Henkilöstön pätevyyden varmistaminen muutostilanteissa. Tuula Pirhonen Laatupäällikkö, tutkija Evira Tutkimus- ja laboratorio-osasto

Transkriptio

1 Henkilöstön pätevyyden varmistaminen muutostilanteissa Tuula Pirhonen Laatupäällikkö, tutkija Evira Tutkimus- ja laboratorio-osasto

2 Henkilöstömuutokset < Työntekijä Henkilö jää pois niin että tiedetään etukäteen eläkkeelle, määräaikaisuuden päättyminen Irtisanoutuminen Etukäteen varautuminen Henkilö jää pois yllättäen Tiedon siirto ei aina mahdollista

3 Henkilöstömuutokset < Organisaatio Siirto organisaatiossa toiseen tehtävään Tiedon saaminen mahdollista myös jälkikäteen Irtisanomiset, mielen pahoittaminen perehdyttäjä ei välttämättä halua jakaa tietojaan tai antaa osittaista tietoa Rekrytointikiellot > henkilöstön väheneminen, töiden jakaminen Organisaatiomuutokset, yhdistymiset, toiminnan supistaminen, uusi omistaja

4 Organisaation toiminnan muutokset Tietojärjestelmämuutokset Johtamisjärjestelmämuutokset Toimintakulttuurin muutokset Prosessien, työskentelytapojen muutokset Lainsäädännöstä aiheutuvat muutokset Muutokset vaativat perehdyttämistä / osaamisen päivittämistä/tapojen muuttamista

5 Muutoksen hallinta Tahto VISIO Suunniteltu, realistinen aikataulu Ohjattu Ohjeistettu Proaktiivinen johtamismalli Pakko KRIISI Pakotettu muutos Reaktiivinen johtamismalli Tiukat tavoitteet ja aikataulu

6 Organisaatiomuutoksen haasteita Toimenkuvat muuttuvat Uuden tilanteen hyväksyminen Uusien tehtävien oppiminen ja hoitaminen Uusiin järjestelmiin sopeutuminen Uudet lyhenteet, uudet termit Uudet työkaverit, uudet kahviporukat (vai entiset?) Resurssit eivät yleensä lisäänny Kun työt lisääntyvät, voidaanko vanhoista tehtävistä luopua? Pystytäänkö vanhoista tottumuksista luopumaan

7 Johdon rooli muutoksessa (1) Korostuu Hyvä sisäinen tiedottaminen kaikissa vaiheissa Ratkaisujen tekeminen henkilökysymyksissä Henkilöstö otettava mukaan innovoimaan ja suunnittelemaan muutosta ja myös perehdyttämistä

8 Johdon rooli muutoksessa (2) Avoin ja positiivinen asenne Yhtenäiset perehdyttämisen ja pätevyyden toteamisen menettelyt Töiden priorisointi > < Toiminnan tehostaminen Tarvittavan osaamisen selvittäminen > koulutussuunnitelma

9 Johdon rooli muutoksessa (3) Työn johto, kehityskeskustelut Entisistä rakkaista töistä irtautuminen Ajan varaaminen perehtymiselle ja pätevöitymiselle Selvitetään tarvittava osaaminen, oppimisen edistyminen, pätevöityminen Autettava alaista hyväksymään muutos

10 Yhdistyvien organisaatioiden käytännöt Otetaan parhaat käytännöt entisistä organisaatioista Hyödynnetään kaikkien osaamista Varotaan vanhassa pysymistä; sallitaan uudet tavat Varotaan jäykkiä käytäntöjä

11 Jos muutosta ei johdeta Muutosta ei tapahdu tai se tapahtuu hitaasti/tehottomasti/osittain Ihmiset etsivät syitä pysyä vanhassa Huolestuneisuus ja epätietoisuus kasvaa Kustannukset lisääntyvät Haluttua vaikutusta ei saada

12 Asiakkuudet Asiakaspalvelun laatu taattava muutoksissa; muutoksista tiedotettava Perehtyminen/pätevöityminen asiakkuuksien hoitoon Sidosryhmäyhteistyö Perehtyminen sopimuksiin ja toimeksiantoihin Mahdollinen toiminnan hidastuminen, läpimenoaikojen pidentyminen > Sopimuskatselmukset; nettisivujen päivitykset Akkreditoinnin ylläpito

13 Hallittu tehtävien siirto Aikataulutettu suunnitelma tietojen siirtämiseksi seuraajalle Lomake Tiedonsiirtokeskustelut Rinnakkain työskentely Hiljaisen tiedon siirto Onko organisaatiossa mahdollista palkata kahta henkilöä samanaikaisesti?

14 Osaamisen siirtosuunnitelma Varmistetaan, että henkilön lähtiessä säilyy sellainen osaaminen, joka on tehtävien hoitamisen kannalta välttämätön ja tarpeen palvelukyvyn ja joustavan toiminnan turvaamiseksi Mitkä ovat tehtävien hoitamisen kannalta välttämätöntä osaamista? Kuka muu hallitsee nämä tehtävät? Mistä/miten korvataan? Millä aikataululla?

15 Perehdyttäminen ajan ollessa Varahenkilöjärjestelmät Suunnitellut, riittävät Pätevyyden varmistaminen esim. lomasijaisuuksia tekemällä Varahenkilön ajan tasalla pitäminen Keskustelut Jaetut tehtävät Työnkierto

16 Dokumentointi, arkistointi, ohjeet Hyvin tehtynä helpottavat töiden siirtoa ja perehtymistä Selkeä, toimiva ohjeistus Dokumentoinnin ja muistiinpanojen selvyys Ymmärtävätkö muutkin kuin kirjaaja Ovatko tiedot saatavilla/löydettävissä Omiin tiedostoihin ei muilla oikeutta > yhteiset kansiot Arkistointi Luottamuksellisuus, eheys, saatavuus Säännöt tiedostojen nimeämiseen

17 Henkilöstön pätevyyden hallinta Perehtyminen vie aikaa niin perehtyjältä kuin perehdyttäjältä Perehtymiselle ja töiden hitaammalle suorittamiselle on annettava aikaa Hyvä perehdyttämissuunnitelma, selkeät vastuut Hyvät perehdyttämislomakkeet (muistilista) Seuranta; pätevyydestä tiedottaminen työyhteisössä ja kirjaaminen toimenkuvaan

18 Kaikissa kehityshankkeissa Muutosten tekeminen = Ihmisten mukaan saaminen on jatkuva haaste!

19 Kiitos!