (jossa ilmoitetaan tuotteiden sopimushinnat) kolmessa (3) arkipäivässä (lauantaita ei lasketa arkipäiväksi) kun kyseessä on vakiokalustetilaus tai kyseisen osan tarjouslomakkeen tuote; tarjoaja saa 5 pistettä. Kalustenäyttely: Tarjoajalla on Kalustenäyttely (jossa Tilaajat voivat tutustua vähintään tarjouslomakkeen Kalusteisiin) Tampereen tai Kehyskuntien alueella tai tarjoaja sitoutuu järjestämään kalustenäyttelyn pyydettäessä Tilaajakunnan alueella; tarjoaja saa 5 pistettä. Tarjoajan saamat laatupisteet lasketaan yhteen osittain. Eniten laatupisteitä kussakin osassa saanut tarjous saa laadusta 15 vertailupistettä. Muiden tarjousten laadun vertailupisteet: (tarjouksen laatupisteet yhteensä / suurin laatupistemäärä yhteensä) x 15. Tarjousten vertailusta voi saada enintään 100 pistettä per tarjottu osa. Vertailuhinnasta, pientoimitusmaksusta ja laadusta saadut pisteet lasketaan osittain yhteen ja jokaisesta osasta kolme (3) eniten pisteitä saanutta tarjoajaa valitaan osan Toimittajaksi. HUOM! Tarjoajan tulee tarjousta tehdessään huomioida, että sopimukseen tullaan määrittelemään lauseke, jossa määritellään

14 14 (17) tarjoajien valintaan vaikuttaneiden laatuperusteiden mahdollisista poikkeamista ja sen seuraamuksista. Sopimuksen lauseke: Jos Palvelussa tai sen laadussa on olennainen virhe, on Tilaajalla oikeus saada Toimittajalta hinnanalennusta. Olennaisena virheenä pidetään sellaista virhettä, että Toimittajan lupaus tarjouskilpailun vähimmäisvaatimukset ylittävästä palvelunlaadusta, jota on käytetty tarjousten valinnassa, ei kaikin osin toteudu sopimuskaudella. Tällöin Toimittajan sopimushinnasta (Sopimuksen kohta xx) vähennetään 20 %, jolloin Toimittaja saa laskuttaa Sopimuksen kohdan xx mukaisesta Kalusteiden sopimushinnasta vain 80 %. Alennettua sopimushintaa noudatetaan kyseisessä tilauksessa, jota palvelun laatupoikkeama koskee. 27 PUITEJÄRJESTELYN KÄYTTÄMINEN Hankintayksiköllä on oikeus jakaa hankinta useammalle kuin yhdelle Toimittajalle osien 1, 2 ja 3 mukaisesti. Hankintayksikkö valitsee osittain kolme (3) osan vertailussa parhaiten menestynyttä tarjoajaa osan Toimittajiksi. Lähtökohtana Toimittajien väliselle tilausmenettelylle on, että Tilaajat käyttävät tämän tarjouskilpailun ensisijajärjestystä, kuitenkin huomioiden Tilaajan tarve ja yksittäisen kalustehankinnan kokonaistaloudellinen edullisuus suhteutettuna hankittavan Kalusteen sijoittamis- ja toimintaympäristöön. 28 MINIKILPAILUTUS*** Hankintayksiköllä tai Tilaajalla on oikeus kilpailuttaa minikilpailutuksena (kevennetty kilpailutus) euron (alv 0 %) ylimenevien tilausten ja projektien kalustehankinnat sekä kalustehankinnat, joissa samaa kalustetta tilataan yli 50 kappaletta erikseen tämän kilpailutuksen perusteella kyseiseen osaan valittujen sopimustoimittajien kesken. Hankintayksikkö tai Tilaaja määrittelee tapauskohtaisesti minikilpailutuksen valinta- ja vertailuperusteet minikilpailutuksen kirjallisessa tarjouspyynnössä, kuitenkin siten että sopimustoimittajia kohdellaan tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Minikilpailutuksen valintaperusteina voi olla joko halvin hinta tai kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kohdan 19 Palvelumaksu mukainen palvelumaksu maksetaan myös mahdollisten minikilpailutusten perusteella tehtävistä tilauksista. 29 TARJOUKSEN SISÄLTÖ*** Tarjoukseen on liitettävä:

15 15 (17) Tarjouspyynnön liitteet 1, 2 ja 3 täydennettynä tarjoajan antamilla hinnoilla ja tiedoilla niiltä osin mitä tarjouspyynnön osia 1-3 tarjoaja tarjoaa Tarjouspyynnön liite 5 tai liite 6, sen mukaan haluaako tarjoaja käyttää Hankintayksikön tekemää soveltuvuuslomaketta vai yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjan vakiolomaketta (ESPDlomake, Word-versio) Kuvat ja tuotetiedot vertailtavista tuotteista Tarjoajan hinnasto tai www-osoite mistä hinnasto löytyy Tarjouspyynnön liite 4 täydennettynä tarjoajan antamilla tiedoilla selvitys vanhojen Kalusteiden kierrätyksestä ja hävityksestä useamman huoneen tai isomman kokonaisuuden suunnittelupalvelun kuvaus ja hinnoittelun perusteet Yhteyshenkilöiden ja heidän varahenkilöidensä yhteystiedot, jotka vastaavat Toimittajan toiminnasta Kehyskuntien alueella. kuvaus Tarjoajan toimintatavasta reklamaatioiden vastaanottamiseksi, käsittelemiseksi, korjaavien toimenpiteiden suorittamiseksi ja raportoimiseksi. CD-ROM tai muistitikku johon koko tarjousaineisto on tallennettu tarjoajan sähköpostiosoite hankintapäätöksen lähettämistä varten Tarjouksen ja sen liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi. 30 SOPIMUSEHDOT Hankinnassa noudatetaan liitteen 7 mukaisia julkisten tavarahankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 TAVARAT). Mikäli tarjouspyynnön varsinaisen tekstiosan ehdot ovat ristiriidassa sen liitteiden (liitteet 1-7) kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön tekstiosan ehtoja ja sen jälkeen liitteitä niiden nousevassa numerojärjestyksessä. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten esimerkiksi hintavaraumien vuoksi. Hankinnassa noudatetaan odotusaikaa. Julkisista hankinnoista annetun lain 129 :n mukaan EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi (odotusaika). Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen ehdokkaan ja tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat

16 16 (17) sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta, tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen tarjousvertailussa käytettävää kokonaishintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjoajan salassapitotahto ei ole yksistään ratkaiseva, vaan hankintayksikön on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit kokonaisuutena. 31 TARJOUSTEN PALAUTUS*** Tarjoukset on palautettava viimeistään klo mennessä kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Suupantie PIRKKALA Kirjekuoreen tulee laittaa merkintä: Kalusteet HLP302. Lisäksi tulee kirjallisesti lähetettävään tarjoukseen liittää CD-ROM (tai muistitikku), johon tarjousaineisto on tallennettu yleisesti käytetyillä MS Officen sovelluksilla tai PDF -tiedostoina. Mikäli kirjallinen tarjous ja sähköinen tarjous eroavat sisällön osalta toisistaan, kirjallisen tarjouksen sisältö on ratkaiseva. Hankintayksikkö ei voi ottaa huomioon tarjouksia, jotka ovat saapuneet myöhässä. Hankintayksiköllä on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia koskien Hankintayksikön esittämiä tarjouspyynnön ehtoja. 32 LISÄTIEDOT Tarjoajan syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjousten laadintaa koskevat kysymykset sekä tarjouspyyntöä koskevat lisätietokysymykset tulee esittää kirjallisesti sähköpostilla klo mennessä alla mainittuun osoitteeseen. Sähköpostin otsikoksi tulee laittaa Lisätietopyyntö: Kalusteet HLP302. lisatiedot@kuhaoy.fi

17 17 (17) Kaikki Hankintayksikölle esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä lopullinen tarjouspyyntö ovat luettavissa Hankintayksikön internetsivuilla mennessä osoitteessa: ja ovat näkyvillä tarjousten viimeiseen jättöaikaan asti. HUOM! Tarjoajan vastuulla on käydä tarkistamassa jälkeen lopullinen tarjouspyyntö sekä sen liitteet edellä mainitusta osoitteesta. 33 ALLEKIRJOITUS Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Kaisa Kokkonen hankinta-asiantuntija 34 LIITTEET Liite 1: Liite 2: Liite 3: Liite 4: Liite 5: Liite 6: Liite 7: Tarjouslomake osan 1 Kalusteista, toimistokalusteet Tarjouslomake osan 2 Kalusteista, koulukalusteet Tarjouslomake osan 3 Kalusteista, hoivakalusteet Ympäristökriteerit Tarjoajan soveltuvuus ESPD-lomake JYSE 2014 TAVARAT