Visma Fivaldi -Ohje Asukastiedotus

Transkriptio

1 Visma Fivaldi -Ohje Asukastiedotus

2 2 Sisällys 1 Yleistä Lähetysryhmät Lähetysryhmien parametrit Lähetystavan valinta vastaanottajille... 7

3 1 Yleistä Fivaldi asukastiedotus on isännöitsijätoimistoille ja vuokrataloyhtiöille luotu apuväline tehokkaan asukastiedottamisen toteuttamiseen. Asukastiedotuksen avulla Fivaldi käyttäjä voi helposti toimittaa maksutilisiirrot, asukastiedotteet tai vaikkapa maksuhuomautukset vastaanottajan haluamalla tavalla tämän saataville. Vaihtoehtoina asukastiedotuksessa on perinteinen lähettäjän tulostama tuloste, lähetys suoraan vastaanottajan sähköpostiin tai mahdollisuus käyttää Itella Oyj:n tarjoamia Ipost - tai NetPosti palveluita. Asukastiedotukseen tarvittavat perustiedot voidaan määritellä jo ennen asukastiedotuksen hankkimista. Henkilötietoihin kerättävät sähköpostiosoitteet kannattaakin hankkia jo hyvissä ajoin ennen asukastiedotuksen hankkimista, jotta se saadaan tehokkaaseen käyttöön heti alusta lähtien. Asukastiedotuksen tulostuspalvelu hinnoitellaan Itella Oyj:n sen hetkisen hinnaston mukaisesti. Oy Finnvalli Finland Ab siirto laskuttaa asiakkaidensa tulostuspalvelun käytön normaalin kuukausilaskutuksen yhteydessä Visma Software Oy 3

4 2 Lähetysryhmät Lähetysryhmällä tarkoitetaan asukastiedotuksessa valintaa, missä valitaan tietyt tulosteet niiden oletuksena tapahtuva lähetystapa, sekä niiden lähettäjä, otsikko- ja viestitiedot. Oletuksena Fivaldissa on lähetysryhmä Asukastulosteet, jonka oletuslähetystapana on tulostus. Käyttäjä voi itse muuttaa lähetysryhmän parametreja tai luoda kokonaan uusia lähetysryhmiä. Lähetysryhmien parametrit löytyvät yhtiön ohjaustietojen Tuloste- ja Lähetysryhmät välilehdeltä. 2.1 Lähetysryhmien parametrit Ryhmä Lähetysryhmän nimi, joka kuvaa ryhmässä olevia tulosteita ja sen käyttötapaa. Vaihtoehtoina on yksi lähetysryhmä johon kaikki tulosteet sidotaan, tai useampi ryhmä, mikäli eri tulosteet halutaan lähettää eri tavoilla. Oletuslähetystapa Oletuslähetystavalla tarkoitetaan tapaa, miten valitun ryhmän tulosteet käsitellään. Valittavina on kolme vaihtoehtoista tapaa, joko tulostus, sähköposti tai tulostuspalvelu. Tulostuksessa käyttäjä tulostaa ja postittaa tulosteet itse. Sähköposti valinnalla tulosteet lähetetään vastaanottajan sähköpostiin, mikäli se on määritelty henkilötiedoissa. Tulostuspalvelussa tulosteet lähetetään Itella Oyj:lle, joka toimittaa ne vastaanottajille, joko paperitulosteina tai NetPosti palveluun. Oletuslähettäjä Oletuslähettäjällä on merkitystä vain sähköpostiin tapahtuvassa tulosteiden jakelussa. Oletuslähettäjäkenttään kirjoitettu sähköpostiosoite näkyy asukastiedotuksen kautta sähköpostiinsa tulosteita saaneiden viestien lähettäjänä. Oletuslähettäjäksi merkittävä sähköpostiosoite tulee olla käytössä oleva, koska virheilmoitukset lähettämättömistä sähköposteista ja mahdolliset asiakkaiden vastaukset tulevat tähän sähköpostiosoitteeseen. Vaihtoehtoinen lähetystapa sähköpostille Vaihtoehtoinen lähetystapa sähköpostille on varmistusparametri, jotta halutut tulosteet saadaan vastaanottajalle, vaikka hänen sähköpostiosoitteensa olisi virheellinen tai jos ryhmän oletuslähetystavaksi on valittu sähköposti ja vastaanottajan henkilötiedoista puuttuu sähköpostiosoitetieto. Mikäli Fivaldi havaitsee, että vastaanottajalta puuttuu sähköpostiosoite tai se on virheellinen Fivaldin tarkastelemana, tapahtuu tulosteiden lähetys vaihtoehtoisen lähetystavan mukaisesti. Vaihtoehtoiseksi lähetystavaksi on hyvä valita edellä mainituista syistä jokin muu tapa kuin sähköposti Visma Software Oy 4

5 Kielikoodi Kielikoodi määrittelee minkä kielinen oletustuloste on. Otsikko Tähän ruutuun syötetty otsikko näkyy sähköpostien, NetPosti palveluun tulleiden viestien ja Itella Oyj: tulostuspalvelusta tulostettujen kirjeiden otsikkona. Viesti Mikäli sähköpostiin halutaan liittää viesti, se kirjoitetaan tähän. Tulosteet ovat sähköpostiviesteissä aina PDF liitteinä. Luo ryhmä -painike Tällä painikkeella voidaan luoda uusi lähetysryhmä. Luotaessa uutta ryhmää kysytään ensin sen nimi. Uudelle ryhmälle voidaan määritellä tämän jälkeen parametrit, minkä mukaan lähetys tapahtuu. Muuta ryhmänimeä painike Tällä painikkeella voidaan muokata jo olemassa olevan ryhmän nimeä. Valitse tuloste painike Tällä painikkeella valitaan mitkä tulosteet lähetetään missäkin lähetysryhmässä. Valittavat tulosteet ovat tavoitteiden ajosta tulevat viitesiirrot erittelyllä, perinnästä tuleva perintäkirje ja kirjeiden tulostuksesta tuleva kirje. Kukin tuloste voi olla valittuna yhtäaikaisesti vain yhteen lähetysryhmään! Kaikki tulosteet voidaan lähettää joko yhdestä lähetysryhmästä tai niille voidaan perustaa omat lähetysryhmät, mutta kukin tuloste voi olla vain yhdessä lähetysryhmässä Visma Software Oy 5

6 Visma Software Oy 6

7 3 Lähetystavan valinta vastaanottajille Henkilötiedot Henkilötiedot rekisterissä oleva lähetysryhmät kohta on henkilötiedoissa oleva kohta, mikä viittaa asukastiedotukseen. Lähetysryhmät kohdissa näkyvät kaikki luodut lähetysryhmät. Kaikilla vastaanottajille oletuksena lähetystapa on lähetysryhmälle valittu tapa, mutta lähetystapaa voidaan henkilötiedoissa vaihtaa vastaanottajakohtaisesti valitsemalla oletuksen tilalle jokin kolmesta lähetystavasta. Esimerkiksi jos lähetysryhmän oletuksena on sähköposti ja joku asukas ilmoittaa olevansa kykenemätön ottamaan vastaan sähköpostia on hänelle hyvä valita tulostus tai tulostuspalvelu Visma Software Oy 7

8 Asukastiedotuksen toteuttaminen Asukastiedotus tavoitteiden ajossa Tavoitteiden ajossa asukastiedotuksen toteuttaminen toimii tulosteelle viitesiirrot erittelyllä. Tavoitteiden ajaminen toimii kuten ennenkin, mutta tulostusruutuun on lisätty valintaruutu jakelu. Jos jakelu valintaruutu aktivoidaan, Fivaldi suorittaa asukastiedotuksen sille annetuilla lähetysryhmä- ja vastaanottajille määritetyillä parametreilla. Käyttäjän on myös valittava tulostuspalveluun liittyvä lisävalinta, joka määrittää missä kirjeluokassa tulostuspalveluun lähetetyt kirjeet lähetetään. Suoritettaessa asukastiedotuksen mukainen jakelu on syytä varmistua, että lähetetyt viitesiirrot ovat oikein tarkistamalla ne ensin ennakkotavoitelistasta. Asukastiedotus perintäajossa Vuokrareskontrasta suoritettavassa perintäajossa asukastiedotus toimii, joko tulostettaessa aineisto tai kun aineisto tulostetaan ja merkitään perintään. Jokaista perinnästä tulostettua kirjettä kohti on mahdollisuus vaihtaa lähetystapaa perintäruudun alalaidassa sijaitsevan lähetystapavalinnalla. Oletuksena käytetään lähetysryhmän tai vastaanottajalle valittua parametria, mutta käyttäjä voi vaihtaa kirjekohtaisesti valintaa. Tulostusvaiheessa perintäajon tulostusruudussa on mahdollisuus aktivoida jakelu valintaruutu, joka suorittaa asukastiedotuksen sille annetuilla lähetysryhmä- ja vastaanottajille määritetyillä parametreilla. Käyttäjän on myös valittava tulostuspalveluun liittyvä lisävalinta, joka määrittää missä kirjeluokassa tulostuspalveluun lähetetyt kirjeet lähetetään Visma Software Oy 8

9 Asukastiedotus kirjeiden tulostuksessa Kirjeiden tulostuksen yhteydessä on mahdollisuus suorittaa asukastiedotus. Kirjeiden luominen ja vastaanottajaryhmien rajaus toimii normaalisti. Tulostusvalinnan yhteydessä kirjeiden tulostukseen on liitetty mahdollisuus vaihtaa asukastiedotukseen liittyvää lähetystapaa kirjekohtaisesti. Oletuksena käytetään lähetysryhmän tai vastaanottajalle valittua parametria, mutta käyttäjä voi vaihtaa kirjekohtaisesti valintaa. Tulostusvaiheessa kirjeiden tulostuksen tulostusruudussa on mahdollisuus aktivoida jakelu valintaruutu, joka suorittaa asukastiedotuksen sille annetuilla lähetysryhmä- ja vastaanottajille määritetyillä parametreilla. Käyttäjän on myös valittava tulostuspalveluun liittyvä lisävalinta, joka määrittää missä kirjeluokassa tulostuspalveluun lähetetyt kirjeet lähetetään Visma Software Oy 9

10 Visma Software Oy 10

11 Asukastiedotuksen tarkastus Viestijono Apuohjelmissa olevasta viestijonosta voidaan tarkastaa asukastiedotuksen onnistuminen. Viestijono näyttää asukastiedotekohtaisesti mihin lähetysryhmään tiedote kuuluu, minkä yritystunnuksen alaisesta yhtiöstä se on lähetetty, kuka on sen vastaanottaja ja kuka lähettäjä. Sähköpostin liitteenä oleva viesti voidaan myös tarkastaa viestijonosta. Tila kohdassa näkyy lähetyksen tila. Tila voi olla onnistunut, lähetyksessä tai poistettu. Onnistunut tarkoittaa, että viesti on lähtenyt eteenpäin vastaanottajalle tai Itellalle. Lähetyksessä oleva odottaa lähetystä ja poistettu tarkoittaa, että viestin lähetystä ei suoriteta. Sähköpostien osalta tulee noudattaa erityistä huolellisuutta. Fivaldi ASP tekee sähköpostille järkevyystarkastuksen lähetettäessä, mutta tämä ei ole tae, että sähköposti on olemassa tai, että siinä ei olisi esim. kirjoitusvirhettä. Onnistunut lähetys tarkoittaa, että sähköposti on lähetetty eteenpäin Fivaldi ASP palvelusta Visma Software Oy 11