Suomen Kuntaliitto. 1. painos ISBN Suomen Kuntaliitto Helsinki 2006

Transkriptio

1 Kuntien viestintätutkimus 2005 ISBN

2 Suomen Kuntaliitto 1. painos ISBN Suomen Kuntaliitto Helsinki 2006 Suomen Kuntaliitto Toinen linja 14 PL Helsinki Puh. (09) 7711 Faksi (09)

3 Sisältö 1 Johdanto Tutkimuksen tavoitteet Työn rajaus Käsitteiden määrittely Tutkimusmenetelmä ja tiedonkeruu Aineiston ja vastaajien kuvaus 5 2 Viestinnän suunnittelu, rooli ja periaatteet Viestintä ja kuntastrategia Viestinnän suunnittelu Viestintävastaavan asema Viestinnän avoimuus Kunnan yritysten ja yhteisöjen viestintä Kaksikielinen viestintä 13 3 Viestinnän resurssit Rahalliset resurssit Viestintähenkilöstön määrä Henkilöstön ja luottamushenkilöiden viestintäkoulutus Viestintäresurssien kehittyminen 18 4 Viestinnän tutkimukset ja arviointivälineet 20 5 Asukas- ja asiakasviestintä Eniten tiedottamista vaativat asiat Asukasviestinnän välineet Henkilöstöviestintä 26 6 Mediaviestintä Kunnan suhde tiedotusvälineisiin Esityslistojen toimittaminen tiedotusvälineille Viestien läpimeneminen tiedotusvälineissä 31 7 Verkkoviestintä Internet-palvelun tavoitteet Suositusten hyödyntäminen Internet-palvelun suunnittelussa Internet-palveluiden sisältö Sähköiset asiointipalvelut ja mobiilipalvelut 37 8 Viestinnän haasteet ja kehittämiskohteet 39 9 Tiivistelmä 40 Liite 1. Kysymyslomake 43 Liite 2. Saatekirje 49 Kuntien viestintätutkimus

4 1 Johdanto 1.1 Tutkimuksen tavoitteet 1.2 Työn rajaus Tutkimus kuntien viestinnästä toteutettiin syksyllä Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää kuntien viestinnän periaatteita ja toteutumista viestinnän eri osa-alueilla. Tutkimustietoa käytetään jatkossa muun muassa kuntien viestintäkoulutuksen tukena. Tutkimuksella selvitettiin kuntien viestinnän suunnittelua ja roolia, resursseja, kehittämiskohteita, asukas- ja asiakasviestintää, henkilöviestintää, mediaviestintää ja verkkoviestintää vuonna Kuntien markkinointiviestintä rajattiin tämän tutkimuksen ulkopuolelle, sillä Suomen Kuntaliitto teki syksyllä 2005 erillisen selvityksen kuntien markkinoinnista. Selvityksen tulokset löytyvä internetistä osoitteesta Tutkimustuloksia verrataan soveltuvin osin vuonna 2001 toteutetun Tutkimus kuntien viestinnästä -raportin tuloksiin. Vuosien 2001 ja 2005 tutkimuksissa on käytetty osittain samoja ja osittain eri kysymyksiä. Kuntakokoluokitus on vuoden 2005 tutkimuksessa tiheämpi. Vertailu ei ole tämän vuoksi mahdollista kaikkien kysymysten osalta. 1.3 Käsitteiden määrittely Viestintä on kunnalle strateginen menetystekijä. Suomen Kuntaliiton ja suurimpien kaupunkien viestintäammattilaisten yhdessä toteuttaman Kunnan viestintä -oppaan mukaan hyvin toimiva kunta painottaa avoimuutta ja viestintää jo kunnan strategiassa. Kunnan on kuntalain mukaan tiedotettava vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Kunnan viestinnän visio määritellään Kunnan viestintä -oppaassa: Viestintä ylläpitää asukkaiden hyvinvointia ja yhteisöllisyyttä. Päätöksenteko on läpinäkyvää ja kuntalaisten osallistuminen laajaa. Asukkaat, yritykset, luottamushenkilöt, henkilöstö ja media saavat tietoa ajoissa ja ymmärrettävästi esitettynä. Kunnan maine tukee kunnan kehittämistä ja luo seudulle vetovoimaa. Asukas- ja asiakasviestinnällä tarkoitetaan tässä tutkimuksessa kunnan asukkaille tai asiakkaille kohdistettua viestintää eri muodoissaan. Henkilöviestinnällä tarkoitetaan kunnan henkilöstön välillä ja henkilöstölle suunnattua viestintää. Mediaviestinnällä tarkoitetaan kunnan suhteita tiedotusvälineisiin ja kunnan viestintää tiedotusvälineiden suuntaan. Verkkoviestinnällä tarkoitetaan kunnan viestintää internetin kautta ja mobiilipalvelujen avulla. 4 Kuntien viestintätutkimus 2005

5 1.4 Tutkimusmenetelmä ja tiedonkeruu Kuntien viestintätutkimuksen taustalla on Suomen Kuntaliiton kuntavaalien jälkeen vuosina 1997 ja 2001 toteuttamat kuntaviestinnän tutkimukset. Kuntien viestintätutkimuksen tekeminen oli tullut taas vuoden 2004 kuntavaalien jälkeen ajankohtaiseksi. Viestintätutkimuksen kysymyslomake perustui osittain vuoden 2001 viestintätutkimukseen, mutta useita kysymyksiä muotoiltiin uudelleen kuntien toimintaympäristön ja viestinnän kentän muutosten vuoksi. Kysely toteutettiin samanaikaisesti kuntien markkinointia koskevan kyselyn kanssa. Osassa kunnista kyselyihin vastasi sama henkilö. Kysely toteutettiin internet-kyselynä Webropol-ohjelmalla. Tutkimusaineiston keräsi Kuntaliiton koulutus-, konsultointi- ja tutkimusyhtiö Efeko. Kuntaliiton viestintä lähetti kyselyn saatteen syyskuun 2005 lopussa kaikille Suomen 432 kunnalle ja kaupungille. Kysely lähetettiin yhdelle henkilölle kussakin kunnassa. Saatekirje lähetettiin sähköpostitse kuntien kirjaamoihin, jotka ohjaavat kunnissa postia eteenpäin oikeille henkilöille. Kirjaamoa pyydettiin ohjaamaan saatekirje eteenpäin kunnan viestintävastaavalle. Saatteita ei voitu lähettää suoraan vastaajille, sillä rekisteriä kuntien viestintävastaavista ei ole olemassa. Markkinoinnin ja viestinnän ammattilaisia on vain suurissa kaupungeissa. Kysely ja saatekirjeet toteutettiin kahdella kielellä, suomeksi ja ruotsiksi. Viralliselta kieleltään suomenkielisiin kuntiin lähettiin suomenkielinen saatekirje, ja kaksikielisiin kuntiin lähetettiin sekä suomen- että ruotsinkielinen saatekirje. Ruotsinkielisiin kuntiin lähetettiin ruotsinkielinen saatekirje. Internet-kyselyn ensimmäisellä sivulla vastaaja sai valita, haluaako vastata kyselyyn suomeksi vai ruotsiksi. Vastausajan päätyttyä kuntiin lähetettiin muistutusviesti. Yhtä aikaa muistutuksen kanssa lähetettiin viesti myös Kuntaliiton ylläpitämälle kuntien viestintävastaavien sähköpostilistalle. Kuntien viestintä- ja markkinointitutkimuksia syys lokakuussa 2005 tehtäessä oli käynnissä kunta- ja palvelurakenneuudistuksen aluekierros. 1.5 Aineiston ja vastaajien kuvaus Kyselyyn vastasi 195 kuntaa Suomen 432 kunnasta. Vastausprosentti oli 45 % eli matalampi kuin vuoden 2001 kuntaviestinnän tutkimuksessa. Vastausprosentin alhaisuuteen on saattanut vaikuttaa se, että kysely tehtiin aiemmasta poiketen internet-avusteisesti. Vastausprosenttia on saattanut heikentää myös se, että kuntiin lähetettiin yhtä aikaa kahden eri tutkimuksen kysymyslomakkeet (markkinointitutkimus ja viestintätutkimus). Taulukko 1. Vastausaktiivisuus kuntakokoluokittain Kuntien Vastausten Vastauslukumäärä lukumäärä prosentti Alle asukasta asukasta asukasta asukasta Yli asukasta Kaikki Suuremmat kunnat vastasivat suhteellisesti aktiivisemmin kuin pienet kunnat. Vastaajissa oli kuitenkin lukumääräisesti huomattavasti enemmän pienempiä kuntia. Aktiivisimmin vastasivat asukkaan kunnat ja laiskimmin alle asukkaan kunnat. Kuntien viestintätutkimus

6 Vain 15 %:lla vastaajista viestintä tai markkinointi on päätoiminen työtehtävä, loput hoitavat tehtävää sivutoimisesti muun työtehtävän ohella. Taulukko 2. Vastaajan tehtävä markkinoinnissa ja viestinnässä Päätoiminen Oman toimen % ohessa % Alle asukasta asukasta asukasta asukasta Yli asukasta Kaikki Vastaajilla ei myöskään ole kovin runsaasti markkinointiin tai viestintään liittyvää koulutusta. Joka viides vastaaja on opiskellut markkinointia tai viestintää korkeakoulussa. Joka kymmenes vastaaja on käynyt läpi jonkin markkinoinnin tai viestinnän johtamisen koulutusohjelman. Markkinoinnin tai viestinnän lyhytkursseille on osallistunut 42 prosenttia vastaajista. Korkeakouluopinnot ovat tyypillisimpiä suurimpien kaupunkien ja lyhytkurssit suurten kuntien vastaajilla. Taulukko 3. Vastaajan koulutus viestinnässä tai markkinoinnissa % Pääaine tiedekorkeakoulussa 4 Ammattikorkeakoulussa tai sivuaine tiedekorkeakoulussa 14 Jokin viestinnän tai markkinoinnin johtamisen koulutusohjelma (esimerkiksi Inforissa tai Markkinointi-instituutissa) 10 Lyhytkursseja (1 3 päivää) 42 Vastaajien yleisimmät nimikkeet olivat hallintojohtaja, kunnansihteeri, kunnanjohtaja ja viestintäpäällikkö. Yli asukkaan kaupungeissa vastaajat olivat yhtä lukuun ottamatta (tiedottaja) joko tiedotus- tai viestintäpäällikköjä tai -johtajia. Viestintä- tai tiedotuspäällikkö tai -sihteeri oli yleisin nimike myös asukaan kuntien vastaajilla. Tätä pienempien kuntien vastaajilla ei ollut muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta tiedotus- tai viestintäalkuisia nimikkeitä asukkaan kunnissa puolet vastaajista oli joko hallintojohtajia tai -päälliköitä tai kaupungin- tai kunnansihteereitä. Alle 4000 asukkaan kunnissa yleisimpiä nimikkeitä olivat hallintojohtaja, ja kunnansihteeri. Tässä kuntakokoluokassa vastaajissa oli runsaasti myös kunnanjohtajia. Tutkimuksen tulokset on analysoitu suorina jakaumina ja kuntakokoluokittain. Tutkimuksessa on käytetty seuraavaa kuntakokoluokittelua: alle asukkaan kunnat asukkaan kunnat asukkaan kunnat asukkaan kunnat yli asukkaan kunnat. Kysymyslomake ja saatekirje ovat liitteenä tämän raportin lopussa. 6 Kuntien viestintätutkimus 2005

7 2 Viestinnän suunnittelu, rooli ja periaatteet 2.1 Viestintä ja kuntastrategia Valtuusto linjaa kunnan strategian ja luo edellytykset viestinnälle sekä asukkaiden ja palvelujen käyttäjien osallistumiselle kunnan toimintaan. Kunnan viestintä -oppaan mukaan viestintä tulee suunnitella kunnan strategian pohjalta. Kyselyssä selvitettiin viestinnän ja kuntastrategian välistä yhteyttä. Kaksi kolmesta vastaajasta kokee, että viestintä tukee kuntastrategissa asetettuja tavoitteita tyydyttävästi, kolmanneksen mielestä viestintä tukee strategiaa hyvin. Parhaiten viestintä tukee strategiaa yli asukkaan kaupungeissa ja huonoiten asukkaan kunnissa. Kuvio 1. Viestinnän ja kuntastrategian välinen yhteys kunnissa vuonna 2005 Kuinka hyvin kuntasi viestintä tukee mielestäsi kuntastrategiassa asetettuja tavoitteita? Kaikki vastaajat (N = 195) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % Hyvin 29 % Tyydyttävästi 62 % Heikosti 7 % En osaa sanoa 2 % Taulukko 4. Kuinka hyvin kuntasi viestintä tukee mielestäsi kuntastrategiassa asetettuja tavoitteita? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle Yli Kaikki (N = (n = 68) (n = 59) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 195) Hyvin Tyydyttävästi Heikosti En osaa sanoa Kuntien viestintätutkimus

8 2.2 Viestinnän suunnittelu Vajaa puolet kunnista on tehnyt viestintäohjeet tai -strategian ja lähes viidenneksessä kunnista viestintäohjeet tai -strategia on valmisteilla. Verrattuna vuoden 2001 tutkimuksen tuloksiin tilanne on pysynyt siinä mielessä samana, että viestintäohjeet tai -strategia ovat huomattavasti yleisempiä suuremmissa kuin pienissä kunnissa. Vuonna 2001 viestintästrategian tai ohjeiden tehneiden kuntien osuus oli 5 % suurempi kuin vuonna Kuvio 2. Viestintäohjeiden ja strategian yleisyys kunnissa vuonna 2005 Onko kunnassasi tehty viestintäohjeet tai -strategia? Kaikki vastaajat (N = 195) 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % Kyllä 43 % Ei 39 % Valmisteilla 17 % En osaa sanoa 1 % Taulukko 5. Onko kunnassasi tehty viestintäohjeet tai strategia? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle Yli Kaikki (N = (n = 68) (n = 59) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 195) Kyllä Ei Valmisteilla En osaa sanoa Joka toisella tutkimukseen vastanneella yli asukkaan kaupungeista on viestintäohjeet tai -strategia, lähes puolella ne ovat valmisteilla asukkaan kunnista reilulla 60 % on viestintäohjeet tai -strategia. Alle asukkaan kunnista noin kolmanneksella on olemassa viestinnän ohjeistus tai strategia. Kunnan viestintä -oppaan mukaan kunnalle kannattaa tehdä vuosibudjetin yhteydessä erillinen viestintäsuunnitelma. Vain joka kymmenes kunta on tehnyt vuosittaisen viestintäsuunnitelman, 12 %:ssa kunnista se on suunnitteilla. 8 Kuntien viestintätutkimus 2005

9 Kuvio 3. Viestinnän vuosisuunnittelun yleisyys kunnissa vuonna 2005 Tehdäänkö kunnassasi vuosittainen viestintäsuunnitelma? Kaikki vastaajat (N = 195) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Kyllä 9 % Ei 78 % Suunnitteilla 12 % En osaa sanoa 1 % Taulukko 6. Tehdäänkö kunnassasi vuosittainen viestintäsuunnitelma? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle Yli Kaikki (N = (n = 68) (n = 59) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 195) Kyllä Ei Suunnitteilla En osaa sanoa Viestinnän vuosisuunnittelu on yleisintä suurimmissa kaupungeissa: kahdessa kolmesta viestinnän vuosisuunnitelma tehty tai ainakin suunnitteilla. Keskisuuret asukkaan kunnat ovat selkeästi panostamassa viestinnän suunnitteluun. Vuosisuunnitelma on tehty joka neljännessä ja tekeillä joka kolmannessa kunnassa. Pienimmistä alle asukkaan kunnista sen sijaan vain muutama prosentti tekee vuosittaisen viestintäsuunnitelman. Viestinnän suunnitelmallisuuden lisääminen nousi esille myös kysyttäessä kuntien viestinnän keskeisimpiä kehittämiskohteita ja haasteita. Esimerkkejä: Laadimme viestintäsuunnitelman, jotta toimintaan saadaan jäntevyyttä. Laadittava viestintäsuunnitelma täysin tukemaan kaupungin strategiaa. Tulisi laatia viestintäohjeet tai strategia, joka olisi alku toiminnan kehittämiselle. Suunnitelmallisuuden lisääminen, koko seutukunta mukaan, ei erillisiä strategioita tai suunnitelmia. Virallisten viestintäohjeiden ja suunnitelman laatiminen, jotka resurssipulan vuoksi on jääneet tekemättä. Kuntien viestintätutkimus

10 2.3 Viestintävastaavan asema Viestintäasioissa meillä on paljon opittavaa ja tehtävää. Meillä on valmisteilla viestintästrategia ja sen jalkauttaminen tulee olemaan kovasti haasteellista. Lisäksi tekeillä on opinnäytetyönä sisäisen viestinnän tutkimus ja katsotaan mitä sieltä saadaan kehittämistoimenpiteiden pohjaksi. Paljon haasteita ja kehittämiskohteita meillä siis riittää. Kunnan viestintä -oppaan mukaan viestintä tulisi organisoida niin, että sen kehittämisestä ja koordinoinnista vastaa nimetty henkilö. Koko kunnan viestintää hoitavalla henkilöllä tulisi olla suorat yhteydet kunnanjohtajaan ja yksikköjen tiedottajilla yksikön johtajaan. Tehokas viestintä edellyttää sitä, että viestintävastaava kuuluu kunnan ja eri yksiköiden johtoryhmiin. Kolme neljäsosaa kuntien viestintävastaavista osallistuu säännöllisesti kunnan johtoryhmän työskentelyyn. Reilu kymmenesosa osallistuu toisinaan johtoryhmän työskentelyyn. Vain 5 % viestintävastaavista ei osallistu koskaan johtoryhmän työskentelyyn. Kuvio 4. Kunnan viestintävastaavan osallistuminen johtoryhmän työskentelyyn vuonna 2005 Osallistuuko kuntasi viestintävastaava kunnan johtoryhmän työskentelyyn? Kaikki vastaajat (N = 195) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Säännöllisesti 77 % Toisinaan 13 % Ei koskaan 5 % En osaa sanoa 5 % Taulukko 7. Osallistuuko kuntasi viestintävastaava kunnaan johtoryhmän työskentelyyn? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle Yli Kaikki (N = (n = 67) (n = 59) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 194) Säännöllisesti Toisinaan Ei koskaan En osaa sanoa Kuntien viestintätutkimus 2005

11 Lähes kaikki suurten kaupunkien viestintävastaavat osallistuvat säännöllisesti kunnan johtoryhmän työskentelyyn. Viestintävastaava osallistuu yleensä säännöllisesti johtoryhmätyöskentelyyn myös pienemmissä alle asukkaan kunnissa. Poikkeuksena esille nousevat keskisuuret asukkaan kunnat. Näissä ainoastaan hieman yli puolet viestintävastaavista osallistuu säännöllisesti johtoryhmän työskentelyyn. 2.4 Viestinnän avoimuus Kuntalain mukaan kunnan viestinnän tulee olla avointa ja mahdollistaa asukkaiden osallistuminen ja vaikuttaminen jo asioiden valmisteluvaiheessa. Noin kolmasosa kuntien viestintävastaavista arvioi, että kuntien viestintä täyttää hyvin kuntalain vaatimukset viestinnän avoimuudesta ja asukkaiden mahdollisuudesta osallistua ja vaikuttaa jo asioiden valmisteluvaiheessa. Yli puolet pitää kunnan viestinnän avoimuutta tyydyttävänä. Vain 6 % pitää tasoa heikkona. Kuvio 5. Kunnan viestinnän avoimuus vuonna 2005 Kuinka hyvin kuntasi täyttää mielestäsi kuntalain vaatimukset viestinnän avoimuudesta ja asukkaiden mahdollisuudesta osallistua ja vaikuttaa jo asioiden Kaikki vastaajat (N = 195) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % Hyvin 34 % Tyydyttävästi 59 % Heikosti 6 % En osaa sanoa 1 % Taulukko 8. Kuinka hyvin kuntasi täyttää mielestäsi kuntalain vaatimukset viestinnän avoimuudesta ja asukkaiden mahdollisuudesta osallistua ja vaikutta jo asioiden valmisteluvaiheessa? Vastauksen kuntakokoluokittain (%) Alle Yli Kaikki (N = (n = 68) (n = 58) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 194) Hyvin Tyydyttävästi Heikosti En osaa sanoa Mitä suurempi kunta, sen avoimemmaksi ja asukkaita osallistavammaksi vastaajat kokevat kunnan viestinnän. Tutkimukseen vastanneista suurista kaupungeista 60 % kokee täyt- Kuntien viestintätutkimus

12 tävänsä hyvin kuntalain vaatimukset viestinnän avoimuudesta. Samalla kuitenkin joka kymmenennes suuri kaupunki pitää avoimuuden ja asukkaiden varhaisen osallistumismahdollisuuden heikkona. Tämä johtuu todennäköisesti asukkaiden suuresta määrästä ja kuntahallinnon koon vaikutuksista. Viestinnän avoimuus ja kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet nousivat esille myös kysyttäessä kuntien viestinnän keskeisimpiä kehittämiskohteita ja haasteita. Esimerkkejä: Hallinnon avaaminen kuntalaisille niin, että kuntalaiset voisivat vaikuttaa päätöksiin ja yritykset voisivat ajoissa varautua tarjoamaan palveluitaan kaupungille. Viestinnän ulottaminen kaikille asukkaille, sekä päätöksenteon avoimuus. Tiedottamien kuntalaisille ja kunnan henkilöstölle vireillä olevista asioista ja päätöksistä, kotisivujen kehittäminen myös tähän tarkoitukseen. Saada hallintokunnat tiedottamaan asioistaan saatikka erityisesti valmisteilla olevista asioista. Ohuet resurssit eivät suo mahdollisuuksia hoitaa tiedotusasioita ja monia muita työtehtäviä kunnialla alati kasvavien työtehtävien paineessa. Nykyinen suuntaus tuntuu olevan avoimempaan viestintään suuntautuva asiakäsittely ja päätöksenteko jäämässä taka-alalle vaikka niitä varten on valittu toimielimet (henkilöt tekemään päätöksiä). Ruotsin mallinen liiallinen ennakkolausunto/-keskustelu hidastavat. Päätökset pitäisi saada syntymään nopeammin! 2.5 Kunnan yritysten ja yhteisöjen viestintä Kuntien toiminta on viime vuosina muuttunut konsernihallinnon suuntaan. Kunnallisten palvelujen uudet tuotantotavat, yhteistyö, yksityistäminen, yhtiöittäminen ja ostopalvelut eivät Kunnan viestintä -oppaan mukaan saa hämärtää kunnallishallinnon julkisuuden rajoja. Kuntalaisten oikeuksien turvaamiseksi yhteisöjen viestinnän on oltava avointa. Kunnan julkista tehtävää hoitavilla yrityksillä tai yhteisöillä on kuntien viestintävastaavien mielestä vielä parannettavaa viestinnän hoitamisessa. Joka kymmenes vastaaja kokee kunnan julkista tehtävää hoitavien yritysten tai yhteisöjen viestivän hyvin kuntalain edellyttämällä tavalla. Kaksi kolmesta vastaajasta kokee yritysten tai yhteisöjen hoitavan viestintää tyydyttävästi ja joka kymmenes heikosti. Viestintää hoidetaan parhaiten suurimmissa kunnissa ja kaupungeissa. Viidennes yli asukaan kaupungeista ja neljännes asukkaan kaupungeista kokee, että yritykset ja yhteisöt hoitavat viestinnän hyvin. Verrattuna vuoden 2001 kuntien viestintätutkimukseen yritysten tai yhteisöjen viestinnän laadussa ei juuri ole tapahtunut muutoksia. Vuonna 2001 vastaajista 14 % arvioi yritysten ja yhteisöjen viestinnän hyväksi ja 70 % tyydyttäväksi. 12 Kuntien viestintätutkimus 2005

13 Kuvio 6. Kunnan yritysten ja yhteisöjen viestintä vuonna 2005 Viestivätkö kuntasi julkista tehtävää hoitavat yritykset tai yhteisöt mielestäsi kuntalain edellyttämällä tavalla? Kaikki vastaajat (N = 195) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % Hyvin 13 % Tyydyttävästi 65 % Heikosti 11 % En osaa sanoa 11 % Taulukko 9. Viestivätkö kuntasi julkista tehtävää hoitavat yritykset tai yhteisöt mielestäsi kuntalain edellyttämällä tavalla? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle Yli Kaikki (N = (n = 68) (n = 59) (n = 37) (n = 19) (n = 10) 193) Hyvin Tyydyttävästi Heikosti En osaa sanoa Viidennes suurten kaupunkien vastaajista kokee kunnan julkista tehtävää hoitavien yritysten tai yhteisöjen hoitavan viestinnän hyvin ja 80 % tyydyttävästi asukaan kunnissa noin neljännes kokee yritysten tai yhteisöjen hoitavan viestinnän hyvin ja yli puolet tyydyttävästi. 2.6 Kaksikielinen viestintä Vuonna 2004 voimaan tulleessa kielilaissa säädetään viranomaisten yleisistä kielellisistä velvollisuuksista, joihin kuuluu myös kuntien ja kuntayhtymien tiedotus. Kielilain mukaan kaksikielisten kuntien on julkaistava ilmoitukset, kuulutukset ja tiedotusmateriaali molemmilla kielillä. Kaksikielinen viestintä toteutuu kysymykseen vastanneiden 25 kaksikielisen kunnan mielestä joko hyvin tai tyydyttävästi. Vastaajista lähes puolet kokee kaksikielisen viestinnän toimivan hyvin ja vajaa puolet tyydyttävästi. Kukaan vastaajista ei koe kaksikielisen viestinnän toimivan heikosti. Kaikki kyselyyn vastanneet suurimmat kaupungit kokevat kaksikielisen viestinnän toetutuvan tyydyttävästi. Pienimmissä alle 4000 asukkaan kunnissa ja asukkaan kunnissa kaksikielisen viestinnän koetaan toteutuvan hieman paremmin kuin muun kokoisissa kunnissa. Kuntien viestintätutkimus

14 Kuvio 7. Kaksikielinen viestintä vuonna 2005 Jos kuntasi on kaksikielinen, kuinka hyvin viestintä toimii mielestäsi molemmilla kielillä? Kaikki vastaajat (N = 25) 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % Hyvin 47 % Tyydyttävästi 43 % Heikosti 0 % En osaa sanoa 10 % Uudistettu kielilaki on vaikuttanut kaksikielisten kuntien viestintäkäytäntöihin vastausten perusteella alle puolessa vastanneista kaksikielisistä kunnista. Pääosin lain vaikutus näkyy julkaisujen määrän lisääntymisenä. Kuvio 8. Uudistetun kielilain vaikutus kaksikielisissä kunnissa Onko uudistettu kielilaki muuttanut kuntasi viestintäkäytäntöjä? Kaikki (N = 25) 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % On muuttanut 43 % Ei mitenkään 52 % En osaa sanoa 5 % 14 Kuntien viestintätutkimus 2005

15 3 Viestinnän resurssit 3.1 Rahalliset resurssit Kyselyllä selvitettiin kuntien viestinnän rahallisia resursseja. Tätä kysymystä ei ole selvitetty aikaisemmissa tutkimuksissa. Vain osa kunnista pystyi esittämään arvion viestinnän kustannuksista. Asukasta kohti laskettujen kustannusten mediaani oli 2,2 euroa ja keskiarvo 3,4 euroa (ilman palkkakustannuksia). Keskiarvon perusteella laskien kuntien yhteenlasketut viestinnän kustannukset koko maassa olivat noin 18 miljoonaa euroa vuonna Euromääräisesti eniten viestintään panostavat pienimmät, alle 4000 asukkaan kunnat (4,7 euroa/as.). Toiseksi eniten viestintään laittavat rahaa asukkaan kunnat (3,6 euroa/as.). Vähiten viestintään panostavat asukkaan kunnat sekä suurimmat yli asukkaan kaupungit. Näissä euromääräinen panostus/asukas jää alle kaikkien kuntien keskiarvon. Kuvio 9. Viestinnän rahalliset resurssit kunnissa vuonna 2005 Kuinka paljon rahaa arvioit kuntasi käyttävän tänä vuonna viestintään (ilman palkkakustannuksia)? Euroa/asukas (keskiarvo) Kaikki (N = 147) 3,4 Alle (N = 53) 4, (N = 41) (N = 31) 2,3 2, (N = 15) 3,6 Yli (N = 6) 2,9 Kuntien viestintätutkimus

16 Taulukko 10. Kuinka paljon rahaa arvioit kuntasi käyttävän tänä vuonna viestintään (ilman palkkakustannuksia)? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle Yli (n = 53) (n = 41) (n = 31) (n = 15) (n = 6) Alle Yli Suurimpien yli asukkaan kaupunkien viestintäpanostukset (ilman palkkakustannuksia) olivat vuonna 2005 vähintään euroa. Kaksi kolmasosaa panosti viestintään yli euroa. Kolme neljäsosaa alle 4000 asukkaan kunnasta käytti viestintään enintään euroa. 3.2 Viestintähenkilöstön määrä Kyselyllä selvitettiin kuntien viestintähenkilöstön määrää. Tätä kysymystä ei ole selvitetty aikaisemmissa tutkimuksissa. Suurimmissa yli asukkaan kaupungeissa on yleensä vähintään kaksi päätoimista viestintähenkilöä. Yli puolessa suurimmista kaupungeista päätoimisia viestintähenkilöitä on vähintään viisi. Puolella asukkaan kunnista on yksi päätoiminen viestintähenkilö, kolmanneksella ei ole päätoimista viestintähenkilöä ollenkaan. Alle asukkaan kunnissa ei yleensä ole päätoimista viestintähenkilöstöä. Taulukko 11. Kuinka monta henkilöä tekee kunnassasi viestintään liittyviä työtehtäviä päätoimisesti? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle Yli (n = 65) (n = 56) (n = 38) (n = 18) (n = 10) 0 henkilöä henkilö henkilöä henkilöä tai enemmän Lähes kaikissa kyselyyn vastanneissa yli asukkaan kaupungeissa on vähintään viisi viestintää sivutoimisesti hoitavaa henkilöä. Sivutoimista viestintähenkilöstöä on myös pienemmissä kunnissa. Pienimmissä alle 4000 asukkaan kunnissa on yleensä 1 4 sivutoimista viestintähenkilöä. 16 Kuntien viestintätutkimus 2005

17 Taulukko 12. Kuinka monta henkilöä tekee kunnassasi viestintään liittyviä työtehtäviä sivutoimisesti? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle Yli (n = 65) (n = 56) (n = 38) (n = 18) (n = 10) 0 henkilöä henkilö henkilöä henkilöä tai enemmän Henkilöstön ja luottamushenkilöiden viestintäkoulutus Lähes neljännes kunnista järjestää henkilöstölle tai luottamushenkilöille viestintä- tai markkinointikoulutusta. Vajaa viidennes kunnista suunnittelee koulutuksen järjestämistä. 60 % kunnista ei järjestä ollenkaan viestintä- tai markkinointikoulutusta. Verrattuna vuoden 2001 kuntien viestintätutkimukseen kuntien henkilöstölle tai luottamushenkilöille tarjoaman viestintä- tai markkinointikoulutuksen määrässä ei ole tapahtunut muutoksia. Kunnan koko vaikuttaa selkeästi siihen, järjestääkö kunta viestintä- tai markkinointikoulutusta henkilöstölle tai luottamushenkilöille. Mitä suurempi kunta, sitä useammin kunta järjestää koulutusta tai suunnittelee sen järjestämistä. Lähes kaikki suurimmat yli asukkaan kaupungit tarjoavat koulutusta. Lähes puolet asukkaan kunnista järjestää viestintäkoulusta ja hiukan yli kolmannes suunnittelee sen järjestämistä. Alle 4000 asukkaan kunnista viestintäkoulusta järjestää vain joka kymmenes. Kuvio 10. Viestintäkoulutus henkilöstölle ja luottamushenkilöille kunnissa vuonna 2005 Järjestääkö kuntasi viestintä- tai markkinointikoulutusta henkilöstölle tai luottamushenkilöille? Kaikki (N=195) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % Kyllä 22 % Ei 59 % Suunnitteilla 17 % En osaa sanoa 2 % Kuntien viestintätutkimus

18 Taulukko 13. Järjestääkö kuntasi viestintä- tai markkinointikoulutusta henkilöstölle tai luottamushenkilöille? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle Yli Kaikki (N = (n = 68) (n = 59) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 195) Kyllä Ei Suunnitteilla En osaa sanoa Kuntien järjestämässä viestintäkoulutuksessa korostuu verkkoviestintään liittyvä koulutus kuten internet-sivujen päivittäminen, tiedotteiden kirjoittaminen sekä esiintymiseen ja puheviestintään liittyvä koulutus. Koulutusta järjestetään monin eri tavoin: koulutuspäiviä, kursseja, seminaareja ja täydennyskoulutusta. 3.4 Viestintäresurssien kehittyminen Kuntien viestintäresurssit ovat kasvaneet jonkin verran vuosina Lähes kolmanneksessa kunnista viestintäresurssit ovat kasvaneet, mutta vain 8 %:ssa kunnista viestintään käytettävät resurssit ovat vähentyneet. Yli puolessa kunnista viestintäresurssit ovat pysyneet ennallaan. Suurten kaupunkien viestintäresurssit ovat pääosin kasvaneet tai pysyneet ennallaan. Eniten viestintäresurssit ovat kasvaneet asukkaan kunnissa kasvua on tapahtunut useammassa kuin joka toisessa kunnassa, eivätkä resurssit ole vähentyneet yhdessäkään kyselyyn vastanneessa kunnassa. Kahdessa kolmasosassa alle asukkaan kunnista viestintäresurssit ovat pysyneet ennallaan, joka neljännessä kunnassa ne ovat kasvaneet. Kuvio 11. Viestinnän resurssien kehittyminen Kuinka kuntasi viestintäresurssit ovat kehittyneet vuoden 2001 jälkeen? Kaikki (N=194) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % Kasvaneet 29 % Pysyneet ennallaan 60 % Vähentyneet 8 % En osaa sanoa 3 % 18 Kuntien viestintätutkimus 2005

19 Taulukko 14. Kuinka kuntasi viestintäresurssit ovat kehittyneet vuoden 2001 jälkeen? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle Yli Kaikki (N = (n = 67) (n = 59) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 194) Kasvaneet Pysyneet ennallaan Vähentyneet En osaa sanoa Noin neljännes kunnista arvioi viestintäresurssien kasvavan seuraavien kolmen vuoden aikana Kaksi kolmasosaa arvioi resurssien pysyvän ennallaan. Viestintäresurssien arvioidaan kasvavan edelleen eniten asukkaan kunnissa ja vähiten suurissa kaupungeissa. Viestintäresurssien odotetaan vähentyvän eniten pienimmissä alle 4000 asukkaan kunnissa ja suurimmissa yli asukkaan kaupungeissa. Näistä joka kymmenes ennakoi resurssein vähentyvän. Kuvio 12. Viestinnän resurssien kehittyminen Arvioitko kuntasi viestintäresurssien kasvavan vai vähenevän seuraavien kolmen vuoden aikana? Kaikki (N=195) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % Kasvavat 24 % Pysyvät ennallaan 67 % Vähentyvät 8 % En osaa sanoa 1 % Taulukko 15. Arvioitko kuntasi viestintäresurssien kasvavan vai vähenevän seuraavien kolmen vuoden aikana? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle Yli Kaikki (N = (n = 68) (n = 59) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 195) Kasvavat Pysyvät ennallaan Vähentyvät En osaa sanoa Kuntien viestintätutkimus

20 4 Viestinnän tutkimukset ja arviointivälineet Kuntien on hyödyllistä arvioida viestinnän vaikutuksia säännöllisesti. Arvioinnin tuloksia kannattaa hyödyntää esimerkiksi viestinnän suunnittelussa. Kuntien viimeisen kolmen vuoden aikana käyttämistä viestinnän tai markkinoinnin arviointivälineistä nousee kolme käytetyimpien kärkeen. Asukas- tai palvelutyytyväisyystutkimuksia on käytetty reilussa puolessa kunnista ja työpaikkojen sisäisiä ilmapiirin tutkimuksia ja verkkopalvelujen kävijäseurantaa puolessa kunnista. Verrattuna vuoden 2001 kuntien viestintätutkimukseen työpaikkojen sisäisen ilmapiirin kartoituksia tehdään nykyään noin 10 % vähemmän kuin aiemmin. Säännöllistä mediaseurantaa on tehty reilussa kolmanneksessa kunnista. Maine- tai imagotutkimuksia sekä verkkopalvelun käytettävyystutkimuksia on käytetty vajaassa viidenneksessä kunnista. Henkilöstöviestinnän tutkimusta on käytetty vain muutamassa prosentissa kunnista eikä mainonnan esitestausta käytetä missään kyselyyn vastanneessa kunnassa. Joka kymmenes kunta ei ole viimeisen kolmen vuoden aikana käyttänyt mitään viestinnän tai markkinoinnin arviointivälineitä tai tutkimuksia. Kuvio 13. Viestinnän arviointi ja tutkimus kunnissa vuonna 2005 Minkälaisia viestinnän tai markkinoinnin arviointivälineitä tai tutkimuksia kuntasi on käyttänyt viimeisen kolmen vuoden aikana? Kaikki (N = 195) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % As ukas - tai palvelutyytyväisyystutkim uks et Työpaikkojen sisäisen ilmapiirin tutkimus Verkkopalvelun kävijäseuranta Säännöllinen mediaseuranta 56 % 50 % 50 % 38 % Maine- tai imagotutkimukset Verkkopalvelun käytettävyystutkim us 19 % 17 % Henkilöstöviestinnän tutkimus 5 % Mainonnan esitestaus 0 % Muu 3 % Ei mitään 10 % 20 Kuntien viestintätutkimus 2005

21 Taulukko 16. Minkälaisia viestinnän ja markkinoinnin arviointivälineitä ja tutkimuksia kuntasi on käyttänyt viimeisen kolmen vuoden aikana? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle Yli Kaikki (N = (n = 68) (n = 59) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 195) Asukas- tai palvelutyytyväisyystutkimukset Työpaikkojen sisäisen ilmapiirin tutkimus Verkkopalvelun kävijäseuranta Säännöllinen mediaseuranta Maine- tai imagotutkimukset Verkkopalvelun käytettävyystutkimus Henkilöstöviestinnän tutkimus Mainonnan esitestaus Muu Ei mitään Asukas- tai palvelutyytyväisyystutkimuksen, verkkopalvelujen kävijäseurannan ja käytettävyystutkimuksen tekeminen on sitä yleisempää, mitä suuremmasta kunnasta on kysymys. Lähes kaikki suurimmat yli asukkaan kaupungit ovat teettäneet asukas- tai palvelutyytyväisyystutkimuksia ja verkkopalvelujen kävijäseurantaa viimeisen kolmen vuoden aikana, kun alle asukkaan kunnissa vastaava luku on noin 40 %. Verkkopalvelun käytettävyystutkimuksia on tehnyt 60 % suurista kaupungeista, mutta vain muutama prosentti pienimmistä kunnista. Työpaikkojen sisäisen ilmapiirin tutkimuksia ja maine- ja imagotutkimuksia tehdään eniten asukkaan kunnissa. Säännöllistä mediaseurantaa tehdään kaikissa kuntakokoluokissa lähes saman verran. Henkilöstöviestintää tutkitaan eniten yli asukkaan kunnissa ja kaupungeissa, mutta pienemmissä kunnissa sitä ei tutkita juuri ollenkaan. Kuntien viestintätutkimus

22 5 Asukas- ja asiakasviestintä 5.1 Eniten tiedottamista vaativat asiat Kuntalain ja julkisuuslainsäädännön periaatteiden mukaan kunnan on tiedotettava asukkaille vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Kunnan tulee Kunnan viestintä -oppaan mukaan ottaa huomioon viestinnän eri kohderyhmät kaikessa kunnan viestinnässä. Viestintä on pyrittävä kohdentamaan niin, että tieto tavoittaa mahdollisimman hyvin sitä tarvitsevat. Viestintä tavoittaa kuntalaiset varmimmin, kun käytetään useita eri välineitä. Noin puolet kyselyn vastaajista kokee, että kunnan asukkaille tulisi tiedottaa nykyistä enemmän kuntien yhteistyöstä ja kunnan talouteen liittyvistä asioista. Seuraavaksi eniten tiedottamisen lisäämisen tarvetta kunnat näkevät terveyspalveluissa, elinkeinopolitiikassa, maankäytössä ja kaavoituksessa sekä ympäristöasioissa ja sosiaalipalveluissa. Vähäisimmäksi tiedottamisen lisäämisen tarpeet koetaan opetuspalveluissa, isoissa rakennushankkeissa sekä kulttuuri- ja vapaa-ajan palveluissa. Seitsemän prosenttia vastaajista on sitä mieltä, että kuntalaiset saavat jo riittävästi tietoa. Lisää tiedottamista vaativissa aihealueissa on tapahtunut selkeitä muutoksia vuoden 2001 kuntien viestintätutkimukseen verrattuna. Kuntien yhteistyö on noussut kunnan talouden ohi. Tosin kunnan talous koetaan edelleen toiseksi tärkeimmäksi aihealueeksi. Terveyspalveluista pitäisi kuntien mielestä tiedottaa nykyisin huomattavasti enemmän kuin aiemmin. Terveyspalvelut koetaan nykyisin kolmanneksi tärkeimmäksi aihealueeksi, kun vuonna 2001 se oli vasta seitsemänneksi tärkein aihealue. Sosiaalipalveluista ja maakäytöstä ja kaavoituksesta tiedottamisen tarve koetaan sen sijaan vähäisemmäksi kuin vuonna Lisätiedottamista vaativat aihealueet vaihtelevat kunnan asukasmäärän mukaan. Suurimmissa yli asukkaan kaupungeissa pitäisi tiedottaa enemmän terveys- ja sosiaalipalveluista. Pienimmissä alle 4000 asukkaan kunnissa pitäisi tiedottaa enemmän kuntien välisestä yhteistyöstä ja kunnan talouteen liittyvistä asioista asukkaan kunnissa korostuvat kuntien yhteistyön ja kunnan talouden lisäksi myös isot rakennushankkeet ja kulttuuri- ja vapaa-ajanpalvelut. 22 Kuntien viestintätutkimus 2005

23 Kuvio 14. Eniten tiedottamista vaativat asiat vuonna 2005 Mistä asioista kuntasi asukkaille pitäisi mielestäsi tiedottaa nykyistä enemmän? Rastita kolme asiaa. Kaikki (N=195) 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % Kuntien yhteistyö Kunnan talous 51 % 49 % Terveyspalvelut Elinkeinopolitiikka Maankäyttö ja kaavoitus Ympäristöasiat Sosiaalipalvelut Kulttuuri- ja vapaaajan palvelut Isot rakennushankkeet Opetuspalvelut 31 % 30 % 28 % 26 % 22 % 17 % 15 % 10 % Jokin muu 4 % Kuntalaiset saavat jo riittävästi tietoa 13 % Taulukko 17. Mistä asioista kuntasi asukkaille pitäisi mielestäsi tiedottaa nykyistä enemmän? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle Yli Kaikki (N = (n = 68) (n = 59) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 195) Kuntien yhteistyö Kunnan talous Terveyspalvelut Elinkeinopolitiikka Maankäyttö ja kaavoitus Ympäristöasiat Sosiaalipalvelut Kulttuuri- ja vapaa-ajan palvelut Isot rakennushankkeet Opetuspalvelut Jokin muu Kuntalaiset saavat nykyisin riittävästi tietoa Kuntien viestintätutkimus

24 5.2 Asukasviestinnän välineet Yleisimmin käytettyjä asukasviestinnän välineitä ovat internet, sähköposti, suora viestintä asukastilaisuuksissa sekä tiedotteet ja esitteet. Nämä välineet ovat käytössä lähes kaikissa kunnissa. Paljon käytetään myös julkaisuja ja raportteja sekä info- ja yhteispalvelupisteitä. Oma tiedotuslehti tai tiedotuslehti osana jotain muuta lehteä on käytössä kolmessa kunnassa neljästä. Mobiilipalveluja käytetään joka toisessa kunnassa. Kunnan tuottamat televisio- ja radio-ohjelmat ovat harvinaisia, niitä käytetään vain joka viidennessä kunnassa. Ehdottomasti tärkeimpänä välineenä kunnan asukas- tai asiakasviestinnässä kunnat pitävät internetiä. Internet koetaan tärkeäksi välineeksi kaiken kokoisissa kunnissa. Suurimmille kaupungeille se on kuitenkin jonkin verran tärkeämpi väline kuin pienemmille kunnille. Internet on käytössä kaikissa vastanneissa kunnissa eikä sitä koeta yhdessäkään kunnassa merkityksettömäksi välineeksi. Toiseksi tärkein väline on suora viestintä asukastilaisuuksissa. Tärkeänä sitä pitää kaksi kolmasosaa kunnista. Suoran viestinnän merkitys korostuu suurimmissa kunnissa ja kaupungeissa. Noin 90 % yli asukkaan kaupungeista ja asukkaan kunnista pitää suoraa viestintää tärkeänä välineenä. Painettu tiedotusmateriaali on säilyttänyt asemansa internetin ja suoran viestinnän rinnalla. Lähes puolet vastaajista pitää kunnan omaa tiedotuslehteä tai tiedotuslehteä osana jotain muuta lehteä sekä tiedotteita ja esitteitä tärkeinä kunnan asukas- tai asiakasviestinnässä. Oma tiedotuslehti tai tiedotuslehti osana jotain muuta lehteä on erityisen tärkeä yli asukkaan kaupungeille (78 %:lle tärkeä) sekä alle 4000 asukkaan kunnille (57 %). Myös tiedotteiden ja esitteiden merkitys korostuu suurimmissa yli asukkaan kaupungeissa. Merkityksettöminä niitä ei pidetä minkään kokoisissa kunnissa. Sähköposti on tärkeä väline lähes joka toiselle kunnalle. Poikkeuksen muodostavat suurimmat yli asukkaan kaupungit ja asukaan kunnat, joista vain kolmannes pitää sähköpostia tärkeänä välineenä. Info- ja yhteispalvelupisteet ovat tärkeä väline reilulle kolmannekselle kunnista. Tämä on erityisesti suurimpien kuntien ja kaupunkien väline. Noin 70 % yli asukkaan kaupungeista ja asukaan kunnista pitää info- ja yhteispalvelupisteitä tärkeänä asukasviestinnän välineenä Julkaisuja ja raportteja ei pidetä kovin tärkeänä välineenä minkään kokoisissa kunnissa, vaikka niitä käytettäänkin melko paljon. Mobiilipalvelut ovat käytössä joka toisessa kunnassa, mutta tärkeänä välineenä niitä pitää vain joka kahdeskymmenes kunta. Mobiilipalvelut ovat tärkeimpiä suurimmille yli asukkaan kaupungeille, joista joka viides pitää mobiilipalveluja tärkeänä välineenä. Kunnan tuottamia radio- ja televisio-ohjelmia käytetään vähän, eikä niitä pidetä tärkeänä välineenä minkään kokoisissa kunnissa. 24 Kuntien viestintätutkimus 2005

25 Kuvio 15. Asukas- ja asiakasviestinnän välineet vuonna 2005 Kuinka tärkeitä seuraavat välineet ovat mielestäsi kuntasi asukas- tai asiakasviestinnässä? Kaikki (N = 195) Tärkeä Jonkin verran merkitystä Merkityksetön Ei käytössä 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Internet Suora viestintä asukastilaisuuksissa ym s Oma tiedotuslehti tms Tiedotteet ja esitteet Sähköposti Info- ja yhteispalvelupisteet Julkaisut ja raportit Mobiilipalvelut Kunnan tuottam a televisio-ohjelma Kunnan tuottam a radio-ohjelma Asukas- ja asiakasviestintä nousi esille myös kysyttäessä kunnan viestinnän tärkeimpiä kehittämiskohteita ja haasteita. Esimerkkejä: Kertoa nopeasti ja avoimesti kaupungin päätöksistä, palveluista sekä vireillä olevista merkittävistä hankkeista. Tavoitteena on entistä paremmin suunnata viestintää erillisryhmille; nuorille, rakentajille, kaupunkiin muuttaneille jne. Kattavan viestinnän toteuttaminen siten, että kaikki asukkaat ja kohderyhmät voivat viestin ottaa vastaan omin käytössään olevin välinein. Kotisivujen kehittäminen asiakasystävällisiksi. Tieto pitäisi olla nopeasti kuntalaisten luettavissa. Myös vuorovaikutteisen sähköisen viestinnän kehittäminen tärkeää esim. erilaiset lomakkeet, jotka asiakkaat täyttävät netissä ja lähettävät sitten kuntaan suoraan järjestelmään. Kuntien viestintätutkimus

26 5.3 Henkilöstöviestintä Osaamista, johtamista, työkykyä, työolosuhteita ja töiden sisältöä voidaan kehittää vain yhteistyössä henkilöstön kanssa. Hyvä organisaatiokulttuuri rohkaisee keskusteluun sekä työyhteisön sisällä että sidosryhmien kanssa. Hyvin hoidettu sisäinen viestintä on välttämätöntä tulokselliselle toiminnalle ja työelämän laadun kehittämiselle. Myös muutostilanteiden tuloksellinen johtaminen edellyttää avoimuutta ja vuorovaikutusta. Henkilöstöviestinnässä kannattaa hyödyntää monenlaisia keinoja, mm. verkkoviestintää, kehityskeskusteluja, työohjausta, työpaikka- ja henkilöstökokouksia, tiedotteita, henkilöstölehtiä ja sähköpostia. Tärkein väline kuntien henkilöstöviestinnässä on sähköposti. Sähköpostin jälkeen tärkeimpinä henkilöviestinnän välineinä pidetään tiedotustilaisuuksia henkilökunnalle, kokouksia ja palavereja sekä kehityskeskusteluja. Tärkeinä välineinä pidetään myös puhelinta ja sisäisiä tiedotteita. Intranet on tärkeä väline kolmannekselle vastaajista, mutta reilussa kolmanneksessa kunnista intranet ei ole käytössä. Neljännes vastaajista pitää puskaradiota tärkeänä ja melkein 60 % jonkin verran merkityksellisenä henkilöstöviestinnän välineenä. Ilmoitustaulut ja kunnan henkilöstölehti koetaan vähiten merkityksellisinä henkilöstöviestinnän välineinä. Yli puolella kunnista ei ole henkilöstölehteä käytössä. Kunnan koko vaikuttaa jonkin verran siihen, kuinka tärkeinä henkilöstöviestinnän välineitä pidetään. Sähköposti on tärkein väline kaikille muille kuntakokoluokille paitsi asukkaan kunnille. Kokoukset, palaverit ja puhelin ovat vähiten tärkeitä välineitä suurille yli asukkaan kaupungeille. Tiedotustilaisuuksia ja kehityskeskusteluja pidetään sen sijaan tärkeinä välineinä kaiken kokoisissa kunnissa. Henkilöstölehti ja intranet ovat erityisen tärkeitä suurimmille yli asukkaan kaupungeille. Yhdeksänkymmentä prosenttia suurimmista kaupungeista pitää intranetia ja 60 % henkilöstölehteä tärkeänä välineenä. 26 Kuntien viestintätutkimus 2005

27 Kuvio 16. Henkilöstöviestinnän välineet kunnissa vuonna 2005 Kuinka tärkeitä seuraavat välineet ovat kuntasi henkilöviestinnässä? Kaikki (N = 195) Tärkeä Jonkin verran merkitystä Merkityksetön Ei käytössä 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Sähköposti Tiedotustilaisuudet henkilökunnalle Kokoukset ja palaverit Kehityskeskustelut Puhelin Sisäiset tiedotteet Intranet 'Puskaradio' Henkilöstölehti Ilmoitustaulut Kyselyllä selvitettiin erikseen myös henkilöstöviestinnän kehittämiskohteita ja haasteita. Henkilöstöviestinnän haasteina ja kehittämiskohteina nousevat esille muun muassa intranetin kehittäminen, muutosviestinnän organisoinnin kehittäminen sekä hallintokuntien ja yksikköjen välisen keskustelun ja tiedonkulun tiivistäminen sekä tiedonkulun varmistaminen koko organisaatiolle. Puskaradion roolin monet kunnat kokivat ongelmalliseksi. Esimerkkejä: 1) Osataan viestittää oikeat asiat oikeaan aikaan niin, ettei pääse syntymään puskaradion kautta vääriä ja virheellisiä arvioita ja johtopäätöksiä vireillä olevista asioista. 2) Saadaan koko henkilöstö mukaan tiedottamisen piiriin. Tällä hetkellä esimerkiksi kotipalvelu ymm kentällä työskentelevä henkilöstö on vaarassa jäädä tiedottamisen ulkopuolelle. Heidän osaltaan tiedotus jää lähimmän esimiehen vastuulle. Saataisiin asiat esitettyä asiallisin menetelmin. Silloin saataisiin ehkä puskaradion osuus eliminoitua mahdollisimman vähäiseksi. Tällä hetkellä sillä on kohtuuton merkitys viestinnässä tai ehkä se on joidenkin mielestä kiva viestintäväline Intranetin käyttö kaikkien työntekijöiden rutiiniksi, nyt harva vaivautuu lukemaan. Saada henkilöstö ymmärtämään myös kuulijan vastuu tiedon hankkimises- Kuntien viestintätutkimus

28 ta, koska jokaiselle ei voi erikseen käydä kertomassa jokaista asiaa. Siksi on olemassa foorumeita ja tiedotuskanavia. Myös avoin viestintä toimintojen muutoksia suunniteltaessa on koettu tärkeäksi ja siitä on meillä erittäin hyviä kokemuksia. Olemme juuri rakentamassa intarnetiä, jolta odotamme paljon (päällekkäisiä viestintämuotoja pois, paperia vähemmälle jne.) Kuinka saada koko organisaatio toimimaan viestin viejinä eli että tieto menisi eteenpäin yksiköissä. Saada vielä useammin järjestettyä henkilöstön kasvokkaistilaisuuksia esimiesten ja asiantuntijoiden kanssa. Muistaa vielä tehokkaammin, että työyhteisön/työntekijän on kuultava asiasta ensin. Muistettava, että työntekijä kun on koko ajan koulutetumpaa ja halua osallistua ja olla mukana. Yhtenäisen sisäisen organisaatiokulttuurin luominen. Pois ns. omavaraisajattelu eli yhdessä tehden parempaan lopputulokseen. Johdon tulisi aina suurista hankkeista muistaa informoida henkilöstöä hyvissä ajoin. Kunnan henkilöstö liikkuessaan eri puolilla Suomea ja maailmaa on mahtava voimavara kunnan markkinoinnissa. Sen vuoksi johdon tulisi entistä tehokkaammin käyttää tätä voimavaraa, motivoida, informoida ja aktivoida. Johtoportaassa sen ymmärryksen lisääminen, että oikean ja riittävän tiedon antaminen henkilöstölle kunnan nykytilanteesta ja tulevista tapahtumista (mm. kunta- ja palvelurakenneuudistuksen eri vaiheet ja vaikutukset) on ensisijaisen TÄR- KEÄÄ! Muutosviestinnän parempi organisoiminen. Viestinnän merkityksen korostaminen johdon koulutuksessa. Henkilöstölehden kehittäminen notkeammaksi välineeksi. 28 Kuntien viestintätutkimus 2005

29 6 Mediaviestintä 6.1 Kunnan suhde tiedotusvälineisiin Tiedotusvälineet ovat kuntapolitiikan merkittäviä mielipidevaikuttajia ja julkisen keskustelun foorumeja. Merkittävä osa kuntaa koskevista tiedoista ja arvioista välittyy joukkotiedotusvälineiden kautta. Tämän vuoksi kunnan tulisi Kunnan viestintä -oppaan mukaan palvella tiedotusvälineitä aktiivisesti, nopeasti ja luotettavasti. Kunnan on syytä pitää säännöllisesti yhteyttä alueensa tiedotusvälineisiin ja sopia parhaista menettelytavoista. Valtuuston, hallituksen ja lautakuntien esityslistat tulee toimittaa tiedotusvälineille. Lähes kolmannes kunnista kuvailee suhdettaan tiedotusvälineisiin aktiiviseksi ja reilusti yli puolet asialliseksi. Ristiriitaiseksi tai etäiseksi suhdetta kuvailee kaksi prosenttia kunnista. Verrattuna vuoden 2001 kuntien viestintätutkimukseen kuntien suhteissa tiedotusvälineisiin ei juurikaan ole tapahtunut muutoksia. Suurimpien yli asukkaan kaupunkien suhteet tiedotusvälineisiin ovat yleensä aktiiviset. Riitaisia suhteet eivät ole missään muussa kuntakokoluokassa kuin asukkaan kunnissa, joissa joka kahdeskymmenes kyselyn vastaajista pitää suhteita ristiriitaisina. Kuvio 17. Kunnan suhteet tiedotusvälineisiin vuonna 2005 Miten kuvailisit kuntasi suhdetta tiedotusvälineisiin? Kaikki (N = 194) 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % Aktiiviset 31 % Asialliset 66 % Etäiset 2 % Riitaiset 2 % Kuntien viestintätutkimus

30 Taulukko 18. Miten kuvailisit kuntasi suhdetta tiedotusvälineisiin? Vastaukset kuntakokoluokittain (%) Alle Yli Kaikki (N = (n = 67) (n = 59) (n = 39) (n = 19) (n = 10) 194) Aktiiviset Asialliset Etäiset Riitaiset Esityslistojen toimittaminen tiedotusvälineille Suurin osa kunnista toimittaa valtuuston, hallituksen ja lautakuntien esityslistat liitteineen tiedotusvälineille. Vastaajista joka kymmenes ei osaa sanoa toimitetaanko lautakuntien esityslistat liitteineen tiedotusvälineille. Verrattuna vuoden 2001 kuntien viestintätutkimukseen esityslistojen toimittamisessa tiedotusvälineille ei ole tapahtunut muutoksia. Kuntakoolla ei suurta ole vaikutusta siihen, toimittaako kunta valtuuston ja hallituksen esityslistat tiedotusvälineille. Parhaiten valtuuston ja hallituksen esityslistoja toimittavat asukkaan kunnat ja asukkaan kunnat. Lautakuntien esityslistoissa kuntakoko on merkittävämpi tekijä, sillä vain 40 % pienimmistä alle asukkaan kunnista toimittaa lautakuntien esityslistat tiedotusvälineille. Kuvio 18. Esityslistojen toimittaminen tiedotusvälineille vuonna 2005 Saavatko kuntasi tiedotusvälineet Kaikki (N = 195) Kyllä Ei En osaa sanoa 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Valtuuston esityslistat liitteineen Hallituksen esityslistat liitteineen Lautakuntien esityslistat liitteineen Kuntien viestintätutkimus 2005