Siivouskeskus kehittyy. Hanna Mari Muikku, siivoustyönsuunnittelija, restonomi (ylempi amk) Terveys- ja talouspäivät

Transkriptio

1 Siivouskeskus kehittyy Hanna Mari Muikku, siivoustyönsuunnittelija, restonomi (ylempi amk) Terveys- ja talouspäivät

2 Siivouskeskus Henkilöstö Vakansseja 227 Laitoshuoltajat 255 Hallinto 13 Siivottavat neliöt m² Budjetti Tuottamamme palvelut: Ylläpitosiivous Perussiivous Ateriapalvelut Vuodehuolto Huoltohuonetehtävät Tekstiili- ja pesulapalvelut 2

3 Siivouskeskus Toimipisteet: Satasairaala Porissa, Harjavallan sairaala, Rauman sairaala ja yksittäisiä toimipisteitä Satakunnassa Olemme osa Huoltokeskusta, jonka tehtävänä on tuottaa sairaanhoitopiirin eri yksiköiden tarvitsemat tukipalvelut: siivouskeskuksen, ruokapalvelukeskuksen, teknisen keskuksen sekä logistiikkakeskuksen osalta. 3

4 4

5 Projektin kehittämisalueet ~20 kehityskohdetta/starttia - Muutoksessa mukana yli 80 laitoshuoltajaa K-, M-, O-, N-, S yleiset tilat Ravintokeskus N0 kliininen kemia, mikrobiologia, kliininen neurofysiologia, A0 ja A6 kliininen fysiologia N2A Päivystysosasto N2B Kirurgian osasto 2 N2 Hammas-, suu- ja leukasairauksien pkl, Koulutushallinta N1 Patologia ja obduktio N0 Päiväsairaala H-rakennus M4 Sisätautien osasto 2 M3 Sisätautien osasto 1 M2 Silmätautien osasto ja pkl M1 Neurologian osasto ja pkl M1 Ihotautien pkl M0 Psykiatrian vuodeosasto ja pkl Tilaelementti D-rakennus A2 Kirurgian osasto 1 AB3 Kirurgian osasto 3 AB4 Keuhkosairauksien osasto A5 Keuhkotautien pkl A6 Hematologian poliklinikka A7 toimistot B0 tilat B1 tilat B2 Korva-, nenä- ja kurkkutautien pkl K00 Ensihoito K0 teho-osasto K0 sydänyksikkö, valvomo- ja salit O0 Sädehoito ja syöpätautien pkl O1 Kirurgian pkl P0AB Lasten psykiatria P-rakennus S-rakennus L-rakennus T-rakennus 5

6 Miksi kehittämisprojektiin päädyttiin? Kilpailukyvyn parantaminen Laitoshuoltajien työn monipuolistaminen Haasteet Asiakkaan tarpeet ja työntekijöiden toiveet työajoista eivät kohtaa Palvelun kehittäminen Kehitystyön tekeminen ei onnistunut ilman erillistä projektia 6

7 Miksi kehittämisprojektiin päädyttiin? Yksiköissä huomattavat kiirehuiput Palvelun kehittäminen Ei tehdä oikeita asioista oikeaan aikaan (palvelukuvaukset) Työtehtäviä, jotka asiakas on ostanut jää tekemättä 7

8 Miksi kehittämisprojektiin päädyttiin? Asiakkaan tarpeet ja työntekijöiden toiveet työajoista eivät kohtaa Henkilöstä työskentelee ajankohdissa, jolloin asiakas ei tarvitse palvelua Asiakaan kiirehuippuja ei ole huomioitu Siivoustyönjohtajien työnjohtoalueet ovat hajallaan 8

9 Miksi kehittämisprojektiin päädyttiin? Yksiköiden henkilöstömitoituksia on pyöristetty ylöspäin Kilpailukyvyn parantaminen Henkilötyövuosien määrä on Siivouskeskuksessa iso Siirtymisiin kuluu aikaa työalueet ja työnjohtoalueet ovat hajallaan Siivouskeskus ei ole kilpailukykyinen tulevilla markkinoilla 9

10 Miksi kehittämisprojektiin päädyttiin? Tasapuolisuus työmäärissä ja -ajoissa Monipuolisempi laitoshuoltajan työ Ammatillinen osaaminen lisääntyy ja tulee työn vaatimalle tasolle Kiire huippujen vastaaminen oikeaan aikaan Työn laatu ja joustavuus lisääntyy 10

11 Kehityshankkeen läpivientiä ja laitoshuoltajien sitouttamista muutokseen. Kehityshankkeen läpivientiä, onnistumisten ja haasteiden toteamista ja kehittämistä Visio 2021 Kehittämisen suuntaviivojen hahmottaminen ja kehitysvision kirjaaminen. Projektin tarpeen toteaminen ja - määrittelyn aloittaminen Projektisuunnitelman tekeminen ja projektista tiedottaminen laitoshuoltajille ja asiakkaille. YT-neuvottelut Työnjohdon sitouttaminen kehityspäivillä ja osallistaminen projektin suunnitteluun Starttivastaavan sparraaminen ja työnjohdon tukeminen muutoksen johtamisessa. Onnistumisten ja haasteiden näkyväksi tekeminen Siivouskeskuksessa. Työn kehittäminen toimintatavaksi.

12 Esimerkki Alue Y m 2 palvelu mitoitettu henkilötarve käytössä oleva henkilömäärä Asiakas a 1200 ylläpitosiivous perussiivous 1,03 1,5 muut palvelut Muutos = Asiakas b 580 ylläpitosiivous perussiivous tehdä 0,68 asioita toisin 1 muut palvelut Mahdollisia yhdistettäviä alueita: päiväsairaala, yleisiä tiloja ja pukuhuoneita Asiakas c 394 ylläpitosiivous perussiivous muut palvelut 0,35 0,5 Kaikki yhteensä 2,06 3 Erotus henkilömäärässä 0,94 Asiakkaat maksavat tästä 31% liikaa 12

13 Laitoshuoltajien näkemyksiä muutosprojektista ennen projektin aloittamista elokuu 2018 Palautteiden määrä yhteensä 100 kappaletta Parasta palautetta 49 kpl Haastepalautetta 61 kpl vaihtelu uutta näkemystä, ymmärrystä, arvostus työntekijät sinne missä työ/tarve (kiirehuiput) ryhmätyö (ei ole omia töitä) monipuoliset työtehtävät mielekkyyttä työpäivään ei enää näin ollaan aina tehty kiire on ihan itse tehtyä, oikeasti sitä ei ole koko ajan hallittu kokonaisuus saataisiin edes toinen laitoshuoltaja iltaan kiertäminen muillakin osastoilla palvelukuvauksien päivittäminen saadaan apu sinne, missä sitä tarvitaan saadaan uutta näkökulmaa oman osaston töihin (voisiko jonkun asian hoitaa toisin?) kiireessä voi keskittyä olennaiseen työn organisointi uudelleen työnkuormituksissa jakaa työtehtäviä päivän aikana uudet kohteet lisäävät työn mielekkyyttä työn määrä tasapainottuu Pohtikaa pareittain: Kaksi hyvää asiaa ja Kaksi haasteellista asiaa, joita muutos tuo tullessaan? 13

14 Muutoksen johtaminen Työnjohtoalueiden uudelleen jakaminen 14

15 Muutoksen johtaminen Työnjohdon osallistaminen - Tsekkauslista työnjohtoalueiden muutoksiin liittyvistä tehtävistä eri toimenkuvissa - Laitoshuoltajien osaamiskartoituksen päivittäminen ja U-päivien käyttö perehtymisessä uuteen kohteeseen - Työvuorojen suunnittelu - Tiimin pelisääntöjen sparraus - Projektipalaverit ja toisilta työnjohtajilta oppiminen sekä kokemusten jakaminen - Palvelukuvaukset ja jaksottaisten töiden seuranta keskeiseksi osaksi päivittäistä johtamista 15

16 Erilaisia ja kokoisia muutoskohteita Siivousalueiden kehittäminen Työvuorot muuttuu Kaksi osastoa yhdistyy Kaksi osastoa, poliklinikka ja yleisiä tiloja yhdistyy Uusi rakennus alkaa 16

17 Muutoksen johtaminen Siivousalueiden kehittäminen 1. Yhteistoimintatilaisuudet 3. ja Henkilöstön kuuleminen mahdollisista uusista työkohteista 3. Henkilöstön valinta avoinna oleviin työkohteisiin 4. Henkilöstön perehdyttäminen ja mahdollinen kouluttaminen 5. Palvelukuvausten päivitys ja työn kehittäminen työalueella 6. Työalueen starttaus 7. Palvelukuvausten päivitys ja työn kehittäminen työalueella 8. Toiminnan arviointi 9.Työn jatkuva kehittäminen 17

18 Muutoksen johtaminen Starttivastaava Ominaisuudet ja osaamiset: laitoshuoltajan koulutus vahva näkemys siitä, miten palvelua tuotetaan asiakkaalle hyvät sosiaaliset taidot rohkeus kohdata erilaisia ihmisiä kyky ratkaista arjen haasteita rohkeus tuoda epäkohtia esille työnjohdolle ja asiakkaalle kokemusta siivoustyöstä myös sairaalamaailman ulkopuolelta Tsemppaa laitoshuoltajia työkohteessa uuteen tapaan toimia! Laitoshuoltajien luottamuksen myötä on saatu tietoa monenlaisista kehitysasioista! 18

19 Laitoshuoltajien osallistuminen ja osallistaminen Palvelukuvaukset Mitkä ovat kriittiset tehtävät, jotka työalueella on tehtävät tiettyyn aikaan? Entä mitkä työtehtävät eivät ole aika sidonnaisia? Mitä erityispiirteitä siivouskohteessa on? Osaaminen Mitä erityisosaamista sinulla on? Missä asioissa haluaisit kehittyä mitä osaamista sinulta puuttuu? Oppimista voi tapahtua eri tavoin U-päivinä mahdollisuus tutustua toisen työalueen toimintaan Ryhmätyöt, toisilta oppiminen, kouluttautuminen 19

20 Muutoksen johtaminen Yksiköiden aloitukset samalla kaavalla 1. Kierto asiakaskohteessa 2. Asiakkaan näkökulma 3. Siivoustaajuuksien tarkentaminen 4. Laitoshuoltajien kehitysideat 5. Seuraava palaveri tiimin säännöt/tiimiyttäminen 20

21 Siivousalueiden yhdistäminen teho-osasto, sydänyksikkö, yleiset tilat: K-pukuhuoneet, hissit ja käytävät Startti = kohteen aloitus Osaprojektin läpivienti aika 4 kk 21

22 Palvelun johtamisen ja - tuottamisen dokumentit Palvelukuvaukset Jaksottaisten töiden määrittely ja seuranta Väritetyt pohjakuvat 22

23 Laitoshuoltajien kokemuksia Työn mielekkyys lisääntyy, kun työvuorot ovat erilaisia Työalueet on erilaisia, kun hoidettavana on erilaisia tiloja Mukavaa tehdä työtä muuallakin kuin omalla osastolla Työyhteisö on tullut isommaksi isompi tiimi Oma porukka hoitaa sijaiset eivät ole sekoittamassa pakkaa Starttivastaava on tukee hyvin arjen muutosta Tiimin yhteisten työtapojen muodostuminen ottaa aikansa Hyvät asiat Alussa on epävarmuus, ennen kuin omaksuu uuden tavan toimia Mikään ei ole hyvin - työt vain lisääntyvät, ei lisää resursseja Työvuorot enemmän iltapainotteisia Toivotaan, että työnjohtaja olisi enemmän tukena muutoksessa On tärkeää ennalta tietää, mitä muutoksessa on tapahtumassa Negatiivinen mieliala tarttuu helposti toiseen Jos vaaditaan jotain lisää, niin työnjohto seuraa sitä Haasteet 23

24 Työnjohtajien kokemuksia Erikoislupa kehitystyöhön Vähemmän listojen tekoa Vähemmän aikaa sijaisten järjestelyyn Perehdytys vähenee Sijaisten määrä pienempi Lomat ketjutettu Hyvät asiat Miten pääsee kiinni ongelman juureen? Miten saa tiedon ongelmasta laitoshuoltajat puhuisivat avoimemmin Asiat ei kehity kertarysäyksellä Eri persoonat käyttäytyvät eri tavoin muutostilanteessa Meidän/teidän osasto Tiimin muodostaminen On kestettävä muutoksesta johtuvaa kritiikkiä Haasteet 24

25 Projektin taloudelliset hyötyjä tässä vaiheessa Alueiden yhdistämisen myötä laitoshuoltajien työt ovat vähentyneet 10:llä henkilöllä Sisäisiä varahenkilöitä lisätty Lomia ketjutettu Tiimi henki vahvistuu oma porukka hoitaa Sisäisten varahenkilöiden myötä myös perehdytyskustannukset ja ajat pienevät Vähennys atk-laitekuluissa Yhdistymisen myötä tarvitaan seitsemän ATK-laitetta vähemmän 25

26 Projektin toiminnallisia hyötyjä Työalueet tulevat tasapuolisemmiksi Työtapa yhtenäistyy: palvelukuvaukset, jaksottaiset työt, perussiivoustyöt Työ tehdään asiakkaalle oikeaan aikaan Työn kehittäminen tulee osaksi arkipäivää Laitoshuoltajan työ monipuolistuu Laitoshuoltajan työ tulee mielekkäämmäksi: uuden sisäistäminen ja uudella tavalla toimiminen, vaihtelevuus työvuorot erilaisia Palvelun laatu paranee, kun toiminta vakiintuu ja palvelu on koko sairaalassa saman suuntaista Työnjohtaja johtaa siivoustiimiä yksilön sijaan, laitoshuoltajien osallistaminen 26

27 Vastuualueen onnistumiset projektin tässä vaiheessa Todettu, että muutosjohtaminen vaatii selkärankaa ja aikaa sekä lisäresursseja Saatu järkeistettyä siivousalueita Laitoshuoltaja on keskeisessä roolissa muutoksessa Projektin kautta on huomattu paljon kehittämiskohteita Projektin myötä on todettu, että arjen asioita on Leanattu paljon Työn kehittäminen tulee enemmän osaksi arkipäivää Projekti tuottaa taloudellista säästöä 27

28 Kiitokset! 28