Uudenmaan maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen riskiarvio: Henkilöstöön liittyvät riskit. Henkilöstöfoorumi

Transkriptio

1 Uudenmaan maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen riskiarvio: Henkilöstöön liittyvät riskit Henkilöstöfoorumi

2 Tausta Projektin tavoitteena oli kartoittaa Uudenmaan maakunnan toiminnan käynnistämiseen liittyvät riskit valituilla osa-alueilla uudistuksen siirtyessä seuraavaan vaiheeseen sekä arvioida riskit riskienhallinnan tarpeita ajatellen Valitut osa-alueet: Toimintaympäristöön liittyvät riskit Muutoksen läpivientiin liittyvät riskit Henkilöstöön liittyvät riskit Palvelujen saatavuuteen liittyvät riskit Ylätason riskit ICT-ympäristöön liittyen Osa-aluekohtaiset riskit kartoitettiin kesäkuussa 2017 konsultin avulla Käymällä läpi Uusimaa 2019 hankkeen jo laatimat riskienhallinnan dokumentaatiot Toteuttamalla kohdennetut haastattelut Uudenmaan liitossa viikoilla 24-25: Haastateltavina olivat maakuntajohtaja, muutosjohtajat sekä muut Uusimaa 2019 hankkeen jäsenet, lisäksi henkilöstöön liittyvien riskien osalta PKS- ja HUS:n henkilöstöjohtajat Kartoituksessa tunnistettiin yhteensä 57 riskiä Kartoitetut riskit käsiteltiin ja arvioitiin hankkeen työpajassa

3 Riskikartoituksen päälöydöksiä Maakuntauudistus on yksi Suomen historian suurimmista julkishallinnon mullistuksista. Se käsittää suuren muutoksen johtamisen, uuden organisaation rakentamisen sekä organisaatiokulttuurin synnyttämisen uudistuksen laajuuden hallitsemattomuus nousi kokonaisuudessaan riskiarvion vakavimmaksi riskiksi Uudenmaan maakunnan suuri koko hankaloittaa maakuntauudistuksen toteuttamista useat tunnistetut riskit pohjautuvat siihen, että maakunnan kaupunkien ja kuntien siirtyvissä toiminnoissa on omia vuosien saatossa muodostettuja rakenteita, järjestelmiä ja käytäntöjä, jotka tulisi nyt yhdistää ja yhtenäistää Poliittiset riskit vaikuttavat muutoksen suuntaan, aikatauluun ja toteutukseen - lainsäädännön ja maakuntavaalien viivästyminen hidastaa maakunnan toiminnan suunnittelua ja aloittamista. Liian vähäinen viestintä sekä joidenkin uudistuksen toteuttamisessa mukana olevien sidosorganisaatioiden vähäinen sitoutuminen uudistukseen vaikuttaa uudistuksen etenemisen uskottavuuteen

4 Riskikartoituksen päälöydöksiä Uudistuksen rahoituksen ennustettavuus on huono, minkä vuoksi valmisteluvaiheen budjetointi on vaikeaa Maakuntaan siirtyvän henkilöstön näkökulmasta riskit liittyvät henkilöstöjohtamiseen muutostilanteessa Maakunnan asukkaiden näkökulmasta palveluketjun jatkuvuuden ja selkeyden vaarantuminen nähtiin riskinä järjestämisvastuun siirtyessä kunnilta ja maakunnalle Lukuisten ICT-järjestelmien siirtäminen ja yhtenäistäminen aiheuttaa riskin erityisesti tiukan aikataulun ja useiden valtakunnallisesti suurten ICT-transformaatioprojektien samanaikaisuudesta johtuen

5 TODENNÄKÖISYYS Riskien priorisointi Riskit priorisoitiin toteutumisen todennäköisyyden ja vaikutuksen perusteella asteikolla 1-3 Riskin toteutumisen vaikutusta voidaan arvioida yhden tai useamman pääkategorian mukaan: Taloudellinen vaikutus (taloudelliset menetykset) Mainevaikutus (vaikutus sidosryhmäluottamukseen, medianäkyvyyteen sekä muut epäsuorat vaikutukset) Strateginen vaikutus (vaikutus kykyyn toteuttaa strategisia suunnitelmia ja saavuttaa tavoitteita) Riskien toteutumisen vaikutusta arvioidaan seuraavalla skaalalla: 1 = lievästi haitallinen eli vähäinen 2 = haitallinen 3 = erittäin haitallinen eli vakava Riskien toteutumisen todennäköisyyttä arvioidaan seuraavalla skaalalla: 1 = pieni 2 = kohtalainen 3 = suuri Riskin kokonaisriskitaso muodostuu kertomalla vaikutuksen ja todennäköisyyden saamat arvot keskenään. Riskitasot on luokiteltu seuraavasti: 1 = merkityksetön 6-7 = merkittävä 2-3 = vähäinen 8-9 = sietämätön 4-5 = kohtalainen Korkea Matala Vähäinen Vakava VAIKUTUS

6 Merkittävimmät riskit Kaikista riskeistä merkittävälle tasolle nousi 13 riskiä joukossa korostuivat erityisesti toimintaympäristöön ja muutoksen läpivientiin liittyvät riskit Riski Vaikutus Todennäköisyys Riskitaso M4. Uudistuksen laajuuden hallitsemattomuus 2,7 2,7 7,29 I1. Tiukka aikataulu ICT-järjestelmien rakentamiseen, käyttöönottoon ja yhtenäistämiseen 2,8 2,6 7,28 Suurin vaikutus P2. Palveluketjussa ilmenee ongelmia uuden työnjaon vuoksi 2,6 2,6 6,76 M2. Liian kireä aikataulu 2,5 2,7 6,75 T10. Rahoitus epävarmalla pohjalla 2,4 2,8 6,72 M1. Muutoksen suunta ja sisältö epävarmoja 2,5 2,5 6,25 T5. Valtionhallinnon toiminta ajoittain hidasta uudistuksen alueellisen valmistelun näkökulmasta 2,6 2,4 6,24 T2. Poliittinen päätöksenteko viivästyy Suurin todennäköisyys H14. Sidosorganisaatioiden muutosvastarinta 2,2 2,7 5,94 H1-17 Henkilöstöjohtaminen muutostilanteessa 1,5-2,3 1,2-2,5 1,95-5,75 T7. Sidosryhmät ajavat omaa etuaan 2,2 2,6 5,72 Suurin vaikutus M8. Sisäinen viestintä liian vähäistä 2,8 2 5,6 I5. Rahoituksen riittävyys epävarmaa 2,8 2 5,6

7 Henkilöstöön liittyviä riskejä Riskiryhmä Riski Riskin kuvaus Henkilöstöpolitiikka ja toimintatavat Henkilöstöpoliittisten ja operationaalisten käytäntöjen erilaisuus Kuntien työntekijöiden työ- ja virkaehtosopimukset ovat samanlaiset, mutta paikalliset käytännöt asioiden hoitamiseen ovat kunnittain erilaisia ja niiden harmonisointi on työlästä. Erot kuitenkin aiheuttavat eripuraa henkilöstössä, ja erityisesti matalapalkkaisimpien joukossa erot korostuvat. Johtaminen Yhteisen vision puute Yhdistyville toiminnoille ei ole kommunikoitu yhteistä visiota, missiota ja käytännön tavoitteita, joiden pohjalta muutosta lähdetään tekemään. Ilman yhteistä suuntaa muutoksen edistäminen on hankalaa. Osaaminen Uudistuksen On riski, että rekrytoitavien maakuntavalmistelijoiden osaaminen ei vastaa tekemiseen uudistuksen tekemisen osaamisvaateita. vaadittavaa osaamista ei ole riittävästi Osaaminen Kuntien työntekijöiden osaamisvaje Eri organisaatioista tulevien työntekijöiden osaaminen ei ole samalla tasolla, jolloin kaikki eivät välttämättä suoriudu maakunnan tasolla vaadittavista tehtävistä. Henkilöillä on lisäksi eriävät valmiudet uuden oppimiseen. Intressit Intressiristiriidat Maakuntavalmistelijoiden intressit tai lojaliteetit voivat olla muualla kuin maakunnassa. Onko esim. soten osalta riskinä, että yksityiseltä puolelta tullaan väliaikaisesti maakunnan johtotehtäviin imemään tietoa julkiselta puolelta, ennen kuin palataan yksityiselle puolelle? Rekrytointi Osaavan johdon saaminen maakuntaan Työtaistelutoimenpiteet Työmarkkinaneuvottelut Henkilöstön määrä Työmarkkinaneuvottelut Maakuntien työnantajapuolen neuvotteluosapuoli puuttuu Henkilöstöstä ylitarjontaa kun toimintoja yhdistetään Maakuntavalmistelussa tarvitaan ammattilaisia, mutta osaamista on vakiomäärä - samojen henkilöiden pitäisi olla sekä rakentamassa uutta että ylläpitämässä nykyistä rakennetta. Mikäli muutoksen yhteydessä aloitetaan yhteistoimintaneuvottelut, on ammattiliittojen toimesta mahdollisesti odotettavissa työtaistelutoimenpiteitä. Pian ovat edessä myös työmarkkinaneuvottelukierrokset, mikä lisää riskiä. Maakunnilla ei ole vielä työnantajapuolen neuvotteluosapuolta työmarkkinaneuvotteluiden varalle. Maakunnilla ei ole siis vielä toimijaa, joka voisi neuvotella esimerkiksi yhteistoimintaneuvotteluissa. Kunnissa on paikoin enemmän henkilöstöä kuin maakunta mahdollisesti tarvitsee samojen tehtävien suorittamiseen. Riskin todennäköisyys 1-3 Riskin vaikutus 1-3 Riskitaso (todennäköisyys x vaikutus) 1-9 1,8 2,7 4,86 2 1,7 3,4 2,7 1,3 3,51 1,5 1,8 2,7 1,5 1,3 1,95 2,3 1,3 2,99 2,7 1,3 3, ,8 2,5 4,5

8 Henkilöstöön liittyviä riskejä Riskiryhmä Riski Riskin kuvaus Palkat Palkanmaksu ei Palkanmaksujärjestelmän pitäisi muuttua "yli yön". Riskinä ovat erilaiset toimi oikein ongelmat palkanmaksussa. Riskin todennäköisyys 1-3 Riskin vaikutus 1-3 Riskitaso (todennäköisyys x vaikutus) ,5 4,5 Palkat Palkkojen harmonisointi Palkkojen harmonisointi saattaisi maksaa jopa 100 miljoonaa euroa maakunnan tasolla. Harmonisointi on kuitenkin pakko toteuttaa. Se maksaa paljon, minkä lisäksi perustehtävien toteutumisen näkökulmasta harmonisointi ei välttämättä tuo lisäarvoa. Henkilöriski Avainhenkilöriski Kun valmisteluorganisaatio on vielä pieni, ovat siinä työskentelevien henkilöiden sairastumiset tai poislähdöt isoja riskejä. Kriittisiä avainhenkilöitä työskentelee myös kunnista maakuntaan luovuttavissa organisaatioissa. Kulttuuri Sitoutuminen Vaihtuvuus Yhtiöittäminen Yhtiöittäminen Organisaatiokulttuuri pitää luoda tyhjästä Uuden organisaatiokulttuurin luominen vie aikaa ja vaatii yhtenäistä päätöksentekokulttuuria, esimerkin näyttämistä sekä viestintää. Jäsentymätön organisaatiokulttuuri voi johtaa mm. tehottomuuteen ja irtisanoutumisiin. Johdon puutteellinen Organisaatioiden nykyjohto ei välttämättä ole sitoutunut uudistuksen sitoutuminen tekemiseen. Johtajat saattavat antaa ristiriitaisia viestejä muutoksen muutokseen suunnasta myös henkilöstölle. Henkilöstön vaihtuvuus kasvaa Palveluasenteen muuttaminen Ammattietiikan haastaminen Epävarmoissa tilanteissa henkilöstö vaihtaa helpommin työpaikkaa, jolloin osaamisvaje kasvaa ja rekrytointiin kuluu resursseja. Uudistukseen liittyvät epävarmuudet voivat vaikeuttaa osaavan henkilöstön saamista maakuntaan. Siirtyminen budjettirahoituksesta mahdolliseen kapitaatiorahoitukseen voi edellyttää henkilöstön asenteen muutosta palvelualttiimmaksi asiakkaiden tyytyväisyyden takaamiseksi, koska organisaation tulot riippuvat asiakkaiden määrästä. Erityissairaanhoidon asiantuntijat haluavat hoitaa potilaat mahdollisimman hyvin. Kun potilaan hoitamisen rinnalle tulee tavoitteeksi tehokkuus ja taloudellisuus, se voi sotia idealistisen lääkärin etiikkaa vastaan. 2,3 2,5 5,75 1,8 1,5 2,7 1, ,2 2,7 5,94 1,5 1,8 2,7 2,2 2 4,4 1,7 1,2 2,04

9 Jatkotoimenpiteitä Riskienhallinta osana maakunnan toiminnan käynnistämisen jatkuvaa ohjausta Korkeimmalle priorisoiduille riskeille suunnitellaan hallintatoimenpiteitä Riskeille määritellään toimintastrategia, kontrollitavoitteet ja toimenpiteet, onnistumista mittaavat indikaattorit sekä toimenpiteistä vastuulliset henkilöt Suunnittelun tarkoituksena on ennakoida ja hallita uudistuksen mukanaan tuomia riskejä Riskiarvion päivittäminen ulkoisten ja sisäisten toimintaympäristön muutosten pohjalta keväällä 2018

10 Seuraa valmistelua ja osallistu keskusteluun #Uusimaa2019