ATK yrittäjän työvälineenä

Transkriptio

1 ATK yrittäjän työvälineenä Tekstinkäsittely Digipolis Kouluttaja Timo Laapotti / F4U Foto For You f4u@f4u.fi

2 ATK yrittäjän työvälineenä Esityksen sisältö A-ajokorttivaatimukset AB-ajokorttivaatimukset Yrityksen perusasiakirjat

3 Tekstinkäsittely A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) Tiedoston avaaminen ja sulkeminen Tekstin kirjoittaminen ja korjaaminen Tekstin kirjoittaminen ja muokkaus yleisiä tekstinkäsittelyperiaatteita noudattaen; ei rivinvaihtoja Enterillä, oikeaoppinen sisentäminen rivitys, kappalevaihto, sivunvaihto lisäys- ja korvaustila eri näyttötilat Tiedoston tallentaminen oikealla nimellä, oikeaan paikkaan, oikeassa muodossa uudella nimellä, uuteen paikkaan

4 Tekstinkäsittely A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa... Aluetoiminnot tekstin valinta tekstin siirtäminen ja kopiointi asiakirjan sisällä tai asiakirjasta toiseen Tekstin liittäminen muista lähteistä liittämisvaihtoehdot Kirjasinmuotoilut kirjasinlajin ja -koon muuttaminen merkkitason muuttaminen (MALLI -> malli)

5 Tekstinkäsittely A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa... Kirjasintyylit ja -tehosteet kursivointi, lihavointi, alleviivaus tekstin värin muuttaminen ylä- ja alaindeksi Merkkien lisääminen

6 Tekstinkäsittely A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa... Asettelut asiakirjastandardin perusperiaatteet sivun asetukset: reunuksien tarkistaminen ja muuttaminen, paperin suunnan muuttaminen sarkaimet sisennys ja mukautettu sisennys (esimerkiksi riippuva sisennys) tasaus rivivälin muuttaminen asiakirjan tunnistetiedot päiväys sivutus ja pakotettu sivunvaihto sivunumerointi

7 Tekstinkäsittely A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa... Kielenhuolto oikoluku tavutus Taulukkotoiminnot taulukon luominen rivit ja sarakkeet tietojen syöttäminen ja muokkaaminen muotoilu

8 Tekstinkäsittely A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa... Luettelomerkit ja numerointi Lajittelu Kuvan lisäys kuvankirjastosta, tiedostosta kopioiminen ja siirtäminen koon muuttaminen tekstin rivitysvaihtoehdot suhteessa kuvaan Piirtotyökalujen käyttö

9 Tekstinkäsittely A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa... Tulostaminen tulostusalueen valinta tulostusasetukset esikatselu tulostaminen Tiedoston julkaiseminen PDF-muotoon Etsi / korvaa -toiminto Ohje-toiminto

10 Tekstinkäsittely AB-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) Tyylit ja asiakirjamallit luominen, muokkaaminen ja käyttö asiakirjan suojaaminen Pitkät asiakirjat osanvaihdot erilaiset ylä- ja alatunnisteet sisällysluettelot hakemistot ala-, loppu- ja ristiviitteet

11 Tekstinkäsittely AB-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa... Perus- ja aliasiakirjat Palstat perus- ja aliasiakirjan luominen ja käsitteleminen asiakirjan kokoaminen useista tiedostoista tekstin palstoittaminen palstoituksen muokkaaminen palstan vaihto Yhdistelytoiminnot pääasiakirja ja tietolähde tietueiden lajitteleminen ja poimiminen osoitetarrat ja joukkokirjeet

12 Tekstinkäsittely AB-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa... Taulukot luominen, muokkaaminen ja muotoileminen taulukon asetukset sisäkkäiset taulukot Lomakkeet lomakekentät ja niiden asetukset lomakkeen suojaaminen ja tallentaminen lomakkeen käyttäminen

13 Tekstinkäsittely AB-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa... Kuvat, piirtotyökalut ja muut lisättävät objektit lisääminen ja muokkaaminen upottaminen, linkittäminen asettelu suhteessa tekstiin kuvaotsikoiden käyttö

14 Tekstinkäsittely AB-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa... Makrot makron nauhoittaminen ja suorittaminen makropainikkeen luominen Muita tekstinkäsittelyn toimintoja automaattinen teksti kommentit ja muokkausmerkinnät tekijän tunnistetietojen ja metatietojen lisääminen

15 Yrityksen perusasiakirjat Yrityksen perusasiakirjoissa on hyvä käyttää asiakirjastandardin SFS 2487 mukaista ulkoasua. Standardia ei tarvitse noudattaa piiruntarkasti, mutta kun sitä soveltaa omiin tarkoituksiinsa sopivasti, antaa lopputulos siistin ja luotettavan vaikutelman. Jotta yrityksen viestintä olisi yhdenmukaista, olisi yrityksellä syytä olla graafinen ohjeistus.

16 Yrityksen perusasiakirjat Kirjeiden pakolliset merkinnät Rekisteröityjen yritysten pakolliset merkinnät Y-tunnus Alv-numero, jos yritys käy kauppaa toisen EU-yrityksen kanssa Osakeyhtiöille pakolliset merkinnät Toiminimi Kotipaikka Osoite Mahdollinen selvitystila

17 Yrityksen perusasiakirjat Vakioaseteltu liikekirje Ylätunnisteeseen asiakirjan nimi, sivunumerointi ja päivämäärä, usein myös logo Myös lähettäjän tiedot voi kirjoittaa ylätunnisteeseen Vastaanottajan tiedot alkavat noin riviltä 8. Jos käytetään ikkunallista kirjekuorta, pitää vastaanottajan tiedot sovittaa sen mukaan. Asiakirjan otsikko kertoo asiakirjan sisällön lyhyesti. Otsikko ei ole sama kuin asiakirjan nimi. Sivuotsikot helpottavat silmäilemistä. Sivuotsikkoon liittyvä sisennys tehdään näppäinyhdistelmällä Ctrl+T.

18 Yrityksen perusasiakirjat Vakioaseteltu liikekirje jatkoa... Leipätekstin pistekoko on Kappaleiden väliin jää tyhjä rivi. Allekirjoitusta varten jätetään 3-5 riviä. Loppumerkinnät: LIITTEET, JAKELU, TIEDOKSI jne. kirjoitetaan suuraakkosin. Alatunnisteeseen tulevat yhteystiedot jos ne eivät ole ylätunnisteessa. Kirjeissä Y-tunnus on pakollinen. Osakeyhtiöillä kotipaikka on pakollinen.

19 Yrityksen perusasiakirjat Tehokas tiedote Lyhyt ja ytimekäs otsikko Asiat esitetään selkeästi tärkeimmästä vähiten tärkeään Käytä lyhyitä kappaleita, virkkeitä ja lauseita Käytä kappalejakoa sekä tarvittaessa väliotsikoita ja tehokeinoja Käytä päivämääriä Kerro, pitääkö lukijan toimia Kerro, kuka antaa lisätietoja Varo kirjoitusvirheitä Laadi ja lähetä tiedoite ajoissa, että asiakkaalle jää reagointiaikaa.

20 Yrityksen perusasiakirjat Kiinnostavan esitteen luominen Tee otsikosta kiinnostusta herättävä Kirjoita lyhyesti ja ytimekkäästi Pyri herättämään lukijan mielenkiinto Pyri uskottavuuteen ja luotettavuuteen Pyri helpottamaan silmäilyä muotoilulla Grafiikalla saadaan esitteelle huomiota Käytä laadukasta grafiikkaa ja paperia Digipainossa saadaan hyvä tulostusjälki paksummallekin paperille

21 Yrityksen perusasiakirjat Tarjouspyyntö Kysytään tuotteen tai palvelun hintaa ja toimitusehtoja myyjältä. Kerro ainakin seuraavat asiat: Mitä tarvitset? Miten paljon? Milloin? Ei sido ostajaa Tarjous Myyjän vastaus tarjouspyyntöön Myyjää juridisesti sitova asiakirja. Tarjouksen rakenne: Kiitos yhteydenotosta, tuote- ja hintatiedot, toimitus- ja maksuehdot, tarjouksen voimassaoloaika, kehoitus toimintaan, yhteystiedot.

22 Yrityksen perusasiakirjat Tilaus Ostajan tekemä tilaus on häntä juridisesti sitova silloin, kun se on täysin tarjouksen mukainen ja tehty ajoissa. Tilauksen viitteeksi merkitään saadun tarjouksen päiväys tai muu tunnistetieto. Tilaus voi olla myös oma-aloitteinen. Tilauksenvahvistus Ostaja vahvistaa puhelimitse tai henkilökohtaisessa neuvottelussa tehdyn tilauksen.

23 Yrityksen perusasiakirjat Myynninvahvistus Myyjä vahvistaa ostajan oma-aloitteisen tilauksen. Päätöksenteon asiakirjat Kokouskutsu Esityslista Pöytäkirja Saate Selittää miksi jokin asia lähetetään. Saate kertoo mitä lähetys sisältää ja mitä vastaaonottajan tulee tietää tai tehdä.

24 Linkkejä SFS 2487 asiakirjastandardi: