Viestintä häiriötilanteissa Anna-Maria Maunu

Transkriptio

1 Viestintä häiriötilanteissa Anna-Maria Maunu

2 Häiriötilanneviestintä kunnissa Viestintä on asenne: Viestinnän näkökulma vieläkin puutteellisesti mukana (kuntien) johtamisessa. Kuntien viestinnän resurssit vaihtelevat suuresti kunnan koon mukaan (henkilöt, osaaminen). Viestintä mielletään edelleenkin vain mediatiedotteiden tekemiseksi (tai tekemättä jättämiseksi). Yleisten ohjeiden olemassaolo ei takaa onnistunutta viestintää häiriötilanteessa. Käytännön menettelytapaohjeet oltava yleisen ohjeistuksen rinnalla Kuntaliitto laatinut kunnille häiriötilanneviestinnän oppaan.

3 Viestinnän tehtävät häiriötilanteessa Varmistaa ihmisten turvallisuus. Hengen ja terveyden turvaaminen on ensisijainen tehtävä! Onnettomuuden ja muun kriisin vahinkojen minimoiminen ja laajenemisen estäminen. Turvata organisaatioiden toimintaedellytykset (henkilöt, tieto, rahat, ilmapiiri, työrauha). Turvata organisaatioiden vastuulla oleva toiminta. Tiedottaa palvelujen järjestelyistä häiriötilanteessa. Varmistaa, että julkisuudessa on totuudenmukainen mielikuva tilanteesta.

4 Totuudenmukainen mielikuva varmistetaan omaaloitteisuudella ja avoimuudella. Ensimmäinen viesti määrää yleensä julkisuuden suunnan ja sävyn. Luotettava viestintä ylläpitää luottamusta ja mainetta.

5 Viranomaisten toimivalta Viranomaisten väliset toimivaltasuhteet eivät muutu häiriötilanteessa. Viranomaisten omat toimintavaltuudet eivät muutu häiriötilanteessa automaattisesti. Onnettomuus- yms. tilanteessa viestintää johtaa aina pelastus- tai poliisiviranomainen, kunnes asiasta toisin sovitaan. Kunnalla ei ole oikeutta lähettää hätätiedotteita. Kansalaisilla ei aina käsitystä toimivaltasuhteista sen voi kertoa!

6 Tampereen viestinnän lähtökohdat Asukkaiden, yhteisöjen, henkilöstön ja sidosryhmien tarpeet Toimiva kuntademokratia Palvelujen kehittäminen ja tehokas käyttö Tehokas johtaminen Lainsäädännön asettamat tiedotusvelvollisuudet Kaupungin maine ja kehitys

7 Tampereen kaupungin häiriötilannejohtosäännöllä on varauduttu: valmiussuunnittelu ja häiriötilanteiden johtaminen Häiriötilanne: tapahtumat ja tilanteet, jotka edellyttävät kaupungin johtamisessa tai palvelutuotannossa normaalioloista poikkeavia toimenpiteitä, tehtäviä ja toimivaltuuksia. Poikkeusoloja ovat valmiuslaissa määritellyt tilanteet.

8 Valmiussuunnittelu Valmiussuunnittelua johtaa ja valvoo kaupunginhallitus. Valmius- ja pelastussuunnitelmien laatimisvastuiden määrittely alihankinta- ja ostopalvelusopimuksissa (monituottajamalli).

9 Häiriötilanteessa pormestarille erityistoimivalta, käyttöönotto säännelty johtosäännöllä. Häiriötilanne ei ole peruste ylittää/laajentaa toimivaltaa, lainmukaisuus säilytettävä. Häiriötilanteiden aikaiseen kaupungin johtoryhmään kuuluvat puheenjohtajana pormestari, jäseninä konsernijohtajat (3), pelastusjohtaja, viestintäjohtaja, tarkastusjohtaja, tilaajajohtaja ja sihteerinä kaupunginlakimies sekä asiantuntijajäseninä riskienhallintapäällikkö, pelastuslaitoksen valmiuspäällikkö ja tarvittaessa terveydenhuollon viranomaisvalvonnasta vastaava viranhaltija. Pormestari täydentää johtoryhmää tarvittavilla asiantuntijoilla.

10 Asenne+yhteistyö= viestintä

11 Viestintä häiriötilanteissa Hyvin hoidettu normaaliajan viestintä on edellytys häiriötilanteen viestinnän onnistumiselle tilaisuus harjoitella joka päivä! Selkeät viestinnän vastuusuhteet käytännön tilanteissa Viestinnän oltava olennainen osaksi tilanteen hoitamista Tieto ja ymmärrys muiden viranomaisten tiedontarpeesta Viestintäyhteistyö, mahdollisuus virka-apuun Johto vastaa viestinnästä!

12 Viestinnässä ei ole enää viivettä lainkaan: tieto tapahtumasta lähtee heti tapahtumapaikalta riippumatta viranomaisista tai viestintäsuunnitelmista. Ubiikkiyhteiskunta on täällä: netissä ei enää vain käydä, vaan somessa ollaan koko ajan läsnä. Perinteinen media, uudet viestintäkanavat, kansalaisviestintä ja viranomaisviestintä kietoutuvat toisiinsa uudella tavalla. Viranomaisen viestinnän rooli akuutissa tilanteessa on aivan keskeinen yhteistyö, tiedonkulku.

13 Käytännön viestinnässä hyvä muistaa Tietotyhjiö täyttyy aina. Jos sinä et kerro, joku muu kertoo jotain. Kerro kaikki mikä on julkista. Ota selvää mikä on julkista. Älä koskaan laske leikkiä vakavilla asioilla, tai asioista joiden merkityksestä ja laajuudesta et ole varma!! Viestintä ei ole mediapeliä, eikä julkisuutta voi hallita.

14 Kaupungin viestinnässä pohdittavaa käytännön esimerkkejä Tulipalo keskustassa: Asukkaiden evakuointi, bussilinjojen muutokset, keskustassa liikkuvien turvallisuus, ilmanlaatu Tulipalo koulussa: Vanhempien informointi, koulutyön jatkuminen korvaavissa tiloissa, henkilöstön tiedonsaanti, mahdolliset korvauskysymykset

15 Koulu-uhkaus: Tiedon kulku ja vastuunjako viranomaisten sekä oman henkilöstön kesken (koulu, hallinto, viestintähenkilöstö), tilanteen jälkihoito ja turvallisuudentunteen palauttaminen (oppilaat, vanhemmat, opettajat, terveydenhoitohenkilöstö), luottamushenkilöt (valtuusto, kaupunginhallitus, lautakunta), huhut lähtevät nopeasti liikkeelle oppilaiden kesken ja vanhemmille (mikä koulu, ketä muita koskee, onko jo tapahtunut jotain, onko muualla). Suuronnettomuus: Vaikutukset kuntalaisten terveyteen (sairaalat, terveyskeskukset), liikenne ja työssäkäynti (vaikutus mm. yritysten toimintaan), koulunkäynti, päivähoito, tilanteen jälkihoito (fyysinen ja psyykkinen toimintakyky)

16 Viranomaisen (kriisi)viestintämalleja

17 Kiitos!