WORD TEKSTINKÄSITTELYN PERUSTEET

Transkriptio

1 WORD TEKSTINKÄSITTELYN PERUSTEET ja a-ajokortti)

2 KÄYTTÖOIKEUSTIEDOT Word tekstinkäsittelyn perusteet -opas on tuotettu Monimuotoiset opinpolut -hankkeen tuella. Hankkeen rahoittajina toimivat Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus (ESR) ja Koulutuskeskus Sedu. Opas on henkilökunnan sekä opiskelijoiden käytettävissä mm. Koulutuskeskus Sedun eri toimipisteissä. Opasta voidaan jakaa Sedun henkilökunnalle ja opiskelijoille muistitikuilla tms., koulun suljetuissa verkoissa tai tulostaa paperille. Opasta ei saa muuttaa, eikä oppaasta tai sen osista saa muodostaa uutta oppimateriaalia. Ilmoittakaa materiaalissa havaitsemanne virheet tekijälle. Copyright, Teuvalla 2010

3 SISÄLTÖ 1 KÄYTTÖLIITTYMÄ Välilehdet Pikatyökalurivi Eri näyttötilat Alkuasetukset UUDEN ASIAKIRJAN ALOITUS TIEDOSTON AVAUS TIEDOSTON TALLENNUS Oikealla nimellä, oikeaan paikkaan, oikeassa tallennusmuodossa Asiakirjan tallentaminen uudella nimellä, uuteen paikkaan OHJELMAN JA TIEDOSTON SULKEMINEN TEKSTIN KIRJOITTAMINEN JA KORJAAMINEN OIKEILLA TYÖKALUILLA Rivinvaihtoja ei tehdä Enter-näppäimellä, sisennä oikeilla työkaluilla Poisto, lisäys- ja korvaustila ALUETOIMINNOT Valinta Leikkaa liitä Kopioi liitä Liitä Kahden eri asiakirjan tekstin yhdistäminen KIRJASINMUOTOILUT Kirjasinlajin muuttaminen Fonttikoon muuttaminen Tyylit KIRJASINTYYLIT Kursivointi Lihavointi Suurenna tai pienennä fonttikokoa Muuta kirjainkoko Yläindeksi Alaindeksi KIRJASINTEHOSTEET Alleviivaus Yliviivaus Värin muuttaminen Korostus Tekstitehosteet Poista muotoilut MERKKIEN LISÄYS,,, MUOTOILUSIVELTIMEN KÄYTTÖ LUETTELOT Luettelomerkit Numerointi Monitasoinen luettelo Luetteloiden lajittelu ASETTELUT Tasaus Rivivälin muuttaminen Anfangi SISENNYKSET Tavallinen sisennys Riippuva sisennys SIVUN ASETUKSET Sivun reunukset eli marginaalit Asiakirjan koko Paperin suunnan muuttaminen Sivutus, pakotettu sivunvaihto Tavutus... 21

4 16.6 Palstat ASIAKIRJASTANDARDI Asiakirjastandardin pääperiaatteet Asiakirjastandardin reunukset Asiakirjamalli SARKAIMET VIIVAIMEN KÄYTTÖ SIVUNUMERON JA -MÄÄRÄN LISÄÄMINEN PÄIVÄMÄÄRÄN LISÄÄMINEN TUNNISTEET, YLÄ- JA ALATUNNISTE Ylätunnisteen teko Alatunnisteen lisääminen KIELENHUOLTO TAULUKON KÄYTTÖ Rivin ja sarakkeen lisäys Rivin tai sarakkeen tai taulukon poistaminen Tietojen syöttö taulukkoon Taulukon muotoilu Taulukon tietojen lajittelu Tekstin tasaus pystyyn taulukossa KUVAN LISÄYS Kuvan lisääminen kuvakirjastosta (ClipArt:sta) Kuvan lisääminen tiedostosta Kuvan koon muuttaminen Kuvan rivitysvaihtoehdot suhteessa tekstiin Kuvan muokkaaminen Muodot, piirtotyökalut SmartArt-kuviot Kaavio TULOSTAMINEN Tulostus Tulostusasetukset Asiakirjan esikatselu Tiedoston julkaiseminen PDF-muotoon ETSI TOIMINTO KORVAA TOIMINTO OHJE-TOIMINTO SISÄLLYSLUETTELO, KANSISIVU, ERILAISET TUNNISTEET Otsikko-tyylien muotoilu Sisällysluettelon luominen Kansi-sivu Sisällysluettelon päivittäminen Erilaiset tunnisteet... 49

5 1 (54) 1 KÄYTTÖLIITTYMÄ Pikatyökalurivi Välilehdet Pienennä ikkuna Suurenna ikkuna Sulje ohjelma Viivain Vierityspalkit Näyttötilat Zoomaus Tilarivi 1.1 Välilehdet Tiedosto Aloitus Lisää Sivun asettelu Viittaukset Postitukset Tarkista Näytä Apuohjelmat asiakirjan tallentaminen, avaaminen, sulkeminen, uuden asiakirjan aloittaminen, asiakirjan tulostaminen fonttimuotoilut, kappalemuotoilut, tyylit kansisivun, kuvan, taulukon, muotojen, linkkien lisääminen, ylä- ja alatunnisteet, sivunumero, sivumäärä, tekstiruutu, WordArt-teksti, päivämäärä, merkki teemat, sivun asetukset, palstat, sivunvaihdot, tavutus, vesileima, sivun tausta, sivun reunukset, sisennykset, objektien järjestäminen sisällysluettelo, ala- ja loppuviitteet, kuvaotsikot, kuvaluettelot, hakemisto kirjekuoret, tarrat, joukkokirjeet kieliasun tarkistus, kommentit, suojaus asiakirjanäkymät, viivain, zoomaus, ikkunoiden hallinta asiakirjan julkaisu web-muotoon

6 2 (54) 1.2 Pikatyökalurivi Pikatyökalurivillä olevat työkalut ovat aina näkyvillä ja käytettävissä. Oletuksena pikatyökalurivillä on tallenna, kumoa ja peru -työkalut. Pikatyökaluriville voit lisätä työkaluja napsauttamalla alaspäin näyttävää nuolta. 1.3 Eri näyttötilat Näytä-välilehdellä on eri asiakirjanäkymät. Oletuksena on tulostusasettelunäkymä. Sivun oikeasta alareunasta löytyvät vastaavat työkalut: Tulostusasettelu Koko näytön lukutila Luonnos Web-asettelu Jäsennys Näyttää asiakirjan tulostusmuodossa Näyttää asiakirjan koko näytön kokoisena Näyttää asiakirjan luonnoksena, jolloin tekstiä on helppo muokata Näyttää sivun kuten se näkyisi verkkosivulla Näyttää tekstin jäsenneltynä otsikoiden mukaan

7 3 (54) 1.4 Alkuasetukset Tee ennen asiakirjan tekemistä seuraavat asetukset: 1. Aloitus-välilehti - Avaa Fontti-ryhmä avainpainikkeesta 2. Valitse Fontti Arial tai Times New Roman, fonttikoko Napsauta Aseta oletukseksi -painiketta 4. Hyväksy Okpainikkeella 5. Aloitus-välilehti - Avaa Kappale-ryhmä avainpainikkeesta 6. Valitse Riviväli 1 7. Valitse Välistys-kohtiin ennen ja jälkeen 0 pt 8. Napsauta Aseta oletukseksi -painiketta 9. Hyväksy OKpainikkeella Viivain näkyviin Näytä-välilehti Valitse (ruksi) Viivain-kohtaan. Rivinumero näkyviin Napsauta alhaalta harmaata palkkia hiiren oikealla ja valitse Rivinumero. Rivinumero näkyy vasemmassa alareunassa.

8 4 (54) 2 UUDEN ASIAKIRJAN ALOITUS 1. Avaa Microsoft Word ohjelma: Käynnistä - Kaikki ohjelmat - Microsoft Office - Microsoft Word 2010 TAI Käynnistä - Hae ohjelmista ja tiedostoista -kohtaan kirjoita Word2010 ja napsauta Enteriä 2. Uusi tyhjä asiakirja aukeaa Jos sinulla on jo ohjelma auki ja haluat luoda uuden asiakirjan, valitse: Tiedosto - Uusi - Tyhjä tiedosto - Luo 3 TIEDOSTON AVAUS 1. Valitse Tiedosto Avaa 2. Valitse kohde-ruutuun asema ja kansio, missä avattava tiedosto sijaitsee 3. Valitse haluamasi asiakirja 4. Napsauta Avaa painiketta Jos haluamasi tiedosto ei löydy, tarkista että oikea kansio ja tiedostotyyppi ovat valittuina. Kun tiedostotyypit-ruudussa on valittuna Kaikki Word-asiakirjat (*.docx..), niin ohjelma näyttää kaikki Word-tiedostot

9 5 (54) 4 TIEDOSTON TALLENNUS 4.1 Oikealla nimellä, oikeaan paikkaan, oikeassa tallennusmuodossa Teksti tallennetaan valitsemalla Tiedosto Tallenna. 1. Kohde-ruutuun valitaan kansio, minne halutaan tallentaa 2. Uusi kansio -työkalusta voit luoda uuden tallennuskansion 3. Anna asiakirjalle nimi Tiedoston nimi -ruutuun 4. Valitse tallennusmuoto, esim. Word-asiakirja (*.doc tai *.docx) 5. Napsauta Tallenna-painiketta Muista tallentaa mahdollisimman usein Tallennusmuodot Word ohjelman oletustallennusmuoto on.docx Tallentamalla tiedosto vanhempaan Word-versiomuotoon eli Word asiakirja (*.doc), tiedosto avautuu myös vanhemmalla Word-ohjelmalla.

10 6 (54) Avoinna oleva asiakirja tallentuu aikaisemman version päälle: Napsauta vasemmalla yläreunassa olevaa -painiketta tai valitse Tiedosto - Tallenna, jolloin ohjelma ei kysy nimeä. 4.2 Asiakirjan tallentaminen uudella nimellä, uuteen paikkaan Asiakirja tallennetaan uudella nimellä ja/tai uuteen paikkaan valitsemalla Tiedosto Tallenna nimellä, jolloin avautuu Tallenna nimellä -ikkuna: 1. Kohde-ruutuun valitaan kansio, minne haluat tallentaa 2. Tässä voit luoda uuden tallennuskansion 3. Anna asiakirjalle tarvittaessa uusi nimi Tiedoston nimi -ruutuun 4. Valitse tallennusmuoto, esim. Word-asiakirja (*.docx) 5. Napsauta Tallenna -painiketta 5 OHJELMAN JA TIEDOSTON SULKEMINEN Tiedosto suljetaan valitsemalla Tiedosto Sulje Word-ohjelman sulkeminen: Tiedosto - Lopeta tai ylhäältä oikealta punaisesta ruksista:

11 7 (54) 6 TEKSTIN KIRJOITTAMINEN JA KORJAAMINEN OIKEILLA TYÖKALUILLA 6.1 Rivinvaihtoja ei tehdä Enter-näppäimellä, sisennä oikeilla työkaluilla Kirjoitettaessa tekstiä sanat erotetaan toisistaan välilyöntinäppäimellä. Kappaleet erotetaan toisistaan Enter-näppäintä painamalla. Vaihdettaessa riviä EI paineta Enter-näppäintä, vaan Word -ohjelma jatkaa tekstiä automaattisesti uudelle riville. Kun halutat liikkua sarkainkohtiin, käytä Sarkainta (TAB -näppäintä). Välilyöntinäppäintä käytetään vain sanojen erottamiseen toisistaan. Välilyöntejä EI käytetä pidempiin siirtymisiin! 6.2 Poisto, lisäys- ja korvaustila Tekstissä liikkuminen Nuolinäppäimillä voi siirtyä siihen kohtaan missä on virhe ja korjata se. Myös hiirellä voi siirtyä ko. kohtaan. Home -näppäin End -näppäin Ctrl+Home Ctrl+End vie kursorin rivin alkuun vie kursorin rivin loppuun vie kursorin koko tekstin alkuun vie kursorin koko tekstin loppuun Ctrl + nuoli vasemmalle vie kursorin sana kerrallaan vasemmalle Ctrl + nuoli oikealle vie kursorin sana kerrallaan oikealle Page Up siirtää tekstiä näytöllisen ylöspäin Page Down siirtää tekstiä näytöllisen alaspäin Merkin, sanan tai kappaleen poistaminen Delete-näppäin Askelpalautin-näppäin poistaa merkkejä kursorin oikealta puolelta poistaa merkkejä kursorin vasemmalta puolelta Suurempia alueita voi poistaa maalaamalla ja sen jälkeen painamalla Deletenäppäintä. Korvaus/lisäystila Insert-näppäimellä saa korvaus- tai lisäystilan päälle ja pois päältä. Kun korvaustila on päällä, lisätty teksti korvaa alla olevan tekstin. Kun lisäystila on päällä, voi vanhan tekstin väliin lisätä uutta tekstiä.

12 8 (54) 7 ALUETOIMINNOT 7.1 Valinta Monia toimintoja tehdään siten, että valitaan (maalataan) ensin kohde, jolloin voi kopioida tekstiä tai muotoilla sitä. hiirellä voi maalata alueen Vaihto- eli Shift-näppäin + nuolinäppäimillä (vie kursori esim. kappaleen alkuun, paina vaihtonäppäin alas, siirrä kursori nuolinäppäimillä valittavan kohdan loppuun, vapauta vaihtonäppäin ylös) Valintatapoja Valittava alue Sana Rivi Lause Kappale Koko asiakirja Palsta Toiminto kaksoisnapsauta hiiren vasemmalla sanan päällä, riittää myös, että pelkkä kursori (kohdistin) on sanan keskellä napsauta hiirellä valintasarakkeessa rivin alussa (valintasarake on n. 0,5 cm leveä tyhjä alue rivin edessä näytön vasemmassa reunassa, hiiren valkoinen nuoli osoittaa oikealle) napsauta hiirellä lauseessa ctrl -näppäin alas painettuna kaksoisnapsauta hiirellä valintasarakkeessa tai napsauta kappaleessa kolme kertaa. napsauta hiirellä valintasarakkeessa ctrl -näppäin alas painettuna tai valitse Muokkaa Valitse kaikki tai ctrl + A Alt-näppäin painettuna voi maalata hiirellä palstamuotoisen tekstialueen. 7.2 Leikkaa liitä Tekstin siirtäminen: 1. Valitse (maalaa) siirrettävä teksti 2. Valitse Aloitus-välilehti - Leikkaa 3. Siirrä kursori haluttuun paikkaan 4. Valitse Aloitus-välilehti - Liitä TAI Hiiren oikea - Leikkaa, hiiren oikea - Liitä TAI Leikkaa-toiminnon näppäinkomento: ctrl + X, ctrl + V

13 9 (54) 7.3 Kopioi liitä Tekstin kopioiminen: 1. Valitse (maalaa) siirrettävä teksti 2. Valitse Aloitus-välilehti - Kopioi 3. Siirrä kursori haluttuun paikkaan 4. Valitse Aloitus-välilehti - Liitä TAI Hiiren oikea - Kopioi, hiiren oikea - Liitä TAI Kopioinnin näppäinkomento: ctrl + C, ctrl + V 7.4 Liitä Aloitus-välilehti - Liitä -toiminto liittää kopioidun tai leikatun alueen muotoiluineen. TAI Hiiren oikea - Liitä TAI Liitä-toiminnon näppäinkomento: Ctrl + V Ellet halua muotoiluja mukaan, valitse Aloitusvälilehti - Liitä - Säilytä vain teksti. 7.5 Kahden eri asiakirjan tekstin yhdistäminen 1. Avaa molemmat asiakirjat (Tiedosto - Avaa -toiminnolla) 2. Valitse (maalaa) kopioitavan asiakirjan teksti 3. Napsauta Kopioi -painiketta (ctrl + C tai hiiren oikea - kopioi) 4. Siirry siihen asiakirjaan, johon haluat kopioida 5. Vie kursori siihen kohtaan tekstissä, johon haluat kopioida 6. Paina Liitä-painiketta TAI 1. Avaa ensimmäinen asiakirja 2. Vie kursori siihen kohtaan, johon haluat toisen tekstin 3. Valitse Lisää-välilehti - Objekti (nuolesta) - Teksti tiedostosta 4. Valitse kansio ja tiedosto (lisättävä asiakirja) 5. Napsauta Lisää-painiketta 6. Tuotu tiedosto liittyy ensimmäiseen kokonaan

14 10 (54) 8 KIRJASINMUOTOILUT Muotoilun voi valita ennen kirjoittamista tai muotoilla jälkeenpäin valitsemalla halutun sanan tai tekstin ja sen jälkeen tehdä tarvittavat muotoilut. Muotoiluun voi käyttää työkalurivillä olevia työkaluja. Tehdyt muotoilut voi tallentaa oletukseksi napsauttamalla Oletus-painiketta. Tämän jälkeen antamasi muotoilut ovat käytettävissä muissakin asiakirjoissa. 8.1 Kirjasinlajin muuttaminen Tekstin kirjasinlajia (fonttia) voit muuttaa Aloitus-välilehti - Fontti-työkalurivistä. Valitse (maalaa) sana tai teksti Aloitus-välilehti - valitse haluamasi fontti (kirjasin) 8.2 Fonttikoon muuttaminen 8.3 Tyylit Tekstin fonttikokoa (kirjasinkokoa) voit muuttaa Aloitus-välilehti - Fonttikoko-työkalurivistä. Fonttikoon voi myös itse kirjoittaa. Jos haluat suuremman fonttikoon kuin 72 pt (pt=pistettä), kirjoita se ruutuun. Valitse (maalaa) sana tai teksti Aloitus-välilehti - valitse haluamasi fonttikoko Tekstin oletustyylinä on normaali. Tyyliä voi muuttaa esim. käyttämällä Wordin valmiita tyylejä: otsikko1, otsikko2, Valitse (maalaa) otsikko-teksti ja muuta sen tyyliksi esim. Otsikko1 Aloitus-välilehti - valitse Otsikko1-tyyli. Tyylejä voi muokata ja luoda itse avaamalla Tyylit-ikkuna.*) Sisällysluettelon teko edellyttää, että otsikoissa on käytetty erilaisia otsikkotyylejä. *

15 11 (54) 9 KIRJASINTYYLIT 9.1 Kursivointi 9.2 Lihavointi esim. kursivoitu Valitse (maalaa) sana tai teksti Napsauta Kursivoitu-painiketta tai käytä pikanäppäinkomentoa ctrl + i esim. sana Valitse (maalaa) sana tai teksti Napsauta Lihavoitu-painiketta tai käytä pikanäppäinkomentoa ctrl + B 9.3 Suurenna tai pienennä fonttikokoa esim. sana Valitse (maalaa) sana tai teksti Napsauta Suurenna tai Pienennä fonttikokoa -painiketta. tai käytä Suurenna-pikanäppäinkomentoa ctrl + > (huomaa, että >-näppäin tarvitsee vaihto eli shift-näppäimen) tai käytä Pienennä -pikanäppäinkomentoa ctrl + < 9.4 Muuta kirjainkoko esim. SANA Valitse (maalaa) sana tai teksti Napsauta Muuta kirjainkoko-painiketta Valitse haluamasi muutos, esim. ISOT KIRJAIMET 9.5 Yläindeksi esim. m 2 Kirjoita m2 Valitse (maalaa) numero 2 Napsauta Yläindeksi-työkalua tai käytä pikanäppäinkomentoa ctrl Alaindeksi esim. H 2 O Kirjoita H2O Valitse (maalaa) numero 2 Napsauta Alaindeksi-työkalua

16 12 (54) 10 KIRJASINTEHOSTEET 10.1 Alleviivaus esim. sana Valitse (maalaa) sana tai teksti Napsauta Alleviivattu-painiketta tai käytä pikanäppäinkomentoa ctrl + U 10.2 Yliviivaus esim. sana Valitse (maalaa) sana tai teksti Napsauta Yliviivaus-painiketta 10.3 Värin muuttaminen esim. sana Valitse (maalaa) kirjain tai sana tai teksti Napsauta Fontin väri-painiketta tai sen vieressä olevaa kolmiota Valitse haluamasi väri 10.4 Korostus esim. sana Valitse (maalaa) sana tai teksti Napsauta Korostus-painiketta tai painikkeen vieressä olevaa kolmiota Valitse haluamasi väri

17 13 (54) 10.5 Tekstitehosteet esim. Valitse (maalaa) sana tai teksti Napsauta Tekstitehosteet-painiketta Valitse haluamasi muutos Tämä tehoste on käytössä, kun tiedosto on tallennettu Word oletustallennusmuodossa eli docx Poista muotoilut Valitse (maalaa) sana tai teksti Napsauta Poista muotoilut -työkalua Poistaa valinnasta kaikki muotoilut, jäljelle jää vain pelkkä teksti

18 14 (54) 11 MERKKIEN LISÄYS,,, Euron-merkki näppäimistöltä Alt Gr + E tai Lisää-välilehti - Merkki Muut erikoismerkit Lisää-välilehti - Merkki Lisää merkkejä saat valitsemalla Enemmän merkkejä. Valitsemalla Fontti-ruutuun Wingdings, löytyy erilaisia merkkejä, mm. puhelimen kuva.

19 15 (54) 12 MUOTOILUSIVELTIMEN KÄYTTÖ Muotoilusiveltimen avulla on helppo kopioida toisen sanan muotoilu. 1. Napsauta kursori sanaan, jossa on haluttu muotoilu 2. Napsauta Muotoilusivellin-painiketta (Kaksoisnapsauttamalla muotoilusivellin-työkalua, voit muotoilla useita kohteita) 3. Valitse (maalaa) muotoiltava sana tai teksti, niin saat kopioidun muotoilun 13 LUETTELOT Luettelon rivien alussa voi käyttää juoksevaa numerointia tai luettelomerkkiä Luettelomerkit Valitse luetteloitava tekstialue, esim. maalaamalla Valitse Aloitus-välilehti - Luettelomerkit-työkalu Luettelomerkkien muokkaus Valitse luetteloitava tekstialue, esim. maalaamalla Napsauta Aloitus - Kappale-ryhmästä Luettelomerkit-työkalun vieressä olevaa nuolta Valitse haluamasi tyyli Lisää tyylejä saat Määritä uusi luettelomerkki -linkin kautta

20 16 (54) 13.2 Numerointi Valitse numeroitava tekstialue, esim. maalaamalla Valitse Aloitus-välilehti - Numerointi-työkalu Numeroinnin muokkaus Valitse numeroitava tekstialue, esim. maalaamalla Napsauta Aloitus - Kappale-ryhmästä Numerointi-työkalun vieressä olevaa nuolta Valitse haluamasi tyyli Lisää tyylejä saat Määritä uusi lukumuotoilu -linkin kautta

21 17 (54) 13.3 Monitasoinen luettelo Monitasoisella luettelo -työkalulla saa mm. otsikoihin monitasoiset otsikot: 1. Otsikko 1.1. Otsikko 13.4 Luetteloiden lajittelu Luetteloita voidaan lajitella Valitse (maalaa) luettelo Aloitus-välilehti - Lajittele Valitse lajitteluperuste, tyyppi, nouseva/laskeva (Nouseva lajittelu lajittelee tekstit a-ö ja numerot pienimmästä suurimpaan)

22 18 (54) 14 ASETTELUT 14.1 Tasaus Teksti voidaan tasata vasempaan reunaan, keskelle, oikeaan reunaan tai voidaan valita molempien reunojen tasaus. Maalaa alue, jota haluat muotoilla Valitse haluamasi muotoilu Kappale-ryhmästä (Aloitus-välilehdellä) Tasaa teksti vasemmalle (oletusasetus) Keskitä teksti Tasaa teksti oikealle Tasaa molemmat reunat Vastaavat toiminnot löytyvät myös Aloitus-välilehti - Kappale - avainpainike - Tasaus Rivivälin muuttaminen Voit muuttaa tekstin rivivälin Aloitus-välilehti - Rivija Kappaleväli -työkalusta. Riviväli on yleensä 1 cm. Pidemmissä raporteissa rivivälinä on usein 1,5 cm. Samalla työkalulla voit määrittää myös ennen ja jälkeen kappaletta olevan välin Anfangi Anfangilla voit asettaa kappaleen ensimmäisen kirjaimen isolla. Kirjain voi olla Pudotettu tai Reunuksessa. Valitse (maalaa) kirjain Lisää-välilehti - Anfangi Valitse Anfangien asetukset Valitse haluttu muoto, fontti, pudotuksen syvyys riveinä, etäisyys tekstistä Hyväksy OK-painikkeella Alla esimerkki Anfangista:

23 19 (54) 15 SISENNYKSET 15.1 Tavallinen sisennys Suurenna sisennystä -työkalulla teksti siirtyy oikealle. Pienennä sisennystä - työkalulla teksti siirtyy vasemmalle. Valitse kappale tai rivi Käytä Pienennä/Suurenna sisennystä -työkaluja Mitä useammin napsautat sisennystä sitä enemmän teksti sisentyy TAI Näppäinkomento: ctrl + M Sisennyksen poisto: ctrl + vaihto + M tai ctrl + Q 15.2 Riippuva sisennys Sivuotsikko Riippuvaa sisennystä käytetään silloin, kun haluat, että sivuotsikko ja vieressä oleva kappale alkavat samalta riviltä. Kirjoita sivuotsikko ja tee ctrl + T + T -näppäinkomento ja siirry oikeaan kohtaan näppäimistön Sarkain-näppäimellä. Riippuva sisennys Näppäinkomento: ctrl + T + T Sisennyksen poisto: ctrl + vaihto + T tai ctrl + Q TAI Kappale-ryhmän avainpainike - Mukautettu-kohtaan riippuva sisennys, sisennyskohtaan 4,6 cm Sitova yhdysviiva Yhdysviivan sisältämän sanaan voi lisätä tarvittaessa sitovan yhdysviivan, jotta sana pysyisi yhdessä: Ctrl + Vaihto + Tavuviiva Sitova sanaväli Jos kaksi yhteen kuuluvaa sanaa/merkkiä, joissa on välissä välilyönti, halutaan pysyvän yhdessä: Ctrl + Vaihto + Välilyönti

24 20 (54) 16 SIVUN ASETUKSET 16.1 Sivun reunukset eli marginaalit Sivun asettelu - Reunukset - Mukautetut reunukset TAI Napsauta Sivun asetukset -ryhmän avainpainiketta Aseta reunukset: ylä, ala, vasen ja oikea Asettelu-välilehdellä voit määritellä ylä- ja alatunnisteen etäisyyden reunasta

25 21 (54) 16.2 Asiakirjan koko Koko-työkalulla voi määritellä asiakirjan koon Sivun asettelu -välilehti Valitse Koko - haluamasi koko 16.3 Paperin suunnan muuttaminen Suunta-työkalulla voi määritellä onko asiakirja pystyvai vaakasuunnassa. Sivun asettelu -välilehti Valitse Suunta - Pysty/Vaaka 16.4 Sivutus, pakotettu sivunvaihto Asiakirjaan saa lisättyä uuden sivun (pakotettu sivunvaihto): Sivun asettelu -välilehti - Vaihdot - Sivu TAI CTRL+ Enter -näppäinkomennolla 16.5 Tavutus Valitse Sivun asettelu - Tavutus - Automaattinen Tavutusvihje Jos ohjelma tavuttaa jonkin sanan väärin, voi lisätä tavutusvihjeen ctrl + tavuviiva -näppäinkomennolla. TAI Valitse Sivun asettelu - Tavutus - Tavutusasetukset Valitse Tavuta asiakirja automaattisesti Hyväksy Ok-painikkeella

26 22 (54) 16.6 Palstat Asiakirjan palstoituksella saadaan teksti lehden muotoon. Alla oleva teksti on palstoitettu kahteen palstaan, joiden välissä on viiva. Palstojen väli on 1 cm. Tässä on tekstiä kahdella palstalla. Tässä on tekstiä kahdella palstalla. Tässä on tekstiä kahdella palstalla. Tässä on tekstiä kahdella palstalla. Tässä on tekstiä kahdella palstalla. Tässä on tekstiä kahdella palstalla. Tässä on tekstiä kahdella palstalla. Palstojen luominen Maalaa teksti, jonka haluat palstoittaa Valitse Sivun asettelu -välilehti Valitse palstojen määrä (ks. kuva oikealla) TAI Valitsemalla Lisää palstoja voi tehdä enemmän määrityksiä (ks. kuva alla) Valitse palstojen määrä Valitse palstojen välistys (palstojen välinen tyhjä tila) Valitse tarvittaessa Viiva välissä Valitse tarvittaessa Samanlevyiset palstat (oletuksena) Käytä kohteeseen - kohdassa voit määritellä missä osassa palstoitus tehdään. Pakotetulla palstan vaihdolla saat tekstin siirtymään toiselle palstalle: CTRL + Vaihto + Enter TAI Lisää Vaihto Pakotettu palstanvaihto

27 23 (54) 17 ASIAKIRJASTANDARDI 17.1 Asiakirjastandardin pääperiaatteet Asiakirjastandardi (Suomen standardoimisliiton standardi) määrää tunnisteiden esim. lähettäjän ja vastaanottajan tietojen sekä otsikoiden paikat. Standardia voi hyödyntää erilaisissa asiakirjoissa: tarjouspyyntö, tarjous, lasku, hakemus, kokouskutsu yms. Lukija löytää helposti tarvittavat tiedot, kun ne löytyvät aina samoista paikoista Asiakirjastandardin reunukset Asiakirjastandardin mukaiset reunukset: Sivun asettelu - Reunukset - Mukautetut reunukset (tai napsauta Sivun asetukset -ryhmän avainpainiketta ) Aseta mallinmukaiset reunukset:

28 24 (54) Asettelu-välilehdellä voi muuttaa ylä- ja alatunnisteen reunukset. Aseta mallinmukaiset reunukset: Asiakirjastandardissa sarkaimet asetetaan 2,3 cm -välein. Sarkaimet voi muuttaa napsauttamalla Kappaleryhmän avainpainiketta ja napsauttamalla Sarkaimet-painiketta. Oletussarkaimena on yleensä 2,3 cm. Jos kirjoitat paljon vakioasettelumalliin perustuvia kirjeitä, tee näistä reunuksista oletusasetukset napsauttamalla Oletus-painiketta. Ja hyväksy Kyllä -painikkeella. Asetukset tallentuvat normal.dot - tiedostoon 17.3 Asiakirjamalli seuraavalla sivulla

29 0 2,3 4,6 6,9 9,2 11,5 13,8 16, Laatija/lähettäjä (organisaation logo) Asiakirjan nimi 1 (1) Jakeluosoite Postitoimipaikka Käsittelijä/ryhmä/puhelin (vararivi) Vastaanottaja/vastaanottava yritys (Osasto/käsittelijä) Jakeluosoite Postitoimipaikka Viite Asiakirjan otsikko Reunusten ja sarkainten asetukset Standardiasiakirjan vasen reunus on 2 cm ja yläreunus 1 cm. Alareunus ja oikea reunus ovat n. 1,5 cm. Sarkaimet asetetaan 2,3 cm:n välein. Ylätunnisteen etäisyys yläreunasta on 1 cm. Ylätunnisteen sisällä asetetaan sarkaimet 2,3 cm:n välein. Alatunnisteen etäisyys reunasta määritellään tarvittaessa. Tunnistetiedot Asiakirjan tunnistetiedot toistuvat joka sivulla riveillä 1 4. Tunnistetietoja ovat asiakirjan laatijan/lähettäjän tiedot, asiakirjan nimi, sivunumero ja päivämäärä Lähettäjän nimi lihavoidaan. Asiakirjan nimiä ovat esimerkiksi: Tarjous, Pöytäkirja, Sopimus, Hakemus. Asiakirjan nimi lihavoidaan. Asiakirjan sivunumerot merkitään esim. 1 (3). Yksisivuiseen asiakirjaan ei ole välttämätöntä merkitä sivunumeroa. Asiakirjassa on aina oltava päiväys. Se merkitään esimerkiksi (ilman ylimääräisiä nollia). Vastaanottajan tiedot Osoitteellisessa asiakirjassa vastaanottajan tiedot alkavat riviltä 8. Osoitteettomaan asiakirjaan ei tule vastaanottajan tietoja, jolloin asiakirjan otsikko tulee riville 8. Viite ja otsikot Riville 16 kirjoitetaan viite, esim. Tarjouksenne Jos viitettä ei ole, rivi jää tyhjäksi. Asiakirjan otsikko kirjoitetaan riville 18. Asiakirjan otsikko kuvaa asiakirjan sisältöä. Asiaotsikko lihavoidaan. Asiakirjassa voi olla myös alaotsikoita, jolloin pitkän alaotsikon ylä- ja alapuolelle tulee tyhjä rivi ja kappale sisennetään 4,6 -kohtaan (ctrl + m + m) ja lyhyt alaotsikko voi olla samalla rivillä tekstin kanssa (riippuva sisennys ctrl + t + t).

30 0 2,3 4,6 6,9 9,2 11,5 13,8 16, Laatija/lähettäjä (organisaation logo) Asiakirjan nimi 2 (2) Teksti ja allekirjoitus Liite Useampisivuisessa asiakirjassa toistetaan asiakirjan ensimmäinen rivi ja rivinumero- sekä määrä. Varsinainen teksti alkaa riviltä 8. Kun asiakirjassa käytetään lopputervehdystä, jätetään sen ylä- ja alapuolelle yksi tyhjä rivi. Yrityksen nimi lihavoidaan. Yrityksen nimen jälkeen tulee kaksi tyhjää riviä (kolme enteriä) allekirjoitusta varten. Tehtävänimikkeen jälkeen tulee kolme tyhjää riviä (neljä enteriä). Ystävällisin terveisin Lähettävän yrityksen nimi Allekirjoitus kynällä Etunimi Sukunimi (nimenselvennys) tehtävänimike (pienellä alkukirjaimella) Liitteen nimi

31 27 (54) 18 SARKAIMET Sarkaimilla voidaan tehdä oletussarkaimista poikkeavia sarkaimia. Alla olevassa esimerkissä on asetettu sarkain kohtaan 3, tasaus desimaali, täytemerkkinä pisteviiva. Tuote ,00 Tuote ,20 Sarkaimet voi asettaa Sivun asettelu -välilehti - Kappale - Sarkaimet Kirjoita sarkainkohta Valitse Tasaus-tyyli (vasen, keskitetty, oikea, desimaali, viiva) Valitse Täytemerkki Napsauta Aseta-painiketta. Tyhjennä-painikkeella voi poistaa tietyn sarkaimet. Tyhjennä kaikki - painikkeella voit poistaa kaikki sarkaimet. TAI Suoraan viivaimelle Valitse Viivaimen vasemmasta reunasta haluttu sarkaintyyppi Napsauta sitä kohtaa viivaimella, johon haluat sarkaimen. Vasen: tekstin vasen reuna tulee sarkainmerkin kohdalle. Oikea: tekstin oikea reuna tulee sarkainmerkin kohdalle. Keskityssarkain: tekstin keskikohta tulee sarkainmerkin kohdalle. Desimaalisarkain: desimaalierotin tulee sarkainmerkin kohdalle. Älä käytä numeroissa pistettä tuhaterottimena. Viiva: sarkainmerkin kohdalle tulee pystyviiva. Sarkaimen siirto Tartu viivaimella näkyvään sarkaimeen ja vedä se uuteen paikkaan vasen hiirennappi alas painettuna. Sarkaimen poisto Tartu sarkainmerkkiin ja vedä sitä alaspäin. Kun sarkainmerkki on viivaimen alapuolella, päästä hiiren painike ylös

32 28 (54) 19 VIIVAIMEN KÄYTTÖ Viivaimelta voi muuttaa reunuksia asettaa sisennykset asettaa sarkaimet Viivaimen saa esille ja pois toiminnolla Näytä Viivain 20 SIVUNUMERON JA -MÄÄRÄN LISÄÄMINEN esim. 1 (3) 1. Sivunumeron lisääminen (kun kursori on kohdassa, johon sivunumeron haluat) Valitse Lisää-välilehti - Sivunumero - Nykyinen sijainti - Normaali numero 2. Sivunumeron muotoilu Sivunumeron aloitusnumero voidaan valita: Sivunumero - Muotoile sivunumerot Valitse haluamasi sivunumero Aloittava nro: -ruutuun Hyväksy OK-painikkeella

33 29 (54) 3. Sivumäärän lisääminen Lisää sivunumeron jälkeen yksi tyhjä välilyönti, tee sulkuviivat ( ) Lisää sulkuviivojen väliin sivumäärä: Lisää-välilehti - Pikaosat - Kenttä - NumPages Hyväksy OK-painikkeella Sivunumeron ja -määrän voi lisätä myös yhdellä kertaa Lisää-välilehti - Sivunumero - Nykyinen sijainti - Lihavoidut numerot esim. Sivu 1/2 Sivu-tekstin voi halutessa poistaa.

34 30 (54) 21 PÄIVÄMÄÄRÄN LISÄÄMINEN Valitse Lisää-välilehti - Päivämäärä ja aika - työkalu Valitse muoto Hyväksy OK-painikkeella Päivitä automaattisesti - valinta antaa asiakirjalle aina nykyisen päivämäärän.

35 31 (54) 22 TUNNISTEET, YLÄ- JA ALATUNNISTE Ylä- ja alatunnisteessa voi olla tekstiä ja grafiikkaa, joka näkyy asiakirjan jokaisella sivulla. Tunnisteessa voi olla esim. yrityksen logo ja nimi, sivunumero, -määrä ja päivämäärä Ylätunnisteen teko 1. Valitse Lisää-välilehti - Ylätunniste 2. Valitse Muokkaa ylätunnistetta (voit valita myös valmiista malleista) Sivunumero-työkalulla voit lisätä sivunumeron ja muotoilla sivunumeroa Päivämäärä ja aika -työkalusta voit lisätä päivämäärän ja ajan. Pikaosat-työkalulla voit lisätä sivumäärän (NumPages). Kuva-työkalulla voit lisätä ylätunnisteeseen kuvan tiedostosta. ClipArt-työkalulla voit lisätä ClipArt-kuvan. Siirry alatunnisteeseen -työkalulla pääset muokkaamaan alatunnistetta Alatunnisteen lisääminen 1. Valitse Lisää-välilehti - Alatunniste 2. Valitse Muokkaa alatunnistetta (voit valita myös valmiista malleista) Sivunumero-työkalulla voit lisätä sivunumeron ja muotoilla sivunumeroa Päivämäärä ja aika -työkalusta voit lisätä päivämäärän ja ajan Pikaosat-työkalulla voit lisätä mm. sivumäärän ja tiedostonimen Kuva-työkalulla voit lisätä ylätunnisteeseen kuvan tiedostosta ClipArt-työkalulla voit lisätä ClipArt-kuvan Siirry ylätunnisteeseen -työkalulla pääset muokkaamaan ylätunnistetta

36 32 (54) Tiedoston nimen lisääminen alatunnisteeseen Asiakirjan alatunnisteeseen voi lisätä esim. tiedoston nimen, joka kertoo millä nimellä tiedosto on tallennettu, esim. Valitse Pikaosat - Kenttä Valitse FileName Hyväksy OK-painikkeella

37 33 (54) 23 KIELENHUOLTO Oikoluku tai oikeinkirjoituksen tarkistaminen ja korjaaminen Word alleviivaa punaisella aaltoviivalla väärin kirjoitetut sanat. Ohjelma ei tunne kaikkia sanoja, joten virheiden tunnistus ei ole täydellistä. Vihreällä aaltoviivalla merkityt lauseet eivät yleensä ole täydellisiä lauserakenteita. Korjaa näitä tarvittaessa. Koko asiakirjan tarkistus Voit tarkistaa tekstin valitsemalla Tarkista-välilehti - Kieliasun tarkistaminen tai käyttämällä F7-funktionäppäintä. Valitse ehdotuksista oikea korjaus tai korjaa itse ja napsauta Muutapainiketta. Jos sanassa ei ole virhettä, napsauta Ohita kerran -painiketta. Yksittäisten sanavirheiden korjaus Napsauta punaisella alleviivattu sanaa hiiren oikealla Valitse vaihtoehdoista oikea korjaus

38 34 (54) 24 TAULUKON KÄYTTÖ Napsauta kohdistin siihen kohtaan, johon haluat sijoittaa taulukon Valitse Lisää-välilehti - Taulukko - Lisää taulukko... Määritä taulukon koko Hyväksy OK-painikkeella TAI Käytä Lisää - Taulukko -painiketta Maalaa taulukon koko ja napsauta hiiren vasemmalla näppäimellä

39 35 (54) 24.1 Rivin ja sarakkeen lisäys Napsauta kursori soluun, jonka viereen haluat lisätä rivin tai sarakkeen Valitse Taulukkotyökalu-välilehden Asettelu-välilehti - Lisää rivi tai sarake Valitse joko rivi/sarake, määrä, sijainti TAI Valitse solun sisällä hiiren oikealla ja valitse Lisää - ja valitse haluamasi toiminto 24.2 Rivin tai sarakkeen tai taulukon poistaminen Valitse (maalaa) rivi tai sarake (tai useita), jonka haluat poistaa Valitse Taulukkotyökalu-välilehden Asettelu-välilehti - Poista - ja valitse haluamasi toiminto TAI Valitse (maalaa) rivi/sarake hiiren oikealla ja valitse Leikkaa

40 36 (54) 24.3 Tietojen syöttö taulukkoon Taulukkoon kirjoitetaan sisältö normaalisti. Taulukon soluissa liikutaan hiirellä napsauttamalla tai näppäimillä: sarkain (tabulaatori) vaihto + sarkain alt + home alt + end alt + page up alt + page down seuraavaan soluun edelliseen soluun rivin ensimmäiseen soluun rivin viimeiseen soluun sarakkeen ylimpään soluun sarakkeen alimpaan soluun 24.4 Taulukon muotoilu Taulukkoa voi muotoilla valitsemalla Taulukko-välilehden Rakenne-välilehti TAI Kaksoisnapsauttamalla taulukkoa, jolloin Rakenne-välilehti avautuu Taulukkotyyleistä voit valita valmiita muotoiluja: Sävytys-työkalulla voit maalata taulukon/rivin/sarakkeen/solun Reunat-työkalulla voit lisätä/poistaa reunaviivoja Piirrä taulukko -työkalulla voit piirtää taulukon Pyyhin-työkalulla voit poistaa taulukon viivoja ja yhdistää soluja Reunaviivojen lisääminen 1. Valitse ensin taulukko/rivi/sarkake/solu. 2. Valitse haluttu muotoilu, esim. Reunat-työkalu - Ei reunaviivaa -toiminto poistaa taulukon reunaviivat pois näkyvistä. Voit muotoilla taulukkoa valitsemalla hiiren oikealla -Taulukon ominaisuudet, ks. viereinen kuva

41 37 (54) Voit määritellä erilaisia reunaviivoja Reunat ja sävytys -työkalulla 1. Valitse (maalaa) solut 2. Napsauta valintaa hiiren oikealla 3. Valitse Reunat ja sävytys (tai Reunat-työkalu - Reunat ja sävytys) 4. Tee haluamasi reunamuotoilut. Valitse haluamasi reunaviivan malli ja napsauta esikatselussa haluttua kohtaa (tai -työkaluja) Tekstin sijoitusta solussa voi määritellä Solujen tasauksella 1. Valitse (maalaa) solut 2. Napsauta valintaa hiiren oikealla 3. Valitse Solujen tasaus 4. Valitse haluamasi tasausmuotoilu Taulukon rivit ja sarakkeet tasalevyisiksi 1. Valitse (maalaa) solut 2. Napsauta valintaa hiiren oikealla 3. Valitse Muuta rivit tasakorkuisiksi 4. Valitse Muuta sarakkeet tasalevyisiksi

42 38 (54) 24.5 Taulukon tietojen lajittelu Taulukon solujen sisältö voidaan lajitella nousevasti tai laskevasti: 1. Valitse (maalaa) taulukko 2. Valitse Taulukko-välilehden Rakenne-välilehti 3. Valitse Lajittele-työkalu 4. Avautuu Lajittele-ikkuna 5. Valitse Lajitteluperuste, tyyppi sekä nouseva tai laskeva lajittelu (Nouseva lajittelu lajittelee tekstit a-ö ja numerot pienimmästä suurimpaan) 24.6 Tekstin tasaus pystyyn taulukossa Taulukon sisällä olevan tekstin suuntaa voidaan muuttaa: Maija Meikäläinen Maija Meikäläinen Valitse teksti 2. Napsauta valintaa hiiren oikealla 3. Valitse Tekstin suunta 4. Valitse Suunta

43 39 (54) 25 KUVAN LISÄYS 25.1 Kuvan lisääminen kuvakirjastosta (ClipArt:sta) 1. Lisää-välilehti - ClipArt 2. Kirjoita hakusana Etsittävä teksti -ruutuun (sivun oikeassa reunassa) 3. Rajaa halutessasi hakua Etsinnän lisäasetukset -kohdasta 4. Napsauta Siirry-painiketta 5. Valitse haluamasi kuva ja napsauta sitä. Kuva kopioituu asiakirjaan 25.2 Kuvan lisääminen tiedostosta 1. Lisää-välilehti - Kuva 2. Valitse kohderuutuun sen kansion polku, jossa kuva sijaitsee 3. Valitse haluamasi kuva 4. Napsauta Lisää-painiketta 25.3 Kuvan koon muuttaminen 1. Kun napsautat kuvaa, sen ympärille ilmestyvät koonmuuttokahvat. Niiden päällä hiiren osoitin muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi 2. Vedä kahvasta kohti kuvan keskipistettä, kun haluat pienentää kuvaa Kuvaa suurennettaessa vedä kahvasta ulospäin 25.4 Kuvan rivitysvaihtoehdot suhteessa tekstiin 1. Kun kaksoisnapsautat kuvaa, avautuu ohjelman yläreunaan Kuvatyökalut 2. Valitse Rivitä teksti -työkalusta haluamasi rivitystapa. Läpi-valinnalla kuva on helppo siirtää mihin kohtaan tahansa

44 40 (54) 25.5 Kuvan muokkaaminen Kaksoisnapsauttamalla kuvaa/objektia avautuu ikkunan yläreunaan Kuvatyökalut-välilehti. TAI napsauta kuvaa kerran ja valitse Muotoile-välilehti. Poista tausta Korjaukset Väri Taiteelliset tehosteet Pakkaa kuvat Muuta kuva Palauta kuva Poistaa kuvasta automaattisesti tarpeettomat osat Parantaa kuvan kirkkautta ja kontrastia tai terävyyttä Voit muuttaa kuvan värikylläisyyttä ja -syvyyttä Himmennys-työkalulla kuvasta tulee haaleampi Määritä läpinäkyvä väri -työkalulla saa esim. taustan läpinäkyväksi Kuvaan voi lisätä taiteellisia tehosteita Pienentää asiakirjan kokoa pakkaamalla kuvat Vaihtaa kuvan, mutta säilyttää nykyisen kuvan muotoilun ja koon Hylkää kaikki tähän kuvaan tekemäsi muotoilumuutokset Kuvan reuna Kuvatehosteet Kuva-asettelu Sijainti Rivitä teksti Siirrä eteenpäin Siirrä taaksepäin Valintaruutu Tasaa Ryhmitä Kierrä Rajaa Korkeus Leveys Määritä valitun kuvan/muodon ääriviivan väri, leveys ja viivatyyli Lisää kuvaan visuaalinen tehoste, esim. varjostus, hehku, heijastus tai kolmiulotteinen kierto Muunna valitut kuvat SmartArt-grafiikaksi, jotta voit helposti järjestää kuvia, muuttaa niiden kokoa ja lisätä niihin kuvatekstejä Määrittää valitun objektin sijainnin sivulla Teksti kiertyy automaattisesti objektin ympärille Määrittää tavan, jolla teksti rivittyy valitun objektin ympärille. Siirtää kuvaa/objektia ylemmälle tasolle, esim. toisen kuvan/objektin päälle Siirtää kuvaa/objektia alemmalle tasolle, esim. toisen kuvan/objektin alapuolelle Näytä valintaruutu, kun haluat valita yksittäisiä objekteja ja muuttaa niiden järjestystä tai näkyvyyttä Tasaa useamman kuvan/objektin esim. tasaa vasemmat reunat tai tasaa yläreunat Ryhmitä joukko objekteja, jotta niitä voidaan käsitellä yhtenä objektina. Valitse kuvat/objektit vaihto-näppäin valittuna, valitse Ryhmitä - Ryhmitä. Ryhmittelyn voi myös purkaa. Käännä tai kierrä kuvaa/objektia, esim. 90 o oikealle tai vasemmalle, vaakapelikuvana tai pystypeilikuvana Rajaa kuvan tai objektin uudelleen Kuvasta lähtee osa pois Määritä kuvan tai objektin korkeus Määritä kuvan tai objektin leveys

45 41 (54) Kuvatyylit-kohdasta voit valita erilaisia tyylejä, esim. kuvakehyksiä ja varjostuksia Muodot, piirtotyökalut Lisää-välilehti - Muodot -työkalusta voit lisätä erilaisia kuvioita 1. Valitse kuvio 2. Piirrä hiiren vasenpainike painettuna laatikko 3. Lisää kuvioon tekstiä valitsemalla kuvio hiiren oikealla - Lisää tekstiä 4. Kaksoisnapsauta kuviota, saat näkyviin Piirtotyökalut, joilla voit muokata kuviota Ellipsi

46 42 (54) 25.7 SmartArt-kuviot Lisää-välilehti - SmartArt-työkalusta voit lisätä erilaisia kuvioita Kaavio Lisää-välilehti - Kaavio-työkalusta voit lisätä erilaisia kaavioita.

47 43 (54) 26 TULOSTAMINEN 26.1 Tulostus Kun haluat tulostaa, valitse Tiedosto Tulosta 1 1. Valitse kopioiden määrä 2. Valitse tulostin 3. Määrittele tulostettavat sivut: 2 Tulosta kaikki sivut Tulosta nykyinen sivu. Sivut-ruutuun voit määritellä mitkä sivut haluat tulostuvan Tulosta yksipuolisena/manuaalisesti kaksipuoleisina 5. Valitse lajittelu/ei lajittelua 6. Valitse paperiarkin suunta: pysty/vaaka 7. Valitse paperiarkin koko 8. Lisää mukautetut reunukset 9. 1 sivu arkille -kohdasta voit määritellä esim. kahden pystyarkin tulostamisen yhdelle vaaka-arkille Tulostusasetukset Tulostimen ominaisuudet -linkistä voi valita esim. paperilokerikon. Sivun asetukset -linkistä pääset muuttamaan asiakirjan sivun asetuksia, mm. sivureunuksia Asiakirjan esikatselu Ennen tulostusta asiakirjaa on hyvä tarkastella esikatselussa. Valitse Tiedosto Tulosta, jolloin näet koko asiakirjan. Sivun alaosassa on linkit toisille sivuille sekä zoomausmahdollisuus.

48 44 (54) 26.4 Tiedoston julkaiseminen PDF-muotoon Tiedoston voi tallentaa pdf-muodossa: 1. Tiedosto - Tallenna nimellä 2. Valitse tallennusmuoto-ruutuun PDF 3. Napsauta Tallenna-painiketta Tiedoston lukemiseen tarvitaan pdf-lukija, esim. Adobe Reader tai Foxit Reader.

49 45 (54) 27 ETSI TOIMINTO 1. Valitse Aloitus-välilehti - Etsi (oikeassa reunassa) 2. Kirjoita etsittävä teksti Etsi tiedostosta -ruutuun (vasemmassa reunassa) 3. Nuolilla voit siirtyä asiakirjan edelliseen/seuraavaan hakutulokseen 4. Voit peruuttaa meneillään olevan etsinnän painamalla ESC-näppäintä 28 KORVAA TOIMINTO 1. Valitse Aloitus-välilehti - Korvaa (oikeassa reunassa) 2. Kirjoita haettava teksti Etsittävä-muokkausruutuun 3. Kirjoita korvaava teksti Korvaava-ruutuun 4. Valitse muut haluamasi asetukset Lisää-painikkeen kautta. 5. Valitse tarpeen mukaan Etsi seuraava-, Korvaa- tai Korvaa kaikki -painike 6. Jos haluat keskeyttää meneillään olevan etsintäprosessin, paina ESCnäppäintä

50 46 (54) 29 OHJE-TOIMINTO Wordin ohje-toiminnosta löytyy erilaisia ohjeita. Napsauta oikeassa reunassa olevaa kysymysmerkkiä. 1. Avautuu ohje-ikkuna 2. Kirjoita Hae-ruutuun hakusana 3. Napsauta Hae-painiketta 4. Napsauta kysymykseen sopivaa vastauslinkkiä

51 47 (54) 30 SISÄLLYSLUETTELO, KANSISIVU, ERILAISET TUNNISTEET HUOM. Seuraavat asiat eivät kuulu tekstinkäsittelyn a- sisältöön. Sisällysluetteloa on hyvä käyttää pitkissä asiakirjoissa. Sisällysluetteloa varten tulee ensin otsikot muotoilla otsikko-tyyleillä Otsikko-tyylien muotoilu 1. Muotoile asiakirjan otsikot ohjelman otsikko-tyyleillä 2. Aloitus-välilehti - Tyyli-ryhmästä (tai avaa Tyyliryhmän avainpainikkeesta Tyyli-ikkuna). 3. Valitse (maalaa) otsikko ja valitse Otsikko1, Otsikko2, Otsikko3 -tyyli tarpeen mukaan. TAI 30.2 Sisällysluettelon luominen Luo sisällysluetteloa varten uusi sivu 4. Napsauta kursori sivun alkuun (tai ctrl+home - näppäinkomennolla) 5. Tee pakotettu sivunvaihto Lisää - Vaihto -Sivun vaihto (tai ctrl+enter -näppäinkomennolla) 6. Siirry sivun alkuun hiirellä (tai ctrl + home -näppäinkomennolla) 7. Kirjoita tyhjän sivun alkuun normaali-tyylillä SISÄLTÖ. Valitse haluamasi fontti, koko ja tyyli (esim. lihavointi) 8. Napsauta SISÄLTÖ-otsikon jälkeen kaksi kertaa enteriä

52 48 (54) Luo sisällysluettelo 9. Valitse Viittaukset-välilehti 10. Valitse Sisällysluettelo ja sieltä Lisää sisällysluettelo 11. Valitse Muotoilut-valikosta tyyliksi esim. Virallinen 12. Hyväksy OK:lla 30.3 Kansi-sivu 13. Lisää asiakirjaan kansi-sivu sisällysluettelosivun yläpuolelle. Vie kursori sivun alkuun (ctrl + home). Tee pakotettu sivunvaihto (ctrl + enter). 14. Tee tyhjälle sivulle teksti ja tarvittaessa kuva. Tekstin saat alemmaksi enter-näppäimellä Sisällysluettelon päivittäminen 15. Siirry sisällysluettelosivulle. Napsauta hiiren oikealla sisällysluettelon päällä ja valitse Päivitä sisällysluettelo. Valitse Päivitä koko luettelo. Huomaa, että sivunumerot muuttuvat sisällysluettelossa.

53 49 (54) 30.5 Erilaiset tunnisteet Erilaisilla asetuksilla voidaan määritellä, että ylä- ja alatunnisteet eivät näy kansi- eivätkä sisällysluettelosivuilla. 16. Siirry sisällysluettelosivulle, napsauta kursori sisällysluettelon alapuolelle, valitse Sivun asettelu -välilehti, Vaihdot - Osan vaihdot -kohdasta Seuraava sivu. Napsauta Aloitus-välilehdeltä Näytä kaikki -työkalu ( nuottiavain ) aktiiviseksi, näet osanvaihtoviivan. 17. Poista tyhjä sivu viemällä kursori sivun alkuun ja napsauta deletenäppäintä. 18. Siirry kolmannelle sivulle (sivulle, jossa varsinainen teksti alkaa). Napsauta ylätunniste-työkalua ja valitse Muokkaa ylätunnistetta (Lisää-välilehdeltä). 19. Napsauta Ylätunniste-työkaluista Linkitä edelliseen - painiketta (Tämä työkalu on aktiivinen ainoastaan silloin, kun osanvaihto on tehty). 20. Kirjoita ylätunnisteeseen tarvittavat tiedot. Ylätunniste tulee kaikille sivuille, lukuun ottamatta kansi- ja sisällysluettelosivua. 21. Lisää ylätunnisteen oikeaan reunaan (kohta 16,1) sivunumero ja sivumäärä. Lisää sivunumeron jälkeen yksi välilyönti ja lisää sulkuviivat. Valitse Lisää-välilehti. Lisää sulkuviivojen sisään sivumäärä Pikaosat-työkalu Kenttä NumPages, esim. 1 (8) NumPages lisää kokonaissivumäärän (eli laskee sivumäärään myös kansi- ja sisällysluettelosivun) ja SectionPages lisää asiakirjan osan sivujen määrän (eli ei laske mukaan kansi- ja sisällysluettelosivua). Sivunumeron ja -määrän lisäämisestä on tarkempi ohje kohdassa 20.

54 22. Muuta sivunumero alkamaan numerosta yksi. Valitse Sivunumeron alta Muotoile sivunumerot: 50 (54) 23. Valitse Sivunumerointi kohtaan aloittava nro Päivitä sisällysluettelo. Siirry sisällysluettelosivulle. Napsauta hiiren oikealla sisällysluettelon päällä ja valitse Päivitä sisällysluettelo. Valitse Päivitä koko luettelo. Huomaa, että sivunumerot muuttuvat.