Savonlinnan kaupunki 1 (6) TOIMIALOJEN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN SUUNNITELMA VUODELLE 2016

Transkriptio

1 Savnlinnan kaupunki 1 (6) Timialjen sisäisen valvnnan ja riskienhallinnan raprtti TOIMIALOJEN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN SUUNNITELMA VUODELLE 2016 Sisäisen valvnnan tulisi tteutua kunnan jhtamis- ja timintakäytännöissä. Sisäisen valvnnan järjestämisestä vastaa kunnanhallitus. Lisäksi kaikki ne timielimet ja viranhaltijat, jille n annettu timivaltaa kunnan varjen käytössä ja jtka timivat viranmaisina, vastaavat sisäisen valvnnan tteutumisesta. Sisäisen valvnnan tarkituksena n varmistaa, että kunnan timinta n taludellista ja tulksellista, päätösten perusteena leva tiet n riittävää ja lutettavaa ja että lain säännöksiä, viranmaishjeita ja timielinten päätöksiä nudatetaan ja että maisuus ja vimavarat turvataan. Kirjanpitlautakunnan kuntajastn yleishje kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksen ja timintakertmuksen laadinnasta velvittaa kaupunginhallituksen tekemään timintakertmuksessaan selka siitä, miten sisäinen valvnta ja siihen liittyvä riskienhallinta n kunnassa järjestetty, nk valvnnassa havaittu puutteita kuluneella tilikaudella ja miten sisäistä valvntaa n tarkitus kehittää vimassa levalla talussuunnittelukaudella. Selntessa käydään läpi sisäisen valvnnan eri khdealueet. Myös kuntalakiin vunna 2012 tehdyt muutkset edellyttävät, että timintakertmuksessa annetaan tietja lennaisista kunnan ja kuntaknsernin taluteen liittyvistä asiista, jista ei le annettu muutin tieta taseessa, tulslaskelmassa tai rahituslaskelmassa. Tällaisia asiita vat ainakin arvi tdennäköisestä tulevasta kehityksestä sekä tiedt sisäisen valvnnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä jhtpäätöksistä kuntaknsernissa (69 ). Lain 73 mukaan tilintarkastajan n tarkastettava, nk kunnan ja kuntaknsernin sisäinen valvnta ja riskienhallinta sekä knsernivalvnta järjestetty asianmukaisesti. Tilintarkastajan n vitava tdentaa, että kunnanhallitus (sekä lautakunta ja jhtkunnat) seuraa ja arvii dkumentidusti sisäisen valvnnan ja riskienhallinnan sekä knsernivalvnnan timeenpana ja tulksellisuutta. Savnlinnan kaupungin timialjen sisäisen valvnnan suunnitelma sisältää timialjen valvnnan khteet ja timinnt. Yleisessä sassa ja Tietturvaplitiikan timenpiteissä mainitut khteet sisältyvät kaikkien timialjen suunnitelmiin. Lisäksi timialat laativat man Erityisen san ja Riskienhallinnan timenpiteet miin suunnitelmiinsa. Timialasta vastaava timielin (kaupunginhallitus, lautakunta) hyväksyy sisäisen valvnnan suunnitelman tammikuun lppuun mennessä. Sisäisen valvnnan surittamisesta laaditaan raprtti pulivusittain. Raprtin tulee lla tiivis selvitys vusisuunnitelmassa tarkastettavaksi määrätyistä asiista, tarkastushavainnista (nk niitä ja mitä ne vat) sekä tarkastushavaintjen jhdsta tehdyistä timenpiteistä. Sisäisestä valvnnasta laaditut raprtit käsitellään pulivusittain lautakunnissa ja kaupunginjhtajan jhtryhmässä ja sisäisestä valvnnasta raprtidaan pulivusittain myös kaupunginhallitukselle. Kk vuden sisäisen valvnnan raprtit käsitellään kaupunginjhtajan jhtryhmässä tammikuussa. Savnlinnan kaupungin sisäisen valvnnan hjeet n hyväksytty kaupunginhallituksessa

2 Savnlinnan kaupunki 2 (6) Timialjen sisäisen valvnnan ja riskienhallinnan raprtti SIVISTYSTOIMIALA, RAPORTTI 2016 I YLEINEN OSA (tämä kskee jkaista timialaa) Säännösten, määräysten ja päätösten nudattaminen Tarkastuskhde: yritysvaikutusten humin ttaminen päätöksentessa Havainnt Sivistystimialalla tehdyissä päätöksissä ei le llut yritysvaikutuksia. Sivistystimialan päätökset yleensä vat lunteeltaan sellaisia, ettei niissä le yritysvaikutusta. Strategisten, timinnallisten ja taludellisten tavitteiden tteutuminen ja varjen käytön valvnta Tarkastuskhde: tasapainttamishjelman timeenpan ja tteutuma siten, että js tasapainttamishjelmasta piketaan tai tasapainttamishjelma ei tteudu esitetyn suuruisena, n esitettävä kate Havainnt Taluspäällikkö kävi läpi sivistystimialan tasapainttamishjelman vudelta Tasapainttamistimenpiteet tteutuvat. Timenpiteet Tasapainttamishjelman tteutumista n seurattu ja seurataan jatkuvana timintna. Tarkastuskhde: sijaisuuksien humiiminen tehtäväkuvauksissa Havainnt Varhaiskasvatuspäällikkö teki tarkastuksen varhaiskasvatushenkilöstön timenkuvauksien salta. Tarkastuksessa havaittiin, että lastentarhanpettajien, jtka timivat päiväktien varajhtajina, tehtäväkuvauksiin n kirjattu päiväkdin jhtajan sijaisuus. Muun henkilöstön tehtäväkuvauksiin ei le kirjattu sijaisuuksia. Varhaiskasvatuksessa resurssihenkilöstö ei vi sijaistaa tisiaan kuin lyhytaikaisissa pissalissa, kska varhaiskasvatuslaki määrittelee resurssihenkilöstön määrän suhteessa lapsimäärään. Näin llen judutaan palkkaamaan ulkpulisia sijaisia. Sivistystimenjhtaja teki tarkastuksen tulsalueiden esimiesten tehtäväkuvauksien salta. Tarkastuksessa havaittiin, että varhaiskasvatuspäällikön tehtäväkuvaukseen sisältyy sivistystimenjhtajan ja kulttuuritimenjhtajan sijaisuudet. Kulttuuritimenjhtajan tehtäväkuvaukseen sisältyy sivistystimenjhtajan 2. sijaisena timiminen. Vapaa-aikapäällikön tehtäväkuvaukseen ei sisälly sijaistamista.

3 Savnlinnan kaupunki 3 (6) Timialjen sisäisen valvnnan ja riskienhallinnan raprtti Tarkastuskhde: lmapalkkavaraus / pitämättömät lmat Havainnt Tulsaluevastaavat kävivät läpi kk sivistystimialan henkilöstön pitämättömät lmat. Tarkastuksessa havaittiin, että vusilmasuunnittelu saakka n tteutunut kaupunginhallituksen hjeen mukaisesti lukuun ttamatta varhaiskasvatuksen tulsaluetta, jssa työntekijöitä n llut erilaisilla työlmilla. Timenpiteet Riskienhallinnan järjestäminen Tarkastuskhde: Vunna 2016 timialjen tulee arviida henkilöstövähennyssuunnitelmaan sisältyvät riskit Havainnt Varhaiskasvatuspäällikön tekemän tarkastuksen mukaan varhaiskasvatuksen tulsalueen salta henkilöstövähennyssuunnitelmaan ei sisälly riskejä. Henkilöstöä n vitu vähentää lapsimäärän vähentyessä ja jhtamisalueita tiivistää eläköitymisen myötä. Varhaiskasvatuslaki määrittelee resurssihenkilöstön määrän suhteessa lapsimäärään. Sivistystimenjhtajan tekemän tarkastuksen mukaan sivistysvirastn, kirjastn ja vapaa-aikapalveluihin kuuluvien liikuntapaikkjen salta henkilöstövähennyssuunnitelmaan sisältyy riskejä, jtka kurmittavat henkilöstöä ja heikentävät palvelua. Omaisuuden hankinnan, luvutuksen ja hidn valvnta vatk hankinnat talusarvin, hallintsäännön ja hankintahjeiden mukaiset (esim. tietyltä ajalta kaikki hankinnat tai EU-raja-arvn ylittävät tai kansalliset hankinnat) Tarkastuskhde Laskentasihteeri kävi läpi sivistystimen käyttötaluspulelta luettelitavat kalust- /laitehankinnat ajalta Tarkistettuja hankintja li 17 kpl. Tarkistus khdistui hankintapaikkaan ja talusarvissa varatun määrärahan riittävyyteen. Havainnt - urheilu- ja liikuntavälineiden sekä tiettekniikka- ja heislaitteiden hankinnassa li nudatettu puitespimuksen mukaisia hankintapaikkja - kahdessa elektrniikkalaitteiden hankinnassa (videkamera ja kaappipakastin) ei llut nudatettu puitespimuksen mukaisia hankintapaikkja - käytettävissä ei llut valmiiksi kilpailutettua puitespimusta: Oli hankittu ruhnleikkuri, jka li kilpailutettu pyytämällä sähköpstilla klmelta timittajalta tarjukset. Lisäksi li hankittu pienehköjä erikistutteita Määrärahan tarkistuksessa tuli esille, että kahdessa peruspetuksen yksikössä ja lukiissa li hankittu kalusta/laitteita, vaikka talusarvissa ei llut varattu kalusttilille rahaa. Lukiissa hankinnat livat välttämättömiä tulevien sähköisten y-kirjitusten vuksi.

4 Savnlinnan kaupunki 4 (6) Timialjen sisäisen valvnnan ja riskienhallinnan raprtti Timenpiteet Tarkastuksessa havaitut asiat tutiin esille yhteisissä palavereissa. Yksiköitä muistutettiin vielä, että talusarvissa täytyy jäädä jstain muusta tilikhdasta katetta kalusttilin ylityksiin. Spimustiminta Tarkastuskhde: kaupunginlakimiehen tekemässä Dynasty -spimuskannan tarkastuksessa havaittujen puutteiden krjaaminen Havainnt ja timenpiteet Timistnhitaja kävi läpi spimushallinnan maalis-huhtikuussa. Tarkastuksen yhteydessä tehtiin seuraavat timenpiteet: - päättyneet spimukset n pistettu spimushallinnasta - tarkastelupäivämäärät n lisätty kaikkiin vimassa leviin spimuksiin - viemättä lleet spimukset n viety spimushallintaan Spimusten ajantasaisuus tarkastetaan vusittain. II ERITYINEN OSA (timiala ttaa tähän sin mia erityisiä tarkastettavia khteita) Uuden varhaiskasvatuslain mukaan lapsen mielipide ja tivmukset n selvitettävä ja tettava humin hänen ikänsä ja kehityksensä edellyttämällä tavalla varhaiskasvatustimintaa suunniteltaessa ja tteutettaessa. Tarkastuskhde ja havainnt Varhaiskasvatuspäällikkö n lähettänyt edellä mainitusta uuden varhaiskasvatuslain mukaisesta timinnasta julukuussa 2016 kyselylmakkeen kaikille päiväktien jhtajille. Vastaukset n timitettu mennessä. Saadut tulkset vat: A. Lasten mielipiteiden ja tiveiden selvittäminen varhaiskasvatustimintaa suunniteltaessa Aikuisen ja lapsen välinen vurvaikutus ja vurvaikutus kaikilla tasilla päiväkdissa n sallisuuden perusta - päiväkdeissa kiinnitetään edelleen humiita aikuisen ja lapsen väliseen vurvaikutukseen, nimenmaan kuinka siinä tteutuu lapsen kuuleminen, sallisuus ja timijuus - päiväkdeissa pysähdytään yhdessä lapsen kanssa keskustelemaan, kuulemaan häntä, lemaan läsnä kiireettä hetkessä, pidetään lapsia sylissä - lapset vat sallisina timinnan suunnittelussa: lasten mielipiteitä ja tiveita kysellään, järjestetään kyselyjä, ideat, teemat ja tiveet kuullan ja kirjataan näkyville, pidetään lasten kkuksia, havainnidaan lasten timintaa, tivmustaulut, lapsen vasu ja esipetuksen ppimissuunnitelma, lapsen ma puu, ryhmän seinällä tiveiden puu, idealaatikk, jhn hultajat vivat laittaa tiveitaan - lapset saavat jllakin tavalla vaikuttaa timintaan, jissakin asiissa lasten mielipide ja tiveet selvitetään, vähiten perushittilanteita suunniteltaessa kysytään lasten mielipidettä

5 Savnlinnan kaupunki 5 (6) Timialjen sisäisen valvnnan ja riskienhallinnan raprtti edelleen päiväktikhtaisia erja n havaittavissa, samin työntekijäkhtaisia erja -> haaste kevätlukukaudelle 2017, jllin laaditaan yksikkökhtaisesti lasten sallisuuden suunnitelma - ppimisympäristön suunnitteluun lapset saavat vain vähän sallistua ja sallistumisen mahdllistaminen ketaan haastavana B. Lasten mielipiteiden ja tiveiden tteutuminen varhaiskasvatustimintaa tteutettaessa - maehtiseen timintaan ja leikkiin n varattu aikaa ja rauhaa päivittäin - lapset vat saaneet leikkiä paljn ja valita itse mitä haluavat leikkiä - lasten leikit saavat jatkua - lapset saavat tuda mia lelujaan päiväktiin - aikuiset vat rikastaneet lasten leikkejä - leikkimaailmat tulssa päiväkteihin - lapset saavat tehdä valintja, esim. valita itse rukapaikkansa sekä työskentelypaikkansa ja sen riisuvatk päivälevlle mennessään päivävaatteet pis, arviida vireystilaansa, mitä askartelevat, mitä lauluja lauletaan, missä haluavat ulkilla (piha/metsä) ja millin lähtevät uls - lapset valmistavat itse esim. jumpparadan, kattavat pöydät, vitelevat leivät, lasten tekemät juhlajärjestelyt - lasten ja aikuisten yhdessä suunnittelemat ja tteuttamat prjektit, esim. eläinprjekti Saimaan rannalla, lasten itse tekemät esitykset - kaikki päiväkdin timintamateriaali n llut lasten saatavilla - valintataulut vat käytössä - pienryhmätiminta n vahvistunut edelleen - lasten tivmat retket vat tteutuneet - perushittilanteissa mielipiteet ja tiveet tteutuvat edelleen vähiten, pientä muutsta tapahtunut päivälevn suhteen Timenpiteet - varhaiskasvatuspäällikkö n esitellyt tarkastuksen tulkset esimiehille tammikuun työkkuksessa - k. tarkastuksen tulksia hyödynnetään varhaiskasvatustimintaa suunniteltaessa ja tteutettaessa kevätkaudella 2017 III RISKIENHALLINNAN TOIMENPITEET (timiala ttaa tähän sin mia erityisiä khteita) Päiväkti- ja ppilaitsturvallisuus (Svelletaan myös vapaa-aika- ja kulttuuripalvelujen tulsalueilla) Yksiköitä/khteita li 43 kpl, kaikilta vat vastannet kyselyyn. Yksiköistä n suurin Mertalan kulu ja pienin Kirjastaut Käkriäinen. Kyselyn khteet eivät kaikki le lakisääteisiä, jten kyselyn tarkituksena li tuda esiin mahdllisuuksia, jilla riskienhallinnan valmiuksia visi nstaa vapaaehtisesti krkeammalle taslle.

6 Savnlinnan kaupunki 6 (6) Timialjen sisäisen valvnnan ja riskienhallinnan raprtti Kulun/päiväkdin turvakansi Pelastussuunnitelma n tiedtettu ja näkyvissä. Tiedtus n tteutunut erinmaisesti. Seitsemässä khteessa se ei le näkyvissä. Kirjastautlla ei le maa pelastussuunnitelmaa. Turvakuvat: kiinteistötekniikkaan liittyvät sulut; ilmastinnin hätä-seis, Vesipääkytkin, sähköpääkeskus, nestekaasun pääsulku jne. 20 khteessa turvakuvia ei le eikä niitä tulla liittämään pelastussuunnitelmaan (ei lakisääteinen) Pelastusharjitukset. Ohjeet pelastautumiseen vat turvakansissa/pelastussuunnitelmassa. Lukissa: Ovipaste sisäpulella: pistumisreitti-kartta / Tämä tila tarkastettu -teksti sekä vimerkintä heijastin (näkyy savusukeltajien valkeilassa). Puute n 36 khteessa. (ei lakisääteinen) Turvakaappi: käsimegafni, käsivalaisin, pelastajan khdekrtit, turvaliivit ja EA-laukku (sekä mahdlliset yleisavaimet), kaapin lukitus. Puutteita edellä mainituista välineistä khteessa. (ei lakisääteinen) Turvakävelyt; henkilökunnalle, ppilaille. Mm. sana uuden henkilön perehdyttämistä. 20 yksikössä/khteessa ei pidetty turvakävelyä vunna Pelastumisharjitukset; sisälle lukkiutuminen / pistuminen kkntumispaikalle. Omatiminen varautuminen Kymmenessä khteessa ei tehty harjitusta uls vunna Vastaavasti 24 khteessa ei tehnyt pelastusharjitusta sisälle. Timenpiteet Varhaiskasvatukseen ja peruspetukseen n tehty kullekin yksikölle 250 eurn rahavaraus Talusarvi 2017:sta. Yksikkö pririsi mihin riskienhallintaa tehstavaan khtaan sen käyttää. Ykkösvaihtehtna esitetään Turvakaappien käyttööntta. Niiden tekeminen ja asennus suunnitellaan Nurisverstaalla. Sisällepelastatumisharjitusta (sisältäen sisälle lukkiutumisen) ei le tehty yli pulessa khteita. Aihe käsitellään rehtrikkuksessa sekä varhaiskasvatuksen jhtajakkuksessa kevään 2017 aikana. Keväällä 2017 kehittämissuunnittelijan jhdlla käymme keskustelun siitä, että ulspelastautumisen sisätila tulisi svittavaksi ja kirjattavaksi pelastussuunnitelmiin. Esim. Asemantien päiväkdilla tämä uls-sisälle paikka n svittu Pääkirjast Jeliin.