Sisäisen valvonnan arviointikehikko

Transkriptio

1 Sisäisen valvonnan arviointikehikko

2 Sisäinen valvonta Miksi ja mitä on tehty? Kuntalain sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan säännökset uudistuivat alkaen. Kuntalain uudistuneet säännökset velvoittavat kaupunginvaltuuston päättämään kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Loviisan kaupunginvaltuusto hyväksyi sisäisen valvonnan yleisohjeen Asiasta järjestettiin koulutusta laajennetulle johtoryhmälle ja konserniyhtiöille sekä ns. tietoisku kaupunginvaltuustolle.

3 Sisäinen valvonta miksi? Kuntalain kokonaisuudistus korostaa kaupunginhallituksen vastuita. Kaupunginhallituksen tulee vastata kaupungin sisäisestä valvonnasta ja huolehtia kaupungin toiminnan riskienhallinnasta. Kuntalaki edellyttää myös, että kaupungin toimintakertomuksessa tulee esittää tiedot kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. Tilintarkastajan on tarkastettava onko kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti.

4 Sisäinen valvonta Loviisan kaupungin talousarviossa ja tilinpäätöksessä Loviisan kaupunginvaltuusto on päättänyt vuoden 2014 talousarviossa toiminnallisesta tavoitteesta, jonka mukaan taloudelliset ja toiminnalliset riskit määritellään. Riskienhallinnan järjestäminen kuvataan ja riskikartoitukset tehdään. Toimintakertomuksessa tulee jatkossa esittää tiedot kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä.

5 Arviointikehikkoluonnoksen arvioitavat osa-alueet Arvioitavat osa-alueet (luonnos) : 1. toiminta-ajatus ja perustehtävä 2. strategisten päämäärien ja tavoitteiden saavuttaminen 3. talousarvion toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet 4. henkilöstöjohtaminen ja työhyvinvointi 5. tietojärjestelmät ja tiedonhallinta 6. toiminnan, taloudenhoidon ja hallinnon menettelyt 7. tila- ja työturvallisuus, omaisuudenhallinta ja kulunvalvonta.

6 Mitä on tehty? Kaupunginhallitus ohjeisti Loviisan kaupunkikonsernia sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan menettelyistä kokouksessaan Lisäksi kaupunginhallitus edellytti raportointia merkittävimmistä taloutta ja toimintaa koskevista riskeistä sillä tarkkuudella, että kaupunginhallitus voi riittävällä varmuudella ja tarkkuudella lausua asiasta toimintakertomuksessaan. WORKSHOP (koko päivä) laajennetulla johtoryhmällä Merkittävimmät riskit kartoitettiin ja raportoidaan kaupunginhallitukselle; tarkastelunäkökulmana kaupunginvaltuuston hyväksymä talousarvio vuodelle 2015.

7 Talousarvioon liittyvä riskienhallinta Workshop RYHMÄTYÖ 1 Suoritetaan talousarvioon perustuen riskienhallinnan arviointi keskuksittain. Kuhunkin ryhmään oli etukäteen nimetty puheenjohtaja ja sihteeri. Dokumentoidaan seuraavaan diaan alustavat tulokset. Aikaa noin 40 min. Tehtävänä on arvioida keskuksittain talousarvion toiminnallisiin ja taloudellisiin tavoitteisiin liittyviä riskejä ja mahdollisuuksia toimintoihin ja palveluprosesseihin liittyviä riskejä ja mahdollisuuksia kaupungin (ja konsernin) tulojen toteutumiseen, menojen hallintaan ja taloudelliseen asemaan vaikuttavia tapahtumia. 1. Käydään kursorisesti läpi keskuksen keskeisimmät toiminnot (ml. tietojärjestelmät) ja tavoitteet. 2. Tunnistetaan niihin liittyen merkittävät ja kriittiset riskit sekä mahdollisuudet. 3. Kuvataan ja analysoidaan lyhyesti seuraus ja toteutumisen todennäköisyys. 4. Kuvataan miten riskiä tällä hetkellä hallitaan, otetaan kantaa siihen, onko riski riittävästi hallinnassa. 5. Jos riski ei ole riittävästi hallinnassa, määritellään uusi, vaikuttavampi hallinnan menettely.

8 Sisäisen valvonnan toimivuuden arviointi ja kehittäminen RYHMÄTYÖ 2 Arvioidaan keskuksittain riskejä ja sisäisen valvonnan menettelyiden riittävyyttä seuraavissa toiminnoissa ja menettelyissä: henkilöstöjohtaminen talous ja taloudenhoito tietohallinto sopimushallinta kiinteistöjen hallinta. Fasilitaattoreina ko. osa-alueiden vastuuhenkilöt, aikaa yhteensä noin 50 min Kuvataan ja analysoidaan tunnistetut riskit, niiden hallinnan ja valvonnan menettelyt sekä määritellään vaikuttavammat hallinnan ja valvonnan menettelyt.

9 X Riskin kuvaaminen ja analysointi Merkityksen ja seurauksen arviointi Kriittinen (4) Merkittävä (3) Merkityksen ja seurauksen kuvaaminen määrällisesti ja laadullisesti Taloudellinen vaikutus kriittinen Vaikutus strategisiin, toiminnallisiin ja taloudellisiin tavoitteisiin tai toimintoihin kriittinen Vaikutus kaupunkiin (talous, henkilöstö, omaisuus), kuntalaiseen, asiakkaaseen, sidosryhmiin tai ympäristöön kriittinen Taloudellinen vaikutus merkittävä Vaikutus strategisiin, toiminnallisiin ja taloudellisiin tavoitteisiin tai toimintoihin merkittävä Vaikutus kaupunkiin (talous, henkilöstö, omaisuus), kuntalaiseen, asiakkaaseen, sidosryhmiin tai ympäristöön merkittävä Kohtalainen (2) Taloudellinen vaikutus kohtalainen Vaikutus strategisiin, toiminnallisiin ja taloudellisiin tavoitteisiin tai toimintoihin kohtalainen Vaikutus kaupunkiin (talous, henkilöstö, omaisuus), kuntalaiseen, asiakkaaseen, sidosryhmiin tai ympäristöön kohtalainen Vähäinen (1) Taloudellinen vaikutus vähäinen Vaikutus strategisiin, toiminnallisiin ja taloudellisiin tavoitteisiin tai toimintoihin vähäinen Vaikutus kaupunkiin (talous, henkilöstö, omaisuus), kuntalaiseen, asiakkaaseen, sidosryhmiin tai ympäristöön vähäinen

10 X Riskin kuvaaminen ja analysointi Todennäköisyyden arviointi (mikä voi aiheuttaa/ mahdollistaa) Erittäin todennäköinen Todennäköisyydenkuvaaminen: mikä voi mahdollistaa tai aiheuttaa riskin Todennäköistä, että toteutuu joka vuosi tai vähintään 25 % todennäköisyys Mahdollista, että voi toteutua useita kertoja TTS-kauden aikana On toteutunut lähiaikoina Merkittävä Todennäköisyys, että toteutuu TTS-kauden aikana tai enintään 25 % todennäköisyys Voi toteutua useita kertoja TTS-kauden aikana Voi olla vaikea ennaltaehkäistä toteutumista Kohtalainen Todennäköisyys, että toteutuu TTS-kauden aikana tai enintään 10 % todennäköisyys Ei kuitenkaan ole historiatietoa aiemmasta toteutumisesta Vähäinen Ei todennäköisesti toteudu TTS-kaudenaikana tai enintään 2 % todennäköisyys Ei ole toteutunut aiemmin

11 Riskitason kokonaisarviointi merkityksen ja todennäköisyyden perusteella Riskin todennäköisyys Riskin toteutumisen seuraukset Vähäinen (1) Kohtalainen (2) Merkittävä (3) Kriittinen (4) Vähäinen (1) Mitätön riski (1) Vähäinen riski (2) Tavanomainen riski (3) Kohtalainen riski (4) Kohtalainen (2) Vähäinen riski (2) Kohtalainen riski (4) Tuntuva riski (6) Tuntuva riski (8) Merkittävä (3) Erittäin todennäköinen (4) Tavanomainen riski (3) Kohtalainen riski (4) Tuntuva riski (6) Merkittävä (9) Merkittävä riski (12) Tuntuva riski (8) Merkittävä riski (12) Sietämätön riski (16)

12 Riskienhallinnan toimenpiteiden tarve Riskin merkittävyys (riskitaso) Mitätön riski (1) Toimenpiteet Riski on niin pieni, että ei tarvita toimenpiteitä. Vähäinen riski (2) Toimenpiteille ei ole välttämätöntä tarvetta. Tavanomainen riski (3) Kohtalainen riski (4) Jos riskin seuraukset ovat merkittävät, tulee laatia suunnitelma seurausten minimoimiseksi. Muutoin ei tarvita toimenpiteitä. Tulee laatia suunnitelma seurausten tai todennäköisyyden pienentämiseksi. Tuntuva riski (6 ja 8) Riskin vähentäminen on välttämätöntä, mutta huomioidaan toiminnalliset, taloudelliset ym. näkökohdat. Merkittävä riski (9 ja 12) Toimenpiteisiin on ryhdyttävä pikaisesti. Sietämätön riski (16) Riskin poistaminen tai pienentäminen on välttämätöntä kustannuksista riippumatta. Jos riskin pienentäminen ei ole mahdollista, toiminnan tulee olla pysyvästi kiellettyä.

13 Talousarvio: riskit ja mahdollisuudet sekä niiden hallinta ja valvonta SIVISTYS 1/2 Riskiluokka Havaitut riskit (ml.toimintatapoihin liittyvä heikkoudet), vahvuudet ja mahdollisuudet sekä niiden arviointi Riskien hallinta, vahvuuksien ja mahdollisuuksien hyödyntäminen ja niiden valvonta (ml. todentavat asiakirjat) Riskienhallinnan raportointi ja valvonta Riskit / mahdollisuudet Riskin kuvaus Riskin merkitys Riskienhallinnan toimenpide Toimenpiteen toteutuksen valvonta Milloin raportoitu ja kenelle? Palveluverkko on toimiva ja samalla taloudellinen Laaja palveluverkko suhteessa taloudellisiin resursseihin ja asukaslukuun. Vaikutus on kriittinen (4) ja erittäin todennäköinen (4). Kiinteistömassan ylläpitäminen ja henkilöstömäärän suhde käyttäjiin on kustannustehoton. Palveluverkon jatkuva tarkastelu ja tarvittavat muutokset. Palveluverkkoselvitykset ja niiden pohjalta tehdyt toimenpiteet ja päätökset. Osavuosikatsauksissa ja toimintakertomuksessa. Yhteensovittava johtaminen Hallinnonalojen väliset kuilut ja budjetoinnin osaoptimointi hankaloittavat aitoa yhteistyötä ja resurssien priorisointia. Vaikutus on merkittävä (3) ja erittäin todennäköinen (4). Ratkaisut pitää nähdä kokonaisuutena kuntalaisen ja koko kaupungin näkökulmasta. Budjetoinnin pitää olla kannustava ja tukea palveluprosesseja. Päätöksenteon ja määrärahojen pitäisi sijaita samassa sektorissa. Budjetointiprosessia on uudistettava. Kaupungin johtoryhmä koordinoi. Talousarviossa.

14 Talousarvio: riskit ja mahdollisuudet sekä niiden hallinta ja valvonta SIVISTYS 2/2 Riskiluokka Havaitut riskit (ml.toimintatapoihin liittyvä heikkoudet), vahvuudet ja mahdollisuudet sekä niiden arviointi Riskien hallinta, vahvuuksien ja mahdollisuuksien hyödyntäminen ja niiden valvonta (ml. todentavat asiakirjat) Riskienhallinnan raportointi ja valvonta Riskit / mahdollisuudet Riskin kuvaus Riskin merkitys Riskienhallinnan toimenpide Toimenpiteen toteutuksen valvonta Milloin raportoitu ja kenelle? Henkilöstöjohtaminen - Epäselvät tehtäväkuvaukset. - Sairauspoissaolot ja työkyky. - Rekrytointi. - Vaikutus merkittävä (3) ja erittäin todennäköinen (4). - Palvelu kärsii. - Tehtäväkuvausten tarkentaminen. - Sairauspoissaolojen seuranta. - Rekrytointiprosessin yhdenmukaistaminen. Esimiehet Henkilöstöraportti ja osavuosikatsaus kahdesti vuodessa.

15 Sisäisen valvonnan toimivuus SIVISTYS 1/2 Riskiluokka / osaalue Havaitut riskit (ml.toimintatapoihin liittyvä heikkoudet), vahvuudet ja mahdollisuudet sekä niiden arviointi Riskien hallinta, vahvuuksien ja mahdollisuuksien hyödyntäminen ja niiden valvonta (ml. todentavat asiakirjat) Riskienhallinnan raportointi ja valvonta Riskit / mahdollisuudet Riskin kuvaus Riskin merkitys Riskienhallinnan ja valvonnan toimenpide Toimenpiteen toteutuksen valvonta Milloin raportoitu ja kenelle? Henkilöstöjohtaminen - Epäselvät tehtäväkuvaukset. - Sairauspoissaolot ja työkyky. - Rekrytointi Palvelu kärsii. - Tehtäväkuvausten tarkentaminen. - Sairauspoissaolojen seuranta. - Rekrytointiprosessin yhdenmukaistaminen. Talous- ja taloudenhoito Ulkopuolisella ja omalla rahoituksella toteutetut projektit ja kehittämishankkeet. - Epäselvä prosessi. - Hankkeen tavoitteet jäävät saavuttamatta. - Rahoja palautettava. - Laaditaan prosessikuvaus, jonka avulla varmistetaan projektin toteutus. - Vastuuhenkilöiden nimeäminen. - Vastuuhenkilö - Väli- ja loppuraportit. - Rahoituksen myöntäjä - Lautakunta Tietohallinto Perusinfrastruktuuri ja erilaisten ohjelmien yhteensovittaminen. Hidastaa työn tekemistä ja aika kuluu vääriin asioihin. Yhteistyössä ICTtoimiston kanssa.

16 Sisäisen valvonnan toimivuus SIVISTYS 2/2 Riskiluokka / osaalue Havaitut riskit (ml.toimintatapoihin liittyvä heikkoudet), vahvuudet ja mahdollisuudet sekä niiden arviointi Riskien hallinta, vahvuuksien ja mahdollisuuksien hyödyntäminen ja niiden valvonta (ml. todentavat asiakirjat) Riskienhallinnan raportointi ja valvonta Riskit / mahdollisuudet Riskin kuvaus Riskin merkitys Riskienhallinnan ja valvonnan toimenpide Toimenpiteen toteutuksen valvonta Milloin raportoitu ja kenelle? Sopimushallinta Sopimusehtojen noudattaminen ja vanhentumisaikojen valvonta. - Taloudelliset menetykset. - Mahdolliset oikeusprosessit. - Sopimusten tiedoksisaattaminen ja sopimushallintakäytännön jalkauttaminen koko organisaatiossa. - Sopimushallintajärjestelmän (Dynasty) tehokas käyttö. - Sopimushallinnan prosessikuvaus. Johtotiimi koordinoi ja esimiehet toteuttavat. Kiinteistöjen hallinta - Laaja kiinteistömassa. - Toimialojen välinen yhteistyö. - Vastuunjako. - Taloudelliset vaikutukset. - Kiinteistöjen tehokas käyttö. - Avaimet, lukitukset. - Epätietoisuus. - Tilojen vuokraus. Tiiviimpi yhteistyö teknisen toimen kanssa. Johtotiimi koordinoi ja esimiehet toteuttavat.