SPL Keski-Suomen piirin viestintäsuunnitelma

Transkriptio

1 SPL Keski-Suomen piirin viestintäsuunnitelma Piirihallituksen hyväksymä _16._2_.2004 Taustaa Tässä viestintäsuunnitelmassa kuvataan SPL Keski-Suomen piirin tiedottamisen menettelyt. Yhdistyksen säännöissä ei erikseen säädetä tiedottamisesta. Säännöissä on maininta sääntömääräisistä kokouksista, joista tiedottaminen on erikseen määrätty. 1 Tiedottaminen jäsenseuroille 1.1 Hallinto on julkista Yhdistys tiedottaa jäsenilleen, miten yhteisiä asioita hoidetaan ja miten jäsenet voivat saada mahdollisimman paljon tietoa vireillä olevista asioista jo suunnitteluvaiheessa. Asian voi pitää salassa vain nimenomaisen lain määräyksen perusteella. Tasapuolisella, avoimella ja kattavalla tiedottamisella varmistetaan, että jäsenet voivat muodostaa mielipiteensä asiatietojen pohjalta. 1.2 Tiedottamisen tavoitteet Tiedottaa jäsenille heidän oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan. Luoda jäsenille edellytyksiä osallistua piirin asioiden hoitoon. Lisätä jäsenten mahdollisuuksia tuntea ja seurata piirin toimintaa. Edistää jäsenten mahdollisuuksia vaikuttaa piirin hallintoon. Luoda avoin ilmapiiri, jossa voidaan keskustella yhteisistä asioista.

2 1.3 SPL Keski-Suomen piiri ry organisaation vastuut tiedottamisessa Kokonaisvastuu tiedottamisesta on piirihallituksella Piirihallitus Piirihallituksen tiedotusvastuu on puheenjohtajistolla ja piirijohtajalla, joka toimii piirihallituksen sihteerinä Valiokunnat Tiedotusvastuu puheenjohtajistolla ja valiokunnan sisäisen tiedottamisen vastuu valiokunnan sihteerillä ohjeistaa tiedottamisen menettelyt ja toimii neuvoa antavana elimenä muille piirin toimijoille Piirin toimihenkilöt Tiedottamisen vastuut ovat toimenkuvan mukaiset Tiedottaminen viranomaisille ja medialle kriisi-/konfliktitilanteissa. Tiedottamisesta viranomaisasioissa ja kriisitilanteissa vastaa SPL Keski- Suomen piirin hallituksen puheenjohtaja sekä piirin työvaliokunta, johon kuuluvat piirijohtaja, piirihallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja. Muut piirin toimihenkilöt, piirihallituksen jäsenet tai piirin valiokuntien jäsenet eivät voi antaa lausuntoja piirihallituksen nimissä viranomaisasioissa tai kriisitilanteissa.

3 1.4 Tiedottamisen keinot Suora tiedottaminen (esimerkiksi sähköposti, kirjeet, faxit, tiedotustilaisuudet) asianosaisille. Tiedottaminen joukkoviestimien välityksellä. Joukkoviestimille tiedotetaan aktiivisesti ja nopeasti myös valmisteilla olevista asioista. Tiedottaminen tapahtumakalenterin välityksellä. Tiedottaminen pallokirjan välityksellä. Tiedottaminen ja viestintä Internetin välityksellä, ts. piirin wwwsivuja käyttäen (verkkoviestintä). Toimintakertomus Toimintasuunnitelma Asiakirjat 1.5 Luotettavuus Piirin tuottaman informaation on oltava luotettavaa ja ajankohtaista. 1.6 Kieli Kaiken informaation tulee olla suomenkielistä ja tarvittaessa englanninkielisenä. 1.7 Suora tiedottaminen Suoran tiedottamisen keinoja kirje, sähköposti, faksi, puhelu, tiedotustilaisuudet. Sähköposti ja faksi ovat lain mukaan rinnastettavissa mihin tahansa postiin ja niitä on käsiteltävä kuin muutakin postia. Lain mukaan asioita voidaan panna vireille myös sähköistä viestintää käyttäen Kohderyhmä toimihenkilöt ja joukkueiden toimihenkilöt Sisältö Ajankohtaiset asiat ja tapahtumat

4 1.8 Joukkoviestimet Piirin alueella julkaistaan useita eri lehtiä, joista Keskisuomalainen ja Suur-Jyväskylä lehtien levikkialueet kattavat valtaosan piirin jäsenistöstä Kohderyhmä toimihenkilöt ja joukkueiden toimihenkilöt Sisältö Tapahtumat, sääntömääräiset kokoukset. 1.9 Tapahtumakalenteri Piiri julkaisee ja ylläpitää www-sivuillaan tapahtumakalenteria, jossa kerrotaan ajankohtaisista tapahtumista Kohderyhmä toimihenkilöt, joukkueiden toimihenkilöt ja jäsenseurojen jäsenet Sisältö Ajankohtaiset tapahtumat Pallokirja Piiri julkaisee pallokirjan kerran vuodessa. Toimitustyöryhmä koostuu piirin toimihenkilöistä ja tarvittaessa tiedotusvaliokunnan jäsenistä Kohderyhmät Jäsenseurojen joukkueiden toimihenkilöt Sisältö SPL:n Keski-Suomen piirin organisaatio ja yhteystiedot. Jäsenseurat ja niiden yhteystiedot. Piirin järjestämään kilpailutoimintaan osallistuvat joukkueet ja niiden yhteystiedot. Säännöt ja määräykset.

5 1.11 Verkkoviestintä www-sivut Piiri hyödyntää verkkoviestintämahdollisuuksia ylläpitämällä wwwsivuja Kohderyhmät Piirin verkkoviestinnän tärkeimmän kohderyhmän muodostavat jäsenseurojen jäsenet. Lisäksi palvellaan jalkapallotoiminnasta kiinnostuneita henkilöitä ja yhteisöjä. www-sivut toimivat piirin näyteikkunana ja niiden tarkoitus on tiedottaa piirin toiminnasta kokonaisuudessaan. Piirin www-sivut on suunniteltava käyttäjien tarpeiden pohjalta, ei piirin organisaation näkökulmasta. Sivuja on kehitettävä käyttäjiltä saatavan palautteen mukaan. Yhteydenoton piiriin tulee sujua helposti sähköpostin tai palautelomakkeiden avulla. Jokaisen osaston www-sivuilla on oltava yhteystiedot www-sivujen kieli Koska Internet on maailmanlaajuinen, piirin www-sivuilla on tiedotettava tarvittaessa myös englanniksi www-sivujen helppokäyttöisyys www-sivuja laadittaessa on ensisijaisesti otettava huomioon, että sivujen on oltava helppokäyttöisiä ja helposti avautuvia hitaammillakin modeemiyhteyksillä. Viimeisimmän saatavilla olevan tekniikan käyttäminen ei saa olla itsetarkoitus. Tiedon etsiminen ja sivuilla liikkuminen on tehtävä mahdollisimman helpoksi. Tieto on tuotettava erityisesti Internetiä varten, ts. lyhyesti ja ytimekkäästi. Internetissä voidaan julkaista muihin tarkoituksiin tuotettuja tekstejä, mutta ne eivät saa olla ainoa tietolähde.

6 www-sivut, tiedottamisen tarkoituksenmukaisuus Uutta Internet-palvelua suunniteltaessa on pyrittävä tehostamaan käytettävissä olevien resurssien käyttöä tai parantamaan palvelua huomattavassa määrin. Samoihin palveluihin on pyrittävä aikaansaamaan erilaisia käyttöliittymiä sen sijaan, että eri kohderyhmille tuotetaan erilaisia, mutta samansisältöisiä palvelumuotoja. Tiedottamista ei pidä suunnitella vain Internetiin, vaan myös niiden, joilla ei ole käytettävissään verkkoyhteyksiä tai jotka eivät halua sellaisia käyttää, on pystyttävä hankkimaan tarvitsemansa tieto www-sivujen luotettavuus Piirin työntekijöiden ja valiokuntien sihteereiden tulee päivittää sivujaan säännöllisesti. Piirin tuottaman informaation on oltava luotettavaa ja ajankohtaista Asiakirjat www-sivuilla Piirihallituksen ja valiokuntien esityslistat ja pöytäkirjat on julkaistava Internetissä siltä osin, kuin ne ovat julkisia. Liitteet julkaistaan vasta kun se on teknisesti yksinkertaista. Esityslista on julkaistava viimeistään kokousta edeltävänä päivänä, pöytäkirjat viimeistään kun ne ovat julkisia, ts. kun ne on tarkastettu ja allekirjoitettu www-sivujen kehittäminen Tietotekniikan kehitystä seurataan ja hyödynnetään käytettävissä olevien piirin resurssien puitteissa Asiakirjat Piirihallituksen ja valiokuntien esityslistojen ja pöytäkirjojen liitteineen tulee olla nähtävänä piiritoimistossa. Esityslista on julkaistava viimeistään kokousta edeltävänä päivänä, pöytäkirjat viimeistään, kun ne ovat julkisia, ts. kun ne on tarkastettu ja allekirjoitettu Kohderyhmä toimihenkilöt, joukkueiden toimihenkilöt ja jäsenseurojen jäsenet.

7 2 Tiedottaminen sidosryhmille Tiedottaminen sidosryhmille siten kuin tiedottamisen vastuut on määritelty. Tiedottamisen keinot ovat samat kuin yhdistyksen jäsenille. Viestintäsuunnitelman mukaan määritellyt sidosryhmät ovat: Keski-Suomen alueen kunnat, liikuntatoimenjohtajat ja lautakunnat, jotka käsittelevät liikuntatoimen asioita (olosuhteet ja liikuntapaikat) TE-keskus, Keski-Suomen liitto ja Ympäristökeskus (maakuntasuunnitelma, kaavoitus ja hankkeiden rahoitus, maakunnalliset kehittämishankkeet) Koulut ja päiväkodit, (Kaikki Pelaa -ohjelma) Yhteistyöyritykset ja yhdistykset Media Kansallinen ja kansainväliset lajiliitot sekä näiden jäsenjärjestöt Viranomainen (lainsäädäntö)