YRITYSJOHDON OIKEA K ÄSI

Transkriptio

1 22 laajakulma ADVOKAATTI / YRITYSJOHDON OIKEA K ÄSI Liikejuristit työskentelevät nopeatempoisessa ympäristössä. Toimenkuva on muuttunut juridisten vaihtoehtojen selvittäjästä strategiseksi neuvonantajaksi. Asianajajilta odotetaan konkreettisia suosituksia. TEKSTI SARI ALHAVA // KUVITUS MAIJU HUKKANEN

2

3 24 laajakulma ADVOKAATTI / MUISTIOIDEN AIKA ON OHI. YRITYKSET KAIPAAVAT ONGELMIEN ETSIMISEN SIJAAN SUOSITUKSIA SIITÄ, KUINKA OLISI JÄRKEVINTÄ EDETÄ. Liikejuridiikan toimintaympäristössä on havaittavissa muutoksia, jotka vaikuttavat myös asianajajien ja asianajotoimistojen valintaan. Perusasiat, kuten luotettavuus ja raudanluja asiantuntemus, ovat yhä korkeassa kurssissa, mutta asiakaspalvelun merkitys on selvästi kasvanut. Ahlstrom Oyj:n lakiasiainjohtaja Ulla Bono korostaa, että asianajajilta vaaditaan nykyisin nopeaa reagointikykyä. Yrityksissä on kova tempo ja vauhti vain kiihtyy, hän sanoo. Johtaja Mika Paavilainen Fortumin yritysjärjestelytyksiköstä on samaa mieltä. Kenenkään ei toki tarvitse olla jatkuvassa valmiudessa ympäri vuorokauden, mutta ainakin olisi pyrittävä vastaamaan nopeasti. Asiakkaan kannalta tuntien tai jopa päivien odotus on liikaa. Kunhan aluksi saisi melko pian tiedon siitä, että joku työstää asiaa, hän toivoo. PALAAN PIAN ASIAAN Ihmisten oletetaan olevan tavoitettavissa nykyisin lähes koko ajan. Sähköpostit ja pikaviestit tulevat kännykkään, joka kulkee aina mukana. Vaikka olisi tapaamisessa, neuvottelussa tai oikeudenkäynnissä, pitäisi jossakin välissä pystyä vastaamaan edes kiitos viestistä, selvitän asiaa ja palaan mahdollisimman pian. Tiimityö on yksi tapa varmistaa, että jos yksi tiimin jäsen on tavoittamattomissa, joku muu voi vastata asiakkaille nopeasti. Ja vaikka pöydällä olisi kymmenen asiaa odottamassa, asiakkaan täytyy saada tuntea olevansa sillä hetkellä kaikkein tärkein, sanoo asianajaja, osakas Mika Ohtonen Roschierilta. On myös tärkeää tiedustella asiakkaan aikataulua. Toisinaan asia on hoidettava jo samana päivänä, mutta joskus voi riittää seuraava viikkokin. Kommunikointi, priorisointi ja tiimityö auttavat löytämään sopivan tasapainon kiireen keskellä. Kukaan ei voi tehdä työtä pitkään tauotta ilman, että työn laatu ja lopulta terveyskin kärsivät, hän huomauttaa. Hyvässä asiakaspalvelussa välittyvät yhteistyökyky ja -halu. Asianajajalta odotetaan uudenlaisia sosiaalisia kykyjä. Hänen tulee osata kysyä, kuunnella, keskustella, haastaa ja ottaa kantaa. Oikeustieteen opinnot eivät valmista tähän. Tunneäly ja kommunikointitaidot on opittava muualla, toteaa asianajaja, osakas Sari Hiltunen Castrén & Snellmanilta. Tehokkuuden ja kustannustehokkuuden odotuksetkin ovat kasvaneet yhteiskunnan sähköistymisen myötä. Tietoteknisten taitojen ja sähköisten työkalujen käytön on oltava hallussa. Massadata, digitalisoituminen ja Internet of Things eivät ole enää vain nörttien kieltä. Asiakkaan toimintaympäristö muuttuu sähköisemmäksi ja myös asianajajien on osattava hyödyntää sähköisiä järjestelmiä ja työkaluja omassa työssään. Manuaalisen työn vähentäminen mahdollistaa, että asiakkaalle voidaan tehdä räätälöityjä ratkaisuja helpommin, halvemmin ja nopeammin, Hiltunen jatkaa. Sääntelyn määrä on kasvanut vuosikymmenen aikana, ja se tuo lisähaasteita asianajajan työhön. Liikejuridiikassa otetaan käyttöön konsepteja USA:sta ja Isosta-Britanniasta. Oikeudenalat muuttuvat, ja tulee uutta lainsäädäntöä. Esimerkkinä voi mainita YK:n, EU:n ja USA:n pakotelistat sekä EU:n henkilötietojen suojaamisen lainsäädännön. Näitä varten yritysten on luotava asianmukaiset toimintatavat ja prosessit. Yritysten hallitusten jäsenillä on aiempaa enemmän vastuullaan. Asianajajien rooli kasvaa, koska yrityksillä ei aina ole sisäisiä resursseja hallita koko kirjoa. Asianajajilta kaivataan neuvonantoa muun muassa riskien hallittavuudesta, Paavilainen sanoo. LIIKETOIMINTAA TUKEVIA SUOSITUKSIA Yksi merkittävimmistä muutoksista liikejuristin toimenkuvassa on konkreettisten suositusten antaminen. Muistioiden aika on auttamattomasti ohi. Yritykset kaipaavat ongelmien etsimisen sijaan suosituksia siitä, kuinka olisi järkevintä edetä. Asianajaja voi esitellä useita vaihtoehtoisia lähestymistapoja, mutta hänen odotetaan kertovan oma näkemyksensä, mikä niistä voisi toimia parhaiten. Suositusten haitat ja hyödyt on myös osattava tuoda esiin. Toki yritysjuristi kantaa lopulta vastuun päätöksestä, Bono Ahlstromiltä toteaa. Tilaajat arvostavat asioiden mutkatonta etenemistä ja kaipaavat monesti sparrauskumppania. Asioista keskustellaan ja mielipiteitä kysytään yli yhtiörajojen. Pörssiyhtiön lakiasiainjohtajan työ saattaa olla aika ajoin melko yksinäistä. On tärkeää ja mielekästä pohtia asioita välillä yhdessä toisen juristin kanssa. Ihan kaikista asioista ei aina voi keskustella omankaan tiimin kesken, ja silloin arvostaa pitkäaikaista asianajosuhdetta, jossa kokeneen, oman yhtiön asioita tuntevan asianajajan kanssa voi puntaroida asioita, Bono sanoo. Hyvältä asianajajalta edellytetään nykyisin paljon muutakin kuin juridiikan hallintaa. Hänen tulisi olla analyyttinen, käytännöllinen, ratkaisuhakuinen ja aidosti kiinnostunut asiakkaan liiketoiminnasta. Asiakasyrityksen toimialan seuraamisen ansiosta hyvä asianajaja pystyy käymään asiakkaan kanssa järkevää keskustelua ja tuottamaan lisäarvoa esimerkiksi nostamalla säädösviidakosta esiin oleelliset asiat ja tiivistämällä ne. Liiketalouden perusperiaatteiden ja käsitteiden ymmärtämisestä on myös hyötyä, Fortumin Paavilainen vinkkaa. Roschierin Mika Ohtonen toteaa, että neuvojen on istuttava asiakkaiden strategioihin. Suositus ei siksi ole automaattisesti pienimmän riskin sisältämä vaihtoehto. Suositusten antaminen edellyttää ymmärrystä asiakkaan liiketoiminnasta ja toimintaympäristöstä. Säännösten ja

4 oikeuskäytäntöjen tunteminen ei enää yksin riitä, vaan ne on pystyttävä yhdistämään asiakkaan liiketoimintaan. Jos sen taitaa, on mahdollista päästä todella lähelle yrityksen ylintä johtoa niin sanotuksi Trusted Advisoriksi eli luotetuksi, strategiseksi neuvonantajaksi, Paavilainen toteaa. TOIMISTON KOKO TARPEEN MUKAAN Yksi tapa oppia asiakkaan liiketoimintaa on lähettää asianajaja töihin asiakasyrityksiin secondmenteille. Tällöin asianajajat työskentelevät kiinteällä kuukausiveloituksella asiakkaan tiloissa muutamasta kuukaudesta vuoteen. Molemmille hyödyllisen ratkaisun suosio kasvaa. Yritykset saavat itselleen lisäresurssia määräaikaisten poissaolojen, kuten auskultoinnin ja vanhempainvapaan, ajaksi. Asianajaja saa mahdollisuuden kokeilla, millaista on työskennellä toisella puolella. Hän oppii lisää asiakaspuolen ajattelusta, asiakasyrityksestä ja sen liiketoiminnasta, Hiltunen listaa. Tällä hetkellä secondment-pyyntöjä tulee asianajotoimistoille enemmän kuin asianajajia on mahdollista irrottaa muista jutuista. >> TOIMISTOILLA VIELÄ PETRATTAVAA EPÄKOHTIEN OSOITTAMINEN ja kriittinenkin palaute ovat toimistoille kullanarvoisia, jotta ne pystyvät jatkuvasti kehittämään toimintaansa. Asiakkaan näkökulmasta on hankalaa, jos hän on kääntynyt jonkun asianajajan puoleen ja sopinut toimeksiannosta, mutta toimisto vaihtaakin asian hoitajaksi jonkun toisen, yleensä kokemattomamman, asianajajan, mainitsee Ahlstromin lakiasiainjohtaja Ulla Bono. Castrén & Snellmanin asianajaja, osakas Sari Hiltunen ymmärtää tilanteen aiheuttaman harmin ja korostaa, että avoin keskustelu on tärkeää alusta lähtien. Samoin kuin aluksi käydään läpi sopimuksen muutkin kohdat, tulisi kertoa, kuka on vastuussa ja keitä muita on tiimissä. Jos kustannukset tai henkilöt eivät vastaa kerrottua, asiakaspalvelussa on epäonnistuttu, Hiltunen sanoo. Laajoissa, monimutkaisissa toimeksiannoissa on mukana monta juristia. Bonon mielestä tuolloin olisi kiinnitettävä erityistä huomiota projektinjohdollisiin taitoihin. Jos asiakkaan asiaa hoitaa useampi kuin yksi ihminen, heidän briiffauksensa ei saa jäädä asiakkaalle. Näin on välillä käynyt. Asianajotoimiston pitäisi huolehtia siitä, että kaikki tiimin jäsenet pysyvät ajan tasalla. Roschierin asianajaja, osakas Mika Ohtonen yhtyy Bonon kantaan. Pidämme hyvin tärkeänä, että projektinjohto ja kokonaiskuva ovat koko ajan partnerin tai vanhemman lakimiehen hallinnassa. Odotuksista on hyvä keskustella heti toimeksiannon alussa, sillä jotkut asiakkaat haluavat johtaa projektia aktiivisesti itse, toiset taas odottavat asianajotoimiston ottavan ohjakset käsiinsä, Ohtonen sanoo.

5 YRITYKSET OSTAVAT YLEENSÄ HENKILÖTALENTTIA. MITÄ VAIKEAMPI JA MONIMUTKAISEMPI TOIMEKSIANTO, SITÄ ENEMMÄN ARVOSTETAAN ASIANAJAJAN KOKEMUSTA. Erikokoisilla liikejuridiikkaa hoitavilla toimistoilla on omat etunsa. Isommista toimistoista lähteneet ovat perustaneet pienempiä toimistoja, jolloin niillä on sama asiantuntemus ja kokemus mutta kevyempi kulurakenne, Paavilainen antaa esimerkin tilanteesta, jossa pienellä toimistolla on etulyöntiasema. Bono toteaa, että erityistä osaamista vaativissa jutuissa valinta voi kohdistua alalla tunnustettuun ja arvostettuun asianajajaan, joka saattaa työskennellä hyvinkin pienessä toimistossa. Sen sijaan laajoissa, monimutkaisissa ja paljon resursseja vaativissa jutuissa käännytään yleensä isojen toimistojen puoleen, koska näillä on enemmän tekijöitä ja kontakteja, Bono sanoo. Yhden juristin ei enää oleteta tietävän kaikesta kaikkea. Toimistot ja asianajajat erikoistuvat juridiikan eri osa-alueille, kuten kilpailuoikeuteen tai verotukseen. Näin pystytään tuottamaan paremmin asiakkaan toivomaa lisäarvoa. Viiden viime vuoden aikana on ollut nähtävissä, että veroasiantuntijoiden määrä on kasvanut asianajotoimistoissa selvästi. Osittain tämä johtuu siitä, että viranomaiset ovat siirtäneet painopistettä verotarkastusten suuntaan, mikä on lisännyt veroriitojen määrää. Lisäksi veroneuvonta linkittyy yhä enemmän muuhun neuvonantoon, Ohtonen kertoo. Vaikka toisaalta erikoistutaan, niin laaja-alaisuuttakin kaivataan juridiikan osa-alueiden perusteiden hallinnasta asiakkaan liiketoiminnan ymmärtämiseen. ASIANAJAJAN TALENTTI RATKAISEE Asianajotoimiston ei kannata luottaa liikaa brändiinsä. Yritykset ostavat yleensä henkilötalenttia. Mitä vaikeampi ja monimutkaisempi toimeksianto, sitä enemmän arvostetaan asianajajan kokemusta vastaavista tapauksista ja mielellään samalta toimialalta. Asianajajan persoona ja kyvyt ratkaisevat; ei niinkään se, missä toimistossa hän työskentelee, Paavilainen painottaa.

6 ADVOKAATTI / laajakulma 27 Bono jakaa näkemyksen valinnan painottumisesta henkilöön. Aivan samoin, kuin jos on menossa vaikka silmäleikkaukseen: enemmän merkitsee se, kuka silmän leikkaa, kuin missä se tehdään. Luottamuksellisia keskusteluja ei haluta käydä kovin monen ihmisen kanssa. Pitkät suhteet jatkuvat ennen muuta henkilötasolla. Jos hyvä asianajaja vaihtaa toimistoa, häntä seurataan usein toiseen toimistoon, Paavilainen sanoo. Jos valinta tehdään toimistojen välillä, on toimiston tunnettuus ja hyvä maine eduksi. Omat tai muiden kokemukset vaikuttavat myös. Paavilainen korostaa, että toimiston korkean laadun ja kustannustehokkuuden on oltava tasapainossa. Kun asioista tulee monimutkaisempia, tarvitaan eri asioihin perehtyneitä asianajajia. Ihannetilanteessa asianajajatiimeissä on sopivassa suhteessa kokemusta ja nuoruuden nälkää. Nuorilla juristeilla on usein myös erinomaiset kommunikointitaidot, ja he ovat taitavia erilaisten sähköisten työkalujen käytössä, Hiltunen lisää. Liikejuristien ja asiakasyritysten välinen vuoropuhelu on vilkastumassa. Niin Hiltunen kuin Ohtonenkin kertovat systemaattisen palautteen pyytämisen kuuluvan nykyään monen asianajotoimiston rutiineihin. Isompien toimeksiantojen jälkeen käydään loppukeskustelut, mutta vähintään yhtä oleellista on kuunnella asiakasta pitkin matkaa. Näin päästään vaikuttamaan jo meneillään olevaan juttuun eikä vasta seuraavaan. Rohkaisemme asiakkaita antamaan avointa palautetta. Joskus eteen saattaa tulla tilanteita, joihin me emme ole puolestamme pystyneet varautumaan etukäteen. Silloin on erittäin tärkeää kertoa muuttuneesta tilanteesta asiakkaalle mahdollisimman pian, Ohtonen toteaa. Hiltunenkin painottaa suoran keskustelun merkitystä. Kommunikaation parantaminen kehittää asiakassuhdetta. Sillä vältetään monta mielipahaa ja väärinymmärrystä. Liikejuristin toimenkuvan muutosta käsitellään myös Asianajajapäivässä Miten palvella yritysasiakkaita paremmin? youtube.com/asianajajat KUSTANNUSTIETOISUUS KASVUSSA ASIANAJOPALKKIOITA pidetään aika korkeina ja kustannusarviot heittävät toisinaan melkoisesti. Varsinkin monimutkaisissa toimeksiannoissa asiakkaalle voi tulla tunne, että palkkiopiikki on auki. Kustannukset pitäisi pystyä arvioimaan tarkemmin. On ikävää, jos asiakkaalle jää rahastuksen maku tai tunne, että hän olisi itse pystynyt hoitamaan asian nopeammin ja halvemmalla. Hinnan on myös oltava suhteessa saatuun hyötyyn. Hyvistä neuvoista ollaan toki aina valmiita maksamaan, Ahlstromin lakiasiainjohtaja Ulla Bono sanoo. Fortumin yritysjärjestelyt-yksikön johtaja Mika Paavilainenkin toteaa, että hinnan ja laadun kohtaamattomuus on tehokkain tapa pilata asiakassuhde. Jos asiakas saa huonoa palvelua ja joutuu vielä maksamaan siitä arvioitua enemmän, voi olla, ettei puhelin soi vähään aikaan. Paavilainen kertoo sopivansa usein laskutuksen määrästä joko kiinteän hinnan tai maksimihinnan tai jos asianajotoimisto antaa kustannusarvion, seurataan kustannuksia säännöllisellä raportoinnilla. Asiakkaat ovat nykyisin valveutuneita, mikä on ihan oikein. Laskutus on relevantti asia kenelle tahansa. Tärkeää on ennakoitavuus, läpinäkyvyys ja avoin kommunikointi. Asianajotoimistoilla riittää tässä yhä kehitettävää eli ihan oikealla asialla asiakkaat ovat, Sari Hiltunen Castrén & Snellmanilta vastaa. Mika Ohtonen Roschierilta kertoo, että viikoittainen raportointi on lisääntynyt. Päämiehen voi olla muutoin hankala hahmottaa, mitä kaikkea on tehty. Jos transaktiossa tarvitaan esimerkiksi monen eri alan juristeja, työmäärän ja kustannusten tarkka arvioiminen tarjousvaiheessa voi olla haastavaa. Matkalla voi tapahtua myös yllätyksiä: sopimusneuvottelut voivat keskeytyä, jolloin kauppaa ei tehdäkään kuukauden vaan vasta kuuden kuukauden kuluttua, hän antaa esimerkin. Ohtonen toivoo, että asiakkaan kanssa päästäisiin keskustelemaan jo tarjousvaiheessa. Tarjousten sisällöissä voi olla eroja, ja siksi valinta pelkän hinnan perusteella voi olla harhaanjohtavaa. Keskustelemalla saisi todennäköisemmin samansisältöisiä tarjouksia, joita olisi helpompi verrata keskenään. Näin vältyttäisiin yllätyksiltä projektin edetessä, hän perustelee.