Näin meillä on edetty. Inka Tikkanen-Pietikäinen

Transkriptio

1 Näin meillä on edetty Inka Tikkanen-Pietikäinen

2 Uusimaa 2019 hankkeen ohjausorganisaatio Maakuntahallitus mhs:n strategisten kokousten laajennettu kokoonpano + mvston pj:t Poliittinen ohjausryhmä (Maakuntahallitus) Virkamiesjohtoryhmä Kuntajohtajakokous Neuvottelukunta valmistelutahot, kuntajohtajat, henkilöstöjärjestöt, sidosryhmät, kuntien kh:n ja kv:n pjt Uusimaa 2019 vastuujohtaja: maakuntajohtaja hankejohto: muutosjohtaja + sotemuutosjohtaja Kuntajohtajakokous Virkamiesjohtoryhmä ICT-hanke Henkilöstöfoorumi Henkilöstöjärjestöt laajasti edustettuna

3 Maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen valmistelun vaiheet Strategia Suunnittelu (Design) Rakennus (Build) Toiminta alkaa Asukkaat Kanavat Prosessit Hallinto ja ohjaus Organisaatio Ihmiset Teknologia ja tieto Haetaan valmistelulle tavoitetila/visio, -tavoitteet ja strategia Määritellään valmistelua ohjaavat periaatteet (maakuntahallituksen suunnitteluohjeet) Luodaan tiekartta valmistelun seuraaville vaiheille Määritellään valmistelussa tarvittavat kyvykkyydet Varmistetaan sidosryhmien sitoutuminen ja osallistuminen Luodaan yksityiskohtainen kuvaus maakunnan toimintamallista toiminnan alkaessa sekä suunnitelma rakennusvaiheelle Suunnitellaan maakunnan toiminta ja valmistellaan päätökset maakuntahallitukselle ja valtuustolle Luodaan järjestäjän työkalut Käynnistetään hallinto ja johtamisjärjestelmä Rakennetaan organisaatio Arvioidaan valmius toiminnan aloittamiselle Vahvistetaan kanavat, palvelut, prosessit ja toimipaikat toiminnan alkaessa Tehdään tarvittavat teknologia- ja tietojärjestelmäuudistukset Siirretään resurssit ja käynnistetään toiminta Puretaan vanhat johtamisjärjestelmät, rakenteet, prosessit ja järjestelmät Ryhdytään vaiheittaan toteuttamaan maakunnan tavoitetilaa 2023 Toimipaikat

4 Keskittäminen Alustavat valmistelua ohjaavat periaatteet Keskitetty toiminta Hajautettu toiminta Nykyiset toimintatavat Prosessit ja toimintatavat uudistetaan yhtenäisiksi Siirto sellaisenaan, as is Hallinnon, johtamisen ja resurssien yhdistäminen Kaikki raportoivat uuteen yksikköön Prosessit ja toimintatavat säilyvät ennallaan Keskitetty yhtenäistäminen Hajautettu yhtenäistäminen Prosessit ja toimintatavat uudistetaan yhtenäisiksi Erillinen hallinto ja johtaminen erilliset resurssit Yhtenäistäminen (ja automaatio) Siirto yhtenäistettynä Hallinnon, johtamisen ja resurssien yhdistäminen Kaikki raportoivat uuteen yksikköön Uudet yhtenäiset toimintatavat Maakunnan toiminnan käynnistämisen aikataulu ja tapa ei mahdollista reittiä, jossa prosesseja ja toimintatapoja yhtenäistetään laajamittaisesti ennen toimintojen keskittämistä Suunnittelun ohjaavaksi periaatteeksi on tunnistettu polku, jossa ensin keskitetään nykyiset organisaatiot ja resurssit yhteisen hallinnon ja ohjauksen piiriin vuoteen 2020 mennessä Strategisen suunnittelun tehtävänä on tunnistaa ja ryhmitellä ne asiat, joissa siirto maakuntaan tehdään as is-periaatteen mukaan, ja asiat joissa yhtenäistäminen on mahdollista/välttämätöntä ennen siirtoa Toiminnan tehokkuuteen ja taloudellisuuteen tähtäävä kehittäminen toimintoja yhtenäistämällä alkaa täysipainoisesti maakunnan toiminnan käynnistyttyä vuonna 2020

5 Viestinnän priorisointi ja ajastus 1,6 miljoonaa asukasta Käynnistymisvaihe Vuosi 2019 Siirtyvä henkilöstö Väliaikaishallinto Kesä 2018 Joulu 2018 Päättäjät (luovuttavien organisaatioiden johto ja poliittiset päätöksentekijät) Esivalmistelu Syksy 2016 Kesä 2018

6 Henkilöstövalmistelu osana maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen valmistelua

7 Työsuunnitelma siirtymävaiheen yhteistyölle henkilöstöä luovuttavien organisaatioiden ja maakuntavalmistelun välillä Tarkoitus Varmistaa, että henkilöstösiirrot toteutetaan oikein ja yhdenmukaisen mallin mukaan kaikissa organisaatioissa Luoda pohja yhteistyömallille, jolla muutostilanne viedään läpi yhdessä Henkilöstösiirrot ja henkilöstöjohtaminen ovat maakunnan pystyttämisen ydinprosessi Sisältö, prosessikuvaukset ainakin seuraavista: 1) Henkilöstötiedon keruu ja henkilöstön siirtyminen ) Maakunnan rekrytointimenettely ennen ) Maakunnan väliaikaisen yt-toimielimen nimeäminen 4) Maakunnan väliaikaishallinnon henkilöstövalmistelun työohjelma Työsuunnitelmaluonnos tarkentuu valmisteluvaiheen aikana

8 Uusimaa 2019 valmistelun hankekorit Muutosjohtajat Hanketoimisto Hankkeen sisäiset ohjausryhmät Siirtymävaiheen läpivienti Konserni, hallinta ja ohjausrakenne Back office-toiminnot Järjestämistoiminto Liikelaitos /liikelaitokset Uusimaa 2019 ICT-hanke

9 Maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämiseen tarvittavat toimenpiteet Tähän mennessä tunnistettu 305 tehtävää/projektia Lokakuussa aloittavat hankejohtajat tulevat täydentämään suunnitelmaa ja tehtäväluetteloa omien vastuualueidensa osalta Hankesuunnitelmaa ylläpidetään ja päivitetään MS Project tiedostoihin ICT-hanke on laatinut oman hankesuunnitelmansa

10 Siirtymävaiheen läpivienti hankekorissa HR-asioita mm. Muutosjohtaminen Muutosviestinnän suunnitelman tekeminen ja ylläpito Muutosjohtamisen toimenpiteiden toteuttaminen Väliaikaishallinnon käynnistäminen Resurssisuunnittelu Miehitys Väliaikaisen yt-toimielimen asettaminen Väliaikaishallinnon työnantajafunktion rakentaminen Henkilöstösiirtojen ohjaaminen ja valvonta Henkilöstövastaavien verkosto/-t Henkilöstön siirtoprosessin määrittely Henkilöstöä koskeva esiselvitysprosessi (siirtyvä henkilöstö) vastaanotto Ehtovertailuprosessi Tiedonkeruu maakunnan henkilöstöjohtamisen toimintamallin pohjaksi HR-hankintasopimusten kartoitus Siirtosuunnitelmien ja sopimusten valmistelu Liikkeenluovutusprosessin suunnittelu (yhteistyö) Lopullisten siirtyvää henkilöstöä koskevien selvitysten vastaanotto

11 Back office toiminnot hankekorissa HR-asioita mm. Nykytilaselvitykset Nykytilaselvitysten kerääminen suunnittelutyön pohjaksi (palvelut, henkilöstö, tietojärjestelmät, toimittajat) Käytössä olevien palvelukanavien tunnistaminen Back office toimintojen johtamismalli Back office toimintojen laajuuden, strategian ja alustavan toimintamallin kuvaaminen Back office toimintojen johtamisroolien ja foorumien määrittely Suunnittelu ja määrittely Henkilöstöjohtamisen strategiset linjaukset ja henkilöstöpolitiikkojen luominen Vuoden 2020 alussa käynnistettävien henkilöstöhallinnon palvelujen, palvelukanavien, prosessien ja tarvittavien kontrollien kuvaaminen Henkilöstöhallinnon organisaation suunnittelu Osaamisen kehittämistarpeiden tunnistaminen Käytettävien toimittajien valinta ja tarvittavien sopimusten määrittäminen Käytettävien tietorakenteiden ja raportoinnin suunnittelu Käytettävien tietojärjestelmien valinta ja tietojärjestelmämuutosten suunnittelu Back office toimintojen rakentamisen ja käyttöön oton suunnitelman tekeminen

12 Uudenmaan maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen riskiarvio 06/2017 Henkilöstöön liittyvät riskit

13 Riskiryhmä Riski Henkilöstöpolitiikka ja toimintatavat Henkilöstöpoliittisten ja operationaalisten käytäntöjen erilaisuus Johtaminen Yhteisen vision puute Osaaminen Uudistuksen tekemiseen vaadittavaa osaamista ei ole riittävästi Osaaminen Siirtyvän henkilöstön osaamisvaje Intressit Intressiristiriidat Rekrytointi Osaavan johdon saaminen maakuntaan Työmarkkina-neuvottelut Työtaistelutoimenpiteet Työmarkkina-neuvottelut Maakuntien työnantajapuolen neuvotteluosapuoli puuttuu Henkilöstön määrä Henkilöstöstä ylitarjontaa kun toimintoja yhdistetään Palkat Palkanmaksu ei toimi oikein Palkat Palkkojen harmonisointi Henkilöriski Avainhenkilöriski Kulttuuri Organisaatiokulttuuri pitää luoda tyhjästä Sitoutuminen Johdon puutteellinen sitoutuminen muutokseen Vaihtuvuus Henkilöstön vaihtuvuus kasvaa Yhtiöittäminen Palveluasenteen muuttaminen Yhtiöittäminen Ammattietiikan haastaminen

14 Jatkotoimenpiteitä Riskienhallinta osana maakunnan toiminnan käynnistämisen jatkuvaa ohjausta Korkeimmalle priorisoiduille riskeille suunnitellaan hallintatoimenpiteitä Riskeille määritellään toimintastrategia, kontrollitavoitteet ja toimenpiteet, onnistumista mittaavat indikaattorit sekä toimenpiteistä vastuulliset henkilöt Suunnittelun tarkoituksena on ennakoida ja hallita uudistuksen mukanaan tuomia riskejä Riskiarvion päivittäminen ulkoisten ja sisäisten toimintaympäristön muutosten pohjalta keväällä 2018

15 Muutosjohtajat Markus Sovala ja Aronkytö Jatkuvuus on turvattava, mutta muutokseen tähdätään. - Tavoitteena, että palveluiden käyttäjät eivät juuri huomaa muutosta vuodenvaiheessa 2019/2020 Vaikka maakunnan perustaminen on käytännön juttu, se kannattaa tehdä kunnianhimoisesti kyseessä on ainutkertainen mahdollisuus hakea alueellisesti yhtenäisiä palveluketjuja ja toimintamalleja. Hyvä henkilöstöpolitiikka on avain muutokseen. Älä juokse lujaa ennen kuin tiedät suunnan. Ei haeta nopeutta, vaan oikea-aikaisuutta

16 Seuraa valmistelua ja osallistu keskusteluun #Uusimaa2019