Asianajajaliiton tietoturvaohjeet. Asianajosihteeripäivät Asianajaja Hanna Räihä-Mäntyharju Asianajotoimisto Tempo Oy

Transkriptio

1 Asianajajaliiton tietoturvaohjeet Asianajosihteeripäivät Asianajaja Hanna Räihä-Mäntyharju Asianajotoimisto Tempo Oy

2 SISÄLTÖ Yleiskatsaus tietoturvaohjeisiin Sähköpostin käyttö Pilvipalveluiden mahdollisuudet ja riskit 2

3 TIETOTURVAOHJEET Tietoturvaohjeisiin sisältyvät Tietoturvallisuusohje (A 4) Tietoturvaopas (17 sivua) Velvoittavuus Ohje on asianajajia velvoittava sen laiminlyönnistä voi saada valvontaseuraamuksen Opas ei ole velvoittava, neuvoo ja opastaa 3

4 LAATIMISPROSESSI 1/2 Laatimisesta vastasi IT-valiokunta, aloitettiin vuonna 2010 Tietoturvallisuusohje korvasi vanhan virustorjuntaa ja palomuuria koskevan ohjeen Tietoturvaopas korvasi vanhan sähköistä viestintää ja internetiä koskevan suosituksen 4

5 LAATIMISPROSESSI 2/2 Joiltakin osin tehtiin päivitystä, monilta osin täysin uusia asioita Konsultoitiin myös ulkopuolisia asiantuntijoita sekä keskusteltiin hallituksessa prosessin edetessä Hallitus hyväksyi oppaan marraskuussa 2012, valtuuskunta hyväksyi ohjeen tammikuussa 2013 Ohje voimaan

6 TIETOTURVAOHJE Tietoturvan huoneentaulu, 10 kohtaa Yleisellä tasolla, ei sisällä yksityiskohtaisia ohjeita toteuttamistapa asianajajan omassa harkinnassa Kestää (toivottavasti) aikaa 6

7 TIETOTURVAOPAS Kootut selitykset Helpommin muutettavissa ja päivitettävissä kuin ohje, koska riittää hallituksen päätös Neuvoja, esimerkkejä ja vinkkejä siitä, miten asiat voidaan järjestää Ei ole tyhjentävä myös muulla tavoin voi toimia 7

8 JOHTOTÄHTI AJATTELE TIETOTURVALLISESTI Ohjeen ja oppaan laatimisen haaste: tekniikka ja tietoturvavaatimukset muuttuvat koko ajan Tavoitteena saada tietoturva-ajattelu osaksi kaikkea toimintaa ajattele tietoturvallisesti! Elinkaarimalli toimiston toimitiloista toimeksiannon elinkaaren kautta laitteiden hävittämiseen Vinkki: Asetu asiakkaan asemaan, katso toimiston toimintaa asiakkaan silmin Ulkopuolinen apu useimmille tarpeen opas auttaa palvelujen hankinnassa 8

9 TIETOTURVAN HEIKOIN LENKKI Tietoturva on laaja käsite, muodostuu useasta osatekijästä, mikään ei yksinään ratkaise Tietoturvan heikoin lenkki on ihminen Kallis palomuuri tai uusinkaan virustentorjuntaohjelma ei auta, jos kannettava jää taksiin tai ulkopuolinen näkee toimistossa mappirivistön, joissa asiakkaiden nimiä Ajattele tietoturvallisesti! 9

10 SÄHKÖINEN VIESTINTÄ Laki suojaa sähköistä viestintää kuten muutakin luottamuksellista viestintää teknisen suojauksen tasosta tmv. riippumatta Sähköpostiviesti on luottamuksellinen, jos sitä ei ole nimenomaisesti tarkoitettu julkiseksi luottamuksellisuusilmoitus silti suositeltava Täydellisen suojan mahdottomuus kaikessa viestin välityksessä (perinteinen posti, faksi, sähköposti), silti sähköinen viestintä ja sen tietoturva noussut erityisasemaan suhteessa muuhun viestintään Tietoturvan heikoin lenkki: ihminen 10

11 SÄHKÖPOSTI Asianajajat ja asiakkaat kokevat sähköpostin erittäin tärkeäksi viestintävälineeksi - monilla toimialoilla suojaamatonta sähköpostia ei kuitenkaan käytetä lainkaan (terveydenhuolto, pankit) Minimiedellytys asiakkaan hyväksyntä sähköpostin käytölle toimeksiannon hoitamisessa (ei nimenomainen suostumus) kuluttaja / yritys Voiko kuluttaja osata arvioida tietoturvariskiä niin, että voi pätevästi hyväksyä riskin? Tietosuojavaltuutetun kanta salassapidettävän tiedon lähettämiseen sähköpostilla erittäin jyrkkä 11

12 HENKILÖTIETOJEN ERITYISSUOJA VS. SÄHKÖPOSTI Henkilötietolaki antaa henkilötiedoille erityisen suojan Tietosuojavaltuutettu: henkilötietojen lähettäminen suojaamattomalla sähköpostilla ei ole mahdollista millään hyväksynnällä tai suostumuksella Mikä on riittävä suojauksen taso? Huomioitava paitsi oman päämiehen, myös vastapuolen henkilötiedot! 12

13 PALVELUT PILVEEN 1/2 Pilvipalveluilla samat tietoturvavaatimukset kuin muillakin ulkoistetuilla palveluilla käyttötarkoitus ratkaisee Tablettitietokoneet ja älypuhelimet lisänneet pilvipalveluiden käyttöä Osa palveluista helposti käyttöön otettavia, ilmaisia tai erittäin edullisia; vakioehdot Esimerkiksi Google Docs on hyvä vaihtoehto vaikkapa luentomuistiinpanojen tekemiseen kurssilla, mutta ei toimeksiantojen hoitamiseen 13

14 PALVELUT PILVEEN 2/2 Salassa pidettävien tietojen käsittely ja säilyttäminen vaativat perehtymistä palveluntarjoajan palvelun todelliseen sisältöön Erityisesti selvitettävä mm. ketkä pääsevät tietoon käsiksi (salassapitosopimus), varmuuskopioinnin taso, missä palvelimet sijaitsevat, palveluntarjoajan vakavaraisuus, tiedostojen palautettuvuus, miten aineistoon pääsee käsiksi tietoliikenneyhteyden pettäessä ja miten aineiston saa palvelun päättyessä 14

15 PILVIPALVELUN EDUT Tabletissa tai älypuhelimessa ei tarvitse olla mitään tietoa (varkausriski), ei riippuvainen laitteesta (laiterikko) Tietotekniikan ja tietoturvan ammattilaiset saa käyttöönsä huomattavasti edullisemmin kuin ostamalla palvelun omiin laitteisiin Jos hyvä ja asiat osaava palveluntarjoaja, tietoturva voi olla pilvipalvelussa merkittävästi parempi kuin keskiverto asianajotoimistossa (varmuuskopiointi, ohjelmien ja järjestelmien päivitykset yms.) 15

16 Kiitos! Asianajaja Hanna Räihä-Mäntyharju Asianajotoimisto Tempo Oy Hämeenkatu 15 B, Tampere Puh. (03) , faksi (03) Sähköposti 16