Esivalmistelun strateginen johtoryhmä

Transkriptio

1 MUISTIO 1/ Aika klo 15:00-16:45 Paikka Kallion virastotalo, nh 1 Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 1 Kokouksen avaus 3 2 Hankkeen tilannekuva 4 3 Brändivalmistelun tilannekatsaus 5 4 Hankintatoimen valmistelun tilannekatsaus 6 5 Hankkeen riskienhallinnan raportointi 7 6 Muut asiat 8 7 Seuraavasta kokouksesta sopiminen, seuraavien kokousten asioita 9 8 Ydinviesti ja kokouksen päättäminen 10

2 MUISTIO 1/ Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Läsnä Juha Jolkkonen Helsinki, puheenjohtaja Juha Tuominen HUS, varapuheenjohtaja Katri Kalske Länsi-Uusimaa Petri Knaapinen Uudenmaan ELY-keskus Outi Mäkelä Keski-Uusimaa Jukka T. Salminen Vantaa Ossi Savolainen Uudenmaan liitto Inka Tikkanen-Pietikäinen Uusimaa2019, ryhmän pääsihteeri Kaarina Torppa HUS Jukka-Pekka Ujula Itä-Uusimaa Poissa Juha Metso Espoo Tuula Saxholm Helsinki Muu Markus Sovala Uusimaa2019, muutosjohtaja Timo Aronkytö Uusimaa2019, muutosjohtaja Juosila Marianne Uusimaa2019, sihteeri

3 MUISTIO 1/ Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. Todettiin läsnäolijat ja hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio.

4 MUISTIO 1/ Hankkeen tilannekuva Muutosjohtaja Sovala esitti katsauksen uudistuksen kansalliseen valmistelutilanteeseen (liite). Todennäköisyys koko lakipaketin hyväksymiseen kuluvan vaalikauden aikana arvioidaan pieneksi. Skenaarioihin vaikuttaa mm. perustuslakivaliokunnan muutosvaatimukset, eduskuntavaalien vaalitulos sekä tuleva hallitusohjelma. Epävarmuus jatkunee kesäkuuhun Hankevalmistelun nykyresurssit riittävät kesäkuuhun, ja hieman supistettuna syys-lokakuuhun. Uudistuksen tarve nähdään muutosjohtaja Sovalan arvion mukaan suurena koko puoluekentässä, ja hankkeessa pidetään tärkeänä jatkaa mallin yksityiskohdista riippumatonta valmistelua myös tilanteessa, jossa lakeja ei hyväksytä tällä hallituskaudella. Strateginen keskusteli mm. tarpeesta käynnistää toimijoiden, erityisesti kuntien välinen keskustelu linjauksista ja edistettävistä asioista tilanteessa, jossa epävarmuus uudistuksen etenemisestä jatkuu. Todettiin, että seuraavaan kokoukseen kootaan esitys niistä hankkeen tuotoksista, joita luovuttavat organisaatiot voivat hyödyntää jo nyt tai joita voidaan haluttaessa edistää yhteistyönä. Merkittiin tilannekatsaus ja käyty keskustelu tiedoksi. Oheismateriaali Hankkeen tilannekuva sjr

5 MUISTIO 1/ Brändivalmistelun tilannekatsaus Viestintäjohtaja Tero Manninen ja markkinoinnin asiantuntija Heidi Ketola esittelivät hankkeen brändivalmistelun tilannekatsauksen (liite). Brändin tarkoituksena on mm. vahvistaa Uudenmaan maakunnan tunnistamista ja erottautumista alueena, hallinnollisena konsernina sekä palvelujen tarjoajana. Valmistelussa on hyödynnetty mm. tutkimuksia, työpajoja ja haastatteluja. Ohjausryhmä totesi, että valmistelussa on tehty hyvää pohjatyötä ja edetty suunnitelmallisesti. Lopulliset mm. maakunnan arvoihin pohjaavat linjaukset tulevat edellyttämään tulevan johdon osallistumista määrittelyprosessiin. Merkittiin asia ja käyty keskustelu tiedoksi. Oheismateriaali Brändivalmistelun tilannekatsaus SJR

6 MUISTIO 1/ Hankintatoimen valmistelun tilannekatsaus Projektipäällikkö Kalle Eklund esitteli keskitetyn hankintatoimen lähtökohtia, tavoitteita ja palvelu- ja asiakasohjausmallia (liite). Johtoryhmä keskusteli mm. keskitetyn hankinnan ja substanssitoimialojen hankintaosaamisen rooleista sekä tarpeesta hyödyntää hankinnan eri menetelmiä alueen elinkeinopoliittisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Evästyksenä jatkovalmistelulle toivottiin näkemyksiä niistä yhteistyöteemoista, joita toimijat voisivat edistää riippumatta lainsäädännön etenemisestä. Merkittiin asia ja käyty keskustelu tiedoksi. Oheismateriaali Hankintatoimen valmistelu SJR

7 MUISTIO 1/ Hankkeen riskienhallinnan raportointi Inka Tikkanen-Pietikäinen esitteli asian (liite). Hankkeen riskienhallinnan toimintamallia on päivitetty SJR:n aiemman ohjeistuksen pohjalta mm. arviontiskaalaa laajentaen ja luokitellen riskit eri kategorioihin. Tehdyssä riskianalyysissä merkittävimmiksi riskejä sisältäviksi teemoiksi on tunnistettu hankehenkilöstö (mm. lainsäädännön epävarmuuden vaikutus avainhenkilöiden pysyvyyteen ja saatavuuteen), ohjaus ja johtamisjärjestelmä (avoimet kysymykset haasteena valmistelulinjauksille), viestintä (sidosryhmien sitouttuminen, sisäinen viestintä) sekä tiedolla johtaminen (suunnitelmien toteutuminen, aikataulu). Päivitetty riskienhallinnan raportointi tuodaan strategiseen ohjausryhmään viimeistään silloin, kun tiedetään hyväksyykö nykyinen eduskunta maakunta- ja soteuudistusta koskevat lakiesitykset. Merkittiin asia ja käyty keskustelu tiedoksi. Oheismateriaali Riskienhallinnan tilannekatsaus SJR

8 MUISTIO 1/ Muut asiat Muita asioita ei ollut.

9 MUISTIO 1/ Seuraavasta kokouksesta sopiminen, seuraavien kokousten asioita Seuraava kokous on klo

10 MUISTIO 1/ Ydinviesti ja kokouksen päättäminen Strateginen sopi kokouksen ydinviestistä. Strateginen keskusteli maakunta- ja soteuudistuksen valtakunnallisesta tilanteesta. Todettiin, että seuraavaan kokoukseen valmistellaan ehdotus hankekokonaisuuksista ja hankkeen tuotoksista, jotka tuottavat luovuttaville organisaatioille hyötyjä ja lisäarvoa jo nykypäivänä ja joita voidaan tarjota hyödynnettäväksi tai yhdessä edistettäväksi. Lisäksi strateginen kävi lyhyet keskustelut brändivalmistelun ja hankintatoimen valmistelun tilannekatsausten pohjalta ja merkitsi tiedoksi hankkeen riskienhallinnan tilannekatsauksen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Ohje Uusimaa2019 -hankkeen projektikeskukseen kirjautumiseksi: Voitte kirjautua palveluun internet-selaimella osoitteessa Kun kirjaudutte Uudenmaan liiton Office365-palveluun ja jos käytössänne on oman organisaation Office365-palvelu, niin tällöin teidän tulee käyttää selaimessa yksityistä tilaa (incognito). Tällöin kirjautuminen onnistuu Uudenmaan liiton toimittamilla tunnuksilla, eikä kaksi erillistä Office365 palvelua mene kirjautumisessa sekaisin. Voitte katsoa ohjevideon asiasta: